Présentation aux députés du
Grand Conseil
CCFI
Le Contrôle cantonal des finances
(CCFI)
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
OBJECTIFS
Vous informer sur :
CCFI
• La surveillance financière à l’Etat de
Neuchâtel
• Les missions et activités du Contrôle
cantonal des finances (CCFI)
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
SOMMAIRE
• La surveillance financière de l’Etat
• Organigramme du CCFI
CCFI
• Bases légales - Missions - Objectifs
• Prestations – Activités – Planification
• Audits - Rapports d’audit - Suivi des
observations
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
La surveillance financière de l’Etat
Plusieurs intervenants pour une
surveillance financière à plusieurs
niveaux !
CCFI
Politique Administratif
Peuple Services et offices
Grand Conseil Service financier
Conseil d’Etat Inspection des finances
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
La surveillance financière de l’Etat
Comment ?
Souveraineté
Droit de vote, initiative, référendum
Peuple
(surtout financier)
CCFI
Haute surveillance
Grand Législation, plan financier, budget,
Conseil comptes. Commission gestion et finances
Compétences de surveillance
Conseil Décision, responsabilité du bon
d’Etat fonctionnement de l’administration
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
La surveillance financière de l’Etat
Comment ?
Chaque entité est responsable de
Administration ses activités et de son système de
contrôle interne
CCFI
Contrôle budgétaire, supervision
Service
des autres entités, examen
financier
préalable des projets
Contrôle interne par un contrôle
CCFI financier indépendant, autonome
et professionnel.
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Déroulement du projet…
8 décembre 2006 Matinée de présentations sur le SCI aux
chefs de services. Présence du CE Jean
Studer.
Décembre 2006 Mandat du CE : le CCFI développe un
concept d’optimisation du SCI pour mars
CCFI
2007.
23 avril 2007 Présentation du concept au Conseil d’Etat.
Approbation du concept par le CE.
29 mai 2007 Arrêté du CE sur la gestion des risques et le
contrôle interne.
30 mai 2007 Communication du CCFI sur intranet.
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
L’arrêté du Conseil d’Etat…
Objectifs principaux
…légalité
CCFI
…réalisation des objectifs
…fiabilité du reporting financier
…prévention des erreurs et fraudes
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
L’arrêté du Conseil d’Etat…
Niveau de SCI : standardisé
…documentation des processus, des risques et
des contrôles
CCFI
…traçabilité des contrôles
…évaluation et ajustements annuels
…formation des collaborateurs
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
L’arrêté du Conseil d’Etat…
Autres aspects
…étendue : processus et risques essentiels
CCFI
…responsabilité: responsables d’entités
…délai d’application: 31 mars 2009
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Niveaux de contrôle interne
SCI harmonisé avec d’autres fonctions de contrôle. Gestion des
Optimisé
risques et SCI exploités comme un système intégré. Contrôles
niveau 5
largement automatisés.
Principes décrits de manière détaillée. Activités de contrôle
Surveillé
surveillées régulièrement et traçabilité assurée. Contrôles
niveau 4
adaptés en permanence aux risques.
CCFI
Standardisé Processus documentés. Traçabilité des contrôles effectués
niveau 3 assurée. Contrôles régulièrement ajustés lorsque les risques
évoluent.
Informel Des contrôles existent mais ils ne sont pas standardisés ni
niveau 2 formalisés
Peu fiable Peu fiable: il n’existe pas ou pratiquement pas de contrôles
niveau 1 internes
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Outils de gestion : approche intégrée
Gestion
de la
qualité
CCFI
Système Gestion
de des
contrôle risques
interne
GESPA
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
CCFI
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Effectif : 9.3 EPT
Michel Poirier*
Chef de service
Direction (entré en 1985) Philippe Godet*
Adjoint
(entré en 2002)
Blaise Adam*
Auditeur expert
Secrétariat Organigramme
(entré en 2004)
Chantal Studer-
Mustafaii
Carine Raaflaub Secrétaire resp.
Auditrice confirmée (entrée en 1999)
(entrée en 1990)
CCFI
50%
Auditeurs Catherine Buntschu-
Vez
Christian Boillat* Secrétaire
Auditeur confirmé (entrée en 2007)
(entré en 1991) 30%
Marc Jeanneret
Auditeur confirmé
(entré en 2007)
Auditeur
Damien Haldimann*
Auditeur confirmé
spécialisé
(entré en 2008) Robert Di Salvo
Auditeur des
Sara Mariuzzo finances spécialisé
Auditrice confirmée (entré en 2001)
(entrée en 2009) 50%
* : expert-réviseur agréé par l’ASR
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Bases légales
• Loi sur le contrôle des finances du 3 octobre 2006
CCFI
• Règlement sur le contrôle des finances du 20 décembre
2006
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Bases légales
• Organe chargé de la surveillance financière de l’Etat
• Service de l’administration cantonale
• Indépendant et autonome
CCFI
• Le CCFI traite avec le Conseil d’Etat par l’intermédiaire
du chef du DJSF
• Ne peut pas être chargé de tâches d’exécution
• Applique les principes reconnus en matière de révision
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Bases légales
• Dispose de tout pouvoir d’investigation
• Facture des émoluments aux institutions paraétatiques
• Contrôle la base légale des mouvements financiers,
CCFI
l’emploi efficace et économe des fonds et l’exactitude
des écritures comptables et l’adéquation du SCI
• Peut proposer des mesures de rationalisation ou
d’économie
• Peut être chargé de mandats spéciaux par le CE, la
COGEFI ou le Conseil de la magistrature
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Bases légales
• Tous les audits font l’objet d’un rapport
• Les rapports d’audit du CCFI ne sont pas publics
• Ils sont distribués aux membres du Conseil d’Etat et à la
Chancellerie d’Etat, au service audité et aux services
CCFI
centraux concernés.
• Les entités contrôlées doivent répondre aux observations
du CCFI dans les trente jours
• Les sous-commissions de la COGEFI ont accès aux
rapports du CCFI concernant les services du
département dont elles assument le contrôle
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Missions
• Organe de surveillance de l'Etat (passage dans les
services par rotation pluriannuelle)
CCFI
• Réviseur aux comptes d'entités paraétatiques
• Mandataire pour l'exécution de mandats spéciaux
• Consultant et conseiller
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Objectifs stratégiques
• Remplir les missions essentielles du Service en
respectant la planification pluriannuelle
• Obtenir un suivi optimum des observations
CCFI
• Maintenir une réputation de professionnalisme et de
compétence
• Maintenir l'indépendance du service
• Evoluer de manière permanente en fonction des
besoins
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Analyse des prestations
CCFI - Prestations 2008
Audit informatique
Participation à des groupes de
0%
Conseils et renseignements Examen des subventions SES travail
Autres prestations de révision
hors audits 1% 1%
0%
2%
Formation reçue
3% Mandats spéciaux
0%
Audit de la construction
4%
CCFI
Contrôles transversaux Audit des offices et services de
4% l'ACN
30%
Gestion du Service -
secrétariat
7%
Mandats d'organe de révision
13%
Gestion du Service - direction
20%
Absences
15%
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Analyse des prestations
CCFI - Prestations 2003 - 2008 (heures)
6'000.00
5'000.00
2003
4'000.00
2004
Heures
3'000.00
2005
CCFI
2006
2'000.00
2007
1'000.00
2008
-
Prestations
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Critères d’analyse des risques
CCFI
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Schéma de planification
Tableaux Fréquence possible
Détermination des
de bord en fonction du
risques par entité
personnel à
disposition *
Temps Planification Jours disponibles en
standards par pluriannuelle fonction de la
entité dotation en
personnel
CCFI
Liste des mandats
annuels / temps
standards Plan annuel des Budget
= Priorité 1 révisions
= Priorité 4 Plan annuel
audits informatiques
et
audits construction
Mandats spéciaux, audits
= Priorité 3
transversaux et autres Planning
travaux non prévisibles détaillé Influence de la dotation budgétaire en
= Priorité 2 personnel sur la fréquence des révisions
par niveau de risque
Révisions * Temps à disposition moins temps
nécessaire aux activités de priorité 1 à 3
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Contrôle des services et offices
Contrôle des comptes de bilan
Contrôle de la légalité des dépenses
Contrôle de l’emploi efficace et économe des moyens
CCFI
publics
Contrôle du respect des directives budgétaires
Contrôle du système de contrôle interne
Pour les entités subventionnantes, vérification du
contrôle des subventions
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Contrôle des services et offices
Entretien initial
Planification en fonction des risques
Choix des méthodes: résultats (pointages) ou
procédures (description et analyse des procédures)
CCFI
Utilisation de SAP (extractions de données)
Utilisation de spécialistes « métier »(informatique,
construction)
Contrôles par sondages, fraude pas recherchée
systématiquement
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Contenu des rapports du CCFI
Une synthèse
• une description du mandat et des bases légales qui le
régissent
• le suivi des observations du rapport précédent
• la synthèse des observations (le tableau des remarques,
CCFI
et celui des recommandations et des demandes)
• les conclusions
Des annexes
• le détail des contrôles et des observations (analyse des
postes du bilan, des comptes de fonctionnement, des
autres domaines vérifiés)
• le cas échéant le bilan, le compte d'exploitation, les
investissements et d'autres informations
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Procédures
• Communications en cours de révision
• Envoi du projet de rapport
• Modification du projet
CCFI
• Contrôle de qualité
• Envoi du rapport final/délai
• Suivi du rapport
• Base de données
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Terminologie
• Commentaire: élément d’intérêt général, explicatif
• Remarque : signale une irrégularité significative
• Recommandation: constate une lacune ou une
possibilité d’amélioration, dont la prise en compte et les
moyens sont laissés à l’appréciation du service
CCFI
• Demande: constate une lacune ou une possibilité
d’amélioration importante auxquelles le service doit
remédier
Les demandes et les recommandations comportent le
risque encouru, son importance et une appréciation des
ressources nécessaires à leur mise en œuvre. Les
services doivent prendre position dans les 30 jours.
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Communication
Rapports de révision
Membres du CE, Chancelière, entité concernée
Rapport d’activité
Membres de la COGEFI et du CE, Chancelière
CCFI
Partie du rapport de gestion
Public
Intranet
Limité aux utilisateurs de l’ACN
Internet
Public
4 novembre 2009 – Présentation du CCFI aux députés du Grand Conseil
Conclusion
Un contrôle des finances
efficace, c’est:
• Meilleure maîtrise des risques
• Amélioration du
CCFI
fonctionnement
• Détection des erreurs
• Prévention contre les
malversations
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Questions ?
CCFI
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