Les maladies de la gestion de
temps
Si je vous disais que nous sommes tous un peu malade, vous me répondriez certainement que vous le savez
déjà.
Mais de quoi ? D’une, de deux, de trois ou même des quatre maladies de la gestion du temps.
La tempsdinite : je manque de temps !
ymptômes les plus fréquents Causes probables
Le sujet a la perception de manquer continuellement de temps. La liste Difficulté à bien évaluer la durée des tâches à accomplir, les délais à
de choses à faire s’allonge sans cesse. Les tâches prennent plus de prévoir et les échéances à respecter.
temps que prévu. Les mandats à réaliser ne sont jamais assez clairs. Les
projets ont tendance à se compliquer en cours de route. Les échéances Difficulté à évaluer sa charge de travail quotidienne, hebdomadaire ou
sont trop serrées. mensuelle. Difficulté également à évaluer l’ampleur et la complexité des
mandats à réaliser.
Le sujet souffrant de tempsdinite a souvent l’impression d’attendre
après les autres. Il éprouve de la difficulté à obtenir à temps les Sous-utilisation chronique de son agenda ou des outils collaboratifs :
informations ou le travail promis, ce qui le met en retard dans son Outlook, Notes ou GroupWise.
travail.
Conséquences
Ah !, si les journées pouvaient être plus longues et si on n'était pas Le sujet doit souvent faire des heures supplémentaires. Quitter tard le
obligé de courir après les autres, le travail serait tellement plus facile ! bureau.
Expression favorite La fin de semaine, il apporte des dossiers à la maison au grand
« Je manque de temps ! » désespoir de ses proches. Il se sent surchargé, fatigué. Il a hâte aux
vacances.
La tempsdinite : je manque de temps !
• ne rien oublier et centraliser toutes vos tâches, notes, contacts…
• faire une évaluation réaliste de la durée à prévoir pour vos tâches
• garder une marge suffisante pour les délais à prévoir
• évaluer si les dates d’échéance (tâches, projets) sont réalistes ou non
• utiliser le potentiel de votre logiciel de gestion du temps : Outlook,
Lotus Notes, GroupWise
Ouite
•Refuser des demandes irréalistes ou des échéanciers trop serrés. Oser
dire "Non"
•Négocier avec votre supérieur une charge de travail devenue trop élevée
•faire accepter par vos clients (internes ou externes) que vous ne pouvez
pas les servir tous en même temps, ni à la dernière minute
•Déléguer des tâches et obtenir le résultat attendu à l’échéance entendue
•Équilibrer votre temps professionnel et personnel
Ouite
Symptômes les plus fréquents Causes probables
C’est la plus redoutable des maladies de la gestion du temps. Manque de confiance en soi. Recherche la valorisation dans le
ÉPR
OUV
EZ-
VOU
S DE
LA
DIFF
ICUL
TÉ À
:
Oui Non
La plus difficile à guérir. Le sujet a peur de refuser les urgences regard de l’autre. Difficulté à s’affirmer, à négocier, à affronter
de dernière minute, les échéances irréalistes, les attentes les réactions de mécontentement.
•Ref
user
des
dem
disproportionnées (aux ressources disponibles), surtout si
ande
s
irréa
liste
s ou
des
éché
anci
ers
trop
serr
és.
Oser
dire
elles viennent de clients ou de supérieurs. Peur irraisonnée de déplaire, de paraître incompétent, de
"Non
"
donner l’impression de ne pas vouloir collaborer. La personne
Il fait toujours passer les besoins des autres avant les siens. Il qui souffre de ouïte aiguë appréhende les pires conséquences
•Nég
ocier
c
ave
votr
e
supé
rieur
une
char
ge
est convaincu qu’il n’a pas le choix, qu’il n’a pas de pouvoir, : être moins aimé, être pénalisé lors de l’évaluation du
de
trav
ail
deve
nue
trop
élev
ée
qu’il n’a pas les moyens de refuser. rendement, perdre son emploi, se retrouver tout seul.
Il se sent obligé d’accepter les demandes telles qu’elles sont Conséquences
•fair
e
acce
pter
par
vos
clien
ts
(inte
rnes
ou
formulées même s’il est déjà surchargé. Il a de la difficulté à Insatisfaction chronique, baisse de l’estime de soi. Sentiment
exte
rnes)
que
vous
ne
pouv
ez
pas
les
servi
r
tous
en
mêm
demander de l’aide quand il en a besoin. d’être dépossédé de son bien le plus précieux : son temps.
e
tem
ps,
ni à
la de
rnièr
e
min
ute
Cette perception d’impuissance peut conduire au
Il se plaint de ne jamais avoir de temps pour lui. Il a désabusement, au passéisme, au cynisme organisationnel et
l’impression d’être toujours au service des autres. au burn-out.
•Dél
égue
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tâch
es et
obte
nir
le
résul
tat
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ndu
à
l’éch
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e
ente
ndue
Expression favorite Les personnes qui souffrent de Ouïte rêvent secrètement (ou
« Je n’ai pas le choix ! » à voix haute) à la retraite. C’est en pensant à elles que
•Équ
ilibr
er v
otre
tem
ps
prof
essio
nnel
Sénèque, philosophe romain du début de notre ère, a eu cette
et
pers
onne
l
réflexion profonde : « N’est ce pas un étrange retard que de
commencer à vivre juste quand on doit finir. »
Ouite: Remèdes.
• "Je conseille de travailler sur une grille de priorités, poursuit Alex
Adam. Je compare les tâches d'une fonction à des singes : nous avons
tous plusieurs singes à nourrir. Certains sont plus gourmands que
d'autres. Et nous en nourrissons certains parce qu'ils ont notre
préférence, même si ce n'est pas nécessaire. Il faut donc identifier le
singe à nourrir en priorité et celui qui devra attendre. Il est impératif
de refuser des tâches qu'on accepte simplement pour faire plaisir.«
• Envie de liberté ? Organisez-vous ! Alex Adam
COURRIELITE
PROUVEZ-VOUS DE LA DIFFICULTÉ À :
•Ne pas interrompre vos tâches en cours pour lire les nouveaux courriels
•Avoir moins de 20 messages dans votre boite de réception
•Ne pas être mis en Cc pour des messages inutiles
•Classer et retrouver rapidement vos courriels par : sujet, projet, client…
Symptômes les plus fréquents Expression favorite
Le sujet souffrant de Courrielite se plaint : d’être inondé de « Au secours, je suis inondé de courriels ! »
courriels venant surtout de l’interne; d’être mis en Cc pour
des messages qui ne le concernent pas; de recevoir des Causes probables
messages sans sujet ou au sujet imprécis, au texte trop long. Manque de politique corporative sur « les bonnes pratiques
du courriel ». Chacun l’utilise à sa façon. Manque de
Il lit ses messages au fur et à mesure qu’il les reçoit et les connaissance des fonctionnalités de son logiciel de courriel :
laisse dans sa boite de réception qui peut contenir plusieurs Outlook, Lotus Notes, GroupeWise.
centaines (voir milliers) de messages lus et non lus.
Moyen d’éviter les communications interpersonnelles qui
Il n’ose détruire ou archiver les messages au cas où il en aurait peuvent être confrontantes ou peu motivantes (si je vais le
besoin plus tard. Il joue au ping-pong de courriels (multiples voir, j’en ai pour une heure).
réponses) au lieu de décrocher le téléphone ou d’aller voir
son collègue pour discuter du sujet en question. Conséquences
Beaucoup de temps consacré chaque jour à la gestion des
Il a tendance a mettre en Cc son supérieur ou les collègues courriels. Pertes de temps à lire des courriels inutiles, trop
concernés sans se demander s’ils ont réellement besoin de ce long, ou imprécis.
message. Il aime (trop) communiquer par courriel et oublie
que dans certaines situations, le téléphone, ou une discussion Difficulté à retrouver rapidement des informations au
de vive voix, sont plus appropriés. moment où l’on en a besoin. Appauvrissement des relations
interpersonnelles. Travailler ensemble, c’est aussi se parler et
se voir.
