LA LETTRE OFFICIELLE
PRSENT PAR : HATIM BOUZERIOH
ALAE BOUAAOUAD
PLAN
Introduction
Dfinition
La forme de la lettre officielle
Le fond de la lettre officielle
Les formules et les expressions employer
Conclusion
INTRODUCTION
La lettre est un document qui obit deux niveaux quil faut
respecter :
Le La
conten forme
u
DFINITION
La lettre administrative
est un crit adress par
l'administration un
destinataire pour
l'informer ou pour lui faire
part d'une dcision.
LA FORME DE LA LETTRE OFFICIELLE
Lorganisation de la lettre dans lespace de la page et
les diffrences typographiques contribuent plus qu'on
ne le croit la comprhension du message.
La prsentation de la lettre a donc une grande
importance puisquelle doit faire ressortir des indices
visuels qui guideront et faciliteront la lecture de
lusager.
LA GESTION DESPACE
Veillez limiter de prfrence lensemble de la lettre une
seule page de format A4.
Dans la mesure du possible, essayez d'organiser la page de
format A4 de la manire suivante :
Le corps de la lettre occupe la
moiti centrale de la page.
La signature occupe le Len tte occupe le 1/4
1/4 infrieur de la suprieur de la page.
page.
LEN-TTE DE LA LETTRE
Len-tteoccupe de prfrence le 1/4 suprieur de la page
de format A4.
Le nom et ladressede ladministration ou du service
public en haut gauche de la lettre.
Le lieu et la dateen haut droite de la lettre.
Le nom de linterlocuteurau-dessous de ladresse de
ladministration.
Lobjetde
la lettre en gras, mi-distance entre la mention
du nom de linterlocuteur et le bas de lespace rserv len-
tte.
LE CORPS DE LA LETTRE :
Nabusez pas dela segmentationen paragraphes.
Rservez-la des changements importants dans votre texte :
changements de phases, de thmes, dides, etc.
Utilisezdes alinasetdes tiretspour introduire les
diffrents lments dune liste. Chaque lment doit tre
nonc brivement.
LA SIGNATURE
La signature est appose dans le quart inferieur de la lettre
lgrement en dessous de son nom en faisant apparatre la
qualit du signataire et la justification de ses pouvoirs
( dlgation, autorisation)
Nom de Lieu , date
ladministration
ou du service public
Adresse : Destinataire
Rfrence du Adresse :
dossier
Contact :
Objet :
Qualit ( Madame , Monsieur , Madame ,
Monsieur
.
.
.
.
Signature
LE FOND DE LA LETTRE ADMINISTRATIVE
La clart
La
La
concision
prudence
Lexactitu
La
de
courtoisie
LINTRODUCTION
Prsente l'affaire, la question ou le problme que l'on va
traiter, de faon rapide et complte.
Rsume les ides essentielles de la demande.
Doit toujours reprendre l'ensemble des lments
ncessaires
la parfaite comprhension du problme pos, mais aussi
brivement que possible.
LE DVELOPPEMENT
Examine sur le fond,l'affaire, la question ou le problme
trait. C'est dire l'importance de l'argumentation qui
s'appuiera sur les textes rglementaires et lgislatifs mais
aussi sur les faits rels.
Expose les faits et les arguments de manire progressive
(c'est--dire des moins importants ceux qui justifient la
dcision).
LA CONCLUSION
Est l'aboutissement logique de l'introduction et du
dveloppement, fait connatre, d'une manire prcise et sans
ambigut possible, la dcision de l'administration (que la
rponse soit affirmative, ngative ou d'attente).
LES FORMULES ET LES EXPRESSIONS
EMPLOYER
La formule dappel
Formules introductives
Formules de conclusion
Formules de politesse
LA FORMULE DAPPEL
A faire :
Madame, ou Monsieur,
Madame, Monsieur
Monsieur/Madame le Prfet/Proviseur/Juge
LA FORMULE DAPPEL
A Eviter :
Cher Monsieur, ou Cher Madame,
Monsieur Dupont,
FORMULES INTRODUCTIVES
Faisant rfrence un lment prcdent :
Jai lhonneur daccuser rception de votre lettre du
Comme suite votre lettre/demande du...
En rponse votre lettre/demande du...
Par lettre rappele en rfrence...
Par votre communication tlphonique du...
Conformment la circulaire n... du...
Vous avez attir mon attention sur...
Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler...
J'ai t saisi de...
J'ai t tenu inform de...
Vous m'avez signal que...
FORMULES DINTRODUCTION
Ne faisant pas rfrence un lment prcdent :
J'ai l'honneur...
Dappeler votre attention sur
De vous informer de
De vous faire connatre que
FORMULES DINTRODUCTION
Pour une correspondance adresse un suprieur :
de vous rendre compte...
de vous faire parvenir...
de vous exposer...
de vous demander de bien vouloir...
Pour une correspondance adresse un gal ou un subordonn :
de vous adresser...
de vous rappeler...
de vous demander de vouloir bien...
de vous faire connatre que...
FORMULES DE CONCLUSION :
Locutions impersonnelles
Il convient de
Il vous appartient de
Il y a lieu de
Il est ncessaire/souhaitable/opportun de
Il importe de
Il parat souhaitable/indispensable/prfrable de
FORMULES DE CONCLUSION :
Exemples
Il y a donc lieu de faire excuter immdiatement la
disposition prvue.
Il est indispensable que vous interveniez efficacement.
Il serait opportun que vous sollicitiez...
FORMULES DE CONCLUSION :
Formules de conclusion attnues par l'emploi du futur ou du conditionnel :
je vous serai(s) oblig... je vous serai(s) reconnaissant...
Formules de conclusion (locutions impratives) :
Dcider que...
Demander que...
Je me rserve de...
Engager ...
Inviter ...
Prier de...
FORMULES DE CONCLUSION
Exemples
J'ai dcid que cette affaire n'aurait pas de suite...
Je demande (ou je dsire) que ces prescriptions soient
strictement observes...
Je vous prie de me saisir des difficults ventuelles...
Je vous invite apporter la plus grande diligence...
FORMULES DE CONCLUSION
Formules de conclusion insistantes :
attacher du prix
prier de veiller l'application...
je vous serais oblig de...
LA FORMULE DE POLITESSE
Sur un ton trs dfrent :
Je vous prie dagrer, M, mes sentiments respectueux et dvous.
Je vous prie de croire, M, lexpression de mes sentiments les plus
dvous.
Je vous prie de croire, M, lassurance de ma parfaite considration.
Veuillez agrer, M, lassurance de ma parfaite considration
Je vous prie dagrer, M, lhommage de mon respectueux dvouement.
Je vous prie dagrer, M, les assurances de ma haute considration.
Veuillez agrer, Madame, lhommage de mon respet
FORMULES DE POLITESSE
Sur un ton neutre :
Je vous prie dagrer, M, mes salutations distingues.
Je vous prie de recevoir, M, mes salutations distingues
Sur un ton plus aimable
Veuillez agrer, M, lexpression de mes sentiments distingus.
Je vous prie de croire, M, lexpression de ma considration
distingue.
Je vous prie de croire, M, lassurance de mes sentiments distingus.
Veuillez agrer, M, mes salutations distingues
FORMULES DE POLITESSE
Sur un ton sec :
Je vous adresse, M, mes salutations distingues.
Sur un ton irrit :
Agrer, M, mes salutations distingues.
Sur un ton trs amical ( viter) :
Veuillez agrer mes meilleurs sentiments.
Salutations distingues.
Sincres salutations.
Bien cordialement.
Amicalement votre.
EXEMPLE
CONCLUSION
La lettre officielle constitue un lment important dans la
communication entre organismes ou entre un particulier et un
organisme. Par consquent et afin de pouvoir bien passer le
message, il faut respecter sa structure et utiliser les diffrentes
formules quon vient de citer.
Merci pour votre attention
