IMPLANTATION DU PROGICIEL SAP AU SEIN DE LA SOCIETE LE SAFFRE
Plan
I. Prsentation douvrage du
maitre
II. Prsentation de la solution SAP ERP III. Management des moyens IV. Etapes du projet V. Risques et limites
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Choix de lentreprise
Une entreprise sans SAP
Une entreprise fictive
La CBGS de Marrakech
LESAFFREFs
Sant La Nutrition levure de et panification
Progiciel de gestion dancienne gnration mis en place dans les annes 1980 SYBEL compta comporte toutes les fonctions de comptabilit : gnrale, analytique, auxiliaire et budgtaire. Sybel vente gre de manire souple toute lactivit commerciale.
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Elimine les saisies multiples. une application de work-flow Propage dans tous les modules du systme qui en ont besoin, selon une programmation prdfinie ERP est orient en fonction du mtier de l'utilisateur Sa mise en place dans l'entreprise entrane des modifications importantes des habitudes de travail d'une grande partie des employs.
LERP
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Le module MM (Material Management) Le module PP (production Planning) Le module SD (Sales and Distribution) Le module QM (Quality Management) Le module PM (Plant Maintenance) Le module FI (Financial) Le module CO (Costing) Le module PS (Project System) Le module TR (Treasury) Le module IM (Investments Management) Le module HR (Human Resources)
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AVANTAGES SAP
Solution adaptable (progiciel) et Optimisation des flux conomiques et financiers Cohrence et homognit des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients,
LIMITES SAP
Cot lev complexit de mise en uvre Difficults d'appropriation par le personnel de l'entreprise Ncessit d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise Ncessit parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel Ncessit d'une actualisation, continue
unicit du Systme d'information et coordination pousse
Partage du mme systme dinformation facilitant la communication interne et externe Matrise des cots et des dlais de mise en uvre
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LES ACTEURS DU PROJET
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LESAFFRE
Sponsor
Coordination
Maitre douvrage : LESAFFRE
Maitre duvre : Equipe SAP
Gestion de projet en interne
Comit de pilotage de projet
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[Link] des key users
key users
Transmission de la formation
Utilisateurs finaux
La coordination entre les utilisateurs finaux tait assur Management de par les responsables de domaines qui coordonnaient entre les utilisateurs finaux et les key users pour trouv le Moyens temps libre pour la formation
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Ressources Humaines Chef de Projet LESAFFRE
Responsable de domaine Sous domaine Utilisateurs cl Utilisateurs finaux
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Le Chef de projet Responsables de domaines Person Commer Financ nel cial ier Qualit Achat et Techniq approvisionne ue ment
Sous domaine Sous domaine Sous domaine Sous domaine Sous domaine
Key user
Key user
Key user
Key user
Key user
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Utilisateurs Finaux
Le chef de projet
Piloter un projet Composer l quipe projet Superviser Coordonner Suivi de l'avancement du projet Accompagnement des utilisateurs aux changements
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Consultants installateurs
La formation des Key user concernant le fonctionnement du module sous leur responsabilit
La dtermination, en collaboration avec ces derniers de la meilleure adquation entre les processus de lentreprise et les possibilits offertes par le SAP
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Les utilisateurs cls Key users :
La formalisation des processus de lentreprise La configuration des modules du SAP en collaboration avec les consultants installateurs. La ralisation des tests et la validation des solutions
La formation des utilisateurs finaux
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Les utilisateurs finaux :
Comprendre les processus oprationnels de lentreprise et les flux dinformation dans lesquelles ils sont impliqus. Apprhender la logique de fonctionnement du nouveau systme.
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Les moyens Matriels
o Ordinateur s o Serveurs
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SA P
oSalle de formation quipe oLivret de formation
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Les moyens financiers
Budget total de 20 000 000 DH
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Etape 1
Le cadrage du projet
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Etape 1: cadrage du projet
Dtection du besoin
Communication du projet
Envoi des responsables au sige
Cadrage du projet
Constitution du comit de projet Analyse des carts entre systme ancien et SAP
Validation par la direction
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Etape 1: cadrage du projet
Le progiciel Sybel (progiciel de gestion dancienne gnration mis en place dans les annes 1980) qui devenait de plus en plus dsuet et occasionnait des cots de maintenance relativement levs.
Le systme dinformation du SAFFRE qui tait htrogne et non standardis, source de difficults de rapprochement des informations en provenance des diffrentes applications, et de problmes de synchronisation. Lancien systme ne permettait pas au personnel de dtecter les sources des cots supplmentaires. Lourdeur des tches.
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Etape 1: cadrage du projet
LESAFFRE MAROC a dcid de moderniser son systme dinformation et simplifier laccs aux donnes. La direction a dcid denvoyer des responsables (une quipe interne) au sige (safre France), pour voir son fonctionnement, et ce pour une dure de 15 jours.
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Etape 1: cadrage du projet
Fiabilit accrue de linformation et rduction des cots : centraliser linformation en un seul et mme endroit, mettant ainsi un terme aux saisies multiples, chronophages et sources derreurs. Accs scuris aux donnes en temps rel: La comptabilit est faite automatiquement et en parallle avec lenregistrement des commandes et les oprations de logistique. Interconnexion entre les diffrents services : une meilleure communication entre les diffrents services de lorganisation.
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Etape 1: cadrage du projet
Dans un projet de mise en place de SAP, le choix des hommes est fondamental pour prparer le changement en gnrant la confiance des futurs utilisateurs. Pour ce faire, des utilisateurs reconnus par leurs pairs dans leurs domaines fonctionnels respectifs furent dtachs trs tt dans le projet.
Un chef de projet expriment a t nomm et lquipe a t complte par des spcialistes informatiques internes. Une rpartition claire des rles fut alors dcide, les utilisateurs taient responsables de prparer et livrer le nouveau systme fonctionnel tandis que le chef de projet devait assurer le contrle gnral du projet et la coordination des actions de prparation du changement.
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Etape 1: cadrage du projet
Des rsistances lies lindividu
le personnel montrait une certaine inquitude vis--vis du futur caractris souvent par lincertitude, et une certaine prfrence pour la stabilit.
Des rsistances lies au systme social
il y avait une crainte de supprimer certains postes surtout quavec lavnement du nouveau ERP, lexistence de certains postes semblait inutile.
Des rsistances lies la crdibilit de la direction
affirmait tout le temps que les postes se maintiendront malgr limplantation du nouveau systme dinformation.
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Etape 2 Le lancement
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1. Dtection par l quipe interne des adaptations faire
Apprciation du fonctionnement du progiciel Constations des adaptations ncessaires pour la mise en place du SAP Achat/logistique Direction commerciale Direction administrative Direction financire
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[Link] de lquipe SAP pour le paramtrage
Appel du maitre duvre: Entreprise de Services du Numrique. La prestation consistait: -Au paramtrage de la solution SAP : 214 adaptations : cout moyen de 5000 dhs chacune - A linstallation du progiciel SAP ; - Formation des key users
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[Link] des key users
La formation des key users est assure par les consultants installateurs du SAP -
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[Link] des key users
KEYS USERS
Transmission de la formation
Utilisateurs finaux
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[Link] des key users
key users
Transmission de la formation
Utilisateurs finaux
La coordination entre les utilisateurs finaux tait assur Etape 3 par les responsables de domaines qui coordonnaient entre les utilisateurs finaux et les key users pour trouv le La ralisation temps libre pour la formation
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Etape 3: La ralisation
COMMUNICATION
FORMATION
CONDUITE DE CHANGEMENT
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La communication
Mon mtier volue, quel intrt vais-je y trouver ?
Cette volution est-elle accessible pour moi ? Quel sera mon parcours de formation ?
Pourrais-je madapter mon nouveau mtier ?
Informer et sensibiliser les utilisateurs. Faire comprendre ce que le nouveau systme va induire comme changement pour chacun. Faire adhrer le personnel.
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La communication
Ce processus va permettre dinformer les diffrents services des volutions du projet et ce , de manire continue.
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Familiariser lutilisation du logiciel et permettre au personnel de raliser leur travail de faon autonome.
La formation
Former les utilisateurs finaux afin quils puissent accder au systme le plus facilement et le plus efficacement possible. Apprhender la logique de fonctionnement du nouveau systme.
La 1re partie : une reprsentation gnrale et synthtique du projet. La 2me partie : une formation par module et pas pas.
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Les tests
Aprs la fin de chaque sance de formation, les formateurs procderont une valuation chaud.
Grace ces tests, les formateurs seront capables de dterminer les ractions des forms face ces situations.
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Conduite de changement
Cette conduite de changement, est une complmentarit entre le management de projet et le management de changement. Initier, grer et maintenir un quilibre harmonieux entre les 2 activits aussi diffrentes est difficile pour diverses raisons. Le management de projet se nourrit de certitudes, danalyse de taches et ncessite rigueur et discipline.
Le management de changement va demander flexibilit, adaptation et devra intgrer des notions difficilement quantifiables comme la confiance ou mfiance dans le projet, limpact futur des changement, leur degr dacceptation et/ou de rejet par lorganisation client .
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Evolution des mtiers : disparition des taches de saisies isoles, renforcement des fonctions danalyse, ncessit de maitriser les flux.
Changement
Changement technologique : introduction de nouveaux concepts et de nouveaux outils. Changement organisationnel : volution des procdures, des modes de relation entre services.
10 15% prts sinvestir : les enthousiastes. 10 15% qui feront de lobstruction : les rfractaires. 70 80% entre les deux : le marais qui regroupe les plutt favorables, les plutt sceptiques, les hsitants, les craintifs...
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La peur de ne pas tre la hauteur dans un nouveau contexte (acquisition de lexpertise sur de nouvelles technologies, modification du mtier).
Changement
Le sentiment dune perte de pouvoir, de prestige ou dautorit. La crainte de voir son territoire rduit ou modifi.
Dmarrera ds linitialisation du projet. Va tre rapide en termes de transmission et de diffusion de linformation. Sera en deux sens : ascendante et descendante. Et bien sur va valoriser les succs intermdiaires sans attendre la fin du projet.
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[Link] des key users
key users
Transmission de la formation
Utilisateurs finaux
La coordination entre les utilisateurs finaux tait assur Etape 4 par les responsables de domaines qui coordonnaient entre les utilisateurs finaux et les key users pour trouv le Pr-dmarrage temps libre pour la formation
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Etape 4: pr-dmarrage du projet
Les employs travaillaient sur le progiciel, passaient toutes les oprations ncessaires mais sans validation, et en parallle, les utilisateurs cls contrlaient leurs travaux afin le les valider en dernier lieu, et cela pour viter les erreurs graves,
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[Link] des key users
key users
Transmission de la formation
Utilisateurs finaux
La coordination entre les utilisateurs finaux tait assur Etape 5 par les responsables de domaines qui coordonnaient entre les utilisateurs finaux et les key La usersclture pour trouv le temps libre pour la formation
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Etape 5: clture du projet
Une validation de SAP 100% . Le personnel sest bien adapt au fonctionnement du progiciel et nattendait plus la validation des oprations de la part des key-users. Les utilisateurs cls ont pass au dmarrage effectif du SAP, mais condition dutiliser le logiciel ancien Sybel en parallle avec le SAP pour viter les retards de production.
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Risques
oSAP est un projet en lui mme
Clarifier les besoins en changement Donner un niveau dambition et des objectifs globaux
oManque de lgitimit de lquipe projet Btir les actions de support du haut
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Risques
oLa rsistance au vers le prologiciel intgr Communiquer et expliquer Montrer tout au long de la mise en place la cohrence entre SAP et la stratgie de lentreprise. oLa peur dun impact social Avoir un politique de RH. oFaible prise en compte des changements de comportement Analyser les perceptions 54 Se focaliser sur le support de
Risques
oEfforts mal quilibrs entre le dveloppement du systme et la conduite du changement. Organiser lquipe projet de faon pluridisciplinaire
oNouvelle interface mal maitrise Evaluer en situation de travail relle les supports de formation.
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Limites
oUn projet onreux oTache dimportation de lhistorique
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Le premier cueil, en gestion de projet, ce nest pas la coordination des actions, cest leur planification, cest--dire la dcomposition dun projet en parties autonomes que lon va ensuite confier aux multiples experts, puis leur organisation selon un paradigme temporel plus ou moins complexe, lerreur majeure sera de se lancer dans la bataille, plein de dynamisme et de volont mais sans guidelines, relles et ralistes.
Adetem (Association Nationale des Professionnels en Marketing, Paris, France)
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