Organigramme
Responsable
Achats
Assistant
Acheteur achat (suivi
administratif)
Fiche fonction Responsable Achat
Rattaché à la Direction Générale, le responsable achat a pour fonctions de :
Elaborer un budget prévisionnel des approvisionnements et faire une actualisation
périodique
Vérifier l’approbation et le visa des demandes d’achat et des demandes de prestation
de services par les responsables concernés ;
Tenir et mettre à jour les dossiers et la base de données des fournisseurs ;
Evaluer les demandes d’achat et les demandes de prestation de services à
partir du fichier fournisseurs. Faire une sélection basée sur trois offres au
moins
Etablir les lettres de rappel aux fournisseurs retardataires pour l’envoi de leurs
offres ;
Vérifier le respect par les fournisseurs des conditions prévues par le bon de
commande ou par le contrat.
Préparer les éléments nécessaires à l’établissement des consultations en
collaboration avec le service technique ;
Négociation des conditions d’achat et agréage des fournisseurs.
Etablir les bons de commande et obtenir les validations nécessaires
Informer le fournisseur des réserves constatées en cas de non-conformité de
la réception par rapport à la commande. Etablir immédiatement un rapport
contradictoire avec le fournisseur et levé de la réserve dans les 24 H.
Suivre l’exécution des commandes en collaboration du responsable stock et
logistique, relancer les fournisseurs n’ayant pas honoré leurs engagements
dans les délais convenus.
Suivre les demandes de paiements relatives aux achats locaux au comptant
Etablir un état des factures en litige et le transmettre au département
comptabilité.
Procéder au contrôle arithmétique de la facture définitive.
Viser les notes de paiement après les vérifications des factures.
Fiche fonction Acheteur
Sous la supervision du Responsable Approvisionnement, l’acheteur participe à la gestion
des achats opérationnels, en assurant l’approvisionnement des biens et services tout en
respectant les coûts, les délais et la qualité définis par sa hiérarchie.
Responsabilités et Activités
1. Achats Opérationnels
Traiter les demandes d’achat des différents services (commandes récurrentes, besoins
ponctuels).
Passer les commandes auprès des fournisseurs préalablement sélectionnés.
Suivre les bons de commande et relancer les fournisseurs en cas de retard.
Vérifier la conformité des livraisons (quantité, qualité, respect des délais).
2. Gestion des Relations Fournisseurs
Assurer le suivi des commandes et des engagements fournisseurs.
Participer aux évaluations fournisseurs (qualité, respect des délais).
Remonter les dysfonctionnements au Responsable Approvisionnement.
3. Soutien à la Négociation et à l’Optimisation
Collecter des données pour les consultations (benchmark, comparatifs).
Proposer des pistes d’économies sur les achats récurrents.
Mettre à jour les bases de données achats (prix, références, stocks).
4. Reporting et Suivi
Tenir à jour les tableaux de suivi des commandes.
Traiter les alerter en cas de risques d’approvisionnement (ruptures, surstocks).
Participer aux réunions achats avec le Responsable Approvisionnement.
Fiche fonction assistant administratif achat
Mission Principale
Sous la responsabilité du Responsable Achats ou de l’Acheteur, l’assistant administratif
achats assure le support administratif et opérationnel du service achats. Il gère les
commandes, suit les livraisons, met à jour les bases de données et contribue à la fluidité des
processus d’approvisionnement.
Responsabilités et Activités
1. Gestion Administrative des Achats
Saisir et suivre les bons de commande (BC) dans le système ERP/SAP.
Vérifier et archiver les documents achats (devis, contrats, factures).
Préparer les dossiers de consultation (mise en forme, envoi aux fournisseurs).
2. Suivi des Commandes et Livraisons
Gérer les litiges avec les fournisseurs (retours, réclamations) et remonter les
problèmes.
Mettre à jour les tableaux de suivi des commandes.
3. Support aux Acheteurs
Classer et organiser les catalogues fournisseurs et les références produits.
Participer à la mise à jour des bases de données achats (prix, contacts fournisseurs).
Préparer des rapports simples (tableaux comparatifs, statistiques de commandes).
Processus
Planification :
o Expression des besoins d’achats
o Analyse des besoins et demandes.
o Prévisions d’achat basées sur historique et les commandes encours.
o Etablissement d’un budget et actualisation périodique
Préparation
Objectif : Valider le besoin, sélectionner les fournisseurs et préparer les bons de
commandes.
1. Réception et validation de la demande
o Acteurs : Demandeur (service concerné), Responsable Achats.
o Actions :
Vérifier la demande d’achat (DA) ou demande de
prestation (complétude, budget, approbation hiérarchique).
Consulter la base fournisseurs pour identifier des sources potentielles
(si nouveau besoin).
o Outils :
Formulaire de DA.
Base de données fournisseurs (classés par catégorie : matériel, services,
etc.).
2. Appel aux fournisseurs et évaluation
o Acteurs : Achats, Fournisseurs.
o Actions :
Envoyer une consultation ou demande de devis (avec spécifications
techniques).
Estimer les coûts en comparant les offres reçues (analyse
prix/délais/qualité).
o Outils :
Tableau comparatif des offres (Excel/ERP).
3. Préparation des documents d’achat
o Acteurs : Achats, Juridique (si besoin).
o Actions :
Etablir le bon de commande (BC) ou contrat.
Intégrer les clauses techniques et pénalités (retard, non-conformité).
Commande et Suivi
Objectif : Passer la commande et garantir son exécution conforme.
1. Validation et émission du BC
o Acteurs : Achats, Direction Financière.
o Actions :
Obtenir la validation hiérarchique (selon le montant).
Envoyer le BC au fournisseur avec accusé de réception.
2. Suivi des engagements fournisseurs
o Acteurs : Achats, Logistique.
o Actions :
Relancer les fournisseurs avant la date de livraison prévue.
Vérifier le respect des délais.
3. Réception et contrôle
o Acteurs : Logistique, Demandeur.
o Actions :
Contrôler la conformité (quantité, qualité, spécifications).
Signer le bon de réception (avec réserves si besoin).
Post-Réception et Paiement
Objectif : Clôturer la commande et régler les factures.
1. Traitement des litiges
o Acteurs : Achats, Fournisseur.
o Actions :
Envoyer un avis de réclamation immédiat en cas de non-conformité et
établir un rapport contradictoire avec le fournisseur.
Établir un état des factures en litige pour la comptabilité.
2. Vérification et paiement
o Acteurs : Achats, Comptabilité.
o Actions :
Contrôle arithmétique des factures (quantités, prix, TVA).
Émettre une note de paiement après validation.
