La structure organisationnelle
La structure
organisationnelle
Gestion des organisations
24403 ADM
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La structure organisationnelle
Fonction d’organisation
Déf. - Ensemble des mécanismes qui contribuent à agencer et à
coordonner les ressources et les opérations de l’entreprise.
-La fonction d’organisation fait en sorte que les ressources humaines,
matérielles et financières correspondent aux objectifs définis. Les
gestionnaires, les propriétaires ou le conseil d’administration mettent en
place des mécanismes pour s’acquitter de leurs responsabilités en
définissant les liens, les tâches et l’autorité dans l’organisation. Ces liens se
traduisent par un schéma appelé organigramme qui représente la structure
organisationnelle. Par exemple, les liens d’autorité, les systèmes de
communication, la répartition des postes à l’intérieur de l’organisation.
Structure organisationnelle
Déf. - Cadre établissant les liens entre les intervenants au sein d’une
organisation. L’organigramme correspond à la définition visuelle de ce
réseau de relations.
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La structure organisationnelle
Organigramme classique
L’organigramme est construit en fonction des besoins de l’entreprise,
mais est généralement fait en fonction des quatre grands
départements de l’entreprise :
1. Finances
2. Opération/production
3. Marketing
4. Ressources humaines
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La fonction d’organisation
Pour qu’une organisation puisse déterminer les liens
d’autorité, les systèmes de communication et la répartition
des postes à l’intérieur d’une hiérarchie, il est nécessaire
qu’elle se dote d’une configuration pour organiser le
travail. C’est ce qu’on appelle la structure
organisationnelle.
Comment déterminer cette configuration ?
- Tout d’abord, les gestionnaires, le conseil d’administration ou
le propriétaire de l’entreprise doit commencer par une analyse
stratégique définissant la mission, les valeurs et les objectifs
de l’entreprise. Il doit mettre les bases de la raison d’être de
l’entreprise.
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La fonction d’organisation
Questions à se poser pour une analyse stratégique :
• Dans quel environnement d’affaires l’entreprise exerce-t-elle ses activités ?
-Le commerce extérieur, les régimes et contrôles des échanges commerciaux, les politiques commerciales
nationales et internationales, les politiques sur les entreprises privées et la concurrence.
• Quelles sont les ressources dont elles dispose ?
-Ressources financières, matériels, immatériels (brevet, permis), humaines (Leader, expertise, spécialisation).
• Quels sont ses principes organisationnels ?
-Les principes organisationnels constitue un geste structurant permettant d'émettre une volonté de concrétiser
des orientations, de les communiquer et de les opérationnaliser.
• Comment doit-on regrouper ses unités et distribuer les tâches ?
-Par secteur d’activité, par région, les ventes avec les finances, etc.
• Qui détiendra l’autorité et le pouvoir décisionnel ?
-Le propriétaire, le directeur, le conseil d’administration, le directeur régional, etc.
• Quelle structures organisationnelles est la plus adaptée à son contexte
d’affaires actuel et futur ?
-Magasins corporatifs ou franchises, achats centralisés ou par région / magasin.
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La structure organisationnelle
La fonction d’organisation
Selon les résultats de l’analyse stratégique, le conseil
d’administration ou le propriétaire détermine la répartition du
pouvoir et de l’autorité afin que les membres de l’organisation
puissent communiquer formellement entre eux, mais également
pour s’assurer que les décisions par les gestionnaires sont
exécutées par les intervenants appropriés.
- Le gestionnaire devra effectuer un suivi constant de la
performance de ses activités. Il devra déléguer son autorité
et une partie de ses responsabilités décisionnelles. Le
dirigeant doit faire confiance aux autres, mais son rôle est
aussi de s’assurer que le travail satisfera les attentes et les
objectifs de rendement.
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La structure organisationnelle
La fonction d’organisation
Concepts clés en structuration d’entreprise
La structure organisationnelle permet à l’entreprise de
fonctionner efficacement et aux employés de coopérer
à l’atteinte des objectifs. C’est pourquoi que toute
organisation doit avoir une structure définissant les
relations entre les membres ainsi que les rôles et
responsabilités de chacun.
Lyndall Urwick (1891-1983) a établi que la performance
d’une entreprise dépend de sa capacité à combiner les
paramètres qui structure l’organisation. Il a définit 10
concepts de performance organisationnelle.
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La structure organisationnelle
Concepts clés en structuration d’entreprise
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La fonction d’organisation
L’autorité et ses composantes
Autorité
Déf. - Pouvoir légitime, rattaché à une fonction, autorisant
un gestionnaire à prendre une décision en lien avec les
objectifs organisationnels et à la faire appliquer .
L’autorité est un pouvoir qui se rattache à une fonction,
et non à une personne. Dans une organisation, la
délégation de l’autorité à un subalterne est essentielle.
Cependant, le gestionnaire doit s’assurer et vérifier que le
subalterne s’acquitte de ses tâches et de ses responsabilités.
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L’autorité et ses composantes
Pourquoi déléguer du pouvoir ?
- Le gestionnaire qui délègue du pouvoir allège ses tâches et
peut davantage se concentrer sur les priorités et les objectifs de
l’entreprise ainsi que sur la coordination des activités.
La centralisation et la décentralisation des pouvoirs dans
l’organisation sont des caractéristiques de la structure qui
renvoient au niveau d'autorité accordé aux membres de
l'organisation dans le processus de la prise de décision.
Le leitmotiv de l’entrepreneur-gestionnaire : « Il ne faut pas
travailler pour son entreprise, il faut faire travailler son
entreprise pour soi »
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L’autorité et ses composantes : Pourquoi déléguer du pouvoir ?
Notion de contrôle
Certains gestionnaires ont peurs de perdre le contrôle sur la
qualité du travail des autres en déléguant du pouvoir. Cette
insécurité peut faire place à davantage de contrôle de la part du
gestionnaire. Ce type de comportement du gestionnaire
s’appelle du micromanagement qui se caractérise par un
contrôle excessif sur les employés et le travail.
- En déléguant du pouvoir et des responsabilités, le
gestionnaire se concentre sur la mission et les objectifs de
l’organisation tout en motivant ses employés en leurs
faisant confiance en attribuant des responsabilités. Il s’agit
d’un gestionnaire qui a du leadership.
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L’autorité et ses composantes :
L’organigramme
Déf. - Représentation graphique des rapports de subordination
entre les fonctions, les départements, les services ou les
membres d’une entreprise.
L’organigramme fournit des informations sur la structure
quant aux aspect suivants :
• Les liaisons hiérarchiques entre les sections organisationnelles;
• Les liens avec les comités (conseil d’administration, comité de direction et autres);
• La taille de l’organisation;
• Les niveaux hiérarchiques;
• La nature du travail effectué par les unités;
• Les relations de communication;
• Les regroupements de spécialités.
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Les types d’autorité et les structures
d’organisation
Pour chaque type d’entreprise, plusieurs structures sont
possibles ; certaines plus verticales et d’autres, plus
horizontales selon l’autorité désiré dans l’entreprise.
L’autorité hiérarchique
Déf. - Pouvoir exercé par un cadre sur un subordonné.
- L’agencement des membres d’une organisation en vue de
réaliser la mission de l’entreprise se nomme la structure
hiérarchique.
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Power Corporation : - [Link] - Chiffres d’affaires de 48 milliards CAD en 2018
- [Link]
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Les types d’autorité et les structures d’organisation
Autorité de conseil
Déf. - Pouvoir exercé par un cadre qui accorde à celui-ci le droit
d’adresser un conseil à un cadre hiérarchique.
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Les types d’autorité et les structures d’organisation
Autorité de conseil
Le poste d’autorité de conseil n’intervient pas dans la gestion du
travail au quotidien contrairement au poste de cadre avec une
autorité hiérarchique. Il agit seulement à titre de conseiller.
Autorité fonctionnelle
Déf. - Pouvoir exercé par un cadre spécialisé sur un cadre
hiérarchique ou sur un subordonné de ce dernier, en vertu de
ses compétences spécialisées. Le cadre spécialisé exerce des
tâches analogues à celles du cadre hiérarchique qui ne sont
pas directement liées à la mission de l’organisation.
Par exemple, le comptable d’un magasin peut être sous
l’autorité du directeur général du magasin mais également sous
l’autorité du contrôleur-comptable du siège social de
l’entreprise.
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La structure organisationnelle
Les types d’autorité et les structures d’organisation
La départementalisation
- Les activités et les membres d’une entreprise sont
répartis de multiples façons et peuvent correspondre à une
unité, à une division, à un département, à une section ou
un service. La départementalisation désigne la façon dont
une entreprise organise ses activités pour être efficace et
pour répondre aux besoins de sa clientèle.
La départementalisation fonctionnelle
Il s’agit de la départementalisation traditionnelle et elle
groupe les activités de façon homogène. On y répartit les
activités en département selon la spécialité.
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Les types d’autorité et les structures d’organisation
- Dans un environnement en constante évolution, l’entreprise
doit toujours analyser sa structure organisationnelle et être
prête à modifier sa structure. Le mot d’ordre est souplesse
afin de demeurer concurrentiel.
Les gestionnaires de l’entreprise doivent tenir compte des
forces et faiblesses à l’intérieur de son organisation pour bien
définir la structure organisationnelle idéale pour son entreprise.
Par exemple, il existe à l’intérieur des organisations de
«intrapreneur», des employés avec les compétences d’un
entrepreneur. Le gestionnaire qui dépiste et positionne bien
l’intrapreneur dans sa structure organisationnelle va permettre
une meilleure croissance de son entreprise.
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Les types d’autorité et les structures d’organisation
Notion : Entrepreneur et intrapreneur
Entrepreneur : Un entrepreneur est une personne qui, plutôt que
de travailler en tant qu’employé, crée et dirige son entreprise. Il
assume tous les risques et les avantages de l’entreprise. Les
entrepreneurs jouent un rôle clé dans l’économie. Ce sont des
personnes qui ont les compétences nécessaires pour anticiper les
besoins et mettre de nouvelles idées sur le marché.
Intrapreneur : Un intrapreneur est un entrepreneur à l’intérieur
d’une grande firme. Il a les mêmes compétences
entrepreneuriales, mais sans encourir les risques associés aux
activités. Les intrapreneurs sont des employés clés au sein d’une
entreprise. Ils développent l’organisation comme le ferait un
entrepreneur.
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Les composantes internes de l’organisation
Objectif : Définir ce qui compose une organisation
À quoi fait-on référence quand on parle
d’organisation ?
- On peut identifier 4 composantes à toute organisation
(Livian, 2005) :
• Humaine
• Système de gestion
• Physique
• Structure
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Les composantes internes de l’organisation
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Les composantes internes de l’organisation
Composante « Humaine »
Les individus participant à l’activité de l’organisation
(ensemble des compétences nécessaires au bon fonctionnement de
l’organisation)
L’organisation dépend du capital humain pour le travail à
effectuer : l’énergie, l’informations, le savoir-faire, la
compétence, l’innovation, etc. Ainsi l’organisation peut
produire des biens ou services destinés à ses clients.
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Les composantes internes de l’organisation
Composante « Structure »
Il s’agit de la configuration de l’organisation (organigramme,
fonctionnement, etc.)
« Somme totale des moyens utilisés pour diviser le
travail entre tâches distinctes et assurer la
coordination entre ces tâches » - Henri Mintzberg
Selon la définition de Henri Mintzberg, on peut dire que la
structure d’une entreprise correspond à son organigramme.
Évoquer cette notion revient également à parler de la manière
dont le travail est organisé, coordonné.
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La structure organisationnelle
Les composantes internes de l’organisation
Composante « Structure »
L’exercice du pouvoir et le système de relations humaines
font également partie de ce qu’il convient peut être
d’appeler le concept de structure d’entreprise.
Les déterminants de la structure pour Henri Mintzberg se
caractérise par une recherche d’optimisation à 2 niveaux :
1. Au niveau de la division du travail
2. Au niveau de la coordination des activités
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Les composantes internes de l’organisation
Composante « Structure »
Les six mécanismes de coordination selon Henri
Mintzberg :
1 - L’ajustement mutuel réalise la coordination du travail par le
simple processus de la communication informelle. Par
exemple, Contacts de gré à gré entre quelques employés du
même niveau. La coordination se fait par échange, négociation
et compromis.
2 - La supervision directe réalise la coordination du travail par
le biais d’une seule personne qui donne les ordres et les
instructions à plusieurs autres qui travaillent en interrelations.
Par exemple, un patron explique à ses employés ce qu’ils
doivent faire.
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La structure organisationnelle
Composante « Structure »
Les mécanismes de coordination selon Henri Mintzberg (suite)
3 - La standardisation des procédés de travail réalise la
coordination du travail par l’application de processus
d’homogénéisation et d’uniformisation des règles de
fonctionnement et de méthodes de travail formalisées dans des
manuels de procédure. Par exemple, la « bible » chez McDo
dans laquelle se trouvent toutes les manières de faire de
l’entreprise.
4 - La standardisation des résultats implique l’uniformisation
des résultats à obtenir, des objectifs à atteindre pour chaque
département de l’organisation. Ces résultats sont fixés par le
sommet stratégique et les cadres fonctionnels se charge de les
faire appliquer. Par exemple, Chaque département doit
augmenter les ventes d’au moins 10%.
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La structure organisationnelle
Composante « Structure »
Les mécanismes de coordination selon Henri Mintzberg (suite)
5 - La standardisation des qualifications suppose une
uniformisation des savoirs et des compétences des employés.
- Si chacun apprend en utilisant les mêmes méthodes, les
mêmes raisonnements, les mêmes façons de travailler alors
les membres de l’organisation peuvent utiliser des références
communes pour coordonner leur travail (langage, méthode de
raisonnements, procédures de base). Le plus souvent, la
standardisation des qualifications se fait au niveau du
recrutement et de la formation interne.
6 - La standardisation des normes renvoie à l’existence d’une
culture commune à l’ensemble des membres de l’entreprise.
Ces normes constituent selon Mintzberg «le ciment qui tient
toutes les pierres de la bâtisse de l’organisation».
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Les composantes internes de l’organisation
Composante « Système de gestion »
- Ensemble des objectifs, des moyens de contrôle, des
systèmes d’information et des systèmes d’évaluation des
individus
Si l’organisation se veut performante, elle doit se doter d’un
système de gestion qui permet de contrôler les objectifs,
l’information, la qualité des biens ou services, les
communications, les budgets, etc.
Pour ce faire, l’organisation doit instaurer des outils de
gestion comme un système d’amélioration continue de la
qualité, un système de gestion des stocks, un plan de
formation des employés, etc.
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Les composantes internes de l’organisation
Composante « Physique »
- Il s’agit du lieu de l’organisation, ses installations, les
machines, les équipements (bureaux, ordinateurs, fournitures,
etc.)
L’organisation a besoin d’avoir des installations
efficaces ainsi que des équipements adéquats afin
d’offrir un produit ou service de qualité et efficient.
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Références
-[Link]
-Profession gestionnaire, Suzie Marquis et Josée-Anne Guay, Chenelière Éducation, 2018, 294 p.
-Le Management - À l’ère des technologies de l’information, Bernard Turgeon et Dominique Lamaute, Chenelière Éducation,
2016, 320 p.
-[Link]
Guide_redaction_principes.pdf
-[Link]
-[Link]
-[Link]
-«Management, voyage au centre des organisations», Henry MINTZBERG, 1989, Les éditions d’organisation
-[Link]
-Organisation -Théories et pratiques, Yves-Frédéric Livian - Dunod, 320 pages, 2005, 3ième édition
-Upadhaya, B., Munir, R., & Blount, Y. (2014). Association between Performance Measurement Systems and Organisational
Effectiveness. International Journal of Operations & Production Management, 34(7), 2-2.
-Internal Control - Integration Framework, traduction française : La pratique du contrôle interne, 2002, Éditions d'Organisation
-[Link]
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