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Réunion Conseil de performance et des ressources Point de l'ordre du jour

7
Date de réunion 20th November 2017 Report Number
James Mark, Responsable de l'information sur la main-d'œuvre RH
Report Authors:
Sam Lerioza, Responsable des politiques et de la stratégie RH

Présenté par Jack Brown, Directeur adjoint des ressources humaines

Objet Rapport mensuel des ressources humaines

Type of Report: Information

Ceci est le quatrième de nos rapports RH améliorés, nous sommes en route pour :
Commence par la fourniture de données à jour qui peuvent être facilement accessibles, que nous utilisons de manière cohérente et
that we communicate well,
Passe à l'analyse de ces données,

Finishes at using different data sets to explore hypothetcal scenarios and predict trends.

Nous continuerons à fournir des rapports mensuels jusqu'à la fin de l'année civile, après quoi le rapport sera...
la période sera trimestrielle. Le premier rapport trimestriel sera présenté en avril 2018.

Composition et démographie de la main-d'œuvre

Laisse-moi En attente Soutien Contrôle *

2016-17 2017-18 2016-17 2017-18 2016-17 2017-18 2016-17 2017-18
Avr 733,0 614,5 379,5 379,5 257,1 259.4 33,8
Mai 731.0 612,5 376,5 392,5 255,2 261,2 35,8
Juin 725,8 610,5 377,0 393,5 252,2 263,4 34,8
Juil 721,8 610,5 380,5 392,5 276,1 268,0 33,9
août 712.8 606,5 377,5 394.0 247,6 266,2 32,8
Sep 710,8 606,0 379,8 404.8 240,6 269,2 32,3
Oct 673,8 601,0 374.5 409,3 239,4 249,3 32,3
Nov 671,8 379,5 241,3
Déc 667,8 379,0 246,5
Jan 662,3 382,3 254,3
Fév 657.3 380,8 259,0
Mar 620,5 383.5 257,6
* Données FTE de contrôle pas facilement disponibles pour l'année financière 2016-17 Travailleurs de l'agence de soutien

Page 1 sur 11
 Travailleurs de l'agence de soutien mensuel ETP
50

40

30

20

10

0
Avr Mai Juin Juil Août Sep Oct Novembre
Déc Jan Fév Mar

2016-17 2017-18

Le processus d'embauche des travailleurs d'agence de soutien a été centralisé au sein de l'équipe de soutien RH en avril 2017.
Les HRBPs et les responsables financiers examinent les allocations de ressources temporaires et les dépenses par département au
réunions mensuelles avec un objectif global de réduction des dépenses et de concentration sur l'utilisation efficace de
ressources. Le graphique ci-dessus montre une réduction réussie du nombre de travailleurs temporaires.
engagé dans les fonctions de soutien.

Taux de rotation des employés mensuel

Rotation Mensuelle des Employés - Personnel Opérationnel

6%

5%

4%

3%

2%

1%

0%
Avr Mai juin Juil Août Sep Oct Nov Déc Jan Fév Mar

Qui me 2016-17 En attente 2016-17 Qui laissez-moi 2017-18 En service 2017-18

Les niveaux de chiffre d'affaires continuent de refléter largement ceux de 2016-17, avec une réduction dans le soutien/activation.
le turnover des employés par rapport à l'année dernière. L'absence d'un programme de sortie anticipée en 2017-18 se reflète
en l'absence d'un pic de chiffre d'affaires cette année.

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 Taux de rotation mensuel des employés - Personnel de soutien/de facilitation

6%

5%

4%

3%

2%

1%

0%
Avr Mai Juin Juil Août Sep OctobreNov Déc janv Févr Mar

2016-17 2017-18

Recrutement et sélection

TalentPool

Le premier processus pour les responsables de zone, les responsables de groupe, les responsables de station et les responsables d'équipe est complet.

Le réservoir de talents pour tous les employés a été lancé à la fin d'octobre. Grâce à notre processus de réservoir de talents, nous
sera capable de développer des employés performants et à fort potentiel avec le potentiel d'assumer
de plus grandes responsabilités lorsque des opportunités se présentent dans notre Service. Le Vivier de Talents est conçu
identifier et attirer les talents qui sont prêts, ou presque prêts, pour une promotion ou des mutations latérales vers des postes clés
les parties de notre Service. Le Réservoir de Talents se concentre sur la planification de la succession, et non sur le remplissage des postes vacants, et cela va
devenir la source normale pour toutes les promotions temporaires.

Recrutement

A new automated system for on-call firefighter applicatons launched on the 30 October. The tracking
le système facilitera le processus pour le candidat en ayant un point unique pour se connecter et vérifier le
processus de leur candidature, leur offrant un parcours plus positif dès le premier jour de leur carrière avec nous.

Le recrutement de douze pompiers Wholetme a été lancé le 9 octobre. Ces postes sont
initialement ouvert à nos collègues pompiers d'astreinte une opportunité de postuler pour une carrière chez [COMPANY]
[NOM]. Cette opportunité nous permet de valoriser la contribution que nos collègues en appel apportent déjà à
le service en tant que pompiers compétents. Cela s'appuie sur notre engagement à briser les barrières perçues
entre les équipes d'appel et les équipes en permanence et pour encourager l'inclusivité. Cela souligne un message selon lequel prendre un
Le rôle de pompier d'astreinte peut être une voie d'accès à une carrière dans les services d'incendie et de secours. C'est un moyen de fournir
les niveaux d'équipage que nous exigeons pour fournir un service au public aussi rapidement que possible et représentent
rapport qualité-prix et utilisation prudente des fonds publics.

Induction

Le premier 'Bienvenue chez [NOM DE L'ENTREPRISE]' a eu lieu le 25thOctobre 2017 Cette session en face à face
aimed at introducing new colleagues to the strategy and values of our Service. The event included a
« marché » dans la zone de rassemblement de notre Quartier Général de Service présentant nos services.

Deux sessions d'intégration pour les nouveaux/nouveaux managers promus ont également eu lieu.

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Présence

Ce qui suit reflète le nombre de jours de congé maladie (en jours calendaires) pris lors des 12 mois précédant le 31 octobre
2017.

Entre Service Opérationnel Entreprise

(inc Contrôle EEs)
Proportion des congés de maladie liés au staking 60 % * 60 % * 71%
Jours de maladie médian 6 7 5
Jours de maladie moyens 21,7 24,5 17.8
Jours de congé maladie max 359 359 254
Nombre total de jours de calendrier perdus en raison
12 051de maladie 7 964 4 087
* Les données excluent les employés en astreinte en raison de limitations système, ce qui signifie que nous ne pouvons pas rapporter les employés en astreinte.

maladie.

Dans les futurs rapports, nous pourrons commencer à présenter des informations concernant les tendances de la maladie - par exemple si
Les taux de maladie augmentent/diminuent avec le temps. Nous aurons également accès aux données des groupes familiaux pour
comparaison.

Relations avec les employés

Gestion de cas

SW SE NW NE Société Total
(Contrôle)

Plainte 0 2 2 1 4 9

Disciplinary 3 4 0 2 0 9

Gestion des absences 10 15 8 10 13 56

Gestion de la performance 2 1 6 1 0 10
Affaire soulevée formellement, mais
résolu informellement à l'aide de 1 0 0 3 0 4
méthodes alternatives*
Affaire résolue avant
1 1 1 0 0 3
être élevé formellement*
* Les chiffres informels de gestion de cas tels que rapportés à [NOM DE L'ENTREPRISE] SLT en septembre 2017.

Malgré une tendance à la baisse des cas disciplinaires formels au cours des trois mois précédents, octobre a vu un
augmentation de 5 en septembre à 9 en octobre. Il y a eu un total de 4 nouveaux cas ouverts en octobre,
deux d'entre eux liés au même incident et aucun cas n'a été clôturé pendant ce mois.

Les cas de griefs sont restés à 9 bien qu'il soit à noter que 5 de ces cas ont été résolus au cours de
Octobre.

Le nombre total de cas de gestion des absences a augmenté à 56 cas, le nombre le plus élevé depuis ce reporting.
Cependant, 8 de ces cas ont été résolus au cours d'octobre, avec ces employés revenant au travail.

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Le nombre de cas soulevés en tant que disciplinaire ou de grief mais résolus de manière informelle en utilisant des alternatives
les méthodes ou les cas résolus avant d'être soulevés formellement sont en augmentation. Cela indique que tôt
l'intervention est efficace et les employés essaient de résoudre leurs préoccupations de manière informelle avec leur supérieur.
Le manager avant de soulever une plainte formelle. De même, une attention est accordée par les managers à
résoudre les problèmes de comportement de manière informelle lorsque cela est possible.

Suite au lancement de la Politique de Dignité au Travail, nous développons un groupe de cinquante employés pour agir comme
Conseillers sur la dignité au travail. Quatre cours ont été programmés avec 32 participants se tenant les 13 et 14.
Novembre 2017, 23-24 Novembre 2017, 27-28 Novembre 2017 et 15-16 Février 2018.

Une entreprise externe a organisé une formation supplémentaire sur les préjugés inconscients lors d'un Forum de Leadership en octobre.
aidez-nous à mieux comprendre son impact et ce que nous pouvons y faire. Le Service comprend que
unconscious bias can influence decisions in recruitment, promoton and performance management. The
L'objectif de la formation était de remettre en question nos préjugés inconscients naturels et de nous en rendre compte. Tests
ont été mis à la disposition de tous les employés pour s'évaluer eux-mêmes afin de mesurer leur propre biais inconscient à travers
Tests d'Association Implicite de Harvard (IAT).

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Activité de l'équipe de soutien RH

Call Volumes

Au cours des 12 derniers mois, l'équipe de support RH a traité en moyenne 186 appels téléphoniques par semaine.
La baisse des appels à la fin du mois d'août correspond à la fête bancaire d'août, lorsque le bureau était fermé. Sur
L'activité de recrutement a été séparée en novembre 2016 et le volume d'appels de l'équipe de support RH a diminué.
en conséquence.

Suite à la mise en œuvre du système de gestion des cas des relations avec les employés de Cherwell, nous
travailler avec Sollerts, le fournisseur de logiciels, pour élaborer un ensemble de rapports qui nous permettra de
interroger le système de gestion des appels transactionnels Cherwell et faire rapport sur l'équipe de support RH
productivité. Cela s'étendra à la fois aux activités transactionnelles normales et au recrutement à la demande.
activité.

Volumes d'appels téléphoniques de l'équipe de soutien RH

450
400
350
300
250
200
150
100
50
0
Mar Avr Mai Juin Jul Août Sep Oct Nov Déc Jan Févr

2016-17 2017-18

Comme recommandé par l'auditeur externe de l'organisation en janvier, l'équipe de support est auditée, sur une
mensuellement, sur l'exhaustivité de leurs fichiers transactionnels. L'audit, réalisé par le support RH
Le Responsable d'Équipe et l'Agent d'Information sur la Main-d'œuvre impliquent un examen de chaque transaction et de la piste d'audit.
vérifications des dossiers du personnel des employés concernés. Si un élément est manquant, alors un dossier est considéré comme étant

incomplet
Ceci est une exigence en cours.

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 Audit de fichier de l'équipe de soutien RH - Oct 2017

100%
78%
80% 74%

60%

40%
26 %
22%
20%

0%
Oct Moyenne à ce jour

Fichier complet Fichier incomplet

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Activité de l'équipe de santé et de fitness au travail

Monthly ManagementReferrals

2016-17 2017-18
Références de gestion OH - Top 5 Raisons - 2017
Avr 19
Mai 25 Blessure/Fx. 12
Juin 29
Problèmes de dos. 18
Juil 20
Août 13 Mental Wellbeing. 86
Sep 18 MS Haut du corps. 22
Oct 23
Nov MS Partie inférieure. 25
Déc
janv. 22
Fév 23 Les chiffres ci-dessus reflètent le nombre de références et non la part en pourcentage.

Mar 20
Rendez-vous de santé au travail – Janv. Oct 2017
Surveillance de la santé additionnelle 9
Surveillance sanitaire annuelle 34
Instructeur BA Évaluation de la santé 7
Surveillance de la santé LGV 67
Physiothérapie 127
Évaluation pré-emploi - Opérationnelle 53
Évaluation préalable à l'embauche – Non opérationnelle 20
Surveillance Sanitaire Standard 237
Consultation non planifiée 33
Évaluation des ateliers 15
Total 602

Les références ont augmenté au cours du mois dernier, certaines affaires à long terme / conditions de santé chroniques apparaissant.
Cela aura un impact sur les niveaux d'absence pour maladie et également sur le nombre d'employés qui pourraient être transférés à
devoirs modifiés pour des périodes variables.

Un travail reste encore à faire avec les gestionnaires à tous les niveaux pour garantir des références précoces ; nous constatons encore que
les recommandations arrivent en retard et sont loin d'être au début du problème de santé de quelqu'un - souvent pour des raisons de bonnes intentions
- mais cela retarde les conseils et le soutien que nous pouvons offrir, ce qui est souvent précieux à un stade précoce.

Certaines de nos recommandations proviennent de l'équipe de fitness et font partie des mesures de soutien pour garantir que
Les pompiers opérationnels peuvent atteindre des niveaux de condition physique adéquats, ce qui garantit leur capacité à entreprendre
activité intense en toute sécurité dans le cadre opérationnel.

La santé au travail fait partie du groupe de travail de la campagne IOSH « Notme to lose » autour de
occupatonal cancers; we are looking at what resources we can utlise to inform and educate employees
au cours de leurs contacts avec nous et également quels outils de promotion de la santé pourraient être précieux dans l'ensemble du service.

Nous examinons un projet d'éducation et d'information sur l'hydratation et son importance pour
sapeurs-pompiers opérationnels, nous espérons collaborer avec Anglian Water et utiliser leur ‘aimer chaque goutte’
logo ; il peut également être utile pour Anglian Water d'utiliser nos équipes de sécurité communautaire pour délivrer des messages
à propos de l'eau saine dans le cadre domestique.

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Activité de l'équipe de fitness

Visites de Staton Évaluations de la condition physique

L'équipe de remise en forme a effectué 57 évaluations de condition physique (FITECH) lors des visites de staton en octobre 2017.

RÉSULTAT Laissez-moi En garde TOTAL

Réussi 36 21 57
révision trimestrielle 1 7 8
6 revue hebdomadaire 1 0 1
Revue hebdomadaire 3 2 0 2
40 28 68

Visite de Staton FITECHtests - Octobre

Résultat FITECH Laissez-moi En appel

Réussi 36 21
Revue Mensuelle 3 1 7
6 Revue Hebdomadaire 1 0
3 Revue Hebdomadaire 2 0

Les employés qui sont soumis à un examen de 3 semaines sont retirés de leurs tâches opérationnelles par leur station.
Gestionnaire.

Rendez-vous mensuels au siège du service

Ainsi que des évaluations individuelles FITECH qui sont effectuées sur des stations et des révisions de suivi à
Le siège des services, des rendez-vous ont également été organisés pour des évaluations fonctionnelles, En cas d'appel pré-
évaluations et jours d'évaluation à la demande. Celles-ci sont principalement effectuées à Kelvedon Park dans la forme physique
suite.

Activité de l'équipe de fitness - Avr-Oct 2017

Évaluation fonctionnelle
Journées d'évaluation sur appel

FITECH individuel annuel à KP

Évaluation préalable à l'appel

Revue mensuelle

3 examens hebdomadaires 6 revue hebdomadaire

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 AppointmentType Numéro
Visites de Wholetme staton 7
Visites en appel à la station 4
FITECH annuel individuel chez KP 16
Revue mensuelle 19
6 examens hebdomadaires 5
3 révisions hebdomadaires 2
Pré-évaluations en appel 36
Jours d'évaluation sur appel 2
Evaluations fonctionnelles 1

En septembre, l'équipe de fitness a lancé un compte Instagram (@companyName) pour fournir des conseils sur la santé et
fitness advice. The aim of this account is to help increase interest in the on call recruitment.

L'équipe de fitness a réalisé ce qui précède alors qu'un membre à temps plein de l'équipe a été sur
maternity leave. Therefore, the team have slightly reduced the amount of educatonal / guidance work
ils feraient normalement pour les deux stations et KP. L'introduction de la nouvelle politique de remise en forme qui doit être
sera mis en œuvre, y compris la période de support de 6 mois, aura également un impact sur les charges de travail de l'équipe.

Diversité de la main-d'œuvre

En septembre, nous avons rendu compte spécifiquement de la diversité de nos employés. Cette information sera
fourni sur une base trimestrielle et est de nouveau présenté en janvier 2018, pour refléter les positions à la
fin de 2017-18 T2 et T3 respectivement.

Calendrier des événements

Date Event
12-19 novembre Semaine interconfessionnelle

13-17 November Semaine de lutte contre le harcèlement

3 décembre Journée internationale des personnes
avec des handicaps

James Joseph travaillera avec Paul Pemberton et les communications d'entreprise pour marquer de manière appropriée le
Journée internationale des personnes en situation de handicap avec partage d'informations pertinentes. Un certain accent sera mis sur
le Schéma de Confiance en matière de Handicap, ce que cela signifie pour nous en tant qu'employeur et l'influence que cela aura sur
recrutement en 2018.

En octobre, nous avons signé le Pacte de Foi aux côtés de l'OPFCC, la police de [NOM DE L'ENTREPRISE] et [NOM DE L'ENTREPRISE]
Conseil du comté. James Joseph sera le représentant des services au comité de pilotage de la fidélité.
Groupe.

Des sessions de sensibilisation à la dyslexie seront proposées en décembre et janvier, destinées aux personnes qui pensent qu'elles
peut-être dyslexique, Managers, Personnel des RH et Personnel de Formation. Les sessions se tiendront durant la journée et pendant
le soir pour maximiser l'opportunité d'assister.

We are holding a collaboratve event with [COMPANY NAME] Police and East of England Ambulance
Service le 8 mars 2018 pour la Journée internationale des femmes.

Évaluation de poste

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 Quatre panels ont eu lieu depuis la fin août ; le dernier le 6.thOctobre 2017. De novembre à
En janvier 2018, 5 panneaux supplémentaires sont réservés et confirmés avec les membres du panel. Deux panneaux seront
tenu par mois jusqu'à l'été 2018 en fonction de la demande. Les panels internes ont évalué 20 rôles pour
date. 12 membres du panel ont déjà siégé sur un panel avec les 3 restants devant le faire d'ici décembre.

Aperçu des appels JE par direction

Appel
Numéro Appel
résultat
de JE Nombre de Final outcome no
diffère
Les appels des employés du département résultat changer de Commentaire
de
(par affecté reçu original
original
rôle évaluation
évaluation

Finance 5 huit 5 3 2 complet

3 appels exceptionnels :
2 en attente de la soumission finale de
Propriété 5 7 2 0 2
responsable, 1 reçu le 31/10 pour
soumission à Hay

Purchasing 1 2 1 1 0 complet

Ateliers 5 5 5 4 1 complet

Plus sûr
6 32 6 5 1 complet
Communautés

RH & OD 4 6 4 3 1 complet

TOTALS 26 60 24 16 7

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