TECHNIQUES DE BUREAU

TECHNIQUES DE BUREAU.-Celles-ci se réfèrent aux caractéristiques d'un bureau, au travail qui y est effectué.
il s'agit de la gestion des machines et des outils de bureau, de la même manière, il montre comment
peuvent être la secrétaire ou le bureau qui aide à développer certaines techniques, qualités de
type social, pour effectuer efficacement ses tâches et lui fait également connaître l'importance
de l'amélioration des relations humaines à travers la compréhension de soi-même
personnalité et connaissance du comportement humain.

De la manière dont le secrétaire ou l'employé exécutif exécute son travail et respecte ses
obligations, la courtoisie et le soin avec lesquels ils s'occupent des clients, l'initiative qu'ils développent
ses fonctions, de la loyauté, qu'il démontre envers l'institution et de l'ordre et de la précision qu'il a
La gestion des documents dépend en grande partie du succès des affaires.

On dit aussi que c'est l'ensemble des procédures et des compétences que doit connaître le
fonctionnaire, pour organiser et développer efficacement son travail au sein du bureau.

OBJECTIF.- L'objectif est de faciliter le travail du serveur public et de lui donner une vue d'ensemble actualisée.
les procédures et les techniques qui sont utilisées dans la gestion quotidienne d'une entreprise ou d'une institution
À la fin de celui-ci, les élèves devront être capables de distinguer les éléments et
fonctions d'une entreprise ou d'une institution ; ils sauront également apprécier l'importance de la
communication orale et écrite dans l ’entreprise, comprenant la fonction qu ’ont les
documents et la correspondance dans la gestion de ceux-ci, ainsi que les techniques et systèmes
pour votre dossier, ils analyseront l'importance de la comptabilité et comment utiliser le Plan Général de
Comptabilité, identifiant correctement les groupes et les comptes.

IMPORTANCE.-L'importance de l'amélioration des relations humaines à travers la

compréhension de sa propre personnalité et connaissance du comportement humain.

Celles-ci permettent une organisation et une systématisation de toutes les informations de la

institution.
Ils facilitent la performance professionnelle dans les institutions ou les entreprises et les fonctionnaires.
Ils accélèrent le déroulement des transactions de l'entreprise en laissant une image d'efficacité et
organisation devant le public.

VOTRE APPLICATION.-Celles-ci s'appliquent à chacun des postes de bureau, c'est-à-dire dans les
différentes occupations nécessaires selon les exigences de l'institution ou de l'entreprise, dans le
bon fonctionnement d'un bureau, quelle que soit la nature de ses activités, se
considérant 3 facteurs importants qui sont :

L'équipe humaine (personnel de travail) constitue une ressource essentielle d'un système de
information, car elle permet d'adapter la conception d'un système d'information aux
besoins ou carences d'informations qui peuvent être détectés, en outre cela permet
réaliser les ajustements nécessaires pour atteindre les objectifs attendus.
Matériel ou équipement de travail.- cela fait référence à l'installation d'équipements et du local
où vont être exercées les fonctions c'est-à-dire le lieu.
 Ressources Financières.-Ce sont les moyens qui permettent de disposer des autres éléments.
pour pouvoir concevoir, mettre en œuvre le système et contrôler les ressources
humains.

OCUPATIONS LES PLUS COMMUNES DANS UN BUREAU :

1.Réceptionniste.-C'est une fonction exercée par une personne qui s'occupe du public,
servant de lien entre le public et le personnel de l'institution, tâche intéressante et
parfois très difficile, à certaines occasions cela mettra à l'épreuve le jugement et la personnalité
du serveur public.

Fonctions que doit remplir :

Recevoir des visites et organiser des entretiens avec habileté

Causer une bonne impression dans l'institution en faveur des relations publiques.
capacité de distinguer entre les personnes qui visitent et les clients qui nécessitent quelque chose
trámite.
Être complice de toutes les transactions privées tant du chef que de la
compagnie.

QUALITÉS D'UNE BONNE SECRÉTAIRE RÉCEPTIONNISTE :

Avoir une bonne apparence et une bonne disposition, cela signifie qu'il prend soin de son apparence personnelle,
il doit être à l'abri de toute critique.
Avoir une habitude de travail ordonnée, c'est-à-dire que votre espace de travail soit en ordre et propre.
Avoir de l'exactitude, c'est-à-dire que la réceptionniste doit toujours se concentrer sur son travail.
et ne jamais confondre exactitude avec rapidité.
S'intéresser toujours aux clients
Ne pas avoir de plaintes des clients et éviter les conflits.
Vision claire, voix agréable et bien articulée
Bonne mémoire des voix, beaucoup de tact et de discrétion
Mémoire générale et contrôle, suffisamment de patience
Un sourire aux lèvres et la capacité de s'intéresser aux autres
Équilibre et confiance, sécurité en soi
Dédication personnelle et à son travail
Maîtrise de sa langue et d'autres encore
Intérêt sincère pour les personnes.

LA SECRÉTAIRE RÉCEPTIONNISTE DOIT CONNAÎTRE CE QUI SUIT :

Mise en service du standard téléphonique

L'organisation interne de l'entreprise
Les normes et règles de l'entreprise
Les noms de tout le personnel y compris ceux de rang inférieur
Les numéros de téléphone des clients et liés à la société ou
institución.
Les extensions correspondantes à chaque département de la société.

2. Assistant de bureau. - C'est le fonctionnaire qui apporte un soutien au secrétariat et aux autres.
agents qui travaillent dans cette institution.
Fonctions à remplir.- Spécifiquement, les fonctions au bureau consistent à recueillir
information, la traiter, l'enregistrer et l'utiliser, les moyens pour réaliser ces fonctions
déprendront du degré d'automatisation atteint.

3. Secrétaire Exécutif.

BONNES MANIÈRES :

Les bonnes manières sont l'expression du meilleur que chacun a dans son cœur à donner.
les autres. Bienveillance ou égoïsme ? Ce n'est pas un simple romantisme ou de la mièvrerie. Les bonnes manières
ils expriment véritablement le niveau de conscience que nous avons envers la dignité des autres.

Il est important :

Apprendre à sourire, peu importe votre tempérament.

Avoir l'habitude de saluer, quel que soit votre poste dans l'entreprise.
Surveiller le ton de vos paroles pour ne pas offenser l'autre.
Soyez conscient du mal que font les mauvaises paroles.
Lorsque nous devons attirer l'attention ou discuter, il est nécessaire de se rappeler ce que nous voulons.
intégrer non désintégrer.
Ser consciente las carcajadas en una mujer la hacen parecer vulgar. Se puede reír con muchas
gagne sans avoir besoin de faire du scandale.

Sur le plan physique. -Parce que tu seras préoccupée par l'apprentissage et la recherche d'un style.
personnel qui englobera les pièces de ta garde-robe, maquillage et coiffure. Ce style a
que exprimer le vrai toi, tes valeurs, ainsi que tes ambitions professionnelles.

Sur le plan humain. - Quand, par exemple, nous décidons de prendre des cours de savoir-vivre
pour apprendre l'utilisation et la manipulation des couverts, tu augmenteras ta confiance en toi-même
puisque face à la connaissance de ce qui est correct et de ce qui est incorrect, tu te comporteras avec
maire soltura.

En aspect spirituel.- Ce n'est pas la même chose de saluer avec la joie de savoir que vous allez à une rencontre
avec d'autres, à saluer parce que c'est une coutume. La véritable relation avec les autres se
construire depuis les forces spirituelles et nécessite un effort intérieur pour faire d'un
salutation simple, apparemment, une chanson de bienvenue pour les autres.

Cela nécessite qu'il y ait en effet des réserves, du combustible, de l'engrais. Je fais référence au fait que la vie
intérieur, ajoute un voile spécial à l'âme d'une femme. Cela te rend plus sensible, plus chaleureuse, plus
humain. Le cœur devient touffu, et désireux de créer de nouvelles façons de se relacionner avec
les autres.

Un conseil qui ne sera pas de trop. Les bonnes manières se montrent par des gestes, tout comme dans
mots et faits. Son caractère distinctif est le sourire. Le poète Horace le disait : "Rien n'empêche de dire le
vérité souriante". Réfléchis-y.

TECHNIQUES POUR LA GESTION DES ARCHIVES :

C'est le processus de réception, d'organisation, de classement et de conservation adéquate des documents.

en un endroit déterminé afin de les localiser facilement et rapidement et de les protéger des pertes et
détérioration etc. Ce système va permettre de classer et de rechercher rapidement les documents.
Son importance.-représente la mémoire d'une entreprise ou la conservation des documents,
seuls les documents importants sont conservés.

LA FINALITÉ D'ARCHIVER.- un fichier n'a pas plus de valeur lorsque les documents que
contiennent ne peuvent pas être localisés rapidement. Il est nécessaire d'observer des règles fixes qui
permettant de sélectionner et d'organiser les titres et ainsi pouvoir archiver tous les
documents adéquatement.

TIPOS DE ARCHIVOS:

Il existe plusieurs types de fichiers, parmi lesquels nous mentionnerons les plus importants :

Fichier inactif.-C'est celui qui est conservé pendant plusieurs années

Fichier Central.-Celui qui est gardé dans le Sous-sol

Archivoactivo.-Son los documentos actuales.

Fichier semi-actif.-Documents conservés pendant un an, utilisés pour consultation et

constatation.

SISTEMA DE ARCHIVO:alfabético, numérico, geográfico por asunto:

Système alphabétique - correspond à l'association de la lettre A à la lettre Z.

CLASSEMENT DES DOCUMENTS.

Documents vitaux.- comprend des documents juridiques de constitution titres de propriété

actes publics.

Documents importants.- inclut les factures, l'enregistrement des achats, la correspondance reçue et
expédiées.

Documents utiles.- Inclut une correspondance générale telle que des mémorandums, des lettres,
informations, normes légales, reçus et autres.

Documents non essentiels.- annonces formats, affiches, invitations et matériel de documentation.

UTENSILES DE BUREAU.- Il existe un nombre incalculable d'ustensiles qui sont utilisés à l'intérieur d'un
bureau, parmi eux nous nommerons :

Archivador de oficio large

Archivage de métier mince
Canastilla porte-documents
Agrafeuse
Perforatrice
Stylo à bille
Bureau d'ordinateur
Grand cahier relié