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PUBLIPOSTAGE
I) Introduction :
La fonctionnalité de publipostage vous permet de personnaliser facilement des lettres, certificats ou autres
documents que vous souhaitez imprimer pour un grand nombre de personnes.
La clé du publipostage : vérifiez vos données avant de commencer ! Word extrait les données de la liste
(noms, adresses et autres informations, …) directement de votre feuille de calcul Excel vers les messages
électroniques, étiquettes, enveloppes ou documents que vous créez. Plus ces données sont valides, plus
vous obtiendrez de bons résultats
II) Préparer les données dans une feuille de calcul Excel
La fusion se déroulant mieux si toutes les informations nécessaires sont prêtes, il est utile de nécessaire de
structurer de manière tabulaire la feuille de calcul Excel en les éléments suivants :
• Les en-têtes de colonnes doivent correspondre clairement au type de données de chaque colonne.
➢ Par exemple : Utilisez des en-têtes de colonne
comme Prénom, Nom, Adresse et Ville, plutôt que
Colonne 1, Colonne 2, Colonne 3 et Colonne 4.
• Utiliser une colonne distincte pour chaque élément à inclure dans le publipostage
• Ne pas inclure que les lignes et les colonnes contenant des données dans la liste d’adresses (Eviter
les colonnes vides)
Remarque : Apporter des modifications ou ajouter des données dans votre feuille de calcul avant de la
connecter à votre document de fusion dans Word. Si votre feuille de calcul contient des dates, des heures,
des valeurs monétaires ou des codes postaux qui commencent ou se terminent par un 0 (zéro), consultez
Mettre en forme les nombres, dates et autres valeurs de fusion.
III) Commencer la fusion
• Sur l’onglet Fichier
• Cliquer sur Nouveau document
• Sur l’onglet Publipostage
• Cliquer sur Démarrer la fusion et le publipostage
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• Cliquer sur le type de fusion et publipostage que vous
souhaitez exécuter
• Cliquer sur Sélection des destinataires
• Cliquer sur Utiliser une liste existante
• Sélectionner la feuille de calcul Excel, puis Cliquer
sur OK
➢ Si Word vous y invite, sélectionnez Feuil1$ et
cliquer sur OK
• Pour inclure uniquement une partie des personnes
ou éléments de votre feuille de calcul
• Cliquer Modifier la liste de destinataires
• La zone Destinataires du publipostage apparaît.
• Dans celle-ci, vous pouvez sélectionner uniquement les lignes
que vous souhaitez inclure
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IV) Insérer des champs de fusion et publipostage
Une fois que vous avez commencé votre publipostage électronique, publipostage d’étiquettes ou
publipostage de lettres et établi une connexion à votre liste d’adresses, vous pouvez ajouter des champs de
fusion et publipostage. Chacun d’eux extrait les informations de votre liste d’adresses et personnalise
chaque message, étiquette ou lettre :
• Cliquer à l’endroit où vous souhaitez insérer le
nouveau champ
• Développer l’option Insérer un champ de fusion en
utilisant la flèche
• Cliquer sur le nom du champ à insérer
• Si le nom de votre champ ne s’affiche pas dans la
liste. Cliquer sur le bouton Insérer un champ de
fusion.
V) Impression
• Dans l’onglet Publipostage
• Cliquer sur Aperçu des résultats
• Cliquer sur les flèches pour améliorer
l’aspect des champs fusionnés.
• Cliquer sur Terminer et fusionner
• Puis Imprimer les documents
