Guide informatique clubs

Ligue de Paris Ile-de-France de Football

Emmanuel BLAZEIX
Correspondant régional informatique
E-mail : [email protected]
Tél. : 01 42 44 12 10
Version 1.2 du 10 janvier 2019

Sommaire

Introduction...................................................................................................................................................................2
Footclubs .......................................................................................................................................................................2
La messagerie @lpiff.fr ............................................................................................................................................... 20
Extranet LPIFF ............................................................................................................................................................. 20
Mon espace FFF ........................................................................................................................................................... 28
FMI .............................................................................................................................................................................. 30
Footclubs COMPAGNON............................................................................................................................................. 33
Sécurité informatique : quelques bonnes pratiques ..................................................................................................... 36

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Introduction
Ce document a pour but de vous donner les principales clés pour travailler au mieux avec les outils du système
d’information géré par la Ligue de Paris Ile-de-France de Football. Il a été entièrement réécrit en juillet 2018. Il sera mis
à jour régulièrement en tenant compte le plus possible de vos attentes, de vos retours et des évolutions des
applications que vous utilisez.

N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires et suggestions à propos de ce document et des outils mis à
disposition par la fédération ou la ligue.

Footclubs
Footclubs est l’outil de gestion de votre club. Il permet d’effectuer l’ensemble des tâches liées à votre activité de club
de football :

 Gestion des licences

 Gestion de votre organisation (membres, etc.)
 Gestion des compétitions
 Etc.

Footclubs est une application web. Cela signifie que vous n’avez rien à installer, vous pouvez y accéder via un simple
navigateur connecté à Internet à l’adresse suivante :

 https://footclubs.fff.fr

Il est recommandé d’utiliser un navigateur récent et mis à jour régulièrement comme Mozilla Firefox ou Google
Chrome. Footclubs n’est pas entièrement compatible avec le nouveau navigateur Edge de Microsoft.

Votre login et votre mot de passe sont personnels. Ils vous sont fournis au moment de la création de votre compte.

Aide en ligne
L’application Footclubs est très complète et très volumineuse. D’autre part, elle évolue régulièrement pour apporter
toujours plus de fonctionnalités et de services. Ce guide vous donne les grandes lignes de son utilisation de base, mais
vous trouverez toutes les ressources d’aide en ligne en cliquant sur le point d’interrogation présent dans Footclubs :

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Utilisateurs et droits
Footclubs propose différents profils utilisateurs. En plus de ces profils, un rôle particulier a été créé pour gérer les
utilisateurs : le correspondant Footclubs.

C’est le seul utilisateur à pouvoir gérer les utilisateurs Footclubs. C’est lui qui peut déterminer qui possède quels droits.
Les droits aux différents modules sont donnés de deux manière :

 Gestionnaire : l’utilisateur peut lire et modifier le contenu du module

 Invité : l’utilisateur peut simplement lire les informations

Cette notion Gestionnaire / Invité est combinée avec un accès spécifique à chaque module :

 Organisation
 Licences
 Educateurs
 Compétitions
 Joueurs fédéraux
 Centre de formation
 Projet Club
 D.N.C.G.

Un utilisateur peut par exemple être gestionnaire organisation, licences, éducateurs et compétitions :

NB : il n’est pas possible de « panacher » un profil en permettant à un utilisateur d’être à la fois gestionnaire d’un
module et invité dans l’autre.

Vos identifiants sont définis selon votre nom et votre prénom. Par exemple : « eblazeix » pour « Emmanuel BLAZEIX ».

Important : vos identifiants sont personnels et ne doivent pas être communiqués à un tiers. Vous ne devez pas créer
d’identifiant générique non-nominatif.

Réinitialisation du mot de passe

En cas de perte ou d’oubli de votre mot de passe, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Mot de passe oublié ».

Si vous n’indiquez pas la bonne adresse mail, un message d’erreur apparaît, « Le compte est incorrect, incomplet, ou
inactif. Merci de contacter votre centre ressource ».

Dans ce cas, si vous êtes le correspondant Footclubs et que votre adresse email n’est plus correcte, vous pouvez
envoyer un mail à [email protected] pour demander la modification de votre adresse e-mail en utilisant la
messagerie officielle de votre club @lpiff.fr

Si vous êtes un utilisateur Footclubs, veuillez prendre contact avec votre correspondant Footclubs qui sera en mesure
de régler ce problème.

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Le mot de passe doit respecter les critères de sécurité suivant :

 De 8 à 30 caractères
 Au moins une majuscule
 Au moins une minuscule
 Au moins un chiffre

Démarrage d’une saison

Pour bien commencer la saison il est important de respecter les règles suivantes. Attention, les modifications
suivantes ne peuvent être faites que par le correspondant Footclubs de votre club :

 Mise à jour du bureau

 Validation du bureau

Mise à jour du bureau

Le correspondant Footclubs doit créer et/ou modifier les membres du bureau. Ils occupent les fonctions suivantes :

 Le Président
 Le Correspondant
 Le Secrétaire
 Le Trésorier

Vérifier que les adresses postales sont correctes auprès de chacune des personnes. Vérifier que les adresses mails
n’ont pas changées et sont correctement orthographiées. Merci de faire en sorte que l’adresse MAIL du
CORRESPONDANT soit déclaré dans le champ EMAIL PRINCIPAL et si possible soit mise à DIFFUSABLE.

Il est important que les 4 membres cités plus haut fassent référence à des personnes physiques (qui parfois pourront
occuper plusieurs postes même si cela n’est pas souhaitable sur le fond), puisque des licences devront leur être faites.

Valider le Bureau
Le bureau doit contenir les membres cités plus haut. Ces quatre fonctions doivent obligatoirement être remplies.

Licences membres du bureau

S’ils ne sont ni joueur, ni arbitre, ni éducateur, alors une licence Dirigeant devra leur être faite. Pour pouvoir faire des
demandes de licences, il est obligatoire que les membres du Bureau soit eux-mêmes licenciés.

Vous ferez vos demandes des licences pour les autres membres non obligatoires de votre Bureau ensuite.

Mise à jour financière si nécessaire

Le message apparaît sur la première page à droite en haut sur Footclubs ou consulter le relevé dans Footclubs. Si vous
n’êtes pas à jour, l’édition (impression) de vos licences est bloquée.

Changement de correspondant Footclubs

Le correspondant Footclubs est la personne désignée par le club (sous couvert du Président) qui est l’interlocuteur de
la F.F.F. pour l’utilisation du logiciel Footclubs et qui a les droits pour le club, de déclarer d’autres utilisateurs, de les
supprimer et de modifier leur profil, et de modifier les informations du Bureau.

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Si vous devez changer de correspondant Footclubs, il est impératif d’effectuer cette modification le plus rapidement
possible afin que la transition soit la plus courte possible.

1. Connexion à Footclubs (https://footclubs.fff.fr)

2. Noter et conserver précieusement les codes OFFIFOOT (menu Organisation » Codes OFFIFOOT)
3. Déconnexion de Footclubs
4. Cliquer sur le lien « Démarches administratives » en bas à gauche de la page de connexion

Ensuite vous aurez besoin des codes OFFIFOOT récupérés lors de la 2e étape pour pouvoir continuer et effectuer la
demande officielle de changement de correspondant Footclubs. Vous pourrez envoyer directement en la scannant la
lettre pré-remplie imprimée, signée par le président et tamponnée sur [email protected]

NB : les codes OFFIFOOT du club sont accessibles dans Footclubs aux utilisateurs ayant des droits gestionnaire au
niveau de l’organisation du club.

Il existe trois démarches administratives possibles :

 Le club n’a pas encore d’accès et souhaite en ouvrir un

 Le club a déjà un ou des accès et souhaite demander le changement du correspondant Footclubs
 Le club a déjà un ou des accès et souhaite demander la fermeture de tous les accès à Footclubs

Il est important d’indiquer l’adresse email personnelle de l’utilisateur afin que celui-ci puisse être autonome en cas de
perte et/ou oubli du mot de passe à travers l’interface de récupération.

Photos d’identité
Footclubs vous propose de publier vous-même les photos des licenciés. Si vous devez scanner la photo d’identité, voici
quelques conseils pour optimiser l’opération :

 Placer la photo à scanner en haut à gauche de la vitre d’exposition de votre scanner

 Choisissez une résolution de 150 à 200 dpi

Pour gagner du temps vous pouvez également disposer plusieurs photos correctement alignées sur la vitre
d’exposition de votre scanner afin de numériser plusieurs photos dans avoir à effectuer des manipulations sur les
photos. Pour cela vous pouvez lancer l’aperçu de votre scanner et effectuer ensuite des numérisation successives en
recadrant la zone à scanner.

La photo d’identité doit respecter les règles suivantes :

 Le licencié doit être reconnaissable

 Le format est celui d’une photo d’identité (la photo peut mesurer 35 mm de large sur 45 m de haut)
 L’orientation doit être en portrait d’identité (format vertical)
 Le format numérique préconisé est le JPEG
 DPI : idéalement 200 dpi
 La photo doit être nette, sans surcharge ou altération
 La photo en couleurs doit présenter ni surexposition, ni sous-exposition (éclairage de face, correctement
contrastée, sans ombre portée sur le visage ou en arrière-plan)
 Le fond doit être uni, de couleur claire
 La tête doit être nue, les couvre-chefs sont interdits
 Le visage doit être dégagé, les yeux visibles et ouverts (sans «yeux rouges»)
 Le sujet doit présenter son visage face à l'objectif, la tête droite (expression neutre, bouche fermée)
 Le sujet doit fixer l'objectif
 La monture ne doit pas masquer les yeux
 Les verres teintés (ou colorés) sont interdits

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Scan des demandes de licences
Pour la demande de licence, les logos doivent être orientés vers le bas :

Recadrez et redimensionnez vos images scannées

Quel que soit le mode de numérisation (appareil photo, scanner), vous pouvez vérifier vos images avec des outils
compris dans vos systèmes d’exploitations comme Paint pour Windows ou Photos pour Mac pour un utilisateur
disposant du système d’exploitation Mac OS X.

Votre image doit respecter ces deux règles :

 Taille inférieur à 1,2 Mo

 Orientation comme indiquée dans Footclubs (par exemple « Paysage » pour la demande de licence).

Voici la procédure pour effectuer ces deux vérifications avec l’outil Paint :

1. Ouvrir votre explorateur Windows pour afficher votre image à son emplacement
2. Clic droit sur l’image puis Modifier
3. Dans Paint, effectuer les rotations si nécessaire pour que l’image soit correctement orientée
4. Cliquer sur « Redimensionner »
5. Choisissez « Pixels » (et non « Pourcentage »)
6. Réduire la taille si besoin en entrant une largeur de 1600 pixels par exemple pour la demande de licence ou
640 px pour la photo du licencié et tabulez (la hauteur sera modifiée automatiquement proportionnellement)
7. Cliquer sur OK
8. Fichier puis Enregistrer

Attention, pour le redimensionnement de l’image, vous ne devez jamais agrandir une image. Par exemple, si votre
image scannée de demande de licence a une largeur de 1200 px, vous pouvez la conserver ainsi : le changement de
largeur n’est nécessaire que si vous avez au départ une image beaucoup plus grande (par exemple 3000 px de large). Si
c’est le cas la taille du fichier risque de dépasser le poids de fichier de 1,2 Mo.

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Le bandeau de Paint comprend toutes les instructions importantes pour effectuer ces réglages :

Rotation d’une image :

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Redimensionnement :

Si vous avez scanné une zone trop grande, vous pourrez très facilement rogner votre image avec Paint (clic droit +
modifier sur le fichier image) :

1. Cliquez sur « Sélectionner » en choisissant le rectangle de sélection

2. Dessinez le rectangle de sélection que vous souhaitez (dans l’exemple on recadre sur le visage de notre logo)
3. Cliquer sur « Rogner »

Concernant l’orientation, les systèmes d’exploitations récents utilisent des outils pour rendre l’image correctement
orientée à l’affichage mais sans modifier l’image. Assurez-vous que l’image est correctement orientée en ouvrant
votre image avec Paint (clic droit sur l’image puis « Modifier »).

Cas particuliers
Si vous devez fournir une carte de séjour, vous devez la scanner recto/verso.

Pour les personnes d’origine portugaises, scannez le livret de famille ou le permis de conduire car c’est uniquement sur
ces pièces que figure votre ville de naissance.

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Demande de licence dématérialisée
Depuis la saison 2017-2018 vous pouvez utiliser les demandes de licences dématérialisées.

La demande dématérialisée est non obligatoire. L’option est offerte aux clubs qui souhaitent la mettre en œuvre.

À qui s’adresse-t-elle ?

Par contre

Mode opératoire
 Le club

Le club se connecte à Footclubs et envoie par e-mail les formulaires d’inscription dématérialisés à ses futures licenciés

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  Le licencié Le futur licencié consulte le mail d’inscription prépare et numérise les pièces
demandées (Document au format jpg). Attention chaque pièce numérisée ne devra
pas dépasser 5 Mo.

Il remplit le formulaire en ligne :

 le certificat médical (s’il répond à NON à toutes les questions du

questionnaire de santé et s’il n’y a pas eu de rupture de qualification, pas
besoin d’aller chez le médecin),
 le formulaire en ligne de demande de licence,
 il lit les conditions d’assurance,
 il joint les pièces au format jpg,
 et enfin il reçoit l’accusé réception de sa demande de licence.

 Le club

Suit l’avancement des demandes envoyées, contrôle leurs saisies et les pièces transmises. Il signe les demandes pour
qu’elles soient validées par la Ligue.
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  Le licencié

Quand sa licence est validée, le licencié reçoit par mail son attestation de licence

 Le club

Le club vérifie que les licences sont validées par la Ligue. Il n’y a plus d’état « Imprimée ». C’est l’état « Validée » qui
indique que la licence est active. En même temps le joueur reçoit une attestation, lui indiquant que sa licence est
active.

Comment faire une demande de licence dématérialisée ?

Prérequis
La dématérialisation des demandes de licences doit avoir été activée pour le club. Par défaut, le service de
dématérialisation des demandes de licences n’est pas activé. Seul le correspondant Footclubs peut l’activer.

Cette action aura pour effet de rendre accessible les menus permettant de gérer les demandes de licences
dématérialisées aux utilisateurs ayant un profil « Gestionnaire licences » :

 Le menu LICENCES/RENOUVELLEMENTS sur lequel apparaissent 3 colonnes supplémentaires permettant

d’initier des demandes de renouvellement dématérialisées.

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  Le menu LICENCES/DEMATERIALISEES qui permet de suivre l’état des demandes dématérialisées, de
contrôler les infos saisies par les licenciés, de signer les demandes et d’initier de nouvelles demandes

Il n’est pas possible de revenir en arrière. Une fois validée on peut revenir à l’état NON.

Rappel : la dématérialisation n’est pas obligatoire, cette activation ne vous oblige en rien vous pouvez en faire une, dix
ou pas du tout même si cette option est activée.

Différents étapes et statuts d’une demande dématérialisée

Il existe plusieurs états lors d’une demande de licence dématérialisée.

Les étapes modifient le statut de la demande au cours de la vie de cette dernière :

1. Le club initie un renouvellement ou une nouvelle demande dématérialisée

2. Statut de la demande = « Prise de contact » (Action du licencié)
3. Le licencié consulte le mail reçu et prépare les pièces à transmettre (si besoin)
4. Le licencié remplit le formulaire en ligne et transmet les pièces demandées
5. Statut de la demande = « Contrôle à effectuer » (Action du club)
6. Le club contrôle les infos saisies par le licencié et les pièces transmises (il peut modifier les pièces s’il constate
qu’elles ne sont pas correctes)
7. Statut de la demande = « En attente signature club » (Action du club)
8. Le club signe la demande de licence
9. La demande est soumise à la Ligue pour validation
10. La Ligue valide la licence
11. Le joueur reçoit une attestation de licence par mail

NB : en cas de refus de pièces, le club devra les envoyer de nouveau via le menu habituel Licences/Envoi pièces

Qu’est-ce que le « Signataire des demandes de licences dématérialisées » ?

Pour signer les demandes de licences dématérialisées, un nouveau rôle a été créé dans Footclubs : « Signataire des
demandes de licences dématérialisées » qui correspond à la personne qui signe les licences papier.

Seul le correspondant Footclubs peut attribuer ce rôle à un ou plusieurs des utilisateurs Footclubs de son club. Seuls
les utilisateurs qui auront ce rôle auront la possibilité de signer (et ainsi valider) les demandes de licences
dématérialisées qui sont dans le statut « En attente signature club ».

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Pour attribuer ce rôle à un utilisateur, le correspondant Footclubs doit se rendre dans le menu
Organisation/Utilisateurs Footclubs puis cliquer sur le nom de l’utilisateur correspondant. Il faut ensuite cocher la
case « Signataire des demandes de licences dématérialisées » puis valider.

Page Licences / Dématérialisées

Vous trouverez l’outil de suivi des licences dématérialisées dans le menu Footclubs Licences » Dématérialisées.

Il permet de suivre l’avancée des demandes de licences dématérialisées initiées par le club, d’en suivre le statut, de
contrôler les informations saisies par les licenciés, et de les signer pour les soumettre à la validation de la Ligue.

Vous pouvez filtrer les résultats de votre recherche (en entrant le nom du licencié recherché par exemple), choisir le
nombre de résultats par page, etc.

Prérequis
 La dématérialisation des demandes de licences doit avoir été activée pour le club. Par défaut, le service de
dématérialisation des demandes de licences n’est pas activé. Seul le correspondant Footclubs peut l’activer.

 Les licenciés doivent avoir une adresse mail

1er cas – Renouvellement de licence

Dans le menu Licences/Renouvellement, 3 nouvelles colonnes sont apparues sous le nom « Dématérialisation » :

1- Une icône « @ » qui peut avoir trois couleurs :

: l’adresse mail du licencié est manquante ou invalide

: l’adresse mail du licencié est en attente de validation (Temps du traitement 1 mn environ. Cf. NB ci-dessous)

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 : l’adresse mail du licencié est valide et il est possible de lui envoyer une demande de renouvellement
dématérialisée

Un clic sur l’icône ouvre une fenêtre permettant de saisir l’adresse mail du licencié et de la rendre diffusable ou non
diffusable sur les annuaires et sites internet :

NB : quand une adresse mail est renseignée, un traitement automatique est lancé pour vérifier sa validité (icône
orange).

L’adresse mail existante du licencié dans la base de données de Footclubs

Une case à cocher qui permet de sélectionner un licencié à qui on souhaite faire parvenir une demande de licence
dématérialisée (les boutons permettent de sélectionner / désélectionner tous les licenciés éligibles sur la liste en
cours) :

 Cette case est grisée si le licencié ne possède pas d’adresse mail valide

 Cette case est grisée si une demande de renouvellement dématérialisée a déjà été initiée pour ce licencié.

Exemple
1er cas : l’utilisateur n’ayant pas d’adresse mail indiquée, la case dématérialisation est grisée, seule la case
renouvellement (standard) est possible.

2e cas : l’utilisateur ayant une adresse mail viable, la case dématérialisation et renouvellement papier sont blanches,
les deux possibilités sont offertes pour ce licencié soit classique papier soit dématérialisée.

[email protected]

3e cas : l’utilisateur ayant une adresse mail viable, la case dématérialisation est grisée car une demande de
renouvellement dématérialisée a déjà été initiée pour ce licencié.

Il n’est donc pas possible de faire un renouvellement papier, la case est grisée.

[email protected]

Pour initier une demande de renouvellement dématérialisée, il faut cocher la ou les cases des licenciés correspondants
(ayant une adresse mail valide, icône en vert) puis cliquer sur VALIDER

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Un email avec toutes les informations nécessaires au remplissage de sa demande de licence en ligne est alors transmis
à chaque licencié sélectionné.

Le club à ce stade visualise la demande via le menu LICENCES/ DEMATERIALISEES.

Le statut de la demande est à « PRISE DE CONTACT »

Il faut cliquer sur pour visualiser la demande en cours

2e cas – Nouvelle demande de licence

Rappel : il n’est pas possible de faire des changements de club via la procédure de demande de licence dématérialisée.

Dans le menu LICENCES/DEMATERIALISEES, cliquer sur le bouton en haut à droite.

Le choix du type de licence est proposé, il faut sélectionner soit JOUEUR(SE) soit DIRIGEANT(E) selon le cas :

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Sur l’écran suivant, des informations sur le licencié sont demandées. Elles permettent de vérifier si l’individu existe
dans la base de données, s’il s’agit bien d’une nouvelle demande et non d’un changement de club et d’identifier les
pièces qui seront à fournir par le licencié en fonction de sa situation.

Il est donc très important de les renseigner avec le maximum d’attention. Les champs comportant un astérisque sont
obligatoires.

Une fois les informations saisies, il faut cliquer sur le bouton VALIDER.

Si un ou des individus existent déjà dans la base de données avec des informations se rapprochant de celles saisies,
une liste de ces individus apparaîtra et il faudra sélectionner le bon avant de poursuivre

GRIEZMAN DIDIER né(e) le 21/03/1992 à MACON

Sinon une information apparaîtra indiquant que le mail a été envoyé avec succès au licencié.

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Une nouvelle ligne apparaît alors dans le listing des demandes dématérialisées en cours avec le statut « Prise de
contact ».

Contrôler les informations saisies par le licencié

Une fois que le licencié a rempli le formulaire en ligne, la demande passe au statut « Contrôle à effectuer ». Le club
doit alors vérifier les informations saisies par le licencié, les pièces transmises et valider la demande

Pour réaliser ces contrôles il faut cliquer sur le bouton de la ligne correspondante. Un nouvel écran s’affiche

Toutes les informations saisies par le licencié sont récapitulées.

Pour accepter la demande il faut avoir contrôlé chacune des pièces fournies si le licencié devait en transmettre.

Le bouton permet de télécharger la pièce sur son ordinateur pour la contrôler.

Le bouton permet d’afficher et visualiser la pièce préalablement téléchargée. Une boîte dialogue apparaît à
l’écran vous demandant d’ouvrir ou d’enregistrer le document. En choisissant « OUVRIR » il s’affichera dans le logiciel
qui est utilisé par défaut pour ouvrir des photos, le plus souvent PAINT.

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Si une des pièces est « MANQUANTE » (ou ne correspond pas à la pièce attendue), il est possible de l’envoyer (ou de
la renvoyer) en cliquant sur le bouton MODIFIER

Il suffit alors d’aller chercher le bon document sur son ordinateur en cliquant sur PARCOURIR puis de cliquer sur
SAUVEGARDER.

Une fois toutes les pièces contrôlées, il faut cliquer sur ACCEPTER LA DEMANDE

La demande passe alors au statut «En attente signature club »

Dans quel cas utilise-t-on la fonctionnalité « Rejeter la demande » ?

A partir du moment où une demande de renouvellement dématérialisée a été initialisée pour un licencié et est en
cours, il n’est pas possible de faire un renouvellement standard pour ce même licencié.

Si le licencié n’est pas en mesure de remplir sa demande de licence en ligne et /ou qu’il décide finalement de faire une
demande papier, il faut au préalable rejeter la demande dématérialisée en cours avant de pouvoir renouveler le
licencié de la manière standard.

Pour se faire, dans le menu LICENCES/DEMATERIALISEES il faut cliquer sur le bouton d’une demande en cours et
cliquer sur « REJETER LA DEMANDE » sur l’écran qui s’affiche :

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Signer une demande
Il faut que l’utilisateur possède le rôle « Signataire des demandes de licences dématérialisées ».

Dans le menu Licences/Dématérialisées, il faut cliquer sur le bouton lorsqu’une demande est au statut « En attente
signature club ». L’écran avec toutes les informations récapitulatives de la demande s’affiche et un nouveau bloc
apparaît en bas

Il suffit alors de cocher la ligne « Je certifie… responsabilité du club » et de cliquer sur le bouton « Signer la
demande »

La demande est alors transmise pour validation par la Ligue régionale.

A partir de cet instant, elle disparaît du listing des demandes de licences dématérialisées en cours et devient
dorénavant visible dans la liste des licenciés de la saison en cours dans le menu Licences/Liste. Elle reprend le cycle
standard existant et connu.

Demande de modification d’un match

Un module dédié vous permet dans Footclubs de faire une demande de modification d’un match de façon entièrement
dématérialisée. Vous trouverez un guide complet du suivi de ces demandes dans la rubrique d’aide à la rubrique
Compétitions » Suivi modifications :

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La messagerie @lpiff.fr
La ligue propose à chaque club un compte officiel de messagerie sous la forme [numéro-affiliation]@lpiff.fr (par
exemple [email protected] pour le club dont le numéro d’affiliation est 123456).

Le compte @lpiff.fr est créé dès l’affiliation du club. Le ou la présidente reçoit un mail avec les instructions pour se
connecter au compte. Le ou la présidente du club peut alors partager l’information, mais il est très important que les
identifiants de cette messagerie restent strictement confidentiels.

L’interface
La plateforme qui héberge la messagerie est Google. Vous pouvez donc :

 Créer des messages

 Classer vos messages avec des dossiers
 Consulter votre carnet d’adresse
 Consulter votre calendrier

Extranet LPIFF
L’onglet « Communiquer avec ma ligue » qui se trouvait dans votre ancienne messagerie a été remplacée par un tout
nouvel : Extranet LPIFF.

Présentation
L’Extranet LPIFF est un outil accessible en ligne cette adresse : https://extranet.lpiff.fr

Un « Extranet » est un « Intranet » sur « Internet ». Il permet à plusieurs utilisateurs d’interagir ensemble via une
plateforme commune.

La ligue met à votre disposition cette plateforme pour vous permettre d’effectuer des demandes spécifiques à un
service. De futures évolutions vous permettront d’effectuer de nouvelles formes d’interactions (dossier
d’engagement, inscriptions en ligne, informations spécifiques, etc.).

La plateforme est entièrement développée en interne par la Ligue de Paris Ile-de-France de Football. L’interface est
responsive Design : elle s’adapte automatiquement à tous les types d’écran (PC, tablettes, smartphones, TV, etc.) :

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Votre accès
Pour vous connecter, vous pouvez suivre le lien proposé en bas de page du site Internet de la ligue dans la rubrique
« Liens utiles » ou tout simplement enregistrer cette adresse dans vos favoris : https://extranet.lpiff.fr

Votre accès est générique et commun à tous les membres du club (exactement comme l’accès à votre messagerie).
Vous pouvez si vous le souhaitez utiliser le même mot de passe que votre messagerie @lpiff.fr Gmail.

L’Extranet LPIFF est réservé aux clubs actifs.

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Si vous ne vous êtes jamais connecté à l’Extranet, vous pouvez utiliser « Mot de passe oublié » :

Vous devrez entrer votre nom d’utilisateur (ou « login ») qui est votre adresse de messagerie officielle club sous la
forme [compte]@lpiff.fr (par exemple [email protected]).

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Vous devrez également cocher la case « Je ne suis pas un robot » :

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Vous recevrez alors un mail avec un lien pour réinitialiser votre mot de passe :

Important, un code secret à 4 chiffres est généré aléatoirement pour renforcer la sécurité de cette procédure. Il ne
s’agit pas de votre nouveau mot de passe : il s’agit d’un code provisoire que vous serez amené à entrer lors de votre
démarche.

Attention, comme indiqué dans le message, vous disposez d’un délai de 48 heures pour finaliser votre demande. Au-
delà de ce délais le lien sera expiré.

Vous pouvez suivre le lien, vous serez amené à entrer le code à 4 chiffres reçu par mail et à choisir un nouveau mot de
passe :

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Votre mot de passe doit respecter les contraintes suivantes :

 De 8 à 16 caractères
 Au moins un chiffre
 Au moins une majuscule
 Au moins une minuscule

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Si vous avez correctement entré le code à 4 chiffres et que vous avez correctement entré deux fois un mot de passe qui
correspond bien aux règles de l’Extranet LPIFF alors vous avez un message de confirmation :

Vous recevrez également un mail de confirmation pour vous indiquer que votre mot de passe a été mis à jour avec
succès :

Guide informatique clubs - LPIFF - V1.2 du 10/01/2019 Emmanuel Blazeix Page 26 sur 37
À partir de cet instant, vous pourrez vous connecter à votre Extranet LPIFF avec votre login sous la forme
[compte]@lpiff.fr et le mot de passe que vous avez choisi. Veillez à bien mémoriser cette authentification que vous
pourrez utiliser sur d’importe quel PC, tablette ou smartphone connecté à Internet.

Pensez bien également à vous déconnecter de l’application chaque fois que vous aurez terminé :

Guide informatique clubs - LPIFF - V1.2 du 10/01/2019 Emmanuel Blazeix Page 27 sur 37
Mon espace FFF
C’est dans cet espace que vous pourrez éditer une attestation de licence.

Adresse : https://mon-espace.fff.fr/

Création du compte Mon espace FFF

Qui doit/peut se créer un compte Mon espace FFF ?

Un joueur, un arbitre ou toute personne souhaitant suivre un club par exemple.

Remplir les champs demandés, ceux portants un astérisque sont obligatoires. Choisir un nom d’utilisateur, cela peut
être votre adresse mail ou un pseudo. Indiquer ensuite votre nom et votre prénom, votre date de naissance, votre
email, et un mot de passe. Si vous êtes licencié (e), je vous invite à reporter scrupuleusement les informations qui
figurent sur votre attestation de licence (reçue par mail).

En effet une vérification est effectuée entre les informations qui sont indiquées ici et lorsque vous rentrez votre
numéro de licence par la suite. Il doit y avoir concordance entre les deux.

À l’issue de l’inscription, vous recevrez un mail pour valider l’inscription au service.

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Vous pourrez alors cliquer sur le lien « J’accès à mon compte » pour valider votre compte. Vous pourrez indiquer si
vous êtes licencié, si vous souhaitez suivre un club, etc.

Mot de passe oublié

Le service Mon espace FFF vous permet de réinitialiser votre mot de passe si vous l’avez oublié. Pour cela cliquez sur
« Mot de passe oublié ».

Guide informatique clubs - LPIFF - V1.2 du 10/01/2019 Emmanuel Blazeix Page 29 sur 37
FMI
Pour les clubs soumis à l’utilisation de la Feuille de Match Informatisée, il est rappelé qu’il est nécessaire d’avoir un
accès à Footclubs pour utiliser cet applicatif. Les informations de connexion sont identiques.

Cet accès doit être crée au préalable par le correspondant Footclubs qui affecte les droits adéquat à chaque utilisateur.
Il est recommandé d’avoir au minimum deux utilisateurs par catégorie.

Il est conseillé de ne sélectionner que les catégories que l’utilisateur a à gérer, afin d’éviter de longues
synchronisations.

Création ou modification d’un compte Footclubs

Le correspondant Footclubs est le responsable des utilisateurs de son club sur cette application. Il doit s’assurer qu’un
compte Footclubs existe pour chaque personne habilitée à utiliser l’application Feuille de match Informatisée.

NB : pour les personnes accédant déjà à Footclubs par leurs fonctions au club, les autres droits déjà cochés sont à
conserver et restent valables.

Remarques Importantes
 Une fois le compte créé dans Footclubs il est nécessaire que l’utilisateur réinitialise le mot de passe de ce
dernier
 Le mail reçu pour la création de compte est valable 24h
 Dans le cas contraire il devra utiliser la procédure dite du « Mot de passe oublié » sur la fenêtre de connexion à
Footclubs

Comment créer un compte INVITE dans Footclubs

Un compte invité permettra à un utilisateur d’accéder à la gestion de la feuille de match informatisée sans avoir pour
autant de droits d’utilisation sur Footclubs.

Choisir le profil « Invité FMI – organisation » en cliquant sur le nom du compte utilisateur Footclubs.

Attention, depuis le 1er juillet 2017, le mot de passe doit être changé tous les 6 mois (uniquement pour les utilisateurs
Footclubs ayant la case FMI cochée dans leur profil). Cette opération est désormais initialisée automatiquement par la
FFF.

Les préparations de FMI doivent impérativement se faire sur le site https://fmi.fff.fr que vous soyez club recevant ou
visiteur. Les identifiants sont les mêmes que pour accéder à Footclubs ou pour accéder à la version sur tablette.

Il n’est pas nécessaire lors du match de disposer d’un accès WIFI. L’application FMI stocke toutes les informations
nécessaires au match sur la tablette. Il appartient à chaque utilisateur qui doit se rendre sur un match de s’assurer au
préalable que ses identifiants sont fonctionnels sur la tablette et de procéder à la synchronisation d’avant match de la
tablette s’il est club RECEVANT et enfin de vérifier que celle-ci est suffisamment chargée.

Rappel de la procédure de changement de mot de passe des utilisateurs

Footclubs ayant un accès FMI
1re possibilité
Rappel de l’URL qui permet de modifier les mots de passe des utilisateurs FMI : https://fmi.fff.fr/assistance/

Il est impératif de connaître son compte utilisateur (login) et l’adresse mail déclarée sur votre compte.

Si un message rouge apparaît en bas de l’écran, prendre contact avec le correspondant Footclubs de votre club. Ce
dernier étant en capacité de réinitialiser votre mot de passe. Sinon suivre la procédure ci-après.

Attention ce lien n’est valable qu’une seule fois par 24h.

Guide informatique clubs - LPIFF - V1.2 du 10/01/2019 Emmanuel Blazeix Page 30 sur 37
Suivez les instructions qui figurent dans le mail, en cliquant sur le lien ou en faisant un copier-coller de l’adresse.

Dans la fenêtre qui apparaît saisissez le mot de passe que vous souhaitez et confirmez-le.

A nouveau le symbole vous permettra de visualiser votre mot de passe pour vérification.

Si le mot de passe choisi correspond aux critères de sécurité, à savoir au moins 8 caractères, maximum 30, au moins
une majuscule, au moins une minuscule et au moins un chiffre.

Il est important de tester ensuite son accès sur https://fmi.fff.fr afin de s’assurer que celui-ci fonctionne correctement.

2e possibilité
Via Footclubs (https://Footclubs.fff.fr) vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Mot de passe oublié » sur la fenêtre de
connexion avant de vous connecter. En cas de perte ou d’oubli de votre mot de passe, vous disposez désormais d’un
bouton vous permettant de réinitialiser celui-ci via un mail.

Indiquer votre compte utilisateur (correspond généralement à l’initiale de votre prénom suivi de votre nom de famille).

Puis l’adresse mail que vous avez déclaré dans votre profil. Il est donc très important que votre adresse mail soit à jour
au niveau de votre profil Footclubs. Si vous n’indiquez pas la bonne adresse mail, un message d’erreur apparaît,

« Le compte est incorrect, incomplet, ou inactif. Merci de contacter votre centre ressource ».

Comment solutionner le message d’erreur ?

2 cas possibles

1er cas
Vous êtes correspondant Footclubs et avez accès à la FMI et votre adresse mail indiquée sur votre profil n’est plus
valable (Changement d’adresse mail non reporté sur votre profil Footclubs), vous devez envoyer un mail depuis
l’adresse mail officielle de votre club, onglet « Communiquer avec ma Ligue » puis « Informatique » et remplir le
formulaire pour cette demande. Il parviendra au Correspondant Informatique qui dans les meilleurs délais vous
retournera l’information.

2e cas
Vous êtes un utilisateur Footclubs, contacter votre correspondant Footclubs qui a la possibilité de réinitialiser votre
mot de passe et/ou changer votre adresse mail.

Attention le mot de passe qui vous sera communiqué par votre correspondant Footclubs est temporaire. L’utilisateur
devra le personnaliser lors de sa prochaine connexion.

Un mail est alors envoyé à l’adresse indiquée dans votre profil.

Attention ce lien n’est valable qu’une seule fois par 24h.

Suivez les instructions qui figurent dans le mail, en cliquant sur le lien ou en faisant un copier-coller de l’adresse.

Dans la fenêtre qui apparaît saisissez le mot de passe que vous souhaitez et confirmez-le.

Il est important de tester ensuite son accès sur https://fmi.fff.fr afin de s’assurer que celui-ci fonctionne correctement.

Assistance FMI / Playstore-AppStore / Prérequis matériel

Nous vous rappelons également qu’une assistance en ligne est disponible via l’adresse https://fmi.fff.fr/assistance/.

L’accès au Playstore afin de télécharger et installer l’application FMI doit se faire en ayant déclaré l’adresse mail
officielle du club ([email protected]) comme compte Google. (Se référer à la procédure qui vous aura été
communiqué).

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Si vous souhaitez faire l’acquisition de tablettes, ci-dessous les prérequis techniques à minima sont les suivants (Ils
figurent sur la boîte de la tablette FFF qui vous a été fourni) :

 Système d’exploitation Android 4.4 KitKat

 Ecran 9.4 pouces multi touches 1280x800 px / Technologie IPS
 Processeur 1.8 Ghz Quad Core /Cortex a17 RK3288
 Mémoire RAM : 2 Go DDR3
 Mémoire de stockage : 16 Go

Modèle commercialisé par Archos

https://shop.archos.com/fr/oxygen/93-archos-101b-oxygen.html

Code promotion FFF : arc25fff

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Footclubs COMPAGNON
Installation
Cette application s’installe sur un téléphone ou sur une tablette depuis les stores respectifs de Google (Playstore) ou
Apple (AppStore).

Connexion
Une fois installée, il est nécessaire de disposer d’un compte Footclubs, à minima en invité. Entrez votre login et votre
mot de passe (ceux de Footclubs) puis appuyez sur Valider.

Utilisation
Le tableau de bord apparaît ici en indiquant les licences validées, celles en attente de pièce justificatives, ou en attente
de validation Ligue (Attention cet écran peut être différent en fonction du profil de la personne)

Consultation des licences

En appuyant sur le menu LICENCES, vous allez pouvoir visualiser toutes les licences. Vous pouvez appliquer des filtres
en appuyant sur le symbole de l’entonnoir en haut à droite de l’écran, et sélectionner en appuyant sur la ou les
catégories souhaitées. Pour valider votre choix, appuyer sur « Appliquer les filtres »

Vous pouvez également faire une recherche par nom, en tapant les caractères du nom dans la barre « Rechercher ».

A côté de chaque licencié figure une case à cocher. En la cochant vous allez pouvoir lui envoyer un SMS ou un mail.

Vous pourrez alors sélectionner tous les licenciés en même temps qui vous intéresse, et leur envoyer un SMS (à
condition que leur numéro de téléphone soit entré) ou un mail (à la condition également que leur mail soit entré) et
également que vous disposiez sur une tablette d’une carte SIM ou d’un accès internet et/ou que votre compte mail
soit paramétré sur celle-ci.

Il en est de même pour un téléphone, il est nécessaire qu’un compte mail soit paramétré sur celui-ci afin que l’email
puisse être envoyé.

Cocher le ou les licenciés puis appuyer sur le pictogramme choisi : SMS ou MAIL. Vous serez redirigé vers les
applications configurées sur votre téléphone ou sur votre tablette.

Consultation de la licence d’un joueur

Pour consulter la licence d’un joueur, il suffit d’appuyer sur la licence qui s’affiche pour voir celle-ci plus en détail.
Attention la licence s’affiche en mode paysage alors que l’application Footclubs Compagnon est en portrait.

Pour les résultats ou les calendriers, le principe est le même, on choisit dans le menu à gauche avec la possibilité
d’appliquer un filtre.

Licences éligibles pour un match

En allant prochain match via « CALENDRIER » de l’équipe et en appuyant sur « LICENCES DE CE MATCH », à partir de
7 jours avant le match, les licences (y compris celles des ententes) éligibles au match sont disponibles.

Depuis un téléphone il sera donc possible d’envoyer un SMS voir un mail au licencié pour l’informer par exemple d’une
convocation à un match.

Comment présenter ses licences ?

Suite à la dématérialisation du support licence à compter de la saison 2017/2018, les clubs devront, lors des rencontres
de compétitions officielles, présenter leurs licences comme suit :
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Pour les rencontres pour lesquelles il est recouru à la Feuille de Match Informatisée (F.M.I.) : la présentation des
licences est effectuée sur la tablette du club recevant ;

Pour les rencontres pour lesquelles il est recouru à une feuille de match papier (notamment pour les compétitions non
concernées par la Feuille de Match Informatisée, ou en cas de défaillance de la Feuille de Match Informatisée) : la
présentation des licences est effectuée sur l’outil FOTCLUBS Compagnon.

Présentation des licences

Feuille de Match Informatisée Sur la tablette du club recevant

Feuille de match papier Sur Footclubs Compagnon

Licences imprimées par le club sur papier

Présentation pièce d’identité avec photo

Demande de licence 2017/2018 ou Certificat médical

La procédure d’installation et d’utilisation de Footclubs Compagnon est décrite dans le point précédent.

Attention il est conseillé de disposer de ses accès Footclubs Compagnon (Accès Footclubs) afin de pouvoir se
connecter même hors connexion tout comme la FMI.

Il est donc nécessaire que chaque personne devant présenter les licences du club, puisse disposer d’un accès personnel
(Login personnel, adresse mail personnelle) à Footclubs Compagnon (Footclubs) ne serait-ce qu’en INVITE avec le
profil LICENCES.

L’application Footclubs Compagnon fonctionnant comme la FMI, c’est-à-dire hors connexion, il est vivement conseillé
avant de se rendre sur un match, de se connecter à l’applicatif afin de récupérer toutes les licences.

En effet, si par hasard vous ne pouviez vous connecter à Footclubs Compagnon pour des raisons de non couverture
réseau, l’applicatif présentera les licences à un instant T.

Exemple : si votre dernière connexion sur Footclubs Compagnon s’est faite le lundi et que vous avez un match le
dimanche et qu’une licence a été validée le mardi, sans vous connecter à FOOTCLUS Compagnon cette licence pourra
apparaître en non validée ou pas du tout selon son état d’avancement au lundi date de votre dernière connexion

A défaut de pouvoir utiliser cet outil et si le club a imprimé une ou plusieurs licences sur papier libre, il peut présenter
celle(s)-ci.

Création de groupes
Prérequis : la possibilité de gérer les effectifs est donnée aux utilisateurs Footclubs disposant d’un profil « Gestionnaire
Compétitions ».

L’objectif est de créer au sein du club différents groupes (équipes) contenant des joueurs et des dirigeants.

Ces groupes serviront aussi bien de filtres à l’application Feuille de match informatisée que lors de l’édition « liste
licences matchs » ou dans Footclubs Compagnon.

Pour créer un groupe, dans Footclubs à partir du menu « Compétitions », cliquez sur « Effectifs »/Recalculer les
effectifs.

En début de saison et au fur et à mesure que les demandes de licences sont réalisées dans le club, l’écran ne propose
pas l’ensemble des licenciés du club.

Afin d’obtenir la liste exhaustive des licenciés il est nécessaire de calculer les effectifs du club à l’aide du bouton suivant
« Recalculer effectif ».
Guide informatique clubs - LPIFF - V1.2 du 10/01/2019 Emmanuel Blazeix Page 34 sur 37
Remarque : le bouton « Retirer du groupe les personnes sélectionnées » vous permet éventuellement de retirer des
individus du groupe avant de la valider.

Une fois votre groupe composé, cliquez sur le bouton « Terminer » pour le valider.

Modification d’un groupe

Le principe est le même en sélectionnant un groupe existant

Remarque : ne pas oublier de cliquer sur le bouton « Afficher » pour visualiser l’effectif du groupe sélectionné

Suppression d’un groupe

Cliquez sur le bouton « Supprimer un groupe » dans l’écran principal

Sélectionnez dans le menu le groupe à supprimer

Cliquez sur le bouton « Valider »

Une confirmation de suppression vous sera demandée

Vous pourrez ensuite retrouver ces groupes dans la FMI, dans Footclubs Compagnon ou lors de l’édition du listing des
licenciés.

Guide informatique clubs - LPIFF - V1.2 du 10/01/2019 Emmanuel Blazeix Page 35 sur 37
Sécurité informatique : quelques bonnes pratiques
De plus en plus de services sont proposés aujourd’hui sur Internet. Si cela peut rendre les démarches plus simples, il ne
faut pas sous-estimer l’impact que cela peut avoir sur votre sécurité et votre confidentialité.

Prudence
Un grand nombre d’attaques reposent aujourd’hui sur l’imprudence ou la mauvaise compréhension des utilisateurs en
matière de sécurité.

Il est très important de bien vérifier l’authenticité des informations que vous recevez. Par exemple, si vous recevez un
mail pour vous demander d’effectuer une action, vérifiez qu’il ne s’agit pas d’une tentative de hameçonnage.

Hameçonnage
Cette méthode très répandue consiste en se faire passer pour un service (par exemple le service qui gère votre
messagerie) et à vous demander de suivre un lien. Les trois indicateurs suivants peuvent vous aider à repérer un mail
illégitime :

 L’expéditeur est rarement correctement indiqué (par exemple vous n’aurez pas réellement un mail émanant
d’un contact officiel que vous connaissez)
 Le texte du mail comporte souvent des fautes d’orthographe et de grammaire
 En survolant le lien (attention à ne pas cliquer), vous verrez certainement que l’adresse réelle n’a rien à voir
avec celle affichée dans le corps du mail

Voici un exemple de hameçonnage transmis par un utilisateur @lpiff.fr dernièrement :

L’expéditeur n’a rien à voir avec la ligue de Paris IDF de football :

Le lien de notre webmail Zimbra semble correct mais en survolant le lien on voit tout de suite que le domaine réel est :
imcreator.com, ce qui n’a rien à voir avec lpiff.fr

Ces attaques sont de plus en plus précises et sont parfois très bien réalisées. Elles tentent de vous faire croire que votre
service de messagerie ou votre banque vous demande de cliquer sur un lien pour effectuer telle ou telle action. Si vous
n’êtes pas à l’origine de l’action, il n’y a aucune raison que votre service vous fasse faire ce genre de manipulation.
Prenez l’habitude de vous connecter vous-même à vos services en utilisant vos favoris.

Guide informatique clubs - LPIFF - V1.2 du 10/01/2019 Emmanuel Blazeix Page 36 sur 37
Mot de passe
Il est évident qu’il est peu pratique et très contraignant d’avoir un mot de passe différent par service. Mais c’est
malheureusement devenu obligatoire aujourd’hui ! En effet, si un utilisateur récupère le mot de passe de votre
messagerie et si c’est ce mot de passe que vous utilisez dans vos différents services, il aura les clés pour se connecter à
votre place : login (adresse email) + mot de passe.

Il est donc recommandé de trouver des moyens mnémotechniques pour différencier vos mots de passe selon les
services.

D’autre part, les services proposent tous des modules simples en cas d’oubli du mot de passe, vous n’aurez donc
aucune difficulté à vous reconnecter même en ayant oublié votre mot de passe.

Des systèmes simples permettent facilement accessibles permettent d’effectuer des tentatives de connexion en force
brute. Si vous avez un mot de passe trop faible, un utilisateur malveillant pourra rentrer avec votre identifiant de
connexion.

Plus votre mot de passe sera long et complexe plus il sera fort.

Pour apporter de la complexité, vous pouvez mélanger les lettres majuscules, minuscules, des chiffres et des
caractères spéciaux (caractère étoile, tiret, souligné, etc.).

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