Voici une liste structurée des points de contrôle clés à examiner lors d’un
audit ou contrôle interne des achats :
🔹 1. Existence d'une procédure formelle d'achat
Existe-t-il une procédure écrite et validée encadrant le processus
d’achat ?
La procédure décrit-elle clairement les rôles et responsabilités
(demandeur, valideur, acheteur, comptable, etc.) ?
La procédure distingue-t-elle les différents types d’achats (courants,
urgents, stratégiques) ?
Mise à jour récente de la procédure ? Est-elle connue/appliquée ?
🔹 2. Expression du besoin
Les besoins sont-ils formulés par écrit via une demande d’achat
(DA) ?
Chaque DA est-elle dûment justifiée, datée, signée et validée par le
responsable hiérarchique ?
Y a-t-il un planning ou un budget prévisionnel d’achat (pour anticiper
les besoins) ?
🔹 3. Autorisation et validation
Les achats sont-ils réalisés après validation formelle (visa hiérarchique
+ direction ou finance) ?
Existence d’un système de délégation clair pour les validations ?
Contrôle du respect des seuils d’engagement (par niveau
hiérarchique).
🔹 4. Consultation et sélection des fournisseurs
Les fournisseurs sont-ils sélectionnés selon un processus transparent
(appels d’offres, devis comparatifs, grilles d’évaluation) ?
Existence d’un nombre minimum de devis requis ?
Vérification de l’absence de fournisseur unique non justifié.
Vérification des liens ou conflits d’intérêts entre personnel et
fournisseurs.
🔹 5. Commandes
Toute commande fait-elle l’objet d’un bon de commande (BC) formel
signé ?
Le BC contient-il les informations obligatoires : quantités, prix unitaire,
délai de livraison, mode de paiement, conditions générales ?
Le BC est-il transmis au fournisseur avant la prestation ?
🔹 6. Réception des biens ou services
Existence d’un bon de livraison (BL) ou rapport de service fait, signé
par le demandeur.
Contrôle entre : BC ↔ BL ↔ Facture.
Le contrôle qualité est-il réalisé (conformité des quantités, qualité, état) ?
Traçabilité des retours ou litiges fournisseur.
🔹 7. Traitement des factures
Les factures sont-elles vérifiées, validées et rapprochées du BC et BL
avant paiement ?
Contrôle de la concordance des montants et des conditions avec le
bon de commande.
Délai de traitement respecté ? (ex. : délais de paiement fournisseurs,
pénalités éventuelles)
🔹 8. Paiement
Paiement validé par les personnes autorisées (visa hiérarchique +
comptabilité/direction).
Mode de paiement sécurisé (virement, chèque, pas d’espèces sauf cas
justifié).
Contrôle de l’absence de double paiement ou paiement indu.
Vérification des écritures comptables et du lettrage fournisseur.
🔹 9. Référentiel fournisseurs
Liste des fournisseurs mise à jour et validée régulièrement ?
Processus de création et validation d’un nouveau fournisseur (KYC,
documents légaux, coordonnées bancaires).
Existence d’un contrôle de l’unicité des fournisseurs (pour éviter
doublons ou fournisseurs fictifs).
🔹 10. Suivi budgétaire et Reporting
Les achats sont-ils suivis par rapport au budget validé ?
Des indicateurs de performance achats sont-ils suivis (coûts, délais,
qualité, litiges) ?
Y a-t-il des rapports réguliers à la direction ou au comité d’audit ?
🔹 11. Sécurité et intégrité du système
Les accès au système d’information achat sont-ils contrôlés (droits
d’accès, traçabilité) ?
Les documents sont-ils archivés de manière sécurisée et accessible ?
Y a-t-il une séparation des tâches entre demande, commande,
réception et paiement ?
