Version 3.

32

Cette notice a été écrite dans le but de faciliter l'utilisation de Ludoprêt.

Le logiciel étant devenu au fil des versions de plus en plus complet,

il est recommandé de lire cette notice,
afin de prendre connaissance de toutes les possibilités offertes
et afin d'éviter au maximum les erreurs de manipulation.

Si vous trouvez que c'est une perte de temps,

pensez à celui passé par l'auteur pour réaliser ce document…..

Notice écrite avec LibreOffice par Jean-Damien GAYOT

J.D. GAYOT le 20/09/2018 2/128

Table des matières

Préambule........................................................................................................................................................5
Principes de fonctionnement.............................................................................................................................6
Caractéristiques générales.................................................................................................................6
Prérequis:...........................................................................................................................................7
Installation.........................................................................................................................................7
Première utilisation de Ludoprêt.......................................................................................................................7
Mise à jour de Ludoprêt....................................................................................................................................8
Configuration générale.....................................................................................................................................9
L'onglet « Général»...........................................................................................................................9
L'onglet « Prêts Abonnements »......................................................................................................11
Les paramètres de prêts et forfaits....................................................................................11
Les paramètres d'abonnements et cotisations...................................................................12
L'onglet « Réservations , Import, Catalogue»..................................................................................13
Les paramètres d'importation...........................................................................................13
Les paramètres catalogue jeux..........................................................................................13
Les paramètres de réservation..........................................................................................13
L'onglet « Export, divers»...............................................................................................................14
Les paramètres d'export....................................................................................................14
Les paramètres divers.......................................................................................................14
L'onglet « Réseau et liens ».............................................................................................................15
Principes d'ergonomie du logiciel...................................................................................................................16
Navigation générale.........................................................................................................................16
Masquer le ruban.............................................................................................................................17
Aides...............................................................................................................................................18
Tris, filtres et recherches..................................................................................................................18
Suppressions....................................................................................................................................18
Impression rapports.........................................................................................................................19
Export des états en Pdf....................................................................................................................19
Paramétrages...................................................................................................................................................20
Les paramètres concernant le thème général...................................................................................20
Les paramètres concernant Ludoprêt...............................................................................................21
Les paramètres concernant les jeux.................................................................................................21
Age...................................................................................................................................22
Temps de jeu (Temps en minutes)....................................................................................22
Nombre de joueurs...........................................................................................................23
Les paramètres concernant les systèmes de classification...............................................................24
Les paramètres concernant la trésorerie:..........................................................................................25
Les paramètres concernant les visites:.............................................................................................26
Les paramètres concernant les mots-clés:........................................................................................26
Les paramètres concernant les étiquettes personnalisées:................................................................27
Menu des jeux.................................................................................................................................................28
Nouveau jeu.....................................................................................................................................28
Onglet « Caractéristiques principales »............................................................................28
Onglet « Compléments»...................................................................................................30
Onglet « Classification»...................................................................................................31
Onglet « Mots-clés».........................................................................................................33
Liste des jeux...................................................................................................................................35
Onglet « Spécificités ludothèque. »..................................................................................35
Onglet « Spécificités ludiques. »......................................................................................37
Edition des jeux...............................................................................................................................39
Les étiquettes....................................................................................................................39
Les catalogues..................................................................................................................41
Recherche avancée des jeux............................................................................................................43
J.D. GAYOT le 20/09/2018 3/128

Valorisation des jeux........................................................................................................................45

Fournisseurs....................................................................................................................................46
Dupliquer un jeu..............................................................................................................................47
Changer le code d'un jeu..................................................................................................................47
Suppression d'un jeu........................................................................................................................48
Accès base web Ludoprêt................................................................................................................48
Menu adhérents..............................................................................................................................................49
Ajouter un adhérent.........................................................................................................................49
Liste des adhérents..........................................................................................................................51
Edition des adhérents.......................................................................................................................52
Anniversaires...................................................................................................................................53
Liste des membres affiliés...............................................................................................................54
Changement du code d'un adhérent.................................................................................................54
Formulaire des prêts et retours........................................................................................................................55
Enregistrement d'un prêt..................................................................................................................55
Incidence du nombre de points d'un jeu............................................................................57
Enregistrement d'un retour...............................................................................................................59
Autres commandes..........................................................................................................................60
Retour direct des prêts....................................................................................................................................62
Réservations...................................................................................................................................................63
Enregistrement des réservations......................................................................................................63
Liste des réservations......................................................................................................................66
Réservations à partir de la liste des jeux..........................................................................................66
Réservations à partir du formulaire de prêts....................................................................................67
Visualisation des plannings..............................................................................................................68
Planning par jeu et adhérent.............................................................................................68
Planning par jeu................................................................................................................69
Analyses et Statistiques..................................................................................................................................70
Suivi prêts en cours.........................................................................................................................70
Suivi cotisations..............................................................................................................................71
Historique des prêts.........................................................................................................................71
Historique relances..........................................................................................................................72
Historique des retours......................................................................................................................72
Statistiques diverses.........................................................................................................................73
Palmarès adhérents..........................................................................................................................74
Palmarès jeux..................................................................................................................................74
Historique des visites.......................................................................................................................75
Courriers de relance........................................................................................................................................76
Personnalisation des courriers.........................................................................................................76
Sélection des paramètres d'envoi.....................................................................................................77
Enregistrement des relances............................................................................................................79
Liste de diffusion pour courriels.....................................................................................................................82
Trésorerie........................................................................................................................................................84
Ajout règlement caisse....................................................................................................................84
Etat journalier..................................................................................................................................86
Trésorerie interne.............................................................................................................................87
Récapitulatif trésorerie....................................................................................................................88
Pointage de relevé bancaire concernant un règlement :....................................................88
Solde bancaire..................................................................................................................90
Utilitaires........................................................................................................................................................91
Notice Ludoprêt...............................................................................................................................91
Notes...............................................................................................................................................91
Site ludoprêt....................................................................................................................................93
Forum Ludoprêt...............................................................................................................................93
J.D. GAYOT le 20/09/2018 4/128

Lien Facebook.................................................................................................................................93
Recherche de mise à jour.................................................................................................................93
Exportations possibles.....................................................................................................................94
Maintenance...................................................................................................................................................96
Sauvegardes.....................................................................................................................................96
Changement des liens vers les annexes............................................................................................98
Purges table prêts, relances et réservations......................................................................................99
Purges adhérents............................................................................................................................100
Etiquettes personnalisées..............................................................................................................................101
Paramétrage réseau.......................................................................................................................................108
Configuration Poste principal........................................................................................................109
Configuration Poste Client.............................................................................................................112
Compactage tables et base............................................................................................................................117
Base web collaborative Ludoprêt..................................................................................................................118
Gestion des droits..........................................................................................................................118
Connexion à la base.......................................................................................................................118
Ajouter un jeu à la base commune.................................................................................................120
Importer un jeu de la base commune dans Ludoprêt......................................................................122
Attribution d'un code......................................................................................................122
Correspondances avec tables de paramètres...................................................................124
Liens images...................................................................................................................124
Sauvegarde de la table importée....................................................................................................126
Mises à jour Ludoprêt...................................................................................................................................127
Version Démo...............................................................................................................................................128
Forum...........................................................................................................................................................128
Remerciements.............................................................................................................................................128
J.D. GAYOT le 20/09/2018 5/128

Préambule

Ludoprêt a été développé de façon bénévole pour la ludothèque de Bar Le Duc. De ce fait, il tient compte en
premier lieu des spécificités et du mode de fonctionnement de cette ludothèque.

Même si j'y ai mis beaucoup d'options et paramétrages supplémentaires, afin d'ouvrir et de personnaliser ce
logiciel, il ne peut cependant prétendre répondre à tous les types d'organisation.

Je mets gracieusement ce logiciel, à la disposition des ludothèques ayant le même type de

fonctionnement, mais n'étant qu'un amateur informatique, je ne peux être tenu pour responsable en cas de
problème dû à son utilisation.
Une version de démonstration est disponible afin de tester le logiciel, et de déterminer ainsi s'il est
compatible avec votre organisation.

Si vous l'utilisez, il est conseillé de s'inscrire sur le forum consacré afin de pouvoir dialoguer avec les autres
utilisateurs : http://forum.ludopret.fr/ et également pouvoir accéder à la base collaborative.

Attention : Tous les exemples fournis dans cette documentation ou sur la version Démo, sont fictifs tant au
niveau des adhérents, des jeux, des chiffres divers ainsi qu'au niveau trésorerie.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 6/128

Principes de fonctionnement

Caractéristiques générales

Ludoprêt est un logiciel complet qui gère les multiples aspects de la vie d'une ludothèque.

Voici une liste non exhaustive des points qu'il peut traiter :

➢ les droits utilisateurs ;

➢ les jeux et leurs caractéristiques ;
➢ les adhérents que vous pouvez répartir en plusieurs catégories d'abonnement. Par exemple :
➢ particuliers,
➢ associations,
➢ écoles.
➢ ……
➢ les prêts que vous pouvez également répartir. Par exemple :
➢ Normal : 1 jeu = 1 paiement,
➢ Forfait1 : n jeux = 1 paiement (par exemple forfait 8 jeux),
➢ Forfait2 : n jeux = 1 paiement ( par exemple forfait 40 jeux).
➢ …..
➢ les membres liés à un adhérent et une adhésion ;
➢ les fournisseurs ;
➢ le suivi des forfaits avec possibilité d'échéance ;
➢ les durées de prêts suivant les catégories de prêts que vous aurez personnalisé ;
➢ les retours ;
➢ les cotisations suivant les paramètres que vous aurez saisis dans les catégories d'abonnement. ;
➢ les retards ;
➢ la fréquentation ;
➢ la classification des jeux (Esar, Col, personnalisée…) ;
➢ la recherche des jeux par mots-clé ;
➢ le suivi des prêts et cotisations en cours ;
➢ le suivi de trésorerie ;
➢ les statistiques ;
➢ les sauvegarde ;
➢ l'envoi de courriels ;
➢ l'impression d'étiquettes standard ou personnalisées ;
➢ les code-barres ;
➢ l’exportation des principales données en Csv ou Xls ;
➢ les courriers ou courriels de relances des prêts avec comptabilisation possible ;
➢ les anniversaires adhérents ;
➢ la gestion multi-postes ;
➢ les réservations ;
➢ l'importation de jeux à partir d'une base web collaborative ;
➢ la saisie directe des jeux dans la base collaborative.
…..
J.D. GAYOT le 20/09/2018 7/128

Prérequis:
Un Pc équipé d'un processeur 1Go et de 512 Mo de mémoire sont le minimum requis.

Il est nécessaire d'avoir Access 2010 (32 bits) ou le Runtime 2010 (32 bits). Il faut également les correctifs
SP2. Cela nécessite Windows Xp Sp2 ou plus, ou Win Serveur 2003 ou plus.

Le Runtime est téléchargeable sur le lien suivant Runtime Access 2010 et le correctif SP2 ici: Correctif Sp2

Un écran supportant au minimum une résolution de 1024 * 800 est nécessaire.

Taille recommandée:17 pouces ou + .

Si vous voulez pouvoir envoyer des relances par mails ou envoyer des listes de destinataires à partir
de Ludoprêt il est nécessaire que dans les paramètres Internet de votre Pc, une messagerie par
défaut soit sélectionnée (Outlook, Thunderbird etc..)

Installation
Si vous n'avez pas Access ou le Runtime, commencez par installer ce dernier ainsi que le correctif Sp2. Une
fois installés, procédez au chargement de Ludoprêt. Par défaut le logiciel va s'installer dans le répertoire C:\
Ludopret

Attention : Avec Vista, Seven, ou W8 faut que l'utilisateur ait sur le répertoire Ludopret le contrôle total.
Pour cela, se placer sur le répertoire Ludopret, puis propriété, onglet sécurité, modifier, ajouter
( chercher et ajouter l'utilisateur), et lui attribuer tous les droits (contrôle total). Validez pour finir.

Première utilisation de Ludoprêt

Si c'est la première fois que vous installez Ludoprêt ou si sur votre Pc fonctionne en poste secondaire,
installez la version complète.

• Quand vous lancez l'application avec Access 2010, un message de sécurité Microsoft vous arrêtera.
• N'en tenez pas compte et faites «Ouvrir»
Ce message disparaîtra à la deuxième ouverture de l'application
• Si vous n'avez pas installé Ludoprêt dans C:\Ludopret ou si vous l'avez déplacé un message vous
indiquera que le logiciel n'a pas pu établir les liens.

• Cliquez sur le bouton à droite

J.D. GAYOT le 20/09/2018 8/128

• Cliquez sur « OK »

• De nouveau «OK».
Les liaisons vont être mises à jour et un message vous indiquera quand l'opération se termine

Vous arrivez sur le formulaire d'identification

Le premier mot de passe est: test.

• Passez au chapitre de configuration générale.

Mise à jour de Ludoprêt

Si vous aviez une version antérieure de Ludoprêt, n'installez que la version de mise à jour.
Attention : Pour installer la mise à jour 3.32 il ne faut pas sauter de version donc si vous êtes en 3.0 installez
successivement les mises à jour 3.1 , 3.2, 3.3, 3.31.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 9/128

Configuration générale

Si vous utilisez Ludoprêt pour la première fois vous devrez obligatoirement passer par cette étape. C'est dans
ce formulaire que vous devrez saisir toutes les personnalisations de votre ludothèque ou de votre
environnement logiciel.
Les calculs, liens ou options diverses seront établies d'après cette configuration. Il est donc impératif de
prendre le temps de comprendre et de saisir correctement ces paramètres.

L'onglet « Général»

Il vous permet de définir :

➢ si l'utilisation est en France ou non ;
➢ votre mot de passe administrateur ;
➢ les mots de passes et droits des principaux utilisateurs ;
➢ la présentation de votre formulaire d'accueil ;
➢ les paramètres d'alerte d'anniversaires ;
➢ lle type de sélection par défaut des jeux et adhérents sur le formulaire d'accueil;
➢ les périodes par défaut de statistiques ;
➢ le type de classification utilisé pour les jeux.

• La première chose à faire est de cocher ou décocher la case «Utilisation en France». Si la case est
décochée les masques de saisie de «Téléphone» , «Fax» et «Code postal» seront désactivés et
permettront aux utilisateurs francophones en dehors de la métropole de pouvoir se servir de
Ludoprêt.

• La deuxième priorité est de déterminer les mots de passe.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 10/128

➢ Le mot de passe Administrateur, permet d'avoir accès à toutes les applications du logiciel y
compris à celui de modifier les mots de passe. Il faut donc, une fois saisi, bien s'en souvenir
car il ne sera plus possible de revenir en arrière.
➢ Vous pouvez définir d'autres mots de passe pour d'éventuels utilisateurs supplémentaires.

Vous pourrez également leur attribuer différents droits d'accès, de suppressions ou de purges.

Dans la configuration telle que définie sur la vue ci-dessus :

• « Utilisateur1 » a les droits de base ;
• «Utilisateur2 » peut également faire les suppressions et les purges de tables ;
• « Comptabilité » peut accéder à la trésorerie interne.

ATTENTION :
• Si vous voulez autoriser la purge des tables adhérents, vous devez également autoriser
la suppression des prêts et des adhérents.
• Si vous voulez autoriser la purge de la tables des prêts, vous devez également
autoriser la suppression des prêts.
• Si vous voulez autoriser la purge de la table de trésorerie, vous devez également
autoriser l'accès à la trésorerie.

• Les lignes «Nom Ludothèque», «Surnom ludothèque», et les autres coordonnées d'adresses et de
communications vont influer sur la première page du formulaire d'accueil, l'édition des étiquettes et
des courriers de relance.

• La sélection par défaut des jeux et adhérents, vous permet de déterminer sur le formulaire d'accueil,
si vous préférez faire une recherche et sélection par nom ou par code.
Vous pouvez également choisir par défaut d’inclure ou non les « suspendus » dans les listes
déroulantes de jeux et d’adhérents.

• En cochant l’option d’ouverture au démarrage, le formulaire des paramètres ne sera plus ouvert au
démarrage de Ludoprêt. Vous pourrez y accéder par l’onglet « Paramètres » du ruban.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 11/128

L'onglet « Prêts Abonnements »

Les paramètres de prêts et forfaits

• Vous pouvez créer autant de type de prêt que vous le désirez.

• Il est conseillé de toujours laisser le prêt à 1 jeu (cela peut servir en cas de prêt cadeau ou autre prêt
d’ajustement).

• Vous avez possibilité ou non de mettre une date d'échéance sur les forfaits.
Si vous optez pour cette solution:
➢ soit la date d'échéance correspondra à la date d'échéance des cotisations ;
➢ soit vous mettez par exemple une date limite de un an. Dans ce cas le démarrage du calcul
prend effet à la date du premier jeu emprunté dans le forfait concerné .

Une fois définis ces paramètres, il est déconseillé de les modifier ou de les supprimer si vous y avez fait
référence dans des mouvements de prêts récents.

Vous pouvez limiter la durée des forfaits dans le temps une fois souscrits.
Cela vous permet de dire, que par exemple un forfait qui est commencé doit être terminé par exemple
dans l'année qui suit.

Dans notre exemple le type de prêt « Normal » limité à 1 jeu, n'étant pas un forfait n'a pas besoin de
limitation. Les deux forfaits prendront fin un an après la sortie du premier jeu du forfait corresponda nt.

Vous ne pourrez pas supprimer un type de prêt utilisé soit comme forfait par défaut dans des types
d'abonnement, soit dans des prêts d'adhérents.
Si vous ne voulez plus l'utiliser, désactivez le en décochant la case «Actif ».
J.D. GAYOT le 20/09/2018 12/128

Les paramètres d'abonnements et cotisations

Ceux ci doivent être renseignés avec le plus grand soin.

En effet ces paramètres conditionneront tous les délais de retard de prêt ou de cotisations.
Pour les cotisations:
➢ Soit vous prévoyez un abonnement d'un an à partir de la date de cotisation,
➢ Soit vous prévoyez une date fixe de fin par exemple le 31 Décembre 2010.

Au démarrage du logiciel, un calcul est effectué en fonction de ces paramètres et tous les adhérents ayant
dépassé la date, auront dans leur fiche la case « Cotisation réglée » décochée.

Pour modifier un paramètre cliquez sur l'enregistrement concerné, puis sur

Vous pourrez ainsi, modifier les paramètres et les enregistrer.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 13/128

L'onglet « Réservations , Import, Catalogue»

Les paramètres d'importation

Les paramètres d'importation permettent de sélectionner les zones que vous voulez remplir lors d'une
importation à partir de la base collaborative web Ludoprêt.

Vous pouvez également choisir d'avoir la possibilité ou non, d'enregistrer les images web de cette base
collaborative sur votre Pc.

Les paramètres catalogue jeux

Vous pouvez dans ces paramètres choisir si vous voulez que certains champs optionnels puissent apparaître
dans vos catalogues de jeux. Cela vous permettra de pouvoir éventuellement différencier ceux destinés à un
usage interne de ceux pouvant être diffusés auprès de vos adhérents ou sur Internet .

Les paramètres de réservation

Les paramètres de réservation par défaut permettent en fonction de votre organisation , d'avoir un message
de rappel lors du retour ou du prêt d'un jeu faisant l'objet d'une réservation active.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 14/128

L'onglet « Export, divers»

Ces paramètres vous permettent de préciser des paramètres par défaut concernant différents aspects de
Ludoprêt

Les paramètres d'export

• L’export Csv a pour avantage d’être compatible avec la plupart des bases de données.
Si vous choisissez cette option le séparateur par défaut sera le caractère Pipe ( | )
Vous pouvez également choisir d’encadrer les textes avec un séparateur quote (‘) ou double quote(’’)

• L’export Xls vout permet de lire directement les fichiers générés avec Excel ou Calc.

Les paramètres divers

• Le « Nb jours d'alerte pour anniversaires » est un paramètre de calcul vous permettant de connaître
les anniversaires à venir.

• L’option d’impression des tickets « prêts » vous permet de définir si vous utiliserez une imprimante
ticket largeur 80 mm ou une imprimante classique avec feuille A4 à découper.

• Choisissez également le type de classification que vous utiliserez. Par défaut c'est le système Esar
(facette A) qui sera coché.

• Si vous cochez l’option « Alerte en cas de cotisation non à jour à l'ouverture du formulaire de prêts »
un message vous alertera au moment où vous ferez un nouveau prêt pour un adhérent.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 15/128

L'onglet « Réseau et liens »

Ces paramètres vous permettent de préciser le type d'utilisation de votre poste ainsi que tous les liens vers
Ludoprêt, votre logo éventuel, les pièces jointes et votre lecteur de sauvegarde par défaut.

• A la première utilisation tous les paramètres seront par défaut configurés pour une utilisation en
poste unique.

• Il est fortement conseillé de mettre les dossiers de pièces jointes dans le dossier « Annexes » de
Ludoprêt.
Vous pouvez à l'intérieur de ce dossier créer des sous dossiers correspondant à vos liens définis
précédemment.

• Le chemin d'accès par défaut de vos documents externes correspond au dossier « Annexes » dans le
répertoire Ludoprêt. Modifiez le si vous souhaitez un autre dossier.

• Le chemin d'accès à votre logo, vous permettra de personnaliser vos étiquettes. Pour un
fonctionnement fluide , essayez de ne pas dépasser une taille de fichier image de plus de 15 Ko.
Si vous n'avez pas de logo, mettez la zone à blanc.

• Le chemin d'accès des sauvegardes est à remplir soigneusement en fonction du lecteur sur lequel
vous allez effectuer cette sauvegarde.
Il y a juste la lettre du lecteur à changer. Le répertoire Save_Ludoprêt se créera automatiquement.

• Les intitulés d'étiquettes de lien correspondent aux titres des zones de lien dans la fiche de jeu
J.D. GAYOT le 20/09/2018 16/128

Une fois ce formulaire complété, décochez la case « Ne plus ouvrir au démarrage » afin d'arriver
directement au formulaire d'accueil, aux prochaines ouvertures du programme.
Les modifications concernant les coordonnées de la ludothèque, nécessitent parfois la fermeture du logiciel
pour être prises en compte.

Pour modifier des données ou les compléter, vous pourrez toujours revenir à ce formulaire par le menu
« Paramètres » du formulaire d'accueil.
Pour les paramètres et utilisation en multi-utilisateurs, nous y reviendrons dans un chapitre spécial.

Principes d'ergonomie du logiciel

Navigation générale

La page d'accueil permet de naviguer dans toutes les options du logiciel à partir des onglets du ruban Access.

Chaque onglet vous donnera accès à des commandes spécifiques

Au fur et à mesure des besoins, vous ouvrirez des formulaires sous forme de listes.
Dans chacune d'entre elles vous aurez à votre disposition des commandes supplémentaires regroupées dans
un nouveau ruban dédié. Par exemple dans la liste des jeux:

Vous y retrouverez toutes les commandes classiques de filtre et de tri, plus toutes les commandes spécifiques
au formulaire que vous utilisez.
A noter que les colonnes dont le nom commence par « ▼ » donnent la possibilité par double-clic sur un
enregistrement correspondant, d'ouvrir un commentaire, détail, image ou lien attenant.
La présence d'un O signifie qu'un lien est disponible.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 17/128

Masquer le ruban

Ce ruban peut être masqué ou non. Pour cela: double clic sur l'onglet « Liste jeux » ou par simple clic sur le
bouton en haut à droite du ruban :

Une fois masqué deux possibilités:

• un double clic sur l'onglet ou simple clic sur le bouton et le ruban s'affiche de nouveau de façon
permanente;

• un simple clic sur l'onglet et le ruban passe au dessus du formulaire. Vous choisissez un outil, et
il se masque de nouveau, libérant ainsi tout l'espace.

A noter que dans la grande majorité des listes, quand le ruban est masqué, vous avez la possibilité avec le
clic droit d'avoir un menu contextuel reprenant une grande partie des options du Ruban.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 18/128

Aides

Des aides ponctuelles sont disponibles aux moments importants de l'utilisation du logiciel:

ou Dans ce cas vous aurez une aide sur le formulaire que vous utilisez.

Dans ce cas vous aurez accès à toute la notice que

vous êtes en train de lire.

Tris, filtres et recherches

Dans toutes les listes, vous disposerez des éléments standards vous permettant de trier, filtrer et rechercher
dans les colonnes adéquates. A noter que les tris et filtres effectués seront appliqués dans les états
correspondants.

Suppressions

Vous avez la possibilité de supprimer des jeux, des adhérents ou des prêts, avec les réserves de mise.
Il faut cependant que votre profil autorise ces suppressions.
Dans le cas contraire :
J.D. GAYOT le 20/09/2018 19/128

Impression rapports

Pour tous les formulaires sous forme de listes, vous pouvez imprimer les documents que vous
visualisez à l'écran, en cliquant sur le bouton d'impression sur le ruban. L'état reprendra tous les
critères de filtre ou tri que vous avez choisi dans le formulaire. Vous obtiendrez des rapports de ce
type :

Comme sur tous les rapports, vous aurez les options possibles soit par le ruban, soit par le menu contextuel
disponible avec le clic droit.

Export des états en Pdf

Si vous cliquez sur «Exporter en Pdf» une fenêtre de choix va s'ouvrir

Par défaut le document va se mettre dans Ludopret\Annexes et va prendre le nom de l'état avec la date
d'exportation.
Vous pouvez bien sûr modifier cela et vous aurez sûrement besoin de recréer des sous-dossiers.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 20/128

Paramétrages

La saisie de ces paramètres est une opération primordiale, car elle va conditionner le fonctionnement du
logiciel ainsi que tous les modes de calcul. Il faut donc impérativement y consacrer le temps nécessaire.
Dans le menu « paramètres » vous allez pouvoir déterminer divers critères et paramètres représentatifs de
votre ludothèque.

Les paramètres concernant le thème général

Office donne la possibilité de choisir entre 3 thèmes généraux : gris clair, bleu et noir.
Ces paramétrages sont valables uniquement avec la version 2010 d'Access.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 21/128

Une fois choisi, il faut redémarrer Ludoprêt pour afficher le thème choisi. Ce thème sera
appliqué à toutes les applications Office.

Les paramètres concernant Ludoprêt

Ce bouton permet de revenir sur le formulaire que vous avez paramétré au démarrage.

Les paramètres concernant les jeux

Ces listes peuvent être modifiées ou complétées, en cliquant par exemple sur le bouton « type de jeux »

Afin d'être cohérent avec la base collaborative, il est conseillé d'utiliser pour les rubriques « Age », « Temps
de jeu » et « Nombre de joueurs », ces règles de paramétrage:
Mettre un espace entre le nombre et les autres caractères.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 22/128

Age
– Nc (non communiqué ou renseigné)
– Tout âge
– 5+ (plus de 5ans)
– <= 10 (- de 10 ans)
– 8 (8 ans)
– 2–5 (de 2 ans à 5 ans)
– 1,5 – 2 (de 18 mois à 2 ans)

Temps de jeu (Temps en minutes)

– Nc (non communiqué ou renseigné)

– Non limité
– 15 mn + (plus de 15 minutes)
– <= 30 mn (30 minutes maxi)
– 90 mn (90 minutes)
– 10 mn – 20 mn (entre 10 et 20 minutes)
J.D. GAYOT le 20/09/2018 23/128

Nombre de joueurs

– Nc (non communiqué ou renseigné)

– Non limité
– 3+ (A partir de 3 joueurs)
– <= 5 (5 joueurs maxi)
– 2 (2 joueurs)
– 2 – 4 (de 2 à 4 joueurs)

Les colonnes mini et maxi appliquant également les règles de la base collaborative, vous permettront de faire
des recherches plus pertinentes avec la recherche avancée des jeux.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 24/128

Les paramètres concernant les systèmes de classification

Comme vu dans les paramètres généraux, vous pouvez adopter un système de classification.
● Esar (facette A)
● Col
● Personnalisé

Dans les deux premiers cas les tables sont pré-remplies :

J.D. GAYOT le 20/09/2018 25/128

Les paramètres concernant la trésorerie:

La liste des règlements adhérents correspond aux possibilités d'encaissement que vous effectuez directement
avec l'adhérent.

La liste des « crédits débits » correspond à une liste de mouvements de trésorerie que vous rencontrez
régulièrement. Vous pouvez saisir d'avance certains montants fixes du type loyer ou salaire éventuel. Une
case à cocher permet de différencier les crédits et débits.

La liste des « Comptes » est elle aussi importante. Elle déterminera l'état de vos soldes bancaires.
Le report initial est le solde reporté par exemple en début d'année ou à l'ouverture du compte.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 26/128

Les paramètres concernant les visites:

Dans le cadre du suivi de la fréquentation, vous pouvez créer des types de visites

Les paramètres concernant les mots-clés:

Vous pouvez établir des listes de mots-clés afin d'affiner vos recherches. Ces listes sont basées sur les
mécanismes et thématiques des jeux. Des listes sont pré-saisies dans Ludoprêt mais peuvent être complétées
et modifiées
J.D. GAYOT le 20/09/2018 27/128

Les paramètres concernant les étiquettes personnalisées:

Vous arriverez sur le formulaire qui vous permettra de créer vos propres étiquettes.

Nous y reviendrons dans un chapitre spécial.

Tous ces paramètres peuvent être mis à jour ultérieurement et permettent de gagner du temps par la suite.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 28/128

Menu des jeux

Nouveau jeu

Ce bouton permet d'ouvrir le formulaire de saisie.

Onglet « Caractéristiques principales »

Les menus déroulants correspondent aux paramètres saisis plus haut.

Pour vous aider à codifier logiquement votre jeu, le code du dernier jeu enregistré est affiché.

Saisissez vos données.

• Le « Code jeu » est un code unique qui sera attribué à ce jeu et à lui seul. C'est ce code qui servira
d'inventaire et qui permettra de connaître tout l'historique de ce jeu. Il peut utiliser indistinctement
des chiffres ou lettres. Pour vous aider le code du dernier jeu enregistré apparaît en haut du
formulaire.

Attention : Pour les codes jeux et également les codes adhérents, si vous voulez qu'ils puissent être convertis
en code-barre, il faut éviter les caractères spéciaux et accentués et les saisir en majuscule.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 29/128

• Le « Nom du jeu » est le nom usuel utilisé pour ce jeu.

• La zone « Description » permet de faire un descriptif succinct du jeu.
• Le « Commentaire » est une zone de 255 caractères permettant de noter une information
supplémentaire. Cela peut être par exemple le type et le nombre de piles nécessaire au
fonctionnement du jeu.

• La zone « Nb de points dans forfait » qui permet d'introduire une notion de valeur de jeux différente
à l'intérieur d'un forfait.
Si par exemple vous estimez qu'un jeu vaut deux points (surdimensionné, plus cher …) l'emprunt de
ce jeu sera comptabilisé comme s'il y avait eu deux jeux empruntés. Le calcul sur le forfait se fera
donc de façon différente.
• Si la case « Jeu utilisé uniquement sur place » est cochée cela veut dire que ce jeu n'est pas destiné
au prêt.
• Si la case « Suspendu » est cochée, cela veut dire que pour diverses raisons (trop abîmé, pièces
manquantes, perdu ..) le jeu ne peut plus être pris en compte. Le fait de le suspendre rendra tout
mouvement impossible mais gardera l'historique.

Pour toutes les zones correspondantes à des paramètres, vous devrez choisir dans la liste déroulante
adéquate.
Si vous saisissez une donnée n'existant pas dans la liste, vous aurez un message d'alerte de ce type:
J.D. GAYOT le 20/09/2018 30/128

Dans ce cas, comme indiqué sur le message cliquez sur le bouton à droite de la zone concernée.

Saisissez la donnée manquante et refermez le formulaire. Votre liste déroulante sera mise à jour avec la
nouvelle donnée.

Onglet « Compléments»

• Le prix estimé correspond à une valeur d’inventaire qui peut se déprécier au fur et à mesure du
temps.
• Les « Liens » permettent de choisir en fonction de l'intitulé que vous avez choisi de faire un lien vers
les fichiers de règle du jeu, listes d'inventaire ou autre qui seront associés à votre jeu.
Ces derniers peuvent également être des liens vers des sites internet.

• Le lien vers image permet de faire un lien vers une image du jeu ou de sa boite. Cette image peut
être stockée sur le Pc ou serveur dans le dossier « Annexes » ou être un lien web. L'image
apparaîtra à la réouverure de la fiche.

Un dossier par défaut « Annexes » est créé dans le répertoire « Ludoprêt » .

Vous pouvez créer d'autres sous dossiers à l'intérieur de ce dossier Annexes, pour y stocker tous vos
J.D. GAYOT le 20/09/2018 31/128

documents externes.
• Cliquez ensuite sur «Fermer» pour valider vos données et revenir au menu général ou sur «Ajouter»
pour valider votre jeu et en enregistrer un autre.

• Vous avez également une zone pour le prix d'achat et une zone pour le prix estimé. Ce dernier permet
de saisir le prix auquel vous estimez pouvoir vendre le jeu.

Onglet « Classification»

Dans cet onglet vous pourrez déterminer les classements de jeu correspondant à la classification par défaut
définie dans les paramètres généraux.

Vous avez la possibilité de cumuler quatre classements pour le même jeu.

Si votre jeu correspond par exemple aux jeu de règles, cliquez sur « Jeu de règles »

Dans la liste qui va s'afficher en dessous, cliquez sur « Jeu de stratégie »

J.D. GAYOT le 20/09/2018 32/128

Si vous voulez ajouter un autre classement, passez à la deuxième colonne.

Puis « validez la classification ». La classification choisie s'affiche dans les champs correspondants.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 33/128

Onglet « Mots-clés»

Dans cet onglet vous aurez la possibilité de choisir des mots-clé choisis dans les deux grandes catégories que
sont « les mécanismes » et les « thématiques » des jeux.. des listes sont pré-remplies mais peuvent être
modifiées.
Ces mots-clés vous permettront de faire des recherches plus complexes à partir de la liste des jeux.

Deux parties distinctes :

- La partie gauche « Sélection des mots-clés » vous permettra de faire vos choix ou de les modifier.
- La partie droite « Mots-clés sélectionnés » correspond aux résultats de vos sélections.

Si vous cochez la case « Mécanismes », tous les mots-clés correspondants vont s'afficher dans la liste de
gauche.

Vous pouvez en sélectionner directement un ou plusieurs directement ou vous aider par la recherche de
caractères.
Si vous saisissez « s » puis « Entrée » vous aurez les mots commençant par « S » qui s'afficheront:
J.D. GAYOT le 20/09/2018 34/128

Sélectionnez le mot qui vous intéresse et cliquez sur le bouton de transfert

Si vous avez un deuxième mot à rajouter dans les mécanismes, réactualisez la liste de sélection par
Choisissez le deuxième mot :

A la fin de vos choix validez les mécanismes choisis

J.D. GAYOT le 20/09/2018 35/128

Le principe est le même pour les thématiques

Liste des jeux

Ce bouton permet d'ouvrir le récapitulatif complet des jeux enregistrés.

Cette liste est répartie sur deux onglets :

Onglet « Spécificités ludothèque. »

J.D. GAYOT le 20/09/2018 36/128

Cette liste est un récapitulatif de toutes les données relatives aux jeux dans la ludothèque.
Vous pourrez ainsi voir si un jeu est disponible, est dédié au jeu sur place, son emplacement, s'il a une
réservation à venir, son nombre de points etc ….
Les « O » dans les colonnes de liens ou commentaires indiquent qu'un complément d'information peut être
obtenu par double clic sur la zone concernée.

Ainsi si vous double cliquez dans le « commentaire 1 » du jeu Othello vous ouvrirez ceci :

Si vous double cliquez sur le lien image du même jeu, vous visualiserez le lien enregistré dans la fiche jeu:

Si vous cliquez sur un lien correspondant à une règle ou une fiche d'inventaire, le lien s'inscrira en bas du
formulaire. En cliquant sur ce lien vous ouvrirez le document correspondant.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 37/128

Onglet « Spécificités ludiques. »

Dans cet onglet, sont indiquées les spécificités ludiques du jeu.

De la même façon que dans le premier onglet, vous pourrez par double clic, avoir le détail des spécificités
dans les colonnes dont l'entête commence par « ▼ »
J.D. GAYOT le 20/09/2018 38/128

Retour sur fiche jeu

Pour modifier ou compléter une fiche de jeu, positionnez vous sur le code que vous voulez modifier, puis sur
le bouton «Retour fiche jeu» du ruban

Dans ce cas vous revenez sur la fiche de jeu

On peut constater que le jeu 1015 est en cours de prêt. Dans le cas contraire il sera indiqué qu'il est
disponible.

Dans l'onglet « Compléments » en cliquant sur le « lien vers ... » vous ouvrirez les documents
correspondants au jeu concerné, que vous avez préalablement stocké.

En haut à gauche deux voyants vous permettront de voir à l'ouverture de la fiche si le jeu est suspendu et s'il
est disponible. Dans le cas présent, il n'est pas suspendu mais n'est pas disponible (voyant rouge)

Les boutons en bas du formulaire vous permettent de naviguer directement dans les fiches de jeux.

Dans les zones « Commentaire » et « Manque » vous avez la possibilité de modifier la mise en forme du
texte.

Dans ce cas vous pouvez le faire à partir des outils de mise en forme du ruban ou à partir de la barre flottante
qui va apparaître après sélection du texte.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 39/128

Edition des jeux

Ce module vous permet d'imprimer des étiquettes que vous pouvez coller sur les boîtes de jeu, ou de faire
une fiche récapitulative du jeu pour faire par exemple un catalogue.

Les étiquettes

Par défaut à l'ouverture tous les jeux non suspendus vont être présélectionnés. Vous pouvez néanmoins
restreindre cette présélection en choisissant un type de jeu ou une tranche d'âge correspondants à vos
paramètres de jeux.

Pour imprimer toutes les étiquettes ou toutes les fiches correspondant à cette présélection, choisissez votre
format, cliquez sur le bouton «>>» et lancez directement les impressions.

Si vous voulez juste quelques étiquettes ou quelques fiches, sélectionnez les jeux puis clic sur le bouton «>».
Enfin si vous voulez juste une étiquette ou une fiche, vous pouvez également saisir le code jeu puis «>».
De la même manière, vous pourrez corriger votre sélection par les touches «<» et «<<».
J.D. GAYOT le 20/09/2018 40/128

Choisissez le format d'étiquette standard ou personnalisé que vous souhaitez puis lancez l'impression.
Les code-barres sont basés sur le code 39. Il faut donc une douchette pouvant lire ce code.

Attention : avec la douchette, il faut bien vérifier que la touche numérique est activée ou que le paramétrage
adéquat a été fait.

Quand vous utilisez des planches d'étiquettes autocollantes, vous n'avez pas obligatoirement utilisé toutes les
étiquettes. Si vous en avez utilisé par exemple deux, saisissez cette quantité dans la zone prévue et faites
« Entrée ». Puis cliquez sur le bouton «Imprimer». L'impression se fera ainsi à partir de la première étiquette
non disponible.

Vous avez ci dessous un exemple des quatre possibilités de format d'étiquettes disponibles.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 41/128

Il est à noter que le logo et le nom de la ludothèque correspondent à ceux que vous avez renseigné dans la
fiche d'identité de la ludothèque. Si vous n'avez pas de logo ou si le lien est invalide, les étiquettes seront
imprimées comme ceci:

Les catalogues

Si vous voulez imprimer les fiches de jeu pour faire par exemple un catalogue, :
• sélectionnez les jeux choisis,
• cochez « Fiche catalogue A5 » ou « Fiche catalogue A4 »
• « Imprimer ».

Si vous choisissez le format A5, les fiches seront imprimées par deux sur du A4 ou si vous choisissez le
format A4 il y aura une fiche par page.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 42/128

Comme vous pouvez le constater, la mise en forme effectuée dans la zone « Commentaire » de la fiche de jeu
s'est répercutée dans la fiche récapitulative, et l'éventuelle image jointe est également affichée.
Dans cet exemple les champs « Manque », « Emplacement », « Commentaire2 », « Illustrateur », « Date
d'achat-fournisseur-Prix Achat - Prix estimé» ont été sélectionnés dans les paramètres généraux Ludoprêt.
Dans le cas contraire ils n'apparaîtront pas.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 43/128

Recherche avancée des jeux

A partir de la liste des jeux, un moteur de recherche a été ajouté pour vous permettre de retrouver les jeux
correspondants à des critères que vous pouvez définir. Ils reprennent les éléments de l’onglet de la liste des
jeux e seront donc différents si vous êtes sur les spécificités de la ludothèques ou les spécificités ludiques.

Si nous voulons à partir de l’onglet « Spécificités ludiques » rechercher les jeux édités entre 1990 et 2000,
pour des joueurs à partir de 5 ans et ayant dans la thématique le mot "Animaux", il nous faudra 3 critères:
• Dans le champ de recherche du 1er critère, choisir « AnnéeSortie»
• Choisir le critère « Entre deux valeurs »
• Saisir les valeurs « 1990 » et « 2000 » dans les deux zones de recherche
J.D. GAYOT le 20/09/2018 44/128

• Cliquer sur «Valider le 1er critère».

• Cliquer sur «Ajouter 2ème critère».
• Choisir l' Opérateur « Et ».
• Dans le champ de recherche du 2ème critère, choisir « AgeMini».
• Choisir « Etre supérieur >= » comme deuxième critère.
• Saisir « 5 » comme valeur de recherche.
• Cliquer sur «Valider 2ème critère».

• Cliquer sur «Ajouter 3ème critère».

• Choisir l' Opérateur « Et ».
• Dans le champ de recherche du 3ème critère, choisir « Thematique»
• Choisir « Contient la valeur » comme troisième critère.
• Saisir « Animaux» comme valeur de recherche.
• Cliquer sur «Valider 3ème critère».
J.D. GAYOT le 20/09/2018 45/128

La liste affichée correspondra à votre demande.

Vous pourrez imprimer le résultat de votre recherche et de vos filtres soit sous forme de liste, soit sous forme
de catalogue en cliquant sur les boutons correspondants du ruban.
Vous pourrez ainsi très facilement réaliser des catalogues suivant différents critères (type de jeu, fournisseur,
tranche d'âge etc.)

Valorisation des jeux

Vous avez la possibilité de faire une valorisation de vos jeux d'après le prix d'achat ou le prix estimé:
• Soit à partir d'une date (pour connaître le montant des jeux achetés, par exemple depuis le début de
l'année)
• Soit pour l'ensemble des jeux de façon à faire une forme d'inventaire chiffré .

Avec les solutions habituelles de filtres et tris, vous pouvez affiner votre analyse par fournisseur, type de jeu,
marque ou autre. Vous pouvez également revenir sur la fiche de jeu pour corriger une valeur.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 46/128

Fournisseurs
Vous pouvez dans la fiche du jeu renseigner une zone « Fournisseur ». Il faut auparavant remplir la table à
l'aide du formulaire accessible à partir du menu principal ou de la fiche de jeu.

A partir du menu principal, vous avez la possibilité de voir et d'éditer la liste complète.

Si vous cliquez sur une adresse, cela ouvrira directement votre messagerie avec comme destinataire l'adresse
sélectionnée.
De même si vous cliquez sur un éventuel site Web, cela ouvrira votre navigateur par défaut sur la page du
fournisseur choisi.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 47/128

Dupliquer un jeu
Si vous avez des jeux identiques, il n'est pas nécessaire de saisir de nouveau toute la fiche.
A partir de la liste des jeux :

• cliquez sur le code jeu que vous voulez recopier ;

• cliquez sur le bouton « Dupliquer un jeu » dans le ruban ;

• saisissez un code non utilisé ;

• validez.

Les caractéristiques du jeu seront recopiées vers le jeu A656. Faites dans la fiche les modifications
nécessaires.

Changer le code d'un jeu

Ceci peut être utile en cas de modification de votre système de codification interne.
Dans ce cas, tous les mouvements de prêt du jeu seront impactés par ce nouveau code. Vous ne perdrez donc
pas de données et vos historiques seront conservés.
Le principe est le même que pour la recopie :

• cliquez sur le jeu dont vous voulez changer le code ;

• cliquez sur le bouton « Changer code jeu » dans le ruban ;
• saisissez un code non utilisé ;
• validez.

Le jeu aura un nouveau code.

Pensez à refaire l'étiquette ou la fiche catalogue.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 48/128

Suppression d'un jeu

Attention cette opération ne doit pas se faire à la légère car elle supprime tous les mouvements et historiques
liés à ce jeu.
Dans un premier temps préférez l'utilisation de la « Suspension ».

• cliquez sur le jeu que vous voulez supprimer ;

• cliquez sur le bouton «Supprimer un jeu » dans le ruban ;
• si les droits sont accordés une confirmation vous sera demandée ;

• validez.

Accès base web Ludoprêt

Une base collaborative de jeux sur le web est mise à la disposition des membres du forum Ludoprêt . Ils
peuvent donc alimenter cette base et également importer directement des fiches de jeux dans le logiciel.
Cette option fera l'objet d'un chapitre spécial en fin de notice.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 49/128

Menu adhérents

Ajouter un adhérent

Par ce bouton vous arriverez sur le formulaire de saisie des informations adhérents.

• Vous avez la possibilité de différencier les inscriptions de 3 façons :

- Adhérent : paye son adhésion et peut emprunter et jouer sur place
- Adhérent + personnel ludo : paye son adhésion et peut emprunter mais participe en plus à
l'organisation de la ludothèque
- Personnel ludo : ne souhaite pas emprunter ou jouer sur place (pas de cotisation) mais participe à
l'organisation de la ludothèque en tant que salarié ou bénévole. Il n'apparaîtra pas dans la liste des
emprunteurs

• Le code est de type alphanumérique et peut donc comporter aussi bien des chiffres que des lettres.
Vous pouvez donc commencer votre code par A comme association, C pour collectivités etc ...

• La notion de « Suspendu » correspond à un adhérent qui en fait est considéré comme n'étant plus
adhérent à la ludothèque. Néanmoins il ne faut pas le supprimer et attribuer son code à un autre car
dans ce cas toutes les statistiques seraient reportées sur le nouvel adhérent.
Le fait qu'il soit suspendu devient donc une alerte

• Vous devrez saisir toutes les informations classiques relatives à l'inscription : adresses,
contacts, Numéros de téléphone, adresses mails etc.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 50/128

• Vous pourrez également ajouter ou supprimer les prénoms des membres (en général les
enfants) rattachés à l'adhésion.
A noter que si vous saisissez une adresse courriel ne respectant pas les règles générales vous aurez un
message d'alerte.

Quand vous créez un nouvel inscrit le code du dernier enregistré s'affiche pour vous faciliter l'attribution d'un
nouveau code logique. Dans ce cas le dernier adhérent enregistré avait pour code C7

• Un commentaire peut être ajouté. En cochant la case « Afficher en message de rappel ».

Ce dernier vous sera rappelé lorsque vous lancerez le formulaire de prêt de cet adhérent.

• La case « Caution » est facultative.

• Les cases « Cotisation réglée » et surtout « Date de règlement de cotisation » doivent être remplies
afin de gérer les périodes de renouvellement.
C'est sur cette fiche qu'il faudra revenir lors des renouvellements d'abonnement. Cliquez d'abord sur
la case « Cotisation réglée » La date de cotisation va se mettre à la date du jour. Modifiez la
éventuellement et faites « Entrée ».
La date de fin se mettra automatiquement à jour en fonction des paramètres de type d'abonnement
que vous avez établi.
A chaque démarrage du logiciel, un calcul est effectué afin de décochez les cases de ceux qui ne sont
plus à jour.

• Le forfait se met automatiquement sur le forfait par défaut correspondant au type d'adhérent. Vous
pouvez cependant modifier ce forfait pour chaque adhérent. Cela permettra quand vous effectuerez
un prêt de se positionner automatiquement sur ce forfait.
Pour revenir au forfait par défaut d'origine cliquez sur le bouton « Forfait par défaut »

• Si vous avez coché l'option « Adhérent + Ludo » ou « Personnel Ludo », vous pourrez saisir des
renseignements complémentaires concernant le statut et le rôle tenu dans la ludothèque.
Ces éléments seront visibles dans l'onglet « Fiche ludo » du formulaire d'accueil.

• Si l’adhérent ne veut pas que des photos prises lors d’évènements divers soient diffusées sur un site
web ou une Newsletter vous devrez décocher la case « Autorise les photos et leurs diffusions ».

• De même si l’adhérent ne veut pas recevoir d’informations par mail en provenance de la ludothèque
vous devrez décocher la case « Autorise les infos par courriel ».
• Vous pourrez néanmoins lui envoyer des relances s’il y a besoin.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 51/128

Liste des adhérents

Si vous êtes identifié avec le profil administrateur, ou avec celui d'un utilisateur ayant les droits
nécessaires vous pouvez supprimer un adhérent s'il est suspendu depuis longtemps. Lors de la suppression
tous les mouvements de prêts, réservations et membres affiliés seront également supprimés .

Comme dans toutes les listes vous pouvez trier et filtrer en fonction de vos besoins.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 52/128

Edition des adhérents

L' impression des étiquettes fonctionne sur le même principe que les étiquettes de jeu avec les quatre
formats d'étiquettes avec ou sans code-barre, + 1 étiquette mentionnant la date de cotisation + une fiche
récapitulative.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 53/128

Anniversaires
Afin de pouvoir éventuellement envoyer un petit courrier ou courriel pour un anniversaire, ce petit module
vous permet de connaître les anniversaires arrivant dans la période que vous avez définie dans les paramètres
de la ludothèque.

En cliquant sur ce bouton vous aurez deux résultats possibles :

• Il n'y a pas d'anniversaire prévu dans la période définie à venir. Dans ce cas un message :

• Il y a un ou des anniversaires prévus dans la période définie à venir. Dans ce cas:

J.D. GAYOT le 20/09/2018 54/128

A noter que les anniversaires du jour, s'afficheront sur la page d'accueil:

Liste des membres affiliés

Cette liste est celle qui regroupe toutes les affiliations d'un cotisant (en général les enfants)

Changement du code d'un adhérent

Dans ce cas, tous les mouvements de prêts seront impactés par ce nouveau code. Vous ne perdrez donc pas de
données et vos historiques seront conservés.
Le principe est le suivant:

• cliquez sur l'adhérent dont vous voulez changer le code ;

• cliquez sur le bouton « Changer code adhérent » dans le ruban ;
• saisissez un code non utilisé ;
• validez.

L'adhérent aura un nouveau code. Pensez à refaire l'étiquette.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 55/128

Formulaire des prêts et retours

Enregistrement d'un prêt

Tout est centralisé dans un seul formulaire. Pour cela sur le formulaire d'accueil, saisir le code adhérent au
clavier ou à la douchette.

Vous arriverez ainsi sur le formulaire récapitulatif de l'adhérent

La partie haute du formulaire est un résumé de la fiche signalétique de l'adhérent. Si vous voulez revenir à la
fiche adhérent pour la consulter ou la modifier cliquez sur le bouton
J.D. GAYOT le 20/09/2018 56/128

Trois voyants Vert-Rouge permettent de visualiser l'état de l'adhérent

• Le premier permet de voir si l'adhérent est suspendu ou non

• Le deuxième concerne l'état des cotisations : A jour ou non
• Le troisième permet de visualiser s'il y a des retards dans les prêts ou non.

Vous pouvez également visualiser tous les jeux en cours de prêt, et voir s'il y a des jeux qui auraient dû être
rendus ou non.

Apparaît aussi l'état de ses forfaits éventuels. Dans le cas présent il reste deux jeux à emprunter sur le
« forfait 10 jeux » et les deux autres forfaits n'ont pas été souscrits.

En bas du formulaire un message vous fera un historique des retards de l'adhérent et éventuellement de la
date et du montant du dernier règlement.

Pour saisir un nouveau prêt, cliquez sur «Prêt» ou utilisez la touche [F5] de votre clavier.

• Vous devez choisir un type de prêt. Si l'adhérent fait partie d'une catégorie ayant un type d'adhérent
par défaut, le logiciel se positionnera automatiquement sur cette catégorie.
Sinon il se met sur le premier de la liste.
Dans l'exemple nous poursuivons le « Forfait 10 jeux ».

• Puis nous choisissons le jeu à prêter, par le menu déroulant ou par la saisie clavier ou douchette.

Si vous saisissez un jeu qui est considéré comme déjà emprunté un message d'alerte s'affichera :

Ce message n'est pas bloquant. Il vous indique juste qu'il doit y avoir une anomalie, puisque le jeu
est considéré par le logiciel comme sorti.
Cliquez sur « Oui » pour continuer le prêt ou modifier le code jeu.
Cliquez sur « Non » pour arrêter le prêt en cours.

La date de sortie se met automatiquement à la date du jour.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 57/128

Il est impératif que les « Code jeu » et l'une des options de prêt soient remplies sinon un message
d'alerte vous arrêtera quand vous voudrez poursuivre.

Soit vous corrigez en revenant sur la fiche par le bouton «OK» soit vous quittez la fiche
commencée, par le bouton «Annuler»

• Pour valider votre enregistrement trois possibilités:

➢ soit vous annulez le prêt commencé par la touche « Annuler » ou la touche [Echap] ;
➢ soit vous validez directement «Valider» ou la touche [F11] ;
➢ soit vous avez un autre prêt pour le même adhérent . Cliquez sur «Ajouter» ou la touche [F10].
Dans ce dernier cas, le type de prêt du premier enregistrement se répercute automatiquement sur
les prêts suivants.

Dans les deux cas l'enregistrement que vous venez de faire s'ajoutera aux prêts en cours.

Incidence du nombre de points d'un jeu.

Dans la grande majorité des cas, les jeux valant un point, il n'y aura pas de problème.
Mais si des jeux valent plusieurs points, en fin de forfait cela peut poser problème. Pour le démontrer nous
continuons le forfait que nous venons de voir en rajoutant un jeu qui vaut trois points (le jeu 1015) alors qu'il
n'en reste qu'un sur le « Forfait 10 jeux » en cours :
Dans ce cas une fenêtre va s'ouvrir vous informant de la situation, et vous demandant de choisir une option :
J.D. GAYOT le 20/09/2018 58/128

Vous aurez 4 possibilités :

➢ avec l'option 1 vous entamerez directement un nouveau forfait 10 jeux avec 3 points. Vous
pourrez revenir plus tard sur le forfait N°1 pour le finir ;
➢ avec l'option 2, le prêt de ce jeu est abandonné pour pouvoir laisser la possibilité de saisir un jeu
qui lui vaut 1 point et permettra de finir le forfait ;
➢ avec l'option 3, un nouveau forfait va débuter sur lequel sera porté deux points, avec un rappel
d'un point sur le précédent forfait ;
➢ avec l'option 4, vous revenez sur les options de forfait, afin d'en compléter ou d'en choisir un
autre.
Dans notre exemple nous choisirons l'option 3:
• le logiciel clôture le précédent forfait ;

• en faisant «OK», vous pouvez choisir votre forfait de façon classique ;

• nous choisissons le « Forfait 10 jeux » ;
• nous confirmons la création d'un nouveau forfait et nous validons le prêt ;
• nous validons.

Il y a bien eu un point inscrit sur le nouveau forfait. Il en reste donc bien neuf comme indiqué.
Vous pourrez vérifier tout cela sur l'historique des prêts de l'adhérent
J.D. GAYOT le 20/09/2018 59/128

Enregistrement d'un retour

Nous reprenons l'exemple de l'adhérent 55 que nous avons sélectionné dans le formulaire de Menu
• Dans le formulaire récapitulatif de l'adhérent, cliquez sur « Retour » ou sur la touche [F6]

Si vous aviez saisi des commentaires au moment du prêt, un C se placera devant la ligne concernée.

Clic pour trier sur la

date de retour

Clic pour voir le commentaire

Double-clic pour consulter ou modifier la fiche du jeu

Si vous cliquez sur ce «C» un message

s'affichera avec le message que vous aviez saisi.

Vous avez la possibilité de prolonger un prêt.

Dans ce cas cochez la case «Prolongé?» et indiquez ensuite le nombre de jours de prolongation.
Puis appuyez sur «Entrée». Le retard ou non va se recalculer.

• Pour activer le retour deux possibilités:

➢ Cochez la case «Rendu?» du jeu concerné pour activer ce retour. La date se met à la date du jour,
et s'il est rendu en retard la case «retard» va se cocher automatiquement ;
➢ Saisissez le code du jeu par clavier dans la zone prévue puis «Entrée» ou par lecture code-barre.
Dans ce cas la case du jeu concerné va se cocher automatiquement.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 60/128

Vous pouvez saisir plusieurs retours du même adhérent en même temps.

S'il y a un problème sur l'état du jeu, cliquez sur le code du jeu pour revenir sur la fiche correspondante et
saisir par exemple les pièces manquantes ou modifier l'état global du jeu.

• Finissez en validant par la touche «Valider» ou [F11].

Autres commandes

Une fois les prêts ou retours validés, vous pouvez passer à un autre adhérent en cliquant sur «Autre
adhérent», ce qui évitera de repasser par la page d’accueil.

Vous pourrez choisir le type de sélection par le code ou le nom de l'adhérent.

Il suffira de saisir en haut du formulaire le code ou le nom de l'adhérent pour saisir de nouveaux prêts.

• «Historique» Vous pouvez aller voir, l'historique de cet adhérent en cliquant sur ce bouton

La zone «retard» correspond à tous les jeux qui ont été rendus en retard.
Cela permet de visualiser les adhérents qui ont l'habitude de rendre les jeux hors délai.
A partir de cet historique, vous pouvez également visualiser les derniers règlements d’un adhérent.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 61/128

• « Impression ticket prêts en cours ». Une fois effectué les prêts et retours de l’adhérent, vous pouvez
lui imprimer un ticket récapitulatif des prêts en cours avec les dates théoriques de retour.

• Suivant le paramétrage effectué votre ticket sortira au format vertical (dans le cas d’imprimante
ticket largeur 80 mm) ou en format horizontal ce qui vous permet de vous servir plusieurs fois de la
même feuille.

• « Règlement » Si l'adhérent effectue un règlement vous pouvez également le saisir directement

• « Réservations » Vous pouvez également accéder directement à la liste des réservations de cet
adhérent.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 62/128

Retour direct des prêts

Si vous choisissez de faire les retours de façon plus ponctuelle, vous pouvez le faire par une liste de prêts non
nominative et non pas par le formulaire de prêts.

Vous y accédez par le formulaire d'accueil

Vous arriverez à un autre formulaire de retours.

L'enregistrement des retours se fera de la même manière que dans le formulaire de prêts.

En cliquant sur vous actualiserez votre formulaire en supprimant toutes les lignes dont la case
«Rendu» est cochée.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 63/128

Réservations
Ludoprêt vous permet également de gérer des réservations de jeux.

Les principes de ce module sont les suivants:

➢ Les réservations de jeux ne sont que des indications
➢ Les dates de réservations sont facultatives et indicatives et ne donnent pas lieu à des calculs
➢ Les réservations une fois terminées devront être soit désactivées (pour avoir un historique)
soit supprimées.
➢ Chaque réservation active peut faire l'objet d'un rappel facultatif aussi bien quand il est
l'objet d'un retour que d'un prêt.

Enregistrement des réservations

Pour y accéder on peut le faire de façon globale par le menu «Jeu» ou de façon plus précise par la liste des
jeux, ou la fiche de prêt et retours.

Pour faire une réservation par le menu «Nouvelle réservation»

Nous allons simuler la réservation du jeu 1072 pour l'adhérent 55

J.D. GAYOT le 20/09/2018 64/128

• Pour cela nous sélectionnons dans jeu réservé le 1072

Toutes les réservations actives éventuelles de ce jeu apparaissent :

Comme nous voulons que ce jeu soit réservé sur des dates déterminées, et que nous voulons être averti
quand ce jeu rentre ou sort, nous remplissons de la façon suivante :

• Nous allons sur la partie adhérent et nous saisissons son code

Apparaissent toutes les réservations actives éventuelles de cet adhérent.

L'écran apparaît donc de cette façon

J.D. GAYOT le 20/09/2018 65/128

• Vous pouvez maintenant fermer ou ajouter une autre réservation.

Si vous avez saisi des dates de réservation, qui correspondent à une réservation déjà effectuée, vous
aurez un message d'alerte:

De même si vous avez saisi des dates lors d'une réservation et que vous cliquez sur «Ajouter», un
message vous demandera si vous voulez recopier les mêmes dates.

Cela vous permet de gagner du temps lors de la réservation de plusieurs jeux pour le même adhérent.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 66/128

Liste des réservations

Pour consulter la liste des réservations «Liste réservations» sur le menu «Jeu»

Sur cette liste vous pouvez:

• Modifier directement les colonnes «Actif», «Date début réservation», «Date fin réservation»,
«Prévenir au retour» et «Prévenir à la sortie».

• Modifier le code du jeu si par exemple vous avez un jeu identique.

• Supprimer une réservation si elle n'est plus active et si vous ne souhaitez plus en avoir d'historique.

Réservations à partir de la liste des jeux

A partir de la liste des jeux vous pouvez voir les adhérents qui ont des réservations actives.
Le R dans la colonne ' Réservé ', vous indique qu'il y a des réservations actives en cours.

Pour avoir le détail des réservations d'un jeu :

J.D. GAYOT le 20/09/2018 67/128

• positionnez vous et cliquez par exemple sur la ligne du jeu 1072

• cliquez sur le bouton «Réservations d'un jeu»

Vous avez la liste de toutes les réservations du jeu 1072.

Réservations à partir du formulaire de prêts

Vous pouvez également consulter les réservations d'un adhérent quand vous êtes dans la fiche récapitulative

Cliquez sur le bouton «Réservations» et vous avez toutes les réservations de l'adhérent

Ne pas oublier quand une réservation est terminée de la désactiver ou de la supprimer.

Lors de la saisie d'un nouveau prêt, si vous avez coché la case «Prévenir à la sortie» un message vous
préviendra que le jeu est réservé.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 68/128

Même chose pour le retour d'un prêt. Si vous avez coché «Prévenir au retour» un message vous préviendra
également.
Si vous cliquez sur «Voir détails réservation» vous arriverez sur la liste des réservations correspondantes

Visualisation des plannings

Vous pouvez visualiser de façon graphique les plannings de réservation de deux façons différentes:
➢ par jeu et adhérent
➢ par jeu uniquement

Ces commandes sont disponibles dans le ruban d'accueil.

Planning par jeu et adhérent

A l'ouverture le formulaire va se placer sur le mois en cours, et afficher toutes les réservations de jeux en
distinguant les adhérents:
J.D. GAYOT le 20/09/2018 69/128

Vous pouvez vous servir des flèches de navigation ou de la liste déroulante pour choisir un autre mois.
Vous pouvez également vous servir des boutons habituels pour filtrer un adhérent ou un jeu.
Par exemple les réservations de l'adhérent 55

Planning par jeu

Contrairement au planning précédent, la visualisation ne concerne plus les adhérents, mais seulement le jeu.
Cela permet sur la même ligne d'avoir les différentes réservations et ainsi de voir plus facilement la
disponibilité du jeu.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 70/128

Dans ce cas le jeu 1620 n'est disponible au mois de Septembre que le week-end du 8 ainsi qu’à partir du 18.

Analyses et Statistiques

Suivi prêts en cours

Cette analyse vous permet de visualiser tous les prêts qui n'ont pas été rendu.
Vous pouvez également sélectionner tous les prêts en retard.
En bas de l'écran, s'affichera le nombre de prêts
J.D. GAYOT le 20/09/2018 71/128

Suivi cotisations

En cliquant sur «Analyse cotisations» vous arrivez à un formulaire récapitulatif de l'état des cotisations. Vous
pouvez affiner par les boutons de filtres spécifiques, et ainsi éditer la liste des cotisations en retard ou
arrivant dans le dernier mois d'échéance.

Historique des prêts

La date de référence par défaut des analyses est celle inscrite dans la fiche ludothèque du menu
« Paramètres » et apparaît dans le formulaire sous cette forme.

Vous pouvez directement changer la date de début de l'historique et valider cette date.
Vos statistiques seront automatiquement recalculées.
Avec les boutons de tris, filtres et recherches, vous avez toutes les possibilités d'affiner vos statistiques.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 72/128

Historique relances

Ce tableau vous présente un historique des courriers ou mails de relances envoyés.

Historique des retours

Cet historique permet de visualiser la liste de tous les jeux ayant fait l'objet d'un prêt rendu.
Avec les filtres adaptés, vous pouvez retrouver tous les jeux étant revenus à une date donnée en cas de
problème.

Vous pouvez imprimer l'état correspondant.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 73/128

Statistiques diverses

Les dates de paramétrage sont celles définies dans les paramètres de l'application. Vous pouvez bien sûr les
modifier dans les zones correspondantes. Choisissez ensuite le type de statistique que vous voulez obtenir.
Ne pas oublier la touche « Entrée » après une modification de date pour la valider.

En cliquant sur le bouton « Exporter en .jpg », vous pourrez sauvegarder le graphique sous
forme d'image Jpeg, que vous pourrez ainsi utiliser dans un rapport ou document externe.

Par défaut le fichier sera placé dans le dossier \Stats des annexes.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 74/128

Palmarès adhérents

Comme son nom l'indique ce tableau vous permet de voir les adhérents les plus assidus.

Palmarès jeux
Ce tableau est le hit-parade des jeux les plus empruntés.
Cette liste ne comprend pas les jeux ayant l'option « Sur place ».

Pour affiner votre analyse, vous pouvez modifier la date de début de ce palmarès.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 75/128

Vous pouvez également, à l'opposé, éditer la liste des jeux qui n'ont pas été empruntés.

Historique des visites

Cet historique permettra de visualiser tous les comptages de fréquentations effectués à la ludothèque ou lors
d 'événements particuliers :
J.D. GAYOT le 20/09/2018 76/128

Courriers de relance

Vous pouvez également en cas de retard dans le retour des prêts envoyer un courrier de relance automatique.
Pour cela on peut y accéder par l'analyse des prêts en cours et cliquer sur le bouton «Courrier de relance» ou
par le menu «Adhérents» de la page de menu général.

Vous arrivez sur ce formulaire

Personnalisation des courriers

Vous pouvez adapter certains textes et paramètres à votre ludothèque. Pour cela cliquez sur «Personnaliser
courrier» et un formulaire de personnalisation va s'ouvrir.

➢ Si l'option «Inclure prix du jeu» est cochée, le prix d'achat renseigné dans la fiche de jeu sera ajouté
au nom du jeu.
➢ Si l'option «Inclure calcul retard» est cochée, le nombre de jours de retard sera rajouté à la ligne.

➢ Si l'option «Inclure Nb relances» est cochée, les numéros de relances seront inclus, si les relances
ont été sauvegardées.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 77/128

Vous pouvez ainsi personnaliser l'ensemble, puis «Valider»

Vous pouvez également personnaliser la mise en forme des textes par la barre de menu flottante ou par le
ruban.

Sélection des paramètres d'envoi

Une fois vos choix validés, vous revenez sur le formulaire de relances qui vous indique tous les adhérents
ayant du retard, ainsi que le nombre de jeux concernés.
Ensuite vous devez choisir si vous voulez imprimer ces relances pour les envoyer par courrier, ou si vous
voulez les envoyer en pièce jointe par courriel.

Si vous choisissez d'imprimer, soit vous pouvez le faire directement pour toutes les relances, soit vous faites
une sélection, pour une ou plusieurs personnes
J.D. GAYOT le 20/09/2018 78/128

Puis «Lancer l'impression». et une page de ce type sera générée avec vos paramètres
J.D. GAYOT le 20/09/2018 79/128

Enregistrement des relances

Vous pouvez également garder un historique de vos relances et avoir ainsi des relances numérotées.
Dans ce cas il faut cliquer sur «Enregistrer les relances». Revenons à notre exemple précédent.

Puis

Dans ce cas si vous avez coché « Inclure Nb de relances » dans les personnalisations du courrier, vous
obtiendrez par exemple ceci.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 80/128

C'est donc la troisième relance pour le jeu 1294 et la première pour le jeu 1142.
Si vous désirez envoyer le même contenu par courriel, cochez « Par courriel » et sélectionnez un adhérent.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 81/128

Si vous choisissez le mode normal:

Si vous choisissez l'option en pièce jointe, l'état sera converti en Pdf et joint au mail :

L'adresse, le sujet, le texte et la pièce jointe sont automatiquement remplis par défaut.

Si vous sauvegardez les relances, vous avez un historique des relances que vous pourrez consulter à partir du
menu « Analyses ».
J.D. GAYOT le 20/09/2018 82/128

Liste de diffusion pour courriels

Une gestion des envois par courriel est incluse.

Pour cela il faut retourner dans la liste des adhérents

Si vous cliquez sur l'adresse courriel d'un adhérent, votre messagerie par défaut s'ouvrira avec comme
destinataire l'adhérent sur lequel vous venez de cliquer.

Si vous désirez faire un envoi en nombre :

• Cliquez sur le bouton «Envoi d'un Courriel»

Vous arriverez sur ce formulaire avec une liste de tous les adhérents ayant une adresse Mail.

Les croix dans la 4ème colonne de la liste représente les adhérents autorisant les envois
d’informations par mail. Vous pouvez filtrer sur ce critère dans le ruban.
Vous avez également la possibilité de trier la liste de sélection sur le code ou le nom de l'adhérent
par les boutons du ruban.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 83/128

• Si vous désirez effectuer un envoi à tous les adhérents , cliquez sur «>>».
Tous les adhérents vont ainsi passer dans la liste de sélection.

• Si vous désirez un envoi à une sélection d'adhérent , cliquez sur «>».

• Choisissez si vous voulez envoyer votre courrier en envoi normal (A), copie carbone (Cc) ou copie
carbone invisible(Cci)

• Modifiez éventuellement le séparateur (en cas d'envoi à plusieurs destinataires) en fonction de votre
messagerie.

• Cliquez sur et la sélection apparaîtra dans la fenêtre destinataire de votre messagerie

Vous pouvez également envoyer un courriel à un adhérent en cliquant sur son adresse dans le formulaire de
prêt.
Attention : les tests ont été effectué uniquement sur Outlook Express et Thunderbird.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 84/128

Trésorerie

Ce module de suivi de trésorerie se divise en deux parties. Une partie correspondant aux mouvements de
caisse avec les adhérents et une partie correspondant à la gestion interne de la ludothèque. Cette dernière
partie n'est accessible qu 'aux utilisateurs ayant les droits requis

Ajout règlement caisse

Ce bouton vous permet d'arriver sur le formulaire de saisie d'un encaissement adhérent.

Un montant de caisse initial a été prévu pour ceux qui font un contrôle journalier. Vous pouvez bien sûr le
modifier.
Saisissez ou scannez un code adhérent
Sélectionnez un mode de règlement
Choisissez un type de règlement
Ce type de règlement est donné à titre indicatif et pourra être modifié.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 85/128

Si l'adhérent emprunte 3 jeux changez la quantité et faites « Entrée ».

Le montant total va être recalculé.

Le mode crédit est mis par défaut. Si pour une raison ou une autre vous devez reverser une somme, décochez
la case crédit comme ci dessous. Ne saisissez jamais de montant négatif.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 86/128

Des messages d'alerte apparaîtront si vous oubliez de saisir une zone obligatoire.

Le bouton « Détail » vous permet de revenir sur la fiche adhérent.

Le bouton « Ajouter » vous permet d'ajouter directement un enregistrement suppémentaire.

Etat journalier

En fin de journée vous pouvez visualiser les encaissements de la journée.

En bas de page apparaît le solde

Vous pourrez ainsi imprimer ou non le rapport journalier.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 87/128

Trésorerie interne

Cette partie sert à enregistrer tous les mouvements de trésorerie correspondant à la gestion de la ludothèque.
Il est important de bien renseigner les paramètres afin de gagner du temps à la saisie.

Dans l'exemple ci dessous nous allons enregistrer un achat de jeu de 35 Euros réglé par chèque sur le compte
du Crédit Mutuel.

Vous pouvez remplacer « Achat jeu » par ce que vous voulez, que cela appartienne à la liste ou non.
Par contre il faut impérativement remplir cette case.
La saisie se fait également lors des remises de chèque.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 88/128

Récapitulatif trésorerie

Tous ces enregistrements permettent de suivre l'état de la trésorerie de la ludothèque.

Un clic sur le bouton ouvre le formulaire

Ce formulaire est la tour de contrôle de la trésorerie.

Il permet de :
➢ Visualiser tout ce qui a été saisi sur les formulaires précédents
➢ Repointer et contrôler tous les relevés bancaires que vous recevez
➢ Avoir un état de vos soldes bancaires.

On peut constater qu'à chaque fois qu'un règlement en espèce a été effectué, la case « Contrôlé » est
automatiquement cochée et la date de contrôle mise à la date de l'encaissement.
On peut constater aussi que lors de « règlements adhérent » le compte n'est pas renseigné, la personne en
caisse n'étant pas forcément en mesure de savoir sur quel compte il sera crédité.

Pointage de relevé bancaire concernant un règlement :

Attention: Pour éviter de cocher ou décocher accidentellement la case de contrôle, vous ne pouvez pas le
faire à l'ouverture du formulaire. Il faudra préalablement choisir le filtre de trésorerie adhérent ou de
trésorerie interne.
• Aller sur:
J.D. GAYOT le 20/09/2018 89/128

N'apparaîtront que les règlements adhérents non contrôlés

• Sur la ligne d'enregistrement souhaitée, sélectionner la banque à créditer.

• Cochez la case « Contrôlé »

La date de contrôle va se mettre automatiquement à la date du jour.

Si, sur le même relevé bancaire votre compte est débité de votre achat de jeux correspondant au chèque N°
xxxxx:

• Se rendre sur l'enregistrement concerné et cochez la case « contrôlé »

J.D. GAYOT le 20/09/2018 90/128

Solde bancaire

Si maintenant vous voulez vérifier la concordance du solde bancaire:

• Cliquez sur «Trésorerie complète»

• Aller sur le menu déroulant du bouton « Choix d'une banque »

• Sélectionner le compte choisi

• Filtrer sur la zone « Contrôlé »

En bas de la page vous aurez un récapitulatif de ce type:

Vous pouvez toujours revenir sur une fiche d'enregistrement pour la modifier ou la supprimer en cliquant sur
la ligne concernée, puis sur le bouton «Modifier».
J.D. GAYOT le 20/09/2018 91/128

Utilitaires

Notice Ludoprêt

Vous pouvez avec cette commande revenir sur le fichier que vous êtes en train de lire. Il faut impérativement
le lire avant de commencer à travailler avec le logiciel. Cela permet de bien comprendre le fonctionnement
et les enchaînements possibles.

Notes

Sur le coté droit de l'écran d'accueil, une zone est réservée pour les petites notes de rappel pour remplacer
les post-its papier:

Vous pouvez bien sûr, en modifier le contenu, en supprimer, ou en rajouter.

Pour ce faire, se placer dessus et faire un clic droit

ou cliquer sur les boutons correspondants du ruban.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 92/128

Si vous voulez rajouter une note cliquez sur «Ajouter une Note»

Saisissez le contenu de votre note

Les dates d'enregistrement et d'apparition se mettent automatiquement à la date du jour.

Si vous voulez qu'une note n'apparaisse que 15 jours plus tard, modifier la date en conséquence puis saisissez
votre texte.

Fermez et votre note apparaîtra dans la zone réservée à la date d’affichage souhaitée.

Pour consulter ou modifier une note sélectionnez la, puis cliquez sur le bouton «Note sélectionnée» dans le
ruban.

Si cette note ne s'affiche pas parce que la date d'affichage n'a pas encore été atteinte, cliquez sur «Toutes les
notes» et faites défiler jusqu'à la note souhaitée.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 93/128

Site ludoprêt

Vous pourrez par ce bouton consulter le site internet de Ludoprêt.

Forum Ludoprêt

Ce lien va vous permettre d'aller directement sur le forum mis à la disposition des utilisateurs de Ludoprêt.
N'hésitez pas à vous en servir et à participer.

Lien Facebook

Vous pouvez accéder à la page Facebook de Ludoprêt. N'hésitez pas à « Aimer » cette page.

Recherche de mise à jour

Si votre poste est connecté à Internet, vous pouvez par ce bouton savoir s'il y a une mise à jour disponible.
Si votre version est à jour vous aurez ce message:

Dans le cas contraire c'est ce message que vous verrez :

Si vous répondez « Oui », vous accéderez directement à la page de téléchargement du site Ludoprêt.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 94/128

Exportations possibles

Vous avez la possibilité de générer des fichiers .csv qui pourront vous servir à faire vos propres analyses,
listes ou catalogues avec OpenOffice, LibreOffice ou Office..

Ces fichiers pourront également vous servir à alimenter des bases de données sur des serveurs
permettant d'alimenter des pages web.

En fonction du format que vous avez sélectionné dans les paramètres généraux votre fichier sera exporté en
Csv ou Xls dans le dossier Annexes\Stats

Sélectionnez l'exportation que vous désirez effectuer.

Le nom du fichier comportera la date du jour à laquelle est effectuée cette exportation.
Cela vous permettra de conserver des historiques.

Modifiez s’il y a lieu le nom ou l’emplacement de votre fichier.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 95/128

En fin d'opération un message de confirmation s'affichera :

Vous pouvez ouvrir directement le fichier exporté :

J.D. GAYOT le 20/09/2018 96/128

Maintenance

Sauvegardes

Il est conseillé bien sûr de sauvegarder en fin de journée ou avant la mise en place d'une nouvelle version ou
mise à jour. L'idéal est de tourner sur deux supports afin d'en avoir toujours un en cas de défaillance de l'un
d'eux.
Conservez les sauvegardes en lieu sûr.

La partie sauvegarde est scindée en quatre parties :

• une concernant la gestion des prêts, jeux et adhérents « Sauvegarde données Ludo »
• une autre la gestion financière « Sauvegarde comptabilité »
• une les annexes ou fichiers externes (images, règles, listes, stats etc.) « Sauvegarde
annexes »
• une regroupant les trois premières « Sauvegarde globale »

Le chemin par défaut qui s'inscrit est le chemin inscrit dans la fiche d'identité de la Ludothèque.

Si occasionnellement vous avez besoin d'aller sur une autre clé Usb par exemple, cliquer sur
J.D. GAYOT le 20/09/2018 97/128

Cliquez sur le lecteur souhaité puis sur «OK» et le chemin d'accès se mettra automatiquement à jour.

Cliquez sur «Continuer». Si le dossier Save_Ludopret n'existe pas, il sera automatiquement créé, et vos
tables seront copiées dans ce dossier.

Un message vous avertit de la fin de la sauvegarde

Même opération inverse pour les restaurations.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 98/128

Changement des liens vers les annexes

Dans la fiche article vous avez la possibilité de mettre des liens vers les annexes (lien1, lien2 ou lien
image)
Si pour une raison ou pour une autre vous déplacez votre répertoire Ludopret par exemple de C:\
Programmes\Ludopret vers C :\Ludopret, alors tous les liens vers les fichiers du dossier Annexes
seront faux.

Vous avez donc pour corriger cela deux possibilités :

• soit corriger un par un les liens, ce qui peut être fastidieux ;
• soit le faire de façon plus globale.

Pour cette dernière solution :

Choisissez le lien que vous voulez modifier par exemple « Modifications liens images »

Saisissez la partie qui doit être remplacée, puis celle de remplacement :

Après confirmation, tous les liens images correspondants seront modifiés directement.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 99/128

Purges table prêts, relances et réservations

Au bout de deux ou trois ans, il peut être nécessaire pour le bon fonctionnement du logiciel de vider
différentes tables de tous les vieux enregistrements.

Dans ce cas commencer par faire une sauvegarde sur un Cd-Rom par exemple de tout le répertoire Ludopret.

Si vous voulez purger la table des mouvements de prêts , cliquer sur le bouton du ruban «Table prêts»

Modifiez la date de référence dans le formulaire.

Un message d'alerte vous demande si vous voulez continuer

Si vous cliquez sur «Oui» vos enregistrements seront effacés et un message vous l'indiquera
J.D. GAYOT le 20/09/2018 100/128

Même procédure pour supprimer en masse des historiques de relance ou des réservations qui n'ont plus
d'intérêt..

Purges adhérents

Il est déconseillé de supprimer un adhérent. Si vous le supprimez, tous les prêts, retours, réservations et
membres affiliés seront supprimés. Vos statistiques peuvent donc être faussées. Il vaut mieux dans un
premier temps passer par la phase de suspension.
Si cependant vous souhaitez le faire:

Trois options permettent d'affiner la liste de choix. Sélectionnez un adhérent, puis cliquez sur «Supprimer».
J.D. GAYOT le 20/09/2018 101/128

Etiquettes personnalisées

Un module de création d'étiquettes est inclus dans Ludoprêt afin de créer vos propres étiquettes jeux ou
adhérents en plus de celles déjà programmées.
Ce module est accessible par le menu des paramètres.

Vous pouvez à partir de ce formulaire choisir et modifier une étiquette existante ou en créer de nouvelles.
Pour ceci cliquez sur le bouton

Dans la zone description donnez un nom à votre étiquette et choisissez le type d'étiquette à créer (jeu ou
adhérent)
J.D. GAYOT le 20/09/2018 102/128

Renseignez ensuite les différents paramètres adaptés à votre format

puis cliquez sur le bouton « générateur d'étiquettes »

Vous arriverez sur le formulaire qui vous permettra de déterminer les caractéristiques précises de l'étiquette
J.D. GAYOT le 20/09/2018 103/128

Le principe est de faire défiler les éléments qui peuvent vous servir et de choisir si vous voulez les afficher et
si oui avec quels paramètres.
Ces éléments se distinguent de la façon suivante :
• 1 élément « Section » (qui correspond en fait au dimensions finales de l'étiquette)
• 1 élément Cadre que vous pouvez positionner n'importe où dans l'étiquette. Le fond peut en être
transparent ou non et vous pouvez changer les couleurs de fond ainsi qu l'aspect et la couleur des
bordures
• 5 éléments Titre pour les adhérents et 15 pour les jeux. Ce sont des zones dans lesquelles vous
pouvez saisir un texte de votre choix
• 9 zones pour les adhérents et 27 pour les jeux correspondant à des données précises :
- Pour les jeux : Code jeu, Code jeu avec code barre, Nom jeu, Nombre points, Emplacement,
Ages joueurs, Nombre joueurs, Temps jeu, Type jeu, Sur place, Niveau jeu, Description,
Commentaire, Année diffusion, Editeur, Auteur, Illustrateur, Nombre de pièces, Contenu, Manque,
Fournisseur, Classification, Thématique, Mécanisme, Image du jeu, Date achat, Prix achat.
- Pour les adhérents : Code inscrit, Code inscrit code-barre, Nom inscrit, Date inscription, Date
cotisation, Code postal, Ville, Membres attachés, Type adhérent.
• 1 élément image, par exemple le logo de la ludothèque.

A chaque type d'élément seront accessibles les différents paramètres de personnalisation.

Elément 1 «Section» :
J.D. GAYOT le 20/09/2018 104/128

Vous pouvez grossir ou rétrécir l’affichage de l’étiquette avec la liste déroulante « Affichage zoom »
Dans la partie haute, vous aurez une représentation de la position de votre élément.

Elément 2 «Cadre» :

Elément 3 «Titre1» :
J.D. GAYOT le 20/09/2018 105/128

Elément 8 «Code inscrit» :

Elément 9 «Nom inscrit» :

J.D. GAYOT le 20/09/2018 106/128

Elément 16 «Code inscrit code barre» :

Attention, si vous devez afficher des codes-barres vous ne devez pas avoir un cadre plein à l'emplacement de
ce code-barre. Le cadre doit avoir un fond transparent ou être positionné en dehors de la zone concernée.

Elément 17 «Image» :
J.D. GAYOT le 20/09/2018 107/128

Une fois terminé le paramétrage des 17 éléments, sauvegardez par le bouton

.Vous pourrez avoir un aperçu d'une cinquantaine d'étiquettes par le bouton

Vous retrouverez ainsi cette étiquette dans les choix possibles d'impression.

Pour les jeux, 45 éléments de personnalisation vous permettront de faire par exemple ceci en A4:
J.D. GAYOT le 20/09/2018 108/128

Paramétrage réseau

Ludoprêt permet une utilisation en multi-utilisateurs.

Vous avez donc trois possibilités:
➢ Travailler sur un poste seul (le plus courant et en paramétrage par défaut).
➢ Travailler sur un Pc principal avec 1ou 2 Pc connectés dessus
➢ Travailler avec un serveur et quelques Pc connectés sur ce serveur.

Si vous passez en Multi-postes il faut avoir un minimum de connaissances réseau .

Pour configurer vos postes il faut bien sûr avoir les droits Administrateurs.

Nous allons simuler le réseau d'un poste principal avec un pc (par exemple un portable).
Nous partons également du principe que ces deux Pc sont raccordés par un câble réseau ou par Wifi.
Toutes les vues de configuration ont été faites sur Windows Xp. Des variantes existent avec Vista et Seven,
mais le principe reste le même.

Voici le schéma de fonctionnement :

Poste principal (PcServeur)

Installation
C:\Ludopret (Nom de partage Ludo)

Tables
C:\Ludopret\tables\DonneesLudo.accdb
C:\Ludopret\tables\ComptaLudo.accdb

Annexes
C:\Ludopret\Annexes\Images\
C:\Ludopret\Annexes\Listes\
C:\Ludopret\Annexes\Règles\

Poste client (PcClient1) Poste client (PcClient2)

Installation Installation
C:\Ludopret C:\Ludopret

Connexion lecteur réseau Connexion lecteur réseau

Ludo sur 'PcServeur' (L:) Ludo sur 'PcServeur' (L:)

Tables Tables
L:\tables\DonneesLudo.accdb L:\tables\DonneesLudo.accdb
L:\tables\ComptaLudo.accdb L:\tables\ComptaLudo.accdb

Annexes Annexes
L:\Annexes\Images\ L:\Annexes\Images\
L:\Annexes\Listes\ L:\Annexes\Listes\
L:\Annexes\Règles\ L:\Annexes\Règles\

Les données ainsi que les annexes seront enregistrées sur le poste principal.
Les postes clients seront configurés pour que les enregistrements et la lecture des données se fassent sur
le poste principal.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 109/128

Configuration Poste principal

Dans un premier temps installer Ludoprêt.

Dans un deuxième temps il faut constituer le groupe de travail afin que les deux Pc puissent communiquer.
Pour cela : Démarrer, Panneau de configuration, Système

Nous allons commencer par modifier le nom du Pc pour lui mettre un nom reconnaissable par exemple
PcServeur. (Nous saurons ainsi que c'est le poste principal).

Nous mettons également un groupe de travail que nous nommerons « LUDOTHEQUE »

Validez et redémarrez l'ordinateur pour que les valeurs soient prises en compte.

Une fois redémarré il va falloir partager le dossier Ludoprêt pour autoriser d'autres Pc à travailler dessus.
Pour cela par l'explorateur Windows, allez sur le répertoire Ludoprêt
• Faites un clic droit sur Ludoprêt

• Cliquez sur «Partage et sécurité»

• Cochez la case « Partager ce dossier » et mettre un nom par exemple « Ludo».

Comme nous travaillons sur une association et que nous n'avons pas de souci d'accès nous autorisons tout le
monde à modifier le dossier. Pour cela cliquez sur «Autorisations»
J.D. GAYOT le 20/09/2018 110/128

• Cliquez sur «Appliquer»; si vous retournez sur le répertoire Ludoprêt se visualise comme ceci.

Il faudra penser également si vous avez un Pare feu Windows ou autre à autoriser l'accès à ce dossier.
Maintenant Ludoprêt est partagé. Pour finir la configuration du poste principal, il faut ouvrir Ludoprêt.

• Allez dans l'onglet « paramètres liens et réseau » de la « fiche Ludo » du menu « Utilitaires »

• Cliquez sur «Modifier».

Un message vous demande si vous voulez modifier la configuration du poste.
Répondez «Oui»

• Cochez la case « Utilisation en poste principal ou serveur »

Deuxième message :

Comme nous venons de faire cette opération, nous répondons «Oui»

J.D. GAYOT le 20/09/2018 111/128

Il faut maintenant sélectionner le dossier dans lequel se trouve les tables Ludoprêt.

Un message va vous demander de confirmer votre chemin d'accès et un autre vous avertira quand les tables
seront liées.

• Vérifier et mettre à jour tous les liens.

Il est impératif que les pièces jointes soient stockées à l'intérieur du répertoire « Annexes »
J.D. GAYOT le 20/09/2018 112/128

Configuration Poste Client

Maintenant que le poste principal est configuré, il faut passer au poste client ou dans notre exemple le
Pc portable.

• Installez Ludoprêt.

• Assurez vous que l'utilisateur a bien le contrôle total sur le dossier Ludopret.

• Ensuite configurez le Pc pour qu'il se retrouve dans le même groupe de travail que le poste
principal :

➢ Panneau de configuration
➢ Système
➢ Nom de l'ordinateur
➢ Modifier
➢ Inscrivez « PcClient1» par exemple
➢ Mettez bien le même groupe de travail
que sur le Pc principal
➢ Redémarrez le Pc pour que les
modifications soient prises en compte.

• Maintenant il va falloir retrouver le partage Ludoprêt du poste principal.

➢ Allez dans l'explorateur Windows ;

➢ Outils
➢ Connecter un lecteur réseau
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Dans la fenêtre qui apparaît

• Choisissez un lecteur vide par exemple L

• Parcourir
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Dans le réseau Microsoft, nous retrouvons donc le dossier partagé « Ludo » sur le poste principal
« Pcserveur » dans le groupe de travail « Ludothèque ».

• Cliquez sur «Ludo» puis «Ok»

Vous avez maintenant

• «Terminer»

Si vous allez dans l'explorateur

Vous avez bien le dossier partagé Ludo (L:) sur le Pcserveur et si vous cliquez dessus, vous êtes bien dans le
dossier Ludopret du serveur.

● Allez dans l'onglet « paramètres liens et réseau » des paramètres Ludoprêt

J.D. GAYOT le 20/09/2018 115/128

• Cliquez sur «Modifier».

Un message vous demande si vous voulez modifier la configuration du poste. Répondez Oui

• Cochez la case « Utilisation en poste secondaire ou client»

Deuxième message

Il faut maintenant sélectionner le dossier dans lequel se trouvent les tables Ludoprêt.

• Sélectionnez Ludo puis Ok

J.D. GAYOT le 20/09/2018 116/128

• Faites «Ok».. Le logiciel va mettre vos liens à jour et vous avertira quand ce sera fini.

Il ne reste plus qu'à mettre les liens vers les Annexes à jour. Cette opération est impérative pour que le poste
client aille bien chercher les annexes sur le poste serveur.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 117/128

Il est conseillé de mettre l'image de votre logo dans le répertoire Ludopret du Pc Client. Cela sera plus rapide
au moment des sorties d'étiquettes.

Une fois paramétré cela, quand vous relancerez Ludoprêt, vous travaillerez sur les tables et les fichiers joints
du PcServeur.

Ceci est un exemple très simple pour un tout petit réseau de Pc. Sur un réseau plus important d'autres notions
sont utilisées en particulier les noms de domaine. Mais ce n'est pas la vocation première de Ludoprêt.

Attention: quand vous faites des mises à jour de Ludoprêt, il faut penser à sauvegarder le fichier
« Ludo_connect.ini » présent dans le répertoire de Ludoprêt .

Une fois la mise à jour effectuée, vous remplacez le fichier « Ludo_connect.ini » nouvellement installé par
celui que vous avez sauvegardé.

Compactage tables et base

Afin de remédier à certains problèmes de fermeture, le compactage automatique à la fermeture a été
supprimé.
Il est néanmoins recommandé de le faire régulièrement.
Un programme « Maintenance.accde» situé dans le répertoire Ludoprêt, vous permet d'effectuer cette
opération. Un raccourci est placé automatiquement sur le bureau.
Avant de le lancer il faut s'assurer que Ludoprêt est bien fermé sur tous les postes.
• Ouvrir Maintenance:

• Vérifier les chemins d'accès mentionnés. Corrigez les éventuellement

• Cliquer sur «Compacter».

Un message vous préviendra que l'opération s'est effectuée régulièrement.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 118/128

Base web collaborative Ludoprêt

Pour que chaque ludothèque n'ait pas à saisir tous les jeux, une base commune a été mise en place, dans
laquelle celles-ci pourront venir saisir des jeux mais également en importer directement..
Si chaque ludothèque utilisant actuellement Ludoprêt saisi 20 jeux dans la base commune, il y aura ainsi
2000 jeux disponibles à l'importation.

Afin de rendre cette base efficace, il faut bien en comprendre les principes et appliquer certaines rêgles.

A noter : Sur la version démo, la base commune n'est pas la même que celle employée avec la version
normale. Ceci afin de ne pas répercuter les erreurs dues à l'apprentissage du système.

Gestion des droits.

Pour avoir accès à cette base, il faut préalablement s'être inscrit sur le forum Ludoprêt, disponible à partir du
site.
Une fois inscrit, vous aurez la possibilité, avec le programme spécifique, de vous connecter sur la base et
ainsi de pouvoir importer des jeux dans votre programme Ludoprêt.
Vous pourrez également ajouter des jeux sur cette base, ce qui permettra de l'enrichir. Vous pourrez
également modifier ou supprimer les jeux que vous avez saisi.

Deux ou trois personnes auront la possibilité de faire des corrections globales ou des suppressions.
Le fait de se connecter à la base, implique l'acceptation des règles présentes sur le formulaire de connexion.

Connexion à la base.

Vous avez accès à cette base par le menu Jeu de Ludoprêt

J.D. GAYOT le 20/09/2018 119/128

• Identifiez vous avec vos identifiants et mots de passe du Forum.

S' ils ne sont pas corrects vous aurez un message d'erreur de ce type :

Si votre identification est réussie vous serez prévenu de cette façon.

• Cliquez sur «Continuer»

Le nombre de jeux qui vont être importés est indiqué

• Patientez quelques instants. Le traitement sera plus ou moins long suivant la qualité de votre
connexion, la rapidité de votre ordinateur, et le nombre de jeux.

C'est dans cette liste que vous pourrez choisir un jeu pour alimenter la base de votre ludothèque
J.D. GAYOT le 20/09/2018 120/128

Ajouter un jeu à la base commune.

Si vous avez les droits requis vous pouvez ajouter des jeux à la base commune.
Pour cela cliquez sur le bouton «Ajouter jeu sur base web»

Vous pouvez maintenant saisir les éléments d'un nouveau jeu en étant le plus précis possible.

• « Nom du jeu »: Vous devez impérativement remplir cette zone.

• « Editeur/Marque jeu » : Se servir au maximum de la liste déroulante.

• « Type de jeu » : Se servir au maximum de la liste déroulante.

• « Description du jeu »: Petit résumé destiné à définir l'objectif du jeu.

• « Age »: Deux zones numériques « mini » et « maxi » permettent de définir ce paramètre:

Les exemples ci dessous vous permettent de comprendre comment le logiciel va définir ces
paramètres

➢ mini 0 et maxi 0 (chiffres par défaut) se traduira par: « Nc soit non communiqué ou
renseigné »
➢ mini 0 et maxi 99 se traduira par : « Tout âge »
➢ mini > 5 et maxi 99 se traduira par : « 5 + (plus de 5ans) »
➢ mini = 0 et maxi 10 se traduira par : « <= 10 (- de 10 ans) »
➢ mini = 8 et maxi = 8 se traduira par : « 8 (8 ans) »
➢ mini = 2 et maxi = 5 se traduira par : « 2 – 5 (de 2 ans à 5 ans) »
➢ mini =1,5 et maxi 2 se traduira par : « 1,5 – 2 (de 18 mois à 2 ans) »

• « Nb joueurs » : même principe que pour les âges

• « Temps de jeu »: Même principe que pour les âges, si ce n'est que le maxi est à 999 au lieu de 99.
Les temps sont notés en minutes. Pour une ½ heure il faudra donc saisir 30.

• « Auteur »: Cette zone est optionnelle.

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• « Illustrateur »: Cette zone est optionnelle.

• « Contenu jeu » Cette zone est optionnelle.

• « Année diffusion » Cette zone est optionnelle.

• « Lien image »: Cette zone est optionnelle. Elle permet de saisir le lien Url d'une image du jeu saisi.

Attention de ne pas avoir de lien trop long ou avec des caractères spéciaux. Préférez les liens sur le site de
l'éditeur.

Evitez ainsi les liens à partir d'une recherche image de Google par exemple :
http://www.google.fr/
imgresq=cluedo&hl=fr&sa=X&biw=1280&bih=608&tbm=isch&prmd=imvns&tbnid=i_wILkv2BprPvM:&i
mgrefurl=http://www.vlaams-huis.com/article-la-mauvaise-partie-de-cluedo-
102044669.html&docid=RZhIpEz78cWxAM&imgurl=http://idata.over-blog.com/1/84/47/10/2012/cluedo

Ceci ne fonctionnera pas.

Voici un exemple d'une fiche saisie:

• «Valider».

Le logiciel va ajouter ce jeu sur le serveur, et réactualiser votre liste.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 122/128

Si vous avez fait une erreur sur une des lignes, positionnez vous sur la ligne concernée, puis cliquez sur le
bouton «Détail fiche jeu Web»:

Faites votre correction et cliquez sur le bouton «Modifier sur serveur». La modification sera enregistrée.

A noter que vous ne pouvez modifier ou supprimer que les lignes que vous avez vous même créées.

Importer un jeu de la base commune dans Ludoprêt

Au préalable vous devez avoir choisi les données que vous voulez importer à partir du menu paramètres de
Ludoprêt:
En effet la façon de classer certaines rubriques telles que les âges ou durée de jeu ne sont peut être pas
comparables entre votre ludothèque et la base importée.

Dans la table importée, cliquez sur le nom du jeu que vous souhaitez importer (par exemple « Ethnos»), puis
cliquez sur « Importer Jeu en local ».

Attribution d'un code

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Cette importation permet soit de créer un nouveau jeu dans votre base, soit de modifier les données d'un
jeu existant. Dans la majorité des cas ce sera pour en créer un nouveau.

La liste indicative ne sert qu'à vous aider à rechercher les codes déjà saisis afin de pouvoir créer un
nouveau code conforme à votre logique, ou à retrouver le code d'un jeu que vous voulez modifier
Vous pouvez naviguer dans cette liste à l'aide des boutons habituels de recherche, filtres et tris.

Le code saisi sera contrôlé afin de voir s'il existe déjà. Dans l'affirmative, il vous sera demandé si vous
voulez modifier les données existantes.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 124/128

Puis le formulaire de saisie de jeu habituel va s'ouvrir sur un nouvel enregistrement, ou sur
l'enregistrement à modifier.

Les champs « Code jeu »,« Nom du jeu », « Commentaire1 », « Marque », « Auteur », « Illustrateur »
vont être automatiquement alimentées. Les autres le seront en fonction de vos paramètres.

Correspondances avec tables de paramètres

Pour les champs faisant références à vos tables de paramètres : «Age joueurs», «Nb joueurs», «Temps
jeu», «Type de jeu» le logiciel va voir les rubriques que vous avez choisi d'importer dans les paramètres.

Si vous en avez désélectionné, il ne les recopiera pas.

Dans le cas contraire il va également comparer les données par rapport aux tables de paramètres déjà
enregistrées.
Si l'une d'elle n'existe pas il va vous demander si vous voulez la créer automatiquement.

En répondant «Ok», il le fera automatiquement et recopiera les données.

Sinon il vous laissera le remplir manuellement.

Liens images

Si un lien image est présent dans le jeu importé et si vous avez coché la case « Demander à
enregistrer les images sur le Pc » dans les paramètres d'importation, vous aurez le choix de garder le
lien internet ou de copier l'image sur votre Pc, dans les annexes de Ludoprêt.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 125/128

Si vous répondez «Non» vous garderez le lien html.

Si vous répondez «Oui», le logiciel vous ouvrira le formulaire d'enregistrement sur votre dossier
image (dans les paramètres réseau et liens) et avec le nom du jeu correspondant.

Les données que vous avez choisies seront ainsi copiées dans votre formulaire.
J.D. GAYOT le 20/09/2018 126/128

Complétez les zones propres à votre ludothèque comme l'emplacement du jeu, le commentaire2, les
classement et mots-clés par exemple, et fermez.
Le jeu sera ainsi ajouté à votre propre liste.

Sauvegarde de la table importée

A la fermeture du menu web, il sera possible de sauvegarder la base importée pour une utilisation ultérieure.

Si vous choisissez la suppression, il vous faudra refaire une importation complète à la prochaine connexion.
Si vous la sauvegardez, à la connexion suivante un choix vous sera proposé.

Attention : Si vous vous êtes connectés depuis longtemps, il est préférable de refaire une importation, afin de
profiter des dernières modifications ou ajouts effectués par les autres membres du forum.

Si vous relevez des anomalies sur des jeux de la base que vous n'avez pas vous même saisis, et que vous ne
pouvez donc pas corriger, merci de le signaler sur le forum http://forum.ludopret.fr/viewforum.php?f=39
J.D. GAYOT le 20/09/2018 127/128

Mises à jour Ludoprêt

Au fur et à mesure de la vie des versions, des petits changements sont effectués afin d'améliorer ou de
corriger certaines imperfections.
Il faut donc régulièrement contrôler que vous avez la dernière mise à jour.

Sur la page principale vous avez le N° de la version + une date de mise à jour.

Par exemple ici il s'agit de la version 3.30 Mise à jour du 19/09/15

Pour vérifier que vous avez la dernière version, allez sur le site de Ludoprêt à la page téléchargements.
http://www.ludopret.fr/Telechargements.htm

Ludoprêt est bien en version 3,32 avec la date de mise à jour au 30/09/2018. La version n'est donc pas à jour.
Dans ce cas vous devrez faite successivement la mise à jour vers la version 3,31 puis en version 3,32.

Si vous êtes connecté à Internet vous pouvez faire la vérification par le menu « Utilitaires »

En cliquant sur « Oui », vous arriverez directement à la page « téléchargements » du site.

J.D. GAYOT le 20/09/2018 128/128

Version Démo

Il existe une version de Ludoprêt « Démo ». Ce n'est pas une version bridée, mais une version légèrement
modifiée afin de pouvoir, comme son nom l'indique, pouvoir tester le logiciel ou s'en servir à des fins de
formation ou d'apprentissage.

Quelques données fictives sont pré-enregistrées afin de pouvoir tester directement les possibilités du logiciel.
Vous pouvez les modifier et en saisir autant que vous voulez.

Par contre, il ne faut pas s'en servir en exploitation, et il ne faut surtout pas faire une liaison sur vos données
de production. Les liens vers vos fichiers annexes seraient modifiés.....D'autre part la base collaborative n'est
également pas la même.

Si vous avez déjà Ludoprêt, installez la Démo dans un répertoire autre que celui dans lequel vous avez votre
version de travail.

Forum
Un forum est mis à disposition. C'est un outil d'informations et d'échanges pour les ludothèques.
La majorité des sujets ont pour objet Ludoprêt, mais cela peut concerner tout autre thème basé sur le monde
des ludothèques.

Remerciements

L'aventure Ludoprêt, n'aurait pas été possible, si elle n'avait pas été collective et si je n'avais pas eu d'aide.

Un grand merci donc à la ludothèque de Bar le Duc qui sert de cobaye et qui bénéficie souvent en avant-
première de mes bugs.

Un grand Merci aux membres réguliers du forum Ludoprêt, aux fidèles depuis la version 1,0.

Un grand Merci également à tous ceux qui m'ont aidé par leurs tests, remarques, suggestions ou
encouragements à réaliser cette version. Ils se reconnaîtront..

Enfin Merci à tous les contributeurs de la base collaborative. Cette base maintenant riche de plus de
3400 jeux est un atout important et un outil appréciable pour les ludothèques qui démarrent.

Jean-Damien GAYOT