CYCLE 4 : Gestion du Patrimoine, des Domaines et de la
Comptabilité des Matières
SOUS CYCLE 4.1 Gestion de la Comptabilité des Matières
4.1.1 Procédure des Entrées de Matières
✓ Balance d’entrée des matières :
La balance d’entrée de l’année N est l’enregistrement comptable de toutes les matières
mises en stock après inventaire et recencement de celles-ci à la fin de l’année N-1
✓ Demande d’achat
Par le comptable des matières
✓ Commende des matières
Par la direction financière et comptable en collaboration avec le cellule de passation des
marchés.
✓ Réception des matières
• Réception des matièress au magasin par la commission.
• Vérification quantitative (nombre de colis, poids, volumes).
• Vérification qualitative (conformité à la commande, état des produits, date de
péremption si applicable, inspection par la commission de réception, essais ou tests si
nécessaire).
• Acceptation ou rejet des matières.
• Réception en présence du bon de commande et du bon de livraison.
• Eablissement de procès-verbal de réception
✓ Enregistrement de l’entrée
La balance représente le premier bon d’entée en magasin suivi chronologiquement des
Procès-verbaux de réception. Ils sont enregistrer dans le carnet de bon d’entrée , livre
journal des matières et grand livre des comptes.
✓ Rangement des matières
La valorisation des stocks de matières est fait selon les règles de la méthode du First In
First Out (FIFO).
4.1.2 Procédure des Sorties de Matières
✓ Expression de besoins
• Émission d’une demande de sortie par les services.
• Vérification de la disponibilité en stock.
✓ Préparation de la sortie
• Préparation des matières demandées par le magasinier.
• Contrôle des quantités et des références.
✓ Enregistrement de la sortie
• Émission d’un bon de sortie de stock.
• Signature du responsable ou du demandeur.
• Mise à jour du système de gestion des stocks.
• Renseignement au livre journal et au grand livre des comptes
✓ Livraison aux utilisateurs
• Remise physique des matières au service demandeur.
• Suivi de la consommation.
4.1.3 Procedure de l’inventaire des matières
L’inventeire physique des matières se fait par la commission de recencement. Il s’agit de
l’inventaire individuel contradictoire des matières du premier groupe confiées à un
détenteur(chefs de bureaux) qui conserne les matières en service ; et de l’inventaire des
magasins pour les matières en attente d’affectation et les consommables.
✓ Collecte des données physiques
Cela consiste à compter ou mesurer physiquement les matières en stock.
• Relever les quantités physiques présentes sur chaque emplacement.
• Utiliser des fiches d’inventaire.
• Vérifier l’état des matières (périmées, abîmées, conformes...).
• Identifier les écarts éventuels (par rapport au stock théorique).
✓ Saisie et rapprochement des données
Après la collecte physique :
• Saisir les données dans le système de gestion.
• Comparer les résultats avec les quantités théoriques.
• Identifier les écarts d’inventaire et les analyser :
o Deficit
o Excédent
✓ Rédaction des documents :
• Établir un rapport d’inventaire détaillé.
• Etablir un PV de recencement (signé par les membres de la commission et
l’ordonnateur des mlatières).
• Etablir un certicicat administratif s’il y’a eccart
• Etablir le compte de gestion des matières et le compte administratif du Maire
• Etablir la balance pour l’année N+1.
SOUS CYCLE 4 2 Gestion des Domaines
✓ La procédure de vérification de l'authenticité des actes administratifs relatifs aux
lotissements
La vérification est essentielle pour garantir la légalité et la fiabilité des documents fonciers
avant toute transaction ou développement. Ces actes incluent par exemple : le permis de lotir,
les arrêtés de lotissement, les plans de lotissement,les procés verbaux de distribution de
parcelles,ou encore les listes attributaires.
• Identification de l’acte à vérifier
• Type d’acte : arrêté du maire, arreté d’approbation du prefet,
• Références : numéro, date de délivrance.
• Autorité émettrice : mairie, préfecture.
• Vérification auprès de l’autorité émettrice
• Lettre de demande officielle adressée à l’autorité.
• Joindre une copie de l’acte concerné.
• Fournir les références cadastrales du terrain.
• Préciser l’objet de la demande : vérification d’authenticité, projet immobilier,
procédure judiciaire, etc.
• Autorités à contacter :
Mairie (service urbanisme)
Services des domaines de l’urbanisme.
✓ Contrôle avec les bases de données
• Registres communaux de permis de lotir et arrêtés de lotissement
• Plans cadastraux actualisés
• Procès-verbaux de distribution de parcelles
• Listes attributaires
✓ Analyse des éléments formels
• Vérifier la signature et le cachet de l’autorité
• Conformité des références cadastrales
• Vérification du contenu (nom, numéro de lot de parcelle,numéro de l’arreté du Maire
et de l’approbation du Prefet)
• Correspondance entre les plans et les mentions textuelles
SOUS CYCLE 4.3 Gestion du patrimoine
✓ Patrimoine immobilier : bâtiments publics (stade Alassane Djigo, Complexe culturel
Léopauld Sédar Senghor) :
• Gestion du stade
Réservation des matchs au niveau du secrétariat
Le gestionnaire établie la fiche de recette
La DFC exécute le titre de recette
Versement au trésor
• Gestion du Complexe culturel Léopauld Sédar Senghor
✓ Patrimoine mobilier et immatériel : véhicules ( gestion du parc automobile),
mobilier de bureau, équipements techniques.
