le projet de rapport daudit interne
Trois raisons
Les observations quil contient nont pas t encore valides Il ne comprend que les recommandations des auditeurs mais pas les rponses des audits Il ne comporte pas encore le plan daction, cest un document qui sera joint au Rapport dfinitif
la reunion de cloture
Les cinq principes
Le principe du livre ouvert : toute constatation va tre prsente et commente par les audits. Tous document ou lment de preuve doit tre mis sur table ; Le principe de la file dattente : les informations doivent tre transmises au responsable avec lequel elle a tait valid, pas de place pour les surprise lors de la runion de clture. Le principe du ranking : Les recommandations des auditeurs figurant dans le Projet de Rapport sont prsentes en fonction de leur importance ; Le principe de laction Immdiate : ds que laudit est inform, les auditeur vont lencourager prendre des mesures correctifs avant la publication du projet de rapport daudit ; La connaissance commune : la participation auditeurs/audits la validation de linformation permet dimpliquer laudit, lauditeur joue le rle dun simple conseiller.
Lorganisation et le droulement de la runion
: Prsentation Eviter de lire le projet de rapport daudit ; Lauditeur voque les points essentiels et illustre par des constats prcis issus des FRAP ; Pas daffirmation ni jugement ; Il faut faire participer les auditeurs, chacun hauteur de sa contribution et de ses capacits ; Lauditeur doit classer ses documents afin de les retrouver facilement en cas de besoin. : Contestations Contestations relatives aux constats : deux situations possibles: soit l'auditeur fournit un lment de preuve et la contestation s'teint, soit il n'est pas en mesure de fournir cet lment et il est prfrable d'abandonner le point litigieux. Contestations relatives aux recommandations : comme il s'agit d'un Projet, l'audit peut ventuellement suggrer autre chose. L'audit reste le spcialiste du sujet audit. Sa proposition peut englober des aspects oublis ou non vus par l'auditeur. Dans ce cas, l'auditeur peut modifier voire annuler le contenu de son texte sur un point si l'audit arrive le convaincre.
Le rapport d'audit interne
Les principes
La forme Page de garde: on doit imprativement mentionner un ensemble d'lments, savoir le titre de la mission et la date d'envoi du rapport, les noms des auditeurs ayant particips au travail, avec celui du chef de mission, Les noms des destinataires, et la mention " confidentiel" Sommaire, introduction et synthse: on commence par un sommaire dtaill du rapport. L'introduction est gnralement brve et doit imprativement comporter le rappel du champ d'action et des objectifs de la mission et un trs bref descriptif de l'organisation de l'unit ou la fonction audite. Dans la synthse, appele aussi la lettre du prsident, informe la hirarchie, l'auditeur apprcie la qualit du contrle interne. Elle doit mettre en corrlation les aspects positifs et aspects ngatifs. La synthse doit tre en tte du document. Le corps du rapport, ou rapport dtaill: Il comporte: constats, recommandations, et rponses aux recommandations. Le tout est prsent dans l'ordre logique et en cohrent du sommaire. Le corps du rapport d'audit peut tre prsent sous formes d'un classement de l'ensemble de FRAP selon l'ordre annonc dans le sommaire (l'cole novatrice) ou bien rdig (l'cole traditionnelle). Conclusion, plan, annexes: La conclusion n'est pas obligatoire, mais on peut prvoir une courte conclusion pour annoncer, ou suggrer, d'autres missions, ou bien rappeler quelle date se situera la prochaine mission de l'audit interne sur le mme thme. Plan d'action est un simple formulaire, dessin par l'audit interne, et qui permet l'audit d'indiquer pour chaque recommandation, qui fera quoi et quand. Les annexes permettent d'viter l'alourdissement du texte mme du document.
Les normes La norme 2420: dfinit les sept principes de rdaction pour les rapports d'audit lesquels doivent tre, exacts, objectifs, clairs, concis, constructif, complets, tablis en temps utile. La norme 1330: recommande d'indiquer dans les rapports que les activits sont conduites conformment aux normes pour la pratique professionnels de l'audit interne. En cas de non-conformit, la norme 1340 demande qu'en soit informs la Direction gnrale et le Conseil. Les normes de diffusion: laisse toute latitude en exigeant la diffusion" aux personnes appropries". Toute la hirarchie doit tre informe et en dehors de cette ligne l'information ne doit pas tre transmise, il ne doit pas y avoir de diffusion, sur une ligne transversale, par l'audit interne.
Pas d'audit sans rapport d'audit: Le rapport est indispensable et est d'autant plus important que les observations faire soient nombreuses. Le responsable de l'audit interne doit diffuser les rsultats (d'aprs la norme 2440) Document final: Malgr que la mission d'audit ne se termine qu'avec la mise en uvre des recommandations; chose qui fait allusion au rle de l'auditeur aprs la publication de rapport, et de l'audit qui va prendre le relais; le rapport d'audit demeure le document final, et aucune retouche posteriori n'est acceptable. Prsentation pralable aux audits: Lors de la runion de clture, on prsente et on explicite le texte du rapport d'audit. L'accord s'est fait sur la version dfinitive du document. A dfaut, chacun a une connaissance exacte, et pralable la diffusion du contenu du rapport Droit de rponse de l'audit: Le caractre dfinitif du document et sa prsentation impliquent un droit de rponse. Ce droit s'exerce de faon orale et informelle au cours de la runion de clture, et de faon crite et formelle (en insrant des rponses la suite de chaque recommandation).
Rponses aux recommandations et suivi
de rapport
Rponses aux recommandations Chaque constat donne lieu une recommandation de l'auditeur, laquelle est prsente aux audits lors de la runion de clture. Et chaque recommandation donne lieu son tour une rponse. La rponse peut tre recueillie et note ds la runion de clture, en sorte qu'en fin de runion on puisse disposer d'un texte dfinitif: rapport + rponse. Seul le plan d'action est ajouter au document (La pratique anglo-saxon); ou bien on laisse l'audit un dlai de rflexion entre l'expression orale en cours de runion et la prise de position crite (La pratique franaise). Les rponses aux recommandations doivent respecter trois principes fondamentaux: premier principe: ce doit tre une prise de position claire et sans ambigut par laquelle l'audit soit accepte la recommandation, ne l'accepte que partiellement, et pour certaines de ses dispositions, la refuse (ce qui doit rester exceptionnel). deuxime principe: une fois la recommandation est accepte, on indique qui va tre charg de la mettre en uvre et quand. troisime principe: si la recommandation n'est que partiellement accepte, ou si elle est totalement refuse, la rponse de l'audit comprend de brve explications justifiant sa position. Quelle que soit la position adopte dans la rponse, celle-ci doit obligatoirement se rfrer la recommandation.
Suivi de rapport Le degr de l'efficacit d'une mission d'audit dpond de l'application ou non des recommandations. Mais tenant compte de la non participation de l'auditeur dans la mise en uvre de ses propres recommandations les freins d'aller plus loin dans le suivi. Le droit d'tre inform de la suite donne ses propositions, permet l'auditeur interne de mesurer l'efficacit, d'alimenter les dossiers et donc de parfaire les audits ultrieurs. Le suivi peut s'excrer de multiples faons. La mthode franaise: Elle confie le rle essentiel dans le suivi des recommandations l'audit interne. La mthode anglo- saxonne: elle part du principe que le rle de l'auditeur s'achve rellement avec la diffusion du rapport. Le suivi des actions entreprendre n'est plus l'affaire de l'audit interne, c'est l'affaire de la hirarchie qui doit prendre ses responsabilits.
