Procédure Version : 1
Référence :
Communication interne et externe Date :
1. Objectif
est soucieuse d’assurer une bonne circulation de l’information avec toutes ses parties
intéressées pertinentes. L’objectif principale de ladite procédure est de garantir la
disponibilité, à temps, de toutes les informations nécessaires à la réalisation, la maîtrise et la
surveillance des produits en vue d’assurer et maintenir la satisfaction permanente de ses
clients.
2. Domaine d’application
Cette procédure concerne toutes les informations liées au SMSDA qui doivent être
communiquées au sein de tous les services et vis-à-vis de tous les interlocuteurs externes
et / ou internes de
3. Responsabilités
Le Directeur est responsable de la communication externe avec les autorités légales (média,
Gouvernement, ...). Il est également le garant de la communication interne entre les
différents services.
Le responsable XXXX est le responsable de la communication au sein de l’établissement ;
Il définit les besoins des clients sur le plan quantité, qualité et prix et il les communique au
responsable production pour exécution ;
Le responsable commercial reçoit les réclamations et les plaintes des clients. Celles-ci sont
étudiées et traitées en interne ;
Le responsable production assure la communication avec les fournisseurs afin de s’assurer
du bon respect des spécifications pré-établies.
Le Directeur Qualité assure la communication avec les autorités compétentes (ONSSA,
autorités locales, administrations…) et reçoit les rapports et les recommandations de celles-
ci et il les traite conformément aux procédures de travail interne.
4. Description
Les supports et moyens utilisés pour la communication au sein de l’établissement ou avec
l’extérieur sont comme suit :
4.1Communication interne
Dans le but de rapprocher les dirigeants avec le personnel de l’unité, d’assurer une meilleure
écoute bilatérale et de répondre aux attentes de l’établissement et des collaborateurs en
Procédure Version : 1
Référence :
Communication interne et externe Date :
matière d’information, l’établissement a mis en place un circuit de communication interne
avec son personnel sur les questions ayant une incidence sur la sécurité sanitaire de ses
produits.
Ce circuit permet la communication et le maintien de l’information en temps utile des
modifications opérées, notamment au niveau des points suivants :
Les modifications se rapportant :
Aux matières premières, produits finis et matériaux en contact direct avec
l’aliment ;
Aux équipements ;
Aux diagrammes de fabrication ;
Aux nouvelles décisions de réorganisation des tâches ;
Les programmes de nettoyage et de désinfection ;
Aux systèmes de conditionnement, de stockage et de distribution.
Le développement et le lancement d’un nouveau produit ;
Les résultats des visites d’inspection sanitaires des autorités compétentes
(ONSSA, ...) ;
Les exigences légales et réglementaires ;
Défaut ou anomalie liée à la sécurité sanitaire des produits alimentaires ;
Les connaissances concernant les dangers liés à la sécurité sanitaire des denrées
alimentaires et les mesures de maîtrise ;
Les exigences des clients, du secteur et autres ;
Les réclamations signalant des dangers liés à la sécurité sanitaire associés au
produit.
Les moyens de communication interne :
Réunions internes ;
Notes directes ;
Téléphone, Email ;
La mise à la disposition des utilisateurs des documents, des instructions et des
programmes de travail ;
Les formations ;
Procédure Version : 1
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Communication interne et externe Date :
La revue de direction
Enregistrement / Archivage
Chaque responsable de service est chargé du classement et de l’archivage des documents
relatifs à la communication interne/externe.
4.2 Communication externe
Pour garantir que les informations relatives à la sécurité sanitaire sont disponibles tout
au long de la chaîne alimentaire, ]a mis en œuvre des mesures efficaces permettant la
communication avec :
Les fournisseurs et les contractants ;
Les clients ou les consommateurs, en particulier en ce qui concerne les
informations relatives aux produits ;
Les autorités légales et réglementaires et tous autres organismes ayant un impact
sur la sécurité sanitaire des produits.
- Les informations relatives aux produits, les contrats, retours, réclamations, communiqué au
client par la Direction à travers le téléphone, mail et la messagerie électronique.
- Spécifications des fournisseurs (cahier de charge, spécifications techniques) communiqués
aux fournisseurs et prestataires par la direction via des bons de commande, Devis, Fax
réclamation et contact téléphone, messagerie électronique, réunion, rapport de prestation,
Cahier de charges.
- Nouveau règlement normes- lois – rapport d’inspection/audit, communiqués par le
responsable qualité aux autorités légales moyennant Demande, Lettre, circulaire, Audit,
mail, rapport audit, réunion.
- Nouveaux produits – investissement – résultats financiers - situation d’urgence
communiqués par le Directeur aux différentes PIP en moyen des réunions.
