Outils de Conduite de Projet

MS Project
ETM Ibn Rochd

Formation animée par BENKRITLY Nassim Rédha

 Programme de la Formation
 Caractéristiques d’un Projet
 Définition de projet
 Différents types de projets
 Cycle de vie
 Contenu (Scope)
 WBS
 Echéancier et ressources d’un projet
 Initialisation du projet
 Etude de faisabilité
 Justification du projet
 Portefeuille de projets et PMO
 Rôles et responsabilités du chef de projet et des différentes
parties prenantes

BENKRITLY Nassim Rédha

 Programme de la Formation (Suite)
 Préparation du projet
 Charte du projet
 Structure organisationnelle
 Management des Ressources humaines
 Infrastructure
 Décomposition des tâches
 Management des coûts et des délais
 Management de la communication, de la qualité et des risques
 Exécution du projet (MS Project)
 Coup d’envoi
 Contrôle du projet
 Gestion des livrables
 Management des modifications, de la qualité et des risques
 Création des rapports

BENKRITLY Nassim Rédha

 Programme de la Formation (Suite)
 Clôture du projet
 Processus de clôture
 Démantèlement de l’infrastructure projet
 Fermeture des contrats
 Evaluation des performances
 Feedback et documentations

BENKRITLY Nassim Rédha

 OBJECTIFS DE LA FORMATION

Maîtriser les concepts essentiels

du management de projet
Acquérir le lexique du
management de projet
Savoir planifier et piloter un projet
avec MS Project
Maîtriser le management des
ressources, la planification, les
coûts et les représentations.
BENKRITLY Nassim Rédha
Caractéristiques des Projets
 Un projet est un effort temporaire exercé dans le but de

créer un produit, un service ou un résultat unique. La

nature temporaire des projets implique un

commencement et une fin déterminés.

 La fin est atteinte lorsque les objectifs du projet sont

satisfaits, ou lorsque le projet est arrêté parce que ses

objectifs ne seront pas atteints ou ne peuvent pas l’être,

ou lorsque le projet n’est plus utile.

BENKRITLY Nassim Rédha

 Unique
 Livrables définis
 Contrainte de temps de coût et de qualité
 Une équipe dédiée
 Un retour sur investissement
 Parties prenantes.

BENKRITLY Nassim Rédha

 Le Triangle Projet

Coût Temps
(Budget)
COMBIEN? QUAND?

Scope
QUOI?
BENKRITLY Nassim Rédha
Types de Projets

 Administratif
 Construction
 IT (SI)
 Equipements
 Evénements (foire)
 Recherche (RD)
 Développement d’un nouveau produit
 Maintenance

BENKRITLY Nassim Rédha

Le Chef de Projet

 Le chef de projet c’est le chef d’orchestre et non pas

l’homme orchestre
 Le chef de projet se concentre sur les objectifs
spécifiés du projet
 Le chef de projet contrôle les ressources affectés au
projet
 Le chef de projet veille au respect de la morphologie
triangle projet

BENKRITLY Nassim Rédha

 Le chef de projet doit
amener à la surface les
suppositions.

BENKRITLY Nassim Rédha

 Cycle de Vie de Projet

PROJET

CONCEPTION PREPARATION EXECUTION CLÔTURE

Pourquoi? Qu’est ce qu’il y Les Tirer les

à faire? livrables leçons

BENKRITLY Nassim Rédha

 Initialisation

Préparation

Conception

Construction
Phases de Projet

Test
BENKRITLY Nassim Rédha

Implémentatio
n

Clôture
 Charte du Projet (Modèle)

BENKRITLY Nassim Rédha

 Importance d’une bonne
Planification

BENKRITLY Nassim Rédha

 MS PROJECT

Microsoft Project (ou MS Project ou MSP) est

un logiciel de gestion de projets édité par
Microsoft

C’est un logiciel de Gestion de

Projet et non pas de Management
de projet

BENKRITLY Nassim Rédha

 Gestion de Projet
VS
Management de Projet

BENKRITLY Nassim Rédha

 MS PROJECT

Il permet aux chefs de projets et aux planificateurs de

planifier et piloter les projets, de gérer les ressources et

le budget, ainsi que d'analyser et communiquer les

données des projets

Actuellement, Microsoft Project est le logiciel de gestion

de projet le plus utilisé au monde.

BENKRITLY Nassim Rédha

Quelques chiffres
En 2011: MS Project est utilisé par plus de 20 Millions de chef

de projet. Plus de 10 000 entreprises ont aussi déployé la

version serveur de MS Project (MS Project Server)

BENKRITLY Nassim Rédha

 Historique
 1984 : Naissance de MSP sous DOS
La première version commerciale de Microsoft Project (sous DOS)
est sortie en 1984. Microsoft acheta ensuite tous les droits sur le
logiciel en 1985 et sortit 3 autres versions V2 ,V3 et V4.

 Depuis 1990 : Microsoft Project sous Windows

La première version pour Windows parut en 1990 et fut nommée
la version 1 pour Windows 95 et fut la première version à utiliser
les menus communs Microsoft Office. Les années de sortie de
Microsoft Project sont : 1992 (v3), 1993 (v4), 1995 (4.1a), 1998 (98
ou 8.0), 2000 (2000 ou 9.0), 2002 (2002 ou 10.0), 2003 (2003 ou
11.0), 2007 (2007 ou 12.0), la version 2010 (2010 ou 14.0) et enfin
2013 (2013 ou 15.0).

BENKRITLY Nassim Rédha

 Historique des versions MSP
 MS Project Standard:
Planning et gestion mono et multi projets. Gestion des
ressources et suivi non automatisés et sans workflow
(validation), gestion de risques et des résultats.

 MS Project Pro:
Peut ouvrir plus de types de fichiers : XML, ODBC, etc. et se
connecter à MS Project Server. Sinon, outre quelques subtilités
mineures, mêmes possibilités que MS Project Standard.

 MS Project Server:
Utilisé pour le suivi de projet, la gestion des ressources(RBS,
suivi du travail en temps réel), structure hiérarchisée du travail
(rôles prédéfinis) et intégration d'un workflow (validations),
d'une gestion documentaire centralisée (risques et résultats).
Peut être intégré avec SharePoint Portal Server (entre autres)

BENKRITLY Nassim Rédha

 Ce que MS Project ne fait pas
 Il ne fera pas le plan horaire de vos ressources à votre place.
 Il ne va pas accroître l'estime que vos collègues ont pour vous.
 Il ne va pas forcer vos ressources à respecter les échéances.
 Il ne va pas vous conseiller des ressources supplémentaires.
 Il n'enlèvera pas les défauts de votre produit.
 Il ne va pas prévoir les erreurs que vous ferez.
 Il ne va pas changer la planification pour l'adapter au budget.
 Il ne va pas négocier à votre place.

Mais aussi:
Il ne faut pas le confondre avec d'autres logiciel et corps de
métier comme : la gestion des ressources humaines, la
comptabilité analytique, la gestion du risque, etc. !

BENKRITLY Nassim Rédha

 Présentation du Logiciel

 Sur Pratique directe.

BENKRITLY Nassim Rédha

Présentation de l’Interface

BENKRITLY Nassim Rédha

 Visualisation de la barre
d’affichage

BENKRITLY Nassim Rédha

 Le ruban et Menu

BENKRITLY Nassim Rédha

 Le calendrier des tâches

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Diagramme de Gantt

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 Les liens entre les tâches

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 StoneMile (Jalon)

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 Tâche Récapitulative

Vous constaterez à l'usage l'intérêt qu'il y a

à utiliser les tâches récapitulatives. Si vous
choisissez de mettre systématiquement
une tâche récapitulative du projet, vous
pouvez faire en sorte que MS Project crée
lui-même la récapitulative du projet.

BENKRITLY Nassim Rédha

 Fractionner une tâche

BENKRITLY Nassim Rédha

 Distinguer Temps Œuvré et
Temps Calendaire
Le lien fin-début avec décalage positif
peut être utilisé pour prendre en compte
un délai technique, par exemple le temps
de séchage du béton. Dans ce cas il
devient illogique de travailler en temps
œuvré. La peinture sèche aussi le
dimanche ! Project vous permet de
spécifier les durées en temps calendaire.
Pour cela, faire suivre la valeur et l'unité de
durée d'un "é" accent aigu.
BENKRITLY Nassim Rédha
 Tâche Hamac

BENKRITLY Nassim Rédha

Une tâche est dite hamac lorsque les dates de début et de
fin, et conséquemment sa durée, dépendent d’autres
tâches. Le nom, hamac, est inspiré par le fait que la longueur
du hamac varie en fonction de la distance entre les
encrages auxquels il est attaché.
 Créez la tâche qui deviendra la tâche hamac (ici "tâche
hamac").
 Copiez la date de la tâche dont dépend le début de la
tâche hamac (ici le début de tâche 1).
 Cliquez dans la case de début de la tâche hamac
 Menu Édition, rubrique Collage spécial?¸ option Coller
avec liaison et cliquez Ok.
 Refaites les mêmes étapes afin de coller la date de la
tâche dont dépend la fin de la tâche hamac (ici la fin de
tâche 2).

BENKRITLY Nassim Rédha

BENKRITLY Nassim Rédha
 Les Acteurs d’un Projet

Chef de
Projet

Sponsor
Bénéficiaire

BENKRITLY Nassim Rédha

 Rôle du Chef de Projet
 Développe la politique et les processus de management de projet
 Respecte la morphologie triangle
 Communique avec les différentes parties prenantes
 Définit les stones mile
 Rationaliser les ressources.

BENKRITLY Nassim Rédha

 Les compétences requises
 Connaissance: C’est ce que le Chef de projet connaît sur le
management de projet.
 Performance: Il s’agit de ce que le chef de projet est capable de
faire ou d’accomplir tout en appliquant sa connaissance en
management de projet.
 Personnalité: C’est la façon dont le chef de projet se comporte lors
de l’exécution du projet. compétence personnelle, l’attitude,
personnalité, leadership, communication, …

BENKRITLY Nassim Rédha

Management des Ressources Humaines

L’environnement de projet est souvent très différent de

l’environnement traditionnel dans les départements de l’entreprise,
et remet en cause des modes de fonctionnement bien ancrés
dans l’entreprise. Pour Leclerc, le management de projet et la
coopération de divers départements mène à minimiser la division
explicite du travail, faisant disparaître une notion qui est la clé de
voûte du management des ressources humaines : la notion de
poste de travail. La disparition des postes brouille à la fois les
représentations des salariés et les repères du gestionnaire du
personnel.

BENKRITLY Nassim Rédha

 Les Ressources
 Pour chaque tâche, il s’agit d’identifier la ou les
personnes (ou l’équipe) auxquelles va être confiée la
réalisation de la tâche.
 Mais aussi les ressources peuvent être matérielles, tel
que: bétonnière, licence logiciel (Photoshop), …

BENKRITLY Nassim Rédha

 Types de Ressources

Ressources

Travail Coût
Matériel
Personne / Billet d’avion /
Consommable
Equipement Licence Logiciel

BENKRITLY Nassim Rédha

 Détails Ressources

 Etiquette Matériel (Kg, Litre, ML, TM, …)

 Allocation (Comment payer la personne)
 Début (Début)
 Proposition (Petit à petit)
 Fin (Payer à la fin)

 Le type Coût, doivent être affecté à une tâche et les

colonnes sont grisées.

BENKRITLY Nassim Rédha

 Audit des Ressources

 La Surutilisation des ressources.

 Audit des ressources

BENKRITLY Nassim Rédha

 Planification des coûts

 Saisir les coûts unitaires des ressources

 Saisir les taux horaires des ressources

 Saisir les coûts des tâches

 Obtenir le référentiel des coûts du projet

BENKRITLY Nassim Rédha

 Microsoft Project 2010
Fonctionnalités de
base
Microsoft Project est un logiciel de la suite Microsoft Office. Il s’agit d’un logiciel de gestion de projet
et plus précisément de gestion de planning de projet.

I. Le bandeau de démarrage.

Comme tout logiciel de la suite Pack Office, MS Project est structuré autour d’un bandeau dans
lequel nous utiliserons que 5 onglets.

 Fichier : l’onglet classique pour enregistrer, imprimer…

 Tache : va permettre de travailler sur les différentes taches du produit.
 Ressource : va permettre de créer les ressources et de les organiser.
 Projet : va permettre de définir le projet
 Affichage : pour gérer les paramètres d’affichage du logiciel.

II. La mise en place d’un projet

Pour apprendre à se servir de ce logiciel, nous allons étudier l’exemple suivant :

Dans ce projet, volontairement simplifié, nous analyserons l'ensemble des tâches

d'industrialisation d'un article, nécessitant la conception et la réalisation d'un montage
d’usinage à partir d’éléments standards acheté dans le commerce.

Pour étudier le dossier et définir le montage d’usinage (choix de la gamme d’usinage et des
éléments du montage à commander), le technicien en méthodes (Alain) a besoin de deux
jours.

1
 Une fois la tache réalisée, il fournira au dessinateur (Bernard) le schéma de principe du
montage, afin que celui-ci en fasse une modélisation 3D qui servira au montage (durée sept
jours).

En parallèle avec le dessinateur, le secrétariat du service achats (Delphine) doit passer la

commande pour les éléments du montage (une journée). Le délai de livraison des pièces du
montage est de trois jours. Eric, du service Magasin, s'occupera de la réception et du contrôle
de la livraison des éléments (une journée).

Une fois la modélisation 3D réalisée et les éléments reçus, l’ensemble sera transmis à l'atelier
d'outillage (Cédric) pour la réalisation du montage (assemblage des différentes pièces, test :
durée huit jours)

Le projet va commencer le 4 février 2013

1. Préparation du projet

Il s’agit dans cette étape de définir le calendrier, les cadences de travail et la date de début du projet
…

Il faut dans un premier temps mettre en place le calendrier de travail de l’entreprise. L’icône
« Modifier le temps de Travail » permet de changer les horaires et d’ajouter des jours chômés ou
fériés dans le calendrier. Deux possibilités de calendrier :

 Le calendrier « standard » d’un projet pour MS Project : tous les jours 9h‐12h et 14h‐18h
 Un calendrier personnalisé en le créant et en donnant vos propres horaires (« créer un
nouveau calendrier », , onglet « exception » pour déclarer un jour chômé ou spécifique

Onglet « semaines de travail » et icone détail pour définir chaque jours)

2
 Définir les horaires de travail :

Il faut ensuite informer le démarrage des taches à l’heure souhaité (ici 8 h). Pour cela ,
appuyer sur « Option » puis dans l’onglet « Panification » indiqué un « Début par défaut » et
une « Fin par défaut » qui correspond au calendrier mis en place.

Il faut enfin définir la date de début de projet et spécifier qu’on utilise le calendrier que nous venons
de créer.

Se placer dans l’onglet « Projet » puis « Informations sur le projet » et entrer la date de début de
projet (ici le 11 Décembre 2012 à remplacer par le 4 février 2013) et le calendrier « Standard » à
remplacer par « Mon Calendrier ».

3
Pour finir, il faut lui demander de mettre en place un affichage qui correspond à notre calendrier
créer. Pour cela, Clic droit sur l’échelle de temps du diagramme de Gantt puis « Echelle des temps »

Onglet « Période chomées » et choix du Calendrier.

Il est possible a postériori de déplacer un projet dans le temps via l’icône « Déplacer le projet » et
choisir la nouvelle date de début de projet.

Exercice :
Notre calendrier à créer est le suivant : 7 h/j de 8h à 12h et de 13h à 16h. Le 12 février 2013
est chômé dans l’entreprise pour cause de séminaire.

Exercice 2 :
Entrainez‐vous à faire un calendrier dans lequel vous ne travaillez sur votre projet que le
lundi 8h à 12h, les autres jours de la semaine, vous travaillez sur autre chose (calendrier
type d’un projet tutoré)

2. Séquençage du projet
On peut remarquer 5 grandes taches à ce projet:

Tache Durée Prédécesseurs

A : Etude du dossier 2j
B : Modélisation 3D du montage 7j A
C : Fabrication du montage 8j E;B
D : Commande des pièces 1j A
E : Réception des pièces 1j D + 3 jours

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On va rentrer ces taches dans le logiciel via l’onglet « Tache »

Chaque ligne correspond à une tache qui porte un numéro, un nom, une durée. Concernant la durée,
il est possible d’indiquer des minutes (1 min), des heures (1 h), des jours (pas besoin de le préciser,
c’est ce qui est fait par défaut) et des semaines (1 sm)

On peut mettre les prédécesseurs en utilisant les numéros de ligne de chaque tache (et uniquement
les numéros de lignes, pas le nom des taches). Si plusieurs prédécesseurs, mettre des ;.

On peut remarquer alors la planification du projet au plus tôt à partir de la date de début du projet.

Il est possible d’insérer des jours d’attente entre deux taches via la commande FD (ici la tache C
débutera 2 jours après la fin de la tache B):

On peut aussi mettre des jours de chevauchement entre deux taches via la commande (ici la tache C
commencera une journée avant la fin prévue de la tache B):

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Il existe d’autres options pour décaler les taches :

 FD : fin à début (la tache débutera X jours après la fin de la tache précédente)
 DD : début à début (la tache débutera X jours après le debut de la tache précédente)
 FF : fin à fin (la tache finira X jours après la fin de la tache précédente)
 DF : début à fin (la tache finira X jours après le début de la tache précédente)

3. Organisation des taches en phase.

Pour MS Project, une phase est une tache récapitulative.

Elle va vous permettre principalement de connaitre le temps du projet ou d’une partie du projet. Pour
cela, insérer une ligne (Clic Droit « Insérer une tache) avant les taches de la phase. Sélectionner les
taches de la phase et cliquez sur l’Icône « Abaisser la tâche »

La tache récapitulative (Projet) vous donne la durée du projet (9 jours), la date de début et la date de
fin. Pratique…

Il est possible de créer des grandes parties au projet et de mettre des contraintes d’enchainement
entre les grandes parties comme on peut le voir dans cet exemple où le projet est divisé en 2 grandes
parties 1 et 2 qui s’enchaine avec 1 jour de décalage.

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 5. Visualisation du chemin critique du projet et des marges
MS Project permet de visualiser rapidement le chemin critique du projet via l’ongle « Format » en
cochant « Taches critiques » et « Marges »

Les taches du chemin critique apparaissent en rouge. Les marges (libres) en noir.

III. La Gestion des ressources (Onglet « Ressources »).

Pour MS Project, une ressource est une personne travaillant sur une ou plusieurs taches du projet. Il
est possible de créer autant de ressources possible et de leur affecter un cout et un temps de travail
(100% étant un temps plein, 50% un Mi‐temps, 125 % équivaut à un temps plein et 25% d’heures
sup)

1. Création des ressources :

Dans l’onglet « Tache »puis l’icône déroulant dans « Vue », choisir « Tableau des ressources »

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L’ensemble des ressources et de leurs informations s’affiche. Avec l’onglet « Ressources » il est
possible d’ajouter des nouvelles ressources :

 Ressources de travails : des hommes

 Ressources matériels : des machines

2. Affecter les ressources à une tache.

Une fois les ressources créées, on peut les affecter aux taches dans le diagramme de Gantt (menu
déroulant de « Vue » dans onglet « Tache ») en les sélectionnant dans la colonne des ressources

Il est tout à fait possible d’affecter plusieurs personnes à une même tache. On remarque dans cet
exemple que Cédric est utilisé sur 2 taches en parallèle. Il est donc utilisé à 200%. MS Project nous le
signal par les petits bonhommes rouges dans la 1er colonne.
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Il est possible à tout instant de visualiser l’utilisation de toutes les ressources via le « Graph des
ressources », les surcharges sont indiqués en rouge.

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