Doc 7984/5

Instructions
pour les groupes d’experts
de la Commission
de navigation aérienne

Approuvé par le Conseil et publié sous sa décision

Cinquième édition — Mars 2014

Organisation de l’aviation civile internationale

 Instructions
pour les groupes d’experts
de la Commission
de navigation aérienne
___________________

(Doc 7984/5)

Cinquième édition — Mars 2014

Approuvé par le Conseil et publié sous sa décision

Organisation de l’aviation civile internationale

Publié séparément en français, en anglais, en arabe, en chinois, en espagnol et
en russe par l’ORGANISATION DE L’AVIATION CIVILE INTERNATIONALE
999, rue University, Montréal (Québec) H3C 5H7 Canada

Les formalités de commande et la liste complète des distributeurs officiels et

des librairies dépositaires sont affichées sur le site web de l’OACI ([Link]).

Quatrième édition, 1980

Cinquième édition, 2014

Doc 7984, Instructions pour les groupes d’experts de la Commission

de navigation aérienne

No de commande : 7984
ISBN 978-92-9249-624-1

© OACI 2014

Tous droits réservés. Il est interdit de reproduire, de stocker dans un système

de recherche de données ou de transmettre sous quelque forme ou par quelque
moyen que ce soit, un passage quelconque de la présente publication, sans
avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite de l’Organisation de l’aviation
civile internationale.
 AVANT-PROPOS

Les présentes instructions s’appliquent aux groupes d’experts de la

Commission de navigation aérienne. Elles sont en conformité avec la
délégation de pouvoirs que le Conseil a donnée à la Commission en ce qui
concerne les groupes d’experts.

Ce document s’adresse principalement aux membres des groupes d’experts. Il

aidera aussi les États et les organisations internationales à comprendre le
fonctionnement de ces groupes et à déterminer s’ils peuvent y proposer la
candidature d’un membre. Il les aidera aussi à choisir des membres et à leur
donner toutes instructions au sujet de leurs fonctions.

L’expérience ayant montré que les groupes d’experts sont le plus efficaces
lorsqu’ils travaillent de la manière la plus informelle possible, il n’a été établi
que des instructions et principes directeurs de portée générale pour la conduite
de leurs travaux.

Le Conseil a approuvé le texte du présent document le 10 mars 2014 (201/7).

III
 TABLE DES MATIÈRES

Page

1. Description et objet des groupes d’experts.................................... 1

2. Institution d’un groupe d’experts .................................................. 1
2.1 Généralités............................................................................ 1
2.2 Mandat et programme de travail ....................................... 1
2.3 Composition des groupes d’experts. ................................. 2
2.4 Invitation à participer .......................................................... 2
2.5 Fonctions des membres du groupe d’experts ..................... 4
2.6 Responsabilités des États et des organisations
internationales qui présentent des candidatures. ............... 4
3. Fonctionnement d’un groupe d’experts ........................................ 4
3.1 Généralités............................................................................ 4
3.2 Participation ......................................................................... 5
3.3 Bureau d’un groupe d’experts ............................................. 6
3.4 Conduite des réunions de groupes d’experts ....................... 6
3.5 Conduite des travaux du groupe d’experts en dehors
des réunions du groupe ........................................................ 9
4. Documentation du groupe d’experts ............................................. 10
4.1 Notes de travail .................................................................... 10
4.2 Notes d’information ............................................................. 10
4.3 Flimsy .................................................................................. 11
4.4 Rapports des réunions .......................................................... 11
5. Interaction avec la Commission de navigation aérienne............... 12
6. Partage de l’information ................................................................ 12
7. Changement de la composition du groupe .................................... 13
8. Dissolution d’un groupe d’experts ................................................ 13

V
 Page

Appendices

Appendice A — Fonctions des membres du bureau ......................... A-1

Appendice B — Travailler avec les services d’interprétation .......... B-1
Appendice C — Rapports de groupes d’experts ............................... C-1

VI
 INSTRUCTIONS POUR
LES GROUPES D’EXPERTS DE LA
COMMISSION DE NAVIGATION AÉRIENNE

1. Description et objet des groupes d’experts

1.1 Les groupes d’experts de la Commission de navigation aérienne sont

des groupes techniques institués par la Commission et composés d’experts
qualifiés.

1.2 Ces groupes ont pour mission de faire progresser, dans des délais
spécifiés, la solution de problèmes spécialisés ou de formuler des normes
pour l’évolution planifiée de la navigation aérienne, lorsque ces problèmes ne
peuvent être résolus rapidement par la Commission elle-même au moyen des
ressources dont dispose le Secrétariat.

2. Institution d’un groupe d’experts

2.1 Généralités

La Commission décide s’il y a lieu d’instituer un groupe d’experts, en tenant

compte du programme de travail dans le domaine de la navigation aérienne et
des ressources disponibles. Les groupes d’experts travaillent sous le contrôle
direct de la Commission.

2.2 Mandat et programme de travail

2.2.1 La Commission établit le mandat du groupe d’experts et son

programme de travail.

1
2.2.2 Le mandat définit avec clarté et concision la nature et la portée de la
tâche assignée au groupe et spécifie les objectifs que vise la Commission de
navigation aérienne. Au besoin, la Commission révise ce mandat.

2.2.3 Le programme de travail comprend une liste de sujets détaillés, dont

chacun est approuvé individuellement par la Commission et rentre dans le
cadre du mandat approuvé. La Commission énonce normalement le problème à
résoudre, les mesures à prendre, les résultats escomptés et les échéanciers. Elle
révise le programme de travail en tant que de besoin, en principe après chaque
phase importante des travaux du groupe, par exemple après une réunion.

2.2.4 Chaque groupe d’experts doit se conformer au mandat qui lui a été
confié et à son programme de travail. Un groupe d’experts peut toutefois
suggérer à la Commission (normalement dans un rapport de réunion) des
modifications ou des additions à son mandat ou à son programme de travail.
Ces modifications et additions seront normalement indiquées dans le rapport
de la réunion du groupe d’experts et étayées par des explications suffisantes.

2.3 Composition des groupes d’experts

La Commission établit des groupes d’experts composés normalement

de 15 à 20 membres, en ayant à l’esprit qu’ils doivent pouvoir travailler
rapidement et efficacement.

2.4 Invitation à participer

2.4.1 Initialement, la Commission envoie un appel à propositions de

candidatures à un maximum de 15 États et organisations internationales, en
tenant compte de la nature et de la portée de la tâche à accomplir.

2.4.2 La Commission choisit les États qui seront invités à présenter des
candidatures parmi ceux qui disposent des compétences nécessaires dans le
domaine technique en cause, tout en veillant à ce que les États invités
comprennent :

a) des États en mesure d’offrir, en cas de nécessité, un accès facile

à leurs moyens de recherche et l’appui d’autres experts ;

2
 b) des États dont le développement technique et les ressources de
mise en œuvre sont représentatifs de la situation mondiale ;

c) des États des principales régions géographiques du monde.

2.4.3 La Commission choisit les organisations internationales qui seront

invitées à présenter des candidatures en partant du principe que leur
participation peut être utile ou nécessaire aux travaux du groupe.

2.4.4 Une lettre d’appel à propositions de candidatures est envoyée aux

États et organisations internationales choisies. La lettre explique les
compétences techniques attendues des candidats. Il est également demandé aux
proposants de donner des renseignements appropriés sur leurs candidats,
notamment leurs fonctions actuelles, leurs qualifications et connaissances
connexes, leurs compétences, et leur expérience dans les domaines spécialisés
du groupe.

2.4.5 Une fois que les propositions de candidature ont été reçues, la
Commission arrête la composition exacte du groupe. Si le nombre des
candidatures reçues n’est pas suffisant ou si l’équilibre des compétences ou
de la représentation régionale n’est pas satisfaisant, la Commission lance
d’autres invitations.

2.4.6 Les États et les organisations internationales qui n’ont pas été invités
à présenter des candidatures sont informés de l’institution du groupe ainsi que
de la nature et de la portée de ses travaux. Si un de ces États ou une de ces
organisations internationales demande à présenter un candidat, la
Commission examine sa demande en appliquant les critères de sélection
décrits au § 2.4.2 et le nombre maximal de membres mentionné au § 2.3.

2.4.7 Une fois que la Commission de navigation aérienne a arrêté la

composition d’un groupe d’experts, le secrétaire prend les mesures voulues en
communiquant à chaque membre du groupe les noms et adresses de tous les
autres membres. Il indique aussi toute la documentation pertinente disponible et
expose sommairement les méthodes de travail convenues pour le groupe.

2.4.8 La Commission peut modifier la composition et le nombre de

membres d’un groupe d’experts si pareille mesure est souhaitable dans
l’intérêt des travaux du groupe.

3
 2.5 Fonctions des membres du groupe d’experts

2.5.1 Les membres ont pour rôle d’apporter une contribution concrète aux
travaux du groupe.

2.5.2 Les membres participent aux travaux du groupe en leur qualité

personnelle d’expert et non en tant que représentant des autorités qui ont
présenté leurs candidatures. Ils devraient donc exprimer leurs opinions
professionnelles et non les politiques ni les points de vue d’un État ou d’une
organisation internationale.

2.6 Responsabilités des États et des organisations internationales

qui présentent des candidatures

2.6.1 Il importe que les États et les organisations internationales veillent à

ce que les personnes dont ils présentent la candidature soient en mesure de
contribuer librement et efficacement aux travaux du groupe d’experts. Les
États et organisations internationales doivent donc s’assurer que leurs
candidats disposent des ressources et du temps nécessaires pour participer
aux travaux du groupe. Les dépenses nécessitées par la participation aux
activités du groupe sont à la charge des proposants.

2.6.2 Étant donné que les membres de ce groupe participent aux travaux à
titre personnel et en leur qualité d’expert, les États et les organisations
internationales ne sont pas liés par les opinions manifestées par les personnes
dont ils ont présenté la candidature.

3. Fonctionnement d’un groupe d’experts

3.1 Généralités

Un groupe d’experts travaille par correspondance et dans le cadre de réunions.

4
 3.2 Participation

3.2.1 Seuls peuvent participer aux activités des groupes d’experts :

[Link] Les membres du groupe. Personnes choisies par la Commission

parmi les candidats présentés par les États et les organisations internationales
pour faire partie du groupe. Tout membre d’un groupe d’experts jouit du droit
de vote et peut faire ou appuyer des propositions ou des amendements.

[Link] Les conseillers. Personnes qui donnent des avis techniques à un

membre d’un groupe. Un conseiller ne jouit pas du droit de vote et ne peut ni
faire ni appuyer des propositions ou des amendements.

[Link] Les observateurs. Personnes désignées par un État ou une organisation

internationale pour siéger à un groupe d’experts en qualité d’expert, à titre
personnel. Un observateur a le droit de participer aux délibérations des réunions
d’un groupe d’experts, mais sans droit de vote et sans pouvoir proposer ou
appuyer des propositions ou des amendements. Un observateur est autorisé à
présenter des notes d’information pour examen par le groupe d’experts et il
reçoit la documentation de la réunion à laquelle il assiste.

[Link] Le Secrétariat. Experts techniques de l’OACI qui prêtent leur

concours au groupe d’experts.

3.2.2 Tout État ou organisation internationale qui souhaite désigner une

personne comme observateur à une réunion de groupe d’experts doit en
informer préalablement l’OACI et lui communiquer les qualifications de la
personne désignée.

3.2.3 Si nécessaire, la Commission peut faire participer des personnes

autres que les membres et leurs conseillers aux activités d’un groupe
d’experts. Ces personnes n’ont pas qualité de membres du groupe mais font
office de conseillers du groupe dans son ensemble. De même, le groupe
d’experts peut, de sa propre autorité, consulter d’autres experts, à condition
que cela n’entraîne pas des dépenses non autorisées par l’OACI. De plus, si
un État ou une organisation internationale informe l’OACI qu’il ou elle
souhaite faire connaître ses vues à un groupe d’experts, la Commission
examine la demande et prend les dispositions appropriées.

5
3.2.4 La Commission peut limiter le nombre de personnes admises
comme observateurs si leur nombre augmente au point de nuire à la
productivité du groupe d’experts, afin de préserver la productivité et
l’efficacité que l’on attend du groupe d’experts dans ses activités.

3.2.5 La Commission n’accepte pas les propositions de candidatures de

membres suppléants. Si un membre doit être remplacé temporairement, la
Commission peut autoriser ce remplacement sur demande de l’expert intéressé
ou de son proposant. Les observateurs ne peuvent pas avoir de suppléants.

3.3 Bureau d’un groupe d’experts

3.3.1 Au sein de chaque groupe d’experts, plusieurs fonctions clés doivent

être réparties :

[Link] Président de la réunion. Membre du groupe d’experts élu par les

membres présents à une réunion. Les lignes directrices concernant les
fonctions du président figurent à l’Appendice A.

[Link] Secrétaire du groupe d’experts. Tout groupe d’experts dispose pour

l’aider d’un secrétaire désigné par le Directeur de la navigation aérienne. Les
lignes directrices concernant les fonctions du secrétaire du groupe d’experts
figurent à l’Appendice A.

[Link] Rapporteur d’un groupe de travail. Tout groupe de travail qui aura
été institué aura un de ses membres désigné par le groupe d’experts pour
remplir les fonctions de rapporteur. Les lignes directrices concernant les
fonctions de rapporteur figurent à l’Appendice A.

3.4 Conduite des réunions de groupes d’experts

3.4.1 Généralités

[Link] La Commission convoque les réunions des groupes d’experts. La

date, les langues, la durée et le lieu d’une réunion sont fixés en tenant dûment
compte du calendrier des réunions de l’OACI, après consultation du
Secrétaire général.

6
[Link] Le groupe d’experts peut, sous réserve de l’approbation de la
Commission, changer le lieu de ses réunions.

[Link] Dans des circonstances exceptionnelles, le président peut, après

avoir consulté les membres du groupe d’experts et son secrétaire, accepter la
participation à distance d’un nombre limité de ses membres. Il peut toutefois
limiter cette participation si elle risque de nuire à l’efficacité et à la
productivité du groupe d’experts.

[Link] Les séances des groupes d’experts sont publiques mais un groupe
peut se réunir à huis clos, à la discrétion de la Commission ou avec
l’assentiment des deux tiers des membres présents.

[Link] S’il dispose d’assez de temps au cours d’une réunion, un groupe

d’experts peut étudier, en plus des points inscrits à son ordre du jour, des
questions qui se rapportent directement à son programme de travail.

3.4.2 Langues

[Link] La Commission de navigation aérienne choisit parmi les langues de

travail de l’OACI la ou les langues à utiliser lors d’une réunion d’un groupe
d’experts. Elle le fait après consultation des membres au sujet des services
dont ils ont besoin. La Commission de navigation aérienne peut ensuite
modifier sa décision si les circonstances l’exigent.

[Link] Les réunions des groupes d’experts peuvent bénéficier de divers

niveaux de services d’interprétation et de traduction car elles peuvent ne pas
avoir besoin de toutes les langues, ne nécessiter que des services
d’interprétation ou des services de traduction, ou encore ne recourir à la
traduction que pour des sections clés de normes et pratiques recommandées
(SARP). L’Appendice B contient des éléments indicatifs destinés à aider les
membres du groupe d’experts à travailler avec les services d’interprétation.

3.4.3 Ordre du jour et calendrier de la réunion

[Link] La Commission de navigation aérienne fixe l’ordre du jour d’une

réunion en tenant compte de l’avis du groupe d’experts et de l’importance, de
l’état d’avancement et de l’urgence de chaque point. L’ordre du jour

7
comporte en principe des points du programme de travail du groupe qui
nécessitent une réunion, soit pour faire avancer la question, soit pour donner
un avis définitif à la Commission de navigation aérienne.

[Link] L’examen des points de l’ordre du jour devrait normalement se faire

conformément au calendrier approuvé par le groupe d’experts lors de la
séance d’ouverture de chaque réunion.

3.4.4 Élection du président

Au début d’une réunion d’un groupe d’experts, celui-ci élit un président et un

vice-président parmi ses membres. Le groupe d’experts spécifie la durée du
mandat. Le groupe d’experts réélit un président et un vice-président au moins
tous les trois ans.

3.4.5 Institution de groupes de travail

[Link] La Commission de navigation aérienne peut prescrire la formation

d’un groupe de travail spécifique. Lorsque la Commission de navigation
aérienne prescrit la formation d’un groupe de travail spécifique au sein d’un
groupe d’experts, le mandat du groupe d’experts, ainsi que les arrangements
de travail correspondants, préciseront les objectifs et les tâches principales du
groupe de travail ainsi que, le cas échéant, sa composition et sa méthode de
travail.

[Link] S’il y a lieu, le président d’un groupe d’experts peut instituer des
groupes de travail pour élaborer des propositions sur des projets d’éléments, à
soumettre à l’examen du groupe d’experts. Les participants à la réunion du
groupe d’experts, y compris des membres du groupe d’experts, le Secrétariat,
des conseillers et observateurs, peuvent faire partie d’un groupe de travail.
Les groupes de travail peuvent également comprendre des membres d’autres
groupes d’experts afin d’assurer une intégration efficace et transversale dans
l’ensemble du système d’aviation civile.

[Link] Le président donnera aux groupes de travail un mandat clairement

défini et une date limite de présentation des résultats de leurs travaux. Le
président nomme pour chacun de ces groupes un rapporteur choisi parmi les
membres du groupe d’experts. Sauf circonstances exceptionnelles, le

8
président ne devrait pas remplir les fonctions de rapporteur d’un groupe de
travail. Dans la mesure du possible, un membre du Secrétariat est mis à
disposition pour aider chaque groupe de travail.

3.4.6 Processus de prise de décision

[Link] Le groupe d’experts s’efforce d’obtenir un consensus sur toutes les

recommandations qui doivent être formulées à l’intention de la Commission
de navigation aérienne, en particulier sur les questions susceptibles de donner
lieu à des recommandations d’amendement des dispositions des Annexes et
des documents associés. Faute de consensus, le président s’assure que le
rapport indique clairement dans quelle mesure les décisions ont été appuyées
et rend compte des points de vue et arguments minoritaires.

[Link] Si un vote est nécessaire, seuls les membres du groupe d’experts

peuvent voter. Le président peut procéder à un vote informel. Souvent, un
vote indicatif « à main levée » suffira à déterminer le nombre de membres qui
sont partisans d’une ligne de conduite ou d’une solution particulière.

[Link] Les décisions importantes aboutissant à des recommandations

d’amendement des Annexes et des PANS doivent être appuyées par une nette
majorité des membres. Lorsque les avis sont partagés, de façon à peu près
égale, la Commission de navigation aérienne ne considère normalement pas
que ces décisions justifient suffisamment le changement.

[Link] Le président a le droit d’exprimer son point de vue personnel en

qualité d’expert et de participer aux votes indicatifs « à main levée » ainsi
qu’aux votes formels.

3.5 Conduite des travaux du groupe d’experts

en dehors des réunions du groupe

3.5.1 Si les travaux du groupe d’experts sont confiés à un ou plusieurs

groupes de travail et si un groupe de travail décide qu’il doit se réunir, le
rapporteur avisera à l’avance le secrétaire du groupe d’experts et le président
de la tenue de cette réunion.

[Link] Le secrétaire du groupe d’experts assiste, en tant que de besoin et

suivant les possibilités, aux réunions des groupes de travail.

9
[Link] Le secrétaire du groupe d’experts veillera, avec les rapporteurs des
groupes de travail, à ce que tous les membres du groupe d’experts qui ne sont
pas membres d’un groupe de travail soient tenus informés des activités, des
conclusions et des recommandations du groupe de travail.

3.5.2 Entre les réunions d’un groupe d’experts, les membres et

observateurs devraient veiller à ce que le président et tous les autres membres,
les observateurs et le secrétaire de ce groupe soient tenus pleinement au
courant de tous les faits nouveaux dont ils auraient connaissance et qui
pourraient influer sur les travaux du groupe.

4. Documentation du groupe d’experts

4.1 Notes de travail

4.1.1 Les notes de travail contiendront des propositions précises de suite à

donner. Les auteurs des notes de travail en limiteront la longueur à quatre pages,
texte des propositions non compris. Chaque note de travail se limitera
normalement à un point précis du programme des travaux ou de l’ordre du jour.

4.1.2 Les notes de travail devraient être présentées aussi longtemps que
possible avant la réunion. Pour les réunions qui se tiendront dans une seule
langue, les notes de travail devraient être présentées dans cette langue au
moins trois semaines à l’avance. Lorsqu’il faut une traduction, les notes
devraient être soumises plus de trois semaines à l’avance.

4.2 Notes d’information

Les notes d’information portent sur des éléments que l’auteur souhaite porter
à l’attention du groupe d’experts. En général, la seule suite qu’il est demandé
de donner à une note d’information consiste en une invitation à prendre note
de la teneur de la note. Les notes d’information ne font l’objet d’aucune
restriction quant à leur présentation, mais elles doivent être aussi brèves que
possible. Normalement, les notes d’information ne sont publiées que dans la
langue d’origine.

10
 4.3 Flimsy

Les flimsy sont de très courtes notes, généralement d’une page seulement,
contenant par exemple des projets d’éléments pour le rapport du groupe
d’experts. Les flimsy sont généralement produites et distribuées lors des
réunions du groupe d’experts et, lorsque les services d’interprétation sont
fournis, des exemplaires doivent être remis aux interprètes. Les flimsy ne
sont pas traduites et ne figurent pas dans le compte rendu de la réunion ; elles
ne devraient pas être mentionnées dans le rapport.

4.4 Rapports des réunions

4.4.1 Généralités

Le groupe d’experts produit et approuve un rapport après chaque réunion du

groupe. Les rapports du groupe d’experts sont soumis à la Commission de
navigation aérienne et partagés avec d’autres groupes d’experts. La
Commission de navigation aérienne examine chaque rapport de groupes
d’experts et décide de la suite qu’il convient de lui donner. Les éléments
indicatifs sur la teneur et la présentation des rapports de groupes d’experts
figurent dans l’Appendice C.

4.4.2 Normalisation

Lorsque le groupe d’experts a pris une décision unanime, il convient

d’utiliser l’expression « est convenu » dans le rapport, l’expression « a
décidé » voulant dire qu’il n’y a pas eu unanimité.

4.4.3 Anonymat

Dans la mesure du possible, les réunions de groupe d’experts devraient être

encouragées à adopter la pratique de l’anonymat dans les comptes rendus de
leurs délibérations.

11
 5. Interaction avec la Commission
de navigation aérienne

5.1 La Commission de navigation aérienne suit l’évolution des travaux

de ses groupes d’experts, et les secrétaires des groupes d’experts tiennent la
Commission informée des progrès accomplis sur tous les aspects importants
des travaux de leurs groupes respectifs ou des faits nouveaux s’y rapportant.
En particulier, la Commission de navigation aérienne compte être informée
de tout problème important qui pourrait se poser à un groupe d’experts au
cours de ses travaux. La Commission de navigation aérienne informera un
groupe d’experts de tous faits nouveaux résultant des travaux d’autres
groupes d’experts ou d’organes de l’OACI qui pourraient l’intéresser.

5.2 Le président de la Commission de navigation aérienne ouvre les

réunions qui se tiennent au siège de l’OACI et donne les grandes lignes de ce
que la Commission attend de la réunion.

5.3 Le groupe d’experts tient une séance de consultation avec la

Commission de navigation aérienne vers la fin de chaque réunion du groupe
qui se tient au siège de l’OACI. Le président sera le porte-parole du groupe
d’experts, mais tous les membres du groupe peuvent participer à la discussion.

5.4 Le groupe d’experts peut demander à la Commission de navigation

aérienne des précisions sur l’orientation de la suite de ses travaux ou lui faire
part de toute difficulté importante rencontrée.

5.5 Le président, en coordination avec le secrétaire du groupe d’experts,

joue le rôle de porte-parole, pour toute coordination avec la Commission de
navigation aérienne entre les réunions du groupe.

6. Partage de l’information

6.1 Le secrétaire du groupe d’experts, en utilisant les ressources de

l’OACI, créera pour chaque groupe d’experts un site web afin de faciliter le
partage de l’information entre les participants du groupe d’experts et entre les
groupes d’experts. Ce site contiendra, au minimum :

a) le mandat ;

b) le programme de travail en vigueur ;

12
 c) la structure du groupe d’experts, y compris ses groupes de travail ;

d) la liste des membres et observateurs ;

e) l’ordre du jour, les notes de travail et les notes d’information

des réunions ;

f) les rapports des réunions.

6.2 Le secrétaire du groupe d’experts, en utilisant les ressources de

l’OACI, pourra créer un site web à l’intention des participants au groupe
d’experts, afin de permettre le partage d’informations propriétaires ou dont la
diffusion est restreinte, ainsi que de projets de document.

7. Changement de la composition du groupe

7.1 Si un membre du groupe d’experts ne contribue pas aux travaux du

groupe d’experts ou n’assiste pas à deux réunions consécutives, l’OACI peut
demander à l’État ou à l’organisation internationale concernée s’il souhaite
maintenir son candidat au sein du groupe d’experts. Faute de réponse dans les
trois mois, il sera déduit que l’État ou l’organisation souhaite retirer son
candidat.

7.2 Un État ou une organisation internationale peut proposer de

remplacer son candidat en place à tout moment. La demande inclura, pour le
nouveau candidat, les renseignements requis au § 2.4.4 et sera examinée par
la Commission de navigation aérienne.

8. Dissolution d’un groupe d’experts

8.1 La Commission de navigation aérienne peut dissoudre un groupe

d’experts lorsque celui-ci a achevé ses travaux et qu’il n’y a pas de travaux
prévisibles pour le groupe d’experts, ou qu’il n’y a aucune possibilité que le
groupe aille plus loin dans le cadre de son programme de travail en vigueur.

8.2 Une lettre sera adressée à tous les États et aux organisations
internationales pour les informer de la dissolution du groupe d’experts.

––––––––––––

13
 APPENDICE A
FONCTIONS DES MEMBRES DU BUREAU

1. Président :

a) diriger les délibérations du groupe d’experts pendant les

réunions et, lorsque des travaux de fond doivent être réalisés
entre les réunions, poursuivre les rôles et les fonctions du
président entre les réunions ;

b) veiller à ce que les débats aient lieu d’une manière ordonnée,

que tous les points fassent l’objet d’un examen adéquat et que
les conclusions soient résumées à l’intention des participants ;

c) gérer les débats sur certaines questions afin de respecter le

calendrier approuvé pour l’accomplissement des travaux ;

d) mener les réunions de façon impartiale et faire preuve de la plus

grande objectivité possible ;

e) éviter de profiter de ses fonctions de président pour imposer son

point de vue ;

f) indiquer clairement lorsqu’il donne son opinion personnelle

d’expert ou s’exprime en qualité de président ;

g) respecter les heures de travail approuvées lors de la séance

d’ouverture ;

h) établir et maintenir d’étroites relations de travail avec le

secrétaire du groupe et les autres membres du Secrétariat qui
fournissent des services à la réunion ;

A-1
 i) tenir, avant chaque séance, une réunion avec le secrétaire du
groupe, afin de voir avec lui les éléments à examiner, la
méthode à suivre et d’autres aspects des travaux à accomplir
pendant la séance ;

j) examiner les projets d’éléments de rapport élaborés par le

secrétaire avant qu’ils ne soient présentés au groupe d’experts
pour approbation ;

k) faire son possible pour que les membres du groupe d’experts

disposent de suffisamment de temps pour étudier les documents
publiés au cours de la réunion, en particulier les notes qui
contiennent des projets d’éléments de rapport ;

l) veiller à ce que les membres du groupe s’en tiennent au mandat

et au programme de travail approuvé du groupe ainsi qu’à
l’échéancier prévu pour l’achèvement des tâches ;

m) être le porte-parole du groupe d’experts lors de l’interaction

avec la Commission de navigation aérienne, pendant et entre les
réunions du groupe d’experts ;

n) assurer l’interface permanente avec le secrétaire du groupe

d’experts et les rapporteurs des groupes de travail, le cas
échéant, afin de faire progresser l’ensemble des travaux du
groupe d’experts.

2. Secrétaire :

a) assurer l’interface permanente entre la Commission de

navigation aérienne, le groupe d’experts et le Secrétariat ;

b) créer et maintenir un site web dédié pour le groupe d’experts ;

c) veiller à la diffusion et au partage des données grâce à un site

web du groupe d’experts dédié ;

d) fournir des orientations et des conseils éclairés au groupe

d’experts sur les questions techniques et procédurales ;

A-2
 e) produire et/ou gérer la documentation du groupe d’experts et
notamment la diffusion des notes de travail et la production des
rapports des réunions du groupe d’experts.

3. Rapporteur :

a) fournir au groupe d’experts des rapports sur l’avancement des

travaux des groupes de travail, le cas échéant ;

b) conduire les travaux de groupes de travail ;

c) assurer l’interface permanente avec le secrétaire et le président

du groupe d’experts sur les travaux des groupes de travail.

––––––––––––

A-3
 APPENDICE B
TRAVAILLER AVEC LES SERVICES
D’INTERPRÉTATION

1. Réunions avec interprétation

1.1 Les services d’interprétation permettent aux participants de

contribuer aux débats en ignorant les barrières linguistiques. L’interprétation
permet une meilleure compréhension et une meilleure transmission des
pensées et facilite un plus large échange de vues. Elle réduit la frustration de
ne pas être compris et de ne pas comprendre des participants qui sont forcés
de parler dans une langue qu’ils ne maîtrisent pas.

1.2 Les interprètes permanents de l’OACI ont accès aux notes de travail
qui seront examinées lors de la réunion du groupe d’experts, connaissent bien
les sujets techniques et la terminologie et sont liés par le secret professionnel.

1.3 Les lignes directrices ci-après renforceront l’efficacité globale du

service d’interprétation et aideront le groupe d’experts à atteindre plus
efficacement ses objectifs :

a) pour une bonne coordination, une personne devrait être chargée

de la liaison avec les interprètes ;

b) il conviendrait de faire part aux interprètes de toute

préoccupation sur des sujets délicats du point de vue culturel.
Faites des observations et obtenez un retour d’information. Si la
réunion ou session vise un objectif particulier, dites-le aux
interprètes — tenez-les informés ;

c) les interprètes devraient recevoir une copie de tous les

curriculum vitae qui seront fournis pour la réunion ;

B-1
d) les interprètes devraient recevoir les mêmes documents que
ceux qui sont envoyés aux participants ;

e) lorsque des notes sont diffusées pendant la réunion, en

particulier des textes à débattre, autres que les notes de travail
indiquées dans l’ordre du jour de la séance, veillez à ce que les
interprètes en obtiennent une copie avant le débat. Chaque
cabine d’interprétation devrait recevoir au moins un exemplaire ;

f) tout texte rédigé en vue d’une intervention devrait être distribué

aux interprètes, qu’il soit ou non destiné à être suivi de près ;

g) le débit de lecture est souvent plus rapide que le débit de parole,

certains participants pourraient avoir du mal à suivre et le
message pourrait en être tronqué. Les participants dont c’est la
première réunion avec service d’interprétation simultanée
devraient régler au préalable leur rythme de lecture. Le bon
rythme est d’environ trois minutes par page de 40 lignes. Il
n’est toutefois pas nécessaire de s’en tenir strictement au texte.
Les participants peuvent s’en écarter ou y ajouter des éléments
au fur et à mesure ;

h) si un membre souhaite présenter un exposé en PowerPoint, les

interprètes devraient en recevoir une copie. Ceux-ci sont dans
des cabines souvent situées loin de l’écran, et avoir le texte
devant les yeux leur sera utile ;

i) avant de parler, les participants devraient s’assurer que leur

microphone est bien branché. Ne tapez pas sur le microphone,
ne soufflez pas non plus pour en vérifier le fonctionnement, le
son amplifié est douloureux aux oreilles des interprètes. Pour
tester le microphone, il suffira au participant de dire
« Bonjour » ou « Merci, M. le président » ;

j) le microphone devrait être dirigé directement vers l’intervenant,

et celui-ci ne devrait pas parler trop près du microphone car cela
crée du brouillage ou de la distorsion ;

B-2
 k) les participants devraient enlever ou débrancher leur casque
avant de parler au microphone, afin d’éviter l’effet de sifflement
acoustique, mais le garder à portée de main pendant les débats
afin de pouvoir suivre les questions qui sont posées dans
d’autres langues ;

l) lors de l’examen page par page de longs documents, comme des

amendements d’Annexe, les participants devraient se référer
aux numéros de paragraphe et non aux numéros de page. Les
numéros de page dans les différentes versions linguistiques ne
coïncident pas toujours. Cela sera utile aux participants qui
n’utilisent pas l’interprétation mais suivent le texte dans une
autre langue ;

m) les membres devraient parler si possible dans leur langue

maternelle. Les nuances et arguments passeront mieux dans leur
langue maternelle que dans l’« anglais mondial » ;

n) les interprètes doivent comprendre les idées de l’intervenant.

Par conséquent, il est utile et recommandé de présenter une idée
complète dans chaque phrase ;

o) les membres devraient parler clairement et garder l’œil sur

l’auditoire.

2. Réunions sans interprétation

Lorsqu’il n’y a pas de services d’interprétation pour une réunion de groupe

d’experts, le recours à certaines des techniques utilisées pour les réunions
avec interprétation est une bonne habitude de toute façon. Il est utile, lors de
ces réunions, de parler clairement, avec concision et pas trop vite. Évitez les
expressions argotiques ou idiomatiques. Les plaisanteries et l’humour
peuvent être difficiles à suivre, car il y a tant de nuances et de sens. Si des
micros sont disponibles, utilisez-les pour que tout le monde vous entende.

––––––––––––

B-3
 APPENDICE C
RAPPORTS DE GROUPES D’EXPERTS

1. Dans l’intérêt d’une compréhension commune et de la normalisation

du contenu, les lignes directrices ci-après sont fournies pour la production des
rapports de groupes d’experts.

2. Les rapports de groupes d’experts doivent être rédigés de façon

simple et concise.

3. Les rapports de groupes d’experts constituent des avis que ces

groupes donnent à la Commission de navigation aérienne, et ils doivent être
présentés en conséquence.

Structure du rapport

4. Un rapport de groupe d’experts devrait se composer des éléments

suivants :

a) lettre d’accompagnement adressée au président de la Commission

de navigation aérienne ;

b) avant-propos ;

c) table des matières ;

d) liste des recommandations ;

e) historique de la réunion :

1) durée ;

2) participation ;

C-1
 3) liste des membres du bureau et du Secrétariat ;

4) ordre du jour ;

5) organisation des travaux, et notamment langues de travail ;

6) allocution d’ouverture du président de la Commission de

navigation aérienne ;

f) liste d’abréviations, s’il est impossible ou peu commode

d’utiliser des notes de bas de page ;

g) rapport sur les points de l’ordre du jour.

5. Le rapport sur les points de l’ordre du jour de la réunion devrait être

établi progressivement et ses éléments devraient être présentés dans l’ordre
des points de l’ordre du jour.

6. Chaque point de l’ordre du jour devrait faire l’objet d’une section

distincte. Une section relative à un point donné de l’ordre du jour devrait
normalement contenir une introduction, un sommaire des débats et, le cas
échéant, les recommandations qui découlent de ces débats.

7. L’introduction devrait contenir un bref exposé qui donne tous les

renseignements nécessaires sur les dispositions déjà prises sur la question —
y compris la tenue de réunions de groupes de travail — ainsi que des
renseignements sur la nature et la portée du point de l’ordre du jour ou sur les
éléments fondamentaux du problème à l’étude.

8. Le rapport devrait bien rendre compte des recommandations

élaborées avant la réunion par des groupes de travail.

Résumé des discussions

9. Le sommaire des débats devrait résumer les débats de la réunion,

ainsi que les éléments qui sont à l’origine des conclusions du groupe
d’experts. Bien que concis, le sommaire devrait donner assez d’explications
pour aider la Commission de navigation aérienne à donner suite au rapport.

C-2
10. Le groupe d’experts devrait s’efforcer de parvenir à un accord
unanime dans ses conclusions ; toutefois, si cela n’est pas possible, le rapport
devrait mentionner l’avis de la majorité aussi bien que celui de la minorité des
membres et indiquer dans quelle mesure chaque point de vue a été appuyé.

Recommandations

11. Les décisions proposées à la Commission de navigation aérienne

devraient être présentées sous forme de recommandations. Celles-ci devraient
figurer immédiatement après le sommaire des débats sur la question dont il
s’agit.

12. Si un point de l’ordre du jour donne lieu à plus d’une

recommandation, chaque recommandation devrait figurer après le sommaire
des débats sur la question examinée.

13. Lorsqu’une recommandation comprend des tableaux ou d’autres

éléments très longs, ceux-ci devraient être présentés en appendice, à la fin de
la section relative au point à l’étude.

Activités futures

14. Si l’ordre du jour ne comprend pas de point particulier sur les activités
futures, le rapport devrait contenir, à la suite des sections relatives aux points de
l’ordre du jour, une section consacrée au programme proposé d’activités futures,
à moins que la réunion ne soit la dernière du groupe d’experts.

15. La section consacrée aux activités futures devrait contenir des

propositions sur tous changements que le groupe d’experts jugerait nécessaire
d’apporter à son programme de travail.

16. Si, à la suite de la réunion, les travaux doivent être poursuivis par
des groupes de travail, cette section du rapport devrait également indiquer de
manière satisfaisante le programme des travaux ainsi que le calendrier et le
lieu provisoires des réunions de ces groupes de travail.

— FIN —

C-3