Réalisation des Audits
Internes
Présenté par
BIYONG Frank
ING/ Animateur et Conseillé QHSE
Août 2024
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Objectifs de la formation
A la fin de ce séminaire de formation, le participant sera à mesure de:
Maitriser les exigences de la norme ISO 19011;
Maitriser les parties principales d’un audit interne;
Réaliser les audits Internes.
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Plan de formation
1. Introduction
2. Définition de l ’audit
3. Types d’audits
4. Nature de l ’audit
5. Préparation de l ’audit interne
6. Les acteurs de l ’audit interne
7. Etapes de réalisation de l ’audit interne
8. Attitudes à adopter lors des audits interne
9. Gestion de l ’après audit
10. Conclusion 3
Historique de l’audit 1/3
Le mot audit vient de latin qui signifie « audire », c'est-à-dire «
écouter », les romains employaient ce terme pour désigner un contrôle au nom
de l’empereur sur la gestion des provinces.
Mais le mot « audit » n'est apparu que sous l'empire romain et plus
spécifiquement dès le 3ème siècle avant Jésus Christ, où il était d'un sens plus
large
En tant que fonction dans une entreprise, l’audit interne est apparu aux États
Unis après la crise de 1929
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Historique de l’audit 1/3
De nos jours l'audit est une discipline transversale au centre des préoccupations
des managers. En ce sens, et face à une variété des besoins, l'audit s'élargissait à
d'autres domaines qui se sont révélés nécessaires avec l'évolution et la
généralisation de nouveaux moyens de traitements de l'information.
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Progrès de la notoion d’audit et son évolution 1/1
Période Prescripteur de l’audit Auditeurs Objectifs
2000 avant J.C à 1700 Rois, empereurs, Eglises et Clercs, écrivain Punir pour les détournements
états de fonds. Protéger le
patrimoine.
1700 à 1850 Etats, tribunaux commerciaux Comptables Réprimer et punir les
et actionnaire fraudeurs. protéger le
patrimoine.
1850 à 1900 Etats et actionnaires Professionnels de la Eviter les fraudes et attester la
comptabilité Juristes fiabilité du bilan
1900 à 1940 Etats et actionnaires Professionnels d’audit et de Eviter les fraudes les erreurs et
comptabilité attester la sincérité et la
régularité des états financiers
historiques.
A partir de 1990 a ces jours Etats, tiers et Actionnaires Professionnels d’audit et du Attester l’image fidèle des
conseil comptes et qualité du contrôle
interne dans le respect des
normes. Protection contre la
fraude internationale
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Définition
L’audit est l’examen indépendant d’un organisme, d’un fournisseur, en vue
d’améliorer la confiance de son client et des autres parties intéressées.
L’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une
organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte
ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée.
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POURQUOI AUDITER
• Aléa de fabrication,
• Variation de performances,
• Obtention : de la certification, d’une habilitation, d’un agrément
• Qualification et suivi d’un fournisseur,
• Besoin de se conforter dans un choix,
• Évaluation de l’efficacité d’une procédure,
• Sur demande d’un secteur de l’entreprise concerné par un problème
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Intérêt de l’audit
• Confiance en soi : Audits internes
• Confiance aux autres: Audits externes
• Confiance pour les autres: Audits de certification
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Rappels 1/2
Les audits externes sont réalisés dans un cadre qui peut être contractuel, ou qui peut le
devenir, entre le client (ou le futur client), et l’organisme qui va concourir à la satisfaction du
client. Ainsi, c’est le client qui est initiateur de l’audit, c’est lui qui va impulser le processus et
encourager l’organisme à accepter l’audit, donc le jeu de questions-réponses. Le rapport
d’audit sera porté à la connaissance du client, donc en externe de l’organisme
Les audits internes sont faits à partir d’une volonté interne d’auditer sa propre organisation.
C’est donc l’organisme, indépendamment d’un client, qui décide de faire effectuer un audit dit
« interne », même s’il est mené avec des auditeurs externes à l’organisme. Le rapport d’audit
est diffusé en Les fondamentaux de l’audit qualité 2 | interne ; il traduit la volonté de
s’améliorer soi-même. Cette pratique est fortement recommandée, voire imposée par les
nouvelles normes ISO.
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Rappel 2/2
Les audits de certification permettent, par un organisme tiers
(indépendant des clients et des organismes), de reconnaître le niveau de
maturité et de lisibilité du système mis en œuvre au sein de l’organisme.
Ils sont conduits par des auditeurs reconnus des organismes
certificateurs
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Principes d’audits 1/3
Déontologie : c’est le fondement du professionnalisme, qui permet la
confiance, l’intégrité, la confidentialité, et la discrétion. Impartialité : les
constats d’audit, les conclusions, et les rapports d’audit reflètent de manière
honnête et précise les activités d’audit.
Conscience professionnelle : les auditeurs agissent en accord avec
l’importance des tâches qu’ils réalisent et la confiance que leur ont apportée
les commanditaires. Il faut posséder les compétences et l’expérience.
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Principes d’audits 2/3
Indépendance : les auditeurs sont indépendants de l’activité auditée, ils
n’ont ni parti pris ni conflit d’intérêts. Les auditeurs conservent un état
d’esprit objectif pour s’assurer que les constats et conclusions sont
fondés sur des preuves d’audit.
Approche fondée sur des preuves : les preuves d’audit sont
vérifiables, elles s’appuient sur des échantillons d’informations
disponibles. La confiance est liée à l’utilisation appropriée de
l’échantillonnage.
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Principes d’audits 3/3
À ces principes, il convient d’associer, notamment pour l’audit interne
au sein des organismes
la dynamique du processus d’audit,
la dynamique des auditeurs
ainsi que leur disponibilité.
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Finalités de l’audit Interne
• Amélioration des performances : Les auditeurs internes évaluent les
facteurs de gestion des risques, le contrôle interne et l’organisation,
permettant à l’entreprise d’anticiper les problèmes futurs et d’identifier les
faiblesses actuelles.
• Détection d’erreurs : L’audit interne découvre les erreurs avant qu’un audit
externe ne soit effectué, permettant ainsi leur rectification préalable.
• Réduction des dépenses inutiles : En détectant la mauvaise utilisation des
ressources, l’audit interne contribue à réduire les coûts superflus.
• Évaluation de l’efficacité du personnel
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Différences entre audit interne et audit
externe
D'EVALUATION DE SUIVI D'HABILITATION
CERTIFICATION
Vérification des aptitudes Vérification périodique Reconnaissance des Permet à la direction de
qu'un fournisseur potentiel des dispositions mises en aptitudes d’un fournisseur vérifier la mise en oeuvre
à assurer la qualité des oeuvre et contractuelle suivant un référentiel des dispositions et leur
fourniture choisi adéquation par rapport à
l'objectif fixé
Permet au client de fonder sa confiance vis à vis de son fournisseur de se faire
reconnaître certaines aptitudes
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Les outils de l’audit interne
• Entretien : L’entretien est essentiel pour collecter des informations auprès des
personnes interrogées et constituer les preuves d’audit. Il nécessite une
préparation minutieuse, notamment la définition des objectifs, la liste des
questions et l’organisation du rendez-vous.
• Diagramme de flux : Ce schéma visuel permet de représenter les processus et
les interactions au sein de l’organisation. Il aide à identifier les points de
contrôle et les éventuelles inefficiences.
• Tableau de contrôle : Cet outil permet de suivre et d’évaluer les indicateurs
clés de performance (KPI) liés aux processus audités. Il facilite la surveillance
et la détection des anomalies.
• Approche Processus : Cette méthodologie consiste à analyser les processus de
l’entreprise pour évaluer leur efficacité, leur conformité et leur maîtrise des
risques.
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Exemple Diagramme de Flux
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Tableau de Contrôle
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COMPORTEMENTS et TECHNIQUES
D’AUDIT
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Types de questions
Famille de questions Avantages Difficultés de mise en oeuvre
Ouvertes Sont peu ou pas préparées Réponses Risque de dérive (hors du sujet)
riches d'enseignements Difficulté d'adaptation à des
nouveaux contextes
Fermées Rapides Préfigurent le rapport Nécessitent un questionnaire On
d'audit Comparaison entre audits peut être incomplet, d'où un risque
simplifiée de jugement imparfait
Fermées alternatives (choix de Rapides Ferment le jeu (induisent souvent la
réponses) ou (Fermées à choix réponse) On peut être incomplet,
multiples) d'où un risque de jugement
imparfait
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Précautions au niveau des questions
• Poser des questions claires en employant des termes compréhensibles
pour l'interlocuteur.
• Ne poser qu'une seule question à la fois, attendre la réponse (en cas de
silence obstiné de l'interlocuteur, tenez bon, elle arrivera dans un délai
inférieur à 30 secondes !).
• Reformuler les questions non comprises (l'interlocuteur n'est pas
bloqué, mais hésite avant de répondre).
• Ne pas se cantonner à un seul type de question (ouverte, fermée,
orientée, etc, ...) varier autant que possible.
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Précautions au niveau des questions1/2
• Pour obtenir des informations sûres :
• Demander des chiffres (relevés, états, etc, ...
• Examiner les preuves formelles (rapport de contrôle, lettre de
réclamation client, etc, ...).
• Dans tous les cas, noter la référence des documents cités.
• Faire préciser les sources en cas d'informations indirectes (registre
tenu par un autre service) afin de les consulter ultérieurement.
• S'assurer que les mêmes définitions sont utilisées pour les mêmes
termes ou les mêmes mécanismes d'entreprise.
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Précautions au niveau des questions 2/2
• Suivre un fil conducteur.
• Accepter des prolongations ou des déviations temporaires, mais
revenir ensuite au point de départ.
• Utiliser, selon les circonstances, la voie déductive ou descendante (du
général vers le particulier) ou la voie inductive ou ascendante (du
particulier vers le général).
• Recentrer le sujet si l'on s'en égare (volontairement ou non).
• Maîtriser le rythme (stimuler, tempérer).
• Se faire expliquer les réponses ou les termes mal compris.
• Rester au niveau des faits.
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Les réactions possibles de l’audité
• L'agressivité;
• La perte de moyens
• La fuite
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Attitude à chercher à faire adopter par
l'audité
• Répondre « binairement » : Oui/Non, Vrai/Faux, ...
• Répondre à la question posée et ne répondre qu'à la
question posée
• Ne pas répondre pour un autre
• Illustrer les déclarations par des exemples
• Reconnaître ne pas savoir, et aiguiller sur le bon interlocuteur
• Montrer les documents cités ou requis
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Attitudes de l’auditeur
• Etre transparent : prendre des notes ouvertement, expliquer
immédiatement les écarts observés
• Ne relever que des faits démontrables
• Positiver les relations : rechercher un consensus, notamment sur les
faits observés
• Ecouter, laisser parler, reformuler
• Demander les compléments d'information chaque fois que nécessaire
• Montrer la sûreté du jugement
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Quelques règles
• L'auditeur : se recycle en permanence
• En cours d'action : ne cède à aucune pression (d'où qu'elle provienne)
• En présentant ses conclusions : refuse catégoriquement de porter
jugement à l'égard des personnes
• Après l'audit : maintient intégralement et loyalement le secret
professionnel n'hésite pas à contacter l'audité de nouveau, s'il
s'aperçoit qu'il a commis des erreurs.
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L’équipe audit
C’est le groupe de personne qui réalise l’audit. Le responsable d’audit a autorité sur le groupe pour
conduire l’audit. (Si l’audit est effectué par une seule personne, elle endosse toutes les responsabilités)
Le responsable d’audit
• Prépare l’audit ( planning, tâches,…)
• Etablit son questionnaire d’audit
• Anime la réunion d’ouverture
• Réalise l’audit de son secteur
• Anime la réunion de synthèse
• Anime la réunion de clôture L’équipe audit
• Rédige et envoie le rapport d’audit
L’auditeur
• Etablit son questionnaire d’audit
• Participe à la réunion d’ouverture
• Réalise l’audit de son secteur
• Participe à la réunion de synthèse
• Participe à la réunion de clôture
• L’observateur: Suit l’audit avec l’accord de l’audité sans intervenir
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L’audité
• C’est l’entité concernée par le champ d’application de l’audit et qui va
y participer activement.
• Par extension, on désigne par audité:
• • La personne qui répond aux questions de l’auditeur, ( Le directeur,
Un responsable de service, Un opérateur).
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La planification
• Cette phase consiste à prévoir l'échéancier des étapes de l’audit, en
• tenant compte du champs de l’audit, de l’effectif et des sites
• impliqués, des informations fournies, des compétences des
• auditeurs et de la disponibilité des ressources
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La notification
• les objectifs et champ de l'audit,
• l'identité des membres de l'équipe d'audit,
• l'identité et/ou la fonction des personnes à rencontrer dans le cadre de
l'audit,
• la liste des documents de référence (normes, manuels qualité,
procédures, etc, ...), par rapport auxquels l'audit sera conduit,
• les dates, les lieux (les secteurs audités), et les délais de l'audit,
• le calendrier détaillé des différentes phases du déroulement de l'audit,
• les éléments matériels nécessaires (mise à disposition de salle, ...
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Préparation de l’audit
• Réunion de l’équipe d’audit
• Répartition des activités,…
• Analyse des documents fournis ;
• Rappel des points importants;
• Rédaction du questionnaire ou de la check-list
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Le questionnaire d’audit
• C’est un guide pour l’auditeur
• Il est constitué de questions préparées sur la base des référentiels
concernés :
• Référentiels qualité, Documents d’application.
• Il permet de ne pas « oublier » de points importants
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Réunion d’ouverture
• la présentation des membres de l'équipe d'audit à la direction, aux audités
• le rappel des objectifs et but de l'audit
• le rappel du planning et la confirmation de l'heure de la réunion de
conclusion et/ou autres réunions intermédiaires
• la dédramatisation de l'audit
• la présentation des méthodes
• la détermination des liens de communication entre l'équipe d'audit et
l'audité,
• la confirmation de la mise à disposition des moyens et des installations
dont l'équipe d'audit a besoin,
• la clarification des points obscurs du plan d'audit,
• le rappel des clauses de confidentialités
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Synthèse
• C’est une réunion ou le moment au cours duquel l’équipe d’audit
remet ses observations au Responsable d’audit
• Formalisation des écarts majeurs et mineurs
• Identification des points forts et faibles
• Préparation de la réunion de clôture
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Réunion de clôture
• le rappel des objectifs et but de l'audit
• la durée de la réunion (préciser que les questions seront aborder en
points divers à la fin
• le rappel des clauses de confidentialités
• les remerciements sur les conditions de déroulement de l’audit
• l’exposé des observations des points forts, des écarts majeurs, et
mineurs
• la validation des écarts par la direction ou l’audité
• les points et questions diverses
• les encouragements et fin de la réunion
• L'objectif de la réunion de clôture est de présenter une première vision
d'ensemble aux personnes auditées.
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Le Rapport d’audit
• Référence du rapport,
• Entreprise, secteur audité,
• Date et lieu de l'audit,
• Buts et objectifs de l'audit ,
• Situation observée et synthèse des observations,
• Conclusions,
• Signature de l'auditeur,
• Clause de confidentialité,
• Liste de diffusion du rapport d'audit
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Merci pour votre attention
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