NORMATIF

POUR LA GESTION
DE FONDO ROTATIF
INSTITUTIONNEL
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NORMATIF POUR LA GESTION DU FOND ROTATIF
INSTITUTIONNEL 1. Accord du Ministère des Finances Publiques No. 06-98 et Accord No.19-98,
modificatoire de l'Article 9 du Accord Ministériel No. 06-98, par lequel se
I. CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES les règles pour l'administration des fonds de roulement sont approuvées pour les
institutions de l'État, dépendantes de l'Organisme Exécutif et il est approuvé le
Le présent Manuel établit la procédure de base, les formulaires et les instructions. présente Manuel.
pour gérer le fonds rotatif.
2. Les règles spécifiques qui seront établies dans les résolutions de
Afin de préciser les concepts, les éléments suivants sont indiqués. constitution de chaque fonds rotatif.
caractéristiques particulières de ce mécanisme d'exécution des dépenses :
C. La provision de fonds pour la constitution, l'augmentation ou le réapprovisionnement de fonds
A. Les fonds de roulement à constituer conformément à ce quiéchanges
Les estrotatifs établi
se feront par ledans ce
biais du mécanisme administratif suivant :
Manuel, elles auront les dénominations suivantes :
Fonds Rotatif Institutionnel
1. Par résolution, de la Trésorerie nationale, il sera constitué un
fondorotativoconimputaciónosinimputación a. Le formulaire à soumettre au Ministère des Finances Publiques
budgétaire, le qui sera appelé « Fonds Rotatif » pour la constitution, l'augmentation ou le réapprovisionnement d'un Fonds
Institutionnel. Le Rotativo Institutionnel sera le document « Reçu Unique de
Registre
a) Enetndezparfondsderouelmentavecimpuatoitn
budgétaire celui dont la destination de la dépense a été b. Le document « Certificat Unique d'Enregistrement », à traiter auprès de
prédéfini et l'exécution de la ligne de dépense est le Ministère des Finances publiques pour le réapprovisionnement du Fonds
invariable. Rotatif Institutionnel, aux fins de sa signature par les autorités
indicées dans l'instruction de ce document, devra être
b) Enetndezparfondsroatfit sansimpuatoitn soutenu par :
budgétaire, celui dont la destination de la dépense n'a pas été
prédéfini et l'exécution de la ligne de dépense est i. Formulaire FR-02 "Résumé des Dépenses du Fonds de Roulement"
variable. Institutionnel”, qui contient l'état de la situation du fonds, un
résumé avec l'imputation budgétaire des dépenses et des paiements
2. Par Résolution de l'Autorité Hiérarchique Supérieure de chaque effectués par les fonds rotatifs internes qui demandent la
Institution, sera constitué à partir du fonds de roulement réapprovisionnement, ainsi que de leurs montants respectifs.
institutionnel, le fonds dénommé « Fonds Rotatif Interne ».
ii. Formulaires FR-03 « Relation des Dépenses du Fonds Rotatif Interne »
a) On entend par fonds rotatif interne avec imputation lesquels contiennent les relations des justificatifs dûment
budgétaire celui dont la destination de la dépense a été imputés des dépenses réalisées, numéros de justificatifs,
prédéfini et son exécution est invariable. bénéficiaires
fondo rotativo interne constitué à partir du fonds rotatif
b) Entendez par fonds rotatif interne sans imputation institutionnel.
budgétaire celui dont la destination de la dépense n'a pas été
prédéfini et son exécution est variable. Une fois le "Certificat Unique d'Enregistrement" signé par les autorités
correspondantes du Ministère, lorsqu'il s'agit d'institutions pilotes, la
L'opératoire B.Su est régi par les dispositions suivantes : La documentation signalée devra être archivées dans le service de comptabilité.
de l'Unité d'Administration Financière (UDAF).
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PAYEMENTS PAR MOYEN DE
2. Fonds rotatifs internes VIREMENT BANCAIRE

a. Le formulaire à traiter par le responsable du Fonds Rotatif

Institutionnel pour la constitution, l'augmentation ou le remplacement du fonds Lorsque les montants dépassent ceux établis pour le paiement par le biais de
rotatif interne, à charge de ce fonds, sera le document "Fonds" chèque (Fonds Rotatif Institutionnel), une commande d'achat devra être effectuée
Rotatif Interne” (Formulaire FR-01). dans le système SIGES pour son annulation par virement
bancaire.
b. Le document "Fonds Rotatif Interne" (Formulaire FR-01) à traiter
par le responsable du fonds de roulement institutionnel pour le remplacement du Registro de Cuenta Monetaria en Tesorería Nacional
fondo rotatif interne, devra être soutenu par le formulaire FR-03
«Relation des Dépenses du Fonds Rotatif Interne», qui contiendra une Pour le traitement du paiement par virement bancaire, il est
relation de justificatifs dûment imputés, numéro de nécessaire l'ouverture d'un compte de dépôts monétaires, ce registre devra
preuve se réaliser devant la Trésorerie Nationale du Ministère des Finances Publiques par le biais de
fonds de roulement interne constitué à partir du fonds de roulement du formulaire TNCM-04 dans lequel toutes les informations doivent être consignées
institutionnel. du fournisseur.

Une fois le formulaire FR-03 signé par les responsables du fonds

rotatif interne, la documentation de support, constituée par les factures
conformées et constatation de réception conforme des biens et services
reçus, devra rester sous la garde du responsable de la Comptabilité de la
Unité d'exécution correspondante.

3. Ouverture de Comptes de Dépôts Monétaires :

Pour la gestion du Fonds Rotatif, l'ouverture d'un compte est nécessaire.

dépôts monétaires sous le nom de « Fonds Rotatif Institutionnel SESAN »
dans laquelle des signatures jointes doivent être enregistrées, avec ce compte seulement
les achats directs de devront être annulés paiements qui ne peuvent pas attendre le
trámite de commande.

4. Responsable du Fonds Rotatif

Avant d'effectuer tout paiement, le responsable du Fonds Rotatif doit veiller

que toute la documentation de support de la facturation soit conforme à tous les
exigences établies.
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1 Ordre d'Achat 2. Élaboration de l'engagement :

Le responsable des achats devra opérer dans le système Siges l'ordre de Le responsable du budget devra opérer le cur de l'engagement dans le
achat, qui devra contenir les informations sur le bien ou le service à acquérir, système de Siges, affectant les structures budgétaires correspondantes.
vérifiant que tous les critères ont été remplis dans le dossier
légales applicables. 3. Approbation de l'engagement

Le responsable de Siaf vérifiera le dossier complet et si tout est en place.

ordre et contient la documentation de support applicable procédera à approuver Cur
de l'engagement de dépense.

Signatures du Document : Responsable des Achats, Responsable de la Comptabilité et Signatures du Cur de engagement : Chef de Siafy Directeur Financier
Directeur Administratif.
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4. Élaboration de liquidation : 6. Budgétiser le produit

Une fois l'engagement approuvé, l'acheteur peut commencer le processus de Le responsable du budget élaborera le cur de Déboursé dans le système
liquidation des dépenses où il devra inscrire le montant à liquider ainsi que les de siges affectant les structures budgétaires correspondantes, ce
données de la facture ou documents administratifs de dépense (Résolution, ce processus affectera directement la disponibilité budgétaire.
formulaires de frais de déplacement, feuilles, etc.) avec les déductions auxquelles elles sont
affects.
7. Approbation du cours de revenu :
5. Approbation de liquidation
Le chef de Siaf vérifiera les informations consignées, examinera le dossier et
Nouveau transfert à la table de Comptabilité Générale qui devra il procédera à approuver le cur de Devengado s'il n'y a aucun inconvénient.
vérifier et approuver si tout est en ordre ou rejeter pour sa
modification.

Signatures : Comptable Général, Responsable du Budget et Directeur Administratif. Signatures Cur de Devengado : Chef de Siafy Directeur Financier
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8. DemandeDePaiement ÉLABORATION DE CAISSE FISCALE (FORME 200-A3)

Enfin, avec tous les processus précédents terminés et avec le dossier

complet à la vue, le Comptable Général procédera à demander le paiement Constitue les enregistrements comptables des Institutions Gouvernementales
correspondant au sein du Système de Comptabilité Intégré (SICOIN), pour (Individualisés), à cet effet tous les REVENUS ET DÉPENSES sont détaillés
puis l'archiver, dérivé de sa responsabilité de garde de l'information, effectués dans un mois calendaire.
laquelle sera soumise à la vérification de l'Audit Interne, ainsi que l'entité
recteur (Contraloría General de Cuentas). Sa gestion relève de la Direction Financière et des personnes impliquées dans le
gestion des ressources financières. La Direction Financière devra transférer les
copies correspondantes, le jour cinq (5) de chaque mois au Contrôle Général
de Comptes.

Par conséquent, la responsable du Fonds Rotatif doit transférer en temps opportun au

responsable de la comptabilité, les documents de support pour l'opération de la
Caisse fiscale parmi lesquelles on peut mentionner :

1. Recibos 63-A2 pour rapporter les revenus réels de l'institution.

2. Cur de Fonds Rotatifs avec leurs factures originales respectives.
3. Viatiques complets signés, estampillés et vérifiés.
4. D'autres qui ne sont pas considérés comme faisant partie de l'activité normale de l'institution, toujours et
lorsqu'ils entreront dans les coffres du SESAN.

Phase de demande de paiement Formato 200-A2 Boîte Fiscale

lequel enregistre les revenus et les dépenses mensuels de la SESAN.
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DOCUMENTATION DE SOUTIEN FONDS ROTATIF 2. Le pedido et l'envoi doivent être approuvés par le Directeur.
Administratif

1. Demande et Envoi 3. La commande et l'envoi doivent être visés par la section de

budget, dans lequel il est indiqué qu'il y a disponibilité
Naît de la nécessité d'acquérir des biens, des matériaux et/ou des services. Avant de budgétaire, et la ligne à affecter;
Pour effectuer toute dépense, il faut disposer de la commande et de l'envoi.
conformité à l'article 15 du Règlement de la Loi sur les Marchés Publics 4. Si l'acquisition réalisée concerne des biens et/ou des fournitures, elle doit
État et son Règlement, qui doivent remplir toutes les exigences de la forme se doter de la constance d'entrepôt et d'inventaire respectives,
nécessite. où il est fait état que ceux-ci ont été admis à l'institution;

Il est nécessaire de respecter l'élaboration du Formulaire 1-H, Attestation de Revenus

à l'Almacén et à l'Inventaire.

5. Si l'acquisition concerne des services (réparation de véhicules, mobilier et/ou

l'équipe doit joindre le certificat des inventaires où cela se fait
constater que le bien appartient à l'Institution ainsi que la constance
de la Direction Administrative d'avoir reçu le service à satisfaction.

6. Les factures émises par des machines ou des caisses enregistreuses autorisées de
forma mécanique ou informatisée, ils devront contenir, au minimum et en
forme clairement lisible, l'information suivante :

NOTA : LE DEMANDEUR NE PEUT PAS SIGNER COMME Vo.Bo. DU CHEF DE DEPARTEMENT.

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? La dénomination "facture"; 7. Les factures émises au verso doivent être dûment justifiées
? Nom et prénoms complets et nom commercial de firmées et scellées par le Directeur Administratif et Financier, ainsi que le
contribuable émeteur, si'l sa' git du' ne personne physique ; raison ou sceau respectif du dépôt.
dénomination sociale et nom commercial, si c'est une personne juridique;
? Numéro d'Identification Fiscale du contribuable émetteur. SELLE POUR FACTURE
? Numéro de résolution par l'Administration fiscale où
autorisa l'émission
des factures et du rang autorisé.
? Numéro de la facture
? Facture au nom de l'institution de manière complète SECRÉTARIAT
DE SÉCURITÉ ALIMENTAIRE ET NUTRITIONNELLE ou abrégé
SESAN.
? Le numéro d'identification fiscale de l'institution est 4125567-4
? Description de la vente ou du service fourni et de ses respectifs
valeurs.
? Le prix total de l'opération, y compris la taxe, ainsi que l'
indication de réductions s'il y en a.
? LugaryDate d'émission. (Placer après le numéro)
? Toutefacturedoitêtreidentifiéeselonlerégimedanslequelellesetrouve,comme
se définit ci-dessous : Pour les Directions Régionales, il est nécessaire de placer un tampon d'Admission pour vérifier.
à quel numéro de carte Kardex le produit a-t-il été enregistré.

8. Les factures doivent être accompagnées du reçu de caisse correspondant.

9. Le Fonds Rotatif doit être liquidé auprès de l'Unité Financière, la troisième

semaine de chaque mois ou lorsque son montant dépasse un vingt-cinq par
cent du montant total.

10. La liquidation du fonds auprès de l'Unité de Gestion Financière,

ce sera par le biais du FR03, les factures devant être listées avec soin
payées.