COMPÉTENCES EN GESTION DU TEMPS ET EFFICACE

PLANIFICATION

Par Francesco Pesce, Stefano Dominelli et Francesca Maoli

AUTO-ÉVALUATION DE L'ATTITUDE EN MATIÈRE DE GESTION DU TEMPS

Pour changer un modèle, il faut connaître le précédent.

La première étape préliminaire nécessaire pour acquérir de nouvelles compétences et les intégrer dans notre
La vie quotidienne consiste à savoir d'où nous partons.
Le développement d'un plan de gestion du temps individuel (efficace) n'est pas une stratégie de contingence,
mais nécessite plutôt du temps et des ajustements. Cela ne peut être construit que sur l'auto-évaluation de notre
activité et habitudes quotidiennes.
Le questionnaire suivant vous permettra d'acquérir des connaissances sur la façon dont le temps est géré dans
votre vie à l'heure actuelle. Veuillez compiler le questionnaire et le soumettre à votre enseignant pour
le calcul du score.
Planification à court terme

Faites-vous une liste de Toujours Fréquemment Jamais

les choses que vous devez faire ○ ○ ○ ○ ○
chaque jour ?
2. Planifiez-vous votre journée Toujours Fréquemment Jamais
avant de commencer ? ○ ○ ○ ○ ○
3. Faites-vous un Toujours Fréquemment Jamais
emploi du temps des activités ○ ○ ○ ○ ○
vous devez travailler
jours ?
4. Écrivez-vous un ensemble de Toujours Fréquemment Jamais
objectifs pour vous-même pour ○ ○ ○ ○ ○
chaque jour ?

5. Passez-vous du temps Toujours Fréquemment Jamais

planification quotidienne
○ ○ ○ ○ ○
6. Avez-vous une idée claire Toujours Fréquemment Jamais
idée de ce que vous souhaitez ○ ○ ○ ○ ○
accomplir pendant le
la semaine prochaine ?

7. Fixez-vous et honorez-vous Toujours Fréquemment Jamais

priorités ? ○ ○ ○ ○ ○
 Attitudes envers le temps

1. Trouvez-vous souvent Toujours Fréquemment Jamais

vous-même en train de faire des choses
○ ○ ○ ○ ○
qui interfèrent avec
vos devoirs simplement
parce que tu détestes dire
Non aux gens?
2. Avez-vous l'impression d'être dans Toujours Fréquemment Jamais
contrôle de votre propre temps, ○ ○ ○ ○ ○
en gros
3. Dans une classe moyenne Toujours Fréquemment Jamais
jour où vous dépensez le plus
○ ○ ○ ○ ○
temps avec personnel
préparer plutôt que faire
devoirs scolaires ?
4. Croyez-vous que Toujours Fréquemment Jamais
il y a de la place pour ○ ○ ○ ○ ○
amélioration de la manière
tu gères ton temps ?
Faites-vous Toujours Fréquemment Jamais
utilisation constructive de votre
○ ○ ○ ○ ○
temps ?
6. Continuez-vous Toujours Fréquemment Jamais
routines non rentables ou ○ ○ ○ ○ ○
activités ?
Planification à long terme

1. Gardez-vous habituellement Toujours Fréquemment Jamais

votre bureau dégagé de ○ ○ ○ ○ ○
tout sauf
ce que vous êtes actuellement
Travailler sur ?

2. Avez-vous un ensemble de Toujours Fréquemment Jamais

objectifs pour l'ensemble ○ ○ ○ ○ ○
trimestre ?
3. La nuit avant un Toujours Fréquemment Jamais
le devoir majeur est dû, ○ ○ ○ ○ ○
es-tu généralement encore
Je travaille dessus ?

4. Quand vous avez Toujours Fréquemment Jamais

plusieurs choses à faire, faire ○ ○ ○ ○ ○
vous pensez qu'il est préférable de faire
un petit peu de travail sur
chacun?
5. Avez-vous l'habitude de Toujours Fréquemment Jamais
révisez vos notes de classe, ○ ○ ○ ○ ○
même lorsqu'un test n'est pas
imminent ?
 EXERCICE 1

PERSONNALISEZ VOTRE AGENDA SELON VOTRE MOMENT LE PLUS PRODUCTIF

HEURES

Introduction
Trouver nos heures les plus productives devient plus pertinent dans un contexte où il y a plus d'autonomie
dans l'organisation du travail et dans le calendrier. Les emplois classiques de 9 à 17 heures sont moins susceptibles de laisser les gens
ajustent leur emploi du temps en fonction de leurs pics d'énergie et de concentration. Cependant, la société moderne
va rapidement vers des horaires plus flexibles et les événements récents rendent le télétravail
règle plutôt que l'exception dans de nombreux contextes.
Il est donc très utile de déterminer quand vous êtes le plus productif (Quand ? Où ? Seul ou
ensemble ?) et concentrez-y toutes vos tâches les plus difficiles.

Exercice
1) Découvrir nos pics et vallées productifs nécessite de l'auto-observation. Cependant, cela fait
pas besoin d'être fait sur une longue période, puisque des exercices nous permettent d'obtenir une vue d'ensemble
idée des conditions dans lesquelles nous sommes plus productifs.
Demandez aux étudiants de s'engager dans les activités suivantes chaque fois qu'ils le peuvent pendant la journée, pendant au moins
au moins trois jours. Ces exercices peuvent sembler chronophages à première vue, mais quelques jours de
l'effort permettra de gagner du temps à l'avenir.

2) À différents moments de la journée, essayez d'écrire une courte histoire de maximum trois phrases.
Essayez de choisir différents contextes, environnements et, bien sûr, moments de la journée. Asseyez-vous simplement.
et essayez d'écrire une histoire selon ce qui vous vient à l'esprit à ce moment-là.

Il était une fois une souris qui cherchait un nouveau foyer. Son dernier nid avait été
détruit par un tracteur et maintenant il devait en trouver un nouveau avant l'hiver. Il a essayé de demander
autour, jusqu'à ce qu'il trouve un castor qui l'a conduit à un beau abri sous un châtaignier.

Veuillez noter que la qualité et le sujet de l'histoire ne sont pas importants : ce qui est important, c'est
examiner notre attitude envers l'activité.
Demandez aux étudiants de répondre aux questions suivantes :
Combien de temps a-t-il fallu pour écrire l'histoire (temps d'achèvement) ?
Y a-t-il des fois où des histoires surgissent simplement dans votre esprit ?
Y a-t-il des moments où, à l'idée d'écrire une histoire, votre esprit répond "juste pas le bon moment".
maintenant ?

3) Observez vos rythmes de travail/étude pendant au moins une semaine :

Effectuez-vous généralement la plupart des tâches le matin ? (oui/non)
Vous sentez-vous généralement fatigué et léthargique le matin ?
Dans l'après-midi, avez-vous l'impression que la journée est enfin sur le point de se terminer ? Ou est-ce que...
vous vous sentez rafraîchi et prêt à travailler ?
Pensez-vous que votre pattern d'énergie pendant la journée est ascendant (de bas en haut, avec
un sommet dans la soirée), ou descendant (de haut en bas)?
Aimes-tu généralement étudier/travailler après le dîner ?
Seriez-vous prêt à vous réveiller une heure plus tôt chaque jour afin d'avoir plus de temps libre ?
dans l'après-midi ?
 EXERCICE 2

FAIRE ET REPRESSER

Introduction
Lors de la définition d'objectifs à court terme, l'approche habituelle consiste à définir quel type de résultats nous souhaitons.
atteindre en un jour/semaine/mois. Cependant, une stratégie efficace de planification des objectifs ne peut pas être réalisée
si la définition des activités n'est pas accompagnée d'une mise en œuvre réelle. Dans ce contexte, il est
important de comprendre notre attitude envers l'exécution d'un plan établi.
Souvent, notre perception d'une utilisation efficace du temps peut être compromise par le fait que nous exécutons
tâches non importantes et nous reportons les tâches importantes (sur la base d'un ensemble prédéterminé de
objectifs).
Le fait de repousser crée l'illusion du temps, ou de son absence : mettre de côté une activité nous fait penser que
il est encore temps de le faire, même si la date limite est proche. En même temps, remplir notre temps avec
d'autres activités peuvent donner l'impression fausse que nous utilisons efficacement notre temps et nos ressources.

Exercice
Essayez d'établir un plan hebdomadaire avec les indications exactes des objectifs et des activités qu'ils souhaiteraient.
réaliser au cours de la semaine. Le plan peut être fait vendredi ou samedi.
Pour rendre l'exercice plus efficace, le plan doit être thématique : par exemple, inclure uniquement des éléments académiques.
activités.

Semaine ___________ (dates)

Activités et objectifs (plan)
________________________________________

________________________________________
________________________________________
________________________________________

________________________________________

________________________________________
________________________________________
________________________________________

Prenez un journal (sous forme de notes courtes) à la fin de chaque jour, dans lequel vous signez comment vous avez
en réalité, passé votre temps. Cela n'a pas besoin d'être détaillé, mais cela devrait donner une idée générale de
activités effectivement réalisées au cours de la semaine.

À la fin de la semaine, comparez votre plan avec le journal, avec les activités réalisées.

A. Y a-t-il des activités ou des objectifs que vous aviez prévu d'atteindre et que vous avez réellement atteints ?
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B. Y a-t-il des objectifs d'activités que vous aviez prévu d'atteindre et que vous n'avez pas atteints ?
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C. Y a-t-il des activités que vous avez réellement faites et que vous pourriez qualifier de « non importantes » ?
comparé aux objectifs fixes précédents ?
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D. Pensez-vous que vous avez adopté une attitude de 'report' envers vos activités fixes et
objectifs ?
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EXERCICE 3

L'HEURE DE POUVOIR

Introduction
Dans la gestion du temps, la technique de l'Heure de Pouvoir est utilisée pour dégager nos emplois du temps des petites, mais
tâches nécessaires qui nécessitent peu de temps mais qui sont sujettes à un haut degré de procrastination.
C'est une période de 60 minutes durant laquelle vous visez à accomplir un ensemble prédéterminé de tâches plus petites.
Ce sont les activités qui occupent le plus souvent nos emplois du temps et qui sont toujours dans notre esprit, pourtant nous
tendent à procrastiner, car ils ne sont généralement pas soumis à une échéance.
L'Heure de Pouvoir nous permet d'accomplir toutes ces tâches dans un temps fixe et prédéterminé.
est exclusivement dédié à eux et nous permettra de fournir un effort court mais cohérent pour éliminer
eux de notre agenda.

Exercice
1) Identifier les tâches qui peuvent être qualifiées de « petites tâches », car elles ne sont pas des priorités, mais elles
doivent être faits de toute façon. En d'autres termes, ce sont les petites tâches ennuyeuses que nous sommes
ignorer constamment (par exemple, prendre un rendez-vous chez le dentiste ; organiser les notes d'un cours ;
complétez vos feuilles de temps mensuelles ; envoyez un mail).

2) Identifiez une heure de la journée où vous pouvez vous concentrer efficacement sur toutes ces tâches (la plupart
probablement, pendant les heures de bureau car ces activités peuvent nécessiter des contacts avec les bureaux des étudiants,
personnel de secrétaire, etc.).

Fais-le ! Effectue la Power Hour.

Évaluer
Quel a été l'impact de l'Heure de Pouvoir sur l'organisation hebdomadaire globale ?
Le Power Hour a-t-il eu un impact bénéfique au cours de la semaine (tant sur le plan organisationnel que
point de vue psychologique) ?
Avez-vous ressenti des bénéfices concernant le contrôle perçu du temps au cours de la semaine ?
 EXERCICE 4

GÉREZ VOS DISTRACTIONS – SAUVEGARDER VOTRE PLAN DE GESTION DU TEMPS

Introduction
Dans la plupart des cas, en particulier lorsque le travail est effectué en groupes, la possibilité de réaliser
les activités sont fortement influencées par l'environnement environnant. Les collègues et les distractions (telles que
Le téléphone portable, les réseaux sociaux, etc. ont un impact négatif sur votre gestion du temps. Alors que certains aspects négatifs ...
les facteurs peuvent être facilement contrôlés (bien qu'ils ne soient pas nécessairement complètement éliminés comme un moment de
se détendre n'est pas per se négatif), une multitude d'interruptions peut préjuger si ce n'est même annuler un bien-
un plan de gestion du temps construit, vous obligeant à maintenir le travail ou les études à la maison, ainsi
casser l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la gestion du temps devrait contribuer à le préserver.

Cet exercice permettra que votre plan de gestion du temps bien raisonné ne soit pas négativement
affecté par des éléments et des sources extérieurs.

Exercice
1) Analyse l'environnement dans lequel tu travailles généralement et compte i) le nombre de fois que tu vérifies
le téléphone (pour vérifier l'heure; pour vérifier le compte de médias sociaux, etc.); ii) le nombre de
les fois où vous êtes interrompu par des gens (même s'ils passent juste et vous saluent);

2) Combien de minutes en moyenne dans 3 heures de travail avez-vous perdu en raison des points i) et ii) ci-dessus ?

3) Essayez d'identifier les "zones de travail silencieuses" dans les bibliothèques (ou fermez les portes dans les bureaux avec "non
signes de "ne pas déranger" pendant 2 heures le matin et identifier une heure pour travailler dans des espaces communs
(ou travailler au bureau avec la porte ouverte). En même temps, évitez d'utiliser des téléphones portables pour des raisons non-
objectifs professionnels.

4) Vérifiez après deux semaines si votre perception des distractions externes a augmenté votre capacité
de la gestion du temps.

Évaluer
La "concentration" des "distractions" dans un seul créneau horaire "contrôlé" et prédéfini (la plupart
probablement, les heures de travail où vous vous sentez moins capable de mieux performer devraient vous permettre de
mieux vous tenir sur la bonne voie avec votre emploi du temps de gestion du temps sans nécessairement être peu amical
dans un lieu de travail – car votre porte sera toujours ouverte (juste à des moments spécifiques, vos moments !).
 EXERCICE 5

L'ART DE DÉFINIR DES PRIORITÉS ET DE LES METTRE EN ACTION

Introduction
La plupart des gens pensent que la gestion du temps consiste à faire le plus d'activités possible dans le plus court.
le temps. Cependant, la gestion du temps est un instrument qui nous permet d'atteindre des objectifs auparavant
objectifs établis selon nos désirs et nos devoirs. En établissant des objectifs (et l'exécutif
les activités qui sont nécessaires pour les réaliser), nous les plaçons dans un ordre hiérarchique sur la base de
priorité.
Comme Stephen Covey l'a écrit dans Les Sept habitudes des gens très efficaces, "La clé n'est pas de prioriser
qu'est-ce qui est sur votre emploi du temps, mais pour planifier vos priorités.
Nous devrions nous fier à notre hiérarchie des priorités lors de la décision:
1) Dans quelles tâches s'engager en premier;
2) Le temps à consacrer à chaque tâche.

Exercice
1) Faites une liste des objectifs qu'ils souhaitent atteindre dans la semaine ou le mois à venir (la période peut
être modulé en fonction du calendrier des cours).

2) Examinez la liste et attribuez un score à chaque objectif :

1 = Extrêmement important
2 = Très important
3 = Assez important
4 = Moins important

Avertissement : Évitez le piège de la procrastination ! Ce classement devrait éviter des listes remplies d'éléments sans importance.
des objectifs qui nous donnent l'impression que nous progressons dans quelque chose, au lieu de nous attaquer au
éléphant dans la pièce.

3) Prenez en considération chaque objectif et divisez-le en une liste d'activités nécessaires.

afin d'atteindre cet objectif. Les activités doivent être aussi spécifiques que possible.
Ensuite, classez chaque activité (dans un objectif unique) en fonction de son importance dans
atteindre cet objectif :

a = extrêmement important
b = très important
c = quelque peu important
sans importance

4) Faites une nouvelle liste d'objectifs, avec un ordre qui reflète le score attribué à chaque objectif (1 à 4).
sur le côté droit de chaque objectif, les étudiants doivent mettre la liste des activités attribuées à chaque objectif,
avec l'ordre qui reflète le classement donné à chaque activité (a à c). Activités avec classement
“d” doit être omis.

5) Remplissez un calendrier hebdomadaire (ou mensuel), dans lequel planifier les activités qu'ils souhaiteraient.
effectuer chaque jour (ou chaque semaine) selon l'ensemble fixe de priorités.

6) À la fin de la semaine (ou du mois), faites un bilan de :

 - objectifs atteints;
- activités effectuées efficacement;
montant d'effort consacré aux activités réalisées, comparé à l'importance
classement attribué à chaque activité au début de l'exercice.

EXERCICE 6

LA MATRICE URGENTE IMPORTANTE

Introduction
La matrice d'urgence et d'importance a été développée par Stephen Covey suite à une citation inspirante.
de l'ancien président américain Eisenhower : "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est souvent peu important."
rarement important”. C'est un outil important pour nous rapprocher de nos objectifs, car il nous permet de
gérer notre temps plus efficacement.
À l'aide d'une grille simple, Covey nous aide à définir nos tâches selon deux paramètres :
1) Les tâches urgentes sont celles que nous devons effectuer immédiatement, ou dans un court laps de temps
Nous sommes généralement obligés d'arrêter ce que nous faisons pour nous concentrer sur la tâche urgente.
à la place. Ne pas s’occuper des tâches urgentes entraîne généralement des conséquences immédiates.
Par exemple.
2) Les tâches importantes sont celles qui nous rapprochent de nos objectifs et projets plus grands. Puisque celles-ci
les tâches ne sont souvent pas associées à une date limite proche, il est plus facile de procrastiner sur elles : nous
sont plus susceptibles de prioriser les tâches avec une échéance, même si d'autres tâches peuvent avoir des avantages majeurs
à long terme.
À partir de cela, la matrice Urgente-Importante se compose de quatre quadrants qui classifient votre
activités quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles sur la base des paramètres mentionnés ci-dessus.

URGENCE PAS URGENT

Quadrant 1 - Crises Quadrant 2–Préparation et

planification

Quadrant 3 - Interruptions Quadrant 4 - Distractions

Quadrant 1 (Crises) – contient toutes les activités qui sont urgentes et nécessitent notre attention immédiate.
Ils peuvent s'agir d'événements imprévus, d'urgences au travail ou dans la vie personnelle (comme des problèmes de santé soudains),
des délais soudains, des réunions urgentes, des problèmes pressants. Ces activités sont également qualifiées de
important, car nous ne pouvons pas éviter de les effectuer.
Lorsque notre emploi du temps devient très chargé et que nous sommes submergés par la charge de travail, nous avons tendance à fonctionner
principalement dans le Quadrant 1 (Crises). Par conséquent, nous nous retrouvons à passer d'une activité à une autre, dans
la tentative de gérer toutes les urgences soudaines. En même temps, si nous passons toute la journée à ne traiter que
avec des tâches urgentes, celles-ci s'accumuleront très probablement car nous n'avons pas le temps de planifier notre travail
et de travailler sur les véritables priorités.
Quadrant 2 (Préparation et planification) – contient toutes les activités qui nous mènent vers nos objectifs
et des projets qui ne sont pas urgents à l'heure actuelle. Leur impact positif se fait ressentir dans le
long terme. Si nous nous assurons d'avoir suffisamment de temps pour traiter ces choses correctement, nous allons considérablement
réduire la charge du Quadrant 1 et nous consacrerons nos énergies à ce qui compte vraiment. Si nous traitons avec
Les activités dans le Quadrant 2 avant qu'elles ne deviennent urgentes, nous gagnerons plus de contrôle sur notre emploi du temps quotidien.
Quadrant 3 (Interruptions) – contient les activités qui ne sont pas importantes pour les besoins de notre
objectifs, mais nous devons le faire de toute façon. De plus, ils doivent être faits immédiatement. Par exemple, dans ce
quadrant il y a des réunions sans importance, des interruptions de la part des collègues, des vérifications inutiles
les e-mails ou les appels téléphoniques. Ces activités ne sont pas "importantes" du point de vue de nos objectifs personnels
(bien qu'ils puissent être importants pour d'autres).
Ces activités interrompent généralement ou nous éloignent des tâches importantes. Il est important de minimiser
notre temps dans ce quadrant en révisant et en priorisant nos tâches.
Quadrant 4 (Distractions) – Si les activités du Quadrant 3 sont des distractions avec des délais,
Les activités dans le quadrant 4 sont des distractions futiles : consulter les médias sociaux, naviguer sur le web sans
un but, regarder la télévision, etc. Parfois, il est important de s'attarder sur ces activités lorsque nous nous sentons fatigués
et nous avons besoin d'une pause. Cependant, si nous passons trop de temps dans ce quadrant, nous allons être en retard sur notre
projets et délais

L'objectif de la matrice Urgent-Important est de passer le plus de temps possible dans le quadrant 2, dans
afin de prévenir le débordement du Quadrant 1 et de limiter le temps passé dans les Quadrants 3 et 4.

Exercice
1) List all the activities that you must and want to perform in one day, one week or one month.
Il est également possible d'utiliser la liste développée dans l'exercice 5, point 3).
2) Au début de la journée/semaine/mois, remplissez les quatre quadrants selon les qualifications
donné dans l'introduction.

URGENT PAS URGENT

 3) Veuillez garder à l'esprit qu'il n'est pas toujours possible de prévoir toutes les activités qui peuvent survenir.
Quadrant 1 (Crises) et dans le Quadrant 3 (interruptions). Par conséquent, vous devriez régulièrement
mettez à jour le graphique, en enregistrant ces activités qui surviennent de manière inattendue et peuvent être classées dans
ces quadrants.
4) Pendant la journée/semaine/mois, essayez d'agir autant que possible dans le Quadrant 2 (Préparation)
et Planification). Vous pouvez préparer un plan quotidien/hebdomadaire/mensuel qui s'aligne sur cet objectif.

Évaluer
1) Si vous trouvez le quadrant 1 rempli de nombreuses activités urgentes et importantes, y a-t-il des
activités que vous auriez pu prévoir ? Comment ces activités auraient pu être programmées dans
avancer afin de s'occuper d'eux avant qu'ils ne deviennent urgents ?
Avez-vous réussi à passer le moins de temps possible dans le Quadrant 3 et le Quadrant 4 ?
3) En moyenne, pensez-vous avoir passé suffisamment de temps dans le Quadrant 2 ?

EXERCICE 7

VOIR VOS ÉCHÉANCES

Introduction
La gestion du temps nécessite une identification appropriée des priorités et une gestion des délais.
pré suppose que les personnes ont clairement en tête leurs délais. Un bon et bien organisé agenda pour
cette fin est clé dans la gestion du temps et la gestion des délais. Remarquer les délais proches de leur
l'expiration est préjudiciable à la gestion du temps et à la qualité du travail.

Exercice
1) Examinez votre méthode pour les délais d'entrée et suivez-les.

2) Vérifiez attentivement les échéances à venir, afin de ne pas être "surpris" lorsqu'elles arriveront.
à l'approche des délais (académiques / de travail ou autres)

3) Entrez les délais dans les agendas (papier ou électronique, par exemple sur leurs téléphones)

4) Définir des alarmes de « pré-alerte », en fonction de l'importance de l'échéance (5 jours avant, 10 jours
avant) etc.

Évaluer
Après l'expiration de certains délais majeurs avec le nouveau système de gestion des délais, votre
la sensibilisation aux délais a-t-elle augmenté ?
Avez-vous respecté les délais en ayant eu l'opportunité de mieux gérer votre temps avec une qualité accrue ?
du livrable ou du produit ?