2022-2023
ESTAAC
CHAPITRE III : TECHNIQUES DOCUMENTAIRES : le circuit du livre
Selon les terminologies, la chaîne documentaire ou circuit du document ou circuit du
livre est l’ensemble des opérations documentaires réalisées pour recueillir et traiter
l’information afin d’en assurer la diffusion auprès des utilisateurs. Elle décrit la succession
des opérations que suit un document. Chaque opération crée une tâche précise dans l’organisation
et le fonctionnement du SD. Lorsqu’un SD atteint une importance et que l’équipe dépasse trois à
quatre personnes, chaque tâche sera découpée en section, en département ou en service. Ce
découpage peut se faire selon les fonctions. Les activités se suivant de façon méthodique, elles se
déclinent en trois principales fonctions qui sont les fonctions entrée, traitement et sortie. L’ensemble
de ces fonctions s’accompagnera avec un organe de coordination mis en place à partir d’un
dispositif de gestion. Il faut donc chercher le document qui est la matière première qui alimentera le
système.
I- Les fonctions bibliothéconomiques opérationnelles.
I-1/ La fonction entrée
Selon les fonctions, c’est la première étape dans l’organisation d’un SD. À ce sujet, la
constitution d’un fonds documentaire se fait après analyse des besoins des utilisateurs, la
recherche des sources et la sélection des documents dont le CDI a besoin. Sa mise en place va
de paire avec la création d’un suivi des collections qui résulte d’une évaluation. En effet, c’est à
partir du document que le documentaliste extrait l’information. Un faisceau d’informations
constituera une connaissance qui elle produira le savoir qui est un ensemble organisé de
connaissances. La politique d’acquisition du fonds dépend aussi du budget et surtout de la
collection elle même. En documentation, la constitution du fonds est basée sur les périodiques qui
ont pour spécificité d’être ouverts sur l’information fraîche et ont un caractère d’actualité. Leur
gestion repose sur des abonnements à des périodiques qui paraissent régulièrement.
Une bonne politique d’acquisition repose essentiellement sur l’achat. Pour cela, il faut
préparer les commandes en établissant les bons de commande. Cette préparation se fait
principalement à partir des informations données par les éditeurs sur les nouvelles éditions ou les
rééditions. On inscrit ces données sur des fiches papier ou dans un module d’acquisition
informatisé. Les étapes de la préparation de la commande sur chaque fiche ou page d’écran
comportent les données bibliographiques essentielles suivantes :
- Auteur
- Titre
- Numéro de l’édition (en cas de réédition)
- Nom de l’éditeur
- Prix
- Nombre d’exemplaires. Il faut classer par fournisseurs des fiches ou des listes d’ouvrages à
commander. Pour chaque fournisseur, les fiches seront classées ensuite par :
- éditeur
- collection chez l’éditeur
- ordre alphabétique d’auteur
Le bon de commande se fait en plusieurs exemplaires selon le modèle administratif fourni
par les services financiers de l’autorité de tutelle.
- un pour le service comptable (on aura cependant pris soin de vérifier que le montant de la
commande ne dépassait pas le budget d’acquisition imparti à la bibliothèque ou à la section
précise qui passe la commande : droit, lettres, physique, mathématique ou périodiques, ou
encore enfant, adulte, musique...)
- un pour chaque fournisseur,
- un pour la bibliothèque : il servira à vérifier la commande à sa réception, puis sera conservé
dans les archives de la bibliothèque. Ensuite on sélectionne les documents car certains ne
seront pas conservés, avant de les acquérir. Les critères de sélection sont :
- la pertinence (ex : plaira-t-il à un nombre significatif d’usagers ?)
- la disponibilité sur le marché (sera-t-il publié au Canada, en français et dans quel délai ?)
- l’équilibre de la collection (est-ce un 20e document sur l’Andalousie ?)
- l’accueil de la critique (le document est-il assez bien coté ?)
A la livraison, il faut vérifier que le bon de livraison correspond bien au contenu du colis,
puis comparer celui-ci avec le double du bon de commande envoyé (il peut y avoir parfois des
erreurs sur le titre, sur l’édition ou le nombre d’exemplaires... erreurs qu’il faut demander au
fournisseur de réparer).
- La collation ou vérification de l’état de l’ouvrage commandé
Il faut encore contrôler chaque ouvrage un à un. C’est la collation, c’est-à-dire la vérification
que l’ouvrage est complet, (qu’il n’y manque pas un cahier 1 ), correctement imprimé (on trouve
parfois des pages blanches) et relié ou collé (certains cahiers sont inversés, la couverture se décolle
à la première ouverture du livre...). Si un ouvrage est défectueux, il faut faire une réclamation
auprès du fournisseur et lui renvoyer le document pour échange.
I-1-1/Enregistrement sur le registre-inventaire
On procède ensuite à l’enregistrement sur le registre inventaire papier ou en saisie
informatique. Tout ce qui rentre à la bibliothèque par achat, dons ou échange doit être noté sur ce
registre. On y inscrit :
- le numéro d’entrée
- la date de l’enregistrement (le plus tôt possible après la livraison)
- le nom de l’auteur
- le titre
- le nom de l’éditeur et l’année d’édition
- le prix
Dans ces registres, on doit également indiquer l’origine de la commande, le numéro de la
commande, le nom du fournisseur ou du vendeur ou du donateur. Il est souvent prévu une colonne
pour la cote ou pour les observations complémentaires (pilon, donné à telle bibliothèque, perdu,
volé...).
I-1-2/ Le numéro d’inventaire
Le numéro d’inventaire est reporté à l’encre indélébile ou au composteur, généralement sur
la page de titre, en tout cas toujours au même endroit pour le même type de document. Dans les
anciennes bibliothèques, le numéro d’inventaire était utilisé comme cote, le classement se faisait par
ordre d’entrée et par format pour économiser la place dans les magasins. Dans les bibliothèques en
libre accès, le numéro d’inventaire est différent de la cote ; celle-ci est souvent un indice de
classification systématique. Dans les bibliothèques informatisées, ce numéro d’inventaire
correspond souvent à celui du code-barres collé sur le document. Ce numéro d’inventaire sert aux
vérifications comptables et administratives ainsi qu’aux statistiques d’acquisitions : par simple
soustraction entre deux numéros d’inventaire correspondant à deux dates précises, on obtient le
nombre de volumes entrés dans la bibliothèque, pendant cette période.
I-1-3/ L’estampillage
L’estampillage consiste à apposer le cachet de la bibliothèque (estampille) à certains endroits
choisis sur un ouvrage : page de titre, dernière page sous l’achevé d’imprimer, planches
d’illustration, et à certaines pages choisies par la bibliothèque, par exemple : page 77,177, 277 etc.
Ces cachets ou tampons attestent la propriété de la bibliothèque, sont dissuasifs contre le vol, ou la
revente du livre et de ses illustrations.
En conclusion, Recherche bibliographique = sélection de documents, choix en librairie...
- Commande
- Réception et vérification de commande
- Mise à l’inventaire, estampillage
- Traitement intellectuel du document = indexation matière et Dewey, cotation, catalogage
- Equipement
- Mise à disposition
II/ LA FONCTION TRAITEMENT DOCUMENTAIRE
On appelle « fonction traitement » l'ensemble des opérations de mise en forme, de mise
en mémoire et de restitution des informations contenues dans les fonds disponibles. Elle se fait
en deux étapes. La première de nature physique ou matérielle s’effectue sur les documents tandis
que la deuxième appelée traitement analytique a trait à l’information contenue dans les documents.
Cette fonction consiste premièrement à estampiller les documents. Une fois l’estampillage terminée,
on fait l’enregistrement ou l’inventaire des documents acquis. C’est une opération administrative
qui se fait avec un registre d’inventaire ou registre d’entrée. Document comptable, ce livre
d’inventaire représente le fonds documentaire. Ensuite on fait le catalogage et l’analyse du contenu.
II-1- Le catalogage :
Ce sont les opérations qui consistent à définir les références d'un document afin de pouvoir
l'identifier et le retrouver. (voir cours sur le catalogage).
II-1-1- Éléments d’identification d’un livre
Les éléments d’identification d’un livre se trouvent sur :
- la page de titre qui contient le nom de l’auteur, le titre du livre, la mention d’édition, le nom
de l’éditeur, le lieu d’édition, l’année d’édition et éventuellement la mention de collection ;
- le verso de la page de titre qui reprend la date de copyright, c’est-à-dire la date à partir de
laquelle sont garantis les droits d’auteur. On y trouve aussi parfois l’ISBN (International
Standard Book Number) ;
- la page de faux-titre ou les autres parties liminaires ;
- l’achevé d’imprimer qui mentionne l’imprimeur, la date d’impression et éventuellement la
date du dépôt légal ;
- -la couverture et en particulier la quatrième de couverture qui donne des informations sur
l’auteur et sur le contenu du document.
Remarque : L’ISBN est un numéro à 10 ou 13 chiffres qui identifie un livre sans ambiguïté. L’ISBN
à 10 chiffres se compose de 4 segments séparés par un tiret ou un espace :
- le premier indique l’aire linguistique. Par exemple : 0 pour l’anglais, 2 pour le français, 3
pour l’allemand ;
- le deuxième est le numéro attribué à la maison d’édition au sein de l’aire linguistique.
Par exemple : 07 pour Mac Graw-Hill dans l’aire linguistique anglaise, 07 pour Gallimard et 280
pour Harlequin dans l’aire linguistique française ;
- le troisième donne un numéro d’ordre dans la production de la maison d’édition. Par
exemple, l’ISBN 0-19-853479-5 correspond au 853479 e livre publié par Oxford University
Press ;
- enfin le dernier chiffre (ou parfois X) est une clé de contrôle informatique. Si c 1 , . . . , c 9
sont les neuf premiers chiffres de l’ISBN, le dixième est le reste de la division par 11 du
nombre : 1c 1 + 2c 2 + · · · + 9c 9 , ce reste étant remplacé par la lettre X s’il est égal à 10.
La longueur de chacun des trois premiers segments est variable : elle dépend de l’importance de
l’aire linguistique et du volume de production de l’éditeur. Comme la clé de contrôle ne se compose
toujours que d’un seul chiffre, l’éditeur a d’autant plus de chiffres à sa disposition pour la
numérotation de ses livres dans le 3 e segment que les deux premiers segments sont courts. A partir
du 1 er janvier 2007, l’ISBN passe de 10 à 13 chiffres. Cette modification consiste en un
complément de l’ISBN à 10 chiffres par l’introduction du préfixe 978. Le chiffre de contrôle sera
modifié par la présence de ce préfixe. Le nouvel ISBN à 13 chiffres ainsi obtenu et le numéro EAN
(European Article Number) utilisé dans le code-barres seront donc identiques.
Par exemple, l’ISBN à 10 chiffres 0-19-853479-5 devient 978-0-19-853479-2.
III- L’analyse du contenu
C’est un ensemble d’opérations visant à représenter le contenu d’un document sous une
forme réduite/différente de sa forme originale afin d’en faciliter la consultation ou le repérage
ultérieurement. La représentation du contenu d’un document sous forme réduite peut se faire par
opération de classification, de condensation (résumé analytique) et d’indexation comme le montre
le schéma qui suit :
Stockage
physique
Source :
À titre d’exemple, prenons un document qui a pour titre : la formation professionnelle au
Sénégal. Sa représentation par une classification (CDU) donnerait : 377 (663) ; Ce même document
pourrait être indexé par : Enseignement, Politique de formation, Formation professionnelle ;
Le document pourrait être condensé comme suit : « Compte rendu d’une enquête de deux
ans sur l’activité de formation professionnelle au Sénégal… Etudie la politique de l’état en
matière de formation professionnelle et propose des méthodes appropriées de formation. »
La classification permettra de ranger le document suivant l’indice de classification
correspondant au(x) sujet(s) principal(aux) ; l’indexation de le retrouver dans le fichier par
l’intermédiaire de ses descripteurs alors que la condensation a pour objectif de diffuser
l’information contenue dans le document ; une bonne condensation (analyse) peut même éviter à
l’utilisateur de lire le document tout en lui donnant l’essentiel de son contenu informatif.
III-1 Éléments d’identification du contenu d’un livre
Les éléments suivants permettent de se faire rapidement une idée du contenu d’un livre :
- la première de couverture ;
- la page de titre ;
- le sommaire ;
- la préface ou l’introduction ;
- les index ;
- les références bibliographiques ;
- la table des matières ;
- la quatrième de couverture.
III-2 Résumé analytique ou condensation
La condensation voir cour sur le résumé ou analyse, sa méthodologie. On peut faire des résumés
par :
Le titre s'il reflète vraiment l'essentiel du contenu
Le résumé signalétique, qui comporte de 10 à 30 mots
Le résumé indicatif, plus large, peut contenir de 50 à 200 mots.
Le résumé informatif, qui va de 100 à 300 mots, développe les thèmes, met en valeur les
idées, l'argumentation et les conclusions de l'auteur.
L'extrait (en anglais, abstract) comporte des éléments d'origine du texte de l'auteur et des
raccords pour le bon enchaînement des idées.
Le condensé ou abrégé (en anglais, digest), agencé par l'analyste à partir de l'original,
représente de 10 à 50 % de ce dernier. (voir cours sur la condensation)
III-3 l’Indexation.
C’est un procédé destiné à représenter par les éléments d'un langage documentaire ou naturel
des données résultant de l'analyse du contenu d'un document ou d'une question. Car il est
impossible de faire coïncider l'analyse documentaire et la recherche documentaire sans avoir
recours à un outil de travail fondamental que l'on appelle un langage documentaire. Selon
l'AFNOR, un langage documentaire est « un langage artificiel constitué de représentations de
notions et de relations entre ces notions, et destiné, dans un système documentaire, à formaliser les
données contenues dans les documents et dans les demandes des utilisateurs ».L'indexation se
déroule normalement en trois étapes : prise de connaissance du contenu, choix des concepts à
représenter, traduction de ces concepts en langage documentaire. Les langages documentaires se
répartissent en deux grandes catégories :
III-4 La classification
Les classifications sont des langages à structure hiérarchique, elles constituent
historiquement les premiers langages documentaires ayant été largement utilisés. Une classification,
ou « plan de classement » établit a priori des subdivisions dans un ensemble de concepts traités de
manière hiérarchique. La Classification de Dewey et la Classification Décimale Universelle (CDU),
sont les plus connues, mais on peut aussi trouver des classifications spécialisées dans un domaine
très restreint.
- Les thésaurus (ou thesauri) sont des langages analytiques ou langages à structure
combinatoire. En pratique, un thésaurus est un dictionnaire de termes normalisés ou
descripteurs, organisés en fonction des concepts qu'ils représentent et reliés entre eux par
des relations sémantiques. Quel que soit le langage documentaire utilisé, c'est de la qualité
de l'indexation que dépend le bon fonctionnement du système documentaire. Une mauvaise
indexation engendre des quantités de bruit et de silence qui diminuent le confort et le
rendement d'une recherche rétrospective.
A la suite du traitement des documents, on dispose de deux catégories d'éléments: les uns
représentent les descriptions des documents (catalogage) et les autres l'information contenue dans
les documents (analyse-indexation). Il faut stocker ces éléments, les enregistrer, les mémoriser, les
mettre sur un support durable (par exemple la fiche) qui les préserve de l'oubli et qui représente le
document. A partir de ce moment, la recherche s'effectue non plus à partir des documents eux-
mêmes (qui peuvent être situés à des dizaines de kms. de l'utilisateur), mais à partir de ces
mémoires qui sont plus faciles à maîtriser, à gérer.
IV- les fichiers
IV-1 les fichiers auteurs
Il y a les fichiers auteurs qui présentent les notices dans l'ordre alphabétique des noms
d'auteurs; le sous classement des fiches peut être fait au titre, à la date d'édition etc.
IV2 Les fichiers matières
Ils présentent les notices dans l'ordre alphabétique des descripteurs ou mots clés ou vedettes
matières. Le fichier matière est aussi appelé fichier systématique quand les notices sont classées en
fonction d'un plan de classification à l'indice correspondant au sujet.
V- Le stockage physique du document, classement ou rangement
En fin le stockage physique du document et des données issues du catalogage (description
du contenu) consiste au rangement ou classement. Il consiste à classer les documents selon un
ordre pré-établi permettant de les retrouver facilement et rapidement. Pour cela, il faut faire la
cotation, c’est-à-dire assigner à chaque document sa place et la matérialiser par une cote. La cote
est ainsi l’ensemble des chiffres (parfois accompagnés de lettres) inscrits sur le document sur la
page de titre et sur le dos de l’ouvrage, et servant à la recherche et au classement de celui-ci sur les
rayons. Dans les bibliothèques publiques en libre accès, on limite la cote à trois ou quatre chiffres
pour conserver sa lisibilité, et l’on ajoute les trois premières lettres du nom de l’auteur. Les
périodiques et les DVD utilisent la même classification. Par contre pour les disques, on utilise les
principes de classement des documents musicaux, souvent abrégées en PCDM. Ce système de
classification musicale a été créé dans les bibliothèques publiques en France depuis 1983. Le
schéma de cette classification correspond mieux aux préoccupations du public que la classification
décimale de Dewey. Elle est divisée en 10 grandes classes (rock, musique classique, musique du
monde, …). Afin d’éviter l’éparpillement, certains établissements adoptent le système des cotes
validées. Il s’agit d’une liste de cotes préétablies par l’équipe de la bibliothèque à laquelle chacun se
réfère au moment de la cotation. Ce système évite la multiplication à l’infini des cotes et permet
d’offrir à l’usager un classement clair et logique. La cote représente donc l’adresse, le signe
distinctif qui indique la place de ce document sur les rayonnages ou dans les autres outils de
rangement. Lorsque le fonds est important on peut stocker ou archiver (fonction conservation des
collection) les documents en plusieurs exemplaires, les anciens volumes reliés des périodiques etc...
V- La fonction sortie
La diffusion des informations sous forme de services (prêts, recherches rétrospectives,
consultation) et de produits (bulletins signalétiques, diffusion sélective de l'information).
V-1/ La fonction conservation des collections
Cette fonction doit veiller à ce que les documents ne se détériorent pas. Humidité,
incendie… Avant de mettre les documents en service, il convient de les consolider. L’équipement
simple consiste à renforcer la couverture avec du carton ou une feuille de plastique rigide et à la
doubler d’un film adhésif qu’on pourra nettoyer régulièrement avec une éponge imprégnée d’une
solution de savon non moussante et désinfectante. Chaque type de document nécessite un
équipement particulier. Les revues très consultées peuvent être plastifiées. Les disques et les DVD
sont protégés par leur boîtier.
Dans le cas d’un ouvrage qu’on veut conserver longtemps ou qui sera souvent manipulé
(dictionnaires, encyclopédies...) on préférera le faire relier par un relieur professionnel ; cette reliure
est plus chère mais donne une protection et une consolidation durable.
V-2/ La fonction accueil et information des usagers
Elle consiste à inscrire et à renseigner les lecteurs pour les prêts des documents et la
recherche des bibliographies. Elle aide à la rédaction de référence bibliographiques, aux dépôts des
publications scientifiques et à la formation des utilisateurs aux collections et outils associés. C’est
aussi elle qui met en place un dispositif de veille dans les bases de données et les éditions
d’information aux lecteurs. Enfin, elle assure l’assistance documentaire.
V-3/La fonction formation
Elle s’adresse à l’utilisateurafin delui permettre de tirer parti des ressources du SD. Sa
formation consiste à l’initier au maniement de la documentation en lui faisant connaître :
- les unités de documentation existantes au moyen de guides, renseignement téléphoniques…
- les sources au moyens de prospectus, présentant les collections
- les outils usuels, anciens et nouveaux en présentant et expliquant les instruments de recherche
manuel et informatisés
- les méthodes de traitement de l’information
- les réseaux éventuels pouvant relayer le SD.
Selon le type de public, divers actions peuvent être envisagées : journées portes ouvertes, stage…
V-4/ Les fonctions support
- la valorisation des collections,
- l’informatique documentaire, (voir le cours informatique GED)
- relation extérieures et promotion du SD
Il s’agit de faire connaître le SD afin de changer son image, augmenter son public, élargir le
marché des produits. Pour ce faire, une politique de communication sera élaborée. Les canaux de
communication seront repérés (canaux directs, contact avec le public, canaux impersonnels comme
les masse média….). Le public doit être ciblé. Il faut une stratégie publicitaire qui définira les
actions à lancer, l’étude des coûts, le temps nécessaire. C’est ici qu’il faut utiliser les techniques de
marketing.
V-5/ Évaluation du service de documentation
L’évaluation est une activité de rassemblement, d’analyse et d’interprétation de
l’information concernant la mise en œuvre et l’impact de mesures visant à agir sur une situation
sociale ainsi que la préparation de mesures nouvelles. Évaluer, c’est aussi collecter ou fournir des
informations en vue de prendre une décision. C’est comparer les informations collectées avec des
critères, des « normes » correspondant aux objectifs de l’évaluation.
- une décision à prendre
- un objet d’évaluation
- des objectifs d’évaluation
- des critères
- des informations à collecter.
Selon Jean-Philippe Accart et Marie-Pierre Réthy cités par Magali Marcille, le service de
documentation doit être évalué sur son efficacité et sa performance au même titre que les fonctions
de l’entreprise. A ce titre, produits et services, compétences du personnel et satisfaction des
utilisateurs doivent être examinés.1Quant à Yves F Le Coadic, l’évaluation doit tenter de répondre
à une série de questions clefs:
.l’information fournie est-elle adaptée aux besoins des utilisateurs ?
.atteint-elle sa population cible et les demandes sont-elles satisfaites ?
.tel produit ou système est-il bien utilisé ?
V-5-1 Quels services à évaluer?
Un centre de documentation est un ensemble de services où une documentation générale ou
spéciale, complète ou partielle est méthodiquement organisée pour être mise à la disposition
d’utilisateurs. Il comprend des services de conservation, de dépouillement et de diffusion. Un
service est un organisme assurant une activité permanente, en principe doté d’un effectif propre. Le
nombre de service dans un SD donné dépend de son importance, du nombre de personnes qui y
travaillent et partant de ses fonctions. Ainsi les services probables qu’on pourrait avoir dans un SD
sont:
- services politique documentaire (coordonne les acquisitions)
- services acquisition et catalogage
- services structuration des espaces documentaires
- services aux public (formation des usagers)
- services informatique documentaire
- services administration et finance
- On peut aussi avoir un service plus restreint qui pourrait se structurer comme suit :
- administration et finance
- informatiques
- service circuits du livre
- Service documentation périodiques et électronique.
1 Magali, Marcille.- évaluation de l’adéquation des services d’un centre de documentation de presse aux besoins de
ses utilisateurs : le cas de la documentation écrite de RFI. De la théorie aux réalités du terrain.- Paris : I.N.T.D,
2005.-p. 17
