Application interne de gestion et suivi pour
URCLEC
Objectif général
Développer une application interne qui centralise la gestion des tâches, la communication, le
suivi des équipements et la gestion des réunions afin d’optimiser l’organisation et la productivité
de l’entreprise.
1. Module Gestion des tâches et suivi d’avancement
Problème actuel :
— Les tâches sont souvent données oralement ou via plusieurs supports (papier, messages),
ce qui entraîne des oublis et un manque de suivi.
— Difficulté à connaître l’avancement réel d’un projet.
Fonctionnalités proposées :
— Création de tâches par un administrateur ou chef d’équipe.
— Attribution d’une tâche à un ou plusieurs membres.
— Définition de la date limite et de la priorité.
— Suivi de l’état (En cours / Terminé).
— Historique des tâches terminées.
Impact attendu : Meilleure organisation du travail, suivi en temps réel et réduction des
oublis.
2. Module Communication interne et partage de documents
Problème actuel :
— Les échanges se font principalement via WhatsApp, ce qui entraîne une perte de docu-
ments importants.
— Les fichiers sont éparpillés et difficiles à retrouver.
Fonctionnalités proposées :
— Messagerie interne type chat (par équipe ou en privé).
— Envoi de documents (PDF, Word, images. . .).
— Classement automatique des fichiers par projet ou par tâche.
Impact attendu : Centralisation des échanges et des documents, meilleure traçabilité et
organisation des fichiers.
3. Module Gestion et suivi des équipements
Problème actuel :
— Il est difficile de savoir où se trouvent certains équipements et qui en est responsable.
1
— Aucun suivi précis de l’état et des mouvements du matériel.
Fonctionnalités proposées :
— Enregistrement des équipements (ordinateurs, imprimantes, mobiliers. . .).
— Attribution à un employé ou à un local précis.
— Suivi de l’état (fonctionnel, en réparation, hors service).
— Historique des mouvements des équipements.
Impact attendu : Suivi précis du matériel, optimisation des ressources et réduction des
pertes.
4. Module Gestion des réunions et prise de notes
Problème actuel :
— Les comptes rendus de réunions sont dispersés et mal classés.
— Difficulté à retrouver les décisions prises et à suivre leur mise en œuvre.
Fonctionnalités proposées :
— Planification des réunions (avec notifications).
— Enregistrement des points discutés et décisions prises.
— Partage automatique du compte rendu aux participants.
Impact attendu : Meilleure traçabilité des décisions et suivi efficace des actions décidées.
Bénéfices globaux
— Centralisation des informations et des communications.
— Gain de temps dans la gestion des tâches et des ressources.
— Amélioration de la productivité et de la collaboration interne.
