MODULE: MICROSOFT PROJECT

Université Polytechnique Internationale du Bénin (UPIB)

Microsoft Project Master / GPMQ

Première partie : Les bases

Microsoft Project constitue un outil de gestion de projets à la fois puissant et souple, vous
permettant de contrôler des projets simples ou présentant une certaine complexité. Grâce à lui,
vous avez la possibilité de planifier et d'effectuer le suivi de l'ensemble de vos activités, de
manière à en maîtriser l'avancement.

Qu'est-ce que la gestion de projets ?

La gestion de projets est le processus qui consiste à planifier, organiser et gérer les tâches et les
ressources afin d'atteindre un objectif défini, généralement en respectant des contraintes de
temps, de ressources ou de coût. Une planification de projet peut être simple, par exemple, une
liste des tâches avec leurs dates de début et de fin rédigées sur un bloc-notes, ou bien complexe,
par exemple, des milliers de tâches et de ressources et un budget de projet de plusieurs millions
de francs.

La plupart des projets présentent des activités communes, dont la décomposition du projet en
tâches faciles à gérer, la planification des tâches, la communication avec l'équipe et le suivi des
tâches à mesure du déroulement du travail. Tous les projets sont constitués de trois phases
principales :

1. Élaboration de la planification
2. Suivi et gestion du projet
3. Clôture du projet

Plus ces phases seront réussies, plus les chances de réussite du projet seront grandes.

Le triangle du projet

Si seulement vous pouviez prévoir l'avenir de votre projet...

D'une certaine façon, vous le pouvez, si vous comprenez les trois facteurs dont dépend tout
projet :

 Durée : Il s'agit du temps nécessaire à achever le projet, reflété dans les prévisions de votre
projet.
 Budget : Le budget du projet est basé sur le coût des ressources : personnel, équipement et
matériaux nécessaires à la réalisation des tâches.

 Portée : Il s'agit des objectifs et des tâches du projet ainsi que du travail nécessaire pour
atteindre ces objectifs.

Ce trio durée, budget et portée constitue le triangle du projet. L'ajustement de l'un de ces
facteurs a des répercussions sur les deux autres. Même s'ils sont tous trois importants, l'un de
ces facteurs influence généralement davantage votre projet.

Université Polytechnique Internationale du Bénin (UPIB)

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La relation entre ces facteurs diffère d'un projet à l'autre et détermine les types de problèmes que
vous rencontrerez et les solutions que vous pourrez y apporter. Le fait de savoir où vous avez des
contraintes et où vous disposez de davantage souplesse simplifie la planification et la gestion de
votre projet.

La base de données Microsoft Project

En tant que responsable de projet, vous avez beaucoup à faire. En quoi Microsoft Project peut-il
vous aider ? En premier lieu, il stocke les informations relatives à votre projet dans sa base de
données. Ensuite, il les utilise pour calculer et garder à jour les prévisions, les coûts et d'autres
éléments, en créant une planification de projet. Plus vous fournirez d'informations, plus cette
planification sera précise.

Comme une feuille de calcul, Microsoft Project affiche les résultats de ses calculs
immédiatement. Mais la planification du projet ne peut être établie qu'à partir du moment où
vous avez entré les informations critiques concernant toutes les tâches. C'est seulement alors que
vous pourrez voir quand votre projet se terminera ou les dates auxquelles les tâches sont prévues.

Microsoft Project conserve les informations que vous entrez et celles qu'il calcule dans des
champs, qui contiennent des types d'informations spécifiques, comme le nom des tâches ou les
durées. Dans Microsoft Project, chaque champ apparaît généralement dans une colonne.

Visualisation des données dont vous avez besoin

Aujourd'hui, vous vous penchez sur les échéances. Demain, vous vous intéresserez aux coûts.
La base de données du projet contient une multitude d'informations, mais à un moment ou à un
autre, vous n'aurez besoin que de certaines d'entre elles. Pour accéder aux informations
requises, utilisez les outils suivants :

 Tables : elles définissent les colonnes affichées.

 Filtres : ils permettent de se concentrer sur des tâches ou ressources spécifiques.
 Affichages : ils présentent un sous-ensemble des données du projet sous une forme
facile à interpréter. Par exemple, le Diagramme de Gantt affiche les informations de
base sur les tâches dans des colonnes et un graphique à barres.

À la manière des chaînes de télévision, chaque affichage présente un type d'informations distinct.
Les tables et les filtres permettent de cibler les informations. De même que vous ne supprimez
pas une chaîne de télévision lorsque vous en changez, le fait de changer d'affichage, de table ou
de filtre peut masquer des informations, mais pas en supprimer. Elles restent dans la base de
données et à jour.

Comment Microsoft Project planifie

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Comment Microsoft Project planifie-t-il le début et la fin d'une tâche ? Il prend en compte de
nombreux facteurs, dont les interdépendances des tâches, les contraintes et les interruptions,
comme les jours de congé. Plus important, Microsoft Project planifie chaque tâche en se basant
sur la formule durée=travail/effort des ressources, où :

 durée représente le temps qui s'écoule avant que la tâche soit terminée.
 travail représente l'effort requis sur une période donnée pour accomplir la tâche.
 effort des ressources représente l'effort fourni par les ressources affectées à la tâche et leur
utilisation.

Par exemple, si :

 Trois peintres travaillent deux jours sur une tâche, selon un effort de 8 heures par jour, le
travail de chaque ressource est de 16 heures : (2 jours * 8 heures).
 L'effort total des ressources est de 24 heures par jour : (3 peintres * 8 heures).
 Le travail total pour la tâche est de 48 heures : (2 jours * 8 heures * 3 peintres).
 La durée est de 2 jours : 48 heures / (3 peintres * 8 heures).

La compréhension de cette formule est essentielle pour comprendre comment les changements
que vous apportez aux tâches affectent les prévisions du projet.

Assemblage

Après avoir créé la liste des tâches et fourni les informations sur les prévisions, votre
planification est établie. Vous obtenez un aperçu complet du déroulement de votre projet, y
compris sa date de fin et les dates de début et de fin de chaque tâche. Que faut-il faire à
présent ?

Examiner les chemins critiques à la recherche d'éventuels problèmes. Un chemin critique est
une série de tâches apparentées qui doivent être réalisées dans les temps impartis pour que le
projet se termine dans les délais prévus. Si une tâche du chemin critique est retardée, la date de
fin du projet peut également l'être.

 Évaluer et optimiser la planification jusqu'à ce qu'elle vous convienne. Avant de

commencer votre projet, et régulièrement pendant le projet, vous devrez évaluer et ajuster la
planification du projet. Étudiez la portée, les ressources et les prévisions.
 Mettre à jour l'avancement des tâches dans Microsoft Project. Vous obtiendrez ainsi
une planification de projet à jour. Vous pouvez procéder vous-même à cette mise à jour,
mais elle peut également être effectuée par l'équipe, grâce à Microsoft Project Central ou à
la messagerie électronique. Une fois la planification mise à jour, analysez-la pour voir l'effet
des modifications. Le projet présente-t-il un dépassement de budget ? Un membre de
l'équipe se retrouve-t-il maintenant à devoir travailler en heures supplémentaires ? Votre
projet se terminera-t-il avec du retard ?
 Clôturer le projet. Évaluez les leçons que vous avez tirées du déroulement du projet et les
méthodes recommandées
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Deuxième partie : Créer une planification de projet

Lorsque vous avez défini les objectifs et déterminé les principales phases du projet, vous pouvez
passer à la création proprement dite de votre planification.

Tout d'abord, entrez et organisez la liste des tâches à accomplir, en précisant la durée de chaque
tâche. Ajoutez à votre planification les personnes, l'équipement et les matériaux, ainsi que leurs
coûts. Affectez ensuite ces ressources aux tâches. Microsoft Project crée des prévisions en se
basant sur ces informations. Vous pouvez vérifier les prévisions et les ajuster en fonction de vos
besoins.

Les leçons de cette section vous guident dans le processus de création de votre planification de
projet.

Leçon 1 : Comment définir un projet ?

Pour créer des prévisions, les premières étapes consistent à créer un nouveau fichier, définir la
date de début ou de fin du projet et entrer les informations d'ordre général sur le projet.

Cette leçon comprend trois procédures.

1. Créer un projet

Lorsque vous commencez un nouveau projet dans Microsoft Project, vous pouvez entrer la date
de début ou de fin de votre projet, mais pas les deux. Il est recommandé d'entrer uniquement la
date de début du projet et de laisser Microsoft Project calculer la date de fin lorsque vous en avez
terminé avec la saisie et la planification des tâches.

Si votre projet doit impérativement se terminer pour une date donnée, entrez uniquement la date
de fin du projet. Même si vous établissez initialement vos prévisions à partir de la date de fin du
projet, une fois que le travail du projet est commencé, il est préférable de revenir à des prévisions
à partir de la date de début.

1. Cliquez sur Nouveau .

Le bouton Nouveau peut être temporairement masqué. Il peut ne pas être visible
simplement parce qu'il n'y a pas assez de place pour afficher tous les boutons. Cliquez sur
Autres boutons , puis sur Nouveau
2. Dans la boîte de dialogue Informations sur le projet, tapez ou sélectionnez une date de
début ou une date de fin pour votre projet, puis cliquez sur OK.
3. Cliquez sur Enregistrer
4. Dans la zone Nom du fichier, tapez un nom pour votre projet, puis cliquez sur
Enregistrer.

Conseil Vous pouvez à tout moment modifier les informations sur votre projet en cliquant sur
Informations sur le projet dans le menu Projet.
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2. Entrer les informations clés sur le projet

Chaque projet possède un ensemble unique de composants : les tâches impliquées, les personnes
qui les réalisent et l'objectif du projet. Pour vous aider à mémoriser et à communiquer les
informations importantes, entrez-les. Vous pourrez ainsi vous y référer chaque fois que
nécessaire.

1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Propriétés, puis sur l'onglet Résumé.
2. Entrez toutes les informations que vous jugerez utiles sur votre projet, par exemple, le
responsable du projet et la personne qui sera chargée de maintenir à jour le fichier de
projet, l'objectif du projet, les éventuelles limitations risquant de rendre difficile
d'atteindre cet objectif et d'autres remarques d'ordre général sur le projet.
3. Cliquez sur OK.

Conseil Pour rechercher une commande de menu qui n'est pas visible, cliquez sur les flèches
situées en bas du menu. Le menu se déroule pour faire apparaître d'autres commandes. Vous
pouvez également développer un menu en double-cliquant dessus.

3. Définir le calendrier du projet

Vous pouvez modifier le calendrier de projet de sorte qu'il reflète les jours ouvrés et les horaires
de travail de chaque personne affectée à votre projet. Par défaut, le calendrier prévoit les jours
ouvrés du lundi au vendredi et les horaires de travail de 8:00 à 17:00, avec une heure pour le
déjeuner.

Vous pouvez spécifier les périodes chômées comme les samedis, dimanches et soirées, ainsi que
les jours de congé spéciaux.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2. Dans le menu Outils, cliquez sur Modifier le temps de travail.
3. Sélectionnez une date dans le calendrier.
 Pour modifier un jour de la semaine sur la totalité du calendrier, par exemple,
pour faire en sorte que la journée du vendredi se termine à 16:00, cliquez sur
l'abréviation du jour en question en haut du calendrier.
 Pour modifier tous les jours ouvrés, par exemple, pour faire en sorte que la
semaine de travail aille du mardi au vendredi avec des horaires commençant à
9:00, cliquez sur l'abréviation (comme Ma pour mardi) du premier jour ouvré de
la semaine. Maintenez la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur le dernier jour
ouvré de la semaine (comme V pour vendredi).
4. Cliquez sur Chômé pour les jours de congé, ou sur Ouvré hors défaut pour modifier les
horaires de travail.
5. Si vous avez cliqué sur Ouvré hors défaut à l'étape 3, tapez les heures auxquelles le travail
doit démarrer dans les zones De et celles auxquelles il doit se terminer dans les zones À.
6. Cliquez sur OK.
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Leçon 2 : Comment entrer et organiser une liste de tâches ?

Tout d'abord, dressez la liste des étapes requises pour atteindre les objectifs de votre projet.
Commencez par classer le travail en parties générales, puis décomposez chaque partie en
diverses tâches, chacune ayant trait à un seul élément livrable. Ajoutez les jalons. Enfin,
collectez et entrez les estimations de durée.

Après avoir entré les informations sur les tâches, créez une hiérarchie qui vous aidera à visualiser
la structure du projet.

À l'issue de cette leçon, vous disposerez d'une liste de tâches organisées en tâches récapitulatives
et détaillées.

Cette leçon comprend cinq procédures

1. Entrer les tâches et leur durée

Un projet classique est constitué d'une série de tâches apparentées. Une tâche représente un
volume de travail et concerne un élément livrable précis ; elle doit être suffisamment courte pour
permettre un suivi régulier de son avancement. Les tâches doivent en règle générale avoir une
durée comprise entre un jour et deux semaines.

Entrez les tâches dans l'ordre dans lequel elles doivent intervenir. Estimez ensuite le temps qui
sera nécessaire à leur réalisation et entrez vos estimations en tant que durée. Microsoft Project
utilise les durées pour calculer le volume de travail à effectuer sur la tâche.

Remarque :

N'entrez pas de dates dans les champs Début et Fin de chaque tâche. Microsoft Project les
calculera en fonction des liens qui existent entre les tâches, informations que vous entrerez au
cours de la leçon suivante.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2. Dans le champ Nom de la tâche, tapez un nom de tâche et appuyez sur TAB.
Microsoft Project entre une durée estimée d'une journée pour la tâche, suivie d'un point
d'interrogation.
3. Dans le champ Durée, tapez le temps que prendra une tâche en mois, semaines, jours,
heures ou minutes, sans compter les périodes chômées. Vous pouvez utiliser les
abréviations suivantes :

mois = ms

semaines = s

jours = j

heures = h

minutes = m
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Remarque :
Pour représenter une durée estimée, tapez un point d'interrogation après la durée.
4. Appuyez sur ENTRÉE.

Conseil : Vous pouvez également ajouter une remarque sur une tâche. Dans le champ Nom de
la tâche, sélectionnez la tâche, puis cliquez sur Remarques sur la tâche . Tapez vos
informations dans la zone Remarques, puis cliquez sur OK.

Remarque

Le bouton de barre d'outils qui vous intéresse est peut-être temporairement masqué. Il peut ne
pas être visible simplement parce qu'il n'y a pas assez de place pour afficher tous les boutons.
Cliquez sur Autres boutons , puis cliquez sur Remarques sur la tâche .

2. Créer un jalon
Un jalon est une tâche que vous utilisez pour identifier des événements importants dans vos
prévisions, tels que l'achèvement d'une phase principale. Lorsque vous entrez une durée égale à

zéro pour une tâche, Microsoft Project affiche le symbole du jalon dans le Diagramme de
Gantt au début de ce jour.

1. Dans le champ Durée, cliquez sur la durée de la tâche dont vous souhaitez faire un
jalon, puis tapez 0j.
2. Appuyez sur ENTRÉE.

Remarque :

Bien qu'une tâche dont la durée est 0 soit automatiquement marquée comme jalon, vous
pouvez faire de n'importe quelle tâche un jalon. Pour cela, cliquez sur la tâche dans le champ
Nom de la tâche. Cliquez sur Informations sur la tâche , sur l'onglet Confirmé, puis
activez la case à cocher Marquer la tâche en tant que jalon.

Conseil Pour afficher tous les jalons, cliquez sur Jalons dans la liste Filtre. Pour revenir à
l'affichage de l'ensemble du projet, cliquez sur Toutes les tâches dans la liste Filtre.

3. Créer une tâche répétitive

Les tâches répétitives sont des tâches qui reviennent à intervalles réguliers, par exemple, des
réunions hebdomadaires. Une tâche répétitive peut avoir lieu tous les jours, toutes les semaines,
tous les mois ou tous les ans. Vous pouvez spécifier la durée de chaque occurrence, le moment
où elle se déroulera et pendant combien de temps ou combien de fois elle devra se produire.

1. Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la ligne située au-dessous de l'endroit où
vous voulez faire figurer la tâche répétitive.
2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Tâche répétitive.
3. Dans la zone Nom de la tâche, tapez le nom de la tâche.
4. Dans la zone Durée, tapez ou sélectionnez la durée d'une occurrence de la tâche.
5. Sous Périodicité, cliquez sur Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel.
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6. À droite de Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel, spécifiez la fréquence de

la tâche.
7. Sous Plage de périodicité, tapez une date de début dans la zone Début, puis sélectionnez
Fin après ou Fin le.

 Si vous avez sélectionné Fin après, tapez le nombre d'occurrences de la tâche.

 Si vous avez sélectionné Fin le, tapez la date de fin souhaitée de la tâche répétitive.

8. Cliquez sur [Link] : Pour afficher toutes les instances d'une tâche répétitive,
cliquez sur le signe situé à côté de la tâche répétitive principale.

4. Structurer les tâches selon un plan logique

Le mode plan permet d'organiser les tâches en tronçons plus faciles à gérer. Vous pouvez
abaisser les tâches apparentées sous une tâche plus générale, créant ainsi une hiérarchie. Les
tâches générales sont appelées tâches récapitulatives ; les tâches abaissées sous une tâche
récapitulative sont appelées tâches subordonnées. Les dates de début et de fin d'une tâche
récapitulative sont déterminées par la date de début de la tâche subordonnée qui commence le
plus tôt et la date de fin de celle qui se termine le plus tard.

Pour organiser la hiérarchie, utilisez les boutons de mode plan :

Abaisser Hausser
Afficher les tâches subordonnées Masquer les tâches
subordonnées
Afficher toutes les tâches
subordonnées

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2. Cliquez sur la première tâche dont vous souhaitez faire une tâche subordonnée.
3. Dans le menu Insertion, cliquez sur Nouvelle tâche.
4. Dans la ligne insérée, tapez le nom de la nouvelle tâche récapitulative dans le champ
Nom de la tâche.
5. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez les tâches dont vous souhaitez faire des
tâches subordonnées.
6. Cliquez sur Abaisser pour abaisser ces tâches.

Conseil : Vous pouvez abaisser ou hausser rapidement une tâche à l'aide de la souris.
Sélectionnez la tâche, puis placez le pointeur sur la première lettre du nom de la tâche. Lorsque
que le pointeur prend la forme d'une flèche bidirectionnelle, faites-le glisser vers la droite pour
abaisser la tâche ou vers la gauche pour la hausser.

5. Modifier une liste de tâches

Lorsque vous créez une liste de tâches, vous serez probablement amené à décomposer des tâches
importantes en tâches plus petites et à réorganiser les tâches. Vous pouvez copier, supprimer ou
déplacer des tâches de votre projet.
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Vous avez aussi la possibilité de réorganiser facilement les phases du projet dans des prévisions
en mode plan. Lorsque vous déplacez ou supprimez une tâche récapitulative, ses tâches
subordonnées sont également déplacées ou supprimées.

1. Dans le champ N° (complètement à gauche), sélectionnez la tâche que vous souhaitez

copier, déplacer ou supprimer.

 Pour sélectionner une ligne, cliquez sur le numéro de la tâche.

 Pour sélectionner un groupe de lignes adjacentes, maintenez la touche MAJ enfoncée et
cliquez sur le premier et sur le dernier numéro d'identification du groupe.
 Pour sélectionner plusieurs lignes non adjacentes, maintenez la touche CTRL enfoncée et
cliquez sur les numéros de tâches de votre choix.

2. Copiez, déplacez ou supprimez la tâche.

 Pour copier la tâche, cliquez sur Copier .

 Pour déplacer la tâche, cliquez sur Couper .

 Pour supprimer la tâche, appuyez sur SUPPR.

3. Pour déplacer la sélection que vous avez coupée ou dupliquer la sélection que vous avez
copiée, sélectionnez les lignes où vous souhaitez la coller.
Veillez à sélectionner les lignes dans leur intégralité.
4. Cliquez sur Coller .

Si la ligne de destination contient des informations, les nouvelles lignes seront insérées au-dessus
de celle-ci.

Remarque :

Le bouton de barre d'outils qui vous intéresse est peut-être temporairement masqué. Il peut ne
pas être visible simplement parce qu'il n'y a pas assez de place pour afficher tous les boutons.
Cliquez sur Autres boutons , puis sur le bouton voulu.

Conseil Pour ajouter une nouvelle tâche entre deux tâches existantes, cliquez sur un numéro de
tâche et appuyez sur la touche INS. Après insertion de la nouvelle tâche, les tâches sont
automatiquement renumérotées.

Leçon 3 : Quand les tâches commenceront-elles et se termineront-elles ?

Une fois la liste de tâches créée et organisée en mode plan, le moment est venu de s'occuper des
liaisons entre différentes tâches ou entre des tâches et des dates spécifiques. Il existe différents
types de relations entre les tâches, par exemple, les liaisons qui indiquent qu'une tâche
commence lorsqu'une autre se termine. Ces liaisons sont appelées interdépendances des tâches.
Microsoft Project détermine automatiquement les dates de début et de fin des tâches qui
dépendent d'autres tâches.
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L'avantage des interdépendances ou des tâches « liées » réside dans le fait que chaque fois qu'une
tâche est modifiée, les tâches qui lui sont associées sont automatiquement replanifiées. Vous
pouvez affiner les prévisions liées aux tâches en utilisant des contraintes, superposer ou retarder
des tâches et fractionner des tâches lorsque le travail s'arrête momentanément.

Cette leçon comprend cinq procédures.

1. Établir des relations entre des tâches

Pour établir des relations entre certaines tâches, utilisez les interdépendances de tâches. Tout
d'abord, sélectionnez les tâches apparentées, liez-les, puis modifiez le type d'interdépendance, si
nécessaire. La tâche dont la date de début ou de fin dépend d'une autre tâche est le successeur. La
tâche dont dépend le successeur est le prédécesseur. Par exemple, si vous liez « Fixer l'horloge »
à « Peindre le mur », « Fixer l'horloge » est le successeur et « Peindre le mur » le prédécesseur.

Une fois que les tâches sont liées, si les dates du prédécesseur sont modifiées, celles du
successeur sont affectées. Par défaut, Microsoft Project crée une interdépendance de fin à début.
Ce type de relation n'étant pas approprié à toutes les situations, vous pouvez changer de type
pour choisir une relation de début à début, de fin à fin ou de début à fin pour définir votre projet
de façon réaliste.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez au moins deux tâches à lier dans l'ordre
selon lequel vous souhaitez qu'elles soient liées.
Pour sélectionner des tâches adjacentes, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur la
première et sur la dernière tâche que vous voulez lier.
Pour sélectionner des tâches non adjacentes, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez
sur les tâches que vous souhaitez lier, dans l'ordre.
3. Cliquez sur Lier les tâches .
4. Pour modifier une interdépendance de tâches, double-cliquez sur la ligne de liaison entre

les tâches concernées.

La boîte de dialogue Interdépendance des tâches s'ouvre. Si c'est la boîte de dialogue
Styles des barres qui s'affiche, cela signifie que vous n'avez pas cliqué précisément sur la
liaison. Vous devez fermer cette boîte de dialogue et cliquer de nouveau sur la liaison.
5. Dans la zone Type, sélectionnez le type de liaison qui vous convient, puis cliquez sur
OK.

Remarque

Pour supprimer une liaison entre certaines tâches, sélectionnez les tâches en question dans le
champ Nom de la tâche, puis cliquez sur Supprimer lier les tâches . De nouvelles
prévisions des tâches sont réalisées en fonction des liaisons à d'autres tâches ou contraintes.

2. Superposer des tâches ou ajouter un retard entre elles

Après avoir ordonné des tâches en les liant, vous pouvez aussi les superposer ou les retarder.
Dans Microsoft Project, pour retarder des tâches, il faut ajouter un retard au prédécesseur. Pour
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superposer des tâches, il faut entrer une avance. Vous avez aussi la possibilité d'entrer un temps
de retard ou d'avance sous la forme d'un pourcentage de la durée de la tâche.

1. Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter
une avance ou un retard (elle doit avoir des prédécesseurs), puis cliquez sur
Informations sur la tâche .
2. Cliquez sur l'onglet Prédécesseurs.
3. Dans la colonne Retard, tapez le temps d'avance ou de retard voulu, en tant que durée ou
en tant que pourcentage de la durée du prédécesseur.

 Tapez l'avance sous la forme d'un nombre négatif (par exemple, -2j pour une avance de
deux jours) ou d'un pourcentage.
 Tapez le retard sous la forme d'un nombre positif ou d'un pourcentage.

4. Cliquez sur OK.

Conseil : Pour ajouter rapidement une avance ou un retard à un successeur, double-cliquez sur la
ligne de liaison du Diagramme de Gantt, puis tapez l'avance ou le retard dans la zone Retard de
la boîte de dialogue Interdépendance des tâches.

3. Définir une date de début ou de fin spécifique pour une tâche

Pour prévoir vos tâches de manière optimale, entrez des durées, créez des interdépendances pour
les tâches et laissez Microsoft Project calculer les dates de début et de fin à votre place.
Toutefois, si nécessaire, vous avez aussi la possibilité de définir une date de début ou de fin
spécifique pour une tâche.

Les contraintes de tâches qui lient des tâches à des dates spécifiques sont appelées contraintes
fixes ; les contraintes présentant le moins de souplesse sont celles qui ont trait aux dates de début
ou de fin. Dans la mesure où Microsoft Project tient compte des contraintes définies lorsqu'il
calcule vos prévisions, n'utilisez ces contraintes fixes que lorsque certaines tâches doivent
impérativement commencer ou se terminer à une date donnée.

1. Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche pour laquelle vous souhaitez définir
une date de début ou de fin, puis cliquez sur Informations sur la tâche .
2. Cliquez sur l'onglet Confirmé.
3. Dans la zone Type de contrainte, cliquez sur un type de contrainte.
4. Tapez ou sélectionnez une date dans la zone Date contrainte, puis cliquez sur OK.

Remarque :

Si vous sélectionnez une date de début pour une tâche dans le champ Début du Diagramme de
Gantt ou si vous faites glisser une barre du Gantt pour modifier la date de début, Microsoft
Project définit une contrainte Début Au Plus Tôt Le en fonction de la nouvelle date de début. Si
vous sélectionnez une date de fin pour une tâche, Microsoft Project affecte automatiquement une
contrainte Fin Au Plus Tôt Le.
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4. Ajouter une échéance à une tâche

Lorsque vous définissez une échéance pour une tâche, Microsoft Project affiche un indicateur si
la tâche est prévue pour se terminer après l'échéance.

La définition d'une échéance n'affecte pas la façon dont les tâches sont prévues. Cela permet
simplement de faire en sorte que Microsoft Project vous informe qu'une tâche se terminera après
son échéance, vous donnant ainsi la possibilité d'ajuster les prévisions pour respecter cette
échéance.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2. Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche pour laquelle vous souhaitez définir
une échéance.
3. Cliquez sur Informations sur la tâche , puis sur l'onglet Confirmé
4. Sous Contrainte sur la tâche, tapez ou sélectionnez la date d'échéance dans la zone
Échéance, puis cliquez sur OK.
Conseil : Vous pouvez faire glisser le symbole d'échéance dans le Diagramme de Gantt pour
modifier la date d'échéance.

5. Fractionner une tâche en segments

Vous pouvez fractionner une tâche si le travail sur la tâche s'interrompt, pour être repris plus tard
dans les prévisions. Cela peut être utile, par exemple, lorsque vous vous trouvez dans l'obligation
d'interrompre le travail sur une tâche afin de travailler sur une autre. Vous pouvez fractionner
une tâche autant de fois que nécessaire.

Notez que fractionner une tâche en segments et entrer une tâche répétitive sont deux choses
différentes, la tâche répétitive devant se produire à intervalles réguliers, comme les réunions du
personnel.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2. Cliquez sur Fractionner la tâche .
3. Dans la barre du Gantt de la tâche, cliquez sur la date à laquelle vous voulez effectuer
le fractionnement et faites glisser la deuxième partie de la barre jusqu'à la date de reprise
du travail. Conseil Vous pouvez supprimer le fractionnement en faisant glisser une
partie de la tâche fractionnée pour la mettre en contact avec une autre partie.

Leçon 4 : Comment affecter des ressources ?

Affectez des ressources aux tâches lorsque vous souhaitez :

 Suivre le volume de travail effectué par les personnes et l'équipement affectés aux tâches ou
la quantité de matériel utilisée.
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 Avoir plus de souplesse dans la planification des tâches.

 Contrôler les ressources qui ont trop peu ou trop de travail affecté.

 Effectuer le suivi du coût des ressources.

Si vous n'entrez pas d'informations sur les ressources, Microsoft Project calcule vos prévisions
en se basant uniquement sur la durée et les interdépendances des tâches.

Cette leçon comprend cinq procédures.

1. Créer une liste de ressources

Vous pouvez utiliser le Tableau des ressources de Microsoft Project pour créer une liste des
personnes, de l'équipement et des ressources matérielles qui composeront votre équipe et seront
nécessaires à la réalisation des tâches du projet. Votre liste de ressources sera constituée de
ressources Travail ou de ressources matérielles. Les ressources de type travail sont les personnes
ou l'équipement ; les ressources matérielles sont les matériaux ou les fournitures consommables,
comme du béton, du bois ou des clous.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Entrée.
3 Dans le champ Nom de la ressource, tapez le nom d'une ressource.
4 Si vous souhaitez désigner un groupe de ressources, dans le champ Groupe correspondant
au nom de la ressource, tapez le nom du groupe en question.
5 Dans le champ Type, spécifiez le type de la ressource :

 Pour une ressource de type travail (personne ou équipement), choisissez le type de

ressource Travail.
 Pour une ressource matérielle (consommée pendant le projet), choisissez le type de
ressource Matériel.

6 Pour chaque ressource de type travail (personne ou équipement), tapez le nombre d'unités
disponibles pour cette ressource dans le champ Capacité max, sous la forme d'un pourcentage.
Par exemple, tapez 300 % pour indiquer que trois unités d'une ressource donnée sont requises à
plein temps.
7 Pour chaque ressource matérielle (fournitures consommées pendant le projet), dans le champ
Étiquette Matériel, tapez une unité de mesure pour la ressource matérielle, par exemple, tonne.

Remarques

 Les groupes de ressources peuvent être utilisés pour trier, filtrer ou regrouper des
tâches en fonction des ressources appartenant à tel ou tel groupe. Vous pouvez utiliser
des groupes pour indiquer à quel service appartient une ressource humaine ou pour
spécifier des codes comptables à des fins de facturation.
 Vous ne pouvez pas affecter des groupes de ressources à des tâches. Si vous souhaitez
spécifier des ressources consolidées, comme « Charpentiers », « Rédacteurs » ou
« Ingénieurs », entrez leur nom comme nom de la ressource, puis affectez le nom de la
ressource aux tâches.
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Conseil : Lorsque vous travaillez dans le Diagramme de Gantt ou les autres affichages de
tâches, vous pouvez entrer des noms de ressources supplémentaires. Pour affecter des ressources
supplémentaires, cliquez sur Affectation des ressources , puis tapez un nom de ressource
dans le champ Nom. Vous pouvez également cliquer sur Adresse et sélectionner une ressource
dans votre carnet d'adresses de messagerie.

2. Modifier les prévisions de travail d'une ressource

Les horaires de travail et les jours de congé du calendrier de projet sont ceux définis par défaut
pour toutes les ressources. Lorsqu'une ressource individuelle travaille selon une planification
entièrement différente ou lorsque vous devez tenir compte de congés ou du temps
d'indisponibilité de certains équipements, vous pouvez modifier le calendrier de la ressource en
question.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources, puis sélectionnez la ressource
pour laquelle vous souhaitez modifier la planification.
2 Dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur la ressource, puis sur l'onglet Temps
travaillé.
3 Dans le calendrier, sélectionnez les jours que vous souhaitez modifier.

Pour modifier un jour de la semaine dans l'ensemble du calendrier, cliquez sur l'abréviation
correspondante en haut du calendrier.

4 Cliquez sur Par défaut, Chômé ou Ouvré hors défaut.

Si vous cliquez sur Par défaut, les jours sélectionnés reviennent au calendrier par défaut
Standard de Microsoft Project, qui prévoit des horaires de travail de 8:00 à 12:00 et de 13:00 à
17:00, du lundi au vendredi.

5 Si vous avez cliqué sur Ouvré hors défaut à l'étape 4, tapez les heures de début du travail
dans les zones De et les heures de fin dans les zones À.
6 Cliquez sur OK.

Conseil : Si un groupe de ressources travaille selon les mêmes horaires spéciaux et les mêmes
jours de congé, vous pouvez créer pour elles un nouveau calendrier de base. Dans le menu
Outils, cliquez sur Modifier le temps de travail. Cliquez sur Créer et tapez un nom pour le
nouveau calendrier de base. Cliquez sur Créer un nouveau calendrier de base si vous
souhaitez commencer avec un calendrier par défaut.

Ou, pour baser le nouveau calendrier sur un calendrier existant, cliquez sur Faire une copie du,
puis cliquez sur le nom du calendrier existant dans la zone Calendrier. Cliquez sur OK, puis
modifiez les jours et les horaires dans le calendrier. Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau
des ressources, puis sélectionnez le nouveau calendrier de base dans le champ Calendrier de
base de chacune des ressources auxquelles vous souhaitez affecter ce calendrier.
 16

3. Affecter des ressources à des tâches

Lorsque vous affectez une ressource à une tâche, vous créez une affectation. Vous pouvez
affecter n'importe quelle ressource à n'importe quelle tâche et modifier les affectations à tout
moment.

Vous pouvez affecter plusieurs ressources à une tâche et spécifier si une ressource travaille à
temps complet ou partiel sur une tâche. Si le travail affecté à une ressource dépasse le nombre
d'heures quotidien prévu dans le calendrier du temps travaillé de la ressource, Microsoft Project
affiche en rouge le nom de cette ressource surutilisée dans les affichages des ressources.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche à laquelle vous souhaitez affecter une
ressource, puis sur Affectation des ressources .
3 Dans le champ Nom, cliquez sur la ressource à affecter à la tâche.
4 Pour affecter une ressource à temps partiel, tapez ou sélectionnez un pourcentage
inférieur à 100 dans la colonne Unités pour refléter le travail à temps partiel de cette ressource
sur la tâche.

 Pour affecter plusieurs ressources différentes, maintenez la touche CTRL enfoncée et

cliquez sur les noms des ressources concernées.
 Pour affecter plusieurs ressources ayant les mêmes fonctions (par exemple, deux
charpentiers), tapez ou sélectionnez un pourcentage supérieur à 100 dans la colonne
Unités. Si nécessaire, tapez le nom d'une nouvelle ressource dans la colonne Nom.

5 Cliquez sur Affecter.

Une coche à gauche de la colonne Nom indique que la ressource est affectée à la tâche
sélectionnée.

6 Cliquez sur Fermer.

Conseil Vous pouvez remplacer une ressource par une autre. Sélectionnez la tâche à laquelle
est affectée la ressource à remplacer. Dans la boîte de dialogue Affecter les ressources,
sélectionnez la ressource affectée et cliquez sur Remplacer. Sélectionnez une ou plusieurs
ressources à affecter, puis cliquez sur OK.

4. Définir la durée d'une tâche

Lorsque vous affectez davantage de ressources à une tâche, Microsoft Project en écourte
automatiquement la durée. Par exemple, une tâche d'une durée d'une journée à laquelle est
affectée une ressource a 8 heures de travail. Avec les prévisions pilotées par l'effort, si vous
affectez une deuxième ressource, la tâche aura toujours 8 heures de travail, mais sa durée sera
réduite à une demi-journée.

Si, au lieu de cela, vous souhaitez modifier le volume de travail de la tâche, vous pouvez
désactiver les prévisions pilotées par l'effort et affecter une autre ressource. La tâche aura alors
16 heures de travail, mais toujours une durée d'une journée.
 17

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez les tâches pour lesquelles vous souhaitez
désactiver les prévisions pilotées par l'effort.
3 Cliquez sur Informations sur la tâche , puis sur l'onglet Confirmé.
4 Désactivez la case à cocher Pilotée par l'effort, puis cliquez sur OK.

Désormais, l'ajout de ressources n'aura plus pour effet de modifier la durée de la tâche.

Conseil Vous pouvez désactiver les prévisions pilotées par l'effort pour toutes les nouvelles
tâches que vous créez. Les tâches existantes n'en seront pas affectées. Dans le menu Outils,
cliquez sur Options, sur l'onglet Prévisions, puis désactivez la case à cocher Les nouvelles
tâches sont pilotées par l'effort.

5. Vérifier et modifier les affectations de ressources

L'affichage Utilisation des ressources présente les ressources d'un projet sous lesquelles sont
regroupées les tâches qui leur sont affectées. Cet affichage vous permet de déterminer le nombre
d'heures de travail planifiées pour chaque ressource sur des tâches spécifiques et de détecter les
ressources surutilisées. Vous pouvez aussi calculer le temps disponible de chaque ressource en
vue d'affectations de travail supplémentaires.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.

Pour voir d'autres informations sur les affectations de ressources, comme le travail et le coût,
pointez sur Table dans le menu Affichage, puis cliquez sur la table que vous souhaitez appliquer
dans l'affichage Utilisation des ressources.

2 Dans la colonne Nom de la ressource, examinez les affectations de la ressource.

3 Pour réaffecter une tâche d'une personne à une autre, sélectionnez toute la ligne, positionnez
le pointeur sur le champ N° (première colonne à gauche), puis faites glisser la tâche vers son
nouvel emplacement.

Remarques

 Vous pouvez modifier l'échelle de temps afin d'utiliser un nouveau découpage, par
exemple, par semaines, s'il est mieux adapté à votre projet. Dans le menu Format,
cliquez sur Échelle de temps et modifiez les valeurs des zones Unités situées sous
Découpage principal et Découpage secondaire.
 Un changement d'affichage ou de table modifie uniquement les informations de projet
affichées à l'écran ; il n'ajoute ni ne retire aucune information au projet.
 Lorsque le nom d'une ressource figure en rouge et en gras, cela signifie que cette
ressource est surutilisée.

Leçon 5 : Comment entrer des coûts ?

Que vous deviez justifier chaque dépense liée à chacune des tâches ou le coût global du projet, la
saisie de taux pour le travail d'une ressource sur des tâches ou pour les coûts fixes liés aux tâches
vous permet de voir si vous respectez le budget établi.
 18

Vous pouvez choisir à quel moment l'allocation des coûts doit intervenir, entrer, pour les
ressources, les coûts d'utilisation et les taux applicables aux heures supplémentaires et prévoir les
augmentations.

Cette leçon comprend cinq procédures.

1. Affecter des coûts aux ressources

Pour que vous puissiez gérer précisément les coûts liés au projet, Microsoft Project vous permet
d'affecter des taux aux ressources humaines et matérielles. Vous pouvez affecter aux ressources
des taux standard, des taux applicables aux heures supplémentaires ou des coûts d'utilisation.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Entrée.
3 Dans le champ Nom de la ressource, sélectionnez une ressource ou tapez le nom d'une
nouvelle ressource.
4 Dans le champ Type, cliquez sur Travail si la ressource est une personne ou une machine,
ou sur Matériel s'il s'agit de matériel ou de fournitures (par exemple, du ciment).
5 Pour une ressource de type travail, dans le champ Tx. Standard, Tx. Hrs. sup. ou
Coût/Utilisation, tapez les taux applicables à la ressource.

Pour une ressource matérielle, dans le champ Étiquette Matériel, tapez une unité de mesure
(tonne, par exemple) et tapez un taux dans le champ Tx. Standard ou Coût/Utilisation.

6 Appuyez sur ENTRÉE.

Conseil Vous pouvez définir les taux standard et heures supplémentaires pour chaque nouvelle
ressource que vous entrez. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Général.
Dans les zones Taux standard par défaut et Taux heures sup. par défaut, tapez les nouveaux
taux. Si vous souhaitez utiliser ce paramétrage pour tous les projets à venir, cliquez sur Définir
par défaut.

Remarque

S'il est prévu que le taux d'une ressource change pendant le projet, si une ressource est payée
selon différents taux en fonction des affectations ou encore, si vous travaillez avec différentes
qualités de matériel, cliquez sur Tableau des ressources dans le menu Affichage. Dans le
champ Nom de la ressource, sélectionnez une ressource, puis cliquez sur Informations sur la
ressource . Ensuite, entrez les informations dans l'onglet Coûts.

2. Définir les coûts fixes liés aux tâches

Lorsque vous connaissez le coût exact associé à une tâche, comme le coût d'un équipement, vous
pouvez entrer un coût fixe.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Coût.
3 Dans le champ Coût fixe de la tâche, tapez le coût.
 19

4 Appuyez sur ENTRÉE.

Conseil : Dans la table Coût, vous pouvez également décider du moment où l'allocation du coût
fixe interviendra en sélectionnant une méthode d'allocation dans le champ Allocation des coûts
fixes.

3. Choisir la méthode d'allocation des coûts

Dans Microsoft Project, la méthode d'allocation par défaut des coûts liés aux ressources
correspond à une répartition proportionnelle des coûts sur la durée de la tâche. Vous pouvez
toutefois changer de méthode d'allocation pour faire en sorte que les coûts liés aux ressources
soient imputés globalement au début ou à la fin de la tâche.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Entrée.
3 Dans le champ Allocation, cliquez sur la méthode que vous souhaitez utiliser.

Remarques

 Lorsque vous entrez des changements de taux variables dans le temps pour une
ressource et que vous utilisez une méthode d'allocation des coûts en fonction d'une
répartition proportionnelle, les coûts sont calculés selon le taux applicable à la période
correspondante. Ces coûts peuvent donc être modifiés tout au long de la réalisation de
la tâche.
 Vous ne pouvez pas effectuer de répartition proportionnelle pour les coûts d'utilisation
des ressources ou les allouer à la fin d'une affectation de tâche. Ils sont toujours
alloués au début de l'affectation.

4. Visualiser le coût des tâches ou des ressources

Après avoir affecté des taux aux ressources ou des coûts fixes aux tâches, vous souhaiterez peut-
être examiner le coût total de ces affectations pour vérifier qu'elles cadrent bien avec vos
attentes. Si le coût total d'une tâche ou d'une ressource dépasse votre budget, vous devrez sans
doute revoir les coûts de chaque tâche et les affectations de tâches de chaque ressource pour voir
où des réductions sont possibles.

1 Pour afficher les coûts des tâches, dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages,
puis sur Tableau des tâches.

Pour afficher les coûts des ressources, dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des
ressources.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Coût.

Conseils

 Dans l'affichage Utilisation des tâches, vous pouvez également voir la répartition des
coûts sur la durée d'une tâche en affichant le détail de ses coûts. Dans le menu
 20

Affichage, cliquez sur Utilisation des tâches. Dans le menu Format, pointez sur
Détails, puis cliquez sur Coût.
 Vous pouvez voir les coûts des ressources de façon plus détaillée en cliquant sur
Utilisation des ressources dans le menu Affichage, en pointant sur Détails dans le
menu Format, puis en cliquant sur Coût. Vous pouvez également obtenir une
représentation graphique des totaux des coûts liés aux ressources en cliquant sur
Graphe ressources dans le menu Affichage, en pointant sur Détails dans le menu
Format, puis en cliquant sur Coût ou sur Coût cumulé.

5. Visualiser le coût de l'ensemble du projet

Vous pouvez afficher les coûts actuels, planifiés, réels et restants de votre projet afin de savoir si
vous respectez votre budget global. Ces coûts sont mis à jour chaque fois que Microsoft Project
recalcule votre projet.

1 Dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur le projet.

2 Cliquez sur Statistiques.
3 Sous Coût dans la ligne En cours, affichez le coût planifié total du projet.

Conseils

 Après avoir défini une planification initiale et commencé le suivi des coûts réels, vous
pouvez comparer les champs Planifié et Réel pour voir si les coûts totaux du projet
évoluent comme prévu.
 À mesure que le travail réel avance, vous pouvez également comparer la variation
entre les champs En cours et Restant pour voir si vous disposerez de suffisamment
d'argent pour terminer le projet.

Leçon 6 : Comment afficher les prévisions et leurs détails ?

Après avoir entré les données de base du projet, examinez-les. Vos échéances seront-elles
respectées ? Si ce n'est pas le cas, revoyez les tâches menant aux jalons et vérifiez qu'elles ont été
correctement planifiées.

Considérez en premier lieu la vue d'ensemble du projet : ses dates de début et de fin et le chemin
critique. Entrez ensuite dans le détail. Visualisez les tâches et les ressources dans des affichages
que vous pourrez modifier selon vos besoins.

Cette leçon comprend huit procédures.

1. Afficher l'ensemble du projet à l'écran

Vous pouvez obtenir une vue d'ensemble des dates de début et de fin de votre projet et voir à
quels moments se dérouleront les principales phases du projet en effectuant des zooms avant ou
arrière dans le Diagramme de Gantt.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le menu Affichage, cliquez sur Zoom, sur Ensemble du projet, puis sur OK.
 21

Conseils

 Pour voir les barres du Gantt sur une échelle de temps plus grande ou plus petite,
cliquez sur Zoom avant ou sur Zoom arrière .
 Si vous devez faire défiler vers le bas pour voir la date de fin du projet et que vous
avez organisé les tâches selon une structure hiérarchique, vous pouvez afficher
uniquement les tâches récapitulatives de niveau supérieur. Cliquez sur l'en-tête du
champ N° (cellule tout en haut à gauche dans le Diagramme de Gantt), puis sur
Masquer les tâches subordonnées .
 Pour afficher les tâches jusqu'à un niveau hiérarchique donné, cliquez sur l'en-tête de
la colonne N° (champ tout en haut à gauche dans le Diagramme de Gantt). Cliquez sur
Afficher , puis sur le niveau qui vous convient.

2. Vérifier la date de fin ou de début du projet

Vous pouvez examiner les informations importantes sur le projet, comme sa date de fin, pour
savoir si le projet tel qu'il est actuellement planifié se déroulera conformément à vos attentes.

 Dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur le projet, puis sur Statistiques.

Les dates de début et de fin du projet s'affichent, de même que le travail total et le coût
total du projet.

3. Identifier le chemin critique

Le chemin critique est une série de tâches devant être achevées selon les prévisions pour que le
projet se termine à temps. Dans un projet classique, de nombreuses tâches disposent d'une
certaine marge et peuvent donc être un peu retardées sans affecter sa date de fin. Les tâches
critiques sont des tâches qu'il est impossible de retarder sans compromettre la date de fin du
projet. Lorsque vous modifiez les tâches en vue de résoudre les problèmes de surutilisation ou
d'autres problèmes dans vos prévisions, n'oubliez pas que toute modification des tâches critiques
affecte la date de fin du projet.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Cliquez sur Assistant Diagramme de Gantt .
3 Suivez les instructions de l'Assistant Diagramme de Gantt pour mettre en forme les tâches
du chemin critique.

Conseils

 Vous pouvez filtrer vos prévisions de façon à n'afficher que les tâches critiques. Dans
le menu Projet, pointez sur Filtré pour, puis cliquez sur Tâches critiques. Cliquez
sur Toutes les tâches dans le menu Filtre pour revenir à un affichage de l'ensemble
des tâches.
 Après avoir filtré les tâches critiques, vous pouvez les trier par durée pour les classer
de la plus longue à la plus courte. Ce tri vous permettra de voir où concentrer vos
efforts afin de raccourcir les tâches.
 22

4. Passer à un autre affichage

Vous pouvez afficher les informations sur le projet dans les affichages des tâches ou les
affichages des ressources. Certains affichages de tâches et de ressources sont de type tableau : ils
contiennent des colonnes (appelées champs) d'informations apparentées. Vous pouvez changer
de table dans un affichage tableau pour afficher des champs d'informations différents. D'autres
affichages représentent graphiquement les tâches ou la répartition des ressources (affichages
Calendrier, Organigramme des tâches et Graphe ressources), d'autres encore les tâches et les
ressources en fonction d'une échelle de temps (affichages Utilisation des tâches et Utilisation des
ressources).

 Dans le menu Affichage, cliquez sur l'affichage des tâches ou des ressources qui vous
intéresse.

Si l'affichage souhaité ne figure pas dans le menu Affichage, cliquez sur Plus
d'affichages pour étendre la liste. Cliquez sur un affichage de la liste Affichages, puis
cliquez sur Appliquer.

Remarque :

Un changement d'affichage modifie uniquement les informations de projet affichées à l'écran ;

il n'ajoute ni ne retire aucune information au projet.

5. Voir d'autres champs dans un affichage

Au moment où vous établissez une planification et un suivi de vos prévisions, il peut s'avérer
utile d'afficher diverses combinaisons d'informations. En changeant la table appliquée à un
affichage tableau vous pouvez modifier les champs d'informations présentés dans cet affichage.

1 Si nécessaire, dans le menu Affichage, cliquez sur l'affichage qui vous intéresse.

Pour utiliser un affichage ne figurant pas dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages,
cliquez sur l'affichage qui vous intéresse dans la liste Affichages, puis sur Appliquer.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur la table à appliquer.

Pour appliquer une table qui ne figure pas dans le sous-menu Table, cliquez sur Plus de tables,
sur la table de tâches ou de ressources qui vous intéresse, puis sur Appliquer.

Notez que les en-têtes des champs changent lorsque vous passez à une autre table.

6. Afficher des informations spécifiques en utilisant un filtre

Lorsque vous souhaitez vous concentrer sur certaines tâches ou ressources dans l'affichage
actuel, vous pouvez lui appliquer un filtre. Vous pouvez faire en sorte que le filtre n'affiche ou ne
mette en surbrillance que les tâches ou les ressources qui répondent aux critères définis pour ce
filtre.

1 Dans le menu Projet, pointez sur Filtré pour, puis cliquez sur le filtre à appliquer.
 23

Pour appliquer un filtre ne figurant pas dans le sous-menu Filtré pour ou pour appliquer un filtre
de mise en surbrillance, cliquez sur Plus de filtres.

2 Cliquez sur Appliquer pour appliquer le filtre, ou sur Surbrillance pour appliquer un filtre
de mise en surbrillance.
3 Si vous appliquez un filtre interactif, tapez les valeurs requises, puis cliquez sur OK.
4 Pour désactiver un filtre, pointez sur Filtré pour dans le menu Projet, puis cliquez sur
Toutes les tâches ou Toutes les ressources.

Remarque

Vous ne pouvez pas appliquer des filtres de tâches à des affichages de ressources ni des filtres
de ressources à des affichages de tâches.

Conseil : Vous pouvez définir un filtre automatique dans de nombreux affichages pour trouver
facilement un sous-ensemble de données dans un champ. Dans le menu Projet, pointez sur
Filtré pour, puis cliquez sur Filtre automatique. Cliquez sur la flèche de la colonne qui
contient les informations que vous souhaitez afficher, puis cliquez sur une valeur que vous
souhaitez utiliser pour filtrer la table. Pour désactiver les filtres automatiques, pointez sur Filtré
pour dans le menu Projet, puis cliquez de nouveau sur Filtre automatique.

7. Trier des informations dans un affichage

Vous pouvez trier des tâches ou des ressources en fonction de critères tels que le nom de la
tâche, la date de fin et le nom de la ressource. Le tri peut s'avérer utile pour afficher les tâches en
séquence. Par exemple, vous pouvez voir quelles sont les tâches qui devraient commencer ou se
terminer plus tôt.

Le tri est maintenu lorsque vous passez à un autre affichage et il est enregistré lorsque vous
fermez un fichier de projet. Toutefois, il n'est pas possible d'enregistrer un tri personnalisé.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le menu Projet, pointez sur Trier, puis cliquez sur l'option de tri voulue.
3 Pour personnaliser un tri, dans le menu Projet, pointez sur Trier, puis cliquez sur Trier
par.
4 Dans la zone Trier par, cliquez sur le champ en fonction duquel vous souhaitez effectuer le
tri, puis cliquez sur Croissant ou sur Décroissant pour spécifier l'ordre de tri.
5 Spécifiez les options de tri.

 Pour trier selon un deuxième critère, cliquez dans la première zone Puis par sur un autre
champ, puis cliquez sur Croissant ou Décroissant pour spécifier l'ordre de tri.
 Pour renuméroter vos tâches de façon permanente, activez la case à cocher
Renumérotation permanente des tâches.
 Pour trier les tâches à l'intérieur de leur structure de mode plan de sorte que les tâches
subordonnées restent associées à leurs tâches récapitulatives, activez la case à cocher
Garder la structure du mode plan.
 Pour restaurer l'ordre de tri par défaut, cliquez sur Rétablir.

Remarque
 24

Cliquer sur Rétablir redéfinit simplement les valeurs par défaut des options de tri de la boîte
de dialogue Trier. Si vous avez activé la case à cocher Renumérotation permanente des tâches
de sorte que vos tâches soient renumérotées de façon permanente, cet ordre de numérotation n'est
pas redéfini lorsque vous cliquez sur Rétablir.

8. Regrouper des informations dans un affichage

Dans de nombreux affichages, vous pouvez regrouper des informations liées à des tâches ou à
des ressources afin de comparer et de faire ressortir des données. Par exemple, vous pouvez
décider de regrouper les tâches dont la durée est similaire.

1 Pour regrouper des informations liées aux tâches, dans le menu Affichage, cliquez sur
Plus d'affichages, puis sur Tableau des tâches.

Pour regrouper des informations liées aux ressources, dans le menu Affichage, cliquez sur
Tableau des ressources.

2 Dans le menu Projet, pointez sur Regrouper par, puis cliquez sur le groupe à appliquer.

Pour appliquer un groupe ne figurant pas dans le sous-menu Regrouper par, cliquez sur Plus de
groupes. Par exemple, pour le Tableau des tâches, cliquez sur Durée pour afficher les tâches
regroupées selon leur durée. Pour le Tableau des ressources, cliquez sur Groupe de ressources
pour afficher les ressources regroupées en fonction des informations contenues dans le champ
Groupe.

3 Pour supprimer le regroupement que vous avez appliqué, dans le menu Projet, pointez sur
Regrouper par, puis cliquez sur Aucun groupe.

Leçon 7 : Comment ajuster les prévisions ?

1. Regrouper des informations dans un affichage

Dans de nombreux affichages, vous pouvez regrouper des informations liées à des tâches ou à
des ressources afin de comparer et de faire ressortir des données. Par exemple, vous pouvez
décider de regrouper les tâches dont la durée est similaire.

1 Pour regrouper des informations liées aux tâches, dans le menu Affichage, cliquez sur
Plus d'affichages, puis sur Tableau des tâches.

Pour regrouper des informations liées aux ressources, dans le menu Affichage, cliquez sur
Tableau des ressources.

2 Dans le menu Projet, pointez sur Regrouper par, puis cliquez sur le groupe à appliquer.

Pour appliquer un groupe ne figurant pas dans le sous-menu Regrouper par, cliquez sur Plus de
groupes. Par exemple, pour le Tableau des tâches, cliquez sur Durée pour afficher les tâches
regroupées selon leur durée. Pour le Tableau des ressources, cliquez sur Groupe de ressources
pour afficher les ressources regroupées en fonction des informations contenues dans le champ
Groupe.
 25

3 Pour supprimer le regroupement que vous avez appliqué, dans le menu Projet, pointez sur
Regrouper par, puis cliquez sur Aucun groupe.

Leçon 8 : Comment ajuster les prévisions ?

Si, après avoir affiché vos prévisions, vous constatez que vous ne parviendrez pas à respecter la
date de fin de votre projet, vous pouvez ajuster les tâches de façon à écourter votre planification.
Prêtez une attention particulière aux tâches critiques car la moindre modification de ces tâches
peut affecter la date de fin.

Une tâche peut-elle commencer plus tôt ? Utilisez une avance. Une tâche doit-elle
impérativement commencer à une date donnée ? Ajoutez une contrainte. Certaines ressources
sont-elles surutilisées alors que d'autres sont disponibles ? Réaffectez les ressources de façon à
écourter des tâches.

Cette leçon comprend cinq procédures.

1. Vérifier et ajuster une interdépendance de tâches

Une interdépendance de tâches décrit comment une tâche est liée au début ou à la fin d'une autre
tâche. Microsoft Project propose quatre types d'interdépendances de tâches que vous pouvez
utiliser pour connecter une série de tâches dans des prévisions : fin à début (le type
d'interdépendance le plus couramment utilisé), début à début, début à fin et fin à fin. Vous
pouvez, en utilisant efficacement ces interdépendances, modifier le chemin critique et écourter
les prévisions du projet.

Lorsque vous liez des tâches, Microsoft Project affecte une interdépendance de fin à début. Si un
autre type de relation correspond mieux à vos tâches, changez de type d'interdépendance. Par
exemple, lorsque deux tâches doivent débuter en même temps, vous pouvez créer une liaison
début à début. Lorsqu'elles doivent se terminer en même temps, vous pouvez utiliser une liaison
fin à fin.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Double-cliquez sur la ligne de liaison des tâches que vous souhaitez vérifier.

La boîte de dialogue Interdépendance des tâches s'ouvre. Si c'est la boîte de dialogue Styles
des barres qui s'affiche, cela signifie que vous n'avez pas cliqué précisément sur la liaison. Vous
devez fermer cette boîte de dialogue et double-cliquer de nouveau sur la liaison.

3 Dans la zone Type, vérifiez l'interdépendance des tâches.

4 Pour changer de type d'interdépendance, dans la zone Type, cliquez sur l'interdépendance de
tâches que vous souhaitez utiliser.

Conseils

 Si certaines tâches peuvent se produire simultanément, vous pouvez raccourcir le

chemin critique principalement en modifiant l'interdépendance des tâches. Par
exemple, si deux tâches peuvent commencer en même temps, vous pouvez choisir une
 26

interdépendance de type début à début. Si deux tâches doivent se terminer en même

temps, vous choisirez une interdépendance de type fin à fin.
 Vous pouvez ajouter une avance ou un retard à des tâches pour faire en sorte que leurs
dates de début ou de fin se superposent ou pour retarder un prédécesseur. Pour ajouter
rapidement une avance ou un retard à un successeur, double-cliquez sur la ligne de
liaison du Diagramme de Gantt, puis tapez l'avance ou le retard dans la zone Retard
de la boîte de dialogue Interdépendance des tâches. Tapez l'avance sous la forme
d'un nombre négatif (par exemple, -2j pour une avance de deux jours) ou d'un
pourcentage. Tapez le retard sous la forme d'un nombre positif ou d'un pourcentage.

2. Superposer des tâches

Si certaines tâches peuvent commencer plus tôt qu'indiqué dans les prévisions, vous pouvez
appliquer une superposition (ajouter une avance) pour refléter plus précisément les modalités
d'exécution du travail.

Par exemple, si les électriciens peuvent commencer à monter les prises avant que les murs soient
complètement finis, vous pouvez gagner du temps en faisant commencer la tâche « Montage des
prises » dès que la couche de finition a été appliquée à la moitié des murs. Pour ce faire, vous
définissez une avance entre la fin de la tâche « Couche de finition des murs » et le début de la
tâche « Montage des prises ». Dans Microsoft Project, vous tapez une avance sous la forme d'un
nombre négatif ou d'un pourcentage négatif, par exemple –50 ou –30 %.

1 Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche qui vous intéresse, puis sur
Informations sur la tâche .
2 Cliquez sur l'onglet Prédécesseurs.
3 Dans le champ Retard, tapez l'avance voulue, sous la forme d'un nombre négatif ou d'un
pourcentage.

Conseils

 Pour ajouter rapidement une avance à un successeur, double-cliquez sur la ligne de

liaison du Diagramme de Gantt, puis tapez l'avance dans la boîte de dialogue
Interdépendance des tâches.
 Vous pouvez aussi retarder des tâches en ajoutant un retard. Par exemple, si vous
devez ajouter un retard de 2 jours entre la fin d'une tâche et le début d'une autre,
double-cliquez sur la ligne de liaison du Diagramme de Gantt, puis tapez 2j dans le
champ Retard de la boîte de dialogue Interdépendance des tâches.

3. Vérifier et ajuster les contraintes des tâches

Les contraintes de tâches peuvent vous aider à créer des prévisions plus précises en liant des
tâches à des dates spécifiques. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'une tâche ne doit pas
commencer avant une date donnée ou se terminer au-delà d'une date donnée. Vous pouvez
modifier la contrainte par défaut d'une tâche, Dès Que Possible, au profit de l'une des sept autres
proposées ou rétablir la contrainte par défaut pour mieux refléter quand une tâche doit être
réalisée.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Plus de tables.
 27

3 Dans la liste Tables, cliquez sur Dates contraintes, puis sur Appliquer.

Vous devrez peut-être faire glisser la barre de division vers la droite pour afficher les champs
Type de contrainte et Date contrainte.

La table Dates contraintes affiche le nom de la tâche, sa durée, le type de contrainte de chacune
d'elles ainsi que leur date contrainte éventuelle.

Si le champ qui vous intéresse n'est pas visible, appuyez sur TAB pour vous déplacer jusqu'à ce
champ.

4 Pour chaque tâche assortie d'une contrainte autre que celle par défaut, Dès Que Possible,
examinez les prédécesseurs et les successeurs dans le Diagramme de Gantt afin de déterminer si
la contrainte est réellement indispensable.
5 Si nécessaire, modifiez une contrainte.

 Pour changer de type de contrainte, dans le champ Type de contrainte, cliquez sur la
flèche, puis sur la contrainte appropriée.
 Pour changer la date d'une contrainte, tapez ou sélectionnez la nouvelle date dans le
champ Date contrainte.

Remarques

 Si vous tapez une date de début pour une tâche ou faites glisser une barre du Gantt
pour modifier la date de début, Microsoft Project définit une contrainte Début Au Plus
Tôt Le (DPTO) en fonction de la nouvelle date de début. Si vous tapez une date de fin
pour une tâche, Microsoft Project affecte automatiquement une contrainte Fin Au Plus
Tôt Le (FPTO).
 Si vous prévoyez votre projet à partir d'une date de fin, taper une date de début pour
une tâche ou faire glisser une barre du Gantt pour modifier la date de début a pour
effet de définir une contrainte Début Au Plus Tard Le (DPTA). Si vous tapez une date
de fin pour une tâche, Microsoft Project affecte automatiquement une contrainte Fin
Au Plus Tard Le (FPTA).

4. Écourter des tâches en ajoutant des ressources

Une fois que vous avez affecté des ressources à une tâche, Microsoft Project recalcule la durée
de cette tâche si vous ajoutez ou supprimez des ressources. Par exemple, si vous ajoutez une
ressource à une tâche pilotée par l'effort d'une durée de quatre jours et à laquelle une ressource
est affectée, la nouvelle durée de la tâche sera de deux jours. Si votre marge de manoeuvre est
plus importante avec les affectations de ressources qu'avec les échéances des prévisions, l'ajout
de ressources peut constituer un moyen efficace d'écourter vos prévisions.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

 28

2 Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche à laquelle vous souhaitez affecter plus
de ressources, puis sur Affectation des ressources .
3 Dans le champ Nom, cliquez sur la ressource à affecter à la tâche.

Si nécessaire, tapez le nom d'une nouvelle ressource dans le champ Nom.

4 Cliquez sur Affecter.

Une coche à gauche du champ Nom indique que la ressource est affectée à la tâche sélectionnée.

Remarque

Si la durée de la tâche ne change pas suite à un ajout de ressources, vérifiez que les options de
prévisions sont bien définies de façon à ce que les prévisions soient pilotées par l'effort. Cliquez
sur Informations sur la tâche , puis sur l'onglet Confirmé. Assurez-vous que la case à
cocher Pilotée par l'effort est activée et que le type de tâche est Capacité fixe ou Travail fixe.

Conseils

 Si vous ne savez pas quelles ressources sont disponibles pour prendre en charge plus
de travail, vous pouvez visualiser les informations relatives aux affectations actuelles
des ressources en cliquant sur Utilisation des ressources dans le menu Affichage.
 Pour affecter une ressource à temps partiel, tapez une valeur inférieure à 100 dans le
champ Unités pour refléter le travail à temps partiel de cette ressource sur la tâche.
Pour affecter plusieurs ressources ayant les mêmes fonctions (par exemple, deux
charpentiers), tapez un pourcentage supérieur à 100 dans le champ Unités.
 Pour affecter plusieurs ressources différentes, si elles ne se trouvent pas les unes à la
suite des autres, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les ressources ; si
elles se trouvent les unes à la suite des autres, maintenez la touche MAJ enfoncée et
cliquez sur les ressources.

5. Fractionner une tâche en segments

Le fractionnement des tâches peut vous aider à ajuster vos prévisions. Vous pouvez fractionner
une tâche de façon à interrompre le travail sur une tâche et le reprendre plus tard dans les
prévisions.

Fractionner des tâches peut être utile, par exemple, lorsque vous vous trouvez dans l'obligation
d'interrompre momentanément le travail sur une tâche afin de travailler sur une autre. Vous
pouvez fractionner une tâche autant de fois que nécessaire. Fractionner une tâche en segments et
entrer une tâche répétitive devant se produire à intervalles réguliers, comme les réunions du
personnel, sont deux choses différentes.
 29

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Cliquez sur Fractionner la tâche .
3 Déplacez le pointeur sur la barre de la tâche à fractionner et cliquez sur la date à laquelle
vous voulez que le fractionnement intervienne.

Remarque :

Le bouton de barre d'outils qui vous intéresse est peut-être temporairement masqué. Il peut ne
pas être visible simplement parce qu'il n'y a pas assez de place pour afficher tous les boutons.
Cliquez sur Autres boutons , puis sur Fractionner la tâche .

Conseils

 Vous pouvez créer un fractionnement plus long en faisant glisser la barre de la tâche
vers la droite.
 Vous pouvez supprimer le fractionnement en faisant glisser une partie de la tâche
fractionnée pour la mettre en contact avec une autre partie.

Leçon 9 : Comment enregistrer la planification au cours du processus ?

Après avoir entré les informations sur les tâches, les ressources et les coûts de votre projet, vous
pouvez les enregistrer dans ce qu'il est convenu d'appeler une planification initiale, qui
représente votre projet tel que vous l'avez défini à l'origine.

Pour enregistrer un point de contrôle de l'avancement réel du projet, vous pouvez enregistrer une
planification temporaire et effectuer une comparaison avec votre planification initiale.

Une fois que le projet est lancé, vous pouvez entrer les informations réelles et comparer ces
données à celles de la planification initiale.

Cette leçon comprend deux procédures

1. Enregistrer une planification initiale

Une fois que vous avez entré toutes les informations relatives à votre projet et êtes prêt à
commencer effectivement le travail, vous pouvez enregistrer une planification initiale sur la base
de ces informations pour disposer d'un point de comparaison avec l'avancement réel du projet.
En utilisant une planification initiale, vous pouvez suivre l'évolution des prévisions de façon, si
nécessaire, à y apporter des corrections. Cela peut vous permettre, par exemple, de voir quelles
sont les tâches qui ont débuté plus tard que prévu, quel volume de travail a été réalisé par les
ressources et si le budget est respecté.

1 Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Enregistrer la planification
initiale.
2 Cliquez sur Ensemble du projet pour enregistrer une planification initiale du projet.

Cliquez sur Tâches sélectionnées pour ajouter des tâches à une planification initiale existante.

3 Cliquez sur OK.

 30

Conseil : Pour créer un budget, commencez par affecter les ressources et entrer les informations
de taux ou les coûts fixes, puis enregistrez une planification initiale. Les informations de coût
figurant dans la planification initiale peuvent faire office de budget. Ces informations ne peuvent
pas être enregistrées dans une planification temporaire.

Remarque :

Si, lorsque vous souhaitez enregistrer votre fichier pour la première fois, vous n'avez pas
encore entré toutes les informations de base relatives à votre projet, vous pouvez décider de
l'enregistrer sans planification initiale

2. Enregistrer une planification temporaire

Après avoir enregistré une planification initiale des informations de votre projet, vous pouvez
enregistrer jusqu'à 10 planifications temporaires comme autant de points de contrôle pendant le
projet.

1 Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Enregistrer la planification
initiale.
2 Cliquez sur Enregistrer la planification temporaire.
3 Dans la zone Copier, cliquez sur le nom de la planification temporaire actuelle.
4 Dans la zone Dans, cliquez sur un nom pour la prochaine planification temporaire ou
spécifiez un nouveau nom.
5 Cliquez sur Ensemble du projet pour enregistrer une planification temporaire pour
l'intégralité du projet.

Cliquez sur Tâches sélectionnées pour enregistrer une partie des prévisions.

6 Cliquez sur OK.

Remarque :

Une planification temporaire enregistre les dates de début et de fin des tâches dans les champs
Début et Fin. Vous pouvez afficher ces dates de planification temporaire en ajoutant les champs
Début et Fin à une table.
 31

Troisième partie : Suivre et gérer l'avancement

Lorsque vous gérez un projet, vous devez être attentif aux éléments du triangle du projet : durée,
budget et portée. L'ajustement de l'un de ces facteurs a des répercussions sur les deux autres. Des
événements tels que des retards imprévus, des dépassements de coûts et des changements de
ressources peuvent générer des problèmes au niveau de vos prévisions.

Si vous maintenez vos informations de projet à jour, vous serez toujours en mesure de voir l'état
le plus récent du projet. Vous pourrez ainsi identifier dès qu'ils surviennent les problèmes
susceptibles de compromettre la réussite de votre projet et d'utiliser Microsoft Project pour
trouver des solutions.

Les leçons de cette section vous indiqueront comment suivre et gérer le travail sur votre projet.

Leçon 1 : Comment suivre l'avancement réel des tâches ?

1. Vérifier si les tâches avancent conformément à la planification

Pour que votre projet reste conforme aux prévisions, assurez-vous que les tâches commencent et
se terminent aux dates prévues. L'affichage Gantt suivi vous permet d'identifier les zones à
risque, les tâches qui s'écartent de la planification initiale. Vous pouvez alors ajuster les
interdépendances des tâches, réaffecter des ressources ou supprimer certaines tâches afin de
respecter vos échéances.

L'affichage Gantt suivi met en parallèle pour chaque tâche les prévisions actuelles et initiales.
Lorsque vous avez enregistré le projet avec une planification initiale, mais n'avez pas encore
entré les données d'avancement réelles, dans cet affichage, les barres planifiées sont
synchronisées avec les barres prévues ou réelles.

Lorsque vous entrez les données réelles, la barre supérieure se déplace pour indiquer un
mouvement par rapport à la planification. Par exemple, si la date de début de « L'inventaire des
objets » bouge de deux jours et que cette tâche est achevée à 55 %, la barre prévue rouge s'étend
sur deux jours au-delà de la barre planifiée inférieure.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Gantt suivi.

2 Pour afficher les champs de variation, dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis
cliquez sur Variation.
3 Si nécessaire, appuyez sur TAB pour afficher les champs de variation.
4 Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur Suivi.
5 Mettez à jour l'avancement des tâches dans votre projet.

 Si la tâche a commencé à la date prévue, cliquez sur la tâche, puis cliquez sur Mettre à
jour selon les prévisions .
 Si la tâche n'avance pas conformément aux prévisions, dans les prochaines leçons, vous
apprendrez comment entrer les dates de début et de fin réelles, entrer la durée réelle de la
tâche et mettre à jour l'avancement d'une tâche sous la forme d'un pourcentage.

Remarque
 32

Vous ne pouvez disposer d'informations de variation que si vous avez enregistré une
planification initiale.

2. Entrer les dates réelles de début et de fin d'une tâche

Les tâches qui commencent ou se terminent avec du retard peuvent compromettre le déroulement
dans les délais prévus de l'ensemble du projet en retardant les dates de début ou de fin des tâches
liées. Les tâches qui commencent ou se terminent en avance peuvent libérer des ressources qui
pourront intervenir sur d'autres tâches en retard sur les prévisions. Microsoft Project utilise les
valeurs réelles que vous entrez pour replanifier la suite du projet.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur Suivi si l'option n'est
pas encore sélectionnée.
3 Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez les tâches que vous souhaitez mettre à
jour.

Pour sélectionner des tâches qui ne se trouvent pas les unes à la suite des autres, maintenez la
touche CTRL enfoncée et cliquez sur les tâches. Pour sélectionner des tâches adjacentes,
maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur la première et sur la dernière tâche que vous
voulez mettre à jour.

4 Cliquez sur Mettre à jour les tâches .

5 Sous Réel, tapez ou sélectionnez une date dans la zone Début ou Fin.

Si vous entrez une date de fin, assurez-vous que la tâche est achevée à 100 % ; Microsoft Project
supposera que la date est correcte et replanifiera les tâches en conséquence.

6 Cliquez sur OK.

Remarque

Entrer une date réelle de début ou de fin pour une tâche modifie la date prévue correspondante
pour cette tâche. Les dates planifiées, toutefois, restent inchangées.

3. Entrer la durée réelle d'une tâche

Si vous savez depuis combien de jours une tâche a commencé et si son avancement est conforme
aux prévisions, vous pouvez suivre l'avancement en entrant la durée de l'intervention de la
ressource sur cette tâche.

Lorsque vous entrez la durée réelle d'une tâche, Microsoft Project met à jour la date de début
réelle, le pourcentage d'achèvement de la tâche ainsi que la durée restante de la tâche dans les
prévisions.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche pour laquelle vous souhaitez entrer la
durée réelle.
3 Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Mettre à jour les tâches.
4 Dans la zone Durée réelle, tapez la durée réelle de la tâche.
 33

5 Cliquez sur OK.

Conseil : Si vous pensez qu'une tâche se terminera plus tôt ou plus tard que ce qui était
initialement prévu, vous pouvez entrer une nouvelle valeur dans la zone Durée restante.

Remarque :

Si vous entrez une durée réelle supérieure ou égale à la durée prévue, le pourcentage
d'achèvement de la tâche passe à 100 % et la durée prévue est alors égale à la durée réelle.

4. Mettre à jour l'avancement d'une tâche sous forme de pourcentage

Vous pouvez indiquer le taux d'avancement d'une tâche en entrant le pourcentage d'achèvement
de cette tâche. Dans le cas de tâches relativement courtes, il n'est pas forcément intéressant de
suivre l'avancement de façon aussi précise ; mais pour des tâches plus longues, l'indication du
pourcentage d'achèvement aide à suivre l'avancement réel de la tâche par rapport à la
planification initiale.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche dont vous souhaitez mettre à jour
l'avancement.

3 Cliquez sur Informations sur la tâche , puis sur l'onglet Général.

4 Dans la zone % achevé, tapez un nombre entier compris entre 0 et 100.
5 Cliquez sur OK.

Remarques

 Microsoft Project calcule le pourcentage d'achèvement de la tâche récapitulative en se

basant sur l'avancement de ses tâches subordonnées. Vous pouvez également entrer
manuellement le pourcentage d'achèvement de la tâche récapitulative ; Microsoft
Project l'utilise alors pour calculer le pourcentage d'achèvement de ses tâches
récapitulatives.
 Par défaut, Microsoft Project indique le pourcentage d'achèvement de la tâche sous la
forme d'un fin trait noir horizontal au milieu de chaque barre du Gantt du diagramme
de Gantt.
 Lorsque vous marquez une tâche comme achevée à 100 %, Microsoft Project affiche
une coche dans le champ Indicateurs.

Conseil Vous pouvez utiliser les boutons de la barre d'outils Suivi pour mettre à jour
l'avancement de la tâche et effectuer d'autres activités de suivi. Pour afficher cette barre d'outils,
pointez sur Barre d'outils dans le menu Affichage, puis cliquez sur Suivi.

5. Mettre à jour le travail réel par période de temps

Vous pouvez suivre le travail réel en utilisant les champs chronologiques de Microsoft Project.
Le suivi à l'aide des champs chronologiques vous permet de garder votre projet à jour
périodiquement, car vous pouvez entrer des informations concernant un jour particulier dans vos
prévisions.
 34

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des tâches.

2 Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur Travail réel.
3 Dans la partie chronologique de l'affichage, dans le champ Travail réel, tapez le travail réel
de chaque ressource affectée.

Conseils

 Si l'identité de la ressource affectée à une tâche et effectuant le travail est sans

importance, dans le champ Travail réel de la tâche, tapez une valeur pour la totalité du
travail réalisé sur la tâche par l'ensemble des ressources. Microsoft Project partage le
travail réel et le travail restant entre les ressources en fonction du moment auquel elles
sont prévues sur la tâche et du travail restant pour chaque affectation.
 Vous pouvez également taper le travail réel semaine par semaine. Dans le menu
Affichage, cliquez sur Zoom, puis cliquez sur 1 mois pour afficher l'échelle de temps
dans les augmentations hebdomadaires. Tapez ensuite le travail réel pour la semaine
dans le champ Travail réel.

6. Vérifier si le travail des tâches correspond à ce que ce qui a été

planifié

Si vous gérez les affectations de ressources de votre projet, vous devez vous assurer que les
ressources achèvent les tâches dans les temps prévus. Si vous avez enregistré une planification
initiale pour votre projet, vous pouvez vérifier les informations de variation. Les variations dans
vos prévisions peuvent être interprétées comme un signe positif ou négatif ; cela dépend du type
et de l'importance de la variation. Par exemple, lorsqu'une tâche a moins de travail que prévu,
cela est généralement considéré comme une bonne nouvelle mais cela peut également indiquer
que les affectations de vos ressources ne sont pas optimales.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Travail.

Si cela est nécessaire, appuyez sur TAB pour afficher le champ Réel.

3 Comparez les valeurs des champs Travail, Planifié et Réel.

Les valeurs du champ Variation montrent la différence entre le travail prévu et le volume de
travail planifié initialement, enregistré dans la planification.

7. Comparer les informations sur la tâche réelle avec la planification

initiale

Lorsque vous enregistrez une planification initiale puis mettez à jour vos prévisions, vous
pouvez comparer la planification initiale avec l'avancement réel afin d'identifier des variations.
Ces variations vous indiquent les parties du projet qui ne correspondent pas à la planification.

Pour respecter les prévisions de votre projet, assurez-vous que les tâches commencent et
finissent à temps autant que possible. Chaque projet subit des variations, mais il est important de
repérer les tâches qui diffèrent de la planification initiale le plus tôt possible pour pouvoir ajuster
 35

les interdépendances de tâches, réaffecter les ressources ou supprimer certaines tâches afin de
respecter les échéances.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Gantt suivi.

L'affichage Gantt suivi montre les variations de tâches graphiquement, rendant plus facile
l'affichage des variations dans vos prévisions.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Variation.

Si nécessaire, appuyez sur TAB pour afficher les champs de variations.

Remarque

Vous devez mettre à jour les dates réelles de début et de fin, les valeurs réelles de travail ou les
durées réelles avant l'apparition de variations. Microsoft Project calcule les autres informations
sur la tâche en fonction des informations que vous entrez.

Leçon 2 : Comment suivre le travail réel par ressource ?

Vous pouvez avoir besoin de suivre le volume de travail que chaque ressource effectue sur le
projet tâche par tâche ou d'une façon globale. Si tel est le cas, vous avez la possibilité de
comparer le volume de travail planifié avec celui du travail réel. Cette comparaison peut vous
aider à garder un suivi des performances de vos ressources et à planifier les charges de travail
des projets futurs.

Cette leçon comprend trois procédures.

1. Entrer le travail réel total effectué par une ressource

Si vous prévoyez les tâches en fonction de la disponibilité des ressources, suivez l'avancement de
vos tâches en mettant à jour le travail achevé sur une tâche. Ainsi, vous pouvez suivre le travail
que chaque ressource effectue.

Lorsque vous mettez à jour le travail réel qu'une ressource a effectué sur une tâche, Microsoft
Project calcule automatiquement le travail restant en soustrayant le travail réel effectué par la
ressource du travail total prévu pour cette ressource.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des tâches.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Travail.

Dans le champ Nom de la tâche sont répertoriés les noms des tâches ainsi que ceux des
ressources. Si nécessaire, appuyez sur TAB pour afficher le champ Réel.

3 Dans le champ Réel de chaque ressource, tapez la valeur mise à jour du travail ainsi que
l'abréviation de la durée pour le travail réel de chaque ressource affectée.

Conseil Si l'identité de la ressource affectée à une tâche et effectuant le travail est sans
importance, tapez une valeur pour la totalité du travail réalisé sur la tâche par l'ensemble des
ressources dans le champ Réel de la tâche. Microsoft Project partage le travail réel et le travail
 36

restant entre les ressources en fonction du moment auquel elles sont prévues sur la tâche et du
travail restant pour chaque affectation.

2. Mettre à jour le travail réel d'une ressource par période de temps

Vous pouvez suivre le travail réel de chaque ressource en utilisant les champs chronologiques de
Microsoft Project. Le suivi du travail réel des ressources à l'aide des champs chronologiques peut
vous aider à garder vos projets à jour par période de temps, car vous avez la possibilité d'entrer
des informations pour un jour donné (ou toute autre période de temps) dans vos prévisions.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Travail.
3 Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur Travail réel.
4 Dans le champ Travail réel de la ressource, tapez la valeur du travail réel.

3. Visualiser la variation entre le travail planifié et le travail réel d'une

ressource

Si vous prévoyez des tâches en fonction de la disponibilité des ressources, vous pouvez analyser
le volume de travail réel qu'une ressource effectue en regardant la variation entre le travail
planifié initialement et le travail réel. Vous pouvez également comparer ces chiffres au travail
planifié et travail réel dans le temps afin de voir plus en détail l'avancement du travail de la
ressource.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Travail.

Si nécessaire, appuyez sur TAB pour afficher les champs Planifié et Réel.

3 Comparez les valeurs de ces champs pour chaque ressource.

4 Assurez-vous que les champs Travail et Travail réel sont affichés dans la partie
chronologique de l'affichage. Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur
Travail si ce n'est pas déjà sélectionné. Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez
sur Travail réel si ce n'est pas déjà sélectionné.
5 Dans la partie chronologique de l'affichage, comparez les champs Travail et Travail réel
pour obtenir un récapitulatif quotidien du travail de chaque ressource.

Leçon 3 : Comment comparer les coûts réels par rapport au budget ?

Il se peut que vous souhaitiez suivre les dépassements de coûts à un moment donné du projet ou
connaître le coût d'une ressource particulière, un jour donné. Ou vous avez simplement besoin de
voir dans quelles proportions le coût total a augmenté.

Le suivi des coûts de votre projet peut vous aider à voir où des changements sont nécessaires afin
de finir le projet à temps tout en respectant le budget ; il peut également vous aider dans la
planification des budgets de projets futurs.

Cette leçon comprend cinq procédures.

 37

1. Entrer les coûts réels des tâches manuellement

Microsoft Project met automatiquement à jour les coûts réels au fur et à mesure de l'avancement
d'une tâche, en fonction de la méthode d'allocation des coûts de la tâche et du taux des
ressources. Cependant, si vous souhaitez suivre les coûts réels séparément du travail réel sur une
tâche, vous avez la possibilité d'entrer les coûts manuellement.

Pour mettre à jour manuellement les coûts, désactivez tout d'abord la mise à jour automatique
des coûts réels puis entrez votre propre coût réel pour une affectation lorsque le travail restant est
égal à zéro.

1 Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis cliquez sur l'onglet Calcul.
2 Désactivez la case à cocher Coûts réels toujours calculés par Microsoft Project.
3 Cliquez sur OK.
4 Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des tâches.
5 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Suivi.
6 Si nécessaire, appuyez sur TAB pour afficher le champ Coût réel.
7 Dans le champ Coût réel, tapez le coût réel de l'affectation dont vous mettez à jour les coûts.

Conseils

 Vous pouvez définir le coût fixe d'une tâche de telle sorte qu'il soit imputé au début ou
à la fin de cette tâche ou réparti proportionnellement sur la durée de la tâche. Cliquez
sur Diagramme de Gantt dans le menu Affichage. Dans ce menu, pointez sur Table,
puis cliquez sur Coût. Dans le champ Allocation des coûts fixes, tapez ou
sélectionnez la méthode d'allocation souhaitée.
 En plus du taux standard, le coût des affectations comprend parfois un montant fixe
imputée à une ressource chaque fois que cette ressource est affectée à une tâche, par
exemple des coûts d'équipement, des frais d'installation, de livraison ou de location.
Vous pouvez entrer ce coût par utilisation en cliquant sur Tableau des ressources
dans le menu Affichage, puis en tapant un nouveau coût dans le champ
Coût/Utilisation pour la ressource dont vous souhaitez changer le coût par utilisation.

2. Mettre à jour des coûts réels par période de temps

Vous avez la possibilité de suivre les coûts réels en utilisant les champs chronologiques de
Microsoft Project. Le suivi des coûts réels à l'aide des champs chronologiques vous permet de
garder votre projet à jour par période de temps, car vous pouvez entrer des informations
concernant un jour particulier ou une autre période de temps dans vos prévisions.

1 Microsoft Project met automatiquement à jour les coûts réels au fur et à mesure de
l'avancement d'une tâche en fonction de la méthode d'allocation des coûts que vous avez définie.
Vous devez tout d'abord désactiver la mise à jour automatique des coûts réels pour modifier ces
coûts. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis cliquez sur l'onglet Calcul.
2 Désactivez la case à cocher Coûts réels toujours calculés par Microsoft Project.
3 Cliquez sur OK.
4 Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des tâches.
5 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Coût.
6 Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur Coût.
7 Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur Coût réel.
 38

8 Pour entrer les valeurs réelles des coûts d'une tâche, sélectionnez un jour ou tout autre
période de temps dans la partie chronologique de l'affichage, puis tapez une valeur dans le
champ Coût réel de la tâche.

Pour entrer les valeurs réelles d'une ressource, sélectionnez un jour ou tout autre période de
temps dans la partie chronologique de l'affichage, puis tapez une valeur dans le champ Coût réel
de la ressource.

Conseil Vous pouvez entrer des chiffres réels dans d'autres intervalles, tels que des semaines.
Dans le menu Affichage, cliquez sur Zoom, puis cliquez sur l'intervalle souhaité.

3. Vérifier si le coût des tâches est supérieur ou inférieur au coût

budgété

Si vous affectez des coûts fixes aux tâches ou spécifiez des salaires pour les ressources, il se peut
que vous souhaitiez connaître les tâches dont le coût dépasse le coût budgété. En créant un
budget à l'aide d'une planification initiale et en suivant attentivement les coûts de votre projet,
vous pouvez déceler rapidement les dépassements de coûts et ajuster vos prévisions ou votre
budget en conséquence.

Microsoft Project calcule le coût du travail de chaque ressource, le coût total pour chaque tâche
et ressource ainsi que le coût total du projet. Ces coûts sont considérés comme des coûts prévus,
reflétant l'évolution réelle des coûts au fur et à mesure de l'avancement du projet.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Coût.

Si nécessaire, appuyez sur TAB pour afficher les champs Coût total et Planifié.

3 Comparez les valeurs de ces champs.

Pour la variation de coût, regardez la valeur dans le champ Variation.

Conseils :

 Pour voir le coût total, la planification initiale et les informations sur les variations
pour l'ensemble du projet, vous pouvez afficher la tâche récapitulative du projet. Dans
le menu Outils, cliquez sur Options, puis cliquez sur l'onglet Affichage. Sous
Options du mode Plan, activez la case à cocher Tâche récapitulative du projet,
puis cliquez sur OK.
 Vous pouvez afficher les ressources affectées à une tâche ainsi que le coût de ces
ressources. Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des tâches. Dans le menu
Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Coût. Faites glisser la barre de division
vers la droite et comparez les valeurs des champs Coût total, Planifié, Réel et
Restant pour les ressources affectées à cette tâche.

4. Afficher le coût total des projets

Vous pouvez afficher les coûts actuels, planifiés, réels et restants afin de voir si vous ne dépassez
pas votre budget. Ces coûts sont mis à jour chaque fois que Microsoft Project recalcule votre
projet.
 39

1 Dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur le projet.

2 Cliquez sur Statistiques.

Les coûts actuels, planifiés, réels et restants sont affichés dans la colonne Coûts.

5. Analyser les coûts à l'aide de la table Audit des coûts

Lorsque vous souhaitez comparer l'avancement prévu à l'avancement réel à ce jour, vous pouvez
utiliser la table Audit des coûts. Elle permet de comparer, en termes de coûts, les prévisions de la
planification initiale de chaque tâche avec les données réelles.

Vous pouvez également utiliser la table Audit des coûts pour prévoir si le coût final de la tâche
sera supérieur ou inférieur au budget prévu. Par exemple, si une tâche est achevée à 50 % et si le
coût réel calculé à ce jour est de 1 200 F, vous pouvez voir si cette somme est supérieure,
inférieure ou égale à 50 % du coût planifié (ou budgété). Le champ VAC affiche les variations à
l'achèvement entre le coût planifié et le coût prévu pour une tâche.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Plus de tables.
3 Dans la liste Tables, cliquez sur Audit des coûts, puis cliquez sur Appliquer.
4 Faites glisser la barre de division vers la droite pour afficher tous les champs de la table
Audit des coûts. Les valeurs sont calculées d'après le travail et les coûts réels jusqu'à (et y
compris) la date courante.

Pour changer la date de calcul, dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur le projet.
Dans la zone Date d'état, tapez la date souhaitée, puis cliquez sur OK.

Conseils

 Déplacer le pointeur de la souris sur un nom de champ pour obtenir une description de
ce champ ; par exemple, positionnez le pointeur sur le champ VAC, puis cliquez sur
Aide sur VAC pour obtenir une description de ce champ.
 Dans l'affichage Utilisation des tâches, vous pouvez consulter les données d'audit des
coûts sur des périodes quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou
annuelles. Dans le menu Format, cliquez sur Styles du détail, puis cliquez sur
l'onglet Détails d'utilisation. Dans la liste Champs disponibles, maintenez la touche
CTRL enfoncée, cliquez sur les champs d'audit des coûts que vous souhaitez afficher
(tels que CRTE, CBTE, VC ou VS), puis cliquez sur Afficher. Double-cliquez sur
l'échelle de temps pour modifier la période de temps qui est affichée.
 Pour consulter les variations de coûts pour l'ensemble du projet, vous pouvez afficher
la tâche récapitulative du projet. Dans le menu Outils, cliquez sur Options. Cliquez sur
l'onglet Affichage, puis sous Options du mode Plan, activez la case à cocher Tâche
récapitulative du projet.

Leçon 4 : Comment équilibrer la charge de travail d'une ressource ?

Recherchez, dans vos prévisions, les ressources surutilisées ou sous-utilisées. Si certaines

ressources sont surutilisées, essayez d'ajouter d'avantages de ressources à la tâche ou de
réaffecter la tâche afin d'obtenir les résultats souhaités.
 40

Si cela n'a pas l'effet escompté, vous pouvez retarder les tâches affectées à une ressource
surutilisée jusqu'à une date ultérieure ou réduire le volume de travail sur les tâches.

Cette leçon comprend cinq procédures.

1. Rechercher les ressources surutilisées et leurs affectations de

tâches

Les personnes et les équipements sont surutilisés lorsqu'ils se voient affecter plus de travail qu'ils
ne peuvent en réaliser durant leurs heures ouvrées prévues. Avant de pouvoir résoudre les
surutilisations, vous devez déterminer quelles sont les ressources surutilisées, à quels moments
elles le sont et à quelles tâches elles sont alors affectées. Pour résoudre le problème, les
personnes et les équipements doivent être affectés différemment ou la tâche doit être repoussée à
une date ultérieure lorsque la ressource sera disponible.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.

L'affichage Utilisation des ressources montre le nombre total d'heures de travail de la ressource,
le nombre total d'heures durant lesquelles la ressource travaille sur chaque tâche et les heures
travaillées par période de temps sur l'échelle de temps.

 Les ressources qui ne sont pas encore affectées n'ont pas de liste des tâches sous leur
nom.
 Les tâches qui n'ont pas encore de ressources affectées sont répertoriées sous Non affecté
dans le champ Nom de la ressource.

2 Dans le menu Projet, pointez sur Filtré pour, puis cliquez sur Ressources surutilisées.

Toute ressource travail surutilisée est affichée et mise en surbrillance.

Conseils

 Si vous voyez des signes dièse (##) dans la partie échelle de temps de l'affichage
Utilisation des ressources, cela signifie que les colonnes de l'échelle de temps ne sont
pas suffisamment larges pour afficher les informations. Pour modifier la largeur des
colonnes, cliquez sur Échelle de temps dans le menu Format, puis augmentez la
valeur de la zone Taille.
 Vous pouvez également voir le volume de travail d'une ressource affecté à une tâche
particulière, et ce par période de temps. Dans le menu Format, cliquez sur Styles du
détail. Cliquez sur l'onglet Détails d'utilisation, dans la liste Champs disponibles,
cliquez sur Taux d'utilisation, puis cliquez sur Afficher.

2. Diminuer le travail d'une ressource

Après avoir affecté une ressource à une tâche, vous pouvez modifier les valeurs totales de travail
de la ressource affectée à cette tâche ou modifier les valeurs de travail pour une période de temps
donnée lorsque la ressource travaille sur la tâche. Ce type d'ajustement des valeurs de travail
vous permet de faire des prévisions plus justes et plus détaillées.
 41

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des tâches.

Les ressources sont regroupées sous les tâches auxquelles elles sont affectées.

2 Dans la partie table (gauche) de l'affichage, entrez une nouvelle valeur dans le champ
Travail pour modifier la valeur totale de travail d'une affectation.

Conseil : Vous pouvez également utiliser l'affichage Utilisation des ressources pour consulter
et modifier les valeurs de travail des tâches regroupées sous les ressources qui leur sont
affectées. Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.

Remarque :

Vous pouvez aussi modifier les valeurs individuelles de travail (ou heures) des ressources
affectées dans la partie Échelle de temps de l'affichage.

3. Réaffecter du travail à une autre ressource

Si vous avez tenté, sans succès, de résoudre une surutilisation de ressource à l'aide d'autres
méthodes, vous devez probablement réaffecter la tâche à une autre ressource disposant de plus de
temps. Il s'agit d'une méthode alternative pour effectuer un audit manuel de vos prévisions en
réaffectant le travail plutôt que de le retarder.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.

2 Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur Surutilisation.
3 Regardez l'échelle de temps sur la droite et, pour chaque surutilisation mise en surbrillance,
examinez les disponibilités d'autres ressources pour ce jour.
4 Cliquez sur le champ N° pour sélectionner toute la ligne de la tâche devant être réaffectée.
5 Faites glisser la tâche sur la ressource que vous souhaitez lui réaffecter.

4. Retarder une tâche

Une manière simple de résoudre une surutilisation de ressource consiste à retarder une des tâches
affectées à la ressource jusqu'à ce que la ressource ait suffisamment de temps pour y travailler.
Vous pouvez ajouter un retard à une tâche, en vérifier l'effet sur l'affectation des ressources, puis
ajuster plus encore le retard si nécessaire.

Le fait de retarder une tâche retarde également les dates de début de ses successeurs et peut
influer sur la date de fin de vos prévisions. Pour éviter cela, retarder d'abord les tâches ayant une
marge libre (tâches non critiques) et retardez-les au maximum de la marge disponible pour
chaque tâche. Essayez d'ajouter des retards à différentes tâches afin d'en voir l'effet sur vos
prévisions.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages.

2 Dans la liste Affichages, cliquez sur Répartition des ressources, puis sur Appliquer.

 La surutilisation d'une ressource est affichée en rouge dans la partie supérieure droite de
la partie chronologique.
 42

 Dans le diagramme du dessous, la marge des tâches auxquelles la ressource est affectée
apparaît sous la forme d'une fine barre de marge adjacente à la barre du Gantt.

3 Dans le champ Nom de la ressource, dans la partie droite de l'affichage, cliquez sur le nom
de la ressource surutilisée dont vous voulez retarder une tâche.
4 Dans le champ Retard d'audit (partie inférieure gauche de l'affichage) de la tâche que
vous souhaitez retarder, tapez la durée dont vous souhaitez retarder la tâche.

Afin de vous assurer que les successeurs ne sont pas affectés, n'entrez pas plus de retard que la
marge libre de cette tâche.

5 Pour revenir à un affichage unique, dans le menu Fenêtre, cliquez sur Supprimer le
fractionnement.

5. Modifier les jours et heures ouvrés d'une ressource

Le calendrier de projet indique les prévisions de travail par défaut pour le projet, mais vous avez
la possibilité de créer un calendrier des ressources pour spécifier les heures ouvrées, les vacances
et les congés maladie de chaque ressource.

1 Dans le menu Outils, cliquez sur Modifier le temps de travail.

2 Dans la zone Pour, cliquez sur la ressource dont vous souhaitez modifier le calendrier.
3 Dans le calendrier, sélectionnez les jours que vous souhaitez modifier.

Pour modifier un jour de la semaine dans tout le calendrier, sélectionnez le jour en haut du
calendrier.

4 Cliquez sur Par défaut, Chômé ou Ouvré hors défaut.

5 Si vous avez cliqué sur Ouvré hors défaut à l'étape 4, tapez les heures auxquelles vous
souhaitez que le travail commence dans les zones De et les heures auxquelles vous souhaitez
qu'il finisse dans les zones À.
6 Cliquez sur OK.

Conseil Si un groupe de ressources partagent les mêmes heures ouvrées spéciales et les mêmes
jours de congés, vous pouvez créer un nouveau calendrier de base pour ce groupe. Cliquez sur
Nouveau dans la boîte de dialogue Modifier le temps de travail, puis tapez un nom pour le
nouveau calendrier de base. Cliquez sur Créer un nouveau calendrier de base pour le créer à
partir d'un calendrier par défaut. Ou, si vous souhaitez le créer à partir d'un calendrier existant,
cliquez sur Faire une copie du, puis cliquez sur le nom du calendrier dans la zone Calendrier.
Cliquez sur OK, puis modifiez les jours et heures dans le calendrier. Dans le menu Affichage,
cliquez sur Tableau des ressources, puis sélectionnez le nouveau calendrier de base dans le
champ Calendrier de base de chaque ressource à laquelle vous souhaitez l'affecter.
 43

Quatrième partie : Communication de résultats

Pour gérer un projet efficacement, vous devez communiquer et diffuser les informations
concernant le projet. Peut-être préparez-vous des rapports ou des présentations ; ou publiez-vous
des informations sur un site Web ; ou encore utilisez-vous Microsoft Project Central pour
communiquer avec votre groupe de travail sur le Web.

Microsoft Project vous permet de mettre en forme et de publier des affichages et d'imprimer des
rapports afin de satisfaire aux besoins d'une personne ou d'un groupe donné. Vous pouvez
publier les informations au format Web (HTML) ou les inclure dans une présentation utilisant un
programme tel que Microsoft PowerPoint.

Les leçons de cette section vous guident dans le processus de communication et de diffusion des
résultats de votre projet.

Leçon 1 : Comment mettre en forme les prévisions comme vous le souhaitez ?

Lorsque la liste des tâches est importante, il peut être difficile de se concentrer sur les zones qui
vous concernent. Pour mettre en évidence ce que vous souhaitez consulter, vous pouvez
personnaliser le format de la liste des tâches et des barres du Gantt.

Vous pouvez mettre en forme des catégories d'informations, par exemple toutes les tâches devant
être finies pour une date donnée. Vous pouvez également afficher certaines tâches en gras ou
dans une police différente.

Cette leçon comprend quatre procédures.

1. Utiliser l'Assistant Diagramme de Gantt pour faciliter la mise en

forme

L'Assistant Diagramme de Gantt est constitué d'une série de boîtes de dialogue interactives
contenant des options que vous sélectionnez pour mettre en forme le diagramme de Gantt, par
exemple pour mettre en surbrillance le chemin critique. Une fois les options souhaitées
sélectionnées, l'Assistant Diagramme de Gantt met en forme le diagramme à votre place.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Cliquez sur Assistant Diagramme de Gantt .
3 Suivez les instructions de l'Assistant.

Conseil Pour annuler la mise en forme choisie dans l'Assistant, cliquez sur Assistant
Diagramme de Gantt puis réappliquez les options par défaut en cliquant sur Suivant à chaque
étape afin de réattribuer les options par défaut au diagramme de Gantt.

2. Mise en forme d'une catégorie de barres du Gantt

Afin d'attirer l'attention sur une catégorie de tâches donnée, vous pouvez modifier la mise en
forme des barres du Gantt représentant cette catégorie dans le diagramme de Gantt. Une
 44

catégorie peut, par exemple, inclure des types de tâches spécifiques tels que des jalons, des
tâches critiques ou des tâches achevées.

Au lieu de sélectionner les barres du Gantt manuellement et de leur appliquer une mise en forme,
vous pouvez créer ou modifier un style de barre. Toute modification de style porte sur l'ensemble
des barres de cette catégorie.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2 Dans le menu Format, cliquez sur Styles des barres.
3 Pour modifier un style existant, dans le champ Nom, cliquez sur le nom du style de barre.
4 Cliquez sur l'onglet Barres dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Styles des
barres.
5 Pour créer un nouveau style, cliquez sur la colonne Représente les tâches, puis cliquez sur
la flèche située à côté de la sélection pour sélectionner une nouvelle catégorie (telle que
Critiques ou Terminées).
6 Si vous créez un nouveau style, tapez son nom dans le champ Nom, puis cliquez sur l'onglet
Barres.
7 Sous Début, Milieu et Fin, sélectionnez la forme, le motif ou le type ainsi que la couleur de
la barre.
8 Cliquez sur OK.

Conseil Pour modifier la mise en forme d'une barre individuelle du Gantt, sélectionnez la tâche,
puis cliquez sur Barre dans le menu Format. Cliquez sur l'onglet Forme de la barre et
effectuez la mise en forme de la barre du Gantt.

3. Mettre en forme une catégorie de tâches dans votre liste des tâches

Afin de distinguer une catégorie de tâches, par exemple les tâches critiques, d'autres tâches de
votre projet, vous pouvez modifier la mise en forme du texte de toutes les tâches de cette
catégorie en modifiant le style du texte. Vous avez également la possibilité de modifier la
présentation des en-têtes de lignes et de colonnes, l'échelle de temps et le texte des barres du
Gantt.

Vous pouvez modifier le style des textes dans tous les affichages à l'exception du diagramme de
Gantt et des affichages relatifs aux fiches. (Cependant, certains affichages n'offrent pas la totalité
des options de mise en forme.) Les modifications effectuées s'appliquent uniquement à
l'affichage en cours.

Si certaines informations de votre affichage requièrent une attention urgente, telles que la date
d'achèvement d'une tâche retardée, vous pouvez attirer l'attention sur cette information par le
biais d'une mise en forme individuelle.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur un affichage tableau tel que le Diagramme de Gantt.
2 Dans le menu Format, cliquez sur Styles du texte.
3 Dans la zone Élément à modifier, cliquez sur le type d'informations que vous souhaitez
modifier, puis sélectionnez les options de mise en forme pour ces informations.
4 Pour modifier la mise en forme d'un autre type d'informations sans fermer la boîte de
dialogue, cliquez sur un nouveau type dans la zone Élément à modifier, puis sélectionnez les
options de mise en forme pour ces informations.
 45

5 Cliquez sur OK.

Conseils

 Pour modifier la mise en forme d'une tâche individuelle, sélectionnez la tâche, cliquez
sur Police dans le menu Format, puis sélectionnez les options de mise en forme pour
ce texte.
 Pour copier rapidement la mise en forme d'une tâche en vue de l'appliquer à une autre
tâche, sélectionnez la tâche dont vous souhaitez copier la mise en forme, cliquez sur
Reproduire la mise en forme , puis sélectionner la tâche à laquelle vous
souhaitez appliquer cette mise en forme.

4. Mettre en forme du texte

Si certaines informations dans votre affichage requièrent une attention urgente, telles que la date
d'achèvement d'une tâche retardée, vous pouvez attirer l'attention sur ces informations par le
biais d'une mise en forme individuelle. Dans la plupart des affichages, vous avez la possibilité de
modifier la police, le style de police, la couleur et la taille du texte.

 Pour modifier la police, le style de police, la couleur ou la taille du texte, sélectionnez

le texte que vous souhaitez modifier, cliquez sur Police dans le menu Format, puis
sélectionnez la mise en forme que vous souhaitez appliquer.
 Vous pouvez appliquer rapidement une mise en forme à des caractères, par exemple le
gras, l'italique ou le souligné, à l'aide de la barre d'outils Mise en forme. Sélectionnez
le texte à mettre en forme, puis cliquez sur Gras , Italique ou Souligné .
 Pour modifier l'alignement du texte, cliquez sur Aligner à gauche ,
Centrer ou
Aligner à droite .

Remarque

Ce type de mise en forme n'est pas modifié en cas de changement ultérieur des données. Vous
devez modifier individuellement la mise en forme supplémentaire.

Leçon 2 : Comment imprimer des informations sur le projet ?

Après avoir entré les informations de base relatives au projet, vous souhaitez peut-être les
imprimer et consulter la planification.

Afin de faciliter l'identification du projet, vous pouvez ajouter des en-têtes, des pieds de page et
des numéros de page. Si vous souhaitez consulter certaines parties de la planification, vous
pouvez changer d'affichage, le personnaliser pour montrer uniquement les informations dont
vous avez besoin et l'imprimer.

À l'issue de cette leçon, vous saurez comment imprimer les informations souhaitées.

Cette leçon comprend quatre procédures.

 46

1. Ajouter un titre, un numéro de page ou d'autres informations

concernant le projet

Vous pouvez ajouter des informations sur le projet dans l'en-tête, le pied de page ou la légende
d'un affichage. Ces informations peuvent être des données que vous avez entrées (comme le nom
de votre société ou celui de votre responsable) ou des données fournies par Microsoft Project
(comme le numéro de page ou la date de fin du projet). Vous pouvez choisir les informations les
plus pertinentes pour l'impression de votre affichage.

1 Dans le menu Fichier, cliquez sur Mise en page.

2 Cliquez sur l'onglet En-tête, Pied de page ou Légende.
3 Cliquez sur l'onglet Gauche, Centre ou Droite.
4 Dans la zone de texte, placez le point d'insertion à l'endroit où vous souhaitez ajouter les
informations sur le projet.
5 Dans les zones déroulantes Général et Champs de Project, cliquez sur chaque type
d'informations souhaitées, puis cliquez sur Ajouter.
6 Microsoft Project utilise les informations tapées dans les boîtes de dialogue Informations
sur le projet et Propriétés pour renseigner chaque type d'informations.

Remarque

Pour mettre en forme les informations sur le projet, vous devez sélectionner le signe &
précédant ces informations, ou sélectionner toute la ligne, puis cliquez sur Format de la police
du texte . Sélectionnez la police, le style de police, la taille et la couleur souhaitée ; activez
la case à cocher Souligné si vous le désirez ; cliquez ensuite sur OK.

2. Afficher un aperçu des prévisions imprimées

Avant d'imprimer un affichage, il est utile de pouvoir obtenir un aperçu des informations telles
qu'à l'impression. Vous pouvez ajuster la taille et l'orientation de la page, modifier les en-têtes,
les pieds de page et les légendes et définir des options d'impression.

 Pour obtenir un aperçu de l'affichage du projet tel qu'à l'impression, cliquez sur
Aperçu avant impression .

3. Imprimer l'affichage qui apparaît à l'écran

Très souvent, un affichage imprimé comprend uniquement les informations apparaissant à l'écran
lorsque vous utilisez la commande Imprimer. Lorsque vous souhaitez imprimer ce que vous
voyez à l'écran, imprimez un affichage. Vous pouvez imprimer des tableaux, des graphes et la
plupart des diagrammes, c'est-à-dire tous les affichages à l'exception du Schéma des
dépendances et des affichages relatifs aux fiches.

 Pour imprimer un affichage en utilisant les paramètres par défaut, cliquez sur
Imprimer .
 47

Conseils

 Pour modifier des options, concernant l'impression des remarques ou d'un nombre de
colonnes donné par exemple, cliquez sur Mise en page dans le menu Fichier, puis
cliquez sur l'onglet Affichage et sélectionnez les options souhaitées.
 Si vous effectuez un aperçu d'un affichage et décidez de modifier la présentation des
pages de cet affichage, cliquez sur Mise en page dans la fenêtre Aperçu avant
impression, puis effectuez les modifications souhaitées. Pour revenir à la fenêtre
Aperçu avant impression, cliquez sur Aperçu avant impression dans la boîte de
dialogue Mise en page.

Remarque

Pour modifier les options d'impression par défaut, cliquez sur Imprimer dans le menu Fichier,
puis spécifiez l'imprimante et ses propriétés, l'étendue d'impression, le nombre de copies et la
plage de dates. Pour voir le résultat de vos modifications immédiatement, cliquez sur Aperçu
dans la boîte de dialogue Imprimer.

4. Imprimer un rapport standard

Un rapport constitue un ensemble prédéfini d'informations détaillées sur une partie spécifique de
votre planification. Microsoft Project propose plus de 20 rapports prédéfinis ; par exemple, le
rapport Qui fait quoi inclus automatiquement chaque affectation de tâche d'une ressource ainsi
que le travail, les retards et les dates de début et de fin de chaque affectation.

1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Rapports.

2 Cliquez sur le type de rapport souhaité, puis cliquez sur Sélectionner.
3 Cliquez sur le rapport particulier que vous souhaitez imprimer, puis cliquez sur
Sélectionner.
4 Cliquez sur Imprimer.

Conseils

 Vous pouvez modifier la présentation des pages de votre rapport et voir le résultat
avant d'imprimer. Cliquez sur Mise en page dans la fenêtre Aperçu avant
impression, effectuez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Aperçu avant
impression pour revenir à la fenêtre correspondante. Vous pouvez basculer entre
Aperçu avant impression et Mise en page autant de fois que nécessaire avant
d'imprimer votre rapport.
 Vous pouvez également imprimer les rapports sans utiliser l'option Aperçu avant
impression. Dans le menu Affichage, cliquez sur Rapports, cliquez sur Personnalisé,
puis cliquer sur Sélectionner. Dans la liste Rapports, cliquez sur le rapport que vous
souhaitez imprimer, puis cliquez sur Imprimer. Effectuez toute modification
nécessaire concernant les options d'impression puis cliquez sur OK.

Leçon 3 : Comment diffuser en ligne les informations concernant le projet ?

Microsoft Project met à votre disposition le potentiel de communication du World Wide Web
en vous proposant de nombreuses fonctionnalités Internet et intranet. Il vous permet de profiter
de la puissance du Web :
 48

 en communiquant les planifications de projet et en récupérant les informations sur le projet

provenant de membres de l'équipe.

 en copiant les informations en tant qu'image statique et en enregistrant l'image dans un

format de fichier compatible avec le Web.
 en diffusant des documents concernant votre projet sur le Web.

À l'issue de cette leçon, vous disposerez d'une version publiée de votre planification.

Cette leçon comprend trois procédures :

1. Définition d'un système de groupes de travail

Un système de groupes de travail permet de relier électroniquement des membres d'équipe en

groupes étroitement liés, facilitant les échanges d'informations sur votre projet entre membres de
l'équipe. Il existe deux possibilités de définir des systèmes de groupes de travail dans Microsoft
Project : via le Web avec Microsoft Project Central ou via un système de messagerie pour
communiquer des informations de base sur les tâches et mettre à jour ces tâches.

Via le Web : Microsoft Project Central est un produit accompagnant Microsoft Project qui
permet aux membres d'une équipe, aux responsables de projet et à toute personne participant à
un projet de collaborer à l'élaboration des planifications.

Microsoft Project Central offre des avantages supplémentaires ainsi qu'une plus grande flexibilité
par rapport à un système de messagerie pour groupes de travail :

 Les membres d'un groupe de travail peuvent consulter les tâches de tous leurs projets
en même temps. Ils peuvent consulter leurs tâches dans un diagramme de Gantt et ont
la possibilité de regrouper, trier et filtrer ces tâches.
 Les membres d'un groupe de travail peuvent consulter les dernières informations sur
l'ensemble du projet, et pas seulement sur les tâches qui leur sont affectées.
 Les membres d'un groupe de travail peuvent créer de nouvelles tâches et les ajouter
dans le fichier du projet. Ils peuvent également déléguer des tâches à d'autres membres
du groupe.
 Les responsables de projet peuvent demander, recevoir et consolider des rapports
d'état.
 Les responsables de projet peuvent établir des règles de messages afin d'accepter
automatiquement les mises à jour provenant des membres du groupe.

Toute personne travaillant avec Microsoft Project Central doit posséder une licence Microsoft
Project Central ; cependant, seul le responsable de projet ou l'administrateur doit posséder une
licence Microsoft Project 2000 lorsqu'il gère une base de données Microsoft Project Central.
Tous les utilisateurs doivent travailler avec des copies sous licence de Microsoft Project 2000 ou
de Microsoft Project Central.

Via la messagerie :
 49

Après s'être connectés électroniquement et reliés entre eux, les membres d'un groupe de travail
peuvent utiliser le système de messagerie pour :

 Affecter des tâches.

 Accepter ou refuser des affectations de tâches.
 Demander et soumettre des rapports d'état.
 Envoyer et recevoir des mises à jour de tâches.

Bien que les configurations varient, pour communiquer via un système de messagerie le
responsable de projet et les membres du groupe de travail doivent :

 être connectés à un réseau ;

 utiliser un système de messagerie 32 bits compatible avec les MAPI ;
 installer [Link] sur leur ordinateur.

2. Publier des informations au format Web

Vous pouvez inclure des informations provenant de prévisions Microsoft Project dans un
document HTML pour le World Wide Web. Microsoft Project utilise des mappages
d'importation/exportation pour déterminer quels sont les champs exportés au format HTML et
peut utiliser un modèle pour déterminer comment et où les informations sont affichées dans le
fichier HTML. Vous pouvez créer ou modifier ces mappages d'importation/exportation HTML
ainsi que les modèles HTML.

1 Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer en tant que Page Web.
2 Si nécessaire, tapez un nom pour le fichier exporté dans la zone Nom du fichier, puis
cliquez sur Enregistrer.
3 Dans la liste Mappage d'importation/exportation, cliquez sur le nom du mappage que
vous souhaitez utiliser pour exporter vos données, par exemple Exportation au format HTML
avec le modèle standard.

Remarque :

Vous pouvez définir un nouveau mappage ou modifier un mappage existant en cliquant sur
Créer.

4 Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

Vous pouvez modifier les exemples de modèle qu'offre Microsoft Project pour créer des
fichiers HTML formatés à partir de données exportées ou vous pouvez créer vos propres
modèles. Pour plus d'informations sur l'utilisation des exemples de modèle HTML, voir Modèles
d'exportation et balises HTML.

3. Publier des informations sous forme graphique

Vous pouvez copier des informations sous la forme d'une image statique à partir de l'affichage
actif de Microsoft Project et la coller dans n'importe quel programme capable d'afficher des
informations graphiques sous forme d'images. Vous pouvez également enregistrer l'image dans
 50

un format de fichier compatible avec le Web en vue de l'utiliser sur le Web. De nombreux
affichages vous permettent de copier une image de la totalité de l'affichage ou de sélectionner et
de copier une partie de l'affichage.

1 Sélectionnez les lignes de votre projet que vous souhaitez copier ou affichez la zone que
vous souhaitez copier sur votre écran.
2 Dans le menu Edition, cliquez sur Copier l'image.
3 Sous Rendu de l'image, indiquez quel type de rendu d'image vous souhaitez :

 Pour copier les informations en vue de les afficher sur un écran, par exemple une
diapositive Microsoft PowerPoint, cliquez sur Pour l'affichage.
 Pour copier les informations comme elles apparaîtraient à l'impression, cliquez sur Pour
l'impression.
 Pour copier les informations en tant que fichier GIF, en vue de son utilisation dans une
page Web ou dans d'autres programmes, cliquez sur Dans un fichier image GIF, puis
indiquez le chemin et le nom du fichier dans lequel vous souhaitez copier l'image.

4 Sous Copier, cliquez sur Telle qu'à l'écran pour copier toutes les parties visibles de votre
planification ou cliquez sur Lignes sélectionnées pour copier uniquement la ligne sélectionnée.
5 Pour copier des informations pour une plage de dates autres que celles affichées
actuellement dans l'échelle de temps, sous Échelle de temps, entrez une date de début et de fin
dans les zones Du et Au.
6 Cliquez sur OK.
7 Aller dans le programme dans lequel vous souhaitez coller les informations Microsoft
Project, puis coller l'image à l'aide de la commande Coller du programme.
 51

Application

Soit à réaliser un projet dans le cadre de la mise en place d’un logiciel de suivi des marchés dans
le cadre du PAML.
Vous disposerez d'une liste de tâches organisées en tâches récapitulatives (Les tâches générales)
et subordonnées (les tâches abaissées sous une tâche récapitulative) dans le tableau ci-après.

NB : Date de début 14/08/2006

Nom de la tâche Durée Prédécesseurs Nom ressources

Entrée en vigueur du contrat 0 jours MAJOIE-SA
Consultant / PAJOVIC /
MAJOIE-SA /
Etude préalable 23 jours LAREUSSITE
Collecte d'informations 12 jours
Collecte d'informations à MAJOIE-
SA 4 jours 1 Consultant / PAJOVIC
Collecte d'informations à
LAREUSSITE 4 jours 4 Consultant / MAJOIE-SA
Collecte d'informations à Consultant /
PAJOVIC 4 jours 5 LAREUSSITE
Analyse 10 jours 5 Consultant
Dépôt du document d'analyse
provisoire 0 jour 7 Consultant
Consultant / PAJOVIC /
MAJOIE-SA /
Séance de restitution et de validation 0 jour 8FD+ 3 jours LAREUSSITE
Dépôt du document d'analyse validé 0 jour 9FD+ 2 jours Consultant
Phase de développement 44 jours
Développement du logiciel 44 jours 10 Consultant
Livraison de la version provisoire du 12FD-17
logiciel 0 jour jours Consultant
Consultant / PAJOVIC /
MAJOIE-SA /
Tests et validation du logiciel 14 jours 13 LAREUSSITE
Livraison de la version définitive du
logiciel 0 jour 12 Consultant
Consultant / PAJOVIC /
MAJOIE-SA /
Paramétrage du logiciel 6 jours LAREUSSITE
Paramétrage du logiciel à PAJOVIC 2 jours 12 Consultant / PAJOVIC
Paramétrage du logiciel à MAJOIE-
SA 2 jours 17 Consultant / MAJOIE-SA
Paramétrage du logiciel à 2 jours 18 Consultant /
 52

LAREUSSITE LAREUSSITE
Consultant / PAJOVIC /
MAJOIE-SA /
Formation à l'utilisation du logiciel 17 jours LAREUSSITE
Formation des cadres de PAJOVIC 5 jours 16 Consultant / PAJOVIC
Formation des cadres de MAJOIE-
SA 5 jours 21 Consultant / MAJOIE-SA
Formation des cadres de Consultant /
LAREUSSITE 5 jours 22 LAREUSSITE
Dépôt du rapport provisoire de
formation 0 jour 23 Consultant
Consultant / PAJOVIC /
MAJOIE-SA /
Séance de restitution et de validation 0 jour 24FD+1 jour LAREUSSITE
Dépôt du rapport de formation
validé 0 jour 25FD+1 jour Consultant
Consultant / PAJOVIC /
Début de la période d'Assistance de 8 MAJOIE-SA /
mois 0 jour 26FD+1 jour LAREUSSITE

Après avoir entré les informations sur les tâches, créez une hiérarchie qui vous aidera à visualiser la
structure du projet.

Quelques indications
o Pour abaisser les tâches d’un niveau cliquez sur l’icône .

o Pour hausser les tâches d’un niveau cliquez sur l’icône .

o Dans le menu Format cliquez sur Quadrillage .Sélectionnez Colonnes secondaires. Spécifiez
le style de quadrillage sélectionné dans la zone « Trait à modifie »r. Si vous ne voulez pas définir de
trait, sélectionnez la première option. Cliquez sur OK.

o Dans le menu Format cliquez sur Echelle de temps. cliquez sur l’onglet Echelle de temps.
- Dans le Découpage principal de l'échelle de temps, choisissez "Années" comme Unités,
Format : "200, 2001, ...", Fréquence : 1, Alignement : Droite. Activez la case à cocher "lignes de
sépration" pour afficher des lignes de séparation verticales entre les étiquettes.

- Dans le Découpage secondaire de l'échelle de temps, choisissez "Mois" comme Unités,

Format : "Janvier", Fréquence : 1, Alignement : Centre. Activez la case à cocher "lignes de
séparation" pour afficher des lignes de séparation verticales entre les étiquettes.

- Dans le Général, Tapez "120" comme Taille. Activez la case à cocher "Séparation
horizontale" pour afficher une ligne horizontale séparant le découpage principal du découpage
secondaire.
 53

Travail à faire
1. Baissez les tâches suivantes d’un niveau :
- Collecte d'informations
- Analyse
- Dépôt du document d'analyse provisoire
- Séance de restitution et de validation
- Dépôt du document d'analyse validé
- Développement du logiciel
- Livraison de la version provisoire du logiciel
- Tests et validation du logiciel
- Livraison de la version définitive du logiciel
- Paramétrage du logiciel à PAJOVIC
- Paramétrage du logiciel à MAJOIE-SA
- Paramétrage du logiciel à LAREUSSITE
- Formation des cadres de PAJOVIC
- Formation des cadres de MAJOIE-SA
- Formation des cadres de LAREUSSITE
- Dépôt du rapport provisoire de formation
- Séance de restitution et de validation
- Dépôt du rapport de formation validé

2. Baissez les tâches suivantes de deux niveaux :

- Collecte d'informations à MAJOIE-SA
- Collecte d'informations à LAREUSSITE
- Collecte d'informations à PAJOVIC

3. Supprimer l’interdépendance entre les tâches.

Dans le menu Format cliquez sur Disposition. Cocher la première option des boutons des lignes
représentant les interdépendances des tâches puis cliquer sur OK.

4. Affichez La date d’exécution des jalons à gauche des barres et les noms des ressources à droite.
Dans le menu Format cliquez sur Styles des barres. Cliquez sur l’onglet Texte. Cliquez sur un
emplacement (Gauche, Droite, Haut, Bas ou Intérieur), puis sélectionnez un champ dans la liste
pour afficher son texte avec le style de barre sélectionné (Gauche : « Début » ; Droite : « Noms
ressources » dans ce cas). Pour supprimer une sélection, cliquez sur l'emplacement correspondant,
puis supprimez la sélection.

5. Légende
Dans le menu Format cliquez sur Styles des barres. Dans la colonne Nom, sélectionnez puis
coupez tous les autres champs des barres (un a un) sauf : Tâche prévue, Avancement, Jalon prévu,
Jalon réalisé puis cliquez sur OK.

6. Dans le menu Fichier cliquez sur Mise en page et saisir les informations ci-après en cliquant sur
l’onglet correspondant.

Entête de page : DEVELOPPEMENT ET MISE EN PLACE D’UN LOGICIEL DE SUIVI DES

PROJETS.
Projet : LOGICIEL DE SUIVI DES PROJETS
Status Date : Lun 14/08/06
 54

Corrigé de l’aplication
55
56
SOFTLAB® ACADEMY™ Microsoft® Project™ 57

TABLES DES MATIERES

Première partie : Les bases.........................................................................................................2
Qu'est-ce que la gestion de projets ?..................................................................2
Le triangle du projet...........................................................................................2
La base de données Microsoft Project...............................................................3
Visualisation des données dont vous avez besoin..............................................3
Comment Microsoft Project planifie.................................................................4
Assemblage........................................................................................................4
Deuxième partie : Créer une planification de projet...................................................................5
Leçon 1 : Comment définir un projet ?..............................................................5
1. Créer un projet............................................................................................................5
2. Entrer les informations clés sur le projet....................................................................6
3. Définir le calendrier du projet.....................................................................................6
Leçon 2 : Comment entrer et organiser une liste de tâches ?.............................8
1. Entrer les tâches et leur durée.....................................................................................8
2. Créer un jalon..............................................................................................................9
3. Créer une tâche répétitive...........................................................................................9
4. Structurer les tâches selon un plan logique...............................................................10
5. Modifier une liste de tâches......................................................................................11
Leçon 3 : Quand les tâches commenceront-elles et se termineront-elles ?......13
1. Établir des relations entre des tâches........................................................................13
2. Superposer des tâches ou ajouter un retard entre elles.............................................14
3. Définir une date de début ou de fin spécifique pour une tâche.................................14
4. Ajouter une échéance à une tâche.............................................................................15
5. Fractionner une tâche en segments...........................................................................15
Leçon 4 : Comment affecter des ressources ?..................................................17
1. Créer une liste de ressources.....................................................................................17
2. Modifier les prévisions de travail d'une ressource....................................................18
3. Affecter des ressources à des tâches.........................................................................19
4. Définir la durée d'une tâche......................................................................................20
5. Vérifier et modifier les affectations de ressources....................................................20
Leçon 5 : Comment entrer des coûts ?.............................................................21
1. Affecter des coûts aux ressources.............................................................................21
2. Définir les coûts fixes liés aux tâches.......................................................................22
3. Choisir la méthode d'allocation des coûts.................................................................22
4. Visualiser le coût des tâches ou des ressources........................................................23
5. Visualiser le coût de l'ensemble du projet.................................................................23
Leçon 6 : Comment afficher les prévisions et leurs détails ?..........................24
1. Afficher l'ensemble du projet à l'écran.....................................................................24
2. Vérifier la date de fin ou de début du projet.............................................................25
3. Identifier le chemin critique......................................................................................25
4. Passer à un autre affichage........................................................................................26
5. Voir d'autres champs dans un affichage....................................................................26
6. Afficher des informations spécifiques en utilisant un filtre......................................26
7. Trier des informations dans un affichage..................................................................27
8. Regrouper des informations dans un affichage.........................................................28
Leçon 7 : Comment ajuster les prévisions ?....................................................28
1. Regrouper des informations dans un affichage.........................................................28
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Leçon 8 : Comment ajuster les prévisions ?....................................................29

1. Vérifier et ajuster une interdépendance de tâches.....................................................29
2. Superposer des tâches...............................................................................................30
3. Vérifier et ajuster les contraintes des tâches.............................................................31
4. Écourter des tâches en ajoutant des ressources.........................................................32
5. Fractionner une tâche en segments...........................................................................33
Leçon 9 : Comment enregistrer la planification au cours du processus ?........33
1. Enregistrer une planification initiale.........................................................................34
2. Enregistrer une planification temporaire..................................................................34
Troisième partie : Suivre et gérer l'avancement.......................................................................36
Leçon 1 : Comment suivre l'avancement réel des tâches ?..............................36
1. Vérifier si les tâches avancent conformément à la planification..............................36
2. Entrer les dates réelles de début et de fin d'une tâche...............................................37
3. Entrer la durée réelle d'une tâche..............................................................................38
4. Mettre à jour l'avancement d'une tâche sous forme de pourcentage.........................38
5. Mettre à jour le travail réel par période de temps.....................................................39
6. Vérifier si le travail des tâches correspond à ce que ce qui a été planifié.................39
7. Comparer les informations sur la tâche réelle avec la planification initiale.............40
Leçon 2 : Comment suivre le travail réel par ressource ?................................41
1. Entrer le travail réel total effectué par une ressource...............................................41
2. Mettre à jour le travail réel d'une ressource par période de temps............................41
3. Visualiser la variation entre le travail planifié et le travail réel d'une ressource......42
Leçon 3 : Comment comparer les coûts réels par rapport au budget ?............42
1. Entrer les coûts réels des tâches manuellement........................................................42
2. Mettre à jour des coûts réels par période de temps...................................................43
3. Vérifier si le coût des tâches est supérieur ou inférieur au coût budgété..................44
4. Afficher le coût total des projets...............................................................................45
5. Analyser les coûts à l'aide de la table Audit des coûts..............................................45
Leçon 4 : Comment équilibrer la charge de travail d'une ressource ?.............46
1. Rechercher les ressources surutilisées et leurs affectations de tâches......................46
2. Diminuer le travail d'une ressource...........................................................................47
3. Réaffecter du travail à une autre ressource...............................................................47
4. Retarder une tâche.....................................................................................................48
5. Modifier les jours et heures ouvrés d'une ressource.................................................48
Quatrième partie : Communication de résultats........................................................................50
Leçon 1 : Comment mettre en forme les prévisions comme vous le souhaitez ?
1. Utiliser l'Assistant Diagramme de Gantt pour faciliter la mise en forme.................50
2. Mise en forme d'une catégorie de barres du Gantt....................................................51
3. Mettre en forme une catégorie de tâches dans votre liste des tâches........................51
4. Mettre en forme du texte...........................................................................................52
Leçon 2 : Comment imprimer des informations sur le projet ?.......................53
1. Ajouter un titre, un numéro de page ou d'autres informations concernant le projet.53
2. Afficher un aperçu des prévisions imprimées...........................................................54
3. Imprimer l'affichage qui apparaît à l'écran...............................................................54
4. Imprimer un rapport standard...................................................................................54
Leçon 3 : Comment diffuser en ligne les informations concernant le projet ? 55
1. Définition d'un système de groupes de travail..........................................................55
2. Publier des informations au format Web..................................................................56
3. Publier des informations sous forme graphique........................................................57
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Application................................................................................................................................59
Corrigé de l’aplication..............................................................................................................63