Termes de Référence
Assistant(e) Administratif(ve) Senior, Rattaché(e) aux Projets
I – Informations sur le poste
Titre : Assistant(e) Administratif(ve) Senior, Rattaché(e) Grade Actuel………………….
aux Projets Classification Approuvée Par…………….
Département : Développement
Division : Project Management
Superviseur immédiat : Directrice Divisionnaire de
Gestion des Projets
Superviseur hiérarchique : Directrice de
Développement
Horaire : Temps Plein
II- Contexte organisationnel
Zanmi Lasante (ZL) est une organisation non gouvernementale à but non lucratif dont les activités visent à
renforcer les structures sanitaires du Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) afin de
garantir l’accès à des services diagnostiques et à des soins basés sur les évidences à sa population cible au
niveau du Plateau Central et du bas Artibonite depuis plus de trente ans. ZL œuvre également aux côtés du
MSPP dans la formation du personnel de soins à travers la mise en place d’un programme de résidence
hospitalière après le séisme dévastateur du 12 janvier 2010.
ZL est une organisation sœur de Partners in Health (PIH) sise à Boston, Massachussetts. Elle est affiliée à
d’autres organisations et initiatives au Rwanda, au Lesotho, à Malawi, au Pérou, au Mexique, en Russie, au
Sierra Leone, au Liberia et à la Nation Navajo. ZL et PIH établissent des partenariats avec des hôpitaux et
des universités de renoms notamment aux USA dans le but de garantir l’accès à des services hautement
spécialisés et contribuer à la standardisation des activités de formation.
En dehors du gouvernement haïtien, Zanmi Lasante est le plus grand fournisseur de soins de santé d'Haïti,
travaillant en étroite relation avec le Ministère de la Santé Publique et de la Population, et dessert une
population de plus de 1,3 million de personnes. L’organisation emploie plus de 4500 personnes, dont 2500
agents de santé communautaire, pour fournir des soins primaires, des soins de santé maternelle et infantile,
des services de lutte contre le VIH et la tuberculose et des soins secondaires et tertiaires plus avancés. Elle
s'efforce d'atteindre deux objectifs primordiaux :
Apporter les avantages de la science médicale moderne à ceux qui en ont le plus besoin
Servir d'antidote au désespoir
III- Profil du Poste
Assistant(e) Administratif(ve) Senior, Rattaché(e) aux Projets est un poste clé au sein de l'organisation,
nécessitant une expertise approfondie en gestion administrative et une grande capacité d'adaptation. Le/la
titulaire du poste jouera un rôle essentiel dans la coordination et l'exécution des activités et des demandes
de support administratifs liés aux différents projets de Zanmi Lasante, tout en assurant une liaison efficace
entre les différentes parties prenantes.
V- Responsabilités Générales
Les principales responsabilités de Assistant(e) Administratif(ve) Senior, Rattaché(e) aux Projets sont :
Prendre et distribuer des messages.
Rédiger et disséminer des messages de groupes et communication avec des fournisseurs de services
Assurer le suivi de signature des documents et des correspondances urgentes
Organiser des rendez-vous et des réunions de la division.
Gérer les évènements (Ateliers-Conférences).
Envoyer des rappels pour les événements à venir.
Rédiger et éditer des documents financiers.
Suivis des rapports des rencontres et des évènements et présentations.
Préparer les correspondances administratives et les memos
Organiser et maintenir le système de classement électronique des documents des projets, notamment
les rapports soumis et les budgets actuels (SharePoint, OneDrive, ASANA).
Organiser et gérer les fournitures de bureau.
Veiller à un espace de travail propre et bien organisé.
Organisation des déplacements
Réserver des vols, des hébergements et des transports pour les voyages d'affaires
Préparer des itinéraires
Effectuer les suivis de distribution de per diem
Soutien aux réunions
Coordonner et préparer les salles de réunion.
Prendre des notes lors des réunions.
Distribuer des ordres du jour et des documents de soutien
Préparer les réquisitions internes et les demandes de décaissement spécifiques aux évènements et
acquisitions
Appuyer le traitement des factures dans les délais
Maintenir les pièces justificatives en cas de besoins
Transférer régulièrement les documents nécessaires au service de contrôle interne.
Effectuer des recherches sur divers sujets au besoin.
Traiter et proposer des solutions pour résoudre les problèmes administratifs.
Utilisation compétente des logiciels de bureau (par exemple, la suite Microsoft Office).
Gérer l'équipement de bureau et résoudre des problèmes techniques de base.
Gérer des informations sensibles avec discrétion.
Aider à des projets spécifiques assignés par les cadres ou la direction.
Collaborer avec d'autres départements pour assurer le bon déroulement des opérations.
Gestion des Ressources Humaines :
Les fonctions Ressources humaines sont ;
Assurer que tous les staffs des projets soumettent des feuilles de temps
Assurer la conformité des feuilles de temps soumises
Assurer le suivi des congés annuels et maladie en étroite collaboration avec la Direction HR
Assurer avec Le Project Management et la DRH le processus de recrutement des nouveaux
employés sur des projets
Assurer avec Le Project Management et la DRH l’orientation des nouveaux employés sur les projets
Assurer avec Le Project Management et la DRH le suivi des listes de payroll sur les projets.
VI- Connaissance, aptitudes et attitudes requises
Licence et/ ou Diplôme en Administration des Affaires ou domaine connexe.
Minimum 1 à 2 années d’expérience dans un rôle administratif, idéalement dans les ONGs
Expérience professionnelle pertinente en Ressources Humaines est souhaitable.
Compétences informatiques : Bonne maîtrise des outils informatiques (MS Word, Excel, etc.)
Excellentes compétences en communication, à l'écrit comme à l'oral.
Capacité à gérer des informations confidentielles avec intégrité.
Maitrise de l’anglais professionnel.
Capacité à travailler de manière autonome, tout en collaborant efficacement au sein de l'équipe.
Organiser et prioriser son travail en fonction des enjeux, du contexte, du délai
Savoir respecter les échéances, être rigoureux et précis
Savoir s’intégrer dans la chaine d’opérations comptables et financières
Savoir faire face à des opérations d’urgence
Respect des valeurs de l’Organisation :
E tenu de respecter ses engagements et responsable de ses actes.
Etre conscient que toutes ses décisions et ses actions doivent apporter une contribution au
changement et au progrès de l’organisation
Faire preuve d’honnêteté, d’éthique, de loyauté dans ses choix et dans ses actes quel que soit la
difficulté. En tant que valeur professionnelle, elle renforce la réputation de l’organisation.
Assurer une participation représentative des décideurs et des bénéficiaires dans la prise de
décisions justes et rationnelles en conformité avec l’approche préférentielle pour les pauvres,
cultivée par l’organisation.
Zanmi Lasante s'engage fermement à prévenir l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels dans
l'ensemble de ses activités. Le candidat sélectionné sera soumis à une formation adaptée et sera
responsable de la pleine compréhension et du respect des politiques et procédures de l'organisation
en matière de prévention de l'exploitation, des abus et du harcèlement sexuel. Dans cette optique,
Zanmi Lasante adopte une politique de tolérance zéro envers toute forme d'exploitation, d'abus et de
harcèlement.
Je, soussigné(e), certifie que je remplis toutes les conditions du présent mandat et que j'accomplirai
le travail requis conformément aux exigences définies pour ce poste.
Fait à Croix des Bouquets, le …………………………………………………..… en triple original.
Direction des Ressources Humianes / Zanmi Lasante
