Outlook 2003
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Avertissement
Ce document accompagne le cours qui a été conçu spécialement pour les stagiaires des cours de
Denis Belot.
Le cours a été réalisé en réponse aux diverses questions posées par les stagiaires.
Le support de cours est conçu dans le but de permettre de suivre la formation sans devoir prendre des
notes.
Le support de cours permet également de refaire les exercices réalisés durant la formation.
Ce document ne constitue pas une référence utilisable sans le cours.
Le cours est régulièrement adapté pour tenir compte des demandes et des évolutions techniques, c’est
pourquoi le contenu peut être différent à chaque session de formation.
Ce cours a été adapté pour être réalisé dans une durée réduite tout en présentant un nombre important
de fonctions. Les exemples fournis sont des exemples à buts pédagogiques et ne constituent
pas des modèles pour des cas réels en entreprises.
Si des anomalies ou des incohérences demeurent dans ce document, elles peuvent être le résultat
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être difficile de cerner l’origine des problèmes. Aussi nous ne pouvons en aucuns cas être tenus pour
responsable de problèmes ou pannes survenant sur votre propre matériel.
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Table des matières
A. Introduction ............................................................................................................................................................... 4
B. Outlook, Outlook Express, Messagerie & Internet ...................................................................................................... 5
C. Schéma détaillé (email).............................................................................................................................................. 8
D. Interface & généralités ............................................................................................................................................. 11
E. Affichage du jour .................................................................................................................................................... 12
F. Contact ................................................................................................................................................................... 13
G. Calendrier ............................................................................................................................................................... 15
H. Courrier .................................................................................................................................................................. 24
I. Tâches..................................................................................................................................................................... 28
J. Notes ...................................................................................................................................................................... 30
K. Les diverses barres d’outils ...................................................................................................................................... 32
L. Compléments courrier.............................................................................................................................................. 33
M. Accès au Web et raccourcis...................................................................................................................................... 37
N. Envoi & réception télécopies.................................................................................................................................... 39
O. Réglage technique ................................................................................................................................................... 40
P. Options ................................................................................................................................................................... 41
Q. Synchronisation avec Pocket PC .............................................................................................................................. 44
R. Barre d’outils spécifique .......................................................................................................................................... 50
S. Annexe (Jours fériés) ............................................................................................................................................... 51
T. Annexe (Modèle de mail)......................................................................................................................................... 52
U. Importation (comptes, courriers et adresses) ............................................................................................................. 53
V. Annexe (Sauvegardes) ............................................................................................................................................. 54
W. Annexe (Signer et crypter) ....................................................................................................................................... 55
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A. Introduction
Ce cours constitue une première initiation à l’usage du logiciel Outlook 2003
Ce logiciel est destiné à la gestion et l’organisation personnelle.
Remarque : le logiciel Outlook est différent du logiciel Outlook Express fourni avec
Windows.
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B. Outlook, Outlook Express, Messagerie & Internet
1 - Outlook Express
Version allégée fournie avec Windows
Ne traite que la messagerie & les contacts de façon simplifiée.
2 - Outlook
Il s’agit d’un logiciel payant, souvent inclus dans un pack Office PME
Traite la messagerie, les contacts, l’agenda (calendrier), les taches, les notes…
L’ensemble d’Outlook est largement plus complet qu’Outlook Express.
Outlook peut être utilisé en version individuelle ou dans un contexte avec serveur 1
d’entreprise (dans ce cas d’autres fonctions sont disponible).
3 - Schéma logiciel de messagerie & Internet
a) Avec un navigateur (Internet Explorer par exemple)
Serveurs de messagerie
Navigateur (Les messages restent
Internet Explorer physiquement sur le
serveur)
(Visualisation des
messages)
b) Avec un logiciel de messagerie (Outlook par exemple)
Serveurs de messagerie
Logiciel de messagerie (Les messages restent
Outlook physiquement sur le
serveur)
(Déchargement des
messages)
1
Logiciel Exchange
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Remarque :
Certains utilisateurs disent « j’envoie les messages avec mon Wanadoo », ou « je lis les
messages avec mon Wanadoo », Cela ne veut rien dire.
On se connecte à un fournisseur d’accès. On envoie les messages avec un navigateur ou avec
un logiciel de messagerie.
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C. Schéma détaillé (email)
pop.free.fr
smtp.free.fr
martin dubois
Ordinateur (Unité Centrale)
Mem. vive
FAI
Outlook
Serveurs Web
Express
Courriers
Réseau Serveurs Web
Connexion Serveurs Web
en cours Internet
Wanadoo
Windows
smtp.wanadoo.fr
Mails
Envoyés
pop.wanadoo.fr
Et reçus
Proc.
Disque
dupont durand duval
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[email protected]
Objet : Commande
ENVOI Mail pop.free.fr
Texte : votre smtp.free.fr
commande du 15… martin dubois
1
Martin
Free
2
Wanadoo
pop.wanadoo.fr
4
smtp.wanadoo.fr
dupont durand duval
Dupont
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RECEPTION Mail
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pop.free.fr
smtp.free.fr
martin dubois
Martin
Free
3 Wanadoo
[email protected]
Objet : Commande
Texte : votre pop.wanadoo.fr
commande du 15… 1
smtp.wanadoo.fr
dupont durand duval
Dupont
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D. Interface & généralités
1 - Choix des types d’affichage
Pour afficher plus de boutons :
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E. Affichage du jour
Ou cliquer sur Dossiers personnels
L’affichage du jour résume les divers éléments important concernant le calendrier, les
messages et les tâches.
Voir réglage de cette image par : « Personnaliser Outlook Aujourd’hui »
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F. Contact
1 - Créer une fiche
Bouton Nouveau
Voir aussi les volets Détails, Activité, Champs…
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2 - Types d’affichage
3 - Recherche
Sur le nom, le prénom ou une partie du nom…
Sur l’initiale
4 - Les Listes de distribution (ou Groupe)
Bouton Nouveau, Liste de distribution…
Sélectionner les membres (avec touche Ctrl) puis valider pour créer la liste…
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G. Calendrier
Barre d’outils affichée avec le calendrier :
Pour choisir le type d’affichage Jour, semaine, …
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1 - Ajouter un rendez-vous (méthodes)
(Il faut être positionné sur le calendrier)
a) Bouton Nouveau (ou clic droit Nouveau)
b) Ajouter un rendez-vous (Méthode double clic)
Pour ajouter un rendez-vous faire un double clic sur une date, puis renseigner et valider avec
le bouton Enregistrer et fermer…
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c) Ajouter un rendez-vous (Méthode clic avec maintien)
Faire un clic avec maintien sur la plage horaire concernée, puis touche Entrée…
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2 - Renseignements de base
a) Onglet Rendez-vous
Sur le calendrier, Clic droit, Nouveau Rendez-vous…
Les renseignements :
Objet,
Emplacement,
Catégorie du calendrier,
Début, Fin,
Rappel,
Disponibilité,
Contact,
Catégorie,
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b) Onglet Planification
Si plusieurs personnes sont concernées…
Un message est envoyé à la personne concernée pour obtenir son accord.
On peut mettre des adresses mail ou des noms d’utilisateurs.
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3 - Complément périodicité
Si le rendez-vous est répétitif…
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4 - Supprimer un rendez-vous
Sur le rendez-vous, Clic droit, supprimer…
5 - Déplacer un rendez-vous
Faire un clic avec maintien, et glisser le rendez-vous…
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6 - Partager son calendrier (version avec serveur)
A réaliser une première fois, pour permettre à d’autres utilisateurs d’accéder à votre
calendrier…
Dans le volet de gauche, Partager Mon calendrier…
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7 - Accéder à un calendrier partagé (version avec serveur)
Dans le volet de gauche, Autres calendrier…
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H. Courrier
1 - Envoyer un courrier
Bouton Nouveau…
Dans la case A taper l’adresse mail, ou si le destinataire est présent dans les contacts taper le
début du nom, ou cliquer sur le bouton A…
Rédiger le courrier pour cliquer sur le bouton Envoyer…
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2 - Les diverses possibilités d’envoi
Case A : Destinataire principal
Case CC : Copie Conforme pour information
Case CCI : Copie Conforme Invisible (les destinataire ne seront pas visibles)
Pour faire apparaître cette case utiliser le menu Affichage
Objet : Texte descriptif
Texte : Détail du texte
Menu affichage :
Format HTML permet de mettre des attributs de caractères (couleur, gras…etc)
Format Texte se limite à du texte sans attributs (sans couleur, gras…etc)
3 - Lire les courriers
a) Lecture
b) Répondre
c) Transférer
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4 - Format HTML et texte
Menu Format…
a) Html
b) Texte brut
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5 - Envoi avec accusé de réception
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I. Tâches
1 - Créer une tâche
2 - Modifier une tâche
Double clic sur la tâche.
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3 - Faire disparaître une tâche
4 - Supprimer une tâche
Clic droit, Supprimer…
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J. Notes
1 - Ajouter une note
Nouveau
2 - Modifier une Note
Double clic sur la Note
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3 - Glisser une note sur le bureau
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K. Les diverses barres d’outils
1 - Courrier
2 - Calendrier
3 - Contact
4 - Tâches
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L. Compléments courrier
1 - Créer un dossier
Se positionner sur Boîte au lettre (Parfois appelé Dossier Personnels)
Puis clic droit
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2 - Créer une règle
Se positionner sur un courrier envoyé par la personne concernée
Clic droit, créer une règle…
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3 - Modifier une règle
Menu Outils, Règles et Alertes…
Faire un Double Clic sur la Règle
Corriger et valider…
Remarque : voir également la création de règle pour éviter les Spam (publicité non souhaitée).
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4 - Liste de distribution
Choix contact…
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M.Accès au Web et raccourcis
1 - Accès au Web
Tapez l’adresse dans la zone
2 - Raccourcis
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3 - Ajouter un raccourci Web
4 - Autres cas de raccourcis
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N. Envoi & réception télécopies
La fonction n’a pas pu être testée.
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O. Réglage technique
1 - Configuration de comptes
Il est possible de disposer de plusieurs comptes de messagerie. Pour les configurer :
Menu Outils, comptes…
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P. Options
a) Préférence
b) Messagerie
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c) Format du courrier
d) Orthographe
e) Sécurité
f) Autre
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g) Délégués
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Q. Synchronisation avec Pocket PC
L’utilisation avec un assistant personnel.
Outlook peut être utilisé avec un assistant personnel afin de disposer de l’ensemble de ses
informations durant des phases de déplacement.
Il existe une phase de synchronisation entre l’assistant et l’ordinateur.
1 - Installation du logiciel de synchronisation Pocket PC
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2 - Utilisation avec Pocket PC
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R. Barre d’outils spécifique
Bouton droit sur les barres d’outils,
Choisir Personnaliser,
Onglet Barre d’outils,
Bouton Nouvelle,
Taper votre nom et valider par OK,
Votre barre apparaît,
Glisser les boutons utiles dans votre barre,
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S. Annexe (Jours fériés)
Menu Outils, Options, Options du calendrier, Ajouter les jours fériés…
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T. Annexe (Modèle de mail)
En mode courrier…
Menu Actions, Nouveau message en utilisant, Davantage de papier à lettres…
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U. Importation (comptes, courriers et adresses)
Menu fichier, Importer exporter, Outlook…
….etc.
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V. Annexe (Sauvegardes)
Menu Fichier, Gestion de fichiers de données…
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W. Annexe (Signer et crypter)
Cette fonction n’est utilisable qu’avec une signature numérique à obtenir auprès d’un
organisme habilité.
(Voir exemple : certificat numérique DGI pour dépôt de déclaration fiscale)
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