FACTURE
NORMALISÉE
GUIDE PRATIQUE
DE LA RÉFORME
AOÛT 2025
SOMMAIRE
01
CONTEXTE DE LA RÉFORME
02
OUTILS DE LA RÉFORME
03
APPLICATION POUR LES ENTREPRISES
04
PROCÉDURE D’HOMOLOGATION
05
RÉGIME DÉROGATOIRE
06
CALENDRIER DE LA RÉFORME
01. CONTEXTE DE LA RÉFORME
La facture normalisée est une facture émise sous différents
formats, transmise par les dispositifs électroniques fiscaux,
comprenant des mentions obligatoires et des éléments de sécurité.
La réforme de la facture normalisée trouve son fondement
juridique dans les articles 38, 58, 59 ter et 59 quater de
l’Ordonnance-loi n° 10/001 du 20 août 2010 portant institution de
la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).
Aux termes de l’article 58 de l’Ordonnance-Loi n° 10/001 :
« Tout redevable de la taxe sur la valeur ajoutée qui livre des biens ou rend des services
à un autre redevable ou réclame à ce dernier des acomptes donnant lieu à l’exigibilité
de la taxe doit délivrer une facture normalisée produite par les dispositifs électroniques
fiscaux ou documents en tenant lieu. »
Cette réforme consiste à rendre obligatoire l’utilisation des
dispositifs électroniques fiscaux (DEF) par les assujettis lors des
ventes de biens et de services pour l’émission des factures
normalisées.
Elle a pour objet :
D’une part, la digitalisation de la facturation dans les
entreprises ; et,
D’autre part, l’amélioration de la transparence.
01. CONTEXTE DE LA RÉFORME
Par ailleurs, le non-respect de la délivrance d’une facture
normalisée emporte les conséquences suivantes :
En matière de TVA, les articles 38 et 74 sexies de l’Ordonnance-
Loi n° 10/001 :
« Pour être déductible, la taxe sur la valeur ajoutée doit figurer :
1. de façon générale, sur une facture normalisée ou un autre document en tenant lieu,
dûment délivré par un assujetti et mentionnant son numéro impôt […]. »
« Toute personne soumise à l’obligation d’utiliser les dispositifs électroniques fiscaux qui
effectue une transaction sans délivrer une facture normalisée établie dans les
conditions définies à l’article 59 quater, est passible d’une amende égale à cinq (5) fois
le montant de la TVA non facturée avec un minimum de 10.000.000,00 de Francs
congolais par facture non délivrée.
En cas de récidive, le montant de l’amende est égal à dix (10) fois le montant pour
lequel la facture normalisée n’a pas été délivrée avec un minimum de 50.000.000 de
Francs congolais par facture non délivrée. Dans ce cas, l’amende peut être appliquée
cumulativement avec une fermeture administrative de l’entreprise de trois (3) mois sur
décision du Directeur Général des impôts.
Lorsqu’il s’agit d’une entreprise dont les dirigeants sont de nationalité étrangère,
l’interdiction de séjour en République Démocratique du Congo est faite à ces dirigeants
cumulativement avec les sanctions ci-dessus visées.
La procédure d’interdiction de séjour est mise en œuvre sur demande du Ministre ayant
les Finances dans ses attributions. »
En matière d’IBP, l’article 29 de l’Ordonnance-Loi n° 69/009 du 10
février 1969 tel que modifié par la Loi de Finances pour l’exercice
2025 pose désormais comme condition de déductibilité des
charges :
« […] être appuyées de factures normalisées justificatives ou de documents en tenant
lieu, émis conformément à la législation fiscale en vigueur en matière de taxe sur la
valeur ajoutée, sous réserve des dérogations expresses accordées pour certaines
activités par l’Administration des Impôts […]. »
02. OUTILS DE LA RÉFORME
Les outils de la réforme de la facture normalisée sont :
Les Dispositifs Électroniques Fiscaux (DEF) : appareils
électroniques ou logiciels homologués par la Direction
Générale des Impôts (DGI) pour l’émission des factures
normalisées ; et,
Les Systèmes de Facturation des Entreprises (SFE) : logiciels
homologués émettant les factures normalisées, connectés à un
Module de Contrôle de Facturation (MCF/e-MCF).
En ce qui concerne les DEF, il en existe deux types, à savoir : les
DEF physiques et les DEF dématérialisés.
Les DEF physiques (DEF) sont :
o Unité de facturation (UF) : appareil électronique de
facturation homologué par la DGI permettant
d’émettre des factures normalisées ;
o Module de contrôle de facturation dématérialisée
(MCF) connecté à un SFE : appareil électronique
homologué par la DGI connecté à un SFE homologué
permettant l’émission des factures normalisées.
02. OUTILS DE LA RÉFORME
Les DEF dématérialisés (e-DEF) sont :
o Unité de facturation dématérialisée (e-UF) : émission
des factures normalisées à travers la plateforme de
la DGI conçue à cet effet ;
o Module de contrôle de facturation dématérialisée (e-
MCF) connecté à un SFE : logiciels intégrés dans le
SFE répondant aux spécifications techniques
édictées par la DGI.
Concernant les SFE, ils doivent être homologués en répondant aux
spécifications techniques définies par la DGI notamment les types
de factures, les groupes de taxation, les rapports obligatoires, les
types de clients, etc.
03. APPLICATION
Comment appliquer la réforme pour mon entreprise ?
Cas de figure Différentes options Mise en application
— Obtenir les spécifications
techniques de la DGI
— Mettre à niveau mon
logiciel (SFE)
01. Conserver et faire — Se procurer un MCF
homologuer mon SFE gratuit pour la phase Test
— Soumettre le dossier pour
homologation de mon SFE
— Consulter la liste des SFE
déjà homologués par la
02. Changer de SFE et acheter un DGI
Mon entreprise dispose SFE déjà homologué par la DGI — Acheter un SFE auprès des
d’un SFE (logiciel) fournisseurs agréés et un
MCF
— Consulter la liste des
fournisseurs de DEF
03. Acheter un DEF physique de publiée par la DGI
type Unité de facturation (UF) — Acheter une UF auprès
des distributeurs agréés
— Détenir un compte d’accès
à la plateforme e-DEF
04. Émettre la facture à travers la — Utiliser son compte pour
plateforme (e-UF) émettre des factures
normalisées via la
plateforme
— Consulter la liste des SFE
déjà homologués par la
01. Acheter un SFE déjà DGI
homologué par la DGI — Acheter un SFE auprès des
fournisseurs agréés et un
MCF
— Consulter la liste des
fournisseurs de DEF
Mon entreprise ne dispose 02. Acheter un DEF physique de publiée par la DGI
pas d’un SFE (logiciel) type Unité de facturation (UF) — Acheter une UF auprès
des distributeurs agréés
— Détenir un compte d’accès
à la plateforme e-DEF
03. Émettre la facture à travers la — Utiliser son compte pour
plateforme (e-UF) émettre des factures
normalisées via la
plateforme
Note : Il est recommandé aux entreprises de posséder un
DEF physique comme équipement de secours.
04. PROCÉDURE D’HOMOLOGATION
L’homologation des SFE (ou DEF) vise à vérifier la conformité des
systèmes avec les spécifications techniques définies par la DGI afin
de garantir les critères de sécurité, d’intégrité et de traçabilité des
données.
Il existe des préalables à la demande d’homologation à savoir :
Obtenir l’accès à la plateforme de test e-DEF ;
Télécharger la documentation technique disponible sur la
plateforme e-DEF ;
Obtenir un exemplaire de MCF physique gratuit après
soumission de la fiche de retrait ;
Conformer le SFE aux spécifications techniques ;
Constituer le dossier de demande.
La procédure d’homologation se présente comme suit:
1. Soumission de la demande
2. Vérification de la conformité administrative
En cas d’erreurs :
o Invitation à corriger les problèmes ;
o Rejet de la demande si les problèmes ne sont
pas résolus.
3. Vérification de la conformité technique
En cas d’erreurs :
o Invitation à corriger les problèmes ;
o Rejet de la demande si les problèmes ne sont
pas résolus.
4. Dans le cas d’une homologation réussie :
Notification d’approbation ;
Ajout du SFE sur la liste des SFE homologués.
05. RÉGIME DÉROGATOIRE
Les documents tenant lieu de factures
À défaut de la facture normalisée, il existe des documents « tenant
lieu » régulièrement établis. Ces documents tenant lieu de facture
normalisée sont énumérés à l’article 3 de l’Arrêté Ministériel
n° 044/CAB/MIN/FINANCES/2024 du 30 décembre 2024 portant
détermination des documents tenant lieu de facture normalisée en
RDC.
Il s’agit en particulier de :
— Factures de fournisseurs étrangers ne disposant pas
d’établissement fixe/permanent en RDC ;
— Factures de personnes physiques assujetties au régime fiscal
des entreprises de petite taille, dans la limite de 100.000 FC par
an et par bénéficiaire ;
— Documents douaniers ;
— Titres de perception et avis d’imposition (AMR) ;
— Factures provenant de personnes disposant d’une dérogation.
Les personnes disposant d’une dérogation
En considérant le statut spécial qui leur est accordé par la Loi ou la
nature de leurs activités, certaines personnes physiques ou
morales sont dispensées de l’obligation d’utiliser des dispositifs
électroniques fiscaux pour émettre des factures normalisées lors
de leurs transactions.
05. RÉGIME DÉROGATOIRE
Les personnes bénéficiant de cette dérogation sont répertoriées
dans la Circulaire ministérielle
n° 005/CAB/MIN/FINANCES/2024 du 30 décembre 2024. Il s’agit
notamment de :
— L’Etat, les organismes publics et les entreprises publiques de
distribution d’eau et d’électricité ;
— Les missions diplomatiques et les organisations internationales ;
— Les contribuables non assujettis à la TVA (et) relevant du
régime fiscal des entreprises de petite taille en matière d’IBP ;
— Les établissements de crédit.
Les dérogations temporaires
Outre les personnes physiques ou morales bénéficiant de la
dérogation, toute personne physique ou morale peut – en cas de
« motif valable » - solliciter une dérogation temporaire auprès de
l’Administration fiscale. La demande de dérogation est adressée au
Directeur Général des Impôts.
Pour les entreprises existantes, la demande de dérogation doit être
formulée avant la date limite fixée pour se conformer à l’obligation
d’émission des factures normalisées. En revanche, pour les
nouvelles entreprises, la demande doit être adressée dans les trois
(3) mois suivant son immatriculation.
Cependant, la durée de la dérogation temporaire ne peut excéder
deux (2) mois.
06. CALENDRIER DE LA RÉFORME
Septembre 2024
Lancement de la phase pilote (préparation et sensibilisation des
entreprises, test des outils, identification des améliorations).
Juin 2025
Lancement de la procédure d’homologation des SFE (mise en
conformité des SFE, obtention des DEF, soumission de
demande d’homologation).
Août 2025
Lancement de la généralisation/vulgarisation de la facture
normalisée aux assujettis redevables de la TVA.
Septembre 2025
Publication de la liste des SFE et des fournisseurs des DEF
homologués par la DGI.
Courant 2026
Phase de généralisation de la réforme à toutes les entreprises.
LITTELL & HOLLY SAS
3A, Concession COTEX
63, Avenue Colonel Mondjiba
Kinshasa/Ngaliema
République Démocratique du Congo
STANDARDIZED
INVOICE
PRACTICAL GUIDE
AUGUST 2025
SUMMARY
01
CONTEXT OF THE REFORM
02
TOOLS REQUIRED
03
APPLICATION
04
HOMOLOGATION PROCESS
05
DEROGATORY REGIME
06
SCHEDULE OF THE REFORM
01. CONTEXT OF THE REFORM
The standardized invoice is an invoice issued in various formats,
transmitted through electronic fiscal devices, and containing the
mandatory particulars as well as security features.
The reform relating to the standardized invoice is based on Articles
38, 58, 59 ter and 59 quater of the Ordinance-Law No. 10/001 of
20 August 2010 implementing VAT in the DRC.
According to Article 58 of the Ordinance-Law No. 10/001 :
Any taxpayer liable for value-added tax who supplies goods or provides services
to another taxpayer, or who claims from the latter advance payments giving rise to
the tax liability, shall issue a standardized invoice generated by electronic fiscal
devices or equivalent document in lieu of invoice.
This reform consists in making the use of electronic fiscal devices
(DEF) mandatory for taxable persons when carrying out sales of
goods and services for the issuance of standardized invoices.
It has for purposes:
First of all the digitalization of the invoicing system in
companies; and
Then, the improvement of (tax) transparency.
01. CONTEXT OF THE REFORM
Moreover, in case of non-compliance with the obligation to deliver
a standardized invoice, the following sanctions will apply:
As regards VAT, the Articles 38 and 74 sexies of the Ordinance-
Law No. 10/001:
“In order to be deductible, value-added tax must appear:
1. generally, on a standardized invoice or another equivalent document in lieu of
invoice, duly issued by a taxable person and indicating his tax identification number
[…].”
“Any person subject to the obligation to use electronic fiscal devices who carries out a
transaction without issuing a standardized invoice prepared under the conditions
defined in Article 59 quater shall be liable to a fine equal to five (5) times the amount of
the unbilled VAT, with a minimum of 10,000,000 Congolese Francs per invoice not
issued.
In the event of a repeat offense, the amount of the fine shall be equal to ten (10) times
the amount for which the standardized invoice was not issued, with a minimum of
50,000,000 Congolese Francs per invoice not issued. In such case, the fine may be
applied cumulatively with the administrative closure of the business for a period of
three (3) months by decision of the Director General of Taxes.
Where the business is managed by foreign nationals, such directors shall, in addition to
the above sanctions, be subject to a prohibition of residence in the Democratic Republic
of Congo.
The residence prohibition procedure shall be implemented at the request of the Minister
of Finance.”
As regards IBP, the Article 29 of the Ordinance-Law No. 69/009 of
10 February 1969 as amended by the 2025 Finance Law refers as
a general condition of deductibility of expenses:
“[…] be supported by standardized invoices or equivalent document in lieu of invoice
issued in accordance with the tax legislation in force on value-added tax, subject to
express waivers granted for certain activities by the Tax Authorities […].”
02. TOOLS REQUIRED
The tools that are implemented by the reform of the standardized
invoices are as follows:
Electronic Fiscal Devices (DEF): electronic equipment or
software approved by the General Directorate of Taxes (DGI)
for the issuance of standardized invoices; and
Enterprise Billing Systems (SFE): approved software generating
standardized invoices, connected to a Billing Control Module
(MCF/e-MCF).
There are 2 types of DEF: the physical ones and and the
dematerialized ones.
The physical DEF (DEF) are:
o Billing unit (UF) : electronic invoicing device
approved by the DGI allowing the issuance of
standardized invoices;
o Standardized billing control module (MCF) connected
to a SFE: electronic device duly approved by the DGI
and connected to an approved SFE allowing the
issuance of standardized invoices.
02. TOOLS REQUIRED
The dematerialized DEF (e-DEF) are:
o Dematerialized billing unit (e-UF) : issuance of
standardized invoices through the DGI (electronic)
platform duly created to that effect;
o Dematerialized standardized billing control module
(e-MCF) connected to a SFE: softwares intalled into a
SFE and complying with the technical specifications
defined by the DGI.
The SFE must be approved (through a homologation process) by
complying with the technical specifications of the DGI, especially
regarding types of invoices to be issued, taxation groups,
mandatory reports, types of clients...
03. APPLICATION
How to apply the reform to my company?
Case Options available Implementation
— To get from the DGI the
required technical
specifications
— To update the existing SFE
01. To keep and to have the — To get from the DGI a free
existing SFE approved MCF for the testing phase
— Submit a homologation
application file for the
existing SFE
— To review the list of SFE
already approved by the
02. To change the SFE and to buy
DGI
a SFE already approved by the
My company has/uses a DGI
— To buy an approved SFE
SFE (software) from a duly appointed
supplier as well as a MCF
— To review the list of
appointed DEF suppliers
03. To buy a physical DEF in the as published by the DGI
form of a billing unit (UF) — To buy a UF from an
appointed dealer (of
suppliers)
— To create an account and
to obtain access to the e-
04. To issue invoices through the DEF platform
DGE platform (e-UF) — To use the account on the
platform to issue
standardized invoices
— To review the list of SFE
already approved by the
01. To buy a SFE already DGI
approved by the DGI — To buy an approved SFE
from a duly appointed
supplier as well as a MCF
— To review the list of
appointed DEF suppliers
My company does not 02. To buy a physical DEF in the as published by the DGI
have/use a SFE (software) form of a billing unit (UF) — To buy a UF from an
appointed dealer (of
suppliers)
— To create an account and
to obtain access to the e-
03. To issue invoices through the DEF platform
DGE platform (e-UF) — To use the account on the
platform to issue
standardized invoices
Remark: It would be desirable for companies to have a
physical DEF as backup.
04. HOMOLOGATION PROCESS
The approval of SFE (or DEF) aims to verify the compliance of the
systems with the technical specifications defined by the General
Directorate of Taxes (DGI), in order to ensure the criteria of
security, integrity, and traceability of the data.
There are some prerequisites to the approval/homologation
application, meaning:
To be granted access to the testing platform e-DEF;
To download the technical documentation available on the
platform e-DEF;
To get (freely) a physical MCF after having filed a
corresponding application form;
To adjust/adapt the SFE to the technical specifications;
To prepare the approval/homologation application file.
The homologation process is as follows:
1. Submission of the application
2. Review of the administrative compliance
In case of mistakes/non-compliance:
o Invitation to rectifiy;
o Rejection of the application if the issues
identified have not been solved.
3. Review of the technical compliance
In case of mistakes/non-compliance:
o Invitation to rectifiy;
o Rejection of the application if the issues
identified have not been solved.
4. If homogation process is succesfull:
Notification of approval/homologation;
SFE added on the list of approved SFE.
05. DEROGATORY REGIME
Documents ‘in lieu of’ invoices
In lieu of standardized invoices, there are equivalent documents
that are accepted provided they are validly issued. Such equivalent
documents in lieu of standardized invoice are defined in Article 3
of the Ministerial Order No. 044/CAB/MIN/FINANCES/2024 of
30 December 2024 relating to the establishment of equivalent
documents in lieu of standardized invoice in the DRC.
Notably:
— Invoices issued by foreign suppliers that do not have a
fixed/permanent establishment in the DRC;
— Invoices issued by individuals submitted to the tax regime of
small enterprises, within the limit of CDF 100,000 per year and
beneficiary;
— Customs documents;
— Tax collection notes and tax bills (AMR);
— Invoices from entities entitled to a waiver.
Waiver to taxpayers
Moreover, considering their specific status as per the Law or
regarding the nature of their activities, some individuals or entities
are exempted from using DEF to issue standardized invoices to
support their transactions.
05. DEROGATORY REGIME
Taxpayers entitled to such waiver are identified in the Ministerial
Circular No. 005/CAB/MIN/FINANCES/2024 of 30 December
2024. Notably:
— The State, public agencies, public companies supplying water
and electricity;
— Diplomatic missions and international organizations;
— Taxpayers that are not liable for VAT (and) submitted to the tax
regime of small enterprises as regards IBP;
— Banks.
Temporary waivers
Apart from individuals and entities having been granted a waiver,
any other individual or legal entity may – in case of « valid reason »
- ask for a temporary waiver to the Tax Authorities. Application
must be addressed to the Director General of Taxes.
For existing companies, application for a temporary waiver must
be made before the deadline to comply with the obligation to issue
standardized invoices. For new companies, the application must be
made within three (3) months of the incorporation date.
However, the duration of the temporary waiver cannot exceed
two (2) months.
06. SCHEDULE OF THE REFORM
September 2024
Lauching of the ‘test’ phase (preparation and information of
companies, testing of systems, identification of improvements)
June 2025
Launching of the homologation process of the SFE (compliance
process of existing SFE, obtaining of DEF, filing of homologation
applications)
August 2025
Launching of the ‘populating’ phase of the standardized invoice
process to taxpayers liable for VAT
September 2025
Publication of the list of SFE and DEF duly approved by DGE
(further to the completion of the homologation process)
During 2026
Extension of the effective implementation of the reform to all
taxpayers/companies
LITTELL & HOLLY SAS
3A, Concession COTEX
63, Avenue Colonel Mondjiba
Kinshasa/Ngaliema
République Démocratique du Congo
