Cahier des charges — Application de gestion des
stocks (Restaurant)
1. Contexte & objectif
Contexte : Application destinée à un restaurant pour suivre les matières premières, consommables et
boissons : entrées, sorties, inventaires, alertes de rupture, rapports et suivi des fournisseurs.
Objectif principal : Permettre au personnel (magasinier, chef, direction) de gérer le stock facilement, éviter
les ruptures et produire des rapports utiles pour la prise de décision.
2. Périmètre fonctionnel (ce que fait l’application)
2.1 Fonctions obligatoires (MUST)
Gestion des produits (CRUD) : référence, nom, catégorie, unité (kg, L, pièce), coût unitaire, stock
courant, seuil d’alerte.
Enregistrement des mouvements : entrée (achat, retour), sortie (consommation, vente, perte),
ajustement (inventaire).
Mise à jour automatique du stock courant après chaque mouvement.
Inventaire : saisie d’un inventaire physique et génération d’un rapport d’écart.
Alertes de produits en dessous du seuil (affichage dans l’accueil + rapport).
Rapports : état de stock, mouvements (période), ruptures, valeur du stock (coût).
Utilisateurs & profils : au minimum 2 rôles — Admin (tous droits) et Magasinier (saisie
mouvements, consultation).
Sécurité : authentification par login/mot de passe, logs des actions (qui a fait quoi et quand).
Export : impression/PDF et export Excel (Inventaire, Mouvements, Liste produits).
Sauvegarde / Restauration de la base HFSQL (procédure simple).
2.2 Fonctions souhaitables (SHOULD)
Gestion des fournisseurs (CRUD) et liaison achat → fournisseur.
Commande automatique : proposition de commande quand seuil atteint (liste à valider).
Gestion des unités de conversion (ex : 1 caisse = 12 bouteilles).
Historique détaillé par produit (journal des mouvements).
Notifications par e-mail (si infrastructures disponibles).
2.3 Fonctions optionnelles (CAN)
Interface tablette / responsive (si besoin).
Module coût / consommation par plat (lié à la recette) pour calculer consommation théorique.
Intégration avec POS (point de vente) pour sorties automatiques.
3. Utilisateurs et profils
Admin : gestion utilisateurs, paramètres, export, sauvegarde, tous rapports, CRUD complet.
Magasinier : gérer produits, enregistrer mouvements, lancer inventaire, consulter rapports.
Chef (optionnel) : consulter rapports, valider commandes.
4. Données / Modèle de base (HFSQL)
Voici un schéma minimal de tables (types indicatifs). HFSQL supporte types numériques, chaîne, date,
booléen.
Table Produit
IDProduit : entier auto-increment (PK)
RefProduit : chaîne (unique)
NomProduit : chaîne
Categorie : chaîne
Unite : chaîne (ex: kg, L, pièce)
CoefConversion : décimal (optionnel)
PrixUnitaire : décimal (coût d'achat unitaire)
StockCourant : décimal
SeuilAlerte : décimal
Commentaire : texte
Table Mouvement
IDMouvement : entier auto
IDProduit : entier (FK → Produit)
TypeMouvement : chaîne (ENTREE / SORTIE / AJUSTEMENT)
Quantite : décimal
DateMvt : date/heure
Utilisateur : chaîne (référence login)
RefDocument : chaîne (ex : facture, bon)
Commentaire : texte
Table Fournisseur (optionnel)
IDFourn : entier
NomFourn : chaîne
Contact : chaîne
Tel : chaîne
Adresse : texte
Table Utilisateur
IDUser : entier
Login : chaîne (unique)
Nom : chaîne
Role : chaîne (Admin/Magasinier/Chef)
MotDePasse : chaîne (hachée) — stocker un hash, pas le mot de passe clair
DerniereConnexion : datetime
Table LogAction
IDLog : entier
Utilisateur : chaîne
Action : texte
DateAction : datetime
Details : texte
5. Écrans & parcours utilisateur (maquettes fonctionnelles)
5.1 Écran d’accueil / Dashboard
Synthèse : produits sous seuil (liste), valeur totale du stock, accès rapide : Nouvelle entrée / Nouvelle
sortie / Inventaire.
Boutons : Produits, Mouvements, Fournisseurs, Rapports, Utilisateurs (si Admin).
5.2 Gestion Produits (liste + formulaire)
Liste avec recherche (par référence, nom, catégorie) + filtre par catégorie.
Boutons : Ajouter, Modifier, Supprimer, Importer (Excel).
Formulaire ajouter/modifier : champs de la table Produit.
5.3 Saisie Mouvements
Formulaire : sélectionner produit (autocomplete), type (entrée/sortie), quantité, référence doc,
commentaire.
Vérif : si sortie > stock courant → avertissement/empêchement sauf si rôle Admin (ou autorisation
spéciale).
5.4 Inventaire
Écran : sélection date / zone; saisie quantité physique par produit; bouton « Calculer écarts »; bouton
« Appliquer ajustements » (créera des mouvements d’ajustement).
5.5 Rapports
Etat stock (tous produits / par catégorie).
Mouvements par période (avec filtres).
Produits sous seuil.
Export PDF / Excel.
5.6 Paramètres & Utilisateurs
Gestion comptes, changement mot de passe, configuration base / sauvegarde.
6. Règles métier & validations
Un mouvement SORTIE ne peut pas laisser StockCourant < 0 sauf si réglage autorise les stocks
négatifs.
Calcul stock : StockCourant = StockCourant + sum(ENTREE) - sum(SORTIE) ; chaque
mouvement met à jour la table Produit.
Inventaire applique des ajustements via des mouvements de type AJUSTEMENT (positif ou négatif)
avec commentaire.
Tous les mouvements doivent être horodatés et l’utilisateur enregistré.
Toute suppression significative doit être journalisée (soft-delete ou log détaillé).
7. Exigences non-fonctionnelles
Plateforme : Application Windows desktop (WinDev). Base HFSQL embarquée ou serveur HFSQL
selon le choix.
Performance : gérer jusqu’à ~10k produits et ~100k mouvements sans lenteur notable.
Sécurité : connexion par login/mdp, mots de passe hachés, rôles d’accès.
Sauvegarde : procédure d’export / sauvegarde manuelle (et recommandation automatisée si serveur
HFSQL).
Interopérabilité : export/import Excel (.xlsx) et PDF.
UI/UX : facile à prendre en main, boutons clairs, validations visibles.
Locale : FR (format date/jour local) et possibilité de changer devise si besoin.
8. Contraintes techniques (WinDev)
Base recommandée : HFSQL Classic (fichiers locaux) pour déploiement simple ; ou HFSQL
Client/Serveur si multi-poste.
Utiliser les fenêtres WinDev standard, gestion des états (reports) pour l’impression.
Sauvegarde : script WinDev pour compresser fichiers HFSQL (.fic/.ndx/.mmo) et archiver.
Gestion fichiers config : fichier INI ou table Parametres.
9. Livrables
Code source WinDev (fenêtres, procédures, classes).
Fichiers HFSQL (structure) + script d’initialisation (création tables).
Manuel d’installation (single-page) et procédure de sauvegarde.
Guide utilisateur court (1 à 2 pages par rôle).
Jeux de tests (scénarios) et rapport de tests.
Exportations d’exemple (PDF/Excel).
10. Critères d’acceptation / recette
L’application sera considérée acceptée quand :
1. Les utilisateurs peuvent s’authentifier et réaliser leur rôle.
2. On peut créer/modifier/supprimer un produit et voir le stock mis à jour.
3. Les mouvements (entrée/sortie/ajustement) s’enregistrent avec utilisateur et date.
4. L’inventaire calcule et applique les écarts correctement.
5. Les rapports (état stock, mouvements, produits sous seuil) s’exportent en PDF/Excel.
6. Procédure sauvegarde/restauration testée et fonctionnelle.
7. Au moins 3 scénarios de test réussis (ajout produit + sortie > seuil, inventaire avec ajustement,
export Excel d’un rapport).
11. Tests & recettes (scénarios exemples)
Test 1 — Saisie entrée : créer produit A, entrer 50 unités → stock = 50.
Test 2 — Saisie sortie autorisée : sortie 10 → stock = 40.
Test 3 — Empêcher sortie > stock (si configuré) : essayer sortie 100 → message d’erreur.
Test 4 — Inventaire : saisir quantité physique 45 → calcul écarts (-5) → appliquer ajustement →
stock passe à 45 et mouvement AJUSTEMENT créé.
Test 5 — Alerte : régler seuil 10, faire sortie pour atteindre 9 → produit apparaît dans la liste
d’alertes.
Test 6 — Export : générer état stock en PDF et Excel ; vérification contenu.
12. Déploiement & maintenance
Déploiement mono-poste : package .exe + fichiers HFSQL fournis ; installer sur poste caisse/PC
stockage.
Déploiement multi-poste : HFSQL Client/Serveur → installer serveur HFSQL sur machine dédiée,
postes clients configurés.
Maintenance : prévoir sauvegarde quotidienne, procédure de mise à jour (remplacement exécutable
+ sauvegarde DB).
Formation : 1 session de 1h pour les utilisateurs (magasinier + admin) + remise guide rapide.
13. Sécurité & sauvegarde (reco)
Hachage des mots de passe (ne pas stocker brut).
Journalisation des actions critiques (logs).
Sauvegarde automatique (script) vers dossier réseau ou clé USB.
Restreindre accès fichiers HFSQL via droits Windows si mono-poste.
14. Livrables attendus du développeur (toi / équipe)
Le code WinDev complet (fenêtres + procédures).
Script de création des tables HFSQL (ou .fic/.ndx fournis).
1 manuel d’installation + 1 manuel utilisateur (2 pages).
Rapport de tests (exécution des scénarios).
Fichiers d’export (exemples).
15. Priorisation (backlog minimal pour une MVP)
Sprint 1 (MVP minimal à livrer)
Authentification + gestion utilisateurs (basique)
Gestion produits (CRUD)
Saisie mouvements (entrée/sortie) et mise à jour stock
Dashboard avec produits sous seuil
Rapport état stock + export Excel/PDF
Sauvegarde manuelle
Sprint 2 (ajouts prioritaires)
Inventaire + ajustements
Gestion fournisseurs
Logs d’activité
Améliorations UI / validations
16. Prochaines actions recommandées (immédiates)
1. Valide ce cahier des charges (copie-colle et ajoute ou supprime des éléments selon besoin).
2. Je fournis ensuite :
o Le schéma physique HFSQL prêt à importer (définition des champs) ;
o Les maquettes d’écrans (liste + champs), prêtes à être transcrites en fenêtres WinDev ;
o Un plan d’implémentation technique (quelques procédures WinDev clés : mise à jour stock,
sauvegarde, import/export).
Dis-moi si tu veux que je génère directement le script de création des tables HFSQL et les maquettes
d’écran (je peux te fournir les définitions de champs et les états d’impression prêts à coder dans WinDev).
Souhaites-tu que je commence par :
A) Le schéma HFSQL (script / définition des champs), ou
B) Les maquettes d’écrans détaillées (avec positionnement et boutons) ?
Choisis A ou B et j’attaque tout de suite. 🚀
