PROMOTEUR
SEC GEN
BUREAU BUREAU BUREAU BUREAU COORD BUREAU COORDINATION
COORDINATION ADMI COORDINATION PEDA COORDINATION FINANCE DES CONTROLE DES SURVELLANCES
CONTROLEUR PRINC REMPLISSEUR SURVELLANT
PERCEPTEUR PRINC
GARDINAGE
PERCEPTEUR
REMPLISSEUR
GESTIONNAIRE SITE GESTIONNAIRE SITE GESTIONNAIRE SITE GESTIONNAIRE SITE
GESTIONNAIRE SITE
DE LIKASI DE LUBUMBASHI DE LWISHA DE KOLWEZI DE KAMBOVE
SECRETARIAT SECRETARIAT SECRETARIAT
SECRETARIAT SECRETARIAT
DIRECTION DIRECTION DIRECTION
SECONDAIRE DIRECTION DIRECTION SECONDAIRE
SECONDAIRE
SECONDAIRE SECONDAIRE
DIRECTION
DIRECTION DIRECTION DIRECTION
PRIMAIRE DIRECTION
PRIMAIRE PRIMAIRE PRIMAIRE
PRIMAIRE
DIRECTION
DIRECTION DIRECTION DIRECTION DIRECTION
MATERNEL
MATERNEL MATERNEL MATERNEL MATERNEL
1. Structure organisationnelle et fonctionnelle de l’institution
L’institution étudiée adopte une structure organisationnelle centralisée et
hiérarchisée, articulée autour de pôles fonctionnels clairement définis. Cette structuration permet
une gouvernance efficace, un encadrement rigoureux des activités pédagogiques, administratives
et financières, ainsi qu’un contrôle optimal à tous les niveaux.
1.1 Le Promoteur
À la tête de l’institution se trouve le Promoteur, qui en est le dirigeant principal et
le détenteur de la vision stratégique. Il prend toutes les décisions d’orientation, coordonne les
grandes réformes structurelles, et exerce un pouvoir de supervision sur l’ensemble des entités
fonctionnelles et territoriales. Lors de ses descentes sur terrain, un bureau spécifique lui est
réservé dans chaque site pour y exercer temporairement son autorité.
1.2 Le Secrétaire Général
Immédiatement subordonné au Promoteur, le Secrétaire Général est chargé de
coordonner l’ensemble des départements fonctionnels. Il assure l’interface entre la direction
suprême et les différentes coordinations, en garantissant l’harmonisation des pratiques et le bon
déroulement des activités institutionnelles.
1.3 Les Coordinations fonctionnelles
L’institution repose sur cinq coordinations principales, chacune dotée de missions
spécifiques :
1.3.1 Coordination Administrative
Cette coordination supervise l’ensemble des activités administratives de
l’institution. Elle est chargée de :
• la gestion des ressources humaines (engagement, affectation, suivi des
carrières) ;
• l’encadrement des gestionnaires de site ;
• l’élaboration des documents administratifs ;
• le contrôle du respect des normes internes.
Elle constitue le pilier de la gouvernance interne et assume une fonction de
régulation transversale entre les services opérationnels.
1.3.2 Coordination Pédagogique
Cette coordination a pour mission d’assurer la qualité de l’enseignement dispensé
dans les différents établissements (maternels, primaires et secondaires). Elle supervise :
• les directions scolaires de tous les sites ;
• l’application des programmes officiels ;
• l’organisation des évaluations et examens ;
• le suivi de la performance pédagogique et de la discipline scolaire.
Elle joue un rôle essentiel dans la mise en œuvre de la politique éducative définie
par la direction de l’institution.
1.3.3 Coordination des Finances
Placée sous l’autorité d’un coordonnateur financier, cette structure est chargée de :
• la gestion des flux financiers dans tous les sites ;
• l’encadrement des percepteurs ;
• le suivi et l’archivage des paiements effectués par les élèves ;
• la centralisation et l’analyse des rapports financiers.
Elle constitue un organe stratégique dans la gestion durable et transparente des
ressources financières.
1.3.4 Direction de Contrôle
Cette direction assure le contrôle interne et la supervision des opérations de
perception et de surveillance. Elle encadre :
• les remplisseurs, qui vérifient et consignent les paiements dans les fiches
individuelles et les registres ;
• les contrôleurs, qui assurent la régularité et la conformité des opérations
sur les sites ;
• les services de surveillance, en coordination avec la direction dédiée.
Elle veille à l’intégrité des processus financiers et de contrôle.
1.3.5 Coordination des Services de Surveillance
Responsable de la sécurité institutionnelle, cette coordination gère :
• les agents de sécurité et les gardiens de tous les sites ;
• le contrôle des accès ;
• la prévention des incidents liés à la discipline et à l’ordre dans les
établissements.
Elle travaille en étroite collaboration avec la direction de contrôle pour assurer un
climat d’apprentissage sécurisé.
1.4 Les Gestionnaires de Site
Chaque site (Likasi, Lubumbashi, Kolwezi, Kambove, etc.) est administré par un
Gestionnaire, représentant du promoteur sur place. Il est chargé :
• de la coordination locale de toutes les directions (maternelle, primaire,
secondaire) ;
• de la mise en œuvre des décisions des coordinations centrales ;
• du suivi quotidien des activités pédagogiques, administratives et
financières ;
• de la transmission régulière des rapports à la hiérarchie.
Il est assisté par un secrétaire local, attaché au bureau du gestionnaire, qui gère les
aspects administratifs du site.
2. Mécanisme de fonctionnement institutionnel
Le fonctionnement de l’institution repose sur une logique de centralisation
stratégique et de décentralisation opérationnelle. Chaque entité locale opère dans le respect des
orientations définies par les coordinations fonctionnelles, tout en bénéficiant d’une certaine
autonomie pour s’adapter aux réalités spécifiques de son site.
2.1 Gouvernance et prise de décision
Le Promoteur, en concertation avec le Secrétaire Général, définit les grandes
orientations de l’institution. Les coordinateurs mettent en œuvre ces orientations dans leurs
domaines respectifs et assurent un suivi rigoureux des activités. La chaîne de commandement est
clairement définie, permettant une circulation fluide de l’information et une réactivité dans la
prise de décision.
2.2 Coordination des activités pédagogiques
Sous la supervision de la coordination pédagogique, les directions des écoles
(maternelle, primaire, secondaire) organisent l’enseignement, planifient les cours, et assurent le
suivi des enseignants et des élèves. Des rapports périodiques sont transmis à la coordination
centrale pour évaluation et validation.
2.3 Gestion des ressources humaines
Les besoins en personnel sont exprimés par les gestionnaires de site et analysés
par la coordination administrative. Les engagements, affectations, suspensions ou promotions
sont décidés au niveau central, garantissant ainsi la cohérence dans la gestion des carrières.
2.4 Suivi financier et perception des frais
Les opérations de paiement des frais scolaires s’effectuent au niveau des sites. Les
percepteurs qui dépendent d’un percepteur principale (PP) a qui ils fonts rapport, perçoivent
l’argent des frais et délivre un reçus, puis les remplisseurs consignent chaque paiement dans les
fiches individuelles des élèves ainsi que dans des cahiers de suivi. Ces documents sont ensuite
transmis à la coordination des finances pour archivage, contrôle et consolidation des données
financières.
La direction de contrôle assure un contrôle strict des opérations, vérifie la
conformité des écritures et veille à l’exactitude des rapports.
2.5 Contrôle interne et sécurité
La direction de contrôle, en synergie avec la coordination des services de
surveillance, supervise l’ensemble des activités liées à la discipline, à l’accès aux établissements
et à la sécurité du personnel et des biens. Les agents de sécurité sont affectés en fonction des
besoins identifiés sur le terrain.
2.6 Communication et remontée d’informations
Les gestionnaires de site constituent les relais entre les réalités du terrain et les
coordinations centrales. Ils organisent les activités selon les directives reçues et transmettent
régulièrement des rapports détaillés aux différents services concernés. Cette circulation
ascendante et descendante de l’information garantit un pilotage efficace de l’ensemble de
l’institution.
Conclusion
La structure ainsi que le fonctionnement de cette institution illustrent une
organisation moderne, rigoureuse et orientée vers la performance. L’articulation entre les
organes de décision, de supervision et d’exécution permet une gestion harmonieuse et maîtrisée,
tant au niveau central qu’au sein des différents sites. Ce modèle de gouvernance, fondé sur la
spécialisation fonctionnelle et la coordination stratégique, favorise la qualité des services rendus
et la pérennité des activités.
