Pratique Du Système Comptable
Pratique Du Système Comptable
Vous avez été embauché par la société MPC pour installer unsystèmeque le permette de contrôler toutes
susopérationscomptables, financières et administratives et lui a fourniinformationréférent
aventes, inventaires, comptesà percevoir,revenus, coûts, dépenses, etc.
Que fait-il ?
Comment fait-il?
Comment contrôlez-vous l'argent liquide ?
Établissezcontrôlede ventes et de facturation(formulaireset schémas).
Classez lesactifs fixes. Établissez des contrôles.
PréparerÉtatde Gains et Pertes proforma.
Préparer l'État de Situation pro forma.
Définitions de Système deComptabilité.
Le système de comptabilité est unestructureorganisée par laquelle les informations sont recueillies
uneentrepriseen raison de ses opérations, en se servant deressourcescomme des formulaires,
rapportslivresetc. et présentés à lagestionon lui permettra de prendre des décisions financières.
Un système de comptabilité n'est rien de plus quenormes, directivesprocéduresetc. pour contrôler les opérations
et fournir des informations financières surune entreprise, par le biais de laorganisation, classification et
quantification des informations administratives et financières qui nous sont fournies.
Pour qu'un système de comptabilité fonctionne efficacement, il est nécessaire que sa structure-configuration
se conformer auxobjectifstracés. Cecirougede procédures doit être si intimement liée qu'elle s'intègre
de telle manière le schéma général del'entrepriseque puisse être possible de réaliser toute activité importante de
la même.
PROCÉDURES POUR INSTALLER UN SYSTÈME DE COMPTABILITÉ
Avoirconnaissancede l'entreprise (par le biais deentrevues, visites, etc.)
2. Préparer une liste de contrôle.
3. Élaborerrapports.
4. Préparer le Catalogue de Comptes etManuelde Procédure
5. Concevoir des formulaires pour toutes les opérations.
6. Concevoir des rapports
7. Préparer les livres. Bilan d'ouverture
Liste de contrôle : c'est un formulaire qui possède tous lesdonnéesd'une entreprise relatifs à : sa raison sociale,
emplacementphysique, activité commerciale/industriellecapitale, données générales, etc.
Est fournie par lapersonaqui va installer le système de comptabilité.
Rapports : ils expriment la situation de l'entreprise. Ceux-ci sont composés de :
1. Le Bilan Général
État de G et P
Il peut également y avoir des rapports supplémentaires à la discrétion de la direction, tels que :
État deCoûtCher
2. Statistiques de ventes, etc.
La direction les utilise pour évaluer sa performance et déterminer sa situation financière chaque mois. Ils présentent
chiffres mensuels et cumulés au cours d'un exercice.
Qualités.
. Présentez des propositions pour le bon fonctionnement de l'entreprise.
. Contient les paramètres d'une bonne communication : clarté, cohérence, stratification, etc.
Catalogue de comptes : contient tous les comptes qui seront nécessaires au moment de l'installation d'un
système de comptabilité. Il doit contenir suffisamment de flexibilité pour intégrer les comptes qui dans le
futur devra être ajouté au système.
Objectifs.
. Permettre à différents employés de maintenirenregistrementscohérents avec la mise en œuvre d'un catalogue
de compte similaire.
. Faciliterle travailcomptable surtout lorsqu'il s'agit de consolider des chiffres financiers.
. Faciliter et satisfaire le besoin d'enregistrement quotidien des opérations d'une entreprise ou d'une entité.
Les comptes dans le catalogue doivent être numérotés. La numérotation est basée sur le système métrique décimal. Se
commencez par attribuer un numéro d'indice à chaquegroupede comptes tant du bilan général que de l'état
de résultat, de la manière suivante :
Bilan général
1. Actif
2. Passif
3. Capital
État de Résultat
4. Revenus 7 - Autres revenus
Coûts
2. Dépenses
Dans les comptes, on note fondamentalement les opérations de débit etcréditpour obtenir un solde.
Lacodificationest considérée comme une opération préliminaire pour la classification.
Manuel deprocédure: c'est le guide qui explique comment nous pouvons utiliser le catalogue. Il nous indique quels sont
les comptes débiteurs ou créditeurs.
Les formulaires : ce sont tous les formulaires imprimés dans le but de recueillir des informations dans les différents domaines.
d'une entreprise. Ils constituent un élément qui, tant qu'il est autorisé (signé), pourra servir comme
preuve pour garantir une opération.
Les reçus sont des formulaires qui remplissent une fonction importante.missiondans le mécanisme fonctionnel du régime
comptable, comme éléments d'enregistrement, d'information et de contrôle (factures, reçus, etc.)
Toute opération doit être accompagnée d'un reçu ou d'un formulaire permettant sa bonne ...
comptabilisation et qui sert à connaître les différentes données.
Exigences de tout formulaire :
1. Numérotation
2. Qu'il contienne toutes les données nécessaires pour faciliter le contrôle.
Rédaction claire, sans erreurs.
4. En plus de l'original, émettre les copies nécessaires
5. Posséder des signatures
Les revenus réalisés par les percepteurs sont contrôlés en maintenant une surveillance stricte sur tous les
cobradores de manière que :
1. Quotidiennement, une liste de toutes les factures doit être préparée oudocumentsau recouvrement.
2. Que à la fin de la journée, ils remettent l'argent perçu avec la relation mentionnée ci-dessus.
3. Que ces documents soient sous la responsabilité d'une seule personne ou de préférence par le
département de recouvrement et de crédits.
Les envois reçus par courrier sont confiés à une personne de confiance pour les recevoir et les préparer.
relation qui sera ensuite envoyée au département de comptabilité.
Nous pouvons établir que le domaine de la trésorerie comprend :
Caisse et Banque
La boîte se divise en deux :
Caisse petit montant
Caisse générale
La caisse de petite dépense est le fonds que l'entreprise utilise pour les petites dépenses internes qui ne
requièrent l'utilisation d'un chèque.
La caisse générale est celle où tout l'argent reçu quotidiennement pour différents concepts est conservé.
Parmi les mesures de contrôle, il y a :
1. Avoir des bordereaux, qu'ils soient d'entrée en caisse ou de décaissement.
2. Que ces flyers soient numérotés
Gérés par une seule personne
4. La caisse générale ne doit pas être utilisée à des fins opérationnelles et de retraits, c'est pour cela qu'elle a été créée.
fille.
5. Déposer l'argent de la caisse générale
6. Tout dépôt doit être accompagné des reçus de caisse.
Les inventaires.
Les stocks constituent les postes de l'actif circulant qui sont prêts à la vente. Marchandise qui
possède une entreprise dans l'entrepôt évaluée au coût d'acquisition, pour la vente ou les activités productives.
Le contrôle interne des inventaires commence par l'établissement d'un département des achats, qui
il devra gérer les achats des inventaires en suivant leprocessusde courses.
Il existe plusieurs méthodes pour gérer et contrôler les stocks, à savoir :
PEPS (Premier arrivé, premier sorti)
UEPS (Dernier entré, premier sorti)
Méthode FIFO : type d'inventaire permanent qui détaille au moyen de la Carte de Contrôle d'inventaire, les
sorties et entrées des marchandises. Établit que la première marchandise achetée est la première à
se vendre ou sortir.
Méthode PEPS : type d'inventaire permanent qui établit que les dernières marchandises achetées sont les
que d'abord ils se vendent ou sortent.
Parmi les mesures decontrôle internenous avons :
1. Faire des comptages physiques périodiquement.
2. Confronter les inventaires physiques avec les registres comptables.
3. Protéger les stocks dans un entrepôt couvert et avec des portes afin d'éviter les vols.
4. Effectuer la livraison de marchandises uniquement avec des demandes autorisées.
5. Protéger les inventaires avec une police desûr.
6. Faire des vérifications au hasard pour comparer avec les livres comptables.
Les revenus : ce sont des postes de provenance créditeur et font partie des comptes nominaux et de l'état de
résultat.
Les revenus proviennent de différents concepts tels que :
Ventes, honoraires, intérêts, commissions, etc.
Liste de contrôle
A. Organisation et classification de la société
.1 De entrada originale
.2 De entrée secondaire
D. Code des comptes
.1 Bilan Général
.2 État des résultats
.3 Etc.
F. Équipement mécanique à utiliser
1 Machine à additionner
.2 Machines à calculer
.3 Machines de poste et de normalisation
.4 Etc.
G. Contrôle administratif sur les opérations
.1 Personnel
.2 Système d'enregistrement
.3 Équipement mécanique
4 Conditions du local
.5Températuredans le local
Catalogue de Comptes
11 Caisse et Banque
111 Efficace
112 Caisse petite
113 Bancs
1131 Banque de Réserves
1132 Banque Populaire
1133 Banque du Commerce
12 Comptes à Recevoir
121 Comptes clients
122 Comptes à recevoir employés et fonctionnaires
123 Autres comptes à recevoir
12R Réserves pour créances douteuses
13 Inventaires
131 Marchandises
132Matièreprima
133 Produits en cours
134 Produits finis
Actifs Fixes
21 Terrains
22 Bâtiments
22D Amortissement accumulé bâtiments
23 Machinerie et équipements
23D Amortissement cumulé des machines et équipements
24 Équipements de transport
Amortissement accumulé des équipements de transport
25 Meubles et équipements de bureau
25D Amortissement accumulé des meubles et équipements de bureau
Actifs Différés
31 Dépenses payées d'avance
311Assurancespayés d'avance
312 Patentes payées d'avance
313 Intérêts payés d'avance
314 Loyers payés d'avance
Autres actifs
32 Finances
33 Dépôts
331 Codetel
332 C.D.E.
333 C.A.A.S.D
334 Télé câble national
Passifs (2)
41 Comptes fournisseurs
411 Fournisseurs
412 Fournisseurs
413InstitutionsÉtatiques
414 Autres
42 Documents à payer
43 Retenues à payer
431 Sécurité Sociale
432ImpositionSur la Rente
433 Infotep
434 Banque des Travailleurs Dominicains
435PrestationsProfessionnels
436 Regalía Pascual
437 Autres retenues
44 Intérêts perçus d'avance
45 Revenus perçus d'avance
451Servicesfinanciers
452 Loyer perçus d'avance
Capitale (3)
51 Capital
Résultat de la période
Revenus (4)
61 Ventas
611 Ventes au comptant
612 Ventes à crédit
Autres revenus
62 Revenus pour services
63 Intérêts perçus
64 Données
65 Revenus de la vente d'actifs fixes
Coûts
500 Coût des ventes
Dépenses (6)
100 Dépenses générales et administratives
1001 Salaires
1002 Vacances
1003 Honoraires
1004 Heures supplémentaires
1005 Régimes
1006 Dépenses de représentation
1007 Amortissements
1010 Assurances
1011 Matériaux de bureau
1012Servicede l'eau
1013 Service téléphonique
1014 Service électrique
1015 Dépenses légales
1016 Propagandes
1017 Fret et expéditions
1018 Comptes irrécouvrables
1019Entretienet réparations
1020 Combustibles et lubrifiants
1021 Location de biens immobiliers
1022 Service de surveillance
1023 Autres
200 Dépenses financières
2001 Intérêts
Commissions 2002
2003 Dépenses de clôture
2004 Mora
300 Dépenses de vente
3001 Salaires
3002 Commissions
3003 Achats
3004 Remises sur les achats
700 Utilités et pertes
Manuel de Procédures
Actif circulant - d'origine débiteur
11 Caisse et Banque
de l'origine débiteur
se débite le compte et un revenu est enregistré soit par chèque soit en espèces
on crédite lorsque la sortie d'argent est enregistrée que ce soit par chèque ou en espèces
111 Efectif
de l'origine débiteur
auxiliaire de caisse et de banque
se débite si entre de l'argent liquide
on crédite si de l'argent liquide est retiré
113 Banques
de l'origine débiteur
auxiliaire de caisse et de banque
se débite chaque fois que de l'argent entre dans la banque
on crédite chaque fois que de l'argent sort de la banque
12 Comptes à recevoir
de origine débiteur
se débite chaque fois qu'un client contracte une dette avec l'entreprise
on crédite chaque fois que le client paie la dette qu'il a envers l'entreprise
il est crédité si le client rembourse la dette
13 Inventaires
de l'origine débiteur
se débite lorsque l'entreprise achète des matériaux à vendre
On crédite lorsque des matériaux sont retirés pour la vente, tant qu'ils sont utilisés.méthodeperpétuel pour lui
enregistrement des opérations
Actifs fixes
21 Terrains
de l'origine débiteur
se débite lors de l'acquisition d'un terrain
on crédite lorsque le terrain est vendu
22 Bâtiments
de l'origine débiteur
s'est débité lorsque l'on achète un immeuble
cela s'acquiert lorsque le bâtiment est vendu
24 Équipements de transport
de source débiteur
se débite lors de l'acquisition d'un équipement de transport
on crédite lorsque l'on vend un équipement de transport
Actifs différés
31 Frais payés d'avance
de l'origine débiteur
se débite lorsque l'on paie une dépense d'avance
s'accrédite lorsque la dépense réglée d'avance est consommée
Passifs (2)
41 Comptes à payer
de origine créancier
se débite lorsque l'entreprise paie une dette qu'elle a envers des tiers
on crédite lorsque l'entreprise contracte une dette
42 Documents à payer
de provenance créancière
se débite lorsque l'entreprise paie une dette qu'elle a avec une entreprise validée par un document
on crédite lorsque l'entreprise contracte une dette garantie par un document
43 Retenues à payer
de origine créancière
se débite lorsque l'entreprise paie la retenue qu'elle a faite aux employés
cela s'acquitte lorsque l'entreprise retient une partie du salaire de ses employés
Capitale (3)
51 Capital
est d'origine créancière
on crédite chaque fois que l'entreprise vend des actions ordinaires
se débite lorsque l'entreprise achète des actions d'une autre entreprise
52
est d'origine créancière
on débite pour clôturer les comptes de coûts et de charges à la fin d'une période comptable
on crédite pour fermer le compte de revenus
Revenus (4)
61 Ventes
est d'origine créancière
se débite pour la fermer à la fin de la période comptable
on crédite pour enregistrer la vente d'une marchandise
(4)
400 Coût des ventes
de l'origine débiteur
s'il est débité et que des marchandises sont achetées tant que la méthode physique est utilisée pour l'enregistrement des opérations
On le crédite pour le fermer à la fin de la période comptable
Dépenses (5)
100 Dépenses générales et administratives
de l'origine débiteur
il est débité tant que l'entreprise effectue une dépense
on crédite lorsque cela se ferme à la fin de la période
ENTREPRISE
R & M Associés
NATURE DE LAENTREPRISE.
C'estune entreprisedédiée à laproductionde Concentrés et Jus pourconsommationgénéral.
OBJECTIFS
Fournir aux personnesproduitsdequalitéincuestionnable apte à la consommation sans aucune restriction.
Offrir une opportunité dedéveloppementenmatièreagroindustriel à lanationpar le biais de laformationde
personnes dans le domaine de la culture de fruits exempts de ravageurs.
MISSION
Satisfaire àconsommateuren ses besoins quotidiens de saveur dans ses boissons traditionnelles, connaissant ses
goûts et demandes, produisant des produits de haute qualité.
VISION
Êtrel'entrepriseagroindustriel de plus grandesuccèset reconnaissance publique enla RépubliqueDominicaine.
DESCRIPTIONDESPOSTES
CONSEIL D'ADMINISTRATION
Il se compose de sept membres, il est chargé de prendre les décisions finales concernant
négociationsplandetravail, budgets, processus, procédures; de plus, il se charge de superviser
lesactionsdelAdministrateurGénéral qui est sélectionné par le conseil.
ADMINISTRATEUR OUDIRECTEURGÉNÉRAL
Dû respecter et veiller à ce que les tâches soient exécutées etpolitiquesde l'entreprise. Définit lesobjectifsgénérales
de l'entreprise en ce qui concerne les résultats attendus, décide lesméthodespour l'atteinte de ces objectifs.
Prépare également lesprogrammesdans le but d'atteindre les objectifs, par l'établissement de plans de
activités et budgets ; traduisant ces programmes en actions spécifiques.
DIRECTION DERESSOURCESHUMAINS
Définissez les politiques etstratégiesen matière de ressources humaines à niveau économique, technique, logistique et
administratif, il supervise également son adaptation et son développement dans l'entreprise. Il est responsable de veiller à ce que
conformité de lamissionet des directives et de l'atteinte des objectifs assignés. Pour cela, il doit
fournirpersonnelnécessaire pour chaque poste dans l'entreprise en définissant les postes individuels et le nombre
de places requises. Il doit également recruter et désigner les employés ; les former et les promouvoir de
accord aux améliorations notoires et par le biais d'un plan systématique.
RESPONSABLE DE LA PRODUCTION
C'est celui qui s'occupe de maintenir l'opérabilité de l'entreprise en ce qui concerne ledesignet fabrication des
produits, organisant de manière systématique chacun des détails de la production tout en maintenant le
contrôle des matières premières et veiller à ce qu'elles soient de la plus optimale qualité. Doit maintenir le
réalisation des objectifs proposés et assignés par le département deventes, garantir des produits de
qualité indiscutable et que l'usine et les machines de production soient maintenues dans
parfaitÉtatopérationnel, veillant sur unentretienpréventif efficace et continu.
DIRECTEUR FINANCIER
Il est responsable de maintenir le contrôle sur lainformationéconomique - comptable, veiller au degré de
implantation et conformité denormes, processus, procéduresopérations, situationinformatiquey
plateforme technologique; en s'assurant que les programmes etlogicielrépondent aux exigences de la
informations à traiter. De plus, vous devez vous assurer que les informations présentées dans les
différentsrapportsrébelados par les départements à leur charge, ceci est bien présenté et ne présente pas
aucune erreur car cela dépend du bon fonctionnement de l'entreprise en termes
financiers.
DIRECTION DES ACHATS
Dirige et coordonne leprocessusde courses de matières premières, fournitures,matériauxet équipements de bureau,
équipements de nettoyage, machines et combienoutilsnécessaires au bon fonctionnement de la
entreprise et la production. Elle s'occupera également de veiller à ce que les marchandises ou les équipements achetés
contiennent les spécifications requises au moment de leur réception et qu'elles parviennent àtempsy
doivent être stockées conformément à toutes les normes de rigueur pour leur conservation et leur traitement avant d'être requises
pour chaque département.
GESTION DES VENTES
Il s'occupe de définir les politiques et stratégies commerciales pour l'activité deventedes produits
durant le cycle commercial et les segments declients, se responsabilisant de l'atteinte des objectifs
proposés et assignés. Elle doit également veiller à ce que leproduitj'ai atteint la majorité des clients possibles
établissant des politiques depublicitéypromotion, ainsi que des canaux dedistributionefficaces pour
que la marchandise soit expédiée et livrée à temps et en conditions optimales.
PROCÉDURESDECONTROLEINTERNEDE
CAJACHICA
1.- Un responsable ou gardien des fonds de la Caisse Petite doit être désigné.
2.- Les fonds de caisse petite doivent être utilisés uniquement pour des paiements de faible montant.
3.- Les décaissements de la petite caisse ne devront pas dépasser 10 % du montant total du fonds.
4.- Les paiements en caisse sont effectués par des bulletins pré-numérotés deimprimerieexpédiés en
séquence, et volants provisoires pour contrôler l'entrée de fonds avant le décaissement réel, lequel se
liquidara avec les justificatifs.
5.- Les justificatifs de caisse doivent être signés par lepersonnequi approuve le paiement et par qui il est reçule
argent.
6.- Les bons provisoires ne pourront pas rester plus de trois jours en caisse.
7.- Toute la documentation justificative des paiements doit être annexée aux bordereaux définitifs de la caisse petite.
effectués.
8.- La documentation justificative des paiements en caisse petite doit être annulée avec un timbre daté avec le
inscription “Payé” et la date de décaissement.
9.- Il est interdit de payer des salaires avec le fonds de petite caisse.
10.- Pour le réapprovisionnement du fonds de caisse, 60 % du montant total doit avoir été consommé ou selon ce qui
déterminer les politiques del'entreprise.
11.- Il est interdit dechangementdechèquesà travers le fonds de caisse.
12.- Le fonds de caisse doit être séparé de tout autre fonds géré par l'institution, et le
le gardien ne doit pas avoir accès aux espèces reçues declientsou un autre dépôt.
13.- Les bons de caisse doivent être autorisés par le fonctionnaire du service où la demande est faite.
déboursement et par le responsable du domaine financier.
14.- La gestion de deux fonds de caisse par une seule personne ne sera pas autorisée.
15.- Tout changement du montant de la caisse doit être effectué par une communication de l'incumbent de
maire hiérarchie.
16.- Les politiques de gestion adéquate de la caisse d'avance doivent être remises par écrit.
17.- Les factures ne doivent pas être fractionnées pour éluder le montant de décaissement.
18.- Le responsable ne doit pas avoir accès auxregistresdecomptabilitébeaucoup moins avec ces référents
au liquide.
19.- Le fond de caisse petite doit être vérifié sporadiquement et de manière inattendue par l'auditeur interne ou par
tout autre département qui sert decontrôlefinancier
20.- LechèqueLa réapprovisionnement doit être effectué pour le total des justificatifs qui sont réapprovisionnés.
PROCÉDURESDECONTRÔLEINTERNEDECAISSE
GÉNÉRAL
1.- Un responsable de la caisse générale doit être nommé.
2.- LesfonctionsLa garde et la gestion des espèces doivent être effectuées par des personnes indépendantes de celles-ci.
qui effectuent des fonctions de révision,enregistrementet contrôle de celui-ci.
3.- Tous lesrevenusde efectivo doivent être constatés dans un reçu de paiement, qui doit être signé et
scellé par le caissier.
4.- Les reçus de dépôt doivent être prénumérotés par impression en séquence numérique et utilisés dans l'ordre.
5.- La séquence numérique dans l'utilisation des reçus de revenus doit être contrôlée par un employé
indépendant de ceux qui gèrent les liquidités.
6.- Tous les revenus doivent être déposés intégralement au plus tard le jour ouvrable suivant. Le caissier
Vous devez joindre le reçu de dépôt au reçu d'entrée correspondant et garder une copie.
7.- Les revenus et les dépôts doivent être enregistrés par une personne indépendante des tâches de gestion.
de l'argent liquide déposé.
8.- Le caissier doit remplir quotidiennement un formulaire de réception d'espèces où figure le numéro de
reçu date et montant reçu.
9.- Il faut préparer pour chaque département au sein de l'organisation, unbudgetdes entrées, de
les paiements et les sorties de trésorerie.
10.- Préparer une liste de contrôle des entrées de trésorerie au moment et à l'endroit où elles sont reçues
leargent.
11.- Effectuer tous les paiements par chèque.
12.- Exiger que la validité et levaleurde chaque dépense soit vérifiée avant son paiement par le biais d'un
chèque.
13.- Séparer la fonction d'approbation desdépensesde la fonction de signature des chèques.
14.- Effectuer rapidement la réconciliation des extraits bancaires.
15.- Séparer les fonds provenant des encaissements de ceux destinés aux paiements.
16.- Contrôler tous les chèques annulés.
17.- Les chèques doivent être signés par deux personnes ou plus.
18.- Des vérifications surprise doivent être effectuées.
19.- Rotation depersonnelqui intervient dans la gestion des fonds.
20.- Il ne faut pas utiliser l'argent de la caisse générale pour des dépenses non autorisées.
PROCÉDURESDECONTRÔLEINTERNE
VENTESÀCRÉDIT
1.- Un responsable doit être nommé.
2.- Des politiques doivent être maintenues et veiller à leur respect.
3.- Les demandes de crédit doivent être examinées et autorisées par les départements de comptabilité et
administration.
4.- Chaque crédit doit être surveillé pour un meilleur contrôle
5.- Les demandes d'augmentation de crédit doivent être examinées et autorisées par la direction.
6.- Chaque crédit distribué devra être signé par la personne bénéficiant du crédit.
7.- À l'approche de la date d'expiration de chaquefactureil faudra contacter la personne qui possède le
crédit comme une forme de rappel de paiement.
8.- Chaque facture à crédit doit indiquer la date d'expiration de cette facture.
9.- Il faut avoir un historique duclienteoù sont montrés tous lesdonnéesdu même.
10.- Le crédit doit être accordé en fonction de soncapitaleabonné et payé.
11.- Une commande d'achat doit être reçue de chaque client, tamponnée et signée.
12.- Un budget doit être préparé pourventes.
13.- Des quotas doivent être établies pour chaque vendeur.
14.- Un conduit pré-numéroté doit être émis.
15.- Les factures sont envoyées ultérieurement à la livraison avec un bon de livraison au cas où il y aurait un changement par
marchandises en mauvais étatétat.
16.- Attribuer à chaque vendeur un code d'identification.
17.- Envoyer à chaque département concerné des copies des factures établies durant la journée pour les
gestions de recouvrement et de contrôle deinventaire.
18.- Séparer les fonctions de facturation, d'enregistrement et de recouvrement des factures.
19.- Le département doit être dirigé par une seule personne.
20.- Aucun crédit ne sera accordé aux employés ayant moins de trois mois de travail au sein de l'institution.
PROCÉDURESDECONTRÔLEINTERNE
DECOMPTESÀPERCEVOIR
1.- Le département doit être dirigé par une seule personne.
2.- L'octroi de crédit à des clients, des fonctionnaires et des employés sera effectué sur la base des politiques
établies par l'institution.
3.- Une compte auxiliaire doit être habilité pour chaque client, fonctionnaire ou employé.
4.- Des comptages périodiques doivent être effectués.documentspour les concilier avec leslivrescomptables.
5.- Les autorisations pour le décharge de comptes mauvais doivent être approuvées en fonction de
lesnormescomptables etloisqu'ils existent à de telles fins.
6.- Les commandes de chaque client doivent être vérifiées avant l'expédition des marchandises.
7.- Émettre mensuellement une analyse des soldes decomptes clients.
8.- Émettre mensuellement un relevé de compte à chaque client.
9.- Émettre un reçu provisoire de paiement prénuméroté.
10.- Le responsable des comptes clients ne pourra pas avoir de contrôle sur les écritures comptables des encaissements.
réalisés.
11.- Attribuer des codes aux agents de recouvrement à domicile.
12.- Diviser les collecteurs et les clients par zones pour un meilleur contrôle.
13.- Attribuer un code à chaque compte à recevoir.
14.- Les reçus de paiement doivent être prénumérotés par imprimerie
15.- Déterminer des politiques pour une gestion des encaissements efficace.
16.- Envoyer à chaque département concerné des copies des comptes à recevoir pour les
futuresopérationset l'enregistrement de celles-ci.
17.- Maintenir le contrôle de ceux comptes jugés douteux, même s'ils sont déjà en souffrance.
délsystème.
18.- Émettreinformepour legestiondes comptes récupérés.
19.- Établir un budget mensuel estimé des sommes à encaisser.
20.- Effectuer des appels de rappel de paiements aux clients.
PROCÉDURESDECONTRÔLEINTERNE
DEACHATSÀCRÉDIT
1.- Il faut nommer un responsable du département des achats.
2.- Il faut coordonner avec lesfournisseurssur des sujets commeprix, remisestempspour le paiement, etc.
3.- Il faut obtenir l'approbation correspondante.
4.- Il faut obtenir des lignes de crédit.
5.- Avoir une liste de fournisseurs ; locaux et étrangers.
6.- Réaliser plusieurs devis avant les achats.
7.- Éviter de monopoliser les achats en achetant toujours au même fournisseur.
8.- Avoir un contrôle des prix desproduitsen lemarché.
9.- Lors de vos achats, achetez auprès de plusieurs fournisseurs.
10.- Émettre un bon de commande ou une commande.
12.- La commande doit comporter le logo de laentreprise.
13.- Il faut avoir une demande d'achat.
14.- Les bons de commande doivent être pré-numérotés.
15.- Envoyer des copies des bons de commande à chaque département concerné pour les opérations futures.
16.- Avoir un contrôle strict sur les marchandises en stock dans l'entrepôt.
17.-Établir un minimum d'existence de produits en entrepôt et un maximum pour contrôler les achats
18.- Le responsable des achats ne doit pas effectuer d'écritures comptables.
19.- Informer le responsable de l'entrepôt des achats effectués pour leur traitement ultérieurstockagey
contrôle.
20.- Réaliser conjointement avec le responsable de l'entrepôt unplande stockage pour avoir le contrôle de
les quantités minimales et maximales de stockage.
PROCÉDURESDECONTRÔLEINTERNE
DES FACTURES À PAYER
1.- Un responsable des comptes à payer doit être nommé.
2.- Les requêtes, commandes d'achat debiensyservicesque donnent origine à des comptes à payer doivent
être approuvé par un supérieur hiérarchique.
3.- Les demandes et ordres d'achat doivent être prénumérotés par une imprimerie et utilisés de manière rigoureuse.
séquence numérique.
4.- Il est nécessaire de séparer les fonctions d'achat, de réception et d'enregistrement des comptes à payer.
5.- Les factures seront envoyées directement au département de comptabilité et seront enregistrées immédiatement.
comptes à payer.
6.- Les marchandises reçues doivent être rigoureusement examinées pour déterminer s'il y a des manquants, et on doit leur
informera le département des achats de la situation.
7.- L'audit interne supervisera dans tous les cas où les factures seront comparées aux commandes de
achat et les rapports de réception qui donnent lieu à des comptes à payer.
8.- Toutes les factures comme les bons de commande doivent être annulées au même moment où elles sont
effectuez le paiement.
9.- Les états de compte des fournisseurs doivent être vérifiés et concilier avec les soldes de
département de comptabilité.
10.- Tous les comptes à payer doivent être enregistrés avant d'effectuer le paiement.
11.- Les chèques pour régler les comptes à payer seront enregistrés avec unconceptbien sûr que j'explique les
déboursements.
12.- Les demandes de confirmation des comptes à payer doivent être traitées.
13.- Il faut préparer un état mensuel des comptes à payer avec leurs justificatifs respectifs et
concilier avec le compte de contrôle.
14.- Chaque fournisseur doit avoir un code attribué.
15.- Il ne faut pas payer en espèces mais par chèque.
16.- Chaque fournisseur doit avoir un dossier.
17.- Ne pas payer avec des photocopies mais avec des factures originales.
18.- Une demande de chèque doit être émise, signée par la personne qui la prépare et une autre personne autorisée.
19.- Payer avec un chèque ayant une double signature.
20.- Vérifier tous les paiements dans la réconciliation bancaire.
PROCÉDURESDECONTRÔLE
PRODUCTION INTERNODE
1.- Une personne responsable ou chargée de la production doit être nommée.
2.- Organiser la production quotidiennement.
3.- Avoir le contrôle sur leconsommationde matières premières.
4.- Contrôler le temps de travail des opérateurs.
5.- Vérifier la quantité produite.
6.- Établir des rapports de travaux quotidiens, envoyer des copies au responsable de l'entrepôt et à la comptabilité.
7.- Vérifier que ce qui a été programmé est identique à ce qui a été réalisé, c'est-à-dire si la programmation établie a été respectée.
8.- Lors de la livraison des matières premières, il faut indiquer l'ordre de production dans lequel elles seront utilisées, la
quantité livrée, la quantité retournée et la personne qui la reçoit.
9.- Élaborer des plans de production détaillés et planifier la distribution des produits.
10.- Prédire lademandedelproduit, indiquant la quantité en fonction du temps.
11.- Vérifier la demande réelle par rapport à celle prévue et corriger les plans si nécessaire.
12.- Élaborer un budget de production détaillé et clair.
13.- Préparer une demande dematériaux.
14.- Coordonner avec ledirecteurde ventes ce qui va être produit.
15.- Conseiller la direction sur la capacité des machines installées.
16.- Conseiller la direction sur les machines, équipements et matériaux à utiliser.
17.- Éviter le gaspillage de matières premières.
18.- Il faut contrôler le bon fonctionnement des machines.
19.- Envoyer dès que possible les produits finis à l'entrepôt.
20.- Avoir un contrôle strict sur les produits encore enprocessus.
PROCÉDURESDECONTRÔLE
INVENTAIRE INTERNODE
1.- Un responsable de département doit être nommé.
2.- Il doit y avoir un bonplanificationde production et / ou de ventes pour estimer les besoins en inventaire.
3.- Préparerrapportsde réception pour enregistrer et notifier la réception de produits ou de marchandises.
4.- Émettre des ordres de sortie de marchandises chaque fois qu'elles sont livrées.
5.- Émettre un bon de réception de marchandise chaque fois qu'une marchandise est reçue.
6.- Vérifier les quantités reçues pour s'assurer qu'elles sont correctes.
7.- Stocker correctement les marchandises comme mesure de protection contre les extractions non
autorisées.
8.- Expédier les matériaux et/ou marchandises contre présentation d'autorisations de sortie pour production
l'embarquement.
9.- Contrôler les déchets de production, les matériaux endommagés pour les ajustementscoûtscorrespondants.
10.- Avoircontrôle des stocksde matières premières, produits en cours et produits finis.
11.- Ne pas recevoir de marchandises sans l'autorisation des achats.
12.- Ne pas livrer de marchandises sans l'autorisation de vente.
13.- Notifier la direction concernant les produits en mauvais état.
14.- Réaliser des comptages physiques au moins une fois par an, peu importe le système utilisé.
15.- Bon stockage pour éviter le vol, les dommages ou la décomposition.
16.- Tenir à jour lescartesde réception et d'expédition de marchandises.
17.- Maintenir un inventaire disponible pour prévenir les situations de déficit, ce qui conduit à des pertes de ventes.
18.- Ne pas conserver les marchandises en stock trop longtemps, évitant ainsi le coût d'avoir de l'argent.
investi dans des articles inutiles.
19.- Émettre un rapport des produits qui ont été livrés par la production et qui sont déjà disponibles pour
lavente.
20.- Informer sur le minimum d'existence d'un produit ou d'une marchandise.
CATALOGUE DE COMPTES (Description)
Code de 3, 4, 5, 6 et 7 positions
Auteur :
Richard Pichardo Paulino