Gestion des dossiers

Le terme gestion fait référence à la fonction administrative dans toute organisation.

concerné par la création, l'organisation, la maintenance, l'utilisation, la récupération et
disposition des dossiers. En s'assurant que des dossiers précieux sont préservés et rendus
disponible, tandis que les dossiers inutiles sont éliminés en temps utile, les dossiers
la direction promeut l'économie et l'efficacité au sein d'une organisation. Les dossiers sont
fondamentalement des informations enregistrées ; par conséquent, la gestion des dossiers est en réalité
gestion de l'information. Alors que nous entrons dans l ' ère de l'information , où l'information
est de plus en plus perçu comme une marchandise, sa gestion appropriée devient plus
important.

Les dossiers incluent

1. Documentation traditionnelle
2. Minutes
3. Directives
4. Formulaires

5. Correspondance
6. Organisé en dossiers de cas et de sujets
7. Enregistrements audiovisuels, y compris des affiches, traitant des fonctions de bureau et
activités
8. Enregistrements cartographiques, architecturaux et d'ingénierie produits par un
organisation et tous les index associés
9. Dossiers individuels du personnel
10. Documents/fichiers de travail contenant des informations
11.Comptes réglés/reçus
12.Recherche et Développement
13.Base de données contenant des informations sur des sujets socio-économiques
14. Microfilm de sortie d'ordinateur (COM) documentant des transactions, telles que le commerce,
éducation, santé ou comportement.
15. E-mails et pièces jointes transmis dans le cadre des affaires
Les non-enregistrements incluent
1. Copies supplémentaires de documents conservées uniquement pour des raisons de commodité ou
référence
2. Matériaux de bibliothèque ou de musée préservés uniquement pour référence ou exposition
objectifs
3. Stocks de publications et de formulaires vierges, mais excluant l'ensemble des enregistrements de
publications
4. Brouillon et feuille de travail
5. Bordereaux d'acheminement, feuilles de transmission et enveloppes
6. Copies duplicatas de documents conservées dans les dossiers officiels
7. Catalogues, revues professionnelles, publications et autres documents de référence
Fonctionnalités ou Gestion des Éléments
1. Création et maintenance des dossiers
2. L'information doit être considérée comme une ressource
Les dossiers sont la mémoire d'une organisation
4. Gérer les dossiers tout au long de leur cycle de vie
5. Fonction de contrôle
6. Le programme doit être continu
Principes de gestion des dossiers
Justification
2. Vérification
3. Classification
4. Disponibilité des informations
Essentiels de la gestion des documents
Simplicité
2. Précision
3. Économie
Le classement est l'une des fonctions principales d'une entreprise et les dossiers classés doivent être facilement accessibles.
disponible chaque fois que nécessaire. Il n'y a pas de règle stricte selon laquelle les documents
doivent être classés. Le classement est l'arrangement systématique de la gestion des affaires.
correspondance et dossiers qui permettent une référence rapide en cas de besoin dans le
avenir.
Objectifs du dépôt
Il garde les dossiers, protège les lettres et les documents
2. Cela rend les archives passées facilement accessibles
3. Il offre une fonction de stockage adéquate.
4. Un classement approprié conduit l'économie dans l'espace

5. Cela améliore considérablement l'image du bureau

Il est moins coûteux et prend moins de temps de sortir les dossiers.
Principes de classement
Simplicité
2. Adéquation
3. Adaptabilité
4. Économie
5. Protection
6. Moins d'espace
7. Accessibilité
8. Référence croisée
9. Coordination et contrôle
10.Flexibilité
Planification du système de classement
Le mode de système de classement doit être formulé sur la base des objets et de la nature.
dossiers.
Les points suivants aideront à planifier le système de classement, en plus de ce qui précède.
1. Planifiez la protection ou la sécurité des fichiers
2. La pièce où les fichiers doivent être conservés doit être au centre, afin que
les documents sont facilement accessibles.
3. Le but pour lequel un fichier doit être conservé doit être raisonnable.
4. Préparer une liste de fichiers à maintenir
5. Déterminez la période de stockage de chaque fichier ou document.
6. Décidez du système de classification des fichiers et de leur arrangement.
7. Finaliser si le système doit être centralisé ou décentralisé.
Méthodes de classement
Méthodes Traditionnelles
1.Méthode des tiroirs – Un placard est divisé en un certain nombre de petits
des compartiments et chaque compartiment est attribué à une lettre par ordre alphabétique.
Les lettres sont pliées et une brève description est faite sur le pli extérieur.
Fichier 2 : Boîte – En général, des boîtes en carton sont utilisées pour le remplissage des papiers. La boîte
contient des clips pour tenir les papiers. La boîte se compose d'un ensemble de feuilles manille de
dossiers, dans lesquels les lettres sont triées par ordre alphabétique.
3. Livre de copies - Toutes les lettres sortantes sont copiées dans un livre, soit sur
ordre géographique ou alphabétique. C'est une bonne preuve des lettres envoyées.
4. Supports métalliques - Les documents de correspondance sont classés ensemble par métal.
supports ou collés dans des boîtes liées dans un ordre.
5. Dossier à levier – Cela consiste en de robustes boucles en fil de fer en forme d'arc, qui passent
à travers les trous, perforés dans la marge des lettres. Il y a un levier pour ouvrir
la boucle de fil par laquelle
Les lettres sont passées, des lettres peuvent être retirées ou insérées.
Méthodes modernes
1. Classement horizontal - Ce système est utilisé lorsque les documents à classer sont
de grande taille. Les documents classés sont disposés horizontalement, l'un sur l'autre.
autre. Le dossier est fait de papier épais avec des charnières en métal à travers lesquelles le
Des lettres perforées sont passées lors du classement.
2. Classement vertical ou en position droite - Les lettres selon ce système sont placées verticalement
ou en position verticale. Ce système est généralement suivi par presque tous les
inquiétudes. Le système nécessite un meuble avec des tiroirs profonds, des dossiers, etc.
Classifications des fichiers

Classification Alphabetique
Dans ce système, les lettres sont classées par ordre alphabétique des noms des parties.
Cette classification dans l'ordre alphabétique.
Classification Numérique
Dans ce système, un numéro est attribué à chaque client et le même numéro est mis
sur tous les papiers ou documents relatifs aux transactions avec lui. Le dossier est également
numérotés et les documents sont classés sur la base des numéros. Ainsi, le numéro
attribué à chaque correspondant devient son numéro de dossier.
La classification alphanumérique
De nos jours, ce système est très populaire. Il a l'avantage des deux systèmes.
a une combinaison du système alphabétique et du système numérique. Dans cela
Chaque lettre ou sous-lettre reçoit son propre numéro et une carte d'index est placée.
derrière la carte guide pour chaque ordre alphabétique.
Classification géographique
Le classement géographique est un agencement de pays, de villes, d'autres zones dans un
ordre alphabétique. Il est pratique d'utiliser le système géographique pour les majeurs
regroupement puis introduction de l'ordre alphabétique.
Classification par matière
Dans ce cas, les dossiers sont classés en fonction de la nature de leurs sujets ou contenus. Cela
le système peut être adopté de manière rentable par une entreprise qui peut classer la correspondance
en groupes bien définis.
Classeurs
1. Armoires verticales – Pour un usage général, les armoires de classement vertical sont équipées de
tiroirs, qui peuvent être obtenus pour accueillir des formats fullscap, A4 ou A5
documents.
2. Armoires latérales - L'armoire de classement verticale standard nécessite une superficie au sol de
environ mètre carré y compris l'espace pour ouvrir les tiroirs et pour le
opérateur à se tenir.
3. Armoires multifonctionnelles - Des armoires peuvent être obtenues pour fournir divers types.
d'un fichier de stockage pochoir/ plans/ imprimés d'ordinateur, étagères pour classeurs à anneaux/ levier
caisse et/ou fichiers d'archivage.
4.Étagères en rond-point - Un grand gain d'espace réalisé en stockant des leviers
fichiers d'archives sur des étagères tournantes circulaires qui peuvent contenir jusqu'à 100 fichiers en cinq
tiers.
5. Plan Cabinets - cartes, plans et dessins peuvent être classés à plat dans des cabinets
contenant des tiroirs peu profonds. Il y a aussi des armoires verticales dans lesquelles le
Les documents sont insérés entre des séparateurs en carton ondulé qui les maintiennent.
se tenant fermement.
6. Armoires rotatives - les armoires de classement rotatives électriquement opérées sont composées de plateaux
contenants des cartes ou des supports tenant des fichiers suspendus autour d'un tambour. Le
l'opérateur est assis devant une console qui contient un panneau de boutons-poussoirs.
7. Armoires mobiles - une autre innovation permettant une utilisation maximale de l'espace est
le cabinet mobile. Une série de classeurs latéraux sur roues est placée sur
pistes métalliques. Les armoires sont doubles, comme si deux armoires étaient debout
dos à dos.
Type de dossiers

1. Dossiers de Manille - plusieurs types de dossiers sont disponibles, y compris à coupe carrée,
découpe en bord et à onglet. Dossiers en plastique découpés à angle droit, découpés en bord et découpés au pouce,

généralement reliés en bas ainsi qu'à gauche, sont également disponibles.

2. Dossiers de portefeuille - lorsque les documents sont trop volumineux pour un dossier, ils peuvent être
placé dans une enveloppe ou un dossier portefeuille en carton.
3. Classeurs à anneaux - les classeurs à anneaux sont disponibles en plusieurs tailles différentes.
ont généralement des couvertures de voiture rigides et deux ou plusieurs anneaux qui s'ouvrent pour permettre le

insertion et extraction de documents.

4. Dossiers à levier - les dossiers à levier sont des couvertures rigides qui contiennent du métal
 5.Cases de rangement - les cases de rangement ont un couvercle, parfois avec une fermeture à sangle, et peuvent
avoir un clip de sprint à l'intérieur pour maintenir les documents fermement en place.
6. Fichiers Concertina - ces fichiers sont en carton et contiennent un certain nombre de
pochettes séparées, étant flexibles en capacité à cause de la structure en accordéon
Les renforts sont de chaque côté du dossier.
7. Classement suspendu - pour faciliter le stockage et la récupération, le classement suspendu est
idéal.
8. Fichiers d'accès aléatoire - l'électronique a désormais été appliquée au classement, dans le
forme de cartes d'accès aléatoires - opaques, ouverture, chemises en microfilm ou
des enveloppes transparentes contenant des microfiches sont perforées sur les bords pour indiquer un
code de lettre.

Matériel de classement
Le choix de l'équipement aura certainement un effet sur l'efficacité d'un classement.
système, mais un mauvais système de classement sera tout aussi mauvais qu'il soit hébergé dans un
armoire en acier coûteuse, ou dans une boîte en carton.
Équipement auxiliaire
Des dispositifs spéciaux disponibles en bois, métal et plastique qui sont utilisés pour faciliter le classement.
les sections sont connues sous le nom d'équipements auxiliaires.
1. Plateaux - il est essentiel que les documents en attente de classement soient temporairement
stocké dans des plateaux
2. Trieurs - pour faciliter le tri préliminaire avant le classement, il existe des spécialités.
appareils disponibles
3.Transférer des fichiers - il arrive un moment avec chaque système de classement où l'équipement
ne pourra pas accueillir d'autres dossiers, aussi bien tassés soient-ils, et/ou il y a
est une vaste quantité de matériel mort qui doit être dégagé.
4. Étagère de classement et tabouret - lorsque un grand volume de classement est impliqué, cela peut
devenir un travail laborieux, surtout quand il s'agit de remplir dans le bas
tiroirs de tiroirs.

Dossiers électroniques

70 000 ordinateurs centraux, 135 millions de PC dans le monde peuvent être sous forme de texte, de données ou d'images
stocké sur des bandes magnétiques ou des disques optiques. Il est essentiel que les organisations le fassent correctement
gérer les médias électroniques depuis la création et l'accumulation de ces dossiers
continue de croître à un rythme rapide.
Les dossiers électroniques comprennent des supports de stockage

Disques durs
Disquettes
Bandes magnétiques
Disques optiques
Clé USB
Règlement sur les courriels
Les lois sur les archives publiques s'appliquent aux dossiers créés ou reçus sur les systèmes de messagerie électronique, tout comme cela
s'applique aux enregistrements créés dans d'autres formats. Le statut potentiel de l'e-mail,
la transmission et la réception des données, des annuaires et des listes de distribution est importante, quand
le message est enregistré, de même que les informations de transmission et de réception.
Indexation
Un index est tout ce qui indique ou désigne, et les index modernes servent à de nombreuses
autre but. Leur fonction principale est d'agir comme un guide pour un ensemble de données ou un
collection de dossiers. L'indexation est le processus qui consiste à déterminer le nom, le sujet ou
autre titre sous lequel les documents doivent être classés. C'est un aide important de
dépôt.
 1. Index de page – Un index de page consiste en une page ou des pages pour chaque lettre de l'alphabet.
alphabet, équipé d'un onglet indiquant la lettre. Sur chaque page sont écrites les
noms commençant par cette lettre et citant la référence pertinente, généralement
un nombre.
Index des voyelles - c'est une forme modifiée de l'index du livre, cela facilite rapidement
référence, car le livre est modifié par la classification des voyelles.
2. Index de cartes lâches ou verticales – l'index de cartes lâches ou verticales surmonte
les inconvénients de l'index de page.
3. Index de cartes visible - le principe de tous les types d'index de cartes visibles est que le
les cartes se chevauchent, de sorte qu'une ligne de saisie sur chaque carte se projette et est visible,
formant ainsi un index en une seule ligne.
4. Index des employés – dans chaque type de bureau, quelle que soit l'organisation, liste des noms
ou des numéros sont nécessaires, pour la fourniture de données simples en ligne telles que
numéros de téléphone, numéros de compte et adresses. L'index de bande est
particulièrement conçu à cet effet.
5. Index rotatif - l'index rotatif ou index de roue est un développement relativement récent
visant principalement à économiser de l'espace.
Signalisation
Un grand avantage des index visibles est que diverses fonctionnalités de contrôle peuvent être
introduit par l'utilisation de signaux sur les bords exposés des enregistrements. Le usuel
L'objet de tels signaux est d'attirer l'attention sur certains faits enregistrés sur les cartes.