Chapitre 17

Achats

L'achat est l'une des fonctions clés dans le fonctionnement d'une entreprise manufacturière moderne.

Les profits des fabricants sont affectés par de bonnes pratiques d'achat basées sur des principes solides. Cela
a déjà été souligné que la demande d'achat est la « clé du contrôle des matières » car elle
initie l'activité d'achat.

Achats et contrôle des matériaux

L'achat est une phase importante dans le contrôle du flux de matériaux dans la fabrication.
plante fournie par le vendeur ou le fournisseur. Les classes d'inventaire ainsi contrôlées sont des pièces achetées
et matières premières. De plus, l'inventaire des fournitures est contrôlé par l'activité d'achat.
Nous avons déjà souligné l'importance d'avoir le matériel disponible lorsque cela est nécessaire pour
opérations de fabrication, ainsi que les coûts supplémentaires engagés si de grandes quantités ou des articles coûteux
les articles sont reçus trop à l'avance par rapport à la date requise. Contrôle du flux des entrants
Le matériel est une responsabilité importante du groupe d'achat, en particulier lorsqu'il s'agit de juste-à-temps.
La livraison des marchandises a lieu.

Objectifs d'un bon achat

Dans le cadre de l'activité générale de contrôle des matériaux, l'énoncé des objectifs des achats
le groupe inclura la plupart des objectifs de gestion et de contrôle des stocks discutés dans
chapitre précédent. Cependant, examinons-les puis discutons de ces objectifs du point de vue
point de la fonction d'achat.

L'objectif principal est de contribuer aux bénéfices de l'activité de fabrication. Un autre

L'objectif important est de garantir la disponibilité des matériaux afin que les délais de livraison puissent être respectés.
maintenus, maintenant ainsi le client satisfait. Les objectifs spécifiques qui soutiennent ces buts sont :

1. Approvisionnement du bon matériel, en bonne quantité et de bonne qualité.

2. Réception ou livraison de ce matériel au bon endroit au bon moment.
3. Achat du matériel auprès de la bonne source au bon prix.

Procédure d'achat

Le cycle d'achat complet se compose des étapes suivantes :

1. Réception et analyse de la demande d'achat

2. Sélection des sources potentielles d'approvisionnement
3. Émission de demandes de devis
4. Réception et analyse des devis
5. Sélection de la bonne source
6. Détermination du bon prix
7. Émission du bon de commande
 8. suivi pour garantir la livraison programmée
9. Analyse des rapports de réception
10. Analyse et approbation de la facture du fournisseur pour paiement.

Les 10 étapes ci-dessus sont expliquées en détail ci-dessous :

Demande d'achat

Les demandes d'achat proviennent généralement du groupe de contrôle des stocks. Quel que soit le type
d'inventaire - perpétuel ou de stockage - un point d'enregistrement est établi. Lorsque le stock existant atteint cela
au niveau, une demande d'achat est généralement préparée et envoyée au groupe d'achat.

Sources d'approvisionnement

Un groupe d'achat doit constamment se tenir informé des meilleurs endroits pour acheter tous les articles de
matériaux nécessaires. Ce n'est pas une mince affaire. Un achat efficace ne peut pas être accompli sur un statut
quo basis. Il est vrai que dans une situation en cours, les anciennes sources établies seront très probablement la
meilleures sources ; cependant, de nouvelles sources devraient être étudiées de temps en temps et le
la performance des anciennes sources réévaluée périodiquement. Si la demande d'achat concerne un nouvel article,
ensuite, une sélection doit être faite pour l'enquête à partir de la liste des sources potentielles à l'aide du
demande de devis.

Demande de devis

Le titre de ce formulaire est explicite. Il est envoyé par le groupe d'achat à tous les sélectionnés.
sources d'approvisionnement possibles. Cela devrait être aussi complet qu'un bon de commande, sauf pour l'énoncé
du prix à payer. Il appartient au vendeur de soumettre le prix ; c'est le devis du vendeur.
Parce que ce formulaire est si semblable au bon de commande, il est courant de l'imprimer.
PAS un ORDRE en lettres majuscules sur le formulaire.

Sélection de la bonne source

À la réception de nombreux devis de la part des fournisseurs, il devient alors le travail du service des achats.
groupe pour sélectionner la bonne source. Une discussion complète de tous les facteurs qui entrent en jeu.
la décision dépasse le cadre de ce livre. En bref, le groupe d'achat s'intéresse à la
fiabilité de la source prospective d'approvisionnement.

Détermination du bon prix

C'est une responsabilité majeure du groupe d'achat. De nombreux facteurs influencent ce qui est un « droit ».
prix" et, encore une fois, une discussion complète est à peine possible. Dans un sens large, un bon prix est
celui qui est "correct" pour toutes les parties concernées - l'acheteur, le vendeur, le client de l'acheteur, et le
public,. Évidemment, l'acheteur doit être capable d'acheter du matériel à un prix qui rend cela possible.
vendre le produit avec un bénéfice - mais les bénéfices sont également essentiels pour le vendeur. L'industrie moderne est trop
complexe et interconnecté pour permettre des tactiques d'achat aiguisées qui poussent les prix à un niveau où le
le fournisseur ne peut pas réaliser de profit.
Bon de commande

Une fois accepté par le vendeur, un bon de commande constitue un contrat pour la livraison de
biens conformément aux termes du contrat d'achat. Cela constitue un acte juridique
document, et il contient généralement de nombreux autres termes d'accord en plus de la quantité,
qualité, livraison et prix.

Suivi et Livraison

Le plan pour le flux de matériaux dans une usine de fabrication est établi par le service des achats.
procédure. Détermination de la performance réelle et comparaison et évaluation de cela
La performance par rapport au plan d'achat ne peut être réalisée que par un suivi efficace.
d'ordres d'achat.

Réception des rapports

Une inspection minutieuse de tous les matériaux et pièces entrants est essentielle à un contrôle efficace des matériaux.
Le bon de commande est la source de référence de base. Bien sûr, il est souvent complété par
spécifications d'ingénierie et plans.

Paiement des factures

Les factures reçues des fournisseurs pour les marchandises expédiées doivent recevoir l'approbation du service des achats.
groupe. C'est la dernière étape de contrôle dans la procédure d'achat. Les factures doivent être vérifiées pour
s'assurer que les quantités facturées correspondent aux quantités acceptées par la réception et l'inspection
départements.

Analyse de la valeur

Bien que l'analyse de la valeur ait été discutée précédemment, elle nécessite ici un complément d'explication.
dans la mesure où la fonction d'analyse de la valeur est couramment considérée comme faisant partie des achats
activité. L'idée de base de l'analyse de valeur est simplement une technique de réduction des coûts, et comme
Ainsi, cela pourrait logiquement être traité comme une partie de l'ingénierie des méthodes. Cependant, comme cela est fréquemment
les personnes d'achat de biens d'occasion ont un rôle très défini à jouer ; il est donc peut-être logique pour la valeur
analyse à être sous leur direction générale.

Facteurs Affectant l'Achat

Dans les sections suivantes, nous essayons de lister les nombreux facteurs qui influencent à la fois l'achat.
pratiques et résultats du travail du groupe d'achat.
Sous-traitance

Les articles achetés dans le cadre de sous-contrats sont en réalité des pièces ou composants achetés. Cependant,
la sous-traitance a généralement lieu lorsqu'il n'est pas possible de produire les pièces localement
dans le cadre de la passation de ce type de commande, le fournisseur est en concurrence avec l'acheteur.

Normalisation des produits

Nous avons discuté des avantages de la normalisation des produits et de leurs composants. Souvent
Il est souvent négligé que les fournisseurs essaient également de standardiser les articles qu'ils vendent. L'une des
Les principales activités du groupe d'achat consistent à encourager l'inclusion des normes des fournisseurs dans
la conception du produit du acheteur.

Lot d'achat économique

Plus tôt, nous avons mentionné le lot d'achat économique. Il est similaire au lot de fabrication économique.
seuls les facteurs de coût sont différents. Des quantités plus importantes de marchandises peuvent généralement être achetées à un prix inférieur
coûts unitaires. Ces économies doivent être compensées par l'augmentation des coûts des charges de port,
le même qu'au sein du lot de fabrication. En production, nous avons économisé sur les coûts de configuration, ici nous économisons sur
le coût de préparation du bon de commande et de toutes les autres étapes de la procédure d'achat.
En raison des facteurs de coût impliqués, il est plus facile de calculer les quantités d'achat économique.

Marchés courts et contrôlés

Nous avons déjà dit que les personnes chargées des achats doivent savoir où acheter les articles requis.
matériel. Même si nous connaissons la source d'achat, il n'est pas toujours facile d'acheter. Certains marchés sont
« court » ; c'est-à-dire qu'il n'y a pas assez de matériel pour répondre à la demande. D'autres marchés sont « contrôlés »,
le matériel est disponible mais les ventes totales sont restreintes.

Annulations

Les annulations de commandes d'achat ne peuvent pas être totalement évitées. Si le travail a été commencé par le
fournisseurs, ou ils ont pris d'autres engagements sur la force de la commande, ils peuvent perdre une
montant considérable d'argent.

Relations commerciales

L'industrie est si spécialisée et vaste que de nombreux achats sont effectués auprès de fournisseurs qui, à leur tour
racheter leur matériel sous la forme du produit de l'acheteur. Ceci est appelé achat réciproque.
Trop souvent, cela pose un réel problème au groupe d'achat.
Organisation d'achat
La Loi de l'Agence

Les bons de commande et les contrats sont signés par des individus, chacun agissant en tant que représentant de l'
entreprise ou société. En tant qu'agents, ils ont reçu soit une autorité spécifique soit implicite pour
agir pour le compte de leur employeur dans l'achat de matériel, de fournitures et de services, ou dans tout autre type de
accord constituant un achat. En conséquence, une telle personne est connue sous le nom d'acheteur
agent.

Structure Organisationnelle

Il n'y a pas de modèle fixe d'organisation d'achat. Les mêmes principes fondamentaux d'organisation
s'applique aux achats comme à toutes les autres fonctions de l'entreprise manufacturière. Le poste de
le groupe d'achat dans l'ensemble de l'organisation dépend en grande partie de l'importance de la
fonction.

Centralisation et Décentralisation

Dans les grandes organisations - en particulier dans les secteurs à plusieurs usines - il existe un problème de centralisation.
ou décentralisation des activités d'achat. Une discussion complète des avantages et
Les inconvénients de chacun dépassent le cadre de ce livre. Cependant, les opérations décentralisées sont
plus flexible, et la tendance vers une plus grande décentralisation des grandes entreprises indique que
cette méthode d'organisation est actuellement la plus populaire. Contrats majeurs pour les matériaux principaux
peut être conservé sur une base centralisée pour obtenir un avantage de négociation.

Groupe d'achat

Le groupe d'achat dans les grandes organisations se compose généralement de plusieurs agents d'achat,
acheteurs, expéditeurs et le personnel administratif et sténographique nécessaire. Organisation de cela
Le groupe peut être basé sur la ligne de produits ou le matériel acheté. Dans ce dernier cas, un agent peut
spécialiser dans l'achat d'acier, un autre dans les plastiques, un autre dans les fournitures, et ainsi de suite, l'ensemble
organisation en cours de développement selon ces lignes.

Pratiques d'achat

Il pourrait être utile de discuter de quelques-unes des nombreuses pratiques de la fonction d'achat.

Relations avec les vendeurs

L'achat et la vente gagnent rapidement en reconnaissance professionnelle. La continuité

L'avancement technologique dans les matériaux et les processus nécessite que les achats et les ventes
le personnel doit être plus que des "artistes de la poignée de main" - ils doivent savoir ce qu'ils vendent.
achètent. « Le commerce agressif » n'est plus une pratique acceptée.
Remises

Les achats industriels sont généralement soumis à des remises en espèces, des remises commerciales et des remises de quantité. Les agents d'achat
et les acheteurs doivent être parfaitement informés de ces remises qui s'appliquent aux achats
qu'ils sont en train de faire – et avec les aspects juridiques des mêmes. Pour promouvoir le commerce équitable, libre de
restrictions et favoritisme excessif, des lois telles que la loi Robinson-Patman, la loi Sherman, et
La loi Clayton doit être une connaissance commune du personnel d'achat et leurs exigences doivent
être observé.

Commande d'achat cadre

Avec de nombreux articles plus ou moins standard, les entreprises négocieront souvent des bons de commande généraux.
pour une période convenue à un prix convenu. Au fur et à mesure que les articles sont nécessaires dans l'usine, une demande
pour l'expédition contre le bon de commande est fait au fournisseur sans aucune paperasse supplémentaire.
La réduction des coûts d'achat pourrait être considérable avec cette procédure.

Demande de voyage

Pour les articles en stock qui doivent être remplacés de temps en temps, un bon de commande itinérant est souvent utilisé.
Cela pourrait être un formulaire standard ou une transaction informatisée initiée par le personnel des magasins. Le
la requisition serait liée aux informations en dossier telles que

1. Une brève description de l'article

2. Sources possibles du matériel
3. Prix passés
4. Point d'enregistrement et taille de lot économique
5. Un enregistrement de l'utilisation historique.

Sources multiples

Il est rare qu'il soit conseillé de "mettre tous vos œufs dans le même panier." Lorsque de grandes quantités sont en jeu, un
une bonne pratique d'achat est de développer plus d'une source d'approvisionnement et de diviser les exigences
parmi ces sources. Cela nécessite un tact considérable de la part de l'acheteur, en particulier dans un JIT
situation, mais garantit contre la perte de livraison qui peut résulter d'un incendie, d'une inondation, de troubles de travail,
ou d'autres causes qui pourraient interférer avec la production à une seule source d'approvisionnement.

Achats anticipés

Bien que les quantités à acheter soient normalement déterminées par la gestion des stocks et
dans le contrôle, il est souvent avantageux d'acheter des quantités supérieures à la normale.
exigences de l'usine de fabrication. Si des considérations opérationnelles ou des conditions d'approvisionnement
indique la nécessité d'un tel stock de réserve, ces achats sont appelés achats anticipés.
Achat spéculatif

Ce n'est pas un achat anticipé. Dans l'achat spéculatif, des matériaux sont achetés et conservés en vue de les revendre.
espérer tirer avantage d'une hausse des prix.

Éthique

La conduite éthique est une préoccupation des départements et des sections d'une organisation de fabrication;
Cependant, cela devrait particulièrement préoccuper le groupe d'achat en raison des pouvoirs conférés.
en eux pour dépenser de l'argent. Le responsable des achats marche constamment sur le fil de l'éthique
dans tout ce qu'il ou elle fait. Des 10 normes de pratique d'achat spécifiées par le
Association Nationale des Achats, cinq traitent de la question de l'éthique.

Achats internationaux

Alors que le monde se rétrécit en termes économiques, l'approvisionnement international - l'achat de biens et
les services en dehors des limites continentales des États-Unis - a ajouté une dimension de plus à
l'arsenal de l'acheteur pour localiser des fournisseurs qualifiés. En effet, la recherche du meilleur
les matériaux au meilleur prix et de la meilleure qualité ne devraient pas être limités en termes géographiques.

Évaluation des achats

Il est difficile de faire une évaluation valide des achats comme sur l'ensemble de l'activité. Mesures générales
tel que le ratio du coût d'achat par rapport à la valeur des matériaux achetés, ou à la valeur de
les ventes peuvent fournir un indice utile au sein d'une organisation donnée. Il est cependant plus facile de mettre en place
mesures liées aux objectifs plus spécifiques du groupe d'achats : Est-ce le bon matériel de
la bonne qualité et en la bonne quantité étant achetées à la bonne source au bon prix
et livré au bon endroit au bon moment ? Évaluation continue de l'accomplissement de
ces objectifs indiqueront le succès de la fonction, sinon l'efficacité totale. Dans la mesure où
ces objectifs pourraient être atteints à un coût excessif par l'organisation d'achat, il
il pourrait être utile de considérer le rapport entre les coûts d'achat et les bénéfices de l'entreprise - mais encore une fois,
De nombreux autres facteurs influencent ces bénéfices, de sorte qu'une mesure valide est hautement douteuse. Continué
La recherche dans le domaine des achats aboutira sans aucun doute à des moyens efficaces de mesurer cela.
activité principale dans le contrôle des matériaux en fabrication.

Trafic

Parce que c'est normalement le privilège de l'acheteur de désigner l'itinéraire et la méthode de

l'expédition de matériel, dans les petites opérations de fabrication, la fonction de gestion du trafic est
inclus dans l'opération d'achat. Cependant, dans les grandes entreprises, les services de circulation sont
chargé des responsabilités en matière de circulation.
La fonction de trafic comprend :

1. Planification des itinéraires pour les matériaux entrants, y compris la sélection de la méthode de
transportation.
2. Préparation des tableaux tarifaires pour la livraison de matériel.
3. Suivi des expéditions pour garantir une livraison rapide.
4. Audit et approbation des frais de transport entrants et d'autres factures de transport
5. Coordonner la réception de grandes expéditions pour éviter les frais de stationnement.
6. Gestion de l'ajustement des réclamations pour des biens endommagés ou perdus en transit.