MANUEL DE COMPTABILITÉ

POUR

PROFILE GROUP LIMITED

MAIMUNAT SULEIMAN ACA

TABLE DES MATIÈRES PAGE

1.0 OBJECTIF 1

1.1 PORTÉE DU MANUEL 1

1.2 OBJECTIFS DU MANUEL 1

1.3 STRUCTURE DU MANUEL 1

1.4 RESPONSABILITÉ DU MANUEL2

2.0 POLITIQUES COMPTABLES

3

4
2.2 BASE DE LA COMPTABILITÉ

3.0 ROUTINE COMPTABLE, ENREGISTREMENTS ET PROCÉDURE 5

3.2 AUTORISATION ET APPROBATION

5

3.4 PAIEMENT ET AUTORISATION 6

3.5 TABLEAU DES COMPTES (CODES COMPTABLES) 6

4.0 ACHAT, MAGASINS ET PROCÉDURE DE PAIEMENT 7

4.2 INITIATION DES ACHATS 13

4.3 RÉCEPTION DES BIENS 14

14
4.4 TRAITEMENT DES FACTURES

4.4.4 PAIEMENT PAR CHÈQUE15

4.6 PROCÉDURE D'ACHAT EN ESPÈCES 16

4.7 PROCÉDURE DES MAGASINS 17

4.8 PROCÉDURE DE COMPTABILITÉ ET DE CONTRÔLE DES MAGASINS 20

5.0 PROCÉDURE DE REÇU ET DE PAIEMENT DU CAISSE 22 5.1.2 DISPOSITIONS DE SÉCURITÉ DANS LA CAISSE
BUREAU 23 5.2 PROCÉDURES DE RÉCEPTION 25 i

32 5.6
30 5.5 ENQUÊTES EN ESPÈCES
5.3.1 PROCÉDURES DE PAIEMENT 26 5.4 PROCÉDURES DE CAISSE PETITE
RECONCILIATION BANCAIRE 32 6.0 PRODUITS À RECEVOIR, ACOMPTES ET CRÉANCES 35 6.2.1
Traitement comptable 36 6.4 COMPTES CLIENTS 38 7,0 SALAIRES, ALLOCATIONS ET
AVANCES
PROCÉDURES 40 7.3.2 PRÉPARATION DE LA PAIE 41 7.3.3 AUDIT PAYROLL 42 7.3.4 PAIE
AUDIT 42 7.3.10 SALAIRES
ET ALLOCATIONS NON RÉCLAMÉS; 44 7.6 PRÊTS ET AVANCES AU PERSONNEL
46 7.6.4 AVOIRS REMBOURSABLES 48 7.6.5 CERTIFICAT SUR LES AVANCES, PRÊTS AU PERSONNEL ET AUTRES
50 7.6.6 RETRAIT DES AVANCES 50 7.6.7 TRAITEMENT COMPTABLE DE
PAIEMENTS AU PERSONNEL
AVANCES 50 8.0 COMPTABILITÉ DES REVENUS 52 8.1 REVENUS DE VENTE 59 8.1.2 CONTRÔLE INTERNE
 59 8.1.4 TRAITEMENT COMPTABLE DES CRÉDITS
PROCEDURE / TRAITEMENT 59 8.1.3 VENTES À CRÉDIT
VENTES 60

ii

8.2 AUTRES REVENUS60 8.3 REVENUS DE LA VENTE D'ACTIFS 61

COMPTABILITÉ DES PROCESSUS D'USINE

PROCÉDURES COMPTABLES
ENREGISTRER 66

67
10.4.6 VÉRIFICATION DES ACTIFS

68
CONTRÔLE 69

11.3 MISE EN ŒUVRE DU BUDGET 71

11.4 CONTROLES BUDGÉTAIRES 71

12. SERVICE D'INFORMATIONS DE GESTION 72

12.2 RAPPORTS 73

ÉCHANTILLON DE DEMANDE D'ACHAT/AVANCE SPÉCIALE 75

80
REGISTRE DE CHÈQUE D'ÉCHANTILLON (BANQUE) 76 ÉCHANTILLON DE VOUCHEUR DE JOURNAL

SAMPLE OF STORES RECEIPT VOUCHER 82 SAMPLE OF STORE ISSUE VOUCHER 83 SAMPLE OF BIN
CARTE 85 EXEMPLE DE REÇU DE MAGASIN ET DE BON DE REJET
COMMANDE
ENREGISTRER
ÉCHANTILLON DE RETRAIT DE L'AVANCE D'ACHAT

MANUEL DE COMPTABILITÉ

1.0. OBJECTIF

Ce manuel des comptes et des opérations est conçu spécifiquement pour Profile Group Ltd et ses filiales.
à utiliser comme guide dans ses opérations financières quotidiennes.
1.1 Portée du Manuel :
L'objectif de ce manuel est de définir des lignes directrices et des procédures qui permettront à tous les agents de
entreprise (Direction et Personnel) à :-

Agir avec uniformité et constance dans l'exercice de leurs fonctions.

l'autorisation est obtenue avant que des dépenses ne soient engagées. c. Assurez-vous que des dossiers adéquats sont
d. Assurez-vous que des contrôles internes adéquats sont maintenus, avec une restitution en temps voulu de
rapport de gestion.

1.2 OBJECTIFS DU MANUEL

i. Décrire en détail les procédures comptables à mettre en œuvre pour enregistrer les actifs,
passifs, revenus et dépenses de l'entreprise. ii. Pour faciliter une gestion et un contrôle efficaces de
les ressources de l'entreprise grâce à la conformité aux principes et normes comptables acceptés. iii. Pour
faciliter les futures révisions des systèmes et la informatisation des opérations financières de l'entreprise. 1.3
STRUCTURE DU MANUEL
Le manuel contient des sections principales et des sous-sections, traitant de diverses procédures comptables.
actions et actions de suivi nécessaires pour une opération complète et une gestion significative
Informations et Rapports.

1.4 RESPONSABILITÉ

La responsabilité de maintenir et d'exploiter ce manuel de comptabilité incombe aux agents comptables.

de la Société ci-après désignée comme Responsable des Finances, peu importe la désignation officielle.
L'autorité de modifier, d'ajouter, de modifier ou de supprimer des sections ou des sous-sections de ce Manuel de Comptabilité
reposent sur le Président/Directeur général ou le Directeur de gestion sur recommendation du Responsable des Finances.

Ce système comptable a été conçu de manière suffisamment élaborée pour s'adapter à la croissance attendue de l'étendue de la
les opérations de l'entreprise, la taille de la direction et les contrôles internes nécessaires pour une rapidité
entreprise en croissance.

Les responsabilités générales du département des Finances et des Comptes sont les suivantes :

(a) Tenir des livres de comptes appropriés et d'autres dossiers de la Société.

(b) Assurer un contrôle comptable satisfaisant sur les actifs et les passifs de la société.

(c) Surveiller l'efficacité du système comptable et du contrôle exercé

(d) Fournir des informations de gestion contenant des informations comptables et statistiques selon les besoins.
la gestion et les aider à planifier et à contrôler les activités du Groupe.
(e) Assure le respect des normes comptables et des exigences de l'entreprise.
(f) S'assurer qu'il existe un haut degré de justification financière pour l'investissement et le désinvestissement

(g) Conseiller sur l'évaluation des propositions alternatives et s'assurer que l'information est disponible pour
ceux chargés de la responsabilité de suivre les progrès.

(h) Initier l'amendement et l'extension des principes et procédures comptables à la lumière de

circonstances changeantes.

2.0 POLITIQUES COMPTABLES

Des politiques et des procédures spécifiques sont utilisées par l'entreprise pour préparer ses états financiers. Cela inclut
toutes les méthodes, systèmes de mesure et procédures pour présenter des divulgations. Politiques comptables
diffèrent des principes comptables en ce sens que les principes sont les règles et les politiques sont la manière de l'entreprise
de respecter les règles.
2.1 La Loi sur les sociétés et les affaires alliées (CAMA) de 1990 exige que chaque société produise un rapport annuel.
États financiers. Pour garantir la cohérence dans la préparation et une compréhension commune et
L'interprétation de ces déclarations nécessite l'adoption de politiques comptables standards.

Les politiques de l'entreprise ont été développées sur quatre concepts fondamentaux de la comptabilité - Continuité
Préoccupation, Accumulation, Cohérence et Prudence. Continuité - que l'entreprise pourra exister pour
le prochain Avenir prévisible des charges à payer - Que les revenus (revenus) et les coûts (dépenses) seront
Reconnu dans les livres au fur et à mesure qu'ils sont gagnés ou engagés et non pas au moment où l'argent est reçu ou payé.

Cohérence - Qu'il y aura cohérence dans le traitement comptable des termes similaires dans chaque
période comptable et d'une période à l'autre.

Prudence - Que ni le revenu ni le profit ne seront anticipés mais seront reconnus par inclusion dans le
compte de profits et pertes uniquement lorsque réalisé, tandis qu'une provision sera faite pour toutes les passifs connus.

2.2 BASE DE LA COMPTABILITÉ

i. Registres comptables : Que toutes les transactions de l'entreprise seront maintenues selon la convention du coût historique
dans le cadre des affaires. Cependant, lorsque l'entreprise doit être vendue ou fusionnée avec une autre, actuelle
le coût/la valeur sera appliqué à la date de transfert.

ii. Stocks et travaux en cours : Les stocks et les travaux en cours seront évalués au moindre du coût ou
valeurs réalisables nettes, avec des coûts déterminés selon la méthode du premier entré, premier sorti.

iii. Investissement : Cet investissement doit être indiqué au coût ou à la valeur nette réalisable.

iv. Articles en devises étrangères : Les transactions réalisées en devises étrangères seront converties en Naira.
aux taux de change appropriés en vigueur au moment des transactions. Les soldes en monnaie étrangère doivent
être converti en Naira au taux de change en vigueur à la date du bilan ou la société devra
maintenir un compte domiciliaire. Les gains ou les pertes de change réalisés seront crédités ou débités contre
revenu pour la période au cours de laquelle ils se produisent.

v. Actifs fixes : Que toutes les dépenses de nature capitalistique soient capitalisées en tant qu'actifs fixes, la dépréciation sur
les immobilisations doivent être fournies pour amortir le coût des actifs sur leur durée de vie utile estimée sur un
les bases de la ligne droite, et donc les actifs fixes seront évalués à coût less amortissement accumulé.

Le taux de dépréciation annuel suivant sera appliqué.

- Terrain en bail 2% - Bâtiment 5 % - Équipements et machines 10 % - Mobilier de bureau

& Équipements 15 % - Mobilier et Équipements ménagers 15 % - Véhicules à moteur / Motos 20 %

15%

3.0 ROUTINE COMPTABLE, ENREGISTREMENTS ET PROCÉDURE

3.1 Routines comptables : Les transactions comptables de l'entreprise doivent être traitées par le
système de comptabilité à double entrée commençant par des enregistrements comptables manuels et ensuite à
Registres comptables informatisés. Les principaux livres de comptes à tenir et leurs finalités
sont : (a) Livre de caisse - Pour enregistrer tous les reçus et décaissements de trésorerie/chèque au jour le jour. Il
forme la fondation et le lien entre tous les autres livres de comptes. (b) Livre de ventes - Pour enregistrer toutes les ventes
pour chaque jour. Cela est étroitement lié au livre de caisse et au grand livre des débiteurs.

(c) Livre des Achats - Pour enregistrer article par article tous les achats pour chaque jour. Cela est étroitement lié avec le
Livre de caisse et le Livre des Débiteurs. (d) Livres Généraux et de Coûts - Est-ce le contrôle récapitulatif de tout
comptes passifs, revenus et dépenses. (e) Les livres auxiliaires - est le détaillé
grand livre pour des comptes spécifiques Débiteur
grand livre – détaillé par créanciers.
3.2 AUTORISATION ET APPROBATION
Pour garantir un contrôle interne efficace de toutes les transactions comptables, la direction doit

définir de temps à autre les niveaux d'autorité dans l'approbation des dépenses. Le Responsable de

Le compte a la responsabilité globale de s'assurer que les différentes limites d'autorité sont

appliqués. Les agents qui autorisent ou approuvent tout document doivent s'assurer que les documents

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et les pièces jointes pertinentes sont en ordre et conformes aux procédures établies et

lignes directrices financières approuvées émises par la direction. Aucun agent sauf le

Le président/PDG ou tout directeur délégué par le conseil est autorisé à approuver ou

il ne peut approuver aucune dépense pour lui-même, mais doit obtenir l'approbation d'un supérieur.

3.3 AUTORITÉ DÉLÉGUÉE

Lorsqu'un agent autorisé a délégué ses pouvoirs à un autre, il reste néanmoins responsable.
pour la performance efficace de l'autorité déléguée. Aucun fonctionnaire n'est autorisé à déléguer ses
autorité à un subalterne sans l'approbation du Directeur Général.

3.4 PAIEMENTS ET AUTORISATION

Un agent ne doit pas effectuer de paiement contre un bon sauf si :

- It is properly signed, authorized and approved by the appropriate signatories. - All computations and
les pièces jointes pertinentes ont été correctement vérifiées et certifiées. - Il porte le compte approprié et
codes.

3.5 PLAN COMPTABLE (CODES COMPTABLES)

Dans un système comptable manuel ainsi que dans un système comptable informatisé, toutes les transactions, revenus ou dépenses,
sont identifiés soit aux centres de coûts soit aux centres de source. Cela est facilité par l'utilisation de codes comptables. Le applicable
Les codes de comptes ici sont conçus pour répondre aux exigences de la informatisation envisagée ; et le
nature des opérations qui exige que certains coûts soient distingués des coûts opérationnels généraux.

Les codes suivants s'appliqueront donc aux opérations de l'entreprise :

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ACTIFS FIXES
Routes, Drains et Clôtures
Véhicule à moteur
Equipments 20100/10 Laboratory & Workshop Equipments 20100/11 Computer & Electronic
Équipement

PROVISION POUR AMORTISSEMENT

Bâtiments résidentiels
Services publics

Mobilier résidentiel et équipements

Équipement informatique et électronique

200 ACTIFS COURANTS.

Contrôle des Stocks de Matières Premières

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Stock de Matière Première B

Production en cours
Cartons 30203/3
Comptes Clients (Débiteurs)
Avances
KBC Banque – Étranger

40300 PASSIF COURANT

Creditors 40301/1 Salaries Control A/C 40301/2 Outstanding Salaries A/C 40302 Federal Inland
Services de revenu (FIRS) 40303 Bureau des douanes et de l'exercice

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Conseil National des Pensions

Capital
REVENUS
Intérêts gagnés

COST LEDGER CODES 611000 Water Processing Expenses Control 611001 Raw Material used A 611002
Matière première utilisée B
Droit d'accise payé 611016 Salaires / Rémunérations du personnel d'usine

Personnel / Appels / Indemnités de travail supplémentaire

Allocation de logement
Frais de voyage (étranger)

14

611025 Amortissement de l'équipement

CONTRÔLE DES COÛTS D'EMBALLAGE

Colle utilisée

LABORATOIRE / CONTRÔLE DE QUALITÉ

Amortissement des équipements de laboratoire

FRAIS GÉNÉRAUX D'INGÉNIERIE ET DE PRODUCTION

Maintenance des équipements et machines
Entretien des bâtiments résidentiels du personnel d'usine. 641306 Huile et lubrifiants 641307 Eaux usées
Traitement
Amortissement. Description de l'équipement d'ingénierie/de déchets.
Vêtements
Casses – Unité de transformation du miel

15

641316 Agents des douanes/autres dépenses connexes

DÉPENSES DE VENTE, DE DISTRIBUTION ET DE PUBLICITÉ

Dépenses courantes
Publicité
Fonds national de pension (contribution des employeurs)
Frais de voyage (à l'étranger)
Commissions 651422 Foire commerciale/Campagne spéciale

DÉPENSES ADMINISTRATIVES B DÉPENSES RECURRENTES - Émoluments du personnel 72303 / 1 -

Transport et Voyage (Local)
Dépenses 72303 / 4

Impression et papeterie
(Oversees) 72303 / 7 - Maintenance of Vehicle / Running Cost 72303 / 8 - Maintenance of Fixed Assets
72303

16

Dépenses d'assurance 72303 / 12

Hébergement
Hébergement des membres du conseil
Dépenses médicales du personnel
Consultation
Annonce/Publicité d'Éducation
Frais 72303 / 26 - Dépenses du bureau zonal 72303 / 27 - Logements du personnel de maintenance 72303 /
Accessoires informatiques 72303 / 29 - Autres dépenses professionnelles 72303 / 30

REMARQUE : Les codes comptables ci-dessus sont conçus pour être facilement adaptés tant manuellement qu'informatiquement.
opération. Il peut également être facilement adapté à un processus de service/production diversifié sous le même ou
gestion séparée.

4.0 PURCHASES, STORES AND PAYMENT PROCEDURE 4.1 INTRODUCTION Purchasing procedure touches
sur les deux principaux ingrédients du contrôle interne. i. Autorisation ii. Conformité aux règles établies
séquence de documentation de traitement. La responsabilité des paiements commence lorsque les biens ou services ont été
reçu et accepté.

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4.2 INITIATION DES ACHATS 4.2.1 Tous les achats de biens ou de services, qu'ils soient d'investissement ou de consommation
la nature doit être faite contre l'autorité de l'un des éléments suivants : a. Commandes d'achat locales (LPO)
Lettre d'intention c. Contrats / Accord de services d. Ordres de travail e. Tout autre instrument qui pourrait être
approuvé par la direction

4.2.2 Séquence : i. Le département utilisateur élabore une note de demande d'achat adressée à la
Directeur général par l'intermédiaire des agents comptables. ii. Les agents comptables sont en liaison avec les magasins pour
confirmer quelle quantité est disponible dans les magasins et quelle quantité doit être achetée. iii. Sous réserve de
disponibilité des fonds ou solvabilité de l'entreprise, le comptable obtient l'approbation de
le Directeur Général.

iv. Les agents comptables préparent le bon de commande local (LPO) ou émettent la lettre d'intention qui
doit être signé par lui et le directeur général.
Remarque : a. Aucun agent du département ne devrait être autorisé à émettre des LPO pour éviter les abus

4.2.3 Lorsqu'il s'agit d'articles de nature routinière tels que la papeterie, la demande peut provenir
de l'unité de magasins et la séquence appropriée ci-dessus doit être suivie. 4.2.4 Le produit émis
Les LPO pré-numérotés doivent être distribués comme suit - Copie originale au fournisseur - 2ème copie à la
demande (utilisateur) Département - 3e copie au service de stockage - 4e copie jointe à l'achat
Note de réquisition conservée par le service des comptes.

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Tous les LPO émis doivent être enregistrés dans le registre des LPO. Les commandes annulées doivent également être enregistrées, en indiquant
raisons de l'annulation.

4.3 RÉCEPTION DES BIENS

gate house register, specifying the Date, Vehicle Number, suppliers name, invoice number and date, LPO
numéro et signature de l'agent de sécurité qui a vérifié le véhicule. ii. L'agent de magasin, l'Interne
L'auditeur et l'agent de contrôle de la qualité recevront les marchandises en magasin après avoir certifié la qualité et
conformité totale aux spécifications sur le LPO. iii. Le responsable du magasin émet le reçu/de refus du magasin.
bon – SRRV. iv. L'auditeur interne tamponne le SRRV, la facture du fournisseur et le bon de commande original.
retourné par le fournisseur avec un « tampon vérifié et correct ». v. Le SRRV est distribué au traitement
Unités par le responsable des magasins ainsi : a. Original joint avec LPO et facture des comptes pour paiements b.
Copy to the stores ledger for updating c. Copy to stores Bin Card Files for updating Bin Cards. d. Copy left
dans le livret vi. L'agent des magasins met à jour le registre des magasins similaire à celui présent à la porte avec
colonne supplémentaire pour "inspecté par".
4.4 TRAITEMENT DES FACTURES 4.4.1 Le département des comptes doit s'assurer que la facture des achats
transmis à eux sont complets pour le paiement comme suit: - SRRV plus facture plus LPO original attaché -
Faire correspondre les quantités et les valeurs sur la facture avec celles sur le LPO - Vérifier l'exactitude arithmétique des chiffres sur le

divers documents - Si la facture en cours de traitement concerne des services ne nécessitant pas un LPO ou SRRV, il
devrait être un certificat d'achèvement satisfaisant des travaux délivré par le département utilisateur et
certifié par l'audit interne.

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4.4.2 TRAITEMENT DES AVIS DE JOURNAL Lorsque les factures ne sont pas destinées à un paiement immédiat, le journal
Les bons utilisant les bons codes de compte sont émis pour mettre à jour le stock et le grand livre des créanciers. Débit brut
matériaux achetés. Créditer les comptes des fournisseurs.

4.4.3 TRAITEMENT DES AVOIRS DE PAIEMENT Lorsqu'une entreprise est prête à effectuer un paiement, les éléments suivants
must be done: - Raise the payment vouchers - Attach all the relevant documents specified in 4.4.1 above
- Codez le bon avec les codes appropriés - Le directeur des comptes doit certifier que le bon est exact
et approprié. - Enregistrez le bon dans le registre des bons de paiement. - Transmettez à l'unité de contrôle interne.
vérification. - Après vérification et approbations de l'Audit Interne, préparez un chèque pour chaque bon de paiement.

4.4.4 PAIEMENTS PAR CHÈQUE Les chèques pour le paiement des factures doivent être signés par l'Agent comptable
ou le Président/CEO en tant que signataire « A » et le Directeur Général ou ses délégués en tant que signataire « B » pour servir
comme un rappel au MD des règlements des engagements antérieurs ou actuels. - Tous les chèques émis doivent être
croisé de manière restrictive "Compte seulement à encaisser". - Tous les chèques signés et les bons de paiement doivent être verrouillés dans
sécurisé jusqu'à ce que les chèques soient collectés par les bénéficiaires. - Le bénéficiaire collecte le chèque, signe l'envoi du chèque
s'inscrire et compléter la colonne de reconnaissance du payeur au bas du bon de paiement.

4.5 LETTRE D'INTENTION Dans les situations où des articles sont nécessaires pour un usage urgent, certains aspects de la
Les procédures détaillées énumérées ci-dessus peuvent être suspendues. Le service utilisateur demande l'approvisionnement de
articles nécessaires par voie de mémo formel dans un dossier à l'agent comptable. Si les articles requis ne sont pas disponibles
dans le magasin.

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- L'agent des comptes obtient confirmation du prix, de la quantité auprès des magasins, toujours par mémo dans un dossier.
- L'Agent Comptable obtient l'approbation du Directeur Général via le même dossier, envoie une lettre de
l'intention au fournisseur. - Les magasins, le traitement des factures et la procédure de paiement ici restent les mêmes que
avec des LPO.

4.6 PROCÉDURE D'ACHATS EN ESPÈCE Souvent, des demandes sont faites par le personnel pour un approvisionnement urgent de faible valeur
articles non disponibles dans les magasins. Des fonds sont généralement avancés à un membre du personnel pour de tels achats hors magasin via
Bon de paiement en espèces. L'avance de fonds accordée au personnel doit être débitée de son livre de comptes personnel.

4.6.1 Lorsque la preuve d'achat complète est certifiée, le Compte de Dépenses particulier par exemple Fournitures de Bureau &
L'impression sera débitée et son compte personnel sera crédité par l'émission d'un bon de journal pour régulariser le
débit antérieur.

4.6.2 La procédure de traitement des magasins et des factures doit être suivie et entièrement certifiée avant qu'un journal
le bon est émis.

4.7 PROCÉDURE DE STOCKAGE La section 4.3 a donné un aperçu de la procédure de réception des stocks.
L'administration des magasins nécessite une approche procédurale soigneuse comme indiqué ci-dessous. Après le détail
vérification de la copie dupliquée du Bon de Réception/Rejet de Magasin (SRRV) par l'Agent de Magasin ou son
délégué, il est transféré aux commis de registre qui saisiront les détails du SRRVS dans
articles en stock appropriés. La quantité effectivement reçue, le prix unitaire et le montant total en seront
inscrit du côté « réception » de la carte du registre des stocks pour l'article en question.

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Chaque article de stock est attribué à un espace de stockage défini dans le magasin. Pour faciliter cela, un stockage adéquat
des installations et des équipements tels que des bacs sont généralement fournis à chaque magasin. Pour les marchandises volumineuses, un sol défini
des espaces sont alloués pour chaque type de marchandises, dans l'espace de stockage disponible.

Les numéros de référence/de code sont attribués à chaque article en stock par les agents de magasin. Le soin/la diligence est
généralement prises pour s'assurer que ces chiffres ne sont pas dupliqués, en particulier, qu'aucun des deux éléments n'a le
même numéro ; ni numéros différents attribués au même article unique. Les numéros de référence sont
clairement indiqué sur les cartes de stockage et tous les documents avec lesquels les articles sont reçus et émis.
L'agent du magasin doit tenir à jour des listes maîtresses de tous les articles traités par le magasin qui montrent tout le
numéro de carte/code attribué, et descriptions. Ces détails sont rapidement notifiés aux magasins
Unité comptable dès qu'un nouvel article est reçu.

(b) Procédures d'émission Les procédures d'émission des articles en stock depuis le magasin commencent généralement à partir de
le département utilisateur. Le chef d'une section particulière (du département utilisateur) ou tout autre dûment
un agent autorisé du département nécessitant les articles va, établir un Bon de demande de stockage dans
doublons du livret obtenu par la section. Chaque
Le département ou la section a obtenu un livret de bons de réquisition de magasins auprès des magasins ou tout autre disponible.
les sources avec lesquelles les réquisitions émanant du département seraient initiées. Le chef de section
ou l'agent autorisé indiquera les descriptions et les quantités de chaque article requis et le transmettra à
son chef de département de son délégué pour approbation.

Après approbation, le bon de commande signé, ainsi que les copies originales et duplicata, sont transférés dans un dossier au
magasins pour la question. L'agent de magasin responsable des magasins, sur

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réceptionne le bon de demande de magasin, l'examine et vérifie la quantité réelle d'articles en stock.
Il entrera dans la colonne « Quantité fournie ? » du bon de demande des magasins la quantité réelle à être
émis en fonction de la disponibilité des articles. La quantité peut être inférieure mais ne peut pas être supérieure à
la quantité demandée dans le bon de commande.

L'officier responsable des stocks autoriserait alors la quantité réelle à fournir en signant sur le
Colonne appropriée et la transmet au magasinier. Le magasinier extrait la copie originale.
de l'approbation enregistre le bon de demande et saisit les détails sur un bon de sortie de magasin. Le magasin
Le bon de commande de service (SIV) enregistrera également le rang de l'officier effectuant la demande, la date d'émission et (SIV)
numéro de série. La copie dupliquée du Bon de Demande de Magasin est conservée par le demandeur. Le
Le magasinier délivre ensuite les quantités approuvées et signe la colonne appropriée du SIV.
le représentant du département utilisateur ou le demandeur qui collecte les articles les comptera pour
accepter les quantités indiquées et signer la colonne de réception ainsi qu'indiquer son nom et
Numéro de salle du département comme preuve de la collecte des biens.

Le magasinier attachera ensuite la copie originale du bon de commande de magasins à la copie de la

SIV qui doit être conservé dans la copie du livret. Le SIV est préparé en trois exemplaires répartis comme suit :
1ère copie (blanche) - Conservée par les magasins;
actuel Quantité émise ; 3ème copie (bleue) - Doit aller à l'unité de comptabilité des stocks

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Le magasinier affichera les cartes de caisse pour les articles en utilisant les informations sur la copie originale du
SIV, en entrant dans les colonnes appropriées, la date d'émission des articles, le SIV, le numéro de série, à qui
émis, quantité émise, solde courant et ses initiales. À l'Unité Comptable du Magasin, dans le Final
Section Comptable, à la réception de la copie des SIV envoyée par l'unité de stockage, le responsable de l'unité vérifie le
Les SIVs doivent s'assurer que les entrées sont complètes dans leurs colonnes appropriées après quoi il les transmettra au
Les commis aux livres sont responsables du livre des magasins. Les commis au livre des magasins enregistreront les livres respectifs.
cartes pour chaque article en stock, saisissant des informations telles que la date d'émission, le numéro SIV, les détails de
département/section de l'utilisateur ou personne à qui les biens ont été délivrés et la quantité réelle délivrée.

Le prix unitaire de l'article, étant le prix unitaire du plus ancien article existant en stock, sera pris comme l'unité
prix des articles émis, qui seront inscrits dans la colonne « Taux » de la section Émission du grand livre
carte, conformément à la méthode de tarification Premier entré, premier sorti (FIFO) adoptée par l'entreprise.
En conséquence, le montant indiqué dans la colonne « montant » de la section Émission sera le produit de la

Quantité émise, et le prix unitaire. Les chiffres de la quantité et du montant de la portion des émissions seront
déduit du chiffre de la quantité et du montant de la colonne « Solde » de la transaction précédente
respectivement, pour dériver les soldes courants résultant de l'émission. Le prix unitaire saisi dans
la colonne « Taux » de la section « Solde » du grand livre sera le prix unitaire du dernier lot de
réception de stock restant en stock. Où le solde du stock en main est constitué de lots reçus à
prix différents, ceux-ci seront dûment notés dans la colonne « Remarque » du grand livre, pour la suite
référence et application dans l'évaluation des soldes d'actions.

24

4.8 PROCEDURES DE COMPTABILITÉ ET DE CONTRÔLE DE STOCK Le Service de Comptabilité des Stocks fournit un lien
entre la section des comptes finaux et la section des magasins et des fournitures du département. Le
les fonctions comptables et de contrôle du département sur l'achat et la gestion des stocks, sont généralement
exercés par l'unité. Ces contrôles sont exercés par les procédures suivantes : (a) L'unité
contrôle l'achat d'actions par l'insistance sur le respect des directives approuvées et des actions
niveaux d'attributions budgétaires et niveaux de stocks. (b) Il contrôle également le paiement des biens achetés, par
retenir l'approbation pour le paiement de biens jugés inacceptables ou de biens acquis sans pleine
conformité aux procédures établies. (c) L'unité surveille l'émission des articles de stock à l'utilisateur
départements avec une collecte détaillée de tous les SPV et SIV et assure un bon enregistrement et comptabilité
pour les articles en stock. À la fin de chaque semaine/mois, les commis du grand livre du magasin préparent des feuilles de collation.
lister tous les articles en stock dans le magasin et résumer les valeurs de mouvement de chaque article pour le
mois. Les feuilles montreront le solde d'ouverture reporté, le total des recettes et des dépenses et le solde de clôture
soldes à la fin du mois. Les recettes et les dépenses totales sont cumulées et transférées à un mensuel
analyse/résumé de la position des actions selon les cartes de grand livre des magasins. Le mensuel
Les horaires de résumé/analyse seront transmis au responsable de l'unité de comptabilité des magasins.

Le Responsable de l'Unité de Comptabilité des Magasins vérifierait les différents enregistrements de livre; certifierait l'exactitude de
les soldes, les rapprocher des chiffres sur les tableaux d'analyse mensuels et transférer l'information
au calendrier de retour de l'état des stocks mensuels pour le mois, afin de dériver le mouvement cumulé des stocks
chiffres pour le mois et position d'inventaire totale à la fin du mois. Ce calendrier est préparé en
dupliqué.

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Les copies originales du calendrier de retour du statut des stocks mensuels, avec l'analyse/résumé mensuel de
La position de stock ci-jointe sera envoyée au responsable des finances, qui examinera les chiffres et transmettra.
les transmettre à l'unité du Grand Livre pour enregistrement dans les Comptes de Contrôle. Les copies duplicata sont remplies et
retenu par l'unité de comptabilité des magasins principaux.

À des intervalles irréguliers, le Responsable de l'Unité de Comptabilité des Magasins ou un Comptable de Grand Livre de Magasin délégué par lui,

sélectionnerait aléatoirement un article de stock et vérifierait la quantité, équilibrerait la carte du livre de stock
avec les soldes physiques et les soldes de carte de stockage du même article dans les magasins. Toute différence résultant de la
Le chèque sera examiné et résolu aussi rapidement que possible.

L'unité d'audit interne effectue également des contrôles similaires, en vérifiant les soldes du grand livre des stocks.
cartes avec celles du stock physique et des cartes de rangement dans les magasins pour garantir leur précision et leur permanence
accord.

Aussi, à la fin de l'année, des exercices de comptage physique des stocks sont réalisés par l'Unité de Comptabilité des Magasins
en conjonction avec l'unité d'audit interne et l'unité des magasins, pour vérifier les quantités réelles physiquement
en stock, qui serait comparé aux soldes de la carte de sortie et du grand livre des magasins. Ce solde physique
serait alors évalué selon la méthode FIFO et consolidé pour former la base de la valeur de
stocks de clôture dans le compte final de fin d'année.
5.0 PROCÉDURE DE RECEPTION ET DE PAIEMENT DU BUREAU DE CAISSE

Il y aura un bureau de caisse, qui devra être correctement sécurisé sous clé pour garder toutes les sommes d'argent.
et les documents de sécurité de l'entreprise dans un coffre-fort en fer et ignifuge. Le bureau de caisse peut être comparé à
une banque interne ou trésorerie de l'entreprise. La réception ultime de toutes les sommes dues et des paiements,
soit par espèces, soit par chèques

26

Tous les montants relatifs à toutes les transactions de l'entreprise seront gérés par le bureau de trésorerie.

5.1 Les livres suivants devront être tenus dans le bureau de caisse : - Livre de caisse analytique ;

Livre de caisse
Livre de caisse des salaires;

Registre des chèques non réclamés;

Registre de contrôle des livres de chèques

- Registre des livres de sécurité;

Registre des envois de chèques

Registre de la correspondance entrante

- Registre des chèques retournés;

Résumé des chèques;

Registre des salaires non réclamés;

Registre des bons de paiement entrants

Argent par envoi postal;

Registre des contenus des coffres.

5.1.2 Dispositions de sécurité dans le bureau de caisse

Les dispositions de sécurité suivantes doivent être observées dans le bureau de caisse :

- Tous les carnets de reçus devront être numérotés préalablement de manière séquentielle et imprimés en triple exemplaire - Lorsque les carnets de reçus sont

« reçu en grandes quantités, il sera tenu un registre où les destinataires des livres de reçus signeront »
Pour eux. - Tous les carnets de reçus doivent être conservés dans un coffre-fort correctement verrouillé.
27

En cas de perte d'un carnet de reçus ou d'un dépliant, le Directeur Général doit être informé immédiatement.
enquête et action pour arrêter son utilisation inappropriée. - Tous les fonds reçus au nom de l'entreprise doivent
être correctement reçu, les reçus temporaires et non officiels ne sont pas acceptables. - Les reçus doivent être émis de manière sérielle
pour tous les espèces/chèques collectés et enregistrés de manière sérielle dans le livre de recettes. - Tous les reçus annulés doivent
avoir l'original joint à d'autres copies pour la responsabilité. - Tous les fonds collectés doivent être déposés dans
banque intacte dans les 24 heures. En cas d'argent collecté les vendredis ou la veille d'un jour férié,
cet argent doit être déposé le premier jour ouvrable suivant le week-end ou un jour férié.

- Les guichetiers doivent indiquer les numéros de reçu et le numéro de chèque du montant déposé sur
le revers du guichet

- Tous les chèques reçus par la poste doivent être barrés dès l'ouverture de l'enveloppe et les reçus doivent être
inscrit dans un registre conçu à cet effet. Les reçus émis pour tout montant par courrier doivent être collés
au payeur sans délai.

Les copies originales et en double du guichetier de la banque doivent être estampillées et les copies en double de la banque doivent
être gardé dans le coffre-fort du bureau.

Les recettes quotidiennes en espèces et par chèque doivent être vérifiées par le responsable des finances ou son délégué chaque semaine/mois.
s'assurer que toutes les collections sont correctement reçues et bancarisées.

- Tout agent qui est absent de son poste et qui collecte de l'argent, en particulier des espèces, au nom de
la société devra payer le montant immédiatement à la banque la plus proche et obtenir un chèque bancaire ou un trait.

- À moins d'une approbation expresse, aucun agent ne doit conserver en sa possession personnelle ou dans sa maison, de l'argent
reçu au nom de la société.

28

- Pour tous les fonds versés directement à la banque ou lorsque la banque crédite le compte de la société avec des intérêts
ou d'autres fonds, les avis de crédit bancaire doivent être enregistrés immédiatement comme un reçu dans le livre de recettes.
L'argent, qui n'a pas été déposé, doit être gardé dans le coffre ; en aucune circonstance, des objets personnels ne doivent y être conservés.
l'argent doit être conservé dans le coffre-fort. Lorsque de l'argent est trouvé sur un chèque dans le coffre-fort, il sera considéré comme

appartenant à l'entreprise.

- Tout excédent de trésorerie inexpliqué doit être rapidement déposé sur le compte. Si par la suite, l'erreur,
qui a causé l'excédent apparent, est découvert, des ajustements seront effectués.

Il est obligatoire que tous les mouvements de fonds en espèces soient escortés par au moins deux policiers armés.
selon le montant impliqué. Tout cas de pénurie de liquidités doit être rapidement signalé à
Le responsable financier et le caissier impliqué devront le rembourser sauf si cela est renoncé par le
Directeur Général.

PROCÉDURES DE RÉCEPTION
Les fonds reçus par le Caissier sont généralement sous forme de crédit au compte de l'entreprise avec tout
de ses banques sous forme de chèques et de paiements en espèces. Au moment de recevoir le paiement, le caissier va
compter ou garantir l'exactitude de la monnaie ou d'un autre moyen de paiement, puis émettre un officiel
reçu du montant perçu.

Le caissier en rédigeant le reçu s'assure que les informations pertinentes sont entrées dans le bon
espaces indiquant :

- Nom de la personne ou source de paiement ; - Le montant en lettres et en chiffres ; - Le but ou

description of payment; - Whether cash or cheque or credit to the bank account; - Name and signature
de caissier.

29

Le reçu est établi en triple exemplaire et distribué comme suit :

Au payeur,

Dupliqué - Attaché au formulaire de dépôt,

Triplicata - Copie du livre utilisée pour enregistrer le registre des reçus.
Lorsque le reçu est émis, le montant est enregistré dans un Registre des Reçus et inscrit au côté débit de
le Grand Livre de Caisse et les chèques seront également enregistrés dans le Registre des Résumés des Chèques pour
références ultérieures si nécessaire.

À la fin de la journée, le caissier équilibrerait le livre de caisse et le solde de la colonne de caisse de

le livre de caisse doit être en accord avec le solde de caisse physique détenu par le caissier.

Le caissier saisira ensuite les montants totaux dans les reçus de paiement à la banque, les dépôts en espèces et les chèques.
différents reçus, et les déposer à la banque quotidiennement. L'argent retourné par le personnel comme soldes non dépensés de
des avances, cependant, sont laissées dans le coffre du caissier. Tous les autres fonds reçus au nom de l'entreprise
doit être déposé à la banque intégralement, au plus tard le lendemain ouvrable suivant le jour où ils sont.
reçu.

Les bordereaux de dépôt sont préparés en triplicata, toutes les copies étant tamponnées à la banque.
la banque conserve une copie. La deuxième copie sera remplie, tandis que la copie du livre sera conservée jusqu'à ce que le
le livret est épuisé, lorsqu'il serait transmis à l'Unité d'Audit Interne.

5.3.1 PROCÉDURES DE PAIEMENT

Tous les paiements sortants du compte de l'entreprise par le caissier doivent être basés sur un paiement approuvé.
Bons. Aucun paiement ne peut être effectué sur des instructions verbales. Les bons de paiement sont généralement émis par un
commis de bon de commande qui les passe à travers

30

procédures d'autorisation et d'approbation et vérifiées par l'unité d'audit interne d'où cela pourrait ensuite
être remis au caissier pour paiement.

Le paiement peut être effectué en espèces ou par chèque. Les paiements en espèces sont généralement remis au personnel tandis que le chèque

Les paiements sont effectués à des tiers, quel que soit le montant impliqué.

Tous les bons de paiement se verront attribuer des numéros de référence qui seront numérotés de manière sérielle tout au long de l'année. Ceci est
connu sous le nom de numéro PV. De plus, les codes de compte doivent être mentionnés sur chaque PV pour indiquer la nature de
transaction payée.

(a) Paiements en espèces Le caissier effectue généralement des paiements en espèces au bénéficiaire pour des éléments tels que : - Avances de trésorerie

au personnel. - Salaires du personnel junior

Lorsque le caissier reçoit un bon de paiement pour le règlement, il/elle doit vérifier pour s'assurer que :

- The payment has been duly authorized and approved; - The relevant documents are attached to the PV
et aussi qu'ils sont dûment approuvés et arithmétiquement exacts ; - Le PV approuvé a été validé par
l'unité d'audit interne.
Le caissier annulera le PV et les documents de soutien qui y sont attachés en y apposant un tampon « PAYÉ ».
Ceci est pour éviter le double paiement d'un bon déjà payé.

À la fermeture des affaires chaque jour, les caissiers rédigeront le Livre de Caisse, qui enregistre les revenus.
et le versement de la société. Le côté débit (ou des recettes) montre ce qui suit :

Date

31

- Numéro de série des reçus émis - Numéro de série du crédit bancaire - Montant reçu ; - Colonnes pour
analyse du montant dans les différentes sources de financement.

Alors que le côté Crédit (ou paiements) montre :- (i) Date; (ii) Numéro de département; (iii) Détails du bénéficiaire;
Code de Description/Classification
Colonnes pour l'analyse du montant dans les comptes appropriés.

(b) Paiements par chèque Tous les paiements aux fournisseurs et aux non-employés de l'entreprise sont effectués par chèque.
Lorsque les bons de paiement sont remis au caissier, il examinerait les bons pour s'assurer de leur
exactitude arithmétique, autorisations adéquates, jointure de documents justificatifs et authorization par
Unité d'Audit Interne.

Le caissier écrira le chèque dans le carnet de chèques, en s'assurant que les détails vitaux tels que la date,
le nom du bénéficiaire et le montant en mots et en chiffres sont écrits de manière lisible et correcte. Le chèque va
généralement être croisés sauf dans le cas des chèques émis pour le fonds de caisse de bureau. Tous les chèques aux entrepreneurs, fournisseurs
et d'autres étrangers doivent être barrés "RÉCEPTION DÉSIGNÉE UNIQUEMENT". Si pour une raison quelconque un chèque doit être
annulé, ce chèque annulé sera joint au talon de chèque.

32
Le bon de paiement sera également joint à tout bon de paiement ultérieur émis pour le même.
dépenses.

Le caissier remettra le carnet de chèques avec le bon de paiement joint avec le support.
documents aux signataires autorisés. Chaque chèque doit être signé par deux signataires. Avant
en signant les chèques, chacun des signataires s'assurera que tous les documents pertinents soutenant le
les paiements sont attachés au bon, que les factures ont été dûment approuvées et réglées par
l'Unité d'Audit Interne et que des fonds sont disponibles dans la banque suffisants pour régler le paiement. Où
si l'un de ces points n'est pas satisfaisant, le chèque peut ne pas être signé et le paiement sera retardé ou
même suspendu jusqu'à ce que le point soit clarifié au satisfaction des signataires.

Le chèque signé ainsi que les documents joints seront retournés au caissier, qui ensuite
entrez les détails du chèque dans le Registre de Livraison de Chèques. Le bénéficiaire doit compléter le
la portion du Bon de Paiement du destinataire et collecter le chèque. Le caissier devrait, bien sûr
établir ou se rassurer sur l'identité du bénéficiaire ou son autorité à percevoir le paiement.

Le caissier apposera un tampon "PAYÉ" sur chaque bon de paiement et tous les documents qui y sont joints, et passera le
PV à l'officier qui fera l'entrée dans le registre récapitulatif des chèques, après quoi les PV seront
envoyé au Responsable des Finances, qui supervise le Bureau de Trésorerie.

Le Responsable Financier signera pour les PV et les transmettra à l'agent chargé des livres de caisse de la banque qui
utilisera les informations qui s'y trouvent pour rédiger la partie des paiements du Livre de caisse de la Banque.

33

La copie originale du livre de caisse de la banque sera envoyée à la section des comptes finaux à la fin de
semaine-mois pour leur analyse ultérieure et leurs publications dans le Grand Livre.

5.4 PROCÉDURES D'IMPREST

Afin d'assurer la commodité dans certains cas, une avance sera maintenue par le Responsable des Finances.
Ce fonds de caisse sera maintenu par le personnel désigné du département des comptes et utilisé pour les paiements.
de dépenses mineures avec des remboursements périodiques du fonds de la direction.

Le titulaire du compte de dépenses doit tenir des dossiers détaillés montrant les montants et la date de
les avances reçues par lui et les détails des paiements effectués à partir du fonds. Les paiements doivent être
adequatement soutenu par des bons approuvés.
Lorsque le montant de l'avance est sur le point d'être épuisé, le titulaire du compte préparera un retour par écrit.
présentation des détails ou des dépenses effectuées à partir du fonds, accompagnés de bons et de reçus justificatifs.
La demande sera examinée et autorisée par le Responsable des Finances avant qu'un nouveau chèque puisse être émis.
pour le remboursement.

Le bon de paiement sera soumis aux mêmes procédures de traitement des paiements que précédemment.
décrit. C'est-à-dire, le traitement à l'Unité de Vérification, à l'Audit Interne, et le transfert final au Cash
Bureau où les paiements seront intégrés dans le côté paiement du Grand Livre de caisse principal et
publié de là dans le grand livre en totaux hebdomadaires/mensuels avec d'autres paiements.

Le titulaire du compte de fonds de roulement aura un compte personnel dans le registre auxiliaire auquel les divers
les montants avancés lui seront débités. Les comptes personnels sont également crédités par des écritures de journal de
le montant correctement distribué par lui comme dans son

34

les retours de dépenses. Ainsi, les comptes personnels montreraient toujours le montant réel détenu par le
titulaire de fonds d'avance.

Le titulaire du compte de fonds de roulement doit solder son impôt au plus tard le 20 décembre de chaque année pour
à des fins de compte de fin d'année. Tous les montants non dépensés doivent être reversés à la banque et des reçus
obtenu. Le montant sur le reçu et les écritures du journal du montant versé seront crédités à
le compte personnel dans le livre auxiliaire, et il est prévu que le compte ait un solde nul à la
fin de l'année.

5.5 ENQUÊTES SUR LES LIQUIDITÉS

Les livres de caisse doivent être vérifiés avec les justificatifs de paiement

L'argent liquide en main doit être vérifié par un autre agent autorisé que le caissier et le
carnet de caisse paraphé par un tel officier après chaque chèque. Le solde du carnet de caisse devra toujours correspondre à
espèces en main
L'auditeur interne procédera de temps à autre à des contrôles ponctuels de la trésorerie ; ces contrôles devront être effectués à
intervalles irréguliers mais fréquents

5.6 PROCÉDURES DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

L'état de rapprochement bancaire est préparé mensuellement par l'agent en charge des comptes finaux.
l'exercice vise à concilier les enregistrements des transactions bancaires dans le relevé produit par les banques
(avec lequel la société peut gérer un compte) qui les enregistrements du livre de caisse tels que tenus par le Caissier
Bureau en ce qui concerne ce compte bancaire particulier. L'agent de réconciliation collecte les relevés bancaires pertinents.
déclarations, registre récapitulatif des chèques, guichetiers de banque et talons de chèques, mensuellement du bureau de caisse pour
exercice de réconciliation.

35

La procédure de rapprochement commence par la vérification des entrées faites dans le livre de caisse par
le Bureau de trésorerie avec les talons de chèque disponibles et les caissiers pour s'assurer que le registre de résumé des chèques
est correctement équilibré. Chacune des sommes des deux côtés des reçus et des paiements du résumé des chèques
Le registre est coché pour être d'accord avec les éléments des deux côtés débit et crédit des relevés bancaires. Tout
le montant trouvé non cochée du côté crédit du registre de chèque sera considéré comme
(Annexe A) – « Chèques non présentés » pour le mois, tandis que les éléments non cochés du côté débit de la
L'état de compte bancaire sera considéré comme (Annexe D) - Débits dans la banque non inscrits dans le livre de caisse, après dû
vérification de l'état de rapprochement précédent.

De plus, les articles du côté du reçu du registre des chèques seraient cochés contre les articles au
côté crédit des relevés bancaires. Tout chiffre impayé du côté débit du résumé des chèques
Le registre sera considéré comme (Annexe C) – "Recettes dans le livre de caisse non dans les relevés bancaires".
tandis que toute somme non cochée dans le relevé bancaire est considérée comme (Annexe B)O – « Crédit dans la banque non inclus dans »
Livre de caisse.

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L'état de rapprochement bancaire sera préparé comme suit :

Rapprochement bancaire au............................

N.K
Livre de caisse / Solde bancaire au (date) xxx

Ajouter des chèques émis mais non présentés à la banque xx

Ajoutez les chèques émis mais non présentés à la banque xx Ajoutez le crédit à la banque non inscrit dans le livre de caisse xx

Deduct debits in bank not in the cash book xx Deduct credits in cash book not in bank xx

Solde bancaire xxx au (date) xxx

Les éléments en suspens sont suivis et résolus aussi rapidement que possible par le personnel de réconciliation.
avec le personnel du bureau des espèces. Cependant, lorsqu'il est nécessaire, une réunion tripartite comprenant
membres de la Banque, un représentant du personnel de l'Unité d'Audit Interne et la Section des Comptes Finaux
peut être convoquée pour résoudre tout élément de réconciliation sérieux.

37

6.0 PROVISIONS, ACOMPTES ET COMPTES CLIENTS

6.1 INTRODUCTION
À la fin d'une période de reporting, il est essentiel de s'assurer que toutes les dépenses significatives engagées par le
les entreprises ont été correctement enregistrées, que les factures aient été reçues et réglées ou non.
Par conséquent, il est nécessaire d'avoir des passifs dans tous les cas où : -

- La facture a été reçue, mais pas encore réglée pendant la période comptable ; - Une facture n'a pas encore été
a été reçu, dans les cas où le montant exact à facturer dans les comptes n'est pas connu et le sera
doit être basé sur une estimation raisonnable. - Des travaux ont été réalisés dans le cadre d'un contrat, la valeur de
qui est estimé comme exceptionnel pour le paiement.

6.2 PROVISIONS
Les provisions sont des passifs à court terme (tels que les intérêts, les impôts, les charges de services publics, les salaires) qui continuent
se produisent au cours d'une période comptable mais ne sont pas soutenus par une facture ou une demande écrite pour
paiement. Lors de la préparation des états financiers pour cette période comptable, de telles dettes sont estimées
sur la base de l'expérience (basée sur des paiements précédents). Des augmentations similaires des actifs de l'entreprise
(ce qui peut également se produire en continu) n'est pas pris en compte afin de se conformer au principe de la comptabilité d'exercice

règles comptables.
Il est de la responsabilité du Responsable Financier de s'assurer que toutes les dépenses sont intégrées dans les comptes de
la période comptable pertinente à laquelle ils s'appliquent, qu'ils soient payés ou non. C'est aussi le
responsabilité du Chef de Département d'informer le Chef des Comptes de tous les engagements pris
dans chaque année de fin d'études.

38

Les provisions seront constituées mensuellement. Ces provisions seront annulées dès que la facture indiquant le montant réel sera disponible.

Les dépenses ont été reçues et traitées.

Un registre des accruals distinct doit être maintenu : au moins un mois avant la date d'échéance. Le responsable de
Les finances doivent interroger le directeur général sur la poursuite des contrats ou
que les termes et conditions doivent rester les mêmes ou être modifiés. Si l'accord doit être
continuez, et aucun paiement n'a été effectué à la date d'expiration, alors tous les ajustements seront effectués pour le
période comptable actuelle.

6.2.1 Traitement comptable

Lorsque les accruals sont mis en place, émettre des bons de journal et effectuer les écritures comptables suivantes :- - Dr
Compte de Dépenses Pertinentes Cr Comptes de produits à recevoir (Crédits) Lorsque les factures sont reçues à l'égard de
des éléments qui ont été accumulés, les provisions sont annulées par des écritures de journal comme suit :- - Dr
Comptes d'accumulation (Créanciers) - Compte des Dépenses Pertinentes Les écritures comptables suivantes
sont faits pour les montants avec facture : - - Compte des dépenses pertinentes Dr Cr
-
Comptes Fournisseurs/Créanciers Lorsqu'un paiement est effectué : - Compte des fournisseurs/créditeurs -Cr
Espèces/Banque

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6.3 AVANCEMENTS

6.3.1 Définition

Le paiement d'une obligation de dette avant son échéance.

2. Le paiement excessif par rapport à un montant de remboursement de dette prévu.

Il incombe au Directeur Financier de s'assurer que, bien que des paiements aient été effectués pour
les engagements souscrits, ils ne sont facturés que proportionnellement aux mois auxquels ils s'appliquent
période comptable, tout excédent étant reporté à la période comptable suivante en tant que prépaiement.

Un registre de prépaiement séparé doit être tenu. Pour permettre à une dépense prépayée d'être reconnue.
uniformément sur la période couverte, cette dépense est considérée comme un paiement anticipé lorsqu'elle est réglée. Cela serait alors
être facturé au compte approprié sur une base mensuelle régulière jusqu'à la fin de la période couverte, par
à quel moment le solde de cet article dans le compte de prépaiement sera réduit à zéro.

Dans le registre des prépaiements, une note doit être faite du délai de préavis à donner pour exercer le
option de renouveler les articles par exemple, loyer, bail, assurance, etc.

6.3.2 Traitement comptable

Lorsque des paiements sont effectués, le traitement comptable suivant sera appliqué :

- Compte des Dépenses Pertinentes - Comptes de prépaiement Cr

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À la fin de chaque mois, des bons de journal seront émis pour les entrées suivantes à effectuer concernant
de la proportion du montant réparti sur la période pertinente :-

- Compte des Dépenses Pertinentes Dr Comptes de prépaiement Cr À la fin de l'année, le

la proportion applicable du paiement anticipé aura été débitée des comptes de paiement anticipé, puis
représenter les acomptes à reporter à l'année suivante.

6.4 COMPTE CLIENTS

Un ensemble de comptes auxiliaires devra être maintenu pour les débiteurs. Les comptes individuels des débiteurs devront être
mis à jour avec les dettes clients, les prêts ainsi que les avances non retirées. Aussi les reçus en espèces/chèques de la
Les débiteurs seront mis à jour en conséquence.

Des bons de journal devront être émis pour les notes de frais impayées périodiquement et les écritures comptables suivantes
sera fait.
- Compte débiteurs Dr - Compte de revenus pertinent Cr

De même, des bons de journal seront établis périodiquement pour les recettes des débiteurs comme suit :

- Dr Encaisse/Banque - Cr Compte Debiteurs

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Le Responsable Financier doit s'assurer qu'à la fin de chaque mois, tous les comptes débiteurs sont rapprochés avec
le solde du compte de contrôle des débiteurs dans le grand livre.

4.4.5 TRAITEMENT DU GRAND LIVRE Lorsque les factures qui ont été précédemment comptabilisées conformément à 4.4.2 (p. 16) sont maintenant

le livre de banque et des créanciers est mis à jour par le journal quotidien ou hebdomadaire habituel
du livre de caisse : Débiteurs. Cr Banque.

Le bon de journal (BJ) doit être vérifié quant à la codification appropriée et à l'exactitude par un comptable senior.
Agent. - Le bon de journal doit être enregistré et numéroté par ordre dans le bon de journal.
Enregistrer - Le JV traité doit être inscrit dans le grand livre général / de coûts auquel il se rapporte.

7.00 SALAIRES, ALLOCATIONS ET AVANCES 7.1 INTRODUCTION Les salaires sont des montants versés à
salariés de l'entreprise en récompense du travail. Ceux-ci seront payés mensuellement, rétroactivement. Indemnités
sont des droits qui peuvent être versés avec les salaires lorsqu'ils sont dus.
Les avances sont des sommes d'argent accordées aux officiers pour des purposes spécifiques, qui sont soit remboursables soit
récupérable.

Les fonctions principales de l'agent des salaires au sein du département des finances seront les suivantes : i.
Enregistrement des employés de l'entreprise ii. Maintenance des cartes d'émoluments personnels (P.E)
personnel.

42

iii. Calcul du bulletin de salaires pour les ouvriers d'usine dont les salaires sont basés sur un taux horaire. iv.
Calcul du montant d'impôt à payer mensuellement sur les salaires du personnel, basé sur le revenu imposable
évaluation; v. Compilation du résumé de la paie et rédaction de journaux pour publication dans les livres de comptes; vi.
Maintien des salaires et des variations des indemnités Fichier d'avance dans le Département des Finances.

7.3 ENREGISTREMENTS DES SALAIRES ET ALLOCATIONS Enregistrements à maintenir par le bureau : - Registre de paie ; -
Registre des groupes
Registre des bons de paiement

7.3 PROCÉDURES DES SALAIRES ET DES ALLOCATIONS Au moment de la nomination d'un agent, l'agent du personnel doit
élever un avis de variation de paie montrant les détails suivants : i. Nom de l'agent ; ii. Fichier iii.
Désignation/Département
Date d'entrée en vigueur de l'emploi ; vii. Tout autre terme de l'emploi.

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L'avis de variation préparé en trois exemplaires sera distribué comme suit : - Dossier personnel de l'officier -
Unité d'Audit Interne; - Section des Salaires. Un avis de variation doit être émis pour donner effet aux augmentations.
promotions, nominations, licenciements, résiliations de contrats, démissions, etc. non
une addition ou un amendement doit être effectué sur la paie sans avis de variation. Le personnel personnel de l'officier
Les fichiers contenant l'avis de variation approuvé par le responsable de l'administration du personnel doivent être envoyés.
au Responsable des Finances et des Approvisionnements, qui les transmettrait à la Section des Salaires pour traitement.
Une carte des émoluments personnels doit être ouverte pour chaque officier, indiquant les détails de toutes les informations
contenu dans l'Avis de Variation et les dossiers personnels des agents, par exemple : Nom de l'Agent, Rang, Salaire et
allocation par an etc.

Par la suite, les dossiers de l'officier, ainsi que les cartes des émoluments personnels (P.E) et le registre de groupe seront
être envoyé à l'Unité d'Audit Interne pour un traitement ultérieur. Par la suite, les dossiers des agents sont retournés à
le Bureau du Personnel. Après traitement, l'Unité d'Audit Interne retournera les Cartes P.E. auditées,
variante Conseils et registre de groupe à la section des salaires.

7.3.2 PRÉPARATION DE LA PAIE La paie du personnel sera préparée une fois par mois ou toutes les deux semaines pour
travailleurs occasionnels, et devra être sur une ancienne norme détaillant le salaire brut, les déductions des salaires du personnel
tels que le paiement à la source (PAYE), le loyer des logements du personnel, etc. et le salaire net. Les paies complémentaires ne doivent pas
être autorisé.

Les informations contenues dans la paie sont utilisées pour préparer le Bordereau récapitulatif de paie, qui est un
résumé des totaux des différentes sommes des feuilles de paie. Il y aura également un certificat de bon de commande où
agents, qui sont

44

impliqués dans la préparation de la paie, sont tenus de signer leurs signatures, noms et date dans leur
Préparé par :
L'agent qui a préparé le Bon de Résumé de Paie est censé signer la colonne « préparé par ».
etc.

7.3.3 AUDIT DE LA PAIE Tous les bons de versement des salaires seront vérifiés par la section de vérification et
audité par l'Unité d'Audit Interne avant d'être transmis au bureau de caisse. Des contrôles internes adéquats devront
doivent être observées dans la préparation et le paiement des salaires. En particulier, les fonctions doivent être suffisamment séparées
prévenir, détecter et / ou minimiser les erreurs et les fraudes.

Les bulletins de salaire qui sont produits simultanément avec la paie doivent être distribués au personnel un jour ou deux.
avant le jour réel de paie, informer chaque membre du personnel des diverses déductions effectuées sur leur brut
salaire et plaintes légitimes traitées rapidement.

7.3.4 PAIEMENT DES SALAIRES Les salaires de tout le personnel seront versés directement à la banque et cet avis bancaire
devra être préparé en double et être reçu par les différentes banques. Salaires du personnel sans compte
les numéros doivent être payés en espèces, les enveloppes de paiement doivent être correctement rédigées et le montant exact inclus dans chacune
enveloppe. L'agent payant doit s'assurer que toutes les enveloppes de paiement ont été enfermées avec le bon
montant et qu'aucun salaire ne soit omis avant qu'il/elle commence à payer. Compte tenu des nombreuses habitudes usuelles
le nombre d'ouvriers d'usine et de travailleurs occasionnels, les payeurs doivent s'identifier avec des pièces d'identité valides avant
ils signent pour leurs salaires. Chaque

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Le bénéficiaire doit signer toutes les copies de la paie avant que l'argent ne lui soit remis.

7.3.5 RETENUE DE SALAIRE Lorsqu'un salaire d'un agent doit être retenu pour des raisons officielles, un mémo ou
Une demande écrite à cet effet sera transmise au Responsable des Finances par les Managers ou le Responsable.
départements

7.3.6 COLLECTE DU SALAIRE PAR UN TIERS Lorsqu'un agent est dans l'incapacité de se présenter en personne pour collecter
son salaire, il/elle peut délivrer une « Autorisation de percevoir le salaire » signée à une autre personne. Le document écrit
l'autorité doit être approuvée par le chef de département/unité de l'employé certifiant que l'employé est
toujours en emploi dans l'entreprise et qu'il n'y a aucune raison connue de sa part pour laquelle le
Le salaire de l'employé peut ne pas être payé, la personne autorisée à percevoir le salaire doit s'identifier.
avant qu'il ne puisse être fabriqué.

7.3.7 PÉNURIES/ SURPLUSES Les agents payeurs doivent faire preuve de diligence dans la gestion des fonds qui leur sont confiés.
eux. Si un manque se produit en raison de la négligence de l'agent payeur, il/elle sera tenu(e) de
rembourser ce manque. Si un excédent est constaté après avoir payé tous les employés, cet excédent sera payé
retour à la banque.

7.3.8 RÉCUPÉRATION DES AVANCES La section des salaires est responsable de la récupération des avances.
accordé aux officiers par des déductions appropriées de leurs salaires. En conséquence, par conséquent,
La section des salaires doit certifier sur le bon que cette avance a été déduite.

7.3.9 INDEMNITÉ DE CONGÉ Les agents qui partent en congé annuel doivent faire une demande et obtenir
approbation nécessaire. Ceux-ci doivent être dans un formulaire de demande standard à soumettre à

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les responsables de département concernés. La demande doit inclure les détails suivants : Nom de
officier Désignation Période de congé requise ; Adresse de contact Les chefs de département doivent
considérez la commodité de permettre à l'officier de prendre un congé à ce moment-là et peut
approuver la demande. Après approbation, le Responsable de l'Administration du Personnel préparera la lettre.
autorisant le congé et transmettant la lettre au Responsable des Finances pour traiter l'indemnité de congé. Congé
Les indemnités seront versées avec les salaires. Sauf indication contraire de la direction, auquel cas
l'approbation est obtenue et un bon de paiement direct est émis pour le paiement en espèces ou par chèque.

7.3.10 SALAIRES ET INDEMNITÉS NON RÉCLAMÉS ;

Tout salaire restant et non réclamé cinq jours après le paiement sera versé à la banque concrète.
Des raisons doivent être fournies par le Caissier pour les salaires non réclamés et un registre sera tenu.
tenu pour enregistrer les particulars des salaires non réclamés.

Pour tout chèque restant non réclamé après deux semaines, l'agent responsable du bureau de trésorerie devra émettre un
reçus et annuler le chèque. Tous les chèques annulés doivent être attachés aux talons de chèque, et le
mot « annulé » écrit en gras sur le devant et à l'arrière.

Pour récupérer de tels salaires déjà déposés à la banque ou annulés dans les livres, tout personnel concerné devra
Écrire une lettre au Responsable des Finances par l'intermédiaire de son Responsable de Département en exposant les raisons du retard.
La section des salaires doit joindre le reçu original délivré à l'agent à la demande pour faciliter le
préparation d'un bon frais pour l'agent. Le personnel concerné (demandeur) devra signer le non réclamé
Enregistrez les salaires et signez la colonne pertinente qui lui est applicable.

47

7.4 PENSION
La section 2-sous-section (b) de la loi sur la réforme des pensions de 2004 stipule que le régime s'applique aux privés
organisations du secteur employant 5 personnes ou plus.

La contribution des employés et des employeurs d'au moins 7,5 % chacun sera administrée par le
la paie de l'entreprise. Le Responsable de l'Administration du Personnel doit tenir un Registre de Retraite. Quand un
Lorsque le personnel prend sa retraite ou quitte l'emploi, le Responsable de l'Administration du Personnel doit s'assurer que tout le personnel
Les dossiers des agents sont à jour pour vérification par la Commission des Pensions, le Fonds de Pension
Administrateurs et gardiens de fonds de pension.

7.5 Traitement comptable des salaires et des indemnités Le Responsable des Finances doit tenir un registre séparé
Livre de caisse pour les salaires et les indemnités. Cela est utilisé pour contrôler les paiements de salaires pour transmission ultérieure à
le Grand Livre de Caisse.
À la fin de chaque période de reporting, les dépenses en salaires et en allocations ainsi que les déductions
et les salaires nets et les indemnités à payer seront déterminés. Les écritures comptables suivantes sont
Salaire et indemnités (salaire brut) selon les centres de coût : production ou administration
- Cr. Cash/Bank Net Pay; - Cr. PAYEE; - Cr. National Housing Board (NPB) - Cr. National Housing Fund
(NHF); - Cr. Régime de logement du personnel - Cr. Remboursement de prêts pour véhicules à moteur; - Cr. Autres déductions, etc.

Les chèques écrits au nom de chaque employé qui demeurent non réclamés deux semaines après le jour de paie seront
annulé dans le Livre de Caisse avec les écritures comptables suivantes.

48

- Dr. Caisse/Banque (Salaire Net); - Dr. Toutes les Deductions - Cr. Salaires et Allocations (Salaire Brut).

7.6 PRÊTS ET AVANCES AU PERSONNEL Le Responsable des Finances doit porter une attention particulière à cette routine mais
aspect problématique de la comptabilité du personnel. Lorsque la structure de main-d'œuvre permet de nommer un personnel pour :

- Contrôle des demandes d'avance - Émission du bon de paiement d'avance - Gestion du personnel
Registre des avances et autres livres de comptes dans la section des avances ; - Maintenance des avances et
Registres de retraite ; - Extraction des soldes mensuels des avances de personnel et s'assurer qu'ils concordent avec
contrôle des soldes des avances mensuelles dans le grand livre.

Les différents types de prêts et d'avances pour le personnel sont :- - Avances de tournée (Avances de tournée autres que
indemnités de nuit) - Avances personnelles - Prêts pour véhicules à moteur / rénovation (y compris les motos et
vélo); - Avances sur salaire - Prêts immobiliers - Avances de loyer - Prêts pour meubles - Prêt / avances pour l'éducation -
Avances spéciales et autres etc.

7.6.2 ENREGISTREMENTS DES PRÊTS ET AVANCES Les livres suivants doivent être tenus dans les prêts et
advances section:- - Touring Advances Register; - Touring Advances Retirement Register;

49

Registre des avances personnelles

S'inscrire;
- Cartes de grand livre des prêts et avances au personnel;

7.6.3 PROCÉDURES DE PRÊTS ET D'AVANCES

(a) Tournée / Personnel / Avances Spéciales

Les procédures d'octroi de ces types d'avances commenceront par une demande de l'agent désigné
en tournée ou pour effectuer l'exercice.
Par l'intermédiaire du chef de son département, le dossier de transaction est transmis au Directeur Général qui va
donner son approbation pour le paiement. Sur approbation, le fichier est transmis à la Section des Avances où un
Un bon de paiement sera émis avec les détails suivants :

- Nom et niveau de grade de l'officier à qui les avances sont faites ; - Nature des avances ; -
Autorité pour les avances ; - Certificat tamponné à signer par l’agent prenant les avances, au
effet que l'avance sera remboursée dans les sept jours suivant son retour de la tournée.

Le bon de paiement (BP) sera ensuite tamponné et inscrit dans le registre des BP. Les écritures sont ensuite effectuées dans
les côtés débiteurs des livres des avances, qui sont généralement équilibrés, et les retours effectués à la fin du
mois. Lorsque les procédures ci-dessus sont terminées, le PV est entré dans un calendrier de bons et les deux
envoyé à la section de vérification pour subir le traitement du paiement.

50

- À son retour de la tournée, l'officier est censé rembourser l'avance dans les sept jours, à défaut de quoi
dont l montant total de l avance peut être déduit de son salaire du mois suivant, sur ordre
du Responsable des Finances.

- À la retraite de l'avance, toutes les factures et reçus émis par le caissier dans le cas d'un montant non dépensé
le solde payé par l'agent sera joint à la déclaration de retraite et soumis à son
Responsable de département. Le responsable de département examinerait et approuverait la déclaration, les joignant à
le fichier de transaction et le transmettre au Responsable des Finances.
Le responsable des finances ou son représentant examinera les factures et les reçus conformément à la
l'autorité a précédemment accordé et approuvé la déclaration de retraite si elle est satisfaite, après quoi le dossier est
passé à la section des avances. Ici, un bon est émis portant le montant réel dépensé. Cela
le montant et le solde non dépensé seront crédités au contrôle des avances de tournée et aux livres auxiliaires pour
vider le compte pour la transaction.

7.6.4 RECOVERABLE ADVANCES i. Salary Advances

Les avances sur salaires seront accordées aux agents suivant les conditions suivantes : - Agents en premier recrutement -
Agents en mutation ; - Agents revenant de congé - Agents en besoin financier urgent tel que peut être approuvé
par le Directeur Général

À condition que les agents concernés n'aient pas de avances de salaires en attente. Les avances de salaires
ne doit pas dépasser le salaire d'un mois de l'agent et sera récupéré sur le salaire du mois suivant

51

ii. Avance de loyer L'avance de loyer sera accordée aux agents selon les conditions suivantes : - Agent au premier
rendez-vous et/ou transfert - La demande d'avance de loyer doit être faite dans l'année suivant
son/sa première nomination. - Il devrait y avoir des preuves que le candidat a obtenu le
hébergement.

Il doit être remboursé en six mensualités égales ou sur le nombre de mois que la Société peut décider.
décider.

iii. PRÊT ÉTUDIANT Il s'agit d'une avance versée aux agents qui suivent des cours d'éducation approuvés.
pendant le service. La procédure pour ce type d'avances commence par la demande de l'officier dans le besoin à la
Responsable des Finances par l'intermédiaire de son Responsable de Département.

Le prêt éducatif sera accordé aux fonctionnaires selon les conditions suivantes :- - Les matières du cours sont
en rapport avec le travail de l'officier - Les sujets et l'efficacité de l'officier justifient qu'il suive le cours.
The study is likely to increase his efficiency - The course is with an accredited institution. - The officer
entrera en accord pour le remboursement. Si son appointment a été confirmée, il sera requis
fournir une garantie acceptable qui s'engagera dans une obligation pour le montant avancé. - L'avance est
accordé si l'officier ne bénéficie d'aucune autre avance qui prolongera sa déduction mensuelle
au-delà d'un tiers de son salaire.
iv VÉHICULES À MOTEUR / PRÊTS DE RÉFURBISHING Les conditions, les termes et le montant de ces prêts seront
déterminé de temps à autre par la Direction. Pour que ces prêts soient accordés, les agents sont tenus
compléter les formulaires de demande de prêt de véhicule à moteur pertinents et obtenir et joindre l'original
Facture proforma pour les véhicules, des fournisseurs. Dans le cas d'un acompte pour la remise à neuf des véhicules, le
certificat d'assurance et le véhicule

52

la licence serait jointe. Les officiers dont les nominations n'ont pas été confirmées devront également
compléter et joindre les formulaires d'obligation appropriés. Le total récupérable, qui inclura le principal et
les intérêts appropriés et le nombre de prélèvements de remboursement seront notés sur le
carte de registre des avances de l'officier conservée par la section des avances. Lorsque le bon de paiement parvient à la
Le chèque pour le véhicule à moteur sera rédigé au nom de l'entreprise fournisseur comme indiqué.
sur la facture pro forma ci-jointe.

7.6.5 CERTIFICAT SUR LES AVANCES, PRÊTS AU PERSONNEL ET AUTRES PAIEMENTS AU PERSONNEL

Le certificat au bas de la narration du bon de paiement ; devra être signé par le bénéficiaire. Cela devra
être une entreprise par l'agent (Bénéficiaire) collectant l'argent, indiquant que l'argent sera utilisé
pour le but pour lequel il a été approuvé et dans le cas d'Advance à être remboursé dans les 7 jours suivant
achèvement de la mission.

7.6.6 RETRAIT DES AVANCES

Tous les remboursements d'avances seront traités par le responsable de département vers le responsable de
Finances sauf lorsque des dépenses excessives de l'avance ont été engagées. Dans ce cas, le
la retraite doit être transmise par le Responsable de Département au Directeur Général pour approbation de
le dépassement de dépenses avant traitement par le Responsable des Finances.

7.6.7 TRAITEMENT COMPTABLE DES ACOMPTES

Lorsqu'une avance est approuvée, le Responsable des Finances ou son délégué doit s'assurer que le précédent
l'avancement du personnel a été retiré et/ou que l'approbation satisfait à toutes les exigences.

La section des avances du personnel tiendra des livres de comptes d'avances pour chaque type d'avance ou de prêt. Les écritures dans
ce rebord sera fait à partir du code d'avances appropriées dans le Paiement

53
Bon pour le montant reçu par les bénéficiaires. Sur le paiement concernant les avances et les prêts, le
le traitement comptable suivant devra être effectué :

- Dr Bénéficiaires (sous avances et prêts appropriés) - Cr Espèces/Banque

Le personnel remboursera les prêts de l'une ou l'autre des manières suivantes :-

i. Par la retraite d'un Touring ou d'un Achat Avancé, qui est ensuite crédité à leur registre individuel et
débitée au code de dépense dans le registre de retraite ? Le livre de comptes individuel du personnel sera ensuite crédité.
du registre de retraite. C'est-à-dire : - Code des dépenses de médecin - Cr bénéficiaires (sous approprié
avances et prêts).

ii. En remboursant la partie non remboursée de tous les avances au caissier et en obtenant un reçu. Le
Le caissier doit enregistrer l'avance dans le livre de reçus de caisse et cela sera pris en compte par les avances.
Section et crédité au registre des avances du personnel effectuant le remboursement. - Dr Code des dépenses avec
le montant dépensé - Dr Trésorerie/Banque avec le montant non dépensé et restitué - Cr Bénéficiaires (sous
avances et prêts appropriés). iii. Par des déductions sur les salaires mensuels du personnel qui est incapable
pour rembourser un Avance de Tourisme et d'Achat ou la déduction normale des Prêts Personnels. Les Avances
La section devra prélever ces déductions du registre de paie chaque mois et les créditer au personnel individuel.
Grand livre des avances.

Après ces publications du personnel, la Section Avance doit extraire les soldes mensuels des avances du personnel.
par type, qui devra correspondre au compte de contrôle des avances dans le grand livre.

54

AVIS : Le registre des avances à la retraite constitue un livre de jour et en tant que tel, il doit être analysé chaque
mois et résumés sous forme de journal, débitant les différents codes de compte de dépenses et créditant le
total au compte de contrôle des avances de tournée et d'achats dans le grand livre.

8.0 COMPTABILITÉ DES REVENUS

Le chiffre d'affaires est actuellement défini dans les IFRS comme : « Revenu généré dans le cadre des activités ordinaires d'une entité »

Le Groupe Company Profile Ltd se compose d'environ six (6) filiales, chacune engagée dans différents
activités telles que l'immobilier/les propriétés, les technologies de l'information, le pétrole et le gaz, les services de sécurité et
fabrication, donc sa principale source de revenus provient des ventes de ses produits / de la prestation de services.

D'autres sources de revenus incluent : - Ventes/distribution de diesel, Ventes de gaz de pétrole liquéfié (GPL) -
Loyer
sur les placements bancaires - Revenus de dividendes/autres revenus d'investissement - Vente d'actifs.

L'industrie pétrolière et gazière est largement catégorisée comme étant en amont ou en aval. Le secteur pétrolier en amont
Le secteur du gaz se réfère à l'exploration pétrolière dans les champs pétroliers et à la récupération et à la production de pétrole brut.
gaz naturel par les compagnies pétrolières. Le secteur pétrolier en amont est donc communément connu sous le nom d'exploration et
secteur de la production (E&P) impliquant le forage de pétrole dans des puits de pétrole exploratoires.

Le secteur pétrolier en aval, en revanche, fait référence au raffinage du pétrole, ainsi qu'à la vente et à la distribution.
gaz naturel et produits dérivés du pétrole brut tels que le gaz de pétrole liquéfié (GPL), l'essence, le gaz et
diesel.

55

Reconnaissance des revenus selon les PCGR pour les compagnies pétrolières vendant du pétrole et du gaz

Ici, l'intégralité des revenus des compagnies pétrolières vendant du pétrole et du gaz est reconnue lorsque :

la livraison a eu lieu il existe des preuves convaincantes de la vente les frais sont fixes ou déterminables
Les créances sont recouvrables.
Reconnaissance des revenus et des coûts selon les PCGR pour les entreprises d'exploration pétrolière

Sous la guidance de FAS 19 : Comptabilité financière et rapports par les sociétés pétrolières et gazières,

Coût total

Selon la méthode du coût complet, toutes les dépenses liées à l'exploration pétrolière, telles que les puits de pétrole, sont généralement
capitalisé au niveau complet du centre de coût.

Efforts réussis

Selon la méthode des efforts fructueux, la plupart des coûts sont capitalisés au niveau du champ, sauf pour
coûts géologiques et géophysiques (G&G) tels que les salaires des géologues et les coûts de forage pétrolier dans
puits de pétrole si aucune réserve de pétrole n'est jamais prouvée. Les coûts des puits secs sont imputés au compte de résultat.

Reconnaissance des revenus et des coûts selon les PCGR pour les entreprises de production pétrolière

Sous la direction de l'OS 19 : Comptabilité financière et reporting par les sociétés pétrolières et gazières,

Coût total

Les coûts de développement sont capitalisés au niveau de l'ensemble du centre de coûts. Les coûts de production qui comprennent le
Les coûts d'exploitation et de maintenance des puits de pétrole sont comptabilisés comme des dépenses lorsqu'ils sont engagés.

Efforts réussis

Les coûts de développement sont capitalisés au niveau du champ. Les coûts de production qui incluent les coûts pour
Les opérations et l'entretien des puits de pétrole sont imputés au compte de résultat. Acquisition de biens prouvés
les coûts sont amortis sur l'ensemble des réserves prouvées. Les coûts des puits et des équipements sont amortis sur
réserves prouvées développées

56
COMPTABILITÉ DES BIENS :

L'IAS 16 s'applique au traitement comptable des propriétés

L'objectif de la norme IAS 16 est de prescrire le traitement comptable des immobilisations corporelles.
les principales questions sont la reconnaissance des actifs, la détermination de leurs montants comptables, et la
charges d'amortissement et pertes de valeur à reconnaître en relation avec eux.

Portée

IAS 16 ne s'applique pas à

actifs classés comme détenus en vue de la vente conformément à la norme IFRS 5 actifs d'exploration et d'évaluation (IFRS)
6) biens biologiques liés à l'activité agricole (voir IAS 41) ou droits miniers et minéral
réserves telles que le pétrole, le gaz naturel et d'autres ressources non régénératives similaires

La norme s'applique aux actifs, installations et équipements utilisés pour développer ou maintenir les deux derniers.
catégories d'actifs. [IAS 16.3]

Reconnaissance
Les éléments de propriété, d'usine et d'équipement doivent être reconnus comme des actifs lorsqu'il est probable que : [IAS
16,7

il est probable que les futurs avantages économiques associés à l'actif reviendront à l'entité, et
le coût de l'actif peut être mesuré de manière fiable.

Ce principe de reconnaissance s'applique à tous les coûts des biens, des installations et de l'équipement au moment où ils sont
engendré. Ces coûts comprennent les coûts engagés initialement pour acquérir ou construire un bien immobilier, un équipement
et l'équipement et les coûts engagés par la suite pour l'ajouter, remplacer une partie de celui-ci ou l'entretenir.

IAS 16 ne prescrit pas l'unité de mesure pour la reconnaissance - ce qui constitue un élément de propriété,
plantes et équipements. [IAS 16.9] Notez cependant que si le modèle de coûts est utilisé (voir ci-dessous), chaque partie de
un bien immobilier, une installation et un équipement avec un coût qui est significatif par rapport au coût total de
l'élément doit être amorti séparément. [IAS 16.43]

57

L'IAS 16 reconnaît que certaines parties de certains éléments de l'immobilier, des installations et de l'équipement peuvent nécessiter un remplacement.

à intervalles réguliers. La valeur comptable d'un élément de propriété, d'équipement et de matériel comprendra le
coût de remplacement de la partie d'un tel article lorsque ce coût est engagé si les critères de reconnaissance (futur
les avantages et la fiabilité de la mesure) sont remplis. La valeur comptable des pièces qui sont remplacées est
non reconnus conformément aux dispositions de déreconnaissance de la norme IAS 16.67-72. [IAS 16.13]

De plus, la poursuite de l'exploitation d'un actif immobilisé (par exemple, un aéronef) peut
exige des inspections majeures régulières pour détecter des défauts, peu importe si des pièces de l'article sont remplacées. Quand
chaque grande inspection est effectuée, son coût est reconnu dans la valeur comptable de l'élément de
les immobilisations corporelles en tant que remplacement si les critères de reconnaissance sont satisfaits. Si nécessaire,
le coût estimé d'une inspection similaire future peut être utilisé comme indication de ce que coûtera le
le composant d'inspection existant était lorsque l'article a été acquis ou construit. [IAS 16.14]

Mesure initiale
Un élément d'immobilisations corporelles doit être initialement enregistré à son coût. [IAS 16.15] Le coût comprend
tous les coûts nécessaires pour amener l'actif à un état de fonctionnement pour son utilisation prévue. Cela inclurait non
non seulement son prix d'achat initial, mais aussi les coûts de préparation du site, de livraison et de manutention, d'installation,
frais professionnels connexes pour les architectes et les ingénieurs, et le coût estimé du démantèlement et
suppression de l'actif et restauration du site (voir IAS 37, Provisions, Passifs éventuels et Contingent)
Actifs).

Si le paiement d'un bien d'équipement est différé, des intérêts au taux du marché doivent être
reconnu ou imputé.

Si un actif est acquis en échange d'un autre actif (qu'il soit similaire ou dissemblable par nature), le coût
sera mesuré à la juste valeur sauf si (a) la transaction d'échange manque de substance commerciale ou (b)
la juste valeur ni de l'actif reçu ni de l'actif abandonné n'est mesurable de manière fiable. Si l'actif acquis
l'élément n'est pas évalué à sa juste valeur, son coût est mesuré à la valeur comptable de l'actif abandonné.

Mesure ultérieure à la reconnaissance initiale

IAS 16 permet deux modèles comptables :

Modèle de coût. L'actif est évalué à son coût moins la dépréciation et les pertes de valeur accumulées.

58

Modèle de réévaluation. L'actif est enregistré à un montant réévalué, étant sa juste valeur à la date de
réévaluation moins dépréciation et amortissement subséquents, à condition que la juste valeur puisse être mesurée
de manière fiable.
Le modèle de réévaluation

Selon le modèle de réévaluation, les réévaluations doivent être effectuées régulièrement, afin que la valeur comptable
la valeur d'un actif ne diffère pas sensiblement de sa juste valeur à la date du bilan. [IAS 16.31]
Si un article est réévalué, toute la classe d'actifs à laquelle appartient cet actif devrait être réévaluée. [IAS
16.36
Les actifs réévalués sont amortis de la même manière que selon le modèle de coût (voir ci-dessous).

Si une réévaluation entraîne une augmentation de valeur, elle doit être créditée aux autres éléments du résultat global et
accumulé dans les capitaux propres sous le titre "surplus de réévaluation" à moins qu'il ne représente l'annulation d'un
réévaluation à la baisse du même actif précédemment reconnu comme une dépense, auquel cas il devrait être
reconnue comme revenu. [IAS 16.39]
Une diminution résultant d'une réévaluation devrait être reconnue comme une dépense dans la mesure où elle
dépasse tout montant précédemment crédité au surplus de réévaluation relatif au même actif. [IAS
16.40
Lorsqu'un actif réévalué est cédé, tout excédent de réévaluation peut être transféré directement aux réserves.
les bénéfices, ou cela peut être laissé dans les capitaux propres sous le titre de surplus de réévaluation. Le transfert aux réserves
les revenus ne doivent pas être réalisés par le biais du compte de résultat (c'est-à-dire pas de "recyclage" par le bénéfice ou
perte). [IAS 16.41]
Amortissement (Modèles de Coût et de Réévaluation)

Pour tous les actifs amortissables :

Le montant amortissable (coût moins la valeur résiduelle) doit être réparti de manière systématique sur la
durée d'utilité de l'actif [IAS 16.50].

La valeur résiduelle et la durée de vie utile d'un actif doivent être examinées au moins à chaque fin d'exercice financier.
et, si les attentes diffèrent des estimations précédentes, tout changement est comptabilisé prospectivement comme un
changement d'estimation selon IAS 8. [IAS 16.51]

59

La méthode d'amortissement utilisée doit refléter le schéma dans lequel les avantages économiques de l'actif sont
consommé par l'entité [IAS 16.60];

La méthode de dépréciation doit être révisée au moins annuellement et, si le schéma de consommation de
les avantages ont changé, la méthode de dépréciation devrait être modifiée de manière prospective en tant que changement d'estimation
selon la norme IAS 8. [IAS 16.61]

L'amortissement doit être comptabilisé dans le compte de résultat, sauf s'il est inclus dans la valeur comptable de
un autre actif [IAS 16.48].
L'amortissement commence lorsque l'actif est disponible à l'utilisation et se poursuit jusqu'à ce que l'actif soit désenregistré.
même s'il est inactif. [IAS 16.55]

Recouvrabilité de la valeur comptable

La norme IAS 36 exige des tests de dépréciation et, si nécessaire, une reconnaissance pour les immobilisations corporelles.
Un élément de propriété, d'usine ou d'équipement ne doit pas être inscrit à un montant supérieur à celui qui peut être récupéré.
Le montant recouvrable est la valeur la plus élevée entre la juste valeur d'un actif moins les coûts de vente et sa valeur d'usage.

Toute demande de compensation de la part de tiers pour un préjudice est incluse dans le résultat net lorsque la demande
devenant à recevoir. [IAS 16.65]

Dé-reconnaissance (Retraites et Cessions)

Un actif doit être retiré du bilan lors de sa cession ou lorsqu'il est retiré de l'utilisation et
aucun avantage économique futur n'est attendu de sa cession. Le gain ou la perte sur la cession est la différence
entre le produit de la vente et la valeur comptable et devrait être reconnu dans le compte de résultat. [IAS
16,67-71

Si une entité loue des actifs et cesse ensuite de les louer, les actifs doivent être transférés à
les stocks à leur valeur comptable lorsqu'ils sont détenus en vue de la vente dans le cours normal des affaires.
[IAS 16.68A]

Divulgation
Pour chaque catégorie de biens, d'installations et d'équipements, divulguez : [IAS 16.73]

base pour mesurer la valeur comptable méthode(s) d'amortissement utilisée(s) durées d'utilité ou amortissement
taux montant brut comptable et amortissement cumulé et pertes de valeur

60

réconciliation du montant comptable au début et à la fin de la période, montrant : o

ajouts ou cessions ou acquisitions par le biais de combinaisons d'entreprises ou augmentations de réévaluation ou
diminutions o pertes de valeur o reversions de pertes de valeur o amortissement o net des changes étrangers
différences sur la traduction ou d'autres mouvements

Divulguer également : [IAS 16.74]

restrictions sur le titre dépenses pour construire des biens immobiliers, des installations et des équipements durant la période
engagements contractuels d'acquisition de biens, d'installations et d'équipements indemnisation de tiers
parties pour les éléments d'actif, de matériel et d'équipement qui ont été dépréciés, perdus ou abandonnés qui sont inclus
en bénéfice ou en perte

Si les immobilisations corporelles sont présentées à des montants réévalués, certaines divulgations supplémentaires sont requises.
exigé : [IAS 16.77]

la date d'entrée en vigueur de la réévaluation si un évaluateur indépendant a été impliqué le

méthodes et hypothèses significatives utilisées pour estimer les valeurs équitables l'étendue à laquelle les valeurs justes
ont été déterminés directement par rapport à des prix observables sur un marché actif ou un marché récent
transactions à des conditions de pleine concurrence ou étaient estimées en utilisant d'autres techniques d'évaluation pour chaque
catégorie de biens réévaluée, le montant comptable qui aurait été reconnu si les actifs avaient été
porté sous le modèle de coût
le surplus de réévaluation, y compris les changements pendant la période et toute restriction sur la distribution de
le solde aux actionnaires

Revenus des contrats avec les clients

L'ED définit un client comme : « ... une partie qui a contracté avec une entité pour obtenir des biens ou
services qui sont un produit des activités ordinaires de l'entité.
61

8.1 REVENUS DE VENTE Les revenus de vente proviennent de deux sources.

8.1.1 VENTES EN ESPÈCES : Dans quel cas l'Agent de Contrôle de Crédit, les distributeurs ou les Agents de Marketing collectent
paiement en espèces/chèque pour services rendus ou ventes de produits. Ce paiement en espèces/chèque doit être présenté
au compte pour l'émission des reçus. Pour l'entreprise de fabrication, les clients seront tenus de
présenter leurs reçus de paiement à l'unité de livraison pour collecter le produit.

8.1.2 PROCÉDURE DE CONTRÔLE INTERNE / TRAITEMENT

a. Le Responsable Marketing doit tenir un registre de facturation des produits finis.

b. Le caissier doit tenir le livre de caisse dans lequel les ventes en espèces quotidiennes sont enregistrées pour un dépôt ultérieur.
à la banque.

c. L'unité des magasins doit tenir un registre des sorties de marchandises qui contiendra les détails des marchandises vendues,
les numéros de facture, le mode de paiement et particulièrement le numéro de bon de livraison des marchandises, qui va
convaincre la sécurité que les marchandises chargées sur un véhicule ont réellement été payées et correctement
émis par le magasin et non directement par l'usine.
d. La sécurité doit à la porte tenir un registre des sorties de marchandises dans lequel tous les détails seront enregistrés.
des documents de vente, de paiement et de livraison, y compris les détails du porteur et des numéros de véhicule.

8.1.3 VENTES À CRÉDIT Lorsque les clients obtiennent l'approbation du Directeur Général pour les ventes à crédit, Le
Le Responsable Marketing doit émettre au client une facture de crédit jointe au Directeur Général.
approbation. Ces copies de la facture seront transmises au Responsable des Finances

62

qui veillera à ce que le livre des ventes et le grand livre des clients aient été mis à jour. Le responsable de
La finance certifiera la facture de ventes à crédit, remettra l'original au client, gardera une copie et
transmet une copie à l'unité des magasins pour l'émission du Bon de Livraison.

La procédure de contrôle interne au 8.1.2 s'appliquera toujours.

8.1.4 TRAITEMENT COMPTABLE

Ventes au comptant

Cr. Vente de marchandises Ventes au comptant Dr. Clients (Grand livre des débiteurs) Vente à crédit de marchandises Journaliser périodiquement
le livre de ventes et le contrôle des débiteurs débiteurs

REMARQUE : Lorsque les marchandises sont collectées par des agents de marketing pour la vente et le retour de l'argent, les marchandises doivent être
facturé au responsable marketing en tant que ventes à crédit. Tous les processus d'approbation et de contrôle interne doivent être
suivi. Aucun responsable marketing ne devrait facturer des marchandises pour plus que la valeur contenue dans sa/son
formulaire de garant

8.1.5 PAIEMENT DES VENTES À CRÉDIT Lorsque les clients ou les responsables marketing paient en espèces/chèque à l'égard de
pour les ventes à crédit antérieures, la caissière reçoit l'argent/le chèque, émet des reçus de caisse au
le préposé au service client / responsable marketing mettra également à jour le livre de caisse.

Le service des comptes mettra à jour le grand livre des clients (débiteurs). Ainsi : Déb. Caisse Cr. Client
(Livre de comptes du débiteur)

8.2 AUTRES REVENUS Toutes les autres sources de revenus seront traitées par l'émission d'un reçu à l'Actual
Un débit au compte de Trésorerie/Banque et un crédit au compte de revenus appropriés.

63

8.3 REVENUS DE LA CESSION D'ACTIFS Lorsque tout actif de l'entreprise est vendu à la suite d'un changement ou
l'obsolescence, la comptabilité des revenus est beaucoup plus détaillée que dans 8.2 ci-dessus, donc

a. Créditer le compte d'actif immobilisé approprié avec le coût original ou le coût réévalué à la date de
vente. Débiter le compte de disposition d'actif. b. Débiter le compte de dépréciation approprié avec l'amortissement cumulé
amortissement à la fin de l'année suivant l'année de la vente.
Crédit du compte de cession d'actifs. c. Débiter la caisse avec le produit de la vente Crédit du compte de cession d'actifs.
d. Compte de résultat de crédit/débit avec profit/perte sur cession Débit/Crédit Cession d'actif
Compte. Avec un tel profit/perte.

À moins qu'une dépréciation ne soit prévue sur une base mensuelle pour un actif jusqu'au mois de la vente,
L'amortissement ne devrait pas être appliqué sur les actifs au cours de l'année de cession.

9.0 COMPTABILITÉ DES PROCESSUS D'USINE 9.1 ÉMISSION DE MATÉRIAUX DE PRODUCTION Contrôle efficace de
le coût de production implique que tous les coûts identifiables de production doivent lui être directement attribués, et
autres coûts connexes répartis comme il se doit.

Tous les matières premières émises du magasin à la production doivent être émises avec le Bon de Sortie de Magasin.
citant le code du grand livre des coûts, dûment signé par le magasinier et approuvé par le responsable de
Opération / Production. Il en va de même pour tous les autres consommables opérationnels, tels que les bouteilles, les étiquettes, les cartons, etc.
doit être émis directement à la production, codé et endossé de manière appropriée.

9.2 COMPTABILITÉ PAR LOT

64

L'émission des matières premières et le coût du produit fini seront effectués par lots pour servir de contrôle.
à la production efficacement, détermination des coûts, détermination des prix et rentabilité.

9.3 Tous les produits traités et finis doivent être retournés au magasin de produits finis dans des cartons en rapport avec
le numéro de lot du processus à l'aide du bon de transfert de produits finis.

9.4 TRAVAIL EN COURS Tous les matières premières et autres coûts de production, encore en cours de fabrication, pas encore
terminé, ou emballé dans des cartons et retourné au magasin, sera considéré comme du travail en cours. Sur
À la fin de chaque lot de travaux en cours, des journaux pertinents sont soumis pour transférer le coût total
de Travaux en cours à Compte de Produits finis.
RÉPARTITION DES COÛTS DE SERVICE AUX COÛTS DE PRODUCTION Les coûts de certains services communs
partagé conjointement par le Centre de Coûts de Production et Administratif, par exemple Générateur / Électricité, Eau,
Le service de la cantine est partagé entre la Production et l'Administration, conformément à
Politique de gestion concernant quel est le pourcentage estimé ou mesuré du coût bénéficié par les liquidités.

10.0 COMPTES FINAUX / COMPTABILITÉ DE FIN DE PÉRIODE OU D'ANNÉE Ce chapitre s'introduit avec un accent
que l'organisation s'étendra en ampleur, que les activités initialement menées par des agents uniques peuvent
se développer en sections et départements dirigés par des officiers bien formés et expérimentés.

Deuxièmement, le processus des comptes annuels dans toute organisation est une coordination et une consolidation essentielles.
fonction, qui a résumé toutes les opérations de l'entreprise en termes financiers, montrant le vrai visage et
santé de l'entreprise. Par conséquent, la fonction de la Section des Comptes Finaux, qu'elle soit occupée par un
agent unique ou un groupe, sont :

65

- Rassembler tous les journaux pertinents, les résumer dans un journal avant de les transmettre au grand livre ou
Registres des dépenses. - Publication des registres généraux et des dépenses mensuellement à partir du résumé du livre de jour. -
Extraction du bilan d'essai mensuel. - Préparation des comptes finaux avec les annexes de soutien - Tenue
et mise à jour du registre des immobilisations et préparation du calendrier mensuel des ajouts et des cessions.
Initiation des ajustements de journal et publication de ceux-ci dans le grand livre.

10.2 BOOKS TO BE MAINTAINED - General and Expenses Ledgers, - Fixed Assets Registers, - Journal Book

10.3 PROCÉDURES DES COMPTES FINAUX

Les différentes transactions de l'entreprise seront enregistrées dans les livres principaux sur une base quotidienne, ou selon
aussi près que possible de la date de la transaction. Ces livres d'entrée primaire forment le premier point pour
transaction des documents d'origine tels que les reçus, les factures et les notes de frais vers la comptabilité principale
livres, les livres de comptes. D'autres livres principaux tenus par l'entreprise en dehors des livres de caisse et
Le registre des chèques comprend le registre des revenus, le livre des achats qui enregistre les détails.
des biens et services acquis à crédit, pour faciliter la reconnaissance des passifs y afférents et le
Registre des retours sortants qui compile les valeurs des marchandises retournées aux fournisseurs pour permettre le recouvrement de
prix payés ou renversement de dettes adoptées. D'autres transactions, qui ne rentrent dans aucune des
ci-dessus, sont enregistrées par le journal, il peut être possible pour l'une des transactions mentionnées d'être
entré par le Journal mais afin d'économiser du travail, d'assurer la cohérence et de faciliter l'analyse
des chiffres, les livres ci-dessus sont utilisés pour la collation des types particuliers de transactions tandis que le
Les bons de journal sont utilisés pour des transactions diverses telles que le transfert d'un compte à un autre.
inversion
66

correction ou ajustement des écritures comptables précédentes et d'autres transactions de nature spéciale.

10.3.2 Autorisation du Journal

Tous les bons de journaux doivent être émis à partir d'un point central, c'est-à-dire la section des comptes finaux et
doit être autorisé/approuvé par le Responsable Financier avant d'être inscrit dans les Comptes du Grand Livre.

10.3.3 Journaliser le livre de caisse

À la fin de chaque mois, les écritures du Livre de caisse sont analysées, totalisées et équilibrées, les montants totaux
des divers postes de compte sont résumés et reportés aux comptes de contrôle respectifs dans le
Le grand livre et des écritures similaires sont enregistrés dans les comptes individuels du grand livre auxiliaire où
applicable.

10.3.4 Journaliser les ajustements :

Le registre des factures enregistrant de telles factures comme l'électricité, le téléphone, etc., comme analysé, est totalisé et équilibré.
et les montants totaux des différents postes de compte sont résumés et publiés dans les respectifs
compte de contrôle dans le grand livre, tandis que les factures non réglées engagées au sein de la comptabilité particulière
Les périodes sont débitées aux comptes de dépenses respectifs et créditées aux produits constatés correspondants.
compte.

10.3.5 Équilibre des livres auxiliaires

Après l'exercice de publication, les comptes de la filiale sont équilibrés et des horaires listant les comptes et
les soldes sont préparés. Le total de la liste des soldes sera conforme aux soldes respectifs de leurs
Comptes de contrôle dans le grand livre. Toute différence sera investiguée et résolue ou ajustée.
approprié.

67

10.3.6 Établissement de la balance de vérification

Après que toutes les écritures ont été faites dans les comptes du Grand Livre, les comptes sont équilibrés mensuellement.
Après quoi, un bilan d'essai sera préparé. C'est un calendrier énumérant tous les comptes dans le général
Grand livre avec leurs soldes débiteurs ou créditeurs respectifs à la date de bilan qui peut être à la fin de
le mois comptable, la période ou l'année. Comme ces soldes sont des chiffres résultant de la comptabilité en partie double
Les enregistrements des transactions, les totaux des soldes débiteurs doivent correspondre aux totaux des soldes créditeurs.
Toute désaccord sur ces soldes est une indication d'une anomalie, qui doit être enquêtée.
Ainsi, la balance des comptes sert à prouver l'exactitude arithmétique des doubles entrées et
les comptes et fournit une analyse des comptes finaux ou périodiques, des états opérationnels et
Des bilans peuvent être préparés.

10.4 COMPTABILISATION DES ACTIFS IMMOBILIERS

10.3.1 Tous les éléments d'actifs fixes de l'entreprise sont classés conformément à la section 3.5

10.4.2 Lorsque des dépenses sont engagées, elles seraient analysées au compte approprié dans la trésorerie.
livré et inscrit au compte général pour cette dépense. Lorsque des immobilisations sont achetées à crédit,
la section des comptes annuels procédera à l'enregistrement dans le grand livre en débitant les différents actifs
comptes et créditant le compte créditeur du vendeur. Dans la plupart des cas, cependant, un article
que ce soit acheté ou construit directement, serait classé comme immobilisations et capitalisé si cela
satisfait les conditions suivantes :
i. S'il est de nature physique avec une utilité qui s'étend sur de nombreuses années et entre dans l'une des catégories ci-dessus
classifications sur la section 3.5

Le coût de l'article s'élève à plus de 2 000,00 N.

10.4.3 Coûts de réparation contre coûts d'amélioration

Lorsque des dépenses sont engagées pour modifier ou améliorer un élément d'actif fixe existant, les éléments suivants
des critères seraient appliqués pour déterminer son traitement comptable.

68

i. Dépenses engagées pour réparer, entretenir, réviser ou remplacer des pièces afin de maintenir la normale
les normes de performance seraient considérées comme des dépenses de réparations et d'entretien et imputées au bénéfice
et compte de résultat pour la période où elle est engagée. ii. Dépenses, qui produisent une amélioration sur un
l'actif serait capitalisé lorsqu'il prolonge la durée de vie utile des actifs originaux ou change de manière significative
la productivité ou l'ajout de valeur économique des actifs originaux.

10.4.4 Coûts supplémentaires :

Les composants du coût total d'acquisition qui seraient capitalisés dépendent du type d'actif.
acquis et méthode d'acquisition. Le principe général suivi est que les dépenses, qui peuvent être
justifié en tant que coût direct d'acquisition d'un actif fixe dans la forme et le lieu requis est inclus dans le
montant total à capitaliser.

10.4.5 Registre des immobilisations

À la fin de chaque mois, les détails de tous les actifs fixes acquis, tels qu'indiqués dans les résumés publiés à
comptes de grand livre provenant des livres principaux (par exemple, livres de caisse, achats, livre de journal/projet)
et les journaux) seront obtenus à partir des factures des fournisseurs jointes au bon de paiement ou autre
document source et transmis aux agents du registre des immobilisations qui attribueront une référence appropriée
numéro de l'article et l'entrer dans le registre des actifs. Le registre des actifs est tenu à jour pour rassembler tous
détails pertinents des actifs et faciliter le contrôle physique et comptable de tous les éléments existants
et en utilisation même s'ils sont pleinement amortis.

Le registre devrait comporter des colonnes appropriées pour enregistrer les informations suivantes pour chaque actif :

Description de l'article

69

Date d'achat
Emplacement de l'actif ; vii. Taux d'amortissement et montants des charges d'amortissement annuelles ; viii. Date de
disposition et produits de la disposition, le cas échéant.

Les numéros de code/référence attribués facilitent l'identification et le contrôle physique des actifs.
les numéros sont sériels et systématiques et il est généralement veillé à ce que deux articles n'aient pas le même
nombre indépendamment de leur similitude de type ou de localisation.

10.4.6 Vérification des actifs

Des inspections physiques périodiques et des exercices de vérification sont régulièrement effectués par les comptes finaux.
Section et section d'audit interne pour assurer un contrôle approprié sur les actifs et améliorer la rapidité
détermination de l'emplacement et de l'état d'existence. Aussi, les totaux des valeurs sur le registre des actifs
sont rapprochées des soldes des comptes du grand livre à intervalles réguliers.

10.4.7 Charge d'amortissement

Les provisions pour l'amortissement des immobilisations doivent être comptabilisées annuellement sur une base linéaire en utilisant des taux.

estimé à amortir les articles sur la durée de vie utile prévue. Les taux recommandés adoptés pour
ces charges annuelles sont comme indiqué dans la section 3.5 (Provision pour amortissement).
Les montants de la dépréciation sont imputés au compte de profits et pertes pour la période et cumulativement.
Les charges sont déduites du coût total pour obtenir les valeurs comptables nettes indiquées dans le bilan.

10.4.8 Disposal des actifs

Lorsqu'un bien d'actif fixe est vendu en tant qu'article mis en vente, la différence entre les recettes de la
la vente et sa valeur comptable nette sont reconnues comme un gain ou une perte et créditées ou débitées

70

au revenu pendant la période de la vente ; lorsqu'un actif est mis au rebut ou démonté, sa valeur comptable nette est inscrite
décompté comme une perte, net de tout produit. Cela inclut les installations ou équipements partiellement amortis, qui ne sont pas
plus longtemps en usage. Aussi, lorsque seule une partie de l'actif immobilisé est cédée, le montant proportionnel est de même.
traité. Voir aussi la Section 8.3.

10.5 ÉTATS FINANCIERS

(1) Périodiquement, lorsque cela est nécessaire pour le directeur général ou le conseil d'administration, et au moins à la fin de
Chaque année, la Section des Comptes Finaux devra compiler les états financiers de l'entreprise pour montrer le
résultats des opérations pour l'année ou la période et l'état des affaires de la société à la fin de
la période ou l'année.

(2) En particulier, la date comptable de la société sera le 31 décembre de chaque année et le

Les états financiers de la société seront établis à cette date.

Les états financiers de fin d'année de la société incluront les éléments suivants :-

(a) Bilan de l'entreprise au 31 décembre de chaque année, montrant l'état des affaires de la
entreprise à cette date.
(b) État des profits et des pertes, pour chaque année se terminant le 31 décembre, montrant les résultats de
opérations pour cette année.

(c) État des flux de trésorerie pour la période sous revue.

(d) Des notes explicatives et des annexes adéquates soutenant tous les éléments majeurs des bilans et
états de compte de profits et pertes.
10.6 AUDIT DE FIN D'ANNÉE

Les états financiers de l'entreprise doivent être entièrement préparés et prêts pour l'audit externe en
conformité à la Partie XI de la Loi sur les sociétés et les affaires connexes de 1990.

71

11.0 BUDGÉTISATION ET CONTRÔLE BUDGÉTAIRE

11.1 Le budget pour chaque organisation est élaboré à l'avance comme une feuille de route pour l'entreprise.
opérations pour la période à venir. Cette feuille de route est régulièrement examinée pour évaluer la performance et l'effet
corrections nécessaires.
Le responsable des finances est généralement le directeur budgétaire et le président du budget du département.
réunions de l'entreprise. Un responsable ou une unité du Département des Finances est assigné à
responsabilité de coordonner le budget des différents départements. La fonction de cette unité comprendra :
i. Inviter les propositions budgétaires de diverses unités d'ici la fin du troisième trimestre de chaque année en préparation pour
le budget de l'année prochaine. ii. Consolidation de diverses propositions budgétaires des départements pour l'examen de la
Directeur budgétaire et approbation par la Direction et le Conseil d'administration. iii. Contrôle de
dépenses par divers départements conformément au budget. iv. Consolidation des opérations mensuelles
(Production)/Dépenses administratives et comparaison avec le budget. v. Préparation du budget mensuel et
rapports budgétaires et analyse des écarts à cet égard pour les informations de gestion. vi. Préparation de
état des flux de trésorerie trimestriel pour la surveillance de la liquidité.

11.2 PROCÉDURES BUDGÉTAIRES

(a) Budgets des départements

L'exercice de préparation du budget détaillé se fait au niveau des unités et des départements où les bases
les estimations sont compilées, par les agents, en tenant compte de leurs projections de besoins pour le
années à venir.

Les activités budgétaires annuelles commencent généralement vers la fin du troisième trimestre de l'année avec un appel budgétaire.
circular émise par le Responsable des Finances. La circulaire décrit les lignes directrices pour la compilation de
propositions pour la Nouvelle Année, basées sur des objectifs et des politiques

72

direction de l'entreprise et le calendrier pertinent ainsi que les délais de soumission des propositions.
À réception des circulaires, les chefs de départements ou d'unités doivent donc compiler le département
proposition, qu'ils soumettraient au Responsable des Finances.

La soumission des différents départements et unités est consolidée au sein de la Section Budget, une fois terminée.
dont le Responsable Financier, après consultations avec le Directeur Général, convoquerait un
réunion des chefs de département pour discuter des diverses soumissions.

Lors de la réunion des chefs de département, les différentes estimations soumises par les départements et unités
de la société considérée individuellement pour s'assurer qu'ils sont conformes aux directives et à la politique d'entreprise
objectifs. De plus, chaque Responsable de Département ou d'Unité serait appelé à défendre les propositions de son
département. La réunion sert également à harmoniser les diverses propositions de tous les
Départements et unités de l'entreprise. L'agent responsable de l'unité budgétaire, en tant que secrétaire de la réunion
enregistrerait les délibérations de la réunion, notifierait toutes les propositions approuvées et refusées.

Sur la base du compte rendu de cette réunion budgétaire départementale, le Responsable des Finances compilera le projet.
propositions combinant les propositions approuvées des différents départements, dans le budget unique
proposition de l'entreprise.

Les propositions préliminaires seraient soumises au Directeur général par le Responsable des finances pour son examen.
et approbation. Le Directeur Général par le Responsable Financier pour son examen et approbation. Le Directeur
Le directeur, en examinant et en approuvant les propositions, prendrait en compte plusieurs facteurs tels que
les évaluations de priorité des différents projets et programmes, l'orientation politique de l'entreprise,
disponibilité des fonds, la perspective de

73

l'horizon économique national et mondial, le montant total impliqué dans la proposition globale, et le
acceptabilité des propositions par le Conseil d'Administration.

11.3 MISE EN ŒUVRE DU BUDGET

Chaque chef de département est tenu directement responsable de la réalisation des revenus et de la surveillance des
dépenses approuvées dans son budget. Il est également de sa responsabilité de déclencher l'alerte budgétaire sur tout élément matériel
écart de ses opérations.
Les propositions de budget examinées et approuvées seront ensuite soumises au Conseil d'Administration pour leur
La confirmation du budget par le conseil d'administration en fait une directive obligatoire
pour les opérations de l'entreprise pendant l'année, sauf révision et modification si nécessaire pendant le
année.

11.4 CONTROLES BUDGÉTAIRES

À la fin de chaque période de rapport, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, l'unité budgétaire préparera
Rapports budgétaires pour chaque département ou unité. Cela montre le montant budgété et les dépenses réelles.
engagés et revenus réalisés. De plus, l'unité budgétaire doit préparer un rapport budgétaire résumé de
l'entreprise à la direction, expliquant des écarts significatifs et suggérant des actions correctives.

La rapidité de présentation du rapport budgétaire et des actions correctives est essentielle pour une gestion budgétaire efficace.
Le contrôle. Les rapports budgétaires doivent être préparés rapidement après la fin d'une période de reporting, afin que les écarts
sont découverts à temps et des mesures correctives sont prises.

La totalité de la période budgétaire ne peut pas être utilisée efficacement pour contrôler les dépenses, en particulier celles qui doivent
être scruté de manière rigoureuse à intervalles - normalement mensuels. Le responsable des finances organisera que le budget
la période est divisée en mois afin que les résultats réels

74

peut être comparé à ceux budgétisés. Le Responsable des Finances devra s'assurer que si une variance défavorable
a résulté, une action immédiate est prise.
BUDGETISATION DE LA TRÉSORERIE

L'unité budgétaire devra préparer un budget de trésorerie pour chaque trimestre afin de permettre à la direction d'apprécier
la situation de liquidité de l'entreprise.
Lorsqu'il est signalé un manque de ressources liquides, la direction doit être rapidement informée pour prendre des mesures.
des mesures correctives telles que l'emprunt bancaire à court terme ou la récupération agressive de créances.

12. SERVICE D'INFORMATION DE GESTION

12.1 Ce chapitre reconnaît la nature occupée de la haute direction et, dans la plupart des cas, le

nature distante de la haute direction et du conseil d'administration par rapport aux opérations comptables quotidiennes.

Cela nécessite donc que la direction et le conseil d'administration soient régulièrement informés sur le

les activités de l'entreprise à travers des rapports réguliers, ici appelés, Gestion
Rapports d'information.

La Direction Générale, y compris les Chefs de Départements, Unités et Sections, doit

organiser des rapports départementaux appropriés à leurs besoins par exemple : Position bancaire quotidienne, Stock

Position, statut de production/travail en cours, etc.

12.2 RAPPORTS
La direction générale et le conseil d'administration se préoccupent des rapports opérationnels, qui touchent

sur les politiques générales de l'entreprise et les objectifs corporatifs. Quelques-uns de ces rapports sont :-

(i) États financiers trimestriels :- Ce rapport qui comprend le compte de résultat

Le compte, le tableau des flux de trésorerie et le bilan donnent à la direction une vue d'ensemble.

vue d'ensemble de ses performances et services comme indicateur et guide pour l'avenir

activités.

75

(ii) Rapport d'évaluation budgétaire : - C'est un rapport essentiel pour la direction car il évalue

le budget (objectif d'entreprise) par rapport à la performance réelle. Écarts par rapport au plan

sont mises en évidence, des raisons pour de telles déviations sont fournies et des solutions aux impacts négatifs

variances proposées à la direction.

C'est l'une des principales responsabilités du Responsable Financier en collaboration avec le Bureau du Budget.
le rapport doit couvrir tous les aspects des domaines budgétaires tels que : - Production :

Administration
Une attention particulière pourrait être accordée à l'utilisation des matériaux, ou au fournisseur selon les principaux indicateurs et
variances.

(iii) Rapport de planification des fonds : - Un des principaux éléments vitaux de toute organisation est la liquidité (Espèces disponibles pour satisfaire
les besoins opérationnels de l'entreprise). Dans le cadre de l'évaluation du budget, le responsable des finances doit produire au moins
un rapport de planification de liquidité trimestriel pour guider la direction sur la disponibilité des fonds, et s'il y a des insuffisances
sont susceptibles, les sources de financement probables de tels déficits en temps voulu. Si une liquidité excessive est envisagée, possible
avenues d'investissement.
(iv) Rapports Mensuels :- En plus du rapport trimestriel ci-dessus, le Responsable des Finances est censé
produire pour l'attention de la direction un rapport mensuel dans leurs domaines opérationnels tels que :- a.
Revenus analysés en fonction des sources et affichant des chiffres cumulés à ce jour. b. Salaires et rémunérations analysés
en ce qui concerne les centres de coûts et les chiffres cumulés pertinents.

76

c. Coût de maintenance analysé par types - véhicules, bâtiments, équipements, etc. avec commentaires pertinents
en ce qui concerne les variations notables. d. Rapport de production adapté aux besoins spécifiques de la direction et des domaines
requérant une attention régulière. e. Analyse des créanciers et débiteurs, précisant la nature, l'âge de la dette et
commentaires nécessaires sur les dettes en retard.

f. Balance de vérification mensuelle : Le Responsable des Finances doit s'assurer que cela très

Un rapport important est produit chaque mois dans son département. Il est vital dans

vérification de l'exactitude des publications du mois dans les différents

livres de comptes de l'entreprise.

(v) Rapport Annuel : Bien que certains des rapports trimestriels ou mensuels ci-dessus puissent encore

Soyez prêt pour la directive de gestion, les compromis et les matières liées.
La loi de 1990 Partie XI rend la préparation de l'État Financier Annuel obligatoire.

Cession statutaire qui doit être respectée par toutes les entreprises.

77
DEMANDE D'ACHAT/AVANCE SPÉCIALE

NOM DE L'AGENT :……………………………………………………………………...

POSTE :……………………………………………NUMÉRO DE DOSSIER…………………………

DÉPARTEMENT :

OBJECTIF DE L'AVANCE :………………………………………………………………

MONTANT D'AVANCE REQUIS N : :…………………………………………….

(MONTANT EN MOTS) :…………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………..

Entreprendre :
Je m'engage à fournir un compte rendu complet de l'avance qui m'a été accordée dans les quarante-huit heures; à défaut de le faire,
l'entreprise est autorisée à déduire le montant de l'avance en bloc de mon salaire.

DATE :………………………………__________________________________ SIGNATURE (AGENT

DEMANDE)

DATE :………………………………__________________________________ SIGNATURE (AGENT

DEMANDER)

AVANCE APPROUVÉE

78

Responsable des Finances

………………………………………………
79

REGISTRE DES CHÈQUES BANCAIRES……………………………………

BON DE PAIEMENT CHÈQUE SIGNATURE INITIALS BÉNÉFICIAIRE

Date 2 Date Nom Signature

80

GRAND LIVRE/REGISTRE NOMINAL

81

Conseils pour les nouveaux employés

Nom (en entier) (Nom de famille d'abord)

Adresse

Poste occupé

Date confirmée

Banquier Numéro de compte

L'employé a-t-il des soldes impayés ? Prêt avec un ancien employeur ?

Oui

La société a-t-elle accepté de liquider cela ? Prêt Oui/Non comme condition d'emploi ?

Valeur originale du prêt et date de souscription

N
Valeur des remboursements à ce jour avec l'employeur précédent

Solde des prêts en cours à ce jour

N
Déclaration du personnel Je certifie que les informations ci-dessus sont correctes

Signature Date

Cordialement, Responsable de l'administration du personnel Date

REMARQUE À L'EMPLOYÉ

Il est dans votre intérêt de vous assurer que ce formulaire est correctement et précisément rempli et que les éléments pertinents
Les sections considérées comme un échec à compléter le formulaire……………. retarderont le paiement de vos salaires

82

CERTIFICAT DE PRISE DE FONCTION / REPRISE DE SERVICE

PARTIE « A » (À REMPLIR PAR L'AGENT)

I. NOMS COMPLETS : NOM DE FAMILLE____________________________________________ MIDDLE

NOM_________________________________________ PRENOM
NOM___________________________________________

II. POSITION________________________________________________________________ III. Je soussigné

certifie que je prends/reprends mes fonctions le ____________________________________ Jour de
_________________________________ 20 ______________________________ IV. NORMAL
SIGNATURE ___________________________Date ____________________ PART „B‟(À ÊTRE
COMPLÉTÉ PAR LE RESPONSABLE DU DÉPARTEMENT) Je ____________________________________ certifie par la présente
que M./Mme/Mmes __________________________________________________ a assumé/repris/
duty le ___________________________ jour de _____________ 20___________ Nom du Responsable
Département_________________________________________________ Contre-signé
par__________________________ (Responsable de la gestion du personnel) Date
_______________________________________________ PART „C‟(À REMPLIR PAR LE
DIRECTEUR GÉNÉRAL) J'atteste par la présente que l'agent nommé ci-dessus a assumé/repris ses fonctions le
__________ jour de _________________________________ 20___________

_________________________ Directeur Général Date_____________________

83

N° JNL :

S/N

DESCRIPTION DU COMPTE

CODE
DR

République Dominicaine

TOTAUX

OBJET DU JOURNAL (si nécessaire, continuer au verso)

Préparé par

Nom

Signature

Date

Vérifié par

Name
Signature

Date

Autorisé Par

Nom

Signature

Date

BON DE JOURNAL

Période comptable_______________

84

85

BON DE RECEPTION DE MAGASIN

_______________CODE____________________Article_____________________Autorité_____________
__

Reçu de____________________________________________________ les articles listés ci-dessous

Grand Livre de Réception Foilo

Description

Unité

Valeur Totale

________

Commentaires spéciaux

Certifié que les articles mentionnés ci-dessus ont été pris en charge
Nom de l'agent récepteur :____________________
Date____________________ 20_______________

86

BON DE MAGASIN

Non. Veuillez fournir

___________________________________________________________________________________

Numéro de charge.

___________________________________________________________________________________

Quantité ARTICLES

Quantité non fournie

REMARQUES
Numéro d'article

Dénomination
Consigner à :……………………………………………………………………………… Approuvé
par………………………………….

À :…………………………………………………………………………………………
Signature……………………………………
Date :…..……………………………………

87

REQUISITION DE STOCK / BON DE SORTIE DE STOCK

VEUILLEZ ÉMETTRE L'ARTICLE MENTIONNÉ CI-DESSOUS À) ___________________________________________

Numéro d'article Dénom

Qualité

ARTICLE
Valeur de TARIF fournie FICHE REMARQUES Figues Mots Figues Mots N K
MONTANT TOTAL

…………………….…...……………………………. Reçu par………………………Date……………………

Responsable de département Responsable des achats et des approvisionnements Reçu par………………………
Date…………………….
88

CARTE BIN

Description
Département
Niveau de réapprovisionnement

Date De qui reçu ou à qui émis

Numéro SIV/SRV

Quantité des reçus

Problèmes de solde de stock

Signature

89

RECEVOIR MAGASINS ET REJET VOUCHER

FOURNISSEUR LPO N°………………………………….

BULLETIN DE LIVRAISON DU TRANSPORTEUR N°……..…..…..DATE…………….

N°
Carte de stock Code matériel

Quantité reçue
Quantité insuffisante fournie

Quantité Rejetée

Quantité commandée
Valeur de l'offre N

INSPECTION
NOM :…………………………

DATE :………………………….

REMARQUES :

90

BON DE COMMANDE N°___________

Bon de commande local ORIGINAL À retourner avec la facture

Date

Montant
 MONTANT TOTAL N Responsable des Finances

Date…………………Directeur Général

Date………………

Date de livraison
Reçu par……………………………………

AVERTISSEMENT :
Toutes les factures doivent être remises à la main au responsable des finances.

La société ne peut être tenue responsable du règlement des comptes pour les biens/services fournis.
sans un ordre officiel dûment autorisé.
Veuillez indiquer le numéro de commande et la date sur toutes les factures.

91

FORMULAIRE DE DEMANDE D'ACHAT

ORIGINAL

J'ai besoin des éléments suivants 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Pour une utilisation dans le __________________________________________Division Je certifie que ce sont

requises pour les objectifs suivants.
_____________________________________________________________
Signé___________________________ Date de la demande________________________________
Recommandé pour approbation____________________________ Chef de division Date de
Recommandation
______________________________________________________________ 2.
______________________________________________________________ 3.
______________________________________________________________
4.______________________________________________________________

Je recommande _____________________________________________________ l'achat

Agent
Date _________
 À remplir par la division des comptes Numéro de L.P.O Date d'émission

92

FORMULAIRE DE DEMANDE DE DÉPENSES EN CAPITAL CER No.

____________________________________________________________________________
Département de demande

Date

____________________________________________________________________________
Description

Raisons
pour achat

Classement
Priorité : Routage Urgent Très Urgent
Proposé
date d'achat 1…………………………
Fournisseur 3…………………………
Capitale
cost details Total Cost N
____________________________________________________________________________
Prévu
Coût (Montant inclus dans le budget actuel) N

Préparé par :
____________________________________________________________________________ Capitale
Numéro de requête À compléter par le compte à indiquer sur les OSL. Département SRRV et
Factures des fournisseurs

93

REGISTRE DES IMMOBILISATIONS

NUMÉRO DE FEUILLE N NUMÉRO DE RÉFÉRENCE

Fournisseur/Acheteur
Charge

Remarques Bal C/F

SOLDE TOTAL REPORTÉ

94

REMBOURSEMENT D'IMPÔT
Veuillez approuver le remboursement de N………………………………………………………de la petite caisse pour
L'état actuel du compte de petite caisse est le suivant :

Caisse de petit montant N

Espèces en main
Dépenses réelles à rembourser

Résumé de la trésorerie

N500……………………… ………………………

N50……………………… ………………………

N20……………………… ……………………….

N10……………………… ……………………….

N5……………………… ………………………

N10……………………… ………………………

Vérifié par :………………………….……………………………Agent de réquisition

Désignation

Date :…………………………………

95

Banque

ÉTAT DE RÉCONCILIATION BANCAIRE AU

FEUILLE N°

Solde selon le relevé bancaire

Lisez :

Chèques non présentés (Annexe A jointe)

Ajouter :

Dépôts non crédités (Annexe B ci-jointe)

Frais bancaires

Solde de réconciliation

Solde selon le livre de caisse

Lisez :

Débits bancaires non encore enregistrés dans le livre de caisse (Annexe C) Frais bancaires

Ajouter :

Reçu pas encore dans le livre de caisse (Annexe D jointe)

Solde de réconciliation

NN

Préparé par

Signature

Date

Avis par

Signature

Date

96

BON DE PAIEMENT

Nom du bénéficiaire

_________________________________ P.V. No__________________________

Département_______________________ Date_____________________________
PARTICULARITÉS DU CODE N K
Montant en lettres________________________________________________________________

Naira

Préparé par______________________

Ce bon de paiement est approuvé ______________________________________ Responsable des finances

REÇU

Reçu la somme de ______________________________________________________________

Naira

__________________ ______________________ Date Signature du bénéficiaire

97

BON DE CAISSE PVC N° Date………………

BÉNÉFICIAIRE
Mots
……………………………………………………………………. N………………………………Détails de
paiement(s)

Description du compte
Code du grand livre nominal

Montant N K
TOTAL N

Nom REMARQUES

DEMANDE D'AVANCE EN CAISSE

98

Nom de l'officier……………………………………………………………………………………

Département…………………………………………………………………………………………

Objet de l'avance :……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………..
Montant :…………………………………………………………………………………………….

Je confirme qu'aucun acompte n'est

Exceptionnel contre moi.

Date :………………………… …………………………………….

Signature du candidat

Recommandé par (responsable de Département) :……………………………………………………………

Approuvé par :………………………………………….

Reçu par :…………………………………………...

99

RETRAIT D'AVANCE D'ACHAT NOM DE

AGENT :……………………………………………………………………………….
DÉPARTEMENT :…………………………………………………………………………………….

AU RESPONSABLE DES FINANCES

Je souhaite rembourser l'avance qui m'a été faite sur……………………………………………………….. Chèque

Non :………………………………. / le……………………….. pour le…………………. but de
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………..

AVANCE PRISE

FACTURE/REÇU NOM DU FOURNISSEUR

DÉTAILS DE L'ACHAT
MONTANT RESPONSABLE FINANCIER COMMENT
SOLDE REMBOURSABLE/REMARQUES
………………………………………………………………………………………………………
Je certifie que j'ai
acheté ces matériaux auprès de la meilleure source possible et à un prix raisonnable et selon le
avance prise Signature du demandeur ___________________ DATE À REMPLIR PAR LE RESPONSABLE
DEPARTEMENT Je certifie que les matériaux ont été ACHETÉS ET UTILISÉS POUR DES AFFAIRES OFFICIELLES sur ma
instructions. Le bon de reçu de magasin et le reçu sont ci-joints.

____________________ ___________________________ DATE SIGNATURE DU CHEF DE SERVICE

100

DÉCLARATION

Il est par la présente déclaré et convenu que ce document sera contraignant pour la Direction et
les employés de cette entreprise, à la fois maintenant et à l'avenir.

Nom :…………………………………………….

Signer et dater :………………………………………Signer et dater :…………………………………………….

Président/PDG Responsable, Direction Comptable du Groupe