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Le document décrit les procédures opérationnelles standard pour la gestion des ressources humaines. Il décrit le processus de recrutement en plusieurs étapes, depuis la réception des exigences d'embauche jusqu'à la conduite des entretiens. Il détaille également les procédures pour l'intégration des employés, la maintenance des dossiers, la formation, les évaluations de performance, les relations avec les employés, la rédaction de rapports et les formalités de sortie. L'objectif est de garantir la conformité aux normes légales et ISO à chaque étape de l'emploi.
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Procédure Opérationnelle Standard
1. Processus de pré-recrutement
a. Réception de la demande de main-d'œuvre des différents chefs de département.
b. Examinez-les et obtenez l'approbation des autorités concernées si le poste est nouveau.
c. Préparez un budget de recrutement et un CTC pour l'employé et demandez une approbation.
d. Sélectionnez le processus de recrutement approprié.
2. Processus de recrutement
a. Préparer des annonces, etc. pour le recrutement.
b. Examiner et dresser une liste restreinte des candidatures reçues.
c. Envoyer des lettres/courriels d'invitation à l'entretien selon les besoins.
d. Mener des entretiens par le biais de panels.
e. Préparation des lettres d'offre selon les besoins.
3. Formalités d'adhésion :
a. Administrer les formalités d'adhésion.
b. Vérifications des références avant l'embauche.
c. Préparation de l'avis de rendez-vous et information des autres départements.
d. Préparation et saisie des documents d'embauche.
e. Coordination pour obtenir des cartes d'identité des employés.
f. Remettre le nouvel employé au responsable HOD/Manager concerné.
g. Préparation des profils de poste en coordination avec le responsable de département/les managers pour de nouveaux postes.
4. Entretien du dossier personnel de l'employé :
a. Ouverture d'un nouveau dossier et fermeture du dossier de l'employé démissionnaire.
b. Assurez-vous que tous les dossiers des employés sont conservés en toute sécurité avec soin.
c. Assurez-vous que tous les dossiers personnels sont disponibles dans les fichiers.
d. Audit périodique du dossier personnel.
5. Base de données des employés :
a. Suivre les logiciels de gestion des connaissances.
b. Maintenance du SIRH.
6. Formalités de confirmation :
a. Informer le responsable concerné du HOD/Manager des dates limites pour confirmation.
b. Réalisation d'évaluations de confirmation.
c. Coordination pour l'analyse des lacunes en compétences.
d. Coordination pour définir des objectifs de qualité pour chaque profil de poste.
e. Assurer la mise à jour des profils de travail existants.
f. Traitement de la Confirmation.
7. Conformité ISO :
a. Assurer la mise à jour de toute la documentation ISO et des formats RH.
b. Apprentissage et mise en œuvre des procédures opératoires standard (SOP).
c. Faire face aux audits internes et externes, responsable de faire respecter les actions correctives.
8. Conformité légale :
a. Gérer les formalités de PF et d'ESI et coordonner avec les autres départements.
b. Gestion de la formation des apprentis, soumission des déclarations périodiques au conseil.
c. Soumettre d'autres déclarations au ministère du Travail conformément à la Loi sur les magasins et les établissements.
9. Formation et Développement :
a. Conduire une formation d'intégration pour les nouvelles recrues.
b. Analyse des besoins en formation basée sur l'analyse des écarts de compétences, les retours d'évaluation et les suggestions.
c. Coordonner les programmes de formation externes et internes.
d. Maintenir les dossiers de formation.
e. Analyse des retours de formation.
10. Évaluation de la performance :
a. Préparé le nouveau formulaire d'évaluation.
b. A appris aux employés l'auto-évaluation.
c. Fourniture d'inputs aux HOD pour les évaluations.
d. Lettres d'évaluation préparées.
11. Relation avec les employés :
a. Avoir des conseils formels et informels avec les employés.
b. Calendrier des événements préparé de loisirs mensuels pour motiver les employés.
c. Gestion de l'assurance médicale d'entreprise.
d. Traitement des lettres requises à la demande de l'employé.
12. Génération de rapports :
a. Génération et analyse des rapports d'attrition des employés, évaluation de la formation et état des effectifs.
b. Rapports de recrutement hebdomadaires et mensuels
c. Génération de rapports de pré-évaluation, d'évaluation et de post-évaluations.
d. Détails du salaire Rapports au département des comptes.
e. Rapports selon la demande du responsable.
13. Formalités de sortie :
a. Administration de la documentation de sortie, y compris toutes les exigences légales.
b. Réaliser des entretiens de sortie.
c. Préparation du résumé de l'entretien de sortie.
d. Fournir des références post-emploi pour les employés licenciés.
e. Traitement du dossier au service comptable pour règlement final.
