MTS MCO

BLOC 4

LA CONDUITE DE REUNION

La conduite de réunion
 L’animateur effectue une tâche complexe en favorisant la progression du groupe vers ses buts. Il doit savoir gérer
l’ensemble des processus qui s’établissent dans les différentes étapes de la vie d’un groupe.
Les styles de conduite de groupe

 L’animation autoritaire qui décide des buts, des moyens et de la répartition des tâches entre les
membres du groupe sans tenir compte de ce qu’ils pourraient penser. (Les performances sont
satisfaisantes dans un climat où sur fond d’apathie on observe des décharges d’agressivité. Peu de
cohésion et d’efficacité du groupe en l’absence du leader)
 L’animateur démocratique qui propose des objectifs et des moyens pour les atteindre et négocie une
répartition des rôles avec les membres du groupe (groupe très cohésif, stable, y compris en l’absence
du leader et performances élevées)
 L’animateur « laisser faire » qui se conçoit uniquement comme personne ressource du groupe sans intervenir en
quoi que ce soit sur son évolution. (Résultat identique à celui du premier groupe avec en plus de faibles
performances)

Deux fonctions pourraient caractériser l’animateur d’un groupe :

 fonction de production (accompagnement de la tâche)
 fonction de régulation (processus du groupe).

Il doit réussir la difficile tâche de favoriser la cohésion du groupe, tout en sachant que trop de cohésion inhibe la
créativité et l’innovation, et entraîne une certaine uniformisation des idées et propositions. Il fait en sorte que chaque
participant puisse exprimer ses opinions, pour enrichir la production, tout en évitant les ruptures et conflits destructifs.
L’animateur augmentera la force de proposition et d’expression du groupe par :
 Une absence de prise de position personnelle sur le problème, si possible…
 Une technique d’intervention dite indirecte (cf. Porter, Rogers : reformulations, questions et non jugements ou
interprétations…)

 L’animateur augmente la force de cohésion d’un groupe par :

 Une définition claire du cadre ou contrat de communication (organisation du

groupe)

 Des interventions conformes à la définition, soulignant les actions et logiques du

groupe,

 Des interventions montrant la progression du groupe vers ses objectifs,

 Une gestion égalitaire des tours de parole.

De plus, l’intervention de l’animateur peut être dosée : elle est discrète si le groupe progresse vers ses buts en utilisant au
mieux ses ressources individuelles.
L’animateur pourrait enfin être défini par 4 qualités

 La distanciation (il intervient plus sur les procédures et affects que sur les contenus énoncés, il désamorce les
conflits destructifs et au contraire désamorce l’effet Janis* si le consensus est trop présent)
 L’adaptation (l’animateur est prêt à modifier ses stratégies en fonction des attentes du groupe)
 L’activation (il active la discussion, favorise les conflits productifs…)
 L’organisation (il est le garant du cadre contractuel du groupe qu’il anime).

 Effet Janis : effet qui se constitue lorsqu’un groupe vise à établir un consensus
sur la solution la plus acceptable pour sauvegarder la cohésion du groupe et
éviter les discussions qui peuvent générer des conflits. Dans ce cas la solution
est « bancale » (peu fiable)

Typologie des réunions

Type de réunion Objectifs Caractéristiques Exemples

Réunion du personnel
Animation de type par un chef de service
Réunion Transmettre des directif, le plus souvent Exposé des rapports
d’information informations par un supérieur d’activités pendant
hiérarchique une assemblée
générale

Trouver des Groupe de création,

Animation de type non-
Réunion de créativité idées, des méthodes du type
directif
solutions brainstorming

Échanger des Animation de type non

informations, des directif, pas de rapports
Réunion discussion Groupe d’expression
opinions, des hiérarchiques entre
questions participants

Résoudre des Animation de type Cercle de qualité

problèmes, semi-directif (directif
Réunion décision Étude de cas
Rechercher des sur la méthode et non
solutions directif sur la solution) Réunion de synthèse
 Attention : une même réunion peut se dérouler en plusieurs moments, qui se caractérisent par des types de
fonctionnement différents.

Préparation d’une réunion

 Matérielle

 Fixer la date et le lieu,

Établir la liste des participants,
 Organiser la salle et préparer le matériel
 Préparer les documents,
 Rédiger et faire parvenir les convocations

 Intellectuelle

 Noter les objectifs à atteindre et les hiérarchiser,

 Fixer l’ordre du jour, et le diffuser
 S’informer sur les points qui seront abordés.

Déroulement

 En début de réunion : l’animateur introduit la réunion en rappelant le sujet et l’objectif. Si un compte-rendu doit
être fait, on désigne un secrétaire de séance.
 En cours de séance : l’animateur adopte un type de conduite adapté au type de réunion, pour faciliter et réguler
les échanges.
 Conclusion : en fin de réunion, il est indispensable de faire une synthèse. Elle doit être brève, concise, objective, et
 indiquer les suites à donner : compte-rendu, prochaine réunion, mise en œuvre de la décision…

Après la réunion
Souvent un compte-rendu est rédigé : il faut en assurer la transmission.

Les trois types de conduite de réunion

On définit généralement trois grands types d’animation de réunion :

Aspects relevant du rôle

Animateur directif Animateur semi-directif Animateur non directif
de l’animateur

Prévoit certaines choses à

l’avance. En discute avec le
groupe pour faire des
Cadre de la rencontre Prévoit tout à l’avance améliorations ou des A part le lieu de
(local, disposition, N’en discute guère avec le changements selon les rencontre, ne prévoit à
mobilier…) groupe. désirs exprimés. peu près rien.
 Incite le groupe à formuler
Appelle le groupe à discuter ses objectifs, aide le groupe Ayant posé la question de
d’un objectif déjà choisi et qu’il à choisir de la façon la plus façon très générale, laisse le
ne soumet pas à l’approbation éclairée. groupe aller à sa guise.
du groupe. L’objectif retenu risque de
C’est le groupe qui décide.
ne pas être vraiment choisi
Choix de l’objectif Par la suite, très strict sur la Une fois le choix fait, par le groupe, mais imposé
fidélité à cet objectif, tel que maintient fermement le aux autres par les leaders
lui le comprend. En cas de groupe dans l’objectif choisi. naturels du groupe. D’où
désaccord, il tend à imposer sa Donne à chacun sa chance des frustrations chez
perception. d’exprimer sa perception de certains membres.
l’objectif.

Ne pense guère à proposer

Propose un éventail de
des procédures et activités.
Prévoit les procédures et procédures et d’activités
S’il le fait, c’est de façon
activités. En informe le groupe, possibles. En sollicite
très vague. Le groupe est «
Choix des procédures mais sans demander de d’autres. Aide le groupe à
réquisitionné » par les
et des activités suggestions. N’accepte pas de faire son choix. Une fois le
leaders, même si cela ne
déviance… ce qui provoque choix fait, maintient le
convient pas à tous. D’où
souvent des départs. groupe dans ce choix de
des frustrations chez
façon ferme et souple.
certains.

Membres du groupe centrés sur Communication à multiples

l’animateur, mais peu de Climat de « happening »
sens : de l’animateur aux
communication entre eux. Climat par moments. Formation
membres et vice-versa.
tendu à la longue, mais on a de clans. Isolement de
Relations dans le Après un départ qui a pu
l’impression d’être efficace. certains membres.
groupe Beaucoup d’hostilité et paraître lent, s’installe un
Impression de tourner en
d’agressivité. Certains membres climat détendu de confiance rond et de perdre son
sont transformés en boucs- et d’amitié, source de
temps.
émissaires. véritable efficacité.
 Animateur directif Animateur semi-directif Animateur non directif

L’animateur remplit son rôle

d’animateur, les autres
L’animateur mène tout, fait
peuvent jouer leur rôle de L’animateur laisse faire.
tout, règle tout. Les membres
membres. Répartition des Initiative de certains
Participation ne font que ce que
tâches conçue ensemble. membres (leaders),
l’animateur leur dit de faire,
Tous les membres prennent passivité des autres.
pas d’initiative de leur part.
des initiatives et ont des
responsabilités.

L’animateur attache une

grande importance à
L’animateur a tendance à fuir
l’évaluation : il en choisit les
l’évaluation et à ne pas lui
mécanismes avec le groupe
accorder d’importance. S’il y L’animateur ne pense pas à
de façons à ce que tous les
est obligé, il impose sa façon à l’évaluation. S’il le fait, c’est
domaines possibles soient
Évaluation lui de la faire pour éviter les de façon superficielle et trop
évalués. Il n’en a pas peur,
remises en question de son générale. Ce qui finalement
car même en cas
rôle et de ses attitudes. Il a n’apprend rien à personne.
d’évaluation négative de ses
plutôt peur des réactions du
attitudes par le groupe, il y
groupe.
voit avant tout une occasion
de se perfectionner.

Il n’y a pas de type de conduite de réunion meilleur que les autres dans l’absolu.
On peut aussi définir ces trois attitudes par le comportement de l’animateur en début de séance, au cours de celle-ci et à la
fin.
 A noter que pour nommer ces trois grands styles, on utilise plusieurs appellations :

 Autoritaire : autocratique, directif, dirigiste, didactique, absolutiste, dictatorial…

 Démocratique : semi-directif, régulateur, en maïeutique, révélateur…
 Laissez-faire : laisser-aller, laxiste, absent, non-directif…

Styles Au début Au cours A la fin

Directif Impose ses idées

Impose ses objectifs Apporte une conclusion
(autoritaire) Organise les débats

Semi-directif Reformule
Propose une synthèse
(démocratique) Établit un objectif commun Facilite les échanges

Non directif Pas d’intervention Laisse faire Pas d’intervention

 (Laissez-faire)

Selon Lippit et White, les conséquences sont repérées à quatre niveaux :

Rendement vis-à-vis Satisfaction des

Styles Capacité d’autonomie Évolution du groupe
de la tâche participants

Mitigés
Directif Dépendance
Bon Agressivité Sécurisés
(autoritaire) Soumission
Apathiques

Semi-directif Cohésion
Motivation élevée Satisfaits
(démocratique) Bon Entraide

Non directif Mauvais

Passivité Clans Indiscipline
(Laissez-faire)
 La grille d’Herrmann
Au cours d’une réunion, le comportement d’un participant ou de l’animateur peut prendre 12 formes différentes. (Plus la
position est centrale, meilleure elle est en pratique générale)
 Comment saboter une réunion ?

1. Si vous recevez une convocation à une réunion, ne la lisez pas : pour ne pas avoir de préparation, à
faire et pour ne pas réfléchir à l’avance aux problèmes que vous aurez à traiter.
2. Si, par hasard, vous avez décidé d’assister à une réunion, faites tout votre possible pour arriver en
retard.
3. Faites du bruit en entrant dans la salle et, une fois installé, engagez aussitôt la conversation avec votre
voisin de façon à couvrir la voix de ceux qui parlent du problème à l’ordre du jour.
4. Critiquez automatiquement les interventions de chaque participant de façon à empêcher toute
compréhension de la pensée et de l’expérience des autres.
5. Quand l’animateur propose une méthode de travail, rejetez-la en prétendant que vous n’aimez pas ce
genre de contrainte pour vous exprimer.
6. Quand l’animateur ou un autre participant vous demande votre avis ou l’apport de votre expérience,
n’en faites rien et abritez-vous derrière l’avis des autres
7. Quand l’objectif proposé par l’animateur a été débattu et accepté par le groupe, remettez-le en
question régulièrement au cours de la réunion.
8. Quand les participants ont des réactions spontanées sur le sujet, remettez-les à leur place au nom de la
discipline et de la rigueur.
9. Lorsqu’il y a des tensions entre des personnes, mettez de l’huile sur le feu pour envenimer le conflit et
éviter tout enrichissement mutuel né des différences et de l’affrontement.
10. Quand le groupe est arrivé à un accord, remettez-le systématiquement en cause.

Si vous intégrez ces principes vous pourrez éviter que l’on vous « sabote » vos réunions en faisant
exactement l’inverse et en exigeant de vos collaborateurs de faire l’inverse de ce qui est écrit plus haut

Observation du fonctionnement d’une réunion

(inspiré de De Péretti)
 1- Nature du rôle d’observateur
Le rôle d’observation consiste à noter, le plus objectivement possible, c’est-à-dire sans jugement de valeur sur le fond ou
sur les personnes, ce qui se produit dans un groupe qui travaille.
En fin d’observation, l’observateur aura à restituer au groupe ce qu’il a constaté, sans commentaire ni critiques. Autrement
dit, il renverra au groupe et aux participants le film de leur séance de travail, de leur progression et de leurs habitudes
réciproques.
2- Les axes d’observation it dans le groupe (le discours)
 Qui ?
 Dit quoi ?
 A qui ?
 Quand ? (moment et fréquence)
 Comment ? (manière et ton de l’intervention)
 Etc. dans le groupe (la production)
 Méthode de travail (comment se définit elle, explicitement ou non…)
 Phases de la progression
 Prises de notes
 Moyens matériels utilisés
 Pause éventuelle
 Le groupe (les phénomènes relationnels)
 Les comportements (désintérêt, coopération, critiques, mise en cause…)
 Les attitudes (écoute ou non, ouverture ou fermetures aux idées d’autrui, gestes, postures, mimiques…)
 Les rôles (ont ils été attribués ? sont-ils tenus selon les consignes ou pas ?)
 Les jeux d’alliance et autres stratégies
 Le degré de participation
 Le degré de consensus

3- La restitution des observations

Elle devra se faire sans agressivité ni mise en cause brutale des participants. En effet, elle vise à renvoyer aux personnes
une image d’elles-mêmes qui peut les aider à évoluer.