REPUBLIQUE DE HAITI

MINISTÈRE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES

UNITÉ DE COORDINATION DE PROJETS

COMMISSION NATIONALE DES MARCHÉS PUBLICS

AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES PAR LE

Ministère de l’Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle

(MENFP)
POUR L'EXERCICE 2014 – 2015

Rapport Final
Novembre 2016
 TABLE DES MATIERES
AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

MINISTÈRE DE L'EDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION

PROFESSIONNELLE

I. INTRODUCTION
1.1. Contexte de la Mission
1.2. Objectifs
1.3. Méthodologie

II. ORGANISATION STRUCTURELLE

2.1. Cadre Légal et Réglementaire applicable
2.2. Organisation, mécanismes décisionnels
2.3. Effectivité des contrôles, manuel de procédures
2.4. Archivage
2.5. Planification

III. ECHANTILLONNAGE
3.1. Liste des Contrats
3.2. Statistiques de l'Échantillon soumis à l'Audit des Passations de Marchés

IV. LES PROCEDURES DE PASSATION

4.1. Constats
4.2. Tableau récapitulatif des résultats
4.3. Recommandations

V. LA GESTION CONTRACTUELLE
5.1. Constats
5.2. Tableau récapitulatif des résultats
5.3. Recommandations

ANNEXES :

A : FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION

B : FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE

2
I. INTRODUCTION

1.1. Contexte de la Mission

A la demande de l'Unité de Coordination de Projets (UCP) du Ministère de l'Économie et des

Finances, l’équipe Daniel Thirion International (DTI Inc.) á procédé à l'audit des procédures de
passation de marchés appliquées par le Ministère de l'Éducation Nationale et de la Formation
Professionnelle (MENFP) au courant de l'exercice budgétaire 2014 – 2015.

L'audit comporte trois composantes: une prise de connaissance et évaluation de la structure

organisationnelle dans le processus de passation au sein de chaque institution, une revue détaillée
des procédures de passation proprement dites, et pour un échantillon déterminé, une revue des
procédures de gestion contractuelle avec inspections physiques de fournitures livrées ou de travaux
en cours ou achevés. Durant la mission, la firme DTI a été accompagnée par des représentants de la
firme d'audit locale THOMAS BOIS et Associés dans un objectif de transfert de savoir-faire en
matière des techniques d'audit de passation de marchés publics.

Dans le cadre plus général de la réforme de la gouvernance économique, le contexte de la mission

d'audit s'inscrit dans l'exécution d'un plan d'action destiné à rendre effective la fonction de
régulation de la Commission Nationale des Marchés Publics (CNMP) en matière de contrôle
indépendant de l'application des procédures réglementaires, qu'elles concernent des passations de
marchés dont les montants soient en-dessous ou au-dessus des seuils fixés par la loi.

Faisant suite à l'élaboration d'un manuel de procédures pour la conduite d'audits en passation de
marchés, et d'un atelier de formation de cadres supérieurs des entités de contrôle concernées ainsi
que des firmes d'audit locales susceptibles de conduire de tels audits dans le futur, la présente
mission est la première étape dans la mise en pratique des techniques d'audit dans le double objectif
d'instaurer un contrôle indépendant effectif et de progressivement améliorer les pratiques de gestion
au sein des autorités contractantes.

La mission d'audit qui couvrait aussi cinq autres institutions et unités de projet, s'est déroulée à Port-
au-Prince, Haïti, entre le 11 et le 30 juillet 2016.

1.2. Objectifs

Selon les Termes de Référence de la mission, l'audit conduit au MENFP, vise à vérifier la régularité
des processus de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics conclus entre le 01/10/14
et le 30/09/15. Plus spécifiquement, l'audit vérifiera la conformité des procédures aussi bien avec la
réglementation en vigueur, que l'adhésion des gestionnaires aux principes fondamentaux
d'économie, de transparence, d'efficacité, et d'équité. Le contrôle porte aussi sur l'organisation des
autorités contractantes dans leur mission de planification, de contrôle budgétaire, de suivi et de
tenue des données de gestion au travers notamment d'un archivage ordonné attestant de l'adéquation
de leur administration aussi bien dans les phases de passation que dans la gestion des contrats. A ce
titre, l'audit inclut aussi une composante de contrôle de phases d'exécution des engagements pris,
leur conformité aux conditions contractuelles, et dans la mesure du possible, la qualité des biens et
services livrés ou exécutés.
3
 1.3. Méthodologie

La méthodologie d’intervention s’est articulée comme suit :

1.3.1 Étapes de l’intervention:

 Réunion préparatoire de DTI avec la CNMP au cours de laquelle des informations ont été
échangées et les attentes précisées en vue du démarrage de la mission;
 Réunion d’ouverture de la mission, coordonnée par la CNMP, à laquelle ont participé les
auditeurs de DTI, les auditeurs des firmes d’expertise comptable locales, les membres de la
CNMP et du Comité de Suivi au cours de laquelle la méthodologie, le manuel de procédures, le
programme de travail et autres éléments ont été présentés;
 Réunion d’introduction coordonnée par la CNMP dans chacune des institutions à auditer en vue
d’une part de présenter les auditeurs des firmes locales et de DTI, et d’autre part de rappeler les
objectifs et les étapes de l’audit de même que les attentes en termes de documents à produire et
informations à fournir aux auditeurs pour assurer le succès de la mission. Les visites
d’introduction de DTI coordonnées par la CNMP et effectuées en compagnie des membres de
la CNMP et du Comité de Suivi, de Supervision et de Validation auprès des autorités
contractantes auditées ont eu pour effet de démontrer le niveau élevé de professionnalisme des
instances de pilotage de la mission et assurer un maximum de coopération de la part des
Autorité contractantes;
 Les auditeurs, au cours de la mission, ont examiné les documents et tenu des réunions formelles
et informelles avec les responsables de la passation des marchés afin d’obtenir les précisions
nécessaires à leur bonne compréhension de la situation;
 En cours d’audit, les auditeurs accompagnés des représentants du Comité de Suivi et assistés de
représentants des institutions auditées ont également effectué des visites sur site afin de mieux
évaluer la gestion physique des marchés.

1.3.2. Résolution des difficultés rencontrées :

 Le calendrier de démarrage et d’exécution de la phase terrain de la mission qui a été retenu en

fonction de la disponibilité des listes de marchés sollicitées des autorités contractantes.
 Concernant ces listes, il est à noter que les retards enregistrés dans leur transmission ont impacté
la date de démarrage de la mission et ont rendu difficile l’établissement d’un calendrier
d’intervention globale. D’où un décalage dans les dates initialement prévues pour le démarrage
et le déroulement des différentes interventions sur place de la mission.

1.3.3 La mise en œuvre de la méthodologie d’Audit :

 La méthodologie s'est attachée à respecter fidèlement les phases de travail et leur structure telles
qu'elles sont exprimées dans le manuel des procédures d'audit adopté par la CNMP et qui avait
servi de support aux séances de formation qui s'étaient tenues en avril 2015. Les phases
principales de l'audit ont donc consisté en les étapes suivantes.

La phase d'audit débute à partir de la réception des listes de contrats de la part de chaque
institution afin de définir un échantillon représentatif des procédures et types de contrats conclus
4
 durant la période sous audit. L’échantillon a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et
de Validation et dans plusieurs cas le Comité a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés
par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien évidemment d’augmenter le nombre de contrats à
revoir et d’accroître ainsi le degré de représentativité de l’échantillon dans toutes ses
composantes.

 Après validation de ces listes par le comité de suivi de la mission, et la mise à disposition des
archives relatives à ces contrats par les institutions concernées, l'audit s'est déroulé par la
collecte méthodique des informations requises pour l'établissement des fiches de revue détaillées
couvrant spécifiquement la procédure de passation depuis la phase de publication ou d'invitation
jusqu'à la signature du contrat. Ces fiches de revue détaillée sont présentées á l’Annexe A du
présent rapport.

 Les informations couvrant les phases de gestion contractuelle ainsi que les constats résultant de
visites d'inspection, sont également rassemblées sur des fiches de revue composées à partir de
données de gestion administrative de projet typiquement menée à la suite de la gestion des
passations de marchés. Ces fiches de revue détaillée sont présentées à l’Annexe B du présent
rapport.

 En considération du contexte particulier de l'audit et de sa fonction dans le cadre des efforts de

réforme des pratiques de gouvernance par les autorités contractantes, comme par les institutions
de contrôle et de régulation, un accent particulier a été marqué sur la définition de
recommandations pratiques couvrant autant que possible les aspects d'organisation, de gestion
des procédures de passation, et du contrôle de conformité des biens et services avec les
conditions contractuelles.

II. ORGANISATION STRUCTURELLE DU MENFP EN MATIERE DE PASSATION DE

MARCHES

2.1. Cadre Légal et Réglementaire applicable

Le Ministre est le responsable de la passation des marchés. Il n’a pas nommé de représentant et la
Commission Ministérielle des Marchés Publics (CMMP) n’a pas été créée. Au besoin, des
commissions ad hoc sont créées.
Le cadre légal est essentiellement non-conforme en raison du fait que le Ministre n’a pas créé de
Commission Ministérielle des Marchés Publics.
2.2 Organisation, mécanismes décisionnels

Il existe trois systèmes de passation des marchés au MENFP

 L’Unité de Passation des Marchés (UPM) au sein du MENFP qui traite les marchés financés par
le budget national dont les seuils de compétence sont supérieurs à ceux de la Circulaire (voir ci-
après)
 Les marchés financés par la coopération externe sont traités par les unités de gestion des projets,
sauf le projet Appui au Plan et à la Réforme éducationnelle.
 La Direction administrative qui passe les marchés sous les seuils de compétence de l’UPM. La
circulaire du 19 avril 2016 stipule que le seuil de compétence de l’UPM est la suivante :
5
 300,000 Gdes pour les travaux (4,761USD)
250,000 Gdes pour les fournitures (3,968USD)
200,000 Gdes pour les services et prestations intellectuelles (3,174USD)
Les marchés au-dessous des seuils ci-haut sont de la compétence de la Direction Administrative.
L’UPM et la Direction administrative passent ensemble 200-250 marchés par an.

L’UPM, créée en 2014, compte 5 personnes, le Directeur, 3 spécialistes et une assistante. Elle
prépare le dossier, transmet pour avis conforme et assure l’interface avec la CNMP pour les
questions techniques alors que le Ministre est responsable de l’attribution et la signature comme
prévu dans la Loi.
Tel que prévu par la Loi, il existe des Comité d’ouverture des plis et évaluation des offres (COPEO)
dont les membres sont nommés par circulaire du Ministre. Les qualifications des membres des
COPEO sont généralement adaptées au domaine du marché à passer. Les recommandations
d’attributions sont transmises au Ministre directement. Les COPEO se composent de 1 ou 2 experts
de l’UPM, des experts venant des directions techniques et d’experts externes lesquels participent à
la décision. Les COPEO utilisent les documents de la CNMP pour les rapports d‘évaluation.

2.3 Effectivité des contrôles, manuels de procédures

Il n’existe pas de service d’audit interne qui interviendrait pour revoir les dossiers de marchés. Les
seuls contrôles exercés sont ceux de la CNMP dans le cas des marchés supérieurs aux seuils
financés sous le budget national et les contrôles qui pourraient être effectués par les autres corps de
contrôle de l’Administration.

2.4 Archivage

L’UPM utilise les procédures de la Banque Interaméricaine de Développement (BID) pour

l’archivage des dossiers de passation (et d’exécution) des marchés. Elle a du personnel formé et
dédié à l’archivage.

Il est important de noter que l’archivage des dossiers de la passation des marchés est relativement
satisfaisant. Par contre, l’archivage des dossiers d’exécution des marchés est très déficient. A titre
d’exemple, les auditeurs ne peuvent se prononcer sur la conformité de l’exécution de certains
marchés – voir les fiches relatives à la fourniture de manuels scolaires et des kits scolaires -
puisqu’ils n’ont pas obtenu accès aux documents qui leur auraient permis d’évaluer la situation. En
toute transparence, il faut ajouter que le MENFP est en plein déménagement ce qui aurait pu avoir
un impact sur la disponibilité des pièces, étant entendu que les dossiers examinés comportaient
certaines pièces alors que d’autres étaient manquantes.

2.5 Planification

L’UPM prépare et transmet à la CNMP le plan prévisionnel annuel de passation des marchés (PPM)
et le rapport d’activités trimestriel. Les directions techniques préparent les dossiers et les
transmettent à la DG qui les transmet à l’UPM pour mise en œuvre.

Il est important de noter que le PPM ne reflète pas les priorités du MENFP. En effet, lors de la
préparation du PPM, l’ordre dans lequel les marchés les appels apparaissent est basé les besoins

6
exprimés par les directions techniques. Les marchés prévus portent un numéro séquentiel mais au
MENFP comme dans toutes les entités auditées, la séquence de mise en œuvre ne correspond pas
toujours à celle du PPM en raison de l’imprévisibilité des recettes budgétaires.
La planification de la passation des marchés est déficiente. Lors de l’exercice 2013-2014 et lors de
l’exercice 2014-2015 les marchés de fournitures de manuels scolaires (dotations et subventions)
d’une valeur de plusieurs millions de dollars ont été passés de gré à gré. L’aval de la CNMP a été
obtenu sur la base de « l’urgence » résultant du manque de planification au sein du MENFP.

Recommandations

o Créer une CMMP et la doter des moyens nécessaires pour qu’elle joue pleinement son rôle;

o Renforcer les capacités en matière d’archivage de l’exécution des marchés;

o Renforcer les capacités en matière de planification des marchés. Voir également les
recommandations générales de ce rapport.

III. ECHANTILLONNAGE

La définition des échantillons a suivi l’approche préconisée dans la Proposition Technique DTI du 6
juin 2016. Sur la base des listes de contrats de chacune des institutions à auditer, disposant des
informations minimales en accord avec les Termes de Références (TDR), le consultant a établi son
échantillon par institution avec l'objectif de couvrir de façon représentative toutes les méthodes de
passation, les types et les montants des contrats. Conformément aux TDR, l'échantillon représente
de l'ordre de 50% des marchés de montants élevés (au-dessus des seuils de revue préalable), 20%
des marchés dont les montants sont sous les seuils de publication afin d'assurer une représentativité
fiable avec l'audit de 30% de l'ensemble des contrats signés pendant la période sous audit. D'autres
critères sont intervenus en fonction du contenu des listes de contrats, avec par exemple le nombre
d'avenants concédés, de procédures de compétitivité restreinte, etc...

Les sélections d'échantillons ont été transmises par le consultant à l’agent de la CNMP désignée
comme point focal, au fur et à mesure de leur établissement. Comme précisé plus haut, l’échantillon
a été validé par le Comité de Suivi, de Supervision et de Validation et dans plusieurs cas le Comité
a ajouté des contrats en plus de ceux recommandés par DTI. Le résultat de ces ajouts a été bien
évidemment d’augmenter le nombre de contrats à revoir et d’accroître ainsi le degré de
représentativité de l’échantillon dans toutes ses composantes.

Le tableau suivant établit les statistiques de l'échantillon des contrats dont les procédures ont été
revues de façon détaillée.

La liste des marchés passés par le MENFP durant l'exercice 2014-2015 comprend trois contrats
concluant une procédure couvrant six lots distincts, ainsi que sept contrats relatifs à des dotations de
manuels scolaires, et cinq contrats relatifs à des subventions de manuels scolaires. La liste
complémentaire comprend une opération comptable de paiement correspondant à des engagements
antérieurs.

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3.1. Liste des Procédures Auditées

Objet de la transaction Nature Montant HTG Mode de passation Entreprise attributaire

Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 27,653,076.71 AOO Office Star
Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 27,653,076.71 AOO Office Star
Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 34,452,610.50 AOO Fourniture Expo1
Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 34,452,610.50 AOO Fourniture Expo
Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 27,499,832.24 AOO GS Distribution
Acquisition de 6 lots de kits scolaires F 27,499,832.24 AOO GS Distribution
Dotation des manuels scolaires F 24,948,000.00 Gré à Gré Éd. Pédagogie Nouvelle
Dotation des manuels scolaires F 10,852,380.00 Gré à Gré Edition Canapé Vert
Dotation des manuels scolaires F 129,873,296.00 Gré à Gré Editions Henri Deschamps
Subvention des manuels scolaires F 13,256,337.50 Gré à Gré Kopivit-l'Action Sociale
Subvention des manuels scolaires F 319,606,858.40 Gré à Gré Editions Henri Deschamps
Achat de 28 Laptop, remise des primes aux Lauréats Nationaux F 1,119,580.00 Galaxie Office
Achat d'Alcool en faveur du magasin, Examens d'Etat 2014 F 3,456.00 Roi des Rois Market
Versement Final (80%) Acquisition fournitures, Examens d'Etat 2014 F 6,870,000.50 Pressmax

3.2. Statistiques de l'Échantillon

MINISTERE DE L'EDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE

Type de Contrat Procédure Ratio sur Nombre Ratio sur Montants

Nmbre Nmbre Ratio Montant Montant Ratio
Total Echant. % Total Echant. %
(1) (2) (2)/(1) (3) (4) (4)/(3)
FOURNITURES AOO 6 6 100.0% 179,211,039 179,211,039 100.0%
Dotations (Gré à Gré) 7 3 42.9% 233,170,212 165,673,676 71.0%
Subventions (Gré à Gré) 4 2 50.0% 365,403,227 332,863,195 91.1%
AOO autre 3 3 100% 9,710,536 9,710,536 100%
Total MENFP 20 14 70% 787,495,014 687,458,447 87.3%

1
Le fournisseur etait initialement rapporté sous le nom “Fourniture Dépôt” par les auditeurs, avec correction ultérieure par la CNMP.

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IV. LES PROCEDURES DE PASSATION
Note: les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées à l’Annexe A ci-après.

Parmi les contrats audités, une seule procédure compétitive est listée. Il s'agit d'un appel d'offres
ouvert couvrant six lots pour l'acquisition de kits scolaires. Cette procédure, relativement complexe,
est jugée conforme et a conduit à l'attribution des six lots regroupés dans trois contrats avec des
fournisseurs nationaux.
Tous les autres contrats relatifs à différentes formes d'acquisition de manuels scolaires (par
dotations ou subventions), résultent d'accords directs simplement justifiés en raison de l'approche de
la rentrée scolaire. Cette condition, résultant d'une programmation défaillante, ne répond pas aux
conditions réglementaires qui auraient permis des accords de gré et à gré. Ces procédures sont
jugées non conformes tout en signalant qu'elles ont été validées à titre exceptionnel par la CSC/CA.
Enfin, pour les opérations d’acquisitions de petites fournitures, deux d'entre elles résultent aussi
d'accords directs sans mise en concurrence, et donc non conformes à la réglementation. Un
versement listé est un paiement dans le cadre d'un contrat attribué au terme d'un appel d'offres
ouvert couvrant 13 lots. La procédure est insuffisamment documentée pour établir une opinion
définitive, mais l'attribution du Lot 3, résultant d'une seule offre sur base de DAO validés par
CNMP, est considérée acceptable ou conforme pour l'essentiel.
4.1. Constats
 La méthodologie utilisée pour l'appel d'offres ouvert couvrant six lots, atteste de la compétence
dans la conduite de procédures compétitives avec le souci de transparence et d'équité.
 L'usage de procédures par accords de gré à gré est abusif et résulte d'une planification
défaillante et/ou irrégulière. Il s'est aussi avéré que la même situation s'était produite l'année
précédente permettant d'affirmer le manque évident d’organisation et la faible capacité de
gestion budgétaire élémentaire.
 L'ensemble des contrats - de l’échantillon - pour l'acquisition de manuels scolaires (par
dotations pour 165,673,676 Gdes et par subventions pour 332,863,195 Gdes), représente un
total de 498,536,871 Gourdes, soit l'équivalent de $10,607,167.00(taux de juillet 2015)
attribués en gré à gré. Ces chiffres seuls mettent l'emphase sur le caractère anti-économique de
telles procédures.
 Parmi ces attributions, un fournisseur particulier a obtenu sur la même période et par accords
directs, deux contrats pour un total de 449,480,154 Gdes (soit l'équivalent de $9,563,407USD au
taux de juillet 2015).
 Pour l'acquisition de fournitures telles que des ordinateurs portables, l'imposition d'une marque
est contraire au principe de concurrence, non justifié pour ce type d'équipements de grande
diffusion, et non réglementaire.

 Un échantillon revu d'un nombre d'opérations portées dans la liste complémentaires des
contrats, possiblement passés antérieurement à la période sous audit, atteste aussi de la pratique
d'accords directs spécialement pour de plus petits montants. Selon la réglementation en vigueur,
cette procédure est non-conforme aux règles de la comptabilité publique (Manuel de Procédure
d’Exécution du Budget, Art. 1.2.2)

9
4.2. Tableau Récapitulatif des Résultats

MINISTERE DE L'EDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE

FOURNITURES

Fiche Objet Lot Titulaire Montant (Gdes) Commentaires Opinion

ME01 Acquisition de 6 lots de kits 9  Appel d'Offres complexe de 6 lots conduit avec
ME02 scolaires OFFICE STAR 55, 306,153 compétence et souci d'équité dans la phase d'évaluation C
10
ME03  Sélection des 3 offres moins disantes parmi les 5 offres
ME04 11 FOURNITURE conformes, regroupant 2 lots par soumissionnaire
68, 905,221 C
ME05 12 EXPO retenu, d'où le résultat de 3 contrats pour 6 lots attribués
ME06 13  Procédure conforme
GS
54, 999,664 C
14 DISTRIBUTION
ME07 Dotation des manuels scolaires PEDAGOGIE  Condition pour Gré à Gré non remplie
ME08 21 24,948,000  L'urgence n'était pas une condition prévalant dans le cas NCA
NOUVELLE
ME09 d'offres retenues dès mars 2015.
25 CANAPE VERT 10 852 380  CNMP accorde sa validation après requête de NCA
28 H. DESCHAMPS 129,873,296 reconsidération en juin 2015 pour la rentrée scolaire NCA
ME10 Subvention des manuels scolaire DESCHAMP-  Condition pour Gré à Gré non remplie
35 319,606,858 NCA
ME11 FRISCH  L'urgence n'était pas une condition prévalant dans le cas
d'offres retenues dès mars 2015.
KOPIVIT ACT.
34 13,256,337  CNMP accorde sa validation après requête de NCA
SOCIALE
reconsidération en juin 2015 pour la rentrée scolaire
ME12 Acquisition de 28 ordinateurs GALAXIE 1,119,580  Demande de cotations non documentée (même le bon de
portables dans le cadre de la commande)
remise des primes aux lauréats  Le paiement est enregistré à la date du 07/11/14, soit
nationaux antérieur à la date de livraison et seulement 4 jours NC
après la date de la demande de prix.
 spécifications limitée à une marque spécifique
 La procédure n'est ni crédible, ni conforme.
ME13 Achat d'alcool en faveur du ROI DES ROIS 3,456  Absence de concurrence rendant la procédure NC à la
magasin dans le cadre des MARKET réglementation
examens d'État 2014.  Considération doit être donnée à la priorité de NC
l'efficacité lors de petits achats sous un seuil à
déterminer

10
ME14 Versement final (80%) pour PRESSMAX 8,587,500  Cet item résulte d'une passation antérieure par AOO
l'acquisition de fournitures dans le couvrant 13 lots. Ce marché ne porte que sur une
cadre des examens d'État 2014. dernière tranche de paiement du lot 3.
 La procédure pour les 13 lots avait été validée par
CNMP.
 Le dossier est insuffisamment documentée pour établir C
une opinion définitive, mais l'attribution du Lot 3,
résultant d'une seule offre sur base de DAO validés par
CNMP, est considérée acceptable ou conforme pour
l'essentiel.

11
4.3. Recommandations

o En considération pour les dates très déterminées des rentrées scolaires et connues longtemps
à l’avance, une planification réaliste doit se mettre en place au moins 10 mois à l'avance et
des procédures compétitives ouvertes, et possiblement de niveau international, doivent
s'initier strictement suivant les normes réglementaires.

o Compte tenu du montant des contrats accordés par accords directs, il peut être considéré
d'envisager un audit comptable spécifique sur les coûts et débours relatifs aux opérations des
acquisitions de manuels scolaires, assurant la transparence et vérifiant la régularité des
accords ainsi conclus.

o La formulation d'une planification semestrielle des procédures pourrait être envisagée et

rendue obligatoire à l'adresse de la CNMP afin de prévenir toute situation de mise en
urgence non justifiée de passation de marchés dont les montants excèdent le seuil
réglementaire.

o La mise en application de procédures compétitives allégées applicables à des contrats de

montants inférieurs au seuil de revue préalable par la CNMP, apparaît comme une priorité
afin de prévenir toute forme de non concurrence contraire à la loi en vigueur.

o Il est raisonnable de définir un seuil applicable aux très petits achats (tels que inférieurs à
30,000.00 Gdes) en dessous duquel une forme élémentaire de demande de prix peut être
appliquée. Une cotation par téléphone (avec référence du représentant du fournisseur, date et
heure de la communication) ou par Email pourrait être considérée acceptable pour satisfaire
les procédures d’exécution du budget, Art. 1.2.2.

V. LA GESTION CONTRACTUELLE
Note: Les fiches de revue détaillée correspondantes sont présentées à l’Annexe B ci-après.

Les auditeurs ont sélectionné deux marchés dont ils souhaitaient examiner la mise en œuvre :
(a) Le contrat de subventions de manuels scolaires de l’Entreprise Deschamps FRISCH SA au
montant de 319, 606, 858.40 GDES puisqu’il s’agit du plus important des 5 marchés totalisant
498, 536,872 GDES attribués sans concurrence, et
(b) 3 contrats de fournitures de kits scolaires totalisant 179, 211,039 GDES attribués à :
55, 306,153.42 GDES OFFICE STAR,
68, 905,221.12 GDES FOURNITURE EXPO
54, 999,664.48 GDES GS DISTRIBUTION
Suite à un appel d’offres ouvert auquel ont participé 15 entrepreneurs.

Dans les deux cas, les contrats étaient précis en ce qui concerne les critères de qualité. Les titres et
nombre de manuels scolaires à livrer même que les spécifications techniques des kits scolaires et le
nombre à livrer étaient parfaitement clairs. Dans les deux cas les dates de livraison étaient précisées
et acceptées par les attributaires des contrats.

12
5.1. Constats
5.1.1. Pour ce qui concerne le contrat de fourniture des manuels scolaires

 les auditeurs ont demandé au MENFP de consulter le dossier de gestion du contrat avec
l’entreprise Deschamps Frisch SA et d’organiser la visite de ou des entrepôts où sont (ou
étaient) entreposés les manuels scolaires (article 12 du contrat, voir ci-après point 2). La visite
de ou des entrepôts ne s’est pas matérialisée puisque la direction administrative a dit ne pas
savoir s’il y a un ou des entrepôts et si oui, leur localisation.
 Les auditeurs ont ensuite demandé à voir les rapports d’inspection, les bons de réception et les
bons de livraison. La direction administrative du MENFP les a informés qu’elle n’a pas les
rapports d’inspection ni de bons de réception et de bons de livraison. En l’absence d’un dossier
de gestion contractuelle qui comprendrait les éléments demandés les auditeurs n’ont pu procéder
à l'inspection prévue.

En effet, il n’y aurait rien au dossier qui atteste que l’éditeur a rempli ses obligations contractuelles
sous l’art. 8 du contrat. Le contrat prévoit que l’éditeur doit accepter le contrôle des prix pour la
durée du contrat, prouver qu’il a obtenu les droits d’auteurs, produire un spécimen de tous les titres,
apposer le logo millésimé de subvention, vendre un quota raisonnable de manuels dans tous les
départements, produire les affiches de la liste subventionnée, fournir un rapport hebdomadaire sur
l’évolution du programme.

De plus en vertu de l’article 12 du contrat, l’éditeur devait soumettre au MENFP dans un délai de 7
jours de la notification du contrat :
1. Les procédures et mécanismes de contrôle mis en place pour la gestion des manuels
subventionnés ;
2. Les stocks d’ouverture des manuels subventionnés, la liste des entrepôts où sont localisés les
stocks pour faciliter les visites éventuelles des représentants de l’AC qui pourront faire, via
la Commission de contrôle et de suivi, telles recommandations qu’ils jugent nécessaires ;
3. La nature de la transaction retenue avec les clients grossistes savoir vente ou consignation ;
4. Des rapports périodiques de distribution fournis par lesdits membres du réseau jusqu’à
l’écoulement des stocks de manuels solaires subventionnés.

En l’absence de documents, les auditeurs ne peuvent porter un jugement sur la conformité des
livraisons tant au point de vue quantité que qualité.

5.1.2. Contrat de Fourniture de Kits scolaires

Le contrat prévoit en ses articles 6 et 7 que les kits soient livrés par le fournisseur au magasin du
MENFP situé Rue Audain et que la réception des kits est précédée d’une inspection de vérification
pour s’assurer de leur conformité. Les constats sont les suivants:

 Le magasin du MENFP est insuffisant pour entreposer les kits. C’est la raison pour laquelle le
MENFP a loué l’entrepôt situé à Carrefour.
 La visite de l‘entrepôt révèle que celui-ci n’est pas sécurisé et sert aussi d'espace loué à des tiers.
Voir photos ci-jointes.

Les auditeurs ont demandé à voir les rapports d’inspection, les bons de livraison et de réception.
La direction administrative du MENFP les a informés qu’il n’y a pas de rapports d’inspection ni
13
 de bons de réception pour les kits fournis par GS Distribution et Fourniture Expo ni de bons de
livraison. Seules les pièces relatives aux kits fournis par Office Star seraient disponibles mais
n’ont pas été produites. Les auditeurs ont pris connaissance de la copie d’un « Rapport global
de stockage de Kits scolaires aux dépôts de Davil à Carrefour Route des rails ». Ce rapport ne
contient aucune mention de la vérification des kits et de leur conformité aux spécifications
comme le mentionne l’article 7.2. De plus, ce document qui couvre la période 23 décembre
2015 au 18 février 2016 ne fait aucune distinction entre les différents kits reçus (1ère année, 2ième
année) ce qui limite son utilité.

Cette visite s’est faite en présence des membres du comité de suivi de la CNMP qui ont pu se
rendre compte, eux-mêmes, de la situation tout comme les auditeurs. En l’absence de
documents, les auditeurs ne peuvent porter un jugement sur la conformité des livraisons tant au
point de vue quantité que qualité

5.1.3. Paiements

Le contrat Deschamps prévoit que les paiements seront faits dans les 15 jours suivant la vérification
de la Commission de Suivi et de contrôle des manuels scolaires. Il n’y a aucun rapport de cette
Commission au dossier. Il ressort du dossier que :
- La facture pour le paiement de la seconde tranche est reçue au MENFP le 27 août 2015 ;
- Il existe un état de livraison et réception signé par le MENFP et Deschamps le 27 août
2015 pour la totalité du contrat;
- Le 30 août le Ministre atteste que 90% du marché a été exécuté ;
- Et le paiement est effectué le 31 août 2015.

5.2. Tableau Récapitulatif des Résultats

MINISTERE DE L'EDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION

PROFESSIONNELLE
FOURNITURES
Fiche Objet Titulaire Montant Commentaires
ME03G Acquisition de 6 lots FOURNITURE EXPO 68, 905,221  Aucun dossier tel que bons de livraison,
ME04G de kits scolaires certificat de réception, ou inventaire,
ME05G attestant d'une gestion des fournitures
ME06G GS DISTRIBUTION 54, 999,664 livrées, n'a pu être revue lors de la visite
dans l'entrepôt loué par MENFP.
ME10G Subvention des DESCHAMP-  Aucun document attestant d'un contrôle
ME11G manuels scolaires 319, 609, 858 de la conformité aux spécifications, ou
FRISCH
certifiant le nombre de manuels
KOPIVIT ACT. effectivement subsidiés lors de leur
13,256,337
SOCIALE distribution.

14
5.3. Recommandations

o Le MENFP doit créer une CMMP et la doter des moyens nécessaires pour qu’elle joue
pleinement son rôle;

o La CNMP doit fournir un soutien et des appuis renforcés au MENFP aussi bien en ce qui
concerne la planification de la passation des marchés que l’exécution.

o Le MENFP devrait préparer un plan de réorganisation de la passation et de la gestion de ses

marchés; le faire valider par la CNMP et convenir ensemble des modalités de mise en œuvre.

o Si nécessaire, l’intervention de l’autorité de tutelle de la CNMP devrait intervenir car il est

inadmissible que des marchés aussi importants soit passés dans un total manque de concurrence
et que leur exécution ne soit pas documentée ni supervisée.

o Les auditeurs recommandent enfin à la CNMP, compte tenu des nombreuses irrégularités
rencontrées dans ce dossier, de déclencher une mission d’audit auprès du MENFP par les corps
de contrôle compétents.

Conditions inadéquates de l'entrepôt où les kits scolaires ont dû être livrés, réceptionnés, et
entreposés

15
ANNEXES

16
ANNEXE A : FICHES DE REVUE DETAILLEE DES PROCEDURES DE PASSATION

No de Fiche ME01, ME02, ME03,

Date 21-28/07/2016
ME04, ME05, ME06
Auditeurs DTI, Inc.
Thomas Bois et Associés
1,2 Ministère de l’Education Nationale et de la Formation
INSTITUTION AUDITEE
Professionnelle (MENFP)
3,4
Acquisition de six (6) lots de kits scolaires (matériels didactiques
NOM DU PROJET
5,6 et pédagogiques) au profit des élèves des écoles publiques
REFERENCE DU
No. AOON/1415/B-001
MARCHE

Acquisition de six (6) lots de kits scolaires

OBJET DU CONTRAT
(matériels didactiques et pédagogiques)
SERVICE BENEFICIAIRE Élève des Ecoles Publiques
3 contrats couvrant les (3x2=) 6 lots: 179, 211,039 GDES
55, 306,153.42 GDES OFFICE STAR,
MONTANT CONTRACTUEL
68, 905,221.12 GDES FOURNITURE EXPO
54, 999,664.48 GDES CS DISTRIBUTION
PROCEDURE DE PASSATION AOO

DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES

Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Ligne 4
Annuel de PMP
I. Avis d'Appel d'Offres Date de Publication 13 mars 2015
(1ière publ. au Nouvelliste)
Date de remise annoncée 16 avril 2015.
Caution de Soumission 2 % du montant total de la
soumission.
Qualifications requises Personnes physiques et morales
installées en Haïti, en règle avec
l’Administration fiscale.
II. Instructions Générales aux suivant DAO standards OK
Soumissionnaires (IGS)
III. Instructions spéciales aux Conformité  Documents de constitution
soumissionnaires (ISS) administrative  Statuts publiés Moniteur (SA)
 Avis publiés et Statuts au MCI
 CIF (pr entrepr. individuelle)
 Patente, CIF, CIN, #Fiscal
 Procuration notariée signataire
 Certification signature notariée
 Registre ou matricule commercial,
 CIF Société
 Quitus type C délivré par la DGI.
Capacité financière Documents à fournir:
 Copie des états financiers audités des
3 derniers exercices fiscaux, certifiés
par un comptable agrée de OCPAH,
17
  Preuve de disponibilité de crédits
pour l’exécution du marché
 Déclaration définitive d’impôt sur le
revenu à jour.
Capacité technique  Attestation de réalisations de
marchés sim. 3 dern. ans
 Attestation conformité des kits :
(prospectus, dessins,specs,...)
 Description détaillée des principales
caractéristiques techniques

Présentation préalable des kits

 Conformité des kits aux
spécifications techniques du DAO,
suivant évaluation et rapport de la
Direction de l’enseignement
fondamental.
 Les kits doivent être soumis 6 jours
avant l’ouverture des plis
Spécifications techniques/CCT
Délai de livraison Un délai de 12 semaines max avec
boni/malus de 0.5% par semaine
(9 semaines min.)
Adresse de livraison.
IV. Formulaires de Soumission Capacité technique Il n’y a pas de formulaire imposé mais
Capacité financière le DAO fournit la liste des documents
Caution de Soumission à produire.
V. CCAG suivant DAO standard OK
VI. CCAP OK avec projet de contrat dans le
DAO
VII. Spécifications Techniques OK
VIII. Bordereau des Quantités OK
Avis CNMP sur DAO
Date 6 février 2015
PV de la réunion des techniciens de la Direction de l’Enseignement Fondamentale (DEF) et de la
Direction de l’Appui à l’Enseignement privé et du Partenariat (DAEPP) pour l’évaluation de la conformité
des spécimens de kits scolaires
Date, heure d'ouverture 14 avril 2015 à 11 :45
Examen des kits Nombre de spécimens proposés: 18
5 admis :
1. Fourniture Expo
2. GS Distribution
3. Maison Henri Deschamps
4. Office Star
5. ITS
13 non-admis
Burotik +, Immo-+, Distr. Service,
ECO-Bureau, ATOR, Carb.Office
Supply, Sté MultiServ., Impr.
Domond, MGR, ACCRA, Sewing,
Access, Global.
Membres Comité 2 DEF, 1 DAEPP Aucune
Technique de Sélection documentation sur leur nomination
18
PV D'OUVERTURE DES PLIS
Date, heure d'ouverture 16 avril 2015 à 2hres 30

Liste des sous- 15 offres.

missionnaires (3 défections: Caribb, Office Supply,
MGR Papeterie et ACCRA)
Offres rejetées lors de la Aucune offre rejetée
session d’ouverture
Membres du COPEO Désignés par la circulaire du 31/03/15
Rapport d'Evaluation
Date Avril 2015
Contrôle de recevabilité Revue détaillée des documents
administrative administratifs OK

Ensuite, attribution de numéros à

chacun des soumissionnaires en vue
d'une évaluation technique "aveugle".

Classement des offres OK

Contrôle des OK
qualifications
Examen de conformité de OK
kits scolaires 10 offres sur 15 sont jugées non
conformes sur les spécifications des
kits
Evaluation/ Cinq (5) des quinze (15)
Recommandation soumissionnaires sont admis.
(voir tableau comparatif des 5 offres
conformes ci-dessous)
COPEO -
Date 22 avril 2015
Décision Sont désignés comme attributaires
provisoires :

OFFICE STAR S.A pr lots 1 et 2,

FOURNITURE EXPO pr lots 3 et 4
GS DISTRIBUTION pr lots 5 et 6
Avis CNMP sur Attribution
Date
Publication de l'Attribution
Non documentée
Notification du Marché
Non documentée
Revue de l'offre sélectionnée
Conformité OK

19
 Tableau de synthèse de l’évaluation des offres (avec $1.00USD = 47 Gdes au 15/04/15)

Soumissionnaire Lot 1 Lot 2 Lot 3 Lot 4 Lot 5 Lot 6

Fourniture Expo 34M 34M

GS Distribution 27M 27M

M'son H. Deschamps 28M

.584M USD .592M USD .648M USD .648M USD .62M USD .62M USD
Office Star
27M 27M 30M 30M 29M 29M
ITS 29M 29M

Contrat
LOTS 1 ET 2 Date 18/06/15
Montant 55,306,153.42 GDES
Fournisseur OFFICE STAR
Délai de livraison 9 semaines
Conformité au DAO OK
Visa CSC/CA 11/09/15
Caution de BE OK
Validation CNMP 14/09/15
Le 03/11/15, le MENFP a demandé à la CNMP d’autoriser un avenant au contrat d’OFFICE STAR portant
ainsi le prix total pour les 2 lots de 55, 306,153.42 à 60,836,768.76 en raison de la dépréciation de la Gourde.
La CNMP a donné son accord et l’avenant a été signé le 17 décembre 2015.
La CSC/CA a visé l’avenant (date non précisée) et la CNMP l’a validé le 13 janvier 2016.

Contrat
LOTS 3 ET 4 Date 18/06/15
Montant 68,905,221.12 GDES
Fournisseur FOURNITURE EXPO
Délai de livraison 9 semaines
Conformité au DAO OK
Visa CSC/CA OK
Caution de BE OK
Validation CNMP 24/07/15

Contrat
LOTS 5 ET 6 Date 18/06/15
Montant 54,999,664.48 GDES
Fournisseur GS DISTRIBUTION
Délai de livraison 9 semaines
Conformité au DAO OK
Visa CSC/CA OK
Caution de BE OK
Validation CNMP 03/08/15

COMMENTAIRES
 Dossier relativement complexe en raison du nombre de propositions et des modèles de kits
admissibles nécessitant un examen préalable.
 La revue indique que l’exercice a été conduit avec professionnalisme et un souci d'équité par une
évaluation objective (système de numéro plutôt que de circuler les noms).
 Procédure AOO conforme

20
 No de Fiche ME07, ME08, ME09 21-28/07/2016
Date
DTI, Inc.
Auditeurs
Thomas Bois et
Associés
7 MINISTÈRE DE L’ÈDUCATION NATIONALE ET DE LA
INSTITUTION AUDITEE
FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP)
8 CONTRAT DE DOTATION DE MANUELS SCOLAIRES
9 NOM DU PROJET EXERCICE FISCAL 2014 -2015
ANNÉE ACADÉMIQUE 20015 - 2016
REFERENCE DU
Indéterminé
MARCHE
Plan de passation de
Ligne 2
marche

FOURNITURES DES MANUELS SCOLAIRES EXERCICE

OBJET DU CONTRAT
FISCAL 2014 -2015 ANNÉÉ ACADÉMIQUE 20015 - 2016
SERVICE BENEFICIAIRE Élève des Ecoles Publiques
Ed. du CANAPE VERT 10 852 380.00
ENTR. DESCHAMPS FRISH 129,873,296.00
MONTANTS CONTRACTUELS
Ed. PEDAGOGIE Nelle 24,948,000.00
Total 165,673,676.00

PROCEDURE DE PASSATION Marchés en Gré à Gré pour les 3 contrats

AVIS DE LA CNMP
Date de la demande d'autorisation à Une première demande d'autorisation antérieure au 28/05/15, est
la CNMP refusée le 12/06/15.
Une demande de reconsidération est transmise à nouveau à la CNMP
le 12/06/15.
Date de l'avis de la CNMP 22 juin 2015
Formulaire d'Engagement du Titulaire
Bordereau descriptif OK, La liste des manuels à fournir est indiquée
Bordereau des Quantités OK, Les quantités sont indiquées
Délai de livraison OK voir plus bas
Lieu de livraison OK
PV d'Attribution ou de Négociation
Non documenté

Contrat / Bon de Commande signé

Date 22/07/15
Montant 129,873,296.00
Fournisseur DESCHAMP FRISH
Délai de livraison 30/07/15
Visa CSCCA 11/09/15
CNMP 19/08/15

21
22
Contrat / Bon de Commande signé
Date 17/08/15
Montant 10,852,380.00
Fournisseur Ed. CANAPE VERT
Délai de livraison 22/08/15
Visa CSCCA 11/09/15
CNMP 14/09/15

Contrat / Bon de Commande signé

Date 22/07/15
Montant 24,948,000.00
Fournisseur Ed. PEDAGOGIE NOUVELLE
Délai de livraison 60 Jours
Visa CSCCA 11/09/15
CNMP 19/08/15

COMMENTAIRES
 L’un des attendus du contrat - qui est identique pour les 3 marchés - précise que « l’offre a été
acceptée par le MENFP en date du 31 mars 2015 ».
 Une première requête de MENFP de procéder en gré à gré est refusée par la CNMP (dates non
documentées).
 Une seconde requête est faite le 12/06/15 soulignant l'urgence compte tenu de la rentrée scolaire.
 Les conditions pour un marché de gré à gré ne sont pas remplies, mais CNMP a donné l’avis
favorable exceptionnel pour un marché gré à gré en date du 22 juin 2015 avec mention "...mais la
CNMP vous autorise exceptionnellement à passer ces marchés compte tenu de l’approche de
l’ouverture des classes ».
 La procédure est non conforme mais rendue acceptable par l'autorisation finale et exceptionnelle de
la CNMP.
 La situation montre que l'urgence est simplement créée, soit volontairement, soit par négligence,
avec pour résultat d'éviter une procédure qui permettrait une compétition et des résultats
vraisemblablement plus économiques.

23
 No de Fiche ME10, ME11 21-28/07/2016
Date
DTI, Inc.
Auditeurs
Thomas Bois et
Associés
10 MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA
INSTITUTION AUDITEE
FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP)
11
CONTRAT DE SUBVENTION DE MANUELS SCOLAIRES
NOM DU PROJET
EXERCICE 2014 -2015

REF. DU MARCHE Indéterminée

Plan de passation de
Ligne 2
marche

FOURNITURES DES MANUELS SCOLAIRES

OBJET DU CONTRAT
EXERCICE 2014 -2015
SERVICE BENEFICIAIRE Élève des Ecoles Publiques
DESCHAMP-FRISCH 319, 606, 858.40

MONTANTS CONTRACTUELS KOPIVIT L’ACTION SOCIALE 13 256 337.50

Total 332,863,196.90

PROCEDURE DE PASSATION Gré à gré, les 2 marchés ont été passés de manière identique

AVIS DE LA CNMP
Date de la demande d'autorisation à Première demande d’autorisation de conclure un contrat de gré à gré
la CNMP refusée par la CNMP le 28 mai 2015
Deuxième demande de reconsidération le 12/06/15
Date de l'avis de la CNMP 22 juin 2015, avec la mention autorisation exceptionnelle en raison de
l’approche de la rentrée des classes
Formulaire d'Engagement du Titulaire
Bordereau descriptif (Spécifications) OK
Bordereau des Quantités OK
Délai de livraison/exécution OK
NB : On trouve dans le dossier des contrats de cession de droits.

PV d'Attribution ou de Négociation
Non documenté

Contrat / Bon de Commande signé

Date 22/07/15
Montant 319, 606, 858.40
Fournisseur DESCHAMPS - FRISCH
Délai de livraison 30/07/15
Visa CSC/CA 19/08/15
CNMP 19/08/15

24
Contrat / Bon de Commande signé
Date 17/08/15
Montant 13 256 337.50
Fournisseur KOPIVIT
Délai de livraison 60% à 45 jrs/ 100% à 90 jrs
Visa CSCCA 21/09/15
CNMP 24/09/15

COMMENTAIRES
 L’un des attendus des contrats précise que les offres ont été acceptées par le MENFP en date du
31/03/15.
 Une première requête de MENFP de procéder en gré à gré est refusée par la CNMP (dates non
documentées).
 Une seconde requête est faite le 12/06/15 soulignant l'urgence compte tenu de la rentrée scolaire.
 Les conditions pour un marché de gré à gré ne sont pas remplies, mais CNMP a donné l’avis favorable
exceptionnel pour un marché gré à gré en date du 22 juin 2015 avec mention "...mais la CNMP vous
autorise exceptionnellement à passer ces marchés compte tenu de l’approche de l’ouverture des
classes ».Les contrats ne sont pas visés par la CSC/CA mais on trouve l’avis de la CSC/CA dans le
dossier date du 21 sept 2015.
 L'urgence est créée puisque les offres sont déjà acceptées en mars faisant suite à des demandes non
documentées.
 La procédure n'est pas conforme mais rendue acceptable par les visas de CNMP et CSC/CA

25
 No de Fiche ME12 21-28/07/2016
Date
DTI, Inc.
Auditeurs
Thomas Bois et
Associés
12 MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA
INSTITUTION AUDITEE
FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP)
ACQUISITION DE 28 ORDINATEURS PORTABLES
NOM DU PROJET
(LAPTOP)

REF. DU MARCHE Indéterminée

Plan de passation de
Ligne 2
marche

OBJET DU CONTRAT Achat de matériel : Fourniture de 28 laptops

SERVICE BENEFICIAIRE REMISE DES PRIMES AUX LAUREATS NATIONAUX

MONTANT CONTRACTUEL 1,119,580.00 GDES

PROCEDURE DE PASSATION Demande de Cotations

DEMANDE DE COTATION
Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de N/A
PMP
Demande de Cotations Date de la demande signée 3 novembre 2014
Date de remise ND
Bordereau descriptif Bordereau indique marque
« HP G1 Core 13 »
Bordereau des Quantités OK
Délai de livraison non imposé
Formulaire de remise de prix non inclus
RAPPORT D'EVALUATION
Date ND
Nombre d'offres et montants 3 offres reçues

Galaxie Office 1,119,580

Global $31,262
JM&M 1,237,600
Tableau comparatif ND
Recommandation ND
COMMENTAIRES
 Aucun autre document, même le Bon de Commande, ne se trouve archivé ou rendu disponible
 Il a été trouvé un bon de livraison à la date du 24/11/14.
 Le paiement est enregistré à la date du 07/11/14, soit antérieur à la date de livraison et seulement 4
jours après la date de la demande de prix.
 La procédure n'est ni crédible, ni conforme.
- procédure non documentée
- spécifications limitée à une marque spécifique (HP)
- dates rendant les cotations reçues comme suspicieuses
26
27
 No de Fiche ME13 21-28/07/2016
Date
DTI, Inc.
Auditeurs
Thomas Bois et
Associés
13 MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA
INSTITUTION AUDITEE
FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP)
ACQUISITION D'ALCOOL CAMPHRÉ
NOM DU PROJET
DANS LE CADRE DES EXAMENS D'ETAT 2014.

REF. DU MARCHE Indéterminée

Plan de passation de
Ligne 2
marche

OBJET DU CONTRAT Fourniture de deux(2) caisses d’alcool Camphré

SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé

MONTANT CONTRACTUEL 3,456.00 HTG

PROCEDURE DE PASSATION Demande de Cotation

Pas de dossier documenté de demande de cotations qui aurait été datée du 16/05/14.

Les documents de la procédure sont une seule offre et un bon de commande correspondant au montant de
l'offre adoptée.

Bon de Commande signé

Date 14 juin 2014
Montant 3,456.00 HTG
Fournisseur ROI DES ROIS MARKET
Délai d'exécution/livraison illisible sur copie du bon de
réception

COMMENTAIRES
Dans le dossier il n’y a qu’une seule offre ce qui ne serait pas conforme aux règles du Manuel de Procédures
d’Exécution du Budget, notamment article 1.2.2
Absence de concurrence rendant la procédure non conforme.

28
 No de Fiche ME14 21-28/07/2016
Date
Auditeurs DTI, Inc.
Thomas Bois et
Associés
6 MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA
INSTITUTION AUDITEE
FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP)
VERSEMENT FINAL DE 80% POUR L’ACQUISITION DE
NOM DU PROJET FOURNITURES DANS LE CADRE DES EXAMENS D’ETAT
2014
REF. DU MARCHE EX1314-001

Plan de passation de marche Ligne 2

ACQUISITION DE FOURNITURES DANS LE CADRE DES

OBJET DU CONTRAT
EXAMENS D’ETAT
SERVICE BENEFICIAIRE Indéterminé
MONTANT CONTRACTUEL 8,587,500.00 GDES

PROCEDURE DE PASSATION Appel d’offre ouvert

DOSSIER D'APPEL D'OFFRES

Inscription au Plan de PDM, ou bien au Plan Prévisionnel Annuel de N/A
PMP
Contenu imposé Date de la demande signée Avis du 23 janvier 2014
Date de remise 25 février 2014
Bordereau descriptif OK
Bordereau des Quantités OK
Délai de livraison/exécution Non imposé
Formulaire de remise de prix suivant le bordereau (Q/PU)
RAPPORT D'EVALUATION
Date Non retrouvée
Nombre d'offres et montants Une seule offre dans le
dossier pour le lot #3
Tableau comparatif Il n’y a pas de tableau
comparatif
Recommandation Non documenté
COPEO
Date création 21 février 2014
Décision N/A
Publication de l'Attribution
Non documentée
Notification du Marché
Non-documentée
Revue de l'offre sélectionnée
Non documentée
Contrat / Bon de Commande signé
Date 29 mai 2014
Montant 8,587,500.00 GDES

29
 Entrepreneur/Fournisseur PRESMAX S.A
Délai d'exécution/livraison Durée Contrat: 6 mois
Bons de réception au
dossier avec Attestation au
09/03/15
Avis CSCCA OK
Validation CNMP 31 juillet 2014
Commentaires
 Le DAO n’est pas documenté
 Les publications des Avis d'AO ne se trouvent pas dans le dossier ;
 AOO couvre 13 lots. Ce marché ne porte que sur le lot 3. Marché au-dessous des seuils de la CNMP
constituant un des lots d’un AO de 13 lots ;
 Le contrat a été validé par la CNMP comme résultant d'un AOO conduisant à un total de contrats
excédant le seuil de revue préalable.
 Le dossier est insuffisamment documenté pour établir une opinion définitive, mais l'attribution du
Lot 3, résultant d'une seule offre sur base de DAO validés par CNMP, est considérée acceptable ou
conforme pour l'essentiel.

30
ANNEXE B : FICHES DE REVUE DES CONDITIONS DE GESTION CONTRACTUELLE

No de Fiche ME01G Date 21-28/07/2016

Auditeurs DTI, Inc.
Thomas Bois et
Associés
1 Ministère de l’Education Nationale et de la Formation
INSTITUTION AUDITEE
Professionnelle (MENFP)
Acquisition de six (6) lots de kits scolaires (matériels didactiques
NOM DU PROJET
et pédagogiques) au profit des élèves des écoles publiques
REFERENCE DU
No. AOON/1415/B-001
MARCHE

Acquisition de six (6) lots de kits scolaires (matériels didactiques

OBJET DU CONTRAT
et pédagogiques) au profit des élèves des écoles publiques
SERVICE BENEFICIAIRE

68, 905,221.12 GDES FOURNITURE EXPO

MONTANT CONTRACTUEL
54, 999,664.48 GDES GS DISTRIBUTION

PROCEDURE DE PASSATION AOO

Les auditeurs avaient demandé le dossier du contrat Office Star puisque l’entreprise avait demandé un
avenant pour tenir compte de la dévaluation de la gourde par rapport au dollar de même que la possibilité de
visiter l’entrepôt de Carrefour ou sont entreposés les kits scolaires et à partir duquel les kits scolaires sont
distribués.

Le contrat prévoit que les kits soient livrés par le fournisseur au magasin du MENFP situé Rue Audain et que
la réception des kits soit précédée d’une inspection pour s’assurer de leur conformité. Dans les faits, le
magasin du MENFP n’est pas suffisant pour entreposer les kits. C’est la raison pour laquelle le MENFP a
loué l’entrepôt situé à Carrefour.

La visite de l‘entrepôt révèle que celui-ci n’est pas sécurisé, on peut y accéder de l’espace voisin par une
porte haute qui était ouverte lors de la visite. De plus, il se trouve dans l’espace loué par le MENFP des biens
qui appartiennent à des tiers. Ceux-ci étaient recouverts d’une toile lors de la visite et les auditeurs n’ont pu
constater de quoi il s’agissait. De plus, le sol d’une section de l’entrepôt est recouvert d’eau entraînant une
forte odeur d’humidité

Les auditeurs ont demandé à voir les rapports d’inspection, les bons de réception et les bons de livraison. La
direction administrative du MENFP les a informés qu’il n’y a pas de rapports d’inspection ni de bons de
réception pour les kits fournis par GS Distribution et Fourniture Expo ni de bons de livraison.

En l’absence d’un dossier de gestion contractuelle qui comprendrait les éléments demandés les auditeurs
n’ont pu procéder au travail qui était prévu.

DATE DE VISITE Le 27 juillet 2016

PERSONNES MENFP Madame Linda, Messieurs Dimanche et
RENCONTREES Maxime
CNMP Membres du Comité de Suivi
FIRME D’AUDIT Thomas Bois et Associés

31
No de Fiche ME10G, ME11G 21-28/07/2016
Date
Auditeurs DTI, Inc.
Thomas Bois et Associés
2 MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA
INSTITUTION AUDITEE
FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP)
CONTRAT DE SUBVENTION DE MANUELS SCOLAIRES
NOM DU PROJET
EXERCICE 2014 -2015

Plan de passation de marche Ligne 2

FOURNITURES DES MANUELS SCOLAIRES EXERCICE

OBJET DU CONTRAT
2014 -2015
SERVICE BENEFICIAIRE
Montant total : 332,866,196.90 GDES répartis comme suit :
MONTANT CONTRACTUEL
Entr. DESCHAMPS FRISCH: 319,606, 858.40 Gdes
KOPIVIT l’ACTION SOCIALE : 13,256,337.50 Gdes
PROCEDURE DE PASSATION Gré à gré, les 2 marchés ont été passés de manière identique

Les auditeurs avaient demandé le dossier du contrat avec les Entreprises Deschamps Frisch SA de même que
la possibilité de visiter le ou les entrepôts ou sont entreposés les manuels scolaires selon les termes du
contrat. ..

La visite de l‘entrepôt ne s’est pas matérialisée puisque la direction administrative dit ne pas savoir s’il y a un
ou des entrepôts et si oui, sa/leur localisation.

Les auditeurs ont demandé à voir les documents que l’éditeur s’est engagé à fournir et clairement indiqués
aux articles 8 et 12 du contrat de même que les rapports d’inspection, les bons de réception et les bons de
livraison. La direction administrative du MENFP les a informés qu’elle n’a pas les rapports d’inspection ni
de bons de réception et de bons de livraison. De plus, elle n’a pas en sa possession les rapports que l’éditeur
doit produire en vertu du contrat.

En l’absence d’un dossier de gestion contractuelle qui comprendrait les éléments demandés les auditeurs
n’ont pu procéder au travail qui était prévu.

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