1.

Contexte et introduction

La mission de l'Alliance Gavi (« Gavi ») est de sauver la vie des enfants et de protéger la santé
des populations en améliorant l'accès à la vaccination dans les pays pauvres.
Gavi est une organisation unique qui rassemble des ressources publiques et privées dans un
effort mondial visant à améliorer l'accès aux avantages de la vaccination. Il le fait avec précision
et de manière créative et novatrice pour s'assurer que les contributions des donateurs sauvent
efficacement des vies et contribuent à renforcer l'autosuffisance dans les communautés et les
régions les plus pauvres du monde. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site Web de
Gavi : http://www.gavi.org/about/mission

Pour la période stratégique actuelle (2020-2025), les fonds d'appui opérationnel mis à la
disposition du Congo sont les suivants :
• Renforcement des systèmes de santé (RSS) – 7,9 millions de dollars US
• Financement de l'accélération de l'équité (EAF) – 1,3 million de dollars US
• Soutien à la livraison Covid – 8,1 millions de dollars.

Des fonds supplémentaires sont disponibles (mais hors du champ d'application de cette mission)
:
Plateforme d'optimisation des équipements (CCEOP) – 0,5 million de dollars US ; Aide ciblée
par pays (ACC) – 5,0 millions de dollars.

En 2003, Gavi a commencé son soutien au Congo en fournissant son décaissement initial.
Depuis lors, Gavi a été une source cruciale de financement pour les vaccins et les dépenses
opérationnelles, soutenant les efforts de vaccination et d'immunisation du pays. À l'heure
actuelle, les décaissements de Gavi au Congo sont facilités par l'UNICEF, qui a la responsabilité
de superviser l'administration habile des initiatives financées par Gavi dans le pays. Dans ce
cadre, le programme EPI est chargé de soumettre des demandes de décaissement à l'UNICEF,
qui débloque ensuite des fonds pour diverses activités dans le pays.

En 2018, Gavi a entrepris une évaluation complète des capacités du programme (APC) au
Congo, en collaboration avec le pays pour établir des exigences de gestion des subventions
(RMM). La mise en place d'une unité de gestion de projet (UGP), désignée comme récipiendaire
principal du financement de Gavi, fait partie intégrante de ces RMG. Une fois créée, cette UMP
se verra confier le rôle central de coordination et de supervision de la mise en œuvre des
programmes parrainés par Gavi dans tout le pays. Cette unité de gestion des ressources
personnelles fera partie intégrante du ministère de la Santé du Congo.

En août 2023, et à la suite d'un effort de collaboration impliquant Gavi, la Banque mondiale
(BM) et le ministère de la Santé (MoH) ont permis de franchir des étapes majeures dans
l'intégration de la gestion des subventions de Gavi dans la nouvelle UGP créée pour le projet
KOBIKISA financé par la BM. Cette initiative d'intégration a considérablement progressé et
entre maintenant dans sa phase finale. Les résultats attendus de cet effort comprennent la

1
disponibilité prochaine des futurs financements de Gavi pour le Congo par le biais du canal des
UMP d'ici le premier trimestre de 2023.

2. Objectifs du projet et portée des travaux

Objectifs

1. Le prestataire de services d'assurance travaillera avec le point focal de la gestion

financière de portefeuille (GFP) pour améliorer l'efficacité de la gestion des
subventions et du soutien de Gavi, et pour renforcer la conformité avec les politiques et
directives de gestion financière des pays et de Gavi.
• Assurer l'assurance et l'atténuation des risques fiduciaires.
• Renforcer l'appropriation et les capacités des pays.
• Promouvoir un financement rapide et efficace des activités de vaccination.

Rôle

2. Le rôle du fournisseur d'assurance est d'aider le gouvernement du Congo, par l'intermédiaire

des ministères de la Santé, de l'Unité de mise en œuvre des programmes et de tous les
bénéficiaires de subventions de Gavi, à répondre à toutes les exigences de gestion
financière de bout en bout (pour les activités soumises au présent mandat) et à assurer
l'utilisation appropriée des subventions financées par Gavi. Lorsque les fonds transitent
par le pays ou les OSC, le prestataire de services d'assurance est chargé de s'assurer
que les procédures, les mécanismes de contrôle et les mesures de renforcement des
capacités nécessaires sont adaptés à l'objectif visé pour assurer une gestion financière
efficace des fonds de subvention. Les membres de l'équipe du fournisseur de services
d'assurance ne se substituent pas au personnel du pays ou de tout destinataire où ils
exercent leurs activités, et ne sont pas censés effectuer un travail qui pourrait entrer en
conflit avec leur rôle primordial. (Par exemple, on ne s'attend pas à ce que la Assureur
pour faire les livres comptables, pour effectuer les paiements ou les audits). Le pays et
ses institutions, l'UIP et les bénéficiaires sélectionnés restent responsables en dernier
ressort de (i) se conformer à toutes les conditions de l'accord de subvention avec Gavi,
y compris toutes les exigences en matière de gestion financière ; (ii) pour l'utilisation
correcte des fonds ; et iii) pour les résultats obtenus.

3. Prérequis et principes
• Le fournisseur de services d'assurance n'est pas un auditeur.
• Le travail du prestataire d'assurance sera régi par le cadre d'assurance élaboré par Gavi.
• Le personnel du prestataire de services d'assurance travaillera avec le pays aux
niveaux national et infranational
• Le Prestataire d'assurance s'acquittera des tâches attendues pour toutes les
subventions de Gavi dans le pays, y compris HSS, VIGS, OPS, CDS et toute autre
subvention qui pourrait être prolongée de temps à autre.

2
 • Le Prestataire de services d'assurance se tiendra au courant de tout changement au
niveau de Gavi en termes de politiques et de procédures et aura une compréhension
raisonnable des objectifs globaux de Gavi. Ceux-ci seront partagés par le point focal
PFM avec le fournisseur d'assurance pour l'aider dans l'exercice de ses fonctions.
• Le personnel du prestataire d'assurance aura une bonne compréhension du pays en
général et du secteur de la santé en particulier.
• Dans l'exercice de ses fonctions, le prestataire d' assurance s'assurera qu'il a une bonne
compréhension des évaluations précédentes des capacités du programme, des rapports
d'audit (Gavi et les auditeurs externes), de l'accord-cadre du programme, des exigences
de gestion des subventions. Ceux-ci seront fournis par le point focal pour la GFP.
• Le travail du fournisseur de services d' assurance permettra d'assurer la viabilité future
de la gestion financière du pays et la capacité du pays à se soustraire au soutien du
fournisseur de services d' assurance.
• Dans l'exercice de ses fonctions, le prestataire d'assurance travaillera avec différentes
parties prenantes dans le pays. À cet égard, le fournisseur d'assurance cartographiera
les parties prenantes dans le pays et leurs points de contact respectifs.
• À tout moment, le fournisseur d'assurance travaillera en étroite collaboration et rendra
compte au point focal PFM et conviendra de la périodicité des points de contact.

Obligations spécifiques

4. L 'Assurance Provider vise spécifiquement à travailler avec les institutions du pays

pour :

a. Travailler avec le pays pour assurer la bonne qualité à l'entrée de toutes les demandes
soumises à Gavi.
b. Atténuer le risque de fraude ou d'utilisation abusive des fonds de subvention et
minimiser les dépenses inéligibles liées à l'utilisation des fonds de subvention en
travaillant avec le pays à la mise en œuvre de contrôles adéquats aux niveaux
national et infranational ;
c. Convenir avec le pays d'une matrice des risques et des contrôles et s'assurer que des
contrôles efficaces sont en place sur l'utilisation des fonds de subvention de Gavi et
que tous les paiements sont éligibles, justifiés et soutenus de manière adéquate ; À
cet égard, le prestataire d'assurance travaillera avec les institutions appropriées telles
que le bureau de l'audit interne dans le pays ou à l'UIP.
d. Travailler avec le pays pour assurer la continuité de la mise en œuvre du programme
dans les environnements à haut risque en veillant à ce que des garanties soient mises
en place en ce qui concerne les investissements de Gavi.
e. Travailler avec le pays pour s'assurer que les registres financiers et les documents
justificatifs de toutes les transactions sont tenus à jour et que des rapports financiers
précis sont préparés en temps opportun. Il s'agira, sans s'y limiter, de veiller à ce

3
 que des rapports financiers appropriés soient soumis à la CPI, au ministère de la
Santé et à Gavi conformément aux délais requis.
f. Contribuer à ce que les rapports du pays et de l'UIP à Gavi soient exacts, opportuns
et conformes à l'Accord de subvention et à toutes les politiques et directives
applicables de Gavi ; et
g. Veiller à ce que les capacités du pays et de l'UIP soient renforcées par le biais d'un
plan de renforcement des capacités mesurable et assorti d'un calendrier.
h. Examiner les rapports d'audit, les rapports de clôture des subventions et les rapports
de mise en œuvre, et documenter et suivre, en collaboration avec les homologues
nationaux, les principaux risques financiers qu'ils contiennent.
i. Soutenir l'exécution à un rythme soutenu en fournissant toutes les informations et le
soutien nécessaires au pays, en particulier en ce qui concerne les fonds qui ne
progressent pas dans le pipeline.

5. Le prestataire d'assurance n'est pas responsable des décisions techniques/de santé

publique et des activités associées (par exemple, la programmation, la conception des
activités, la budgétisation initiale, la supervision de la mise en œuvre du programme),
qui relèvent de la responsabilité ultime du pays par l'intermédiaire de ses unités de mise
en œuvre. Toutefois, le prestataire de services d'assurance examinera les budgets
avant de les soumettre à Gavi et fournira un soutien au renforcement des capacités de
certains processus lorsque ceux-ci ont des implications financières (par exemple, le suivi
budgétaire). Pour ce faire, le personnel du Prestataire d'assurance sera formé aux
règles et procédures de Gavi, aux directives d'éligibilité et aux processus budgétaires
afin de leur permettre d'accomplir leur travail.

6. Le Prestataire d'assurance rendra compte directement à Gavi – par l'intermédiaire du

point focal GFP désigné – de tout non-respect des règles et procédures par les
responsables de la mise en œuvre sélectionnés.

7. Le prestataire de services d'assurance représentera le point focal GFP de GAVI lors

des réunions clés où le point focal PFM est requis ou lorsque l'ordre du jour comprend
des questions relatives à la gestion financière. Il peut s'agir de débriefings de l'Institution
suprême de contrôle des finances publiques, de réunions du Comité de coordination
interagences (CIC) et d'autres réunions de donateurs/partenaires sur la gouvernance et
la gestion financière.

Tâches et responsabilités générales

8. Grâce à une collaboration pratique et quotidienne et à un engagement sur les tâches

énoncées dans cette DDQ, on s'attend à ce qu'il y ait un transfert systématique de
compétences et le renforcement de la capacité de gestion financière de l'UIP.

9. Le prestataire d'assurance soutient le renforcement des mécanismes de contrôle

financier, si nécessaire, en vue d'assurer leur viabilité au-delà de la

4
 Date de fin de la mission du fournisseur d'assurance. Cela sera soutenu par un plan
de sortie clair.

10. Le fournisseur d'assurance doit travailler avec le pays par l'intermédiaire du

ministère chargé de la mise en œuvre et de l'UIP pour s'assurer que toutes les
demandes d'engagement de fonds et/ou de paiements dans le cadre de la mise en
œuvre de la subvention :
 Sont complets et exacts en termes de documentation à l'appui.
 Sont justifiés sur la base du budget et des plans de travail approuvés, ainsi que d'un
plan d'approvisionnement complet.
 Avoir été dûment autorisé.
 Se rapportent à des dépenses admissibles ; et
 Sont dirigés vers le bon destinataire.

11. Après s'être assuré que les pièces justificatives sont complètes et que la transaction est
éligible, le prestataire de services d'assurance compare la transaction proposée au
budget et au plan de travail approuvés, ainsi qu'au plan d'approvisionnement. Le
fournisseur d'assurance doit s'assurer que la transaction proposée est conforme à
l'activité approuvée dans le cadre des plans ci-dessus et que le coût est conforme au
budget.

12. Le fournisseur de services d'assurance doit prendre des mesures raisonnables pour
s'assurer que la documentation relative à toutes les transactions de SR (sous réserve de
l'approche « pratique ») est authentique.
13. Le prestataire de services d'assurance doit travailler aux côtés de l'UIP et de tout
bénéficiaire pour s'assurer que toutes les transactions financières sont correctement
enregistrées dans le système comptable, que les rapports financiers sont exacts,
opportuns et dans le format requis et que tous les documents justificatifs sont
correctement classés et stockés conformément à la législation locale et à la convention
de subvention. En effectuant régulièrement des vérifications ponctuelles, le
fournisseur d'assurance doit s'assurer en permanence que l'UIP et les SR sélectionnés
tiennent à jour et gèrent correctement les dossiers archivés.
14. Le fournisseur d'assurance doit vérifier que l'UIP et les destinataires (sous réserve de
la
) maintiennent un système approprié pour surveiller et enregistrer toutes les
obligations fiscales et les remboursements connexes. Lorsque des exonérations
fiscales sont accordées à l'avance, aider les responsables de la mise en œuvre à établir
un système de surveillance des taxes applicables et à appliquer l'exemption.
15. Dans le cas de paiements relatifs à l'acquisition de biens et de services (à l'exception
des paiements effectués directement par Gavi à des tiers pour le compte de l'UIP (par
ex.

5
 agents d'approvisionnement), le Prestataire d 'assurance doit aider l'UIP et les
bénéficiaires sélectionnés à s'assurer qu'ils respectent les directives et réglementations
relatives aux achats du pays/conformément aux POS convenues et à Gavi, le cas
échéant.
16. Le Prestataire de services d'assurance conseillera Gavi – par le biais de rapports
trimestriels ou d'autres rapports – sur la nécessité d'un soutien supplémentaire afin de
mettre en œuvre le plan de renforcement des capacités approprié pour remédier à toute
faiblesse susceptible d'entraver le bon fonctionnement des aspects de gestion
financière de l'UGP. Le fournisseur d'assurance proposera des solutions ou des
agents appropriés pour effectuer ces tâches. Par exemple, il n'est pas attendu de
l'assureur qu'il mette en œuvre un système informatique et/ou des solutions de Mobile
Money. Toutefois, lorsque ceux-ci permettent d'atténuer les risques inhérents, le
fournisseur d'assurance en informera le point focal PFM.
17. Entreprendre régulièrement – au nom du Secrétariat et du pays – un pré-examen des
budgets, des analyses approfondies des soldes de trésorerie, l'examen des
rapprochements bancaires, l'examen des rapports financiers, les rapports d'audit avant
de les soumettre au Secrétariat. Lorsqu'il entreprend des analyses approfondies des
soldes de trésorerie, le fournisseur de services d 'assurance s'entretient avec ses
collègues programmatiques pour avoir une compréhension raisonnable des raisons
pour lesquelles les subventions ne progressent pas.
18. Le fournisseur d'assurance travaillera avec le pays et les partenaires de mise en
œuvre pour s'assurer que les audits internes et externes sont effectués comme prévu
dans le cadre de la subvention. Dans
À cet égard, le fournisseur d'assurance n'est pas censé effectuer l'audit, mais veillera –
en collaboration avec les responsables financiers respectifs – à l'UIP et aux autres
destinataires à ce que le processus d'audit soit effectué. À l'issue de l'audit, ils
travailleront avec les points focaux financiers respectifs pour assurer le suivi de toutes
les recommandations formulées. Cela couvrira les audits de Gavi et les audits annuels.
À cet égard, le prestataire de services d'assurance travaillera avec l'institution
supérieure de contrôle des comptes, le vérificateur externe des comptes et les points
focaux financiers.
19. Le Prestataire de services d 'assurance s'acquitte d'autres tâches et responsabilités
qui sont habituelles dans l'exercice de ses fonctions, sous la direction de Gavi.

6
2.1 Services du fournisseur d'assurance standard

Outre les dispositions, droits et obligations énoncés ci-dessus, Gavi et le Fournisseur

d'assurance conviennent de ce qui suit :

Manuel de procédures relatives aux subventions de Gavi :

1. Examiner le(s) manuel(s) de procédures administratives, financières et comptables du

pays - par l'intermédiaire du ministère de la Santé et de l'UIP et formuler des
recommandations pour assurer la conformité avec les principes et directives de Gavi,
ainsi qu'avec les réglementations applicables en matière de gestion des finances
publiques.

2. Compte tenu de l'environnement de risque en constante évolution, le fournisseur de

services d'assurance doit examiner périodiquement le(s) manuel(s) de procédures pour
s'assurer que l'applicabilité et l'efficacité continues des processus sont et que les risques
émergents sont atténués de manière appropriée. Toute mise à jour recommandée doit
être conforme aux obligations du pays - par le biais du ministère de la Santé et de l'UIP
- en vertu de l'accord de subvention de Gavi et des politiques et directives de Gavi, y
compris les éléments suivants :
a) Procédures de gestion financière, de comptabilité et d'établissement de rapports, y
compris les procédures de contrôle interne et les systèmes de responsabilisation.
b) Des exigences minimales indiquant clairement la documentation nécessaire à l'appui
des transactions individuelles concernant, sans s'y limiter, le paiement de tous les
salaires et indemnités journalières (per diem), le carburant, les cours de formation et
les ateliers, les visites de suivi et d'évaluation, les frais généraux et l'achat de produits
non sanitaires.
c) Procédures de contrôle des instructions qui donnent lieu à des engagements
financiers, de contrôle de l'enregistrement des transactions, de rapprochements avec
les relevés de tiers (le cas échéant), d'examens de la qualité des rapports générés à
l'interne et de l'exécution des paiements ;
d) Outils efficaces pour gérer le paiement, le suivi et la déclaration exacte des avances,
y compris la capacité d'analyse du vieillissement et de l'importance relative.
e) Procédures de suivi des budgets approuvés par rapport aux dépenses réelles dans le
cadre d'un système de gestion financière intégré ;
f) Les procédures de gestion des ressources humaines, de la paie et des contrôles du
paiement des indemnités (c'est-à-dire les indemnités quotidiennes) ;
g) Procédures de gestion des immobilisations, y compris le processus de surveillance
de l'utilisation, d'assurance, d'entretien et de vérification de l'existence.
h) Procédures d'approvisionnement tout au long du cycle d'approvisionnement, y
compris la planification des achats, les appels d'offres, les procédures d'évaluation
et de sélection, ainsi que la gestion des contrats.

7
Budgétisation et prévisions liées aux subventions de Gavi :

1. Soutenir le pays - par l'intermédiaire du ministère de la Santé et de l'UIP - dans

l'élaboration/l'amélioration des procédures de budgétisation et de prévision, y compris
les contrôles effectués par la haute direction.

2. Examiner les budgets préparés par le pays - par l'intermédiaire du ministère de la Santé
et de l'UIP - avant de les soumettre à l'approbation de Gavi. Les considérations prises en
compte pour l'examen du budget comprennent l'alignement sur les objectifs de la
subvention (reflétés dans le plan d'action), la cohérence des coûts prévus avec les lignes
directrices d'admissibilité au budget, y compris les seuils définis, la clarté des hypothèses
budgétaires, le caractère raisonnable des coûts unitaires et l'optimisation globale des
ressources.

3. Le cas échéant, aider le pays - par l'intermédiaire du ministère de la Santé et de l'UIP -

à répondre aux recommandations du Comité d'examen indépendant de Gavi.

4. Examiner le processus de suivi budgétaire du pays - par l'intermédiaire du ministère de

la Santé et de l'UIP - pour s'assurer de l'opportunité, de l'exactitude et de la pertinence
de l'analyse des écarts, y compris les liens clairs entre la performance financière et
programmatique et l'efficacité des actions de suivi pour améliorer l'absorption des fonds.

5. Soutenir le pays - par l'intermédiaire du ministère de la Santé et de l'UIP - les demandes

de reprogrammation en s'appuyant sur des informations financières solides, notamment
un budget de qualité reliant les fonds au programme, des explications claires et des
références pour les économies identifiées, des justifications appropriées pour les
activités prioritaires et/ou dépriorisées, des prévisions de dépenses réalistes tenant
compte du taux d'absorption historique, ainsi qu'en veillant à ce que les montants des
subventions soient entièrement rapprochés (y compris les soldes de trésorerie, avances
et engagements non réglés).

6. Examiner les prévisions de décaissements consolidées par le pays - par l'intermédiaire

du ministère de la Santé et de l'UIP - pour s'assurer qu'elles sont raisonnables.

Paiement de biens ou de services :

Travailler avec le pays - par l'intermédiaire du ministère de la Santé et de l'UIP - sur le processus
de paiement.

1. Travailler avec le pays pour s'assurer qu'il existe des procédures adéquates.

2. Vérifiez la conformité avec les procédures d'approbation des paiements et formulez de

manière proactive des recommandations pour renforcer les flux de travail et/ou les
politiques, le cas échéant.

8
3. S'assurer que les transactions financières et autres transactions pertinentes sont
conformes à l'accord de subvention pertinent et aux dispositions réglementaires en
matière de gestion des finances publiques.

4. Assurez-vous que toutes les transactions sont dûment étayées par les documents
originaux.

5. Effectuer une vérification ex post du paiement, y compris l'examen des rapprochements

bancaires mensuels, la validation de la réception des biens/services et la vérification du
destinataire, le cas échéant.

Information financière :

1. Les rapports financiers à Gavi depuis le pays - par l'intermédiaire du ministère de la

Santé et de l'UIP - seront établis sur une base trimestrielle, les rapports étant préparés
conformément aux politiques et directives de Gavi et à l'aide des modèles de
budgétisation et de rapport approuvés par Gavi.

2. Passez en revue le processus de clôture financière mensuel, y compris les

rapprochements de trésorerie et bancaires, l'analyse chronologique préalable, ainsi que
la confirmation et le suivi de tout engagement.

3. Vérifier l'efficacité des systèmes d'enquête sur toute anomalie (p. ex., écarts dans les
rapprochements de trésorerie et bancaires).

4. Aider l'UIP à assurer la préparation et la soumission précises et en temps opportun de

toutes les informations et rapports financiers à Gavi.

5. Le prestataire de services d'assurance est chargé de superviser la gestion financière et

de veiller à l'exactitude et à l'intégrité financière de toutes les informations financières
communiquées à Gavi, y compris la triangulation des données relatives aux subventions
(décaissements de subventions, soldes de trésorerie d'ouverture et de clôture, dépenses,
intérêts créditeurs, etc.) afin d'établir les soldes de trésorerie et les explications fournies
dans l'analyse du budget par rapport à l'analyse des écarts réels.

6. Surveiller tous les ajustements budgétaires non matériels effectués par l'UIP et s'assurer
de la conformité avec les Lignes directrices de Gavi pour la budgétisation des
subventions et le rapport financier annuel.

Audits externes de l'UIP et des sous-récipiendaires1 :

1 En principe, l'audit est consolidé. Toutefois, les lignes directrices pour les audits annuels des états financiers du programme
de subventions de Gavi précisent que, dans certaines conditions principalement liées au risque, Gavi peut décider de procéder
à un audit spécifique.
9
1. Aider le pays, par l'intermédiaire du ministère de la Santé et de l'UIP, à veiller à ce que
le processus d'appel d'offres et la sélection des auditeurs soient transparents et objectifs.

2. Aider le pays, par l'intermédiaire du ministère de la Santé et de l'UIP, à examiner les

termes de référence de l'audit afin de s'assurer que l'accent est mis sur les faiblesses
précédemment identifiées et adapté aux subventions.

3. Participer au processus d'audit en assistant à la réunion de planification de l'audit, aux

comptes rendus d'audit et à la réunion de fin d'audit, et en fournissant aux auditeurs les
informations et les documents nécessaires.

4. Assurer le suivi avec le pays, par l'intermédiaire du ministère de la Santé et de l'UIP, lors
de la soumission des audits annuels afin de s'assurer qu'ils sont soumis à temps,
conformément aux exigences de Gavi en matière de gestion financière et d'audit.

5. Procéder à un examen de premier niveau des projets de rapports d'audit avant de les
finaliser et de les soumettre à Gavi. L'examen portera notamment sur le respect des
normes d'audit applicables, le respect de l'étendue et du mandat de l'audit convenus, la
clarté des conclusions de l'audit et les recommandations y afférentes.

6. Soutenir le pays, par l'intermédiaire du ministère de la Santé et de l'UIP, dans la mise en

œuvre de toutes les recommandations découlant de l'audit externe et d'autres
fournisseurs d'assurance pertinents, y compris le suivi et le respect des exigences de
gestion des subventions (GMRS).

10
 7. Pour faciliter le suivi de la mise en œuvre des
recommandations, élaborer un outil de suivi des recommandations et fournir une mise à
jour sur les progrès des mesures d'atténuation dans le cadre des rapports réguliers du
fournisseur de services d' assurance.

8. Le pays, par l'intermédiaire du ministère de la Santé et des unités de mise en œuvre, reste
responsable en dernier ressort de la tenue de tous les comptes financiers pertinents
(physiques et électroniques), des relevés bancaires et des rapports associés à fournir dans
le cadre de l'exercice d'audit.

Transfert de compétences :

1. Dans les six mois suivant l'installation, élaborer un plan de renforcement des capacités
de gestion financière (FCBP) assorti d'un calendrier détaillant les étapes clés et les
indicateurs de performance à suivre, les actions spécifiques et les calendriers prévus des
initiatives convenues. Le FCBP doit être clairement lié aux évaluations (par le
fournisseur de services d'assurance et d'autres fournisseurs de services d'assurance)
en mettant en évidence les lacunes et les faiblesses spécifiques à corriger.

2. Dans le cadre des rapports réguliers des fournisseurs d 'assurance , inclure une mise à
jour sur l'état d'avancement de la mise en œuvre du plan de renforcement des capacités.

3. Fournir une formation en cours d'emploi au pays - par l'intermédiaire du ministère de la

Santé, de l'UIP, du PEV et d'autres personnels de mise en œuvre pertinents (aux niveaux
national et infranational) sur les aspects pertinents de la gestion des subventions et des
finances, y compris les exigences de conformité de Gavi.

Achat de biens et de services (autres que les produits de santé) :

1. Passez en revue les principaux contrôles d'approvisionnement et identifiez les faiblesses

du processus, y compris les goulets d'étranglement qui peuvent nuire à la mise en œuvre.

2. Veiller à ce que le manuel d'approvisionnement traite de manière appropriée toutes les

faiblesses constatées, y compris le non-respect des directives de Gavi et des directives
nationales en matière d'approvisionnement.

3. Examiner et approuver les demandes pour s'assurer qu'elles sont conformes aux normes
minimales et aux directives et politiques applicables en matière d'approvisionnement,
notamment en veillant à ce que les demandes d'achat soient dûment signées par les
personnes ayant l'autorité compétente, qu'elles soient conformes au budget approuvé (et
au plan d'achat connexe) et qu'elles représentent un bon rapport qualité-prix.

4. Fournir des conseils sur le processus d'élaboration des offres et agir en tant
qu'observateur au sein du comité d'évaluation des offres pour s'assurer que le processus
est transparent et que le fournisseur d'assurance est en mesure de le faire.
11
5. Fournir une assurance qualité tout au long du cycle d'approvisionnement, y compris
l'examen des termes de référence, des plans d'approvisionnement, des documents d'appel
d'offres, des processus d'appel d'offres, des rapports d'évaluation, de la négociation et de
la gestion des contrats.

6. Assurer le strict respect des procédures approuvées à l'égard des fournisseurs

préqualifiés (liste des fournisseurs à jour, dossier d'information sur les fournisseurs et
gestion de la base de données).
7. Examiner les documents à l'appui en vue de cerner les signaux d'alarme de fraude et de
corruption en matière d'approvisionnement (p. ex., conflits d'intérêts, exclusion des
soumissionnaires qualifiés, spécifications étroites, soumissions sans concours). Lorsque
des signaux d'alarme sont identifiés, le fournisseur d'assurance en informera
immédiatement Gavi.

Examen de la lutte contre la fraude :

1. Examiner l'adéquation du pays - par le biais du ministère de la Santé et des mécanismes

d'UIP pour prévenir, détecter et répondre à la fraude.

2. Examiner les dispositions ou les systèmes en place par lesquels toute personne concernée
peut, en toute confidentialité, faire part de ses préoccupations au sujet d'irrégularités
possibles.

3. Examiner le processus permettant de s'assurer que les documents relatifs aux conflits
d'intérêts ont été dûment signés par les employés de l'entité chargée de la mise en œuvre.

4. Examiner les politiques de lutte contre la fraude et fournir des recommandations et un

soutien pour combler les lacunes identifiées.
TÂCHES CLÉS des points d'accès dans Description
les TOR
Processus d'audit externe interne et annuel Vérifier que le processus d'appel d'offres et la
Révision sélection des audits sont transparents et
- Aider le ministère de la Santé et la mise en objectifs dès le début de la mission. Par
œuvre à s'assurer que le processus d'appel conséquent, veillez à ce que le processus
d'offres et la sélection des auditeurs sont d'appel d'offres et la sélection des audits restent
transparents et objectifs. transparents et objectifs tout au long de la mise
en œuvre de la subvention. Le travail de
recrutement d'un auditeur est le rôle du
personnel des PMU qui est également financé
par Gavi. Le rôle d'un PA est de s'assurer que le
personnel de l'UGP effectue le travail comme
prévu.

12
Processus d'audit externe interne et annuel Fournir un examen indépendant des termes de
Révision référence de l'audit pour s'assurer qu'il est mis
- Aider le ministère de la Santé/responsable l'accent sur les faiblesses clés antérieures et
de la mise en œuvre à examiner les termes de adapté aux subventions.
référence de l'audit pour s'assurer qu'ils sont
mis l'accent sur les faiblesses précédemment
clés et adaptés aux subventions.
Processus d'audit externe interne et annuel Effectuer des examens des plans d'action
Révision proposés par le pays pour donner suite aux
- Assurer le suivi auprès du pays/de la mise recommandations de l'audit externe. Identifier
en œuvre de toute recommandation d'audit les domaines d'amélioration par rapport au plan
découlant de l'examen. Ce faisant, le d'action proposé par le pays et suivre la mise en
prestataire d'assurance soutiendra le œuvre de chaque plan d'action, y compris son
efficacité.
pays/maître d'œuvre dans la préparation, la
En ce qui concerne les audits annuels, le travail
mise en œuvre et la mise à jour des plans
comprendra également un examen préalable des
d'action répondant à toutes les
rapports d'audit soumis par le pays.
recommandations de l'audit externe, de l'audit
Essentiellement, on ne s'attend pas à ce que
du programme Gavi ou de toute autre partie
PwC effectue l'audit.
prenante concernée indiquée par Gavi.

Certification et examens de la conformité – Vérifiez les documents de clôture corrects de

portefeuille de base : l'UGP conjointe, y compris le transfert correct
- Soutenir la transition du processus conjoint
des soldes de trésorerie à l'UGP du ministère de
de clôture des PMU et par conséquent le la Santé à Gavi.
transfert des soldes de trésorerie à Le rôle du personnel des UMP, qui est
l'Exécutant. également financé par Gavi, est d'entreprendre
le travail indiqué. Le rôle de l'AP est de
s'assurer que cela se fait correctement comme
prévu.
Certification et examens de la conformité – Vérifier et/ou surveiller la qualité des états
portefeuille de base : financiers et des analyses produits par l'UGP
- Soutenir la mise en œuvre dans la y compris le rapprochement et la triangulation
production d'analyses financières, y compris de trésorerie pour les demandes de financement
le rapprochement ou la triangulation de ou de décaissement.
trésorerie pour les demandes de financement
ou de décaissement.
Certification et examens de la conformité – Vérifier et/ou contrôler que toutes les
portefeuille de base : transactions financières demandées aux
- Veiller à ce que toutes les transactions responsables de la mise en œuvre respectent les
financières demandées aux responsables de la normes comptables minimales et sont
mise en œuvre respectent les normes conformes aux procédures opérationnelles
comptables minimales et soient conformes normalisées examinées et approuvées par Gavi.
aux procédures opérationnelles normalisées
examinées et approuvées par GAVI.

13
Certification et examens de la conformité –
portefeuille de base : Il n'est pas attendu d'AP – à l'instar de l'UCS –
- En cas de risque élevé, fournir des servicesqu'il soit impliqué dans la co-signature a priori
d'une autorité signataire indépendante sur le des documents. Le rôle est d'examiner si le
compte bancaire de la subvention. travail est effectué conformément aux PON.
Certification et examens de la conformité – Vérifier et/ou surveiller que toutes ces
portefeuille de base : transactions sont dûment étayées par la
- S'assurer que toutes ces transactions sont documentation originale et correctement
dûment étayées par la documentation stockées à des fins d'audit externe. Il n'est pas
originale et correctement stockées à des fins prévu que l'AP – conformément à l'UCS – soit
d'audit externe. impliqué dans les activités de mise en œuvre.
Le rôle est d'examiner si le travail est effectué
conformément aux PON.
Certification et examens de la conformité – Lorsque la transaction est jugée satisfaisante :
portefeuille de base : Gavi ne formulera pas d'objection et le
- Lorsque l'opération est jugée fournisseur d'assurance surveillera la mise en
satisfaisante, ne pas formuler d'objection, œuvre et la déclaration en temps opportun de
surveiller la mise en œuvre et la ces transactions.
déclaration en temps opportun de ces Le rôle de l'Unité de coordination du projet est
opérations. d'aider les
Gouvernement et fournir tous les
Objections conformes aux POS et aux RGM. Il
est impératif que le personnel de l'UGP le fasse,
sinon il n'y a aucun intérêt à avoir une UGP en
place.
Le rôle de l'AP est de surveiller cela.

Certification et examens de la conformité – Vérifier et/ou surveiller le développement

portefeuille de base : d'outils par l'UPM pour gérer le paiement, le
- Soutenir la mise en œuvre dans le suivi et la déclaration précise des avances, ce
développement d'outils pour gérer le qui couvre également la vérification et/ou le
paiement, le suivi et la déclaration précise suivi de la gestion des avances non liquidées
des avances. Lorsqu'il y a des avances non par l'UGP, y compris l'établissement de rapports
liquidées, un rapport détaillé doit être fourni sur ces avances compte tenu de leur analyse de
en tenant compte de l'analyse de l'âge et de leur âge et de leur matérialité. AP n'est pas un
l'importance relative. maître d'œuvre et on ne s'attend donc pas à ce
qu'il assure le suivi des avances en temps
opportun. AP fournira à Gavi les contrôles qui
fonctionnent comme prévu et fera des
suggestions – lorsqu'ils ne fonctionnent pas
pour améliorer les processus.

14
Certification et examens de la conformité – Nous comprenons cela comme la vérification et
portefeuille de base : l'examen des budgets de l'exécutant et des
- Avant de soumettre une demande de prévisions de dépenses préparées par
reprogrammation ou de révision de l'exécutant.
subvention, vérifier et examiner les budgets Les demandes de reprogrammation et de
des maîtres d'œuvre et soutenir la préparation révision de subvention, etc., doivent être
des prévisions de dépenses, en tenant compte fournies par le PMU. On ne s'attend pas à ce
du dernier solde de trésorerie, des que l'AP prépare de budget.
engagements restant à liquider ainsi que du
taux d'absorption.
Certification et examens de la conformité – Fournir des notes d'examen ou des
portefeuille de base : recommandations visant à améliorer les outils
- Soutenir l'exécutant dans le développement existants du pays pour suivre les exonérations
ou la maintenance de systèmes de suivi des et les remboursements d'impôts et surveiller la
exonérations et des remboursements mise en œuvre et l'efficacité de la
d'impôts. recommandation.
Certification et examens de la conformité – Vérifier et/ou surveiller les éléments suivants
portefeuille de base : concernant les processus d'approvisionnement :
- Soutenir la préparation des mandats, des TdR, plans d'approvisionnement, documents
plans d'approvisionnement, des documents d'appel d'offres, processus d'appel d'offres,
d'appel d'offres, des processus d'appel rapports d'évaluation, contrats et coordination
d'offres, des rapports d'évaluation, des des négociations contractuelles.
contrats et coordonner les négociations
contractuelles.
Certification et examens de la conformité – Le PA examinera les manuels
portefeuille de base : d'approvisionnement (et toute autre POS) et
- Combler les lacunes dans le manuel proposera des ajustements pour combler les
d'approvisionnement consacré au processus lacunes et surveillera par la suite la mise en
d'approvisionnement ou dans la section sur œuvre de ces recommandations.
l'approvisionnement du Manuel des
procédures (le cas échéant) et les écarts entre
ce qui est exigé dans cette documentation et
la pratique.
Certification et examens de la conformité – Le PA doit examiner les manuels
portefeuille de base : d'approvisionnement et de gestion des
- Combler les écarts de temps et les goulets approvisionnements (et toute autre PON) et
d'étranglement dans la gestion des achats et proposer des ajustements pour combler les
des approvisionnements lacunes ;

processus, y compris les retards dans la suivre par la suite la mise en œuvre de ces
documentation et l'approbation des recommandations.
commandes.

15
Certification et examens de la conformité – Vérifier et/ou surveiller le strict respect des
portefeuille de base : procédures approuvées à l'égard des
- Assurer le strict respect des procédures fournisseurs préqualifiés (liste de fournisseurs à
approuvées à l'égard des fournisseurs jour, dossier d'information sur les fournisseurs
préqualifiés (liste des fournisseurs à jour, et gestion de la base de données)
fichier d'information sur les fournisseurs et
gestion de la base de données)
Examen de la lutte contre la fraude : Évaluer les mécanismes actuellement en place
- Veiller à ce que le pays ait mis en place des pour lutter contre la fraude, formuler des
dispositions adéquates pour lutter contre la recommandations et vérifier et/ou surveiller la
fraude et à ce qu'il examine les résultats de mise en œuvre de ces recommandations.
tout travail de lutte contre la fraude. Examinez les résultats de tout travail de lutte
contre la fraude.
Suivi des subventions et rapports des pays - Fournir au pays une procédure pas à pas
- Fournir une formation sur les détaillée concernant les exigences de Gavi en
exigences de Gavi en matière de rapports matière de rapports, y compris les modèles
- Assurer un personnel adéquat au requis, et surveiller l'application des exigences
moment de la production du rapport grâce à et l'utilisation des modèles jusqu'à ce que le
une planification proactive processus de rapport soit achevé
- Assurez-vous qu'il y a un - Vérifier et/ou surveiller le personnel
rapprochement mensuel adéquat au moment du rapport grâce à une
planification proactive - Vérifier qu'il y a un
rapprochement bancaire mensuel.
Surveiller la mise en place des exigences S'assurer que les conditions préalables à un
nécessaires à une mise en œuvre efficace de démarrage effectif de la nouvelle subvention
Gavi HSS3 sont en place. D'une manière générale, il
Soutien s'agit d'évaluer les capacités des différents
- Formation des différents départements du acteurs impliqués dans la mise en œuvre des
Ministère de la Santé, y compris les équipes activités de Gavi, des départements concernés
centrales et régionales du PEV, sur le du ministère de la Santé, y compris les équipes
nouveau manuel de procédures de gestion de centrales et régionales du PEV. Lorsque des
la subvention de GAVI au Togo afin d'éviter lacunes fondamentales sont identifiées,
les dépenses non recevables. Le prestataire recommander des mesures appropriées pour y
d'assurance animera des sessions de remédier.
formation avec des cas pratiques et des
retours d'expérience à partager avec les
différentes parties prenantes, en tenant
compte des conclusions de la dernière
évaluation de capacité, de l'examen de suivi
et des audits.

16
Surveiller la mise en place des exigences Vérifiez que le logiciel de compte, TOMPRO, a
nécessaires à une mise en œuvre efficace de été correctement adapté avant l'installation,
Gavi vérifiez sa compatibilité avec les exigences de
Soutien Gavi en matière de rapports financiers ainsi
- Le fournisseur d'assurance soutiendra qu'avec la législation locale et vérifiez que tous
le pays dans la préparation des spécifications les modules nécessaires sont installés et que les
logicielles. tests utilisateurs sont effectués sans problème.
- Assurer la compatibilité avec les
exigences de GAVI en matière de rapports
financiers ainsi qu'avec la législation locale.
- Assurez-vous que le nombre correct
de licences est demandé.

- Supervision de l'installation du logiciel. Le

fournisseur d'assurance doit s'assurer que
tous les modules nécessaires sont installés et
que les tests utilisateurs sont effectués sans
problème.

Surveiller la mise en place des exigences D'une manière générale, il faut procéder à une
nécessaires à une mise en œuvre efficace de évaluation de la capacité de la fonction de
Gavi vérification interne. Lorsque des lacunes
Soutien fondamentales sont identifiées, recommander
- Coaching de l'auditeur interne : Coacher et des mesures appropriées pour combler ces
former l'auditeur interne désigné sur lacunes, telles que des ajustements de la
l'exécution d'une mission d'audit interne dotation
(planification, exécution et reporting d'une (recrutement/remplacement, etc.) là où c'était
mission d'audit interne) et la rédaction des nécessaire. Vérifier et/ou suivre la qualité
livrables requis de l'audit interne (plan d'une mission d'audit interne (planification,
d'audit, charte, etc...) exécution et reporting d'une mission d'audit
interne) et des livrables requis d'audit interne
(plan d'audit, charte, etc...).
Autres travaux de certification L'AP assistera à ces réunions en tant
- Le prestataire d'assurance devra représenter qu'observateur et rendra compte au PCR de
le point focal de Gavi lors des réunions clés Gavi des procès-verbaux de ces réunions et de
où le point focal PFM est requis ou lorsque toute action qui pourrait avoir un impact sur la
l'ordre du jour comprend des questions bonne gestion des programmes
relatives à la gestion financière.
Autres travaux de certification Par le biais de son suivi et de ses
- Le fournisseur d'assurance soutient le recommandations, le prestataire de services
renforcement des mécanismes de contrôle d'assurance soutient le renforcement des
financier, au besoin, en vue d'assurer leur mécanismes de contrôle financier, le cas
viabilité au-delà de la échéant, en vue d'assurer leur pérennité au-delà
de la date de fin de sa mission.
17
Date de fin de la mission du fournisseur
d'assurance.

Autres travaux de certification Vérifier que les paiements relatifs à l'achat de

- Dans le cas de paiements relatifs à biens et de services sont conformes aux
l'acquisition de biens et de services, le directives et réglementations relatives à la
fournisseur d'assurance doit travailler avec le passation des marchés du ministère de la Santé
ministère de la Santé pour s'assurer qu'ils et de Gavi, le cas échéant.
sont conformes aux directives et
réglementations relatives à
l'approvisionnement de l'
le ministère de la Santé et Gavi, le cas
échéant.
Autres travaux de certification Comme cela a déjà été précisé avec Gavi, le
Le Prestataire d'assurance assumera d'autres fournisseur d'assurance n'assumera pas la
tâches et responsabilités habituelles dans responsabilité des activités d'assistance
l'exercice des fonctions d'Assistance technique, car cela porterait atteinte à son
Technique en Gestion Financière, sous la indépendance. Nous pensons que cela serait
clarifié dans le cadre des prestataires
direction de Gavi.
d'assurance élaboré par Gavi.
Le PA ne fera qu'observer et faire rapport au
Gavi FP l'AT a besoin d'actions éventuelles

Cela aurait un impact sur la bonne gestion des

programmes

Autres travaux de certification Veiller à ce que le ministère de la Santé prenne

- Le fournisseur d'assurance doit s'assurer que des mesures correctives en temps opportun
le ministère de la Santé prend des mesures pour donner suite aux observations
correctives en temps opportun sur les communiquées par Gavi. Cela inclut la capacité
observations communiquées par Gavi. Cela du programme
inclut la capacité du programme Rapports d'évaluation et d'audit de programme.
Rapports d'évaluation et d'audit de Le fournisseur de services d'assurance doit
programme. Le fournisseur d'assurance doit également s'assurer que les recommandations
également veiller à ce que les formulées dans les rapports d'audit externe sont
recommandations formulées dans les rapports prises en compte.
d'audit externe soient prises en compte.

18
Manuel de procédures Examen du manuel de procédure en ce qui
Le prestataire de services d'assurance concerne les obligations de la CCI-RSS/MoH
vérifiera, mettra à jour et soutiendra la en vertu de l'AG et formulation de
finalisation du manuel de procédures et recommandations à Gavi pour les ajustements à
formulera des recommandations à Gavi pour apporter aux procédures.
s'assurer que le manuel de procédures est
conforme aux obligations de la CCI-
RSS/ministère de la Santé en vertu de
l'accord de subvention et de l'accord-cadre de
partenariat
Achats de biens et de services (produits non Vérifier que les demandes d'achat sont
liés à la santé) conformes à l'activité spécifique dans le cadre
S'assurer que les demandes d'achat sont des budgets et du plan de travail approuvés et
conformes à l'activité spécifique dans les qu'elles représentent un bon rapport qualité-prix
budgets et le plan de travail approuvés et
qu'elles représentent l'optimisation des
ressources.
Achats de biens et de services (produits non Examiner les demandes pour vérifier leur
liés à la santé) conformité aux normes minimales et aux lignes
- Examiner et approuver les demandes pour directrices et politiques d'approvisionnement
s'assurer qu'elles sont conformes aux normes applicables.
minimales et aux lignes directrices et
politiques d'approvisionnement applicables.
Comptabilité et tenue de registres Vérifier et/ou contrôler que les livres
- S'assurer que des livres comptables comptables sont tenus par l'EPI/MoH pour
sont tenus par l'EPI/MoH pour toutes les toutes les transactions ;
transactions et que ces transactions sont que ces transactions sont correctement codées
correctement codées et enregistrées dans les et enregistrées dans les systèmes comptables.
systèmes comptables. - Assurer l'exactitude Les livres comptables sont tenus par l'UMP
de la saisie des données, sans que le conformément aux RMG et aux POS, ainsi qu'à
fournisseur de services d'assurance soit tenu la gouvernance requise dans le pays.
de tenir des registres comptables parallèles. - Vérifier et/ou surveiller l'exactitude de
la saisie des données, sans que le fournisseur
- Veiller à ce que l'EPI/MoH dispose
d'assurance soit tenu de tenir des registres
d'un système approprié et sécurisé pour comptables parallèles.
surveiller et contrôler (sécurité et accès) le
- Vérifier et/ou surveiller que l'EPI/MoH
classement et l'archivage de tous les
utilise un système approprié et sécurisé pour
documents justificatifs.
surveiller

19
 et le contrôle (sécurité et accès) du classement
et de l'archivage de toutes les pièces
justificatives.

Gestion d'actifs Cela a été inclus par inadvertance et ne relève

- S'assurer que le fournisseur d'assurance a le pas du rôle d'un fournisseur de services
pouvoir de cosigner l'approbation des d'assurance. Conformément à l'UCS, nous ne
bordereaux de paiement demandons pas de cosignataires sur les bons de
paiement, car il s'agit du rôle primordial du
personnel des PMU.
Gestion d'actifs Vérifier et/ou surveiller que les transactions
- S'assurer que les transactions financières et autres transactions pertinentes
financières et autres transactions sont conformes à l'AG concernée
pertinentes sont conformes à l'AG Vérifier et/ou surveiller que toutes les
pertinente transactions sont dûment étayées par la
- Assurez-vous que toutes les documentation originale
transactions sont dûment étayées par la
documentation originale
Impôts Surveiller le soutien apporté au PEV ou au
- Soutenir l'EPI/MoH pour s'assurer que les ministère de la Santé pour surveiller et/ou
systèmes de suivi des exemptions et vérifier que des systèmes de suivi des
les remboursements sont en place et que exemptions et des remboursements sont en
l'EPI/MoH prend toutes les mesures place et que le PEV et le ministère de la Santé
nécessaires pour obtenir le remboursement prend toutes les mesures nécessaires pour
des impôts lorsqu'une exonération directe obtenir le remboursement des taxes lorsqu'une
n'est pas disponible exonération directe n'est pas disponible
Transfert de compétences Identifier les forces et les faiblesses du CCI-
- Identifier les forces et les faiblesses RSS/MoH afin de fournir une analyse des
de l'ICC-RSS/MoH et fournir une formation causes profondes et des recommandations sur
formelle au moyen d'un plan de renforcement les besoins en matière d'assistance technique
des capacités mesurable et assorti d'un et/ou de changements dans l'embauche de
calendrier personnel.
- Soutenir la production de plans de
changement
- Soutenir l'embauche de personnel
- Soutenir la conception et la
documentation des processus
- Aide au mentorat et au coaching
- Fournir une formation formelle

20
Surveillance, entretien du véhicule et gestion Le certificateur doit vérifier et/ou contrôler que
de la consommation de carburant tous les véhicules disposent d'un journal de
- Le fournisseur d'assurance doit s'assurer que bord contenant des données sur la distance
tous les véhicules disposent d'un journal de parcourue et la consommation de carburant
bord qui comprend des données sur la
distance parcourue et la consommation de
carburant.
L'équipe de la mission
L'équipe du fournisseur d'assurance sera Il n'est pas attendu que le personnel de PwC
basée dans le pays, au ministère de la Santé. rende compte de quelque manière que ce soit à
l'ICC.
RSS/MOH. Il est prévu que les AP soient basés
dans le pays.

Effectuer une inspection des immobilisations

fixes au moins une fois par an couvrant 100 %
Travail d'assurance et de conformité
de tous les éléments d'immobilisation qui
- Veiller à ce que les registres des actifs aux
doivent être déclarés dans le registre des
niveaux national, provincial et des
immobilisations. Fournir des notes d'examen ou
établissements de santé soient tenus et mis à
des recommandations visant à améliorer les
jour. Qu'un système de suivi des équipements
contrôles et les processus existants concernant
de la chaîne du froid et des motos est en
la gestion des immobilisations du pays et
place.
surveiller la mise en œuvre et l'efficacité de la
recommandation.
Révision du budget Fournir une analyse des causes profondes et des
-Dépannage et proposition de renforcement recommandations au niveau opérationnel et
des capacités lorsqu'il y a des retards dans la surveiller la mise en œuvre et l'efficacité des
réception des fonds au niveau opérationnel. recommandations.
Révision du budget Fournir des recommandations au niveau
-Assurer la liaison avec le niveau infranational pour remédier aux retards et
infranational pour remédier aux retards et surveiller la mise en œuvre et l'efficacité des
mettre en place des stratégies stratégies d'atténuation.
d'atténuation.
Entreprendre l'examen des rapports financiers
trimestriels, afin de s'assurer du respect des
exigences de Gavi en matière de rapports. Cela
Examen de l'information financière par
impliquera une triangulation des données de
pays - Le fournisseur veillera également à
subvention (décaissements de subventions,
ce que les rapports financiers soient soumis
soldes de trésorerie d'ouverture et de clôture,
en temps opportun, conformément aux
dépenses, revenus d'intérêts, etc.) afin d'établir
exigences de Gavi.
les soldes de trésorerie et les explications
fournies dans le budget par rapport à l'analyse
des écarts réels.

21
 Effectuer des examens de la qualité globale de
l'audit externe, du processus de sélection de
Donner son avis sur (a) la qualité de l'audit, des honoraires d'audit qui se situent
l'auditeur, (b) le processus de sélection de dans les prix du marché et procéder à un
l'audit, (c) les honoraires d'audit applicables examen approfondi des travaux d'audit
et (d) la performance de l'audit. effectués (par le biais des rapports d'audit
soumis) et s'assurer que les éléments probants
obtenus sont suffisants et appropriés.
Aider le pays dans le suivi et la mise en
œuvre de la gestion des subventions Le PA doit comprendre le livrable dans de tels
Exigences (GMR) cas et fournir des conseils à la mise en œuvre
- En plus du suivi, le fournisseur d'assurance qui a la responsabilité de fournir le document
fournira un soutien au pays, dans la mesure livrable final et les documents justificatifs
du possible, pour mettre en œuvre ces respectifs. Le point d'accès examinera ensuite
recommandations ou identifier à Gavi les pour s'assurer qu'il correspond aux livrables
recommandations nécessitant une mise à jour attendus avant de le partager avec
ou une modification en fonction de GAVI
l'évolution de l'environnement opérationnel.
Autres travaux de certification
-Étant donné qu'AJO devrait se retirer du
Examiner le plan de sortie 2023-2025 proposé
soutien de Gavi, l'entrepreneur élaborera un
du pays et identifier les domaines
plan de sortie 2023-2025. Le plan
d'amélioration, fournir des recommandations et
comprendra les étapes essentielles
suivre la mise en œuvre.
nécessaires à la remise des systèmes de
comptabilité et de gestion financière

élaboré pour le soutien de Gavi et quantifier

les ressources requises pour le personnel de
soutien.

Autres travaux de certification

Examiner le processus de recrutement du
- L'entrepreneur soutiendra le processus de
personnel financé par Gavi au PEV pour
recrutement du personnel financé par Gavi à
vérifier que le personnel possédant les aptitudes
l'EPI afin de s'assurer que le personnel
et les compétences requises est sélectionné par
possédant les aptitudes et les compétences
le biais d'un processus concurrentiel et
requises est sélectionné par le biais d'un
transparent.
processus concurrentiel et transparent.

22
Le fournisseur d'assurance doit travailler
avec le pays par l'intermédiaire du
ministère de la Santé pour s'assurer que
toutes les dépenses et/ou tous les paiements
dans le cadre de la mise en œuvre de la
subvention aux niveaux national et
départemental : • Sont complets et précis Cette tâche comprendra la vérification du
en termes de documentation à l'appui. paiement des biens et services. Vérifiez que les
• Sont justifiés sur la base du budget et dépenses sont conformes aux directives de Gavi
des plans de travail approuvés, ainsi que d'un
et aux exigences de la mise en œuvre/du pays.
plan d'approvisionnement complet ;
• Avoir été dûment autorisé ;
• Se rapportent à des dépenses
admissibles ; et
• Sont dirigés vers les destinataires
appropriés.
Le prestataire de services d'assurance
travaillera aux côtés des équipes des finances
et des programmes du ministère de la Santé
Entreprendre l'examen des livres de caisse et
et de tout bénéficiaire pour s'assurer que
des pièces justificatives pour vérifier leur
toutes les transactions financières sont
intégrité et leur conformité aux exigences de
correctement enregistrées dans le système
Gavi. Toute exception identifiée sera
comptable, que les rapports financiers sont
communiquée aux entités chargées de la mise
exacts, opportuns et dans le format requis par
en œuvre par l'intermédiaire de Gavi pour
Gavi et que tous les documents justificatifs
qu'elles prennent des mesures correctives.
sont correctement classés et stockés
AP n'aidera pas à la tenue et/ou à la préparation
conformément à la traduction internationale.
à la législation locale et à l'accord-cadre de des dossiers financiers.
partenariat ou à la convention de
subvention.
Subvention, budget, soutien au Soutenir le point focal de Gavi pour la GFP
développement ; Au fur et à mesure que le dans l'orientation du Programme (NVIP) sur les
pratiques, les directives et les outils de
besoin s'en fait sentir, et en collaboration
budgétisation de Gavi.
avec le point focal de la GFP, l'AP fournira
Ce processus devrait être dirigé par le point
une formation sur la budgétisation des focal pour la GFP, tandis que le fournisseur
subventions et réorientera le personnel du d'assurance
ministère de la Santé / NVIP sur les
meilleures pratiques de budgétisation et les apporter son soutien à ces derniers. Le soutien
directives de Gavi en matière de sera basé sur l'expérience des prestataires de
budgétisation et de financement, les services d'assurance lors de l'examen de la
exigences et l'utilisation des outils et des qualité des documents d'octroi de subventions
modèles. de Gavi.

23
 Cette tâche devrait comprendre l'examen du
Soutenir le ministère de la Santé / NVIP dans respect des processus et des contrôles
l'élaboration ou l'amélioration des politiques, budgétaires. Les politiques budgétaires sont
procédures et processus internes de déjà
budgétisation, y compris les contrôles
nécessaires par la haute direction. défini par Gavi et Public Financial
Loi de gestion (en cas de MoH/NVIP).

Par conséquent, le rôle de l'assureur est de

vérifier la conformité.

Soutenir le pays, par l'intermédiaire du

ministère de la Santé, pour répondre aux Il s'agira d'examiner les commentaires du
commentaires de présélection de l'équipe de Comité d'examen indépendant (CEI) après la
pays de Gavi et répondre aux demande de subvention afin de s'assurer qu'ils
recommandations du Comité d'examen ont été traités de manière adéquate.
indépendant de Gavi.
Soutenir le National MoH NVIP
demandes de reprogrammation avec des
informations financières solides, y compris L'examen du budget et des demandes de
un budget de qualité reliant les fonds au reprogrammation, la vérification des
programme, des explications claires et des hypothèses budgétaires, des quantités et des
références pour les économies identifiées, des coûts unitaires.
justifications appropriées pour les activités Le fournisseur d'assurance ne participera pas à
prioritaires et/ou dépriorisées, des prévisions
l'élaboration des examens du budget ou de la
de dépenses réalistes compte tenu de
l'historique reprogrammation, il examinera plutôt la qualité
ainsi que de veiller à ce que les montants des pour en vérifier l'adéquation et le caractère
subventions soient entièrement rapprochés (y raisonnable.
compris les soldes de trésorerie, les avances
en cours et les engagements).
L'examen du budget et des demandes de Le prestataire de services d'assurance
reprogrammation, la vérification des travaillera avec le point focal de la gestion
hypothèses budgétaires, des quantités et des financière du portefeuille (GFP) pour améliorer
coûts unitaires. l'efficacité de la gestion des subventions et du
Le fournisseur d'assurance ne participera pas soutien de Gavi, et pour renforcer la
à l'élaboration des examens du budget ou de conformité avec les politiques et directives de
la reprogrammation, il examinera plutôt la gestion financière des pays et de Gavi. -
qualité pour en vérifier l'adéquation et le Contribuer au renforcement de l'appropriation
caractère raisonnable. et des capacités des pays

24
Au minimum, le fournisseur d'assurance Au minimum, le fournisseur d'assurance
coordonnera la réception des informations de coordonnera la réception des informations de
tous les maîtres d'œuvre dans le pays et tous les maîtres d'œuvre dans le pays et, sur la
fournira sur une base trimestrielle ou sur base de ces informations, fournira sur une base
demande une version résumée du total des trimestrielle ou sur demande une version
subventions reçues dans le pays, des résumée du total des subventions reçues dans le
montants dépensés et engagés ainsi que des pays, des montants dépensés et engagés, ainsi
soldes de trésorerie, avec une note indiquant que des soldes de trésorerie, avec une note
les problèmes critiques affectant la indiquant les problèmes critiques affectant la
subvention dans le pays, y compris, mais subvention dans le pays, y compris, mais sans
sans s'y limiter : Raison de la sous-utilisation s'y limiter : Raison de la sous-utilisation ou du
ou du dépassement de la subvention, dépassement de la subvention, considérations
considérations relatives à l'expiration prévue relatives à l'expiration prévue de la subvention,
de la subvention, au coût ou à l'absence de au coût ou à l'absence de subvention,
subvention, modifications majeures attendues modifications majeures attendues et état de la
et état de la conformité aux rapports, aux conformité aux rapports, aux soumissions de
soumissions de budget ou de propositions, budget ou de propositions, entre autres.
entre autres.
Cela se fera par l'examen des soumissions
Travailler avec le pays pour assurer la bonne
conformément aux directives fournies par le
qualité à l'entrée de toutes les demandes
point focal de Gavi pour la GFP et le
soumises à Gavi, en particulier en ce qui
fournisseur d'assurance surveillera/vérifiera la
concerne les coûts, l'intégrité budgétaire, les
bonne qualité à l'entrée de toutes les demandes
hypothèses et l'optimisation des ressources.
soumises à Gavi

en particulier en ce qui a trait aux coûts, à

l'intégrité budgétaire, aux hypothèses et à
l'optimisation des ressources.
Comme indiqué à la ligne 19 et approuvé par
Atténuer le risque de fraude ou d'utilisation
Gavi, nous évaluerons les mécanismes
abusive des fonds de subvention et minimiser
actuellement en place pour lutter contre la
les dépenses non éligibles liées à l'utilisation
fraude, fournirons des recommandations et
des fonds de subvention en travaillant avec le
vérifierons et/ou surveillerons la mise en œuvre
pays à la mise en œuvre de contrôles
de ces recommandations. Nous examinerons
adéquats aux niveaux national et
également les résultats de tout travail de lutte
infranational.
contre la fraude.

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 Sur la base des informations disponibles,
Convenir avec le pays d'une matrice des préparer et convenir avec le pays d'une matrice
risques et des contrôles et s'assurer que des des risques et de contrôle et s'assurer, par le
contrôles efficaces sont en place sur biais d'examens périodiques, que des contrôles
l'utilisation des fonds de subvention de Gavi efficaces sont en place sur l'utilisation des fonds
et que tous les paiements sont éligibles, de subvention de Gavi et que tous les paiements
justifiés et soutenus de manière adéquate ; À sont éligibles, justifiés et soutenus de manière
cet égard, le fournisseur d'assurance adéquate ; À cet égard, le prestataire
travaillera avec les institutions appropriées d'assurance travaillera en coordination avec les
telles que le bureau de l'audit interne du pays institutions appropriées telles que le bureau de
ou la Division du bien-être familial (FWD). l'audit interne du pays ou la Division du bien-
être familial (FWD).
Travailler avec le pays pour assurer la
Surveiller/Vérifier que des mesures de
continuité de la mise en œuvre du programme
protection sont en place en ce qui concerne les
dans les environnements à haut risque en
investissements de Gavi afin d'assurer la
veillant à ce que des garanties soient en place
continuité de la mise en œuvre du programme
en ce qui concerne les investissements de
dans les environnements à haut risque
Gavi.
Travailler avec le pays pour s'assurer que les Par le biais de vérifications et d'examens
registres financiers et les documents périodiques (comme convenu avec Gavi),
justificatifs de toutes les transactions sont contrôler/vérifier que les registres financiers et
tenus à jour et que des rapports financiers les justificatifs de toutes les transactions sont
tenus à jour et que des rapports financiers
précis sont préparés en temps opportun. Il
précis sont préparés en temps opportun. Cela
s'agira, sans s'y limiter, de veiller à ce que des inclura, sans s'y limiter, le suivi/vérification que
rapports financiers appropriés soient soumis à des rapports financiers appropriés sont soumis à
la CPI, au ministère de la Santé et à Gavi l'ICC, au ministère de la Santé et à la
conformément aux délais requis. Gavi dans les délais prescrits.
Surveiller/Vérifier que les capacités du pays et
de la FWD dans les domaines identifiés par
Gavi sont renforcées de temps à autre par le
Veiller à ce que les capacités du pays et de la
biais d'un plan de renforcement des capacités
FWD soient renforcées par le biais d'un plan
mesurable et assorti d'un calendrier. Pour ce
de renforcement des capacités mesurable et
faire, le pays et la FWD procéderont à des
assorti d'un calendrier.
examens périodiques et à la vérification de l'état
d'avancement de la mise en œuvre du plan de
renforcement des capacités.
Soutenir l'exécution à un rythme soutenu en Signaler à Gavi en temps opportun les retards
fournissant toutes les informations et le dans l'utilisation des fonds, en mettant en
soutien nécessaires au pays, en particulier en évidence les principales causes et fournir des
ce qui concerne les fonds qui ne progressent recommandations pour stimuler l'utilisation
pas dans le pipeline. efficace.

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le fournisseur d'assurance examinera les le fournisseur d'assurance examinera les
budgets avant de les soumettre à Gavi et budgets avant de les soumettre à Gavi et
fournira un soutien au renforcement des recommandera
capacités de certains processus lorsque ceux- Appui au renforcement des capacités de
ci ont des implications financières (par certains processus
exemple, le suivi budgétaire) lorsque ceux-ci ont des implications financières
(par exemple, suivi budgétaire)
Entreprendre régulièrement – au nom du
Secrétariat et du pays – un pré-examen des Entreprendre régulièrement un pré-examen des
budgets, des analyses approfondies des budgets, des analyses approfondies des soldes
soldes de trésorerie, l'examen des de trésorerie, des rapprochements bancaires,
rapprochements bancaires, l'examen des des rapports financiers, des rapports d'audit
rapports financiers, les rapports d'audit avant avant de les soumettre au Secrétariat de Gavi.
de les soumettre au Secrétariat. Lorsqu'il Lorsqu'il entreprend des analyses approfondies
entreprend des analyses approfondies des des soldes de trésorerie, le fournisseur de
soldes de trésorerie, le fournisseur de services d'assurance s'entretient avec ses
services d'assurance s'entretient avec ses collègues programmatiques pour avoir une
collègues programmatiques pour avoir une compréhension raisonnable des raisons pour
compréhension raisonnable des raisons pour lesquelles les subventions ne progressent pas.
lesquelles les subventions ne progressent pas.
Le Prestataire de services d'assurance assumera
Le fournisseur d'assurance doit s'acquitter d'autres tâches et responsabilités habituelles
d'autres tâches et responsabilités qui sont
dans le cadre de l'exercice de ses fonctions,
habituelles dans l'exercice des fonctions de
sous la direction de Gavi, après accord avec le
l'assurance
Prestataire, à la demande de Gavi Prestataire de services d'assurance et accord des
deux parties sur les honoraires.
Vérification externe de la DFE et des sous-
récipiendaires :
Examiner et surveiller la mise en œuvre par le
Soutenir le pays, par l'intermédiaire du
pays, par l'intermédiaire du ministère de la
ministère de la Santé et du FWD, dans la
Santé et du FWD, de toutes les
mise en œuvre de toutes les
recommandations découlant de l'audit externe
recommandations découlant de l'audit
et d'autres prestataires d'assurance pertinents, y
externe et d'autres prestataires d'assurance
compris le suivi et le respect des exigences de
pertinents, y compris le suivi et le respect des
gestion des subventions (GMRS).
exigences de gestion des subventions
(GMRS).
Vérification externe de la DFE et des sous-
récipiendaires : Participer au processus d'audit en assistant à la
Participer au processus d'audit en assistant à réunion de planification de l'audit, aux comptes
la réunion de planification de l'audit, aux rendus d'audit et à la réunion de fin d'audit, et
comptes rendus d'audit et à la réunion de fin en fournissant aux auditeurs l'information
d'audit, et en fournissant aux auditeurs les pertinente sur les principaux secteurs de risque.
informations et les documents nécessaires.

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Transfert de compétences :
Dans les six mois suivant l'installation,
élaborer un plan de renforcement des Le fournisseur de services d'assurance
capacités de gestion financière (FCBP) recommandera les domaines où des
assorti d'un calendrier détaillant les étapes améliorations sont nécessaires, énumérera les
clés et les indicateurs de performance à activités à exécuter, les responsabilités
suivre, les actions spécifiques et les pertinentes et le calendrier de mise en œuvre.
calendriers prévus des initiatives convenues. Sur la base de ces informations, le ministère de
Le FCBP doit être clairement lié aux la Santé élaborera et finalisera le plan de
évaluations (par le fournisseur de services renforcement des capacités de gestion
d'assurance et d'autres fournisseurs de financière (FCBP), qui sera examiné par le
services d'assurance) en mettant en évidence fournisseur d'assurance et convenu avec Gavi.
les lacunes et les faiblesses spécifiques à
corriger.

3. Lieu : Les activités dans le cadre de ces services seront menées au Congo
4. Durée de la mission : Environ 18 mois avec une date de début prévue en mars 2024. De
mi-février 2024 à décembre 2025 (selon la demande de GAVI le 11 octobre 2023)

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