I.
INTRODUCTION
La gestion du courriel administratif est une tâche essentielle pour toute organisation, quelle que
soit sa taille ou son secteur d'activité. Les courriels administratifs comprennent des demandes de
renseignements, des demandes de service, des plaintes, des commentaires, des suggestions, des
propositions et bien plus encore. La plupart de ces courriels nécessitent une réponse rapide et efficace
pour maintenir une bonne relation avec les clients et les partenaires de l'organisation.
Cependant, la gestion des courriels administratifs peut être une tâche fastidieuse et chronophage
pour nos employés. Ils doivent trier les courriels, les classer, les répondre et les archiver. Cette tâche
peut prendre beaucoup de temps et peut entraîner une perte de productivité au sein de nos services.
II. OBJECTIFS
Le projet consiste à mettre en place une application de gestion du courriel administratif au sein
de nos services. L'objectif de cette application est de faciliter la gestion des courriels administratifs en
permettant une organisation efficace et une réponse rapide aux demandes des clients ou des partenaires
de l'organisation. Cette application sera utilisée par les employés de l'organisation, qui pourront ainsi
gérer leurs courriels de manière plus efficace et productive. Le contexte dans lequel cette application
sera utilisée est celui d'une organisation qui reçoit un grand nombre de courriels administratifs chaque
jour et qui doit répondre rapidement et efficacement à ces demandes pour maintenir une bonne relation
avec ses clients et partenaires.
III. FONCTIONNALITES
✓ Gestion complète des documents électroniques : création, importation, classement, organisation
et consultation des documents numériques.
✓ Indexation avancée et métadonnées : possibilité d'attribuer des métadonnées aux documents
pour faciliter leur recherche et leur classification.
✓ Recherche puissante : fonctionnalités de recherche avancées basées sur des critères multiples,
des mots-clés, des filtres et des requêtes personnalisées.
✓ Workflow et gestion des processus métiers : création et gestion de flux de travail automatisés
pour les tâches et les processus liés aux documents.
✓ Contrôle d'accès et sécurité : définition de niveaux d'autorisation, de droits d'accès et de
confidentialité pour assurer la sécurité des documents.
✓ Archivage et conservation à long terme : possibilité d'archiver et de conserver les documents
conformément aux réglementations et aux politiques de conservation.
✓ Intégrations avec d'autres applications et systèmes : capacité d'intégration avec des systèmes
d'information existants et d'échange de données via des interfaces standardisées.
✓ Gestion des versions et des révisions : suivi et gestion des différentes versions d'un document,
historique des modifications et possibilité de revenir à une version antérieure.
✓ Annotation et collaboration : possibilité d'ajouter des annotations, des commentaires et des
approbations aux documents, ainsi que de collaborer avec d'autres utilisateurs.
✓ Gestion des droits de publication : possibilité de définir des droits de publication spécifiques pour
les documents destinés à être diffusés publiquement.
✓ Tableau de bord et rapports : tableaux de bord personnalisables offrant une vue d'ensemble des
statistiques et des activités liées aux documents.
✓ Mobilité : accès aux documents et aux fonctionnalités de l’application à partir de périphériques
mobiles tels que les smartphones et les tablettes.
✓ Personnalisation de l'interface utilisateur : possibilité de personnaliser l'interface utilisateur selon
les préférences et les besoins de chaque utilisateur.
✓ Multi-langue et internationalisation : prise en charge de différents langages et possibilité
d'adapter l'application aux spécificités locales.
✓ Audit et traçabilité : enregistrement des activités de l'application et possibilité d'auditer les actions
effectuées sur les documents.
Garde à l'esprit que cette liste n'est pas exhaustive et qu'il peut y avoir d'autres fonctionnalités
spécifiques selon les versions, les modules et les paramètres de configuration de l’application. Il est
recommandé de consulter la documentation officielle ou de contacter l'équipe de l’application pour obtenir
des informations plus détaillées et précises.
IV. EXIGENCES TECHNIQUES
Voici les principales ressources techniques du serveur web à votre disposition pour l'installation
et l'utilisation de l’application :
1. Système d'exploitation :
Le serveur est compatible avec les systèmes d'exploitation suivants :
- Windows (versions prises en charge spécifiées par vous)
- Linux (ex. : CentOS, Ubuntu, Debian)
2. Serveur web :
Maarch nécessite un serveur web compatible. Les options recommandées sont les suivantes :
- Apache HTTP Server (version spécifiée par vous)
- Nginx (version spécifiée par vous)
3. Base de données :
Supporte différentes bases de données. Les options couramment utilisées sont :
- MySQL (version spécifiée par vous)
- PostgreSQL (version spécifiée par vous)
4. Mémoire et espace de stockage :
Les exigences de mémoire et d'espace de stockage dépendent de la taille de la base de données
et du volume de documents à gérer. Il est recommandé de suivre les recommandations spécifiées par
votre application en fonction de la charge prévue.
5. Connectivité réseau :
Une connectivité réseau pour l'accès aux services externes, tels que les services de messagerie
électronique, les services de sécurité LDAP, etc.
V. INTERFACES UTILISATEUR
L’application de gestion des documents dont nous avons besoin devrait offrir des interfaces
utilisateur conviviales et intuitives pour faciliter l'utilisation et l'adoption par les utilisateurs. Voici quelques
interfaces utilisateur clés qui contribuent à une bonne expérience d'application de gestion des documents
:
1. Tableau de bord :
Un tableau de bord centralisé fournit un aperçu visuel des documents, des tâches en cours, des
actions nécessaires et des statistiques importantes. Il permet aux utilisateurs de surveiller rapidement
leur travail et d'accéder aux fonctionnalités essentielles.
2. Interface de recherche avancée :
Une interface de recherche puissante permet aux utilisateurs de trouver rapidement les
documents en utilisant une variété de critères, tels que les mots-clés, les métadonnées, les filtres et les
requêtes personnalisées. Une prévisualisation des résultats et la possibilité de sauvegarder les
recherches fréquentes sont également appréciées.
3. Interface de gestion des documents :
Une interface claire et organisée pour la gestion des documents permet aux utilisateurs de créer,
importer, classer, organiser et visualiser les documents. Des fonctionnalités de glisser-déposer, d'ajout
de métadonnées et de gestion des versions simplifient les tâches de gestion des documents.
4. Workflow et interface de gestion des processus :
Une interface de gestion des flux de travail permet de créer, de visualiser et de gérer facilement
les étapes du processus et les tâches associées. Elle offre une vue d'ensemble des flux de travail en
cours, des délais, des responsables et des prochaines étapes à suivre.
5. Annotations et collaboration :
Une interface permettant d'ajouter des annotations, des commentaires et des approbations
directement sur les documents facilite la collaboration entre les utilisateurs. Des fonctionnalités de suivi
des modifications et de notifications favorisent la communication et le partage d'informations.
6. Interface de sécurité et d'autorisation :
Une interface claire pour la gestion des droits d'accès et des autorisations permet aux
administrateurs de définir et de gérer les niveaux de confidentialité et de sécurité des documents. Les
utilisateurs doivent facilement comprendre leurs droits d'accès et pouvoir les gérer de manière
transparente.
7. Interface mobile :
Avoir une interface mobile réactive ou une application dédiée permet aux utilisateurs d'accéder
et de gérer les documents depuis leurs appareils mobiles, ce qui améliore leur productivité et leur
flexibilité.
8. Personnalisation de l'interface :
La possibilité de personnaliser l'interface utilisateur selon les préférences individuelles des
utilisateurs (ex. : disposition des modules, préférences de tri, couleurs) contribue à une expérience
utilisateur personnalisée et agréable.
9. Assistance et documentation :
Une interface pour accéder à une documentation d'assistance, à des ressources de formation et
à une assistance en ligne est un élément clé pour garantir que les utilisateurs peuvent trouver des
réponses à leurs questions et résoudre les problèmes éventuels.
NB : L’application de gestion des documents veille à ce que ces interfaces soient bien conçues, intuitives,
réactives et adaptées aux besoins des utilisateurs. Elle doit également offrir une expérience utilisateur
cohérente et cohésive pour assurer une utilisation fluide et efficace de l'application.
VI. SECURITE
La sécurité d'une application de gestion de documents est d'une importance capitale pour
protéger les informations sensibles et confidentielles qu'elle contient. Voici quelques aspects essentiels
de la sécurité d'une telle application :
1. Authentification et contrôle d'accès :
L'application doit mettre en place un système robuste d'authentification des utilisateurs pour
s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents. Cela implique
l'utilisation de mots de passe forts, d'authentification à deux facteurs, de la gestion des droits d'accès et
des rôles utilisateur.
2. Gestion des droits d'accès :
Une bonne application de gestion de documents doit offrir des fonctionnalités granulaires de
gestion des droits d'accès. Cela permet de contrôler qui peut consulter, modifier, supprimer ou partager
des documents, en attribuant des autorisations spécifiques aux utilisateurs ou aux groupes d'utilisateurs.
3. Chiffrement des données :
Les données sensibles stockées dans l'application doivent être chiffrées pour empêcher tout
accès non autorisé. Cela comprend le chiffrement des données en transit (communication entre
l'application et les utilisateurs) ainsi que le chiffrement des données au repos (stockées sur les serveurs).
4. Audit et journalisation :
Une application de gestion de documents doit enregistrer et journaliser les activités des
utilisateurs, notamment les actions effectuées sur les documents (consultation, modification,
suppression, partage) ainsi que les connexions et les tentatives d'accès non autorisées. Ces journaux
permettent de détecter et d'analyser les éventuelles anomalies de sécurité.
5. Protection contre les attaques :
L'application doit être résistante aux différentes formes d'attaques, telles que les attaques par
injection SQL, les attaques par déni de service (DoS), les attaques de force brute, etc. Cela peut être
réalisé en mettant en œuvre des mesures de sécurité telles que la validation des entrées utilisateur, la
protection contre les injections, les pare-feu, les mécanismes de détection des intrusions, etc.
6. Sauvegardes régulières :
La sauvegarde régulière des données est essentielle pour prévenir les pertes de données en
cas de défaillance du système, de sinistre ou de cyber-attaque. Les sauvegardes doivent être stockées
de manière sécurisée et testées périodiquement pour vérifier leur intégrité et leur récupérabilité.
7. Mises à jour et correctifs de sécurité :
Il est crucial de maintenir l'application à jour en appliquant les derniers correctifs de sécurité et
les mises à jour logicielles. Cela permet de remédier aux vulnérabilités connues et d'améliorer la
résistance de l'application aux attaques.
8. Sensibilisation et formation des utilisateurs :
Une bonne sécurité dépend également de la sensibilisation et de la formation des utilisateurs. Ils
doivent être informés des bonnes pratiques en matière de sécurité, comme la protection des mots de
passe, la prévention des attaques d'ingénierie sociale et la manipulation sécurisée des documents.
Il est essentiel de mettre en œuvre ces mesures de sécurité dès la conception et de les évaluer
régulièrement pour assurer la protection optimale des documents et des données sensibles. Les
exigences spécifiques en matière de sécurité peuvent varier en fonction des besoins de l'organisation et
des réglementations auxquelles elle est soumise.
VII. PERFORMANCES ET
ECHELLE
Les performances et l'évolutivité d'une application de gestion de documents sont essentielles
pour assurer une utilisation fluide, même avec des volumes importants de documents. Voici quelques
considérations relatives aux performances et à l'évolutivité d'une telle application :
1. Temps de réponse :
Une bonne application de gestion de documents doit offrir des temps de réponse rapides lors de
la recherche, de l'affichage et de la manipulation de documents. Cela inclut la rapidité d'affichage des
résultats de recherche, le chargement des documents et la réactivité globale de l'interface utilisateur.
2. Capacité de traitement des documents :
L'application doit être capable de gérer efficacement un grand nombre de documents, qu'il
s'agisse de milliers, de millions, voire plus. Cela implique des performances optimisées pour l'indexation,
la recherche, la manipulation et le stockage des documents.
3. Évolutivité horizontale :
À mesure que les volumes de documents augmentent, l'application doit pouvoir s'adapter en
ajoutant de nouvelles ressources matérielles, telles que des serveurs supplémentaires, pour répartir la
charge et maintenir de bonnes performances. L'évolutivité horizontale permet de scaler l'application en
ajoutant simplement des ressources supplémentaires.
4. Gestion du cache :
La mise en cache des documents fréquemment consultés, des résultats de recherche et des
métadonnées peut améliorer considérablement les performances de l'application en réduisant les temps
d'accès aux données et en minimisant les requêtes répétitives.
5. Optimisation des requêtes :
Les requêtes de recherche et de récupération de documents doivent être optimisées pour réduire
le temps de réponse. Cela peut inclure l'optimisation des index, l'utilisation de techniques de recherche
efficaces, la mise en place de filtres et de règles de recherche avancées, etc.
6. Gestion de la concurrence :
L'application doit être capable de gérer efficacement les accès concurrents et de garantir
l'intégrité des données lorsqu'il y a plusieurs utilisateurs travaillant simultanément sur les documents.
7. Surveillance et ajustement :
Une application performante doit être constamment surveillée pour identifier les éventuels
goulots d'étranglement ou problèmes de performance. Des ajustements doivent être apportés si
nécessaire, tels que l'optimisation des requêtes, l'ajout de ressources serveur supplémentaires, etc.
Il est important de noter que les performances et l'évolutivité de l’application de gestion de
documents peuvent dépendre de nombreux facteurs, notamment la puissance matérielle, la taille de la
base de données, la complexité des opérations effectuées, la configuration du système, etc. Une
évaluation détaillée des besoins spécifiques et une optimisation continue sont nécessaires pour maintenir
des performances optimales à mesure que l'application se développe et évolue.
VIII. LIVRABLES ATTENDUS
IX. CONTRAINTES
X. PROCEDURE DE SELECTION
