Ce sont les actions clés auxquelles vous pouvez vous engager.
Écoutez activement : Portez une attention particulière à ce que les
autres disent, verbalement et non verbalement. Évitez les
distractions.
Participez de manière constructive :
o Partagez vos idées : Offrez vos perspectives et vos
suggestions lorsque c'est pertinent.
o Posez des questions de clarification : Si quelque chose
n'est pas clair, demandez plus d'informations pour vous
assurer de bien comprendre.
o Proposez des solutions : Au lieu de simplement soulever
des problèmes, essayez de suggérer des solutions potentielles.
o Restez sur le sujet : Aidez à maintenir la discussion centrée
sur les points de l'ordre du jour.
Prenez des notes : Notez les décisions clés, les actions à
entreprendre et les informations importantes. Cela aide à la
mémorisation et à la responsabilisation.
Respectez les opinions des autres : Même si vous n'êtes pas
d'accord, écoutez respectueusement les différents points de vue.
Gérez votre temps : Soyez conscient de l'horaire de la réunion et
du temps alloué à chaque sujet.
Confirmez les actions à entreprendre : Avant la fin de la
réunion, réitérez qui est responsable de quoi, et pour quand. Cela
garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Résumez les points clés (si nécessaire) : Si la discussion
devient longue, un bref résumé peut aider à recentrer le groupe.
Restez engagé : Évitez le multitâche, de consulter votre téléphone
ou de faire d'autre travail pendant la réunion.
En cas de conflit :
Intervenir Calmement et Rapidement
o Dès que vous sentez qu'un désaccord monte en tension, agissez
avant que cela ne dégénère.
o Reconnaissez la tension : Dites quelque chose comme : "Je
sens qu'il y a des points de vue divergents sur ce sujet, et c'est
important de les aborder."
o Restez neutre : N'exprimez pas de jugement sur qui a tort ou
raison. Votre rôle est de faciliter, pas de juger.
Recentrer sur l'Objectif de la Réunion
o Souvent, les conflits détournent l'attention de l'objectif initial.
o Rappelez le but commun : "Notre objectif ici est de décider de
X" ou "Nous sommes ici pour trouver une solution à Y." Cela aide
à ramener tout le monde à la raison d'être de la discussion.
o Évitez les attaques personnelles : Insistez sur le fait que la
discussion doit rester axée sur les idées et non sur les personnes.
"Concentrons-nous sur les faits et les propositions, pas sur les
personnes."
Favoriser l'Écoute et la Compréhension Mutuelle
o Le conflit naît souvent d'un manque de compréhension.
o Demandez de clarifier les points de vue : "Pouvez-vous
expliquer plus en détail votre position, afin que nous puissions
tous mieux la comprendre ?" ou "Comment voyez-vous cette
solution fonctionner concrètement ?"
o Reformulez : Si vous êtes le facilitateur, essayez de reformuler
les points de vue de chaque partie pour vous assurer que tout le
monde a bien compris. "Si je comprends bien, votre point est
que... et votre inquiétude est que..."
o Encouragez l'écoute active : Rappelez aux participants de
laisser les autres finir de parler sans interruption.
Proposer des Solutions et des Compromis
o Une fois les points de vue clarifiés, cherchez des voies de
résolution.
o Recherchez des terrains d'entente : "Y a-t-il des points sur
lesquels nous sommes tous d'accord ?" ou "Quels sont les
éléments de chaque proposition qui pourraient être combinés ?"
o Suggérez une pause : Si la tension est trop forte, proposez une
courte pause pour que chacun puisse se calmer et réfléchir.
o Vote ou Décision : Si le temps le permet et que c'est approprié,
proposez un vote ou demandez une décision claire du
responsable.
Différer la Discussion si Nécessaire
o Parfois, un conflit est trop complexe ou émotionnel pour être
résolu en réunion.
o Proposez une discussion ultérieure : "Ce point semble
nécessiter une discussion plus approfondie. Proposons de le
reporter à une réunion dédiée avec les parties concernées, ou
une discussion en tête-à-tête après la réunion."
o Fixez une échéance claire : Si vous reportez, assurez-vous de
définir qui va faire quoi et quand pour résoudre le problème hors
ligne.
Maintenir le Respect
o Indépendamment de l'issue, il est crucial de maintenir un
environnement de travail respectueux.
o Réaffirmez la valeur de tous les points de vue : Même si un
point de vue n'est pas retenu, il est important de reconnaître qu'il
a été exprimé et écouté.
