La Pharmacie Hospitalière
I-Circuit de l’approvisionnement
Le circuit de l’approvisionnement suit 05 étapes :
● Sélection des produits à commander : à travers un comité du médicament et du
dispositif médical. Ce comité doit exister dans chaque hôpital et est composé
du pharmacien, des médecins, des spécialistes et du bureau exécutif pour
relever les besoins de l’hôpital selon le service ( Imagerie-Radio, Laboratoire et
autres ) et son besoin spécifique. Le travail se fait ici en étroite collaboration
afin de cibler les produits dont l’hôpital a besoin, les consommables comme les
médicaments.
● Évaluation/ Quantification des quantités à commander : dès que les produits
sont ciblés, il faut évaluer la quantité à commander selon la périodicité des
commandes ( mensuelle, semestrielle etc ) qui dépend elle de l’espace de
stockage. Avec la périodicité, on calcule la consommation/commande moyenne
mensuelle. Q = Conso x Périodicité.
● L’acquisition du produit se fait selon trois diverses manières : 1-) Par achat
direct pour les commandes de moins de 3M. 2-) Par entente directe sans appel
offre de 3-15M par appel d’offre restreint : 04 fournisseurs entrent en
compétition pour la sélection et l’hôpital se charge de choisir celui qui lui
convient le mieux selon la réglementation administrative et la qualité des
produits présentés. Au delà de 15M, cela se fait par appel d’offre ouvert où il
n’y a pas de limites pour les fournisseurs : réglementation administrative et
qualité des produits. 3-) Par don. Pour les médicaments,
l’approvisionnement se fait d’office à la PNA pour les hôpitaux, pour les
officines ceux sont les grossistes et chaque PNA a sa PRA. Pour les
consommables, les structures ne sont pas obligés d’aller à la PNA, ils peuvent
voir les fournisseurs locaux
● Le stockage : après commande il faut stocker. Néanmoins, avant de stocker, il
faut faire la réception des produits afin de vérifier s’ils sont conformes à ce qui
a été commandé ( des informations comme le lot, la date et même le
conditionnement afin de s’assurer qu’il n’y a pas de flacon cassé et pas
d’altération des flacons ). La réception se fait avec le comité de réception puis
l’on signe un PV de réception.
● La dispensation : elle est relative : par services ou par malade. La dispensation
par service se fait par deux façons : nominative ou globalisée. Lorsqu’on
évalue le nombre de malades, c’est la dispensation globalisée. Lorsqu’elle est
nominative, on accorde à chaque malade ce dont il a besoin ( celui-ci est plus
précis et facilite la traçabilité). Il y’a aussi la dispensation mixte : elle est
normative mais une petite quantité est mise de côté dans une armoire
d’urgence.
II- Stockage :
Il se fait selon des normes afin de garantir l’efficacité du produit et maintenir la qualité
jusqu’à dispensation, et s’assurer que les produits soient toujours en bon état, en
évitant toute contamination ( loin des produits dangereux ).
Il est important de d’abord connaître les caractéristiques d’un local de stockage (
celui-ci doit obéir des critères précis ) :
● propre
● spacieux
● bien ventilé ( aéré )
● éclairé
● lieu étanche pour éviter l’humidité
● à l’abris des rayons de lumière et de la chaleur
● à l’abris des rongeurs et insectes
● à l’abris de l’humidité et de la chaleur
Il existe également des conditions de sécurité d’un local de stockage :
● local fermé à clé
● fenêtres barricadés
● accès limité aux personnes non autorisées
● présence d’extincteurs pour éviter d’éventuels incendies ou bac à sable/
normalement des détecteurs de fumées
● ne pas garder les cartons vides dans le local
● protection des fils électriques
● pas de produits inflammables
Il faut également des équipements de rangements :
● palettes
● des étagères
● des armoires fermés à clés surtout pour les stupéfiants
● un réfrigérateur pour les produits qui exigent une température de 0 à 08 degrés
( on y met pas les aliments car elles sont sources de contamination bactérienne
)
● des glacières pour les transporter
III- Rangement des médocs pour produits de santé :
A- Procédés et mesures de sécurité :
Il se fait pour que l’identification soit facile par n’importe quelle personne.
Ce rangement permet une meilleure visibilité des produits ( sinon il y a des risques de
rupture à cause d’une mauvaise visibilité des produits).
Des fiches de stock sont mises à disposition pour faciliter cela mais pas elles ne sont
pas toujours accessibles.
Le rangement permet également de sécuriser les produits.
● On dispose les cartons de médicaments et dispositifs sur des palettes
● Concernant les étagères, elles doivent être à moins de 10 cm du sol,
lorsqu’elles sont trop hautes, les produits peuvent se casser.
● Entre les piles des produits, il faut nécessairement un espace de 30 cm pour
permettre aux personnes de circuler, de même que l’air.
● La hauteur maximum est de 2.5 m.
● Il faut également laisser de l’espace entre le plafond et la dernière rangée de
produits.
Les médicaments se rangent par forme galénique et par ordre alphabétique en tenant
compte du fait que les comprimés et cassables doivent être le plus près du sol pour
éviter des cassures.
Par ordre, voici comme on les dispose :
● Les Comprimés en haut
● Les Injectables milieu
● Les Flacons en bas
● Puis les Pommades crèmes
B- Méthodes de rangement FIFO -
FEFO :
FIFO : First In First Out => le premier à entrer est le premier à sortir, le premier à
expirer est le premier à sortir, le premier périmé est le premier sorti.
Il arrive que les consommables viennent sans date d’expiration. Ils obéissent alors à la
loi du FEFO : First Enter First out, premier à être entré premier à sortir.
Les produits thermolabiles sont rangés dans un réfrigérateur selon les mêmes
méthodes de rangement ( FEFO & FIFO ).
Les produits dangereux et inflammables restent dans une armoire fermée à clé au sein
d' une autre pièce.
Les étiquettes sont placés avec les DCI pour pouvoir identifier les produits de loin. La
date de péremption est également mise sur l’étiquette de même que le lot ( un lot est
un ensemble de médicaments qui sont formulés en même temps avec les mêmes
composants ).
Le lot permet d’identifier les médicaments et facilite les rappels de médicaments,
parfois par l’ARP.
IV- Fiches de Stocks :
Il existe les fiches de stocks pour chaque produit.
Elles servent à répertorier les produits disponibles.
Tout produit existant doit avoir une fiche de stock peu importe sa quantité.
Sur une fiche de stock, on a d’abord à l'En tête : la description de la structure, le
produit,sa forme, sa nature, son dosage, son nom et sa DCI.
Il existe plusieurs colonnes : Date des opérations, Entrées, Sorties, Stocks,
Observations et en principe, une colonne nommée : origine des mouvements ( c’est
pour désigner le fournisseur du produit ou le service pour lequel l’approvisionnement
se fait ).
Voici les éléments qui sont indiqués :
● Observations ( le plus souvent c’est la date de péremption qui y est mise )
● Stock : ce qui reste après une entrée ou une sortie.
● Date : pour les dates où les opérations ont eu lieu.
La Fiche doit être remplie :
● Après chaque mouvement de stock effectué.
● Après inventaire ( on peut se retrouver avec produits périmés ou produits
cassés ).
Les Entrées et Quantités reçues sont à noter en rouge et les Sorties sont à noter en
Bleu/Noir.
Cas particulier de l’inventaire : Renseigner toute la ligne en rouge.
La Quantité disponible est mise dans la colonne stock.
Il est important de bien inscrire les pertes, les ajustements, les dates de péremption, les
remarques et les numéros de lot dans la colonne "observation".
La fiche de stock doit toujours être gardée là où se trouve le médicament.
