MANUELLE DES PROCEDURES EN OFFICINE

PROCÉDURES DE DISCRÉTION EN OFFICINE

Objectifs :

 Assurer un accueil confidentiel et respectueux.

 Protéger les données personnelles et médicales du patient.
 Éviter toute situation de gêne, jugement ou exposition inutile.
 Se conformer aux règles de déontologie pharmaceutique et aux normes de santé
publique.

1. Discrétion verbale
Procédure :

 Parler à voix basse, surtout en présence d’autres clients.

 Ne jamais citer à haute voix :
o La pathologie
o Le nom des médicaments sensibles (ex. : traitements psychiatriques, VIH,
fertilité…)
 Utiliser des formulations neutres :
o « Voici votre traitement. » au lieu de « Voici votre traitement contre l’herpès. »

Bonnes pratiques :

 Se pencher légèrement vers le patient pour parler discrètement.

 S’excuser et proposer une zone confidentielle en cas de doute.

2. Discrétion spatiale / gestion de l’espace

🔹 Procédure :

 Éviter que plusieurs patients soient collés au comptoir.

 Installer des marquages au sol ou des cloisons de séparation.
 Proposer une salle ou un coin de confidentialité.

Bonnes pratiques :
  Si un échange sensible commence (ordonnance complexe, demande personnelle),
proposer :
➤ « Souhaitez-vous qu’on en discute un peu plus tranquillement ? »

3. Discrétion des données personnelles

Procédure :

 Ne jamais laisser traîner une ordonnance, fiche patient ou ticket avec données
sensibles.
 Masquer l’écran de l’ordinateur tourné vers le public.
 Ne jamais lire un nom ou une maladie à voix haute lors d’un appel téléphonique.

Bonnes pratiques :

 Conserver les documents dans des tiroirs fermés ou casiers dédiés.

 Utiliser un code confidentiel ou initiales si nécessaire sur certains emballages.

4. Discrétion dans l’emballage des médicaments

Procédure :

 Utiliser des sachets opaques.

 Ne pas remettre des boîtes sensibles sans les dissimuler (surtout si traitement tabou).
 Proposer de séparer les médicaments et produits de parapharmacie si le patient est
accompagné.

5. Discrétion lors des appels téléphoniques

Procédure :

 Ne jamais mentionner de données médicales par téléphone sans certitude de

l’interlocuteur.
 En cas de doute, dire :
➤ « Pour des raisons de confidentialité, je préfère vous recevoir à l’officine. »
 Utiliser un ton discret, même en salle fermée.

6. Discrétion dans la relation humaine

Procédure :

 Ne jamais porter de jugement verbal ou non verbal (regard, soupir, mimiques).

 Rester professionnel et neutre, quelle que soit la nature de la demande.
  Respecter l’intimité du patient dans ses choix ou questionnements.

7. Formation du personnel à la discrétion

Procédure :

 Organiser des briefings internes réguliers sur les règles de confidentialité.

 Afficher une charte de discrétion dans la salle du personnel.
 Corriger toute attitude jugée trop intrusive ou indiscrète dès qu’elle est constatée.

Résumé pratique : Fiche mémo pour l’équipe

Situation Réflexe de discrétion
Accueil au comptoir Voix basse, distance, pas de nom de pathologie
Remise des médicaments Emballage discret, peu de commentaires
Discussion sensible Proposer un coin calme ou salle confidentielle
Téléphone Aucun détail médical sans certitude
Dossier ou document patient Jamais visible, ranger dès usage

Procédure : Rôle et missions de la Directrice d’Officine de

Pharmacie
Objectifs du poste :

 Assurer la gestion globale de l’officine (administrative, humaine, financière,

pharmaceutique).
 Garantir la qualité du service et la sécurité des patients.
 Superviser l’équipe officinale et coordonner les activités quotidiennes.
 Veiller au respect de la législation pharmaceutique et sociale.

1. Gestion pharmaceutique
Responsabilités :

 Vérifier les ordonnances et délivrances de médicaments (si pharmacienne).

 Assurer la conformité réglementaire :
o Conservation, traçabilité, température des produits
o Stupéfiants, psychotropes, produits à risques
 Veiller à l’actualisation des connaissances scientifiques
 Superviser la gestion des stocks de médicaments
2. Gestion du personnel
Tâches avec RH
Détails
principales
Recrutement du personnel Sélection, entretien, intégration
Établissement des plannings Gestion des horaires, congés, pauses
Animation d’équipe Réunion hebdomadaire, briefings, résolution de conflits
Évaluation des performances Entretien annuel, suivi de formation, montée en compétences
Transmission des bonnes pratiques, contrôle de la qualité du
Formation et supervision
travail

3. Gestion financière et administrative

Mission Objectifs
Suivi du chiffre d’affaires Analyse des ventes, marges, rentabilité
Négociation avec les fournisseurs Commandes, remises, promotions, retours produits
Suivi des achats et des stocks Éviter les ruptures, gérer les péremptions
Tenue des registres réglementaires Stupéfiants, facturation, inventaire
Gestion des déclarations fiscales TVA, CNSS, impôts (avec l’expert-comptable)

4. Veille réglementaire et conformité

 Assurer le respect des lois en vigueur :
o Code de la santé publique
o Obligations en matière d’hygiène, de sécurité, d’étiquetage
 Gérer les visites d’inspection sanitaire ou administrative
 Former le personnel à la confidentialité, la sécurité, la qualité

5. Contrôle de l’hygiène et de l’environnement

Tâches Fréquence
Inspection des zones de stockage Hebdomadaire
Supervision du nettoyage Quotidienne
Vérification de la chaîne du froid 2x / jour
Mise à jour des protocoles COVID, etc. Selon situation sanitaire

6. Relation avec les patients et partenaires

Rôle Objectif
Accueil de patients importants ou
Offrir écoute, discrétion, solutions
sensibles
Collaboration avec les médecins Pour prescriptions, ruptures, traitements
 Rôle Objectif
particuliers
Communication avec les laboratoires Nouveautés, stocks, rappels de lots
Développement de la fidélité client Cartes, conseils personnalisés, suivi

7. Planification et stratégie
Objectif de la directrice Actions concrètes
Développer l’activité Nouveaux services, produits, espace parapharmacie
Mettre en place des outils de pilotage Tableaux de bord mensuels, inventaire régulier
Gérer les imprévus ou crises Pénuries, conflits internes, contrôles sanitaires
Définir la stratégie à long terme Positionnement, fidélisation, investissement matériel

Résumé : Check-list quotidienne de la directrice

Tâche Fréquence
Vérifier la bonne ouverture Tous les matins
Contrôler les stocks sensibles Tous les jours
Manager l’équipe Tous les jours
Suivre les ventes et la caisse Fin de journée
Passer les commandes critiques Dès rupture
Répondre aux demandes spéciales En continu
Contrôler l’état des locaux Quotidien
Faire le point avec l’assistante / préparateur Hebdomadaire

Documents utiles à avoir à jour :

 Fiche de poste de chaque salarié
 Registre des stupéfiants
 Registre des températures
 Dossier CNSS / Impôts
 Relevé de stock / Inventaire
 Contrat fournisseur
 Registre du personnel

Procédure RH en officine de pharmacie

Objectifs :

 Assurer une gestion efficace du personnel.

 Respecter la législation du travail et les obligations sociales.
 Créer un cadre de travail motivant, sécurisé et productif.
 Suivre les compétences et les besoins en formation du personnel officinal.
1. Recrutement du personnel
Étapes principales :

1. Définir le besoin :
o Type de poste : pharmacien, préparateur, agent de comptoir, stagiaire, aide-
ménagère…
o Temps plein / partiel, horaires, profil recherché.
2. Rédiger une fiche de poste claire.
3. Publier l’annonce : plateformes locales, écoles de pharmacie, réseaux professionnels.
4. Recevoir les candidatures et organiser les entretiens.
5. Sélectionner le candidat, vérifier les diplômes, références, autorisations (Ordre, etc.).
6. Signer un contrat de travail conforme à la législation locale (CDI, CDD, stage, etc.).

2. Accueil et intégration du personnel

Étape Objectif
Accueil le jour J Présentation de l’équipe et des lieux
Remise du règlement ou charte Expliquer les règles internes, horaires, pause, confidentialité
Formation initiale Présenter les procédures, l’outil informatique, les produits
Suivi des premiers jours Observation, corrections bienveillantes

3. Gestion administrative du personnel

Documents à tenir à jour :

 Contrats de travail
 Dossier individuel de chaque salarié
 Copie des diplômes, certificats d’aptitude
 Registre du personnel
 Planning des horaires et des congés
 Relevé des absences et retards
 Fiches de paie (mensuellement)

4. Gestion du temps de travail

Tâche RH Fréquence
Élaboration des plannings Hebdomadaire ou mensuel
Suivi des présences / absences Quotidien
Gestion des congés et demandes Selon la procédure interne
Pointage manuel ou électronique Si disponible
5. Suivi de la performance et évaluation
Actions :

 Organiser des entretiens réguliers (tous les 6 ou 12 mois).

 Identifier :
o Les forces et les points d’amélioration.
o Les besoins en formation.
 Proposer des formations continues (ex : réglementation, produits, relation client).
 Suivre les erreurs critiques (dispensation, gestion des stocks, confidentialité…).

6. Conditions de travail et bien-être

Suivi à assurer Objectif
Respect des pauses et horaires Éviter le stress, prévenir l’épuisement
Gestion des conflits ou tensions Dialogue, médiation rapide si besoin
Écoute des besoins Ambiance positive, amélioration continue

7. Obligations légales & sociales

Obligation Description
Affichage obligatoire Règlement intérieur, horaires, santé/sécurité
Déclaration à la sécurité sociale À chaque embauche
Paiement des charges sociales Mensuel / Trimestriel selon le pays
Déclaration des accidents de travail Rapide et formelle

8. Fin ou rupture de contrat

À respecter :

 Préavis légal
 Remise de solde tout compte
 Attestation de travail / certificat de fin de contrat
 Entretien de sortie (facultatif mais utile)

FICHE MÉMO RH pour pharmacie :

1. Recrutement clair et conforme
2. Accueil et formation du nouveau collaborateur
3. Dossier salarié et paie à jour
4. Suivi des horaires, absences et congés
5. Évaluation régulière et accompagnement
6. Dialogue et bonne ambiance
7. Respect strict de la loi du travail et des droits sociaux
Procédure : Aide-Comptable en Officine de Pharmacie
Objectifs :

 Assurer la bonne gestion comptable et administrative quotidienne.

 Préparer les documents nécessaires à la déclaration fiscale et sociale.
 Suivre les flux financiers et contribuer à la rentabilité de l’officine.
 Assurer la liaison avec le pharmacien titulaire, l’expert-comptable et les
partenaires (CNSS, impôts, banque, etc.).

1. Organisation et classement des pièces comptables

Tâches quotidiennes :

 Classer les factures fournisseurs et clients (papier ou numérique).

 Archiver les ordonnances remboursées, tickets de caisse et bons de livraison.
 Mettre à jour le registre des factures (par date et fournisseur).
 Vérifier la conformité des documents : TVA, nom de la pharmacie, numérotation.

Outils :

 Classeur ou logiciel de GED (gestion électronique de documents)

 Tableau Excel de suivi des pièces

2. Suivi des encaissements et paiements

Encaissements :

 Enregistrer quotidiennement les ventes en espèces, par carte ou via assurance.

 Vérifier la cohérence entre la caisse et le relevé bancaire.
 Contrôler les remises bancaires et les tickets de carte bleue.

Paiements :

 Préparer les règlements fournisseurs : virement, chèque ou espèces.

 Suivre les dates d’échéance pour éviter les retards.
 Établir des reçus ou bordereaux lors des paiements manuels.

3. Tenue comptable et saisie

Tâche Fréquence
Saisie des écritures comptables Hebdomadaire
Codification des pièces comptables Par type de dépense ou produit
Lettrage des comptes fournisseurs Mensuel
Saisie des notes de frais Selon les besoins
Utilisation possible de logiciels comme Sage, EBP, Excel, Odoo ou logiciels fournis par
l’expert-comptable.

4. Gestion de la caisse et du stock

Suivi de caisse :

 Faire la clôture de caisse (fin de journée ou semaine) :

o Montant en caisse
o Ventilation par mode de paiement
o Vérification des écarts
 Remplir un relevé de caisse journalier

Stock :

 Suivre les achats / ventes en lien avec le préparateur

 Participer à l’inventaire mensuel ou trimestriel
 Aider à la valorisation du stock en fin d’exercice

5. Relations avec les organismes externes

Organisme Tâche spécifique
CNSS / Sécurité sociale Préparer les déclarations sociales
Impôts Collecter les pièces pour la déclaration de TVA, IR, etc.
Assurance maladie Suivi des remboursements, traitement des rejets
Banque Suivi des relevés, remises de chèques
Expert-comptable Remise mensuelle des pièces classées

6. Suivi financier et reporting

Tâches régulières :

 Élaborer un tableau de bord simple :

o Recettes par jour/semaine/mois
o Dépenses par catégorie
o Trésorerie disponible
 Préparer les rapports mensuels pour le titulaire ou directeur

7. Discrétion et confidentialité
 Ne jamais divulguer d’informations sur :
o Les salaires
o Les ventes ou chiffres de la pharmacie
o Les dettes fournisseurs
 Respecter la confidentialité comptable et commerciale
Fiche mémo quotidienne / hebdomadaire
Tâche Fréquence
Enregistrer ventes / encaissements Tous les jours
Saisir et classer les factures Tous les jours
Vérifier les pièces justificatives Tous les jours
Préparer paiements fournisseurs Hebdomadaire
Suivre les encaissements assurance Hebdomadaire
Clôture de caisse Fin de journée
Remettre les documents à l’expert Mensuel

Documents à tenir à jour :

 Registre de caisse
 Tableau de suivi des ventes et dépenses
 Dossier des factures fournisseurs
 Justificatifs CNSS, impôts, banque
 Bordereaux de remise et duplicatas

PROCÉDURE : GESTION DE LA CAISSE EN

OFFICINE DE PHARMACIE
Objectifs :

 Enregistrer et sécuriser toutes les transactions financières (ventes, remboursements,

règlements).
 Suivre la trésorerie quotidienne.
 Prévenir les erreurs, vols ou écarts injustifiés.
 Fournir les données fiables pour la comptabilité et l’analyse financière.

1. Mise en place de la caisse en début de journée

a. Responsable de la caisse

 Désignation claire d’un ou plusieurs responsables par roulement (préparateur, aide-

comptable, pharmacien).

b. Ouverture de caisse

 Vérifier la présence du fonds de caisse (ex. : 20 000 FCFA en petites coupures).

 S’assurer que le terminal de paiement (TPE) fonctionne.
 Noter l’ouverture dans un registre de caisse (papier ou logiciel) :
➤ Date, heure, montant initial, nom de l’agent.

2. Enregistrement des encaissements (pendant la journée)

 Mode de paiement À faire obligatoirement
Espèces Encaisser et vérifier les billets, donner un reçu
Carte bancaire (TPE) Imprimer et agrafer le ticket CB à la facture
Mobile money / transfert Vérifier confirmation sur téléphone / plateforme
Bons d’assurance / mutuelles Saisir dans la caisse comme « prise en charge »

Chaque opération doit être enregistrée dans le logiciel de gestion officinale ou sur un
registre clair.

3. Émission des justificatifs de vente

 Délivrer un ticket ou une facture systématiquement au client.
 Mentionner le mode de paiement, le montant payé, la date et heure.
 En cas de correction ou annulation, faire valider par la direction.

4. Clôture de caisse en fin de journée

a. Comptage

 Compter manuellement les espèces dans la caisse.

 Imprimer les rapports de ventes du logiciel (journal de caisse).
 Contrôler le total des :
o Espèces
o CB
o Mobile money
o Bons d'assurance / tiers payant

b. Écart éventuel

 Comparer le total théorique du logiciel avec le comptage réel.

 En cas d’écart :
o Vérifier les erreurs de saisie
o Noter et justifier (erreur client, remise, oubli…)
o Faire signer un rapport d'écart si nécessaire

c. Remplir le registre de fin de journée

 Encaissement total
 Montant déposé en banque (si applicable)
 Nom de l’agent ayant clôturé
 Signature de l’agent ou validation par le pharmacien titulaire

5. Remise et sécurisation des fonds

Étapes Précautions à prendre
Mise en enveloppe ou coffre Scellée, étiquetée avec date et montant
Remise au comptable / gérant Signature obligatoire
 Étapes Précautions à prendre
Dépôt bancaire Par la personne désignée (souvent le gérant ou la directrice)

6. Suivi mensuel et traçabilité

 Regrouper tous les journaux de caisse quotidiens.
 Comparer avec les relevés bancaires / dépôts en fin de mois.
 Préparer un tableau de bord de trésorerie.
 Transmettre les données à l’expert-comptable (mensuellement).

Check-list quotidienne : gestion de la caisse

Moment de la journée Tâches clés
Début de journée Vérifier fonds de caisse, ouvrir la session
Pendant la journée Enregistrer chaque vente, imprimer les tickets
Fin de journée Compter, comparer, imprimer le journal de caisse
Après fermeture Sécuriser l’argent, compléter registre, signaler écarts

Documents à tenir à jour :

 Registre d’ouverture et de clôture de caisse
 Journal de ventes / rapport logiciel
 Justificatifs d'encaissements
 Fiche de dépôt bancaire (si applicable)
 Rapport d’écart (le cas échéant)

Procédure : Réception des livraisons de médicaments et

produits
Objectif :

Vérifier que les produits livrés correspondent à la commande, qu’ils sont conformes (quantité,
qualité, état) et qu’ils sont enregistrés correctement dans le système de stock.

1. Préparation à la réception

 Identifier les livraisons prévues du jour (à l’aide des bons de commande ou du

logiciel).
 Préparer l’espace de réception (propre, dégagé).
 Se munir du bon de commande, du bon de livraison et/ou de la tablette de saisie.

2. Vérification physique de la livraison

  Contrôler l'état du colis à la réception :
o Aucun carton abîmé, mouillé, ouvert, ou déchiré.
 Ouvrir les cartons avec précaution.
 Vérifier le contenu de chaque colis :
o Correspondance avec le bon de livraison : nom, dosage, forme, quantité.
o Présence de tous les articles prévus.
o Vérification des dates de péremption : exclure les produits trop proches de la
DLU/DLC.
o Vérifier les numéros de lot (si nécessaire pour la traçabilité).

3. Vérification des conditions de conservation

 Contrôler la chaîne du froid pour les produits thermosensibles :

o Lire et enregistrer la température à la réception.
o Placer immédiatement dans les équipements réfrigérés (2-8°C ou selon notice).
o Noter toute non-conformité.

4. Saisie et validation dans le logiciel officinal

 Enregistrer les produits dans le logiciel de gestion de stock (automatique ou manuel).

 Corriger ou signaler toute différence entre la commande et la livraison (produit
manquant, erreur de quantité).
 Générer un bon d'entrée de stock si nécessaire.
 Archiver le bon de livraison signé.

5. Cas de non-conformité

 Refuser tout produit :

o En mauvais état.
o Mauvaise référence.
o Périmé ou proche de la date limite.
 Noter les anomalies sur le bon de livraison et alerter immédiatement le pharmacien.
 Informer le fournisseur et procéder à un retour si nécessaire.

6. Rangement et stockage

 Respecter les zones de stockage :

o Médicaments généraux
o Produits thermosensibles (frigo)
o Médicaments stupéfiants (coffre)
o Produits parapharmaceutiques
 Ranger selon la règle FIFO (First In First Out) : les produits avec la date la plus
courte devant.

7. Signature et traçabilité

 Le pharmacien ou l’auxiliaire responsable signe le bon de livraison après contrôle.

  Archiver le bon signé dans le classeur prévu.
 Si logiciel informatisé : scanner ou joindre le bon dans le système.

Documents utilisés :

 Bon de commande
 Bon de livraison
 Logiciel de gestion (ex : Winpharma, SmartPharma, Pharmagest…)
 Thermomètre / enregistreur de température (pour les produits thermosensibles)

Procédure : Rangement des produits en pharmacie

Objectif :

Ranger correctement les médicaments et produits parapharmaceutiques selon les normes de

conservation, les dates de péremption et les catégories de produits.

1. Principe général : rangement par catégorie et zone

Les produits doivent être rangés dans des zones distinctes, clairement identifiées :

Catégorie Zone de rangement prévue

Médicaments (hors frigo) Rayons à température ambiante (15–25°C)
Médicaments thermosensibles Réfrigérateur pharmaceutique (2–8°C)
Médicaments stupéfiants Coffre sécurisé sous clé
Parapharmacie Rayon grand public
Dispositifs médicaux Rayon ou armoire spécifique
Produits vétérinaires (si gérés) Zone séparée

2. Application stricte du principe FIFO :

FIFO = First In, First Out → Les produits entrés en stock en premier doivent être utilisés
ou vendus en premier.

Comment faire ?

 Placer à l’avant des étagères les produits avec la péremption la plus courte.
 Pousser vers le fond les nouveaux produits livrés avec une date plus lointaine.

Vérifiez les dates de péremption à chaque mise en rayon.

3. Produits thermosensibles (chaîne du froid)

 Immédiatement transférés dans le réfrigérateur pharmaceutique après contrôle.

 Vérifiez que la température est entre 2°C et 8°C (affichage digital ou thermomètre).
  Ne jamais surcharger le frigo.
 Ranger par classe ou usage pour faciliter l’accès (vaccins, insulines, etc.).

4. Médicaments stupéfiants ou à conservation réglementée

 Ranger dans un coffre fermé à clé.

 Enregistrer l’entrée dans le registre des stupéfiants (manuel ou électronique).
 Ranger selon les substances actives ou classes.

5. Rangement des autres produits

 Regrouper les produits par classe thérapeutique ou usage :

o Antalgiques, antibiotiques, antidiabétiques…
o Soins de la peau, hygiène, compléments alimentaires, etc.
 Identifier clairement les zones (étiquettes, séparateurs).
 Séparer les formes galéniques différentes (comprimés, sirops, pommades…).
 Conserver les produits à l’abri de la lumière et de l’humidité, si indiqué.

6. Produits à surveiller ou retirer :

 Produits périmés → retirer immédiatement du stock, signaler et isoler.

 Produits détériorés, abîmés, ou ouverts → signaler au pharmacien, ne pas ranger.
 Retraits de lot ou rappels → suivre les instructions du pharmacien.

7. Traçabilité et contrôle régulier :

 Mettre à jour le logiciel de stock après le rangement.

 Réaliser un inventaire régulier pour contrôler les dates et les emplacements.
 Vérifier les températures (frigo et pièce) au moins 2 fois par jour.

8. Règles d’hygiène :

 Nettoyer régulièrement les étagères, frigo, armoires.

 Éviter les cartons de livraison dans les zones de stockage (risques de contamination).
 Toujours ranger les produits avec des mains propres ou gantées si nécessaire.

Résumé rapide pour le personnel :

✅ Vérifier → 📅 Péremption
✅ Séparer → ❄️Frigo / 🔐 Stup / 🧼 Parapharma
✅ Ranger → FIFO + par usage
✅ Enregistrer → Stock logiciel
✅ Contrôler → Hygiène + Températures

Procédure : Surveillance des niveaux de stock et alerte en

cas de rupture
Objectif :

Garantir la disponibilité des médicaments et produits en officine, anticiper les ruptures, alerter
le pharmacien pour réapprovisionnement rapide.

1. Organisation de la surveillance du stock

a. Utilisation du logiciel de gestion (si informatisé) :

 Vérifier chaque jour ou à une fréquence définie :

o Les niveaux de stock minimum (stock d’alerte).
o Les quantités disponibles en temps réel.
o Les dates de péremption proches.

b. Si système manuel (sans logiciel) :

 Utiliser une fiche de stock papier pour chaque produit.

 Noter les entrées et sorties avec date, quantité, nom de l’utilisateur.
 Définir un stock minimum de sécurité pour chaque article.

2. Contrôle quotidien ou hebdomadaire (selon l’activité)

a. Points à surveiller :

 Produits les plus utilisés (antalgiques, antibiotiques, antipaludéens, etc.).

 Médicaments saisonniers (anti-grippe, antidiarrhéiques, etc.).
 Médicaments soumis à quotas ou régulièrement en rupture.
 Produits thermosensibles (frigo) ou à rotation rapide.

b. Comment faire :

 Vérifier les rayons visuellement + comparer avec le stock en système.

 Scanner les produits en faible quantité.
 Noter manuellement ou dans un registre les articles à réapprovisionner.

3. Détection des ruptures ou seuil critique

a. Définir des seuils :

 Stock de sécurité = quantité minimale en dessous de laquelle il faut commander.

 Rupture = quantité à zéro OU stock insuffisant pour la demande prévue.

b. Signes d’alerte :

 Rayons vides ou presque vides.

 Produit demandé plusieurs fois mais absent.
 Logiciel affiche un message d’alerte ou seuil atteint.

4. Alerte au pharmacien ou responsable

a. Si un stock est bas :

 Informer immédiatement le pharmacien ou responsable des achats.

 Remplir une fiche d’alerte de stock ou utiliser le tableau prévu.
 Indiquer :
o Nom du produit
o Forme/dosage
o Quantité restante
o Date de la dernière sortie
o Fournisseur habituel

b. Si rupture :

 Cocher “rupture” et ajouter la mention "à commander en urgence".

 Prévenir aussi l’équipe de comptoir (pour pouvoir informer les patients).

5. Suivi de la commande ou du réapprovisionnement

 Vérifier que la commande a été passée (note ou système).

 À réception, ranger immédiatement (selon procédure de rangement).
 Mettre à jour le stock.

6. Documents et outils utilisés

 Fiches de stock (papier ou numérique)

 Tableau de suivi des produits critiques
 Logiciel de gestion officinale
 Cahier de commandes ou fiche d’alerte interne

Procédure : Étiquetage des produits en pharmacie

Objectif :

Assurer une identification claire, précise et lisible des produits en rayon, pour faciliter la
dispensation, respecter les règles de traçabilité, informer le patient, et éviter les erreurs.

1. Produits concernés par l’étiquetage

Type de produit Étiquetage requis

Médicaments en vente libre (OTC) Oui
Médicaments délivrés sur ordonnance Oui (si préparés, reconditionnés, ou en nom de patient)
Produits de parapharmacie Oui
Préparations officinales/magistrales Obligatoire
Dispositifs médicaux Oui
2. Informations obligatoires sur l’étiquette (selon produit)

a. Pour produits en rayon (parapharmacie, OTC) :

 Nom du produit
 Forme/dosage (si applicable)
 Prix TTC
 Code ou référence interne (facultatif)
 Date de mise en rayon (facultatif)

b. Pour les préparations magistrales/officinales :

 Dénomination du produit ou de la formule

 Nom du patient (si applicable)
 Mode d’emploi (posologie, voie d’administration)
 Nom et adresse de la pharmacie
 Nom du préparateur ou du pharmacien responsable
 Date de préparation
 Date de péremption
 Conditions de conservation
 Mention : « Tenir hors de portée des enfants »

c. Pour médicaments reconditionnés ou vendus à l’unité :

 Nom du médicament
 Dosage
 Numéro de lot (si requis)
 Date de péremption
 Prix unitaire

🛠️3. Matériel nécessaire

 Étiqueteuse manuelle ou imprimante d’étiquettes (avec logiciel)

 Rouleaux d’étiquettes vierges
 Base de données produit ou logiciel officinal
 Ciseaux, colle (si collage manuel requis)
 Gants (si manipulation directe des médicaments)

4. Étapes de la procédure

Étape 1 : Préparation

 Vérifier que les produits sont bien réceptionnés et validés.

 Classer les produits par type pour éviter les erreurs d’étiquetage.

Étape 2 : Renseignement des données

 Accéder au logiciel de gestion officinal pour récupérer :

 o Nom du produit
o Référence
o Prix
o Numéro de lot / date de péremption (si applicable)

Étape 3 : Impression des étiquettes

 Utiliser une imprimante d’étiquettes pour générer les étiquettes standards ou

personnalisées.
 Vérifier la qualité d’impression et la lisibilité.

Étape 4 : Pose de l’étiquette

 Appliquer l’étiquette de façon visible et droite sur la face principale du produit

(boîte, flacon, pot).
 Éviter de masquer :
o Le code-barres
o Les informations du fabricant
o Les pictogrammes de sécurité

Étape 5 : Vérification

 Relecture rapide de l’étiquette posée.

 Vérification croisée par un collègue ou responsable (optionnel, mais recommandé pour
les préparations magistrales).

5. Cas particuliers

 Produits à prix réduit / promotionnels : ajouter une étiquette spéciale « PROMO »

ou « -20% ».
 Produits retirés du marché : retirer l’étiquette, isoler du stock.
 Produits reconditionnés à la demande : étiquette personnalisée avec les mentions
obligatoires.

6. Hygiène et sécurité

 Toujours manipuler les produits avec les mains propres ou des gants.
 Ne jamais étiqueter un produit endommagé ou douteux.
 Désinfecter les plans de travail après l’étiquetage.

7. Archivage et traçabilité

 Enregistrer les produits étiquetés (surtout les préparations ou reconditionnements)

dans le registre ou le logiciel.
 Conserver un exemplaire type de l’étiquette utilisée dans le dossier de la préparation,
si nécessaire.
🧠 Résumé pratique pour le personnel :

1. Identifier le produit
2. Renseigner les données
3. Imprimer l’étiquette
4. Coller proprement
5. Vérifier lisibilité + infos

Procédure : Mise en rayon des produits et affichage des

prix
Objectifs :

 Assurer une présentation claire, logique et propre des produits.

 Faciliter l’accès et la lecture pour le personnel et les patients.
 Respecter les obligations légales d’affichage des prix.

1. Préparation des produits à mettre en rayon

a. Contrôles préalables :

 Vérifier que les produits sont réceptionnés, en bon état, et conformes.

 Vérifier la date de péremption → ne pas exposer de produits proches de la DLU.
 S’assurer que les produits sont étiquetés correctement (voir procédure d’étiquetage).

b. Classement par famille ou catégorie :

 Regrouper les produits selon :

o Classe thérapeutique (douleurs, digestion, ORL…)
o Type de produit (cosmétiques, soins, compléments…)
o Forme galénique (crème, comprimés, sirops…)
o Marque (pour les gammes commerciales)

2. Mise en rayon proprement dite

a. Organisation du rayonnage :

 Utiliser la méthode FIFO (First In, First Out) :

o Mettre les produits les plus anciens devant.
o Ranger les nouveaux derrière.
 Ne pas surcharger les étagères.
 Respecter l’ordre logique (par pathologie, besoin, ou gamme).
 Laisser une visibilité optimale de la face avant du produit.

b. Consignes pratiques :

 Ne jamais empiler de façon instable.

  Ne pas poser de produit au sol.
 Éviter les mélanges de lots ou de dosages dans un même emplacement.

3. Affichage du prix
a. Règles générales (obligations légales) :

 Tout produit exposé à la vente doit afficher son prix TTC de manière visible, lisible
et indélébile.
 Les étiquettes doivent être :
o Claires (sans abréviation confuse)
o Lisibles à 1 mètre
o Collées sous ou à côté du produit

b. Supports d'affichage possibles :

 Étiquette-prix plastique clipsée sur l’étagère

 Etiquette adhésive directement sur le produit (sauf si cela gêne la lecture)
 Porte-étiquette transparent en rayon

c. Informations sur l’étiquette :

 Nom du produit (facultatif, mais utile)

 Prix TTC (en francs CFA)
 Volume ou grammage si nécessaire (ex. : prix pour 100 ml)

4. Mise à jour des prix

a. Quand ?

 À chaque réception de livraison si le prix change

 À chaque mise à jour du tarif fournisseur ou prix public
 Lors des promotions ou changements réglementaires

b. Comment ?

 Utiliser le logiciel de gestion officinal pour imprimer les nouvelles étiquettes

 Vérifier que les prix en rayon et en caisse correspondent

5. Contrôle régulier
 Faire une vérification hebdomadaire des rayons :
o Produits sans étiquette de prix
o Produits au mauvais emplacement
o Ruptures signalées mais toujours en rayon
 Corriger immédiatement toute anomalie d’étiquetage
6. Hygiène et présentation du rayon
 Nettoyer les étagères avant de remplir
 Retirer les produits abîmés ou poussiéreux
 Éviter les papiers, cartons ou documents personnels dans les rayons

Résumé visuel rapide (fiche mémo pour le personnel) :

1. Vérifier les produits → bon état, péremption, étiquettes
2. Classer par gamme → thématique, usage, forme
3. Appliquer FIFO → anciens devant, nouveaux derrière
4. Afficher prix TTC visible → à côté ou sous chaque produit
5. Contrôler régulièrement → prix, rupture, propreté

Procédure : Accueillir les clients et les orienter en

pharmacie
Objectifs :

 Créer un accueil chaleureux, professionnel et respectueux.

 Identifier rapidement le besoin du client/patient.
 L’orienter vers le bon interlocuteur (pharmacien, préparateur, etc.).
 Garantir la confidentialité et la sécurité de l’échange.

1. Accueil physique du client

a. Comportement et posture :

 Se tenir debout, souriant, et regarder le client dans les yeux.

 Adopter une attitude ouverte et disponible.
 Saluer dès l’entrée :
o « Bonjour Madame/Monsieur » ou « Bienvenue à la pharmacie [nom] »

b. Tenue professionnelle :

 Blouse propre et badge visible.

 Apparence soignée, ton poli.

2. Écoute du besoin
a. Question d’ouverture simple :

 « Que puis-je faire pour vous ? »

 « Avez-vous une ordonnance ? »
 « Vous cherchez un produit en particulier ? »
b. Écoute active :

 Laisser le client s’exprimer sans l’interrompre.

 Reformuler si nécessaire : « Si je comprends bien, vous avez besoin de… »

3. Orientation selon le besoin du client

Type de besoin du client Orientation à faire
Ordonnance médicale Diriger vers le pharmacien ou préparateur
Conseil de santé (douleur, fièvre, etc.) Orienter vers le pharmacien pour évaluation
Parapharmacie (cosmétique,
L’agent de comptoir ou auxiliaire peut conseiller
vitamines…)
Dispositif médical (thermomètre,
Vérifier le besoin, guider vers le bon rayon
tensiomètre)
Proposer un échange en retrait ou salle de
Confidentialité ou sujet sensible
confidentialité

4. Si attente nécessaire
 Informer calmement : « Un instant, je vais appeler le pharmacien. »
 Proposer de patienter dans une zone dédiée si besoin.
 Éviter que le client se sente ignoré ou perdu.

5. Respectde la confidentialité
 Ne jamais parler à haute voix de données médicales devant d'autres clients.
 Ne pas commenter l’état de santé ou l'ordonnance.
 Proposer un échange discret ou en salle confidentielle si nécessaire.

6. Cas particuliers et savoir-être

Situation Comportement attendu
Personne âgée ou à mobilité
Proposer une chaise ou aide à la marche
réduite
Garder son calme, reformuler, appeler un responsable si
Client mécontent ou tendu
nécessaire
Langue locale ou barrière Parler plus lentement, utiliser des mots simples ou un
linguistique traducteur disponible

7. Suivi et traçabilité (si applicable)

 Enregistrer certaines demandes dans le système (ex. : produits commandés).
  Noter les besoins fréquents pour améliorer le service.

8. Après le service : remercier et conclure

 Remercier : « Merci pour votre visite », « Prenez soin de vous ».
 Proposer de revenir si besoin : « N’hésitez pas à revenir si vous avez des questions. »

Résumé rapide pour affichage interne :

1. Accueillir avec sourire et respect
2. Écouter activement le besoin
3. Orienter selon le type de demande
4. Respecter la confidentialité
5. Remercier et proposer un suivi

Procédure : Hygiène dans l’officine de pharmacie

Objectifs :

 Garantir la propreté constante des locaux.

 Prévenir la contamination des produits et la transmission des infections.
 Offrir un cadre sain aux patients et au personnel.
 Respecter les normes d’hygiène professionnelle et les bonnes pratiques
pharmaceutiques.

1. Hygiène des locaux

a. Nettoyage quotidien (matin et/ou soir) :

 Comptoirs, plans de travail, vitrines, rayons :

o Nettoyer avec chiffon propre et désinfectant non agressif.
 Sol :
o Balayage humide puis lavage avec produit adapté.
 Poignées, terminaux de paiement, boutons de porte :
o Désinfecter plusieurs fois par jour.
 Réfrigérateurs :
o Nettoyage hebdomadaire ou dès présence de taches.
 Salle de confidentialité (si existante) :
o Nettoyage après chaque passage.

b. Nettoyage périodique :

 Plafonds, murs, luminaires, grilles d’aération : 1x par mois.

 Zones de stockage : chaque semaine.
 Fenêtres, étagères hautes : chaque quinzaine.
2. Hygiène du personnel
Règle Fréquence / Remarques
Lavage des mains Avant/après chaque patient, toute manipulation
Port de blouse propre Obligatoire chaque jour
Port de masque (si situation sanitaire) Selon protocole national ou local
Ongles courts, pas de vernis, bijoux retirés En service
Gants à usage unique Pour soins, manipulations à risque

🧴 Lavage des mains :

 Eau + savon (minimum 20 secondes) ou solution hydroalcoolique.

 Systématique :
o Avant chaque prise de poste
o Après contact avec un patient
o Avant et après manipulation de médicaments

3. Hygiène des produits et matériels

a. Médicaments et dispositifs médicaux :

 Ne jamais laisser traîner de boîtes ouvertes ou abîmées.

 Isoler les produits sales, périmés ou douteux.
 Ranger immédiatement les produits livrés (voir procédure de rangement).

b. Balances, mortiers, spatules, matériel de préparation :

 Nettoyer et désinfecter avant et après chaque utilisation.

 Stérilisation ou lavage spécifique si nécessaire.

4. Gestion des déchets

Type de déchet Procédure
Médicaments périmés Isoler et envoyer via la filière des DASRI/recup'
Déchets médicaux (piquants, sang…) Boîte DASRI sécurisée
Déchets ordinaires (papiers, plastiques) Poubelles classiques avec sac
Produits souillés ou détériorés Jeter dans un sac fermé, signaler au pharmacien

5. Fréquences recommandées (fiche résumé)

Zone / élément Fréquence
Sols, comptoirs, poignées Tous les jours
Plans de préparation Après chaque usage
Réfrigérateur 1x / semaine
Zone confidentialité Après chaque usage
 Zone / élément Fréquence
Tenue du personnel Tous les jours
Lavage des mains Plusieurs fois par jour

Résumé rapide (fiche mémo à afficher)

1. Nettoyer tous les jours : comptoir, sol, poignées
2. Se laver les mains régulièrement
3. Porter une blouse propre, sans bijoux ni parfum fort
4. Manipuler les produits avec soin et proprement
5. Jeter correctement les déchets médicaux et ordinaires

Procédure : Préparation des commandes de médicaments

prescrits en pharmacie
Objectifs :

 Préparer fidèlement les médicaments prescrits sur ordonnance.

 Garantir l’exactitude, la sécurité et la traçabilité de la dispensation.
 Respecter les délais, la confidentialité et les règles de conservation.

1. Réception et vérification de l’ordonnance

Étapes à suivre Détails
Demander l’ordonnance S’assurer qu’elle est lisible, complète et signée
Vérifier l’identité du patient Nom, âge, antécédents si nécessaires
Date de prescription, durée de validité (ex. : 3 jours pour
Vérifier la validité
antibiotiques injectables)
Vérifier les mentions
Nom, posologie, voie d’administration, durée
obligatoires

2. Préparation de la commande
a. Lecture de l’ordonnance ligne par ligne

 Identifier chaque médicament prescrit (DCI ou nom commercial).

 Vérifier le dosage, la forme galénique, la quantité.
 Évaluer les éventuelles incompatibilités ou interactions (si doute → alerter le
pharmacien).

b. Recherche en stock

 Prélever les médicaments selon le FIFO (premiers entrés, premiers sortis).

 Vérifier date de péremption, intégrité de l’emballage, numéro de lot.
  Si le produit n’est pas disponible :
o Noter la rupture.
o Proposer un équivalent (générique) ou planifier une commande.

3. Contrôle qualité avant remise

Point de contrôle Vérification à faire
Nom du médicament Correspond au nom inscrit sur l’ordonnance
Dosage / forme Conforme à la prescription
Quantité préparée Complète, ou notée partielle avec accord patient
Conditionnement Emballage propre, intact
Date de péremption Supérieure à la durée de traitement prévue
Étiquetage (si nécessaire) Ajout de l’étiquette patient (si découpe ou reconditionnement)

4. Conditionnement de la commande
 Regrouper les produits dans un même sachet propre.
 Ajouter, si nécessaire :
o Notice spécifique (si produit complexe à utiliser)
o Étiquettes d’alerte (« conserver au froid », « attention somnolence », etc.)
o Boîte sécurisée (enfant) si applicable

5. Remise au patient / explication

À faire lors de la remise Objectif
Vérifier l’identité du patient Éviter les erreurs de remise
Expliquer la posologie et l’usage Clarté : quand, comment, combien
Donner les conseils spécifiques Précautions, interactions, effets indésirables
Remettre la facture si souhaitée Transparence

Si c’est un tiers qui vient retirer, vérifier son autorisation si produit sensible.

6. Enregistrement et traçabilité
 Enregistrer l’opération dans le logiciel de gestion officinale :
o Nom du médicament
o Quantité délivrée
o Numéro de lot (si obligation de traçabilité)
o Nom du préparateur ou pharmacien
 Conserver une copie ou note de l’ordonnance si besoin administratif.

7. Cas particuliers
Situation Procédure adaptée
Rupture de stock Proposer un équivalent, commander le produit
Prescription incomplète / illisible Contacter le médecin si besoin
 Situation Procédure adaptée
Médicaments à conserver au froid Stocker au réfrigérateur, remettre en dernier
Stupéfiants ou produits réglementés Noter dans le registre + faire signer le patient

Fiche mémo rapide (pour le personnel)

1. Lire l’ordonnance attentivement
2. Préparer chaque produit avec soin
3. Contrôler nom, dosage, péremption
4. Emballer proprement, ajouter notices
5. Expliquer clairement au patient
6. Enregistrer la dispensation dans le système

PROCÉDURE : GARDIEN EN OFFICINE DE

PHARMACIE
Objectifs du poste :

 Protéger l’officine contre les intrusions, vols ou dégradations.

 Surveiller les entrées et sorties de personnes, surtout la nuit.
 Garantir la sécurité du personnel, des patients et des biens.
 Être un soutien logistique discret et efficace.

1. Horaires et présence
Situation Horaires recommandés
Officine de jour uniquement Surveillance de 19h à 6h
Officine avec garde de nuit Présence pendant toute la nuit
Officine ouverte 24h/24 Gardien en roulement

✅ Arriver 15 minutes avant la prise de poste pour faire une relève si besoin.

2. Vérifications à l’arrivée
Étapes à suivre Détails
Vérifier les portes et fenêtres Toutes doivent être fermées
Contrôler les alarmes ou caméras Fonctionnement, signal lumineux OK
Vérifier les issues de secours Non bloquées, mais sécurisées
Prendre connaissance du cahier de consignes Éventuelles alertes ou instructions du jour

3. Surveillance durant la garde

a. Rondes régulières (toutes les 1 à 2 heures) :

 Extérieur : portail, clôture, véhicules

 Intérieur : zone de stock, comptoir, accès arrière
 Vérification des lumières, bruits suspects, présence anormale

b. Contrôle des accès :

 Interdire l’entrée à toute personne non autorisée.

 Accueillir avec respect les urgences (patients, personnel de garde).
 Tenir un registre des visites ou interventions nocturnes.

c. Appels de nuit / urgence :

 Réagir calmement en cas de :

o Intrusion
o Incident technique (coupure, alarme, fuite)
o Urgence médicale (prévenir le pharmacien ou garde)
 Appeler les forces de l’ordre si nécessaire (vol, menace…).

4. Tâches secondaires autorisées

Activité Conditions
Nettoyage de la cour Silencieux, sans perturber l’environnement
Entretien du portail / vitres En dehors des heures de fréquentation
Aide ponctuelle au rangement extérieur Jamais dans la zone médicament

Ne pas manipuler les produits pharmaceutiques ni entrer dans la réserve sans

autorisation.

5. Fin de poste / Relève

 Noter les événements importants dans le cahier de poste :
o Visite, appel, anomalie, incident
 Transmettre les clés et consignes au collègue ou au responsable.
 Vérifier que toutes les portes et lumières sont fermées/éteintes.
 Signer la fiche de présence ou feuille d’émargement.

Fiche mémo quotidienne pour le gardien

Tâche Horaire recommandé
Arrivée, état des lieux Avant 19h (ou début de poste)
Rondes de sécurité Toutes les 1-2 heures
Accueil urgent / garde À toute heure si besoin
Notation dans le cahier Après chaque événement
Clôture du poste Fin de garde (6h ou selon)
Qualités attendues du gardien
 Vigilant, discret, calme
 Honnête et ponctuel
 Bonne présentation
 Politesse envers les patients et collaborateurs
 Capacité à gérer des urgences simples

PROCÉDURE : CARTOGRAPHIE D’UNE OFFICINE

DE PHARMACIE
Objectifs :

 Identifier et délimiter clairement les zones fonctionnelles de l’officine.

 Favoriser une bonne circulation des personnes et des produits.
 Répondre aux exigences de traçabilité, hygiène, confidentialité et sécurité.
 Servir de base pour les procédures internes, les audits et les inspections sanitaires.

1. Étapes de réalisation d’une cartographie

Étape 1 : Relevé des espaces

 Prendre les dimensions réelles de tous les espaces (m², emplacements).

 Identifier les ouvertures, issues de secours, entrées, sorties.
 Relever les zones de passage fréquentes et les points de sécurité (extincteurs,
caméras…).

Étape 2 : Définir les zones fonctionnelles

Zone Fonction principale

Zone de vente / comptoir Accueil clients, délivrance des médicaments
Stockage à température ambiante, FIFO, produits non
Réserve de médicaments
exposés
Réserve froide (réfrigérateur) Produits thermosensibles (vaccins, insuline...)
Arrière-boutique / zone de
Reconditionnement, préparation magistrale, étiquetage
préparation
Bureau de la direction Administration, gestion RH, comptabilité
Espace confidentiel / entretien Accueil des patients pour conseils privés (optionnel)
Sanitaires / vestiaire personnel Hygiène du personnel, rangement d’effets personnels
Stockage des DASRI, emballages usagés, médicaments
Zone déchets / tri
périmés
Pour le personnel de nuit ou les longues gardes
Zone de garde ou de repos
(optionnel)

Étape 3 : Réalisation du plan de cartographie

  Utiliser un logiciel simple : Canva, PowerPoint, Word, ou logiciel de plan
(Lucidchart, FloorPlanner, SketchUp).
 Inclure :
o Légende claire (chaque zone colorée ou codée)
o Orientation (Nord) et date
o Responsable de la mise à jour
 Afficher dans l’arrière-boutique et le bureau.

Étape 4 : Mise à jour et validation

Situation de mise à jour Action à faire
Réaménagement ou agrandissement Nouvelle cartographie à établir
Ajout d’un nouveau service (vaccin, test) Mise à jour des zones
Demande d’inspection sanitaire Fournir le plan avec zonage et fonction

🔄 Mettre à jour la cartographie tous les 12 mois minimum, ou dès changement majeur.

Exigences réglementaires à respecter (exemples courants):

 Séparer zone de stockage et zone de vente.
 Éviter le croisement de produits non conformes ou périmés avec les produits neufs.
 Disposer d’un réfrigérateur spécifique pour les produits thermosensibles.
 Respecter une zone déchets fermée et isolée.
 Assurer l’accessibilité et la sécurité (extincteurs visibles, issues dégagées).

Exemple simplifié de cartographie (description textuelle)

pgsql
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[ Entrée principale ]
↓
Zone d’accueil / comptoir de vente
↓
Zone de préparation et comptabilité ←→ Réserve médicamenteuse (armoires
fermées)
↓
Vestiaire / Sanitaires
↓
Réserve froide (frigo) — Zone déchets sécurisée

Fiche mémo pour affichage interne :

Élément À faire
Cartographie A4 Affichée dans le bureau
 Élément À faire
Cartographie A3 Dans la réserve / local technique
Plan d’évacuation À proximité de la sortie
Mise à jour annuelle Par la direction ou référent

Documents à joindre au dossier pharmaceutique :

 Cartographie imprimée signée et datée
 Fiche de mise à jour avec motif
 Légende des zones
 Affectation des responsabilités par zone (personnel autorisé)

PROCÉDURE : DESTRUCTION DES PRODUITS

PÉRIMÉS EN OFFICINE DE PHARMACIE
Objectifs :

 Éliminer les produits périmés ou non conformes en toute sécurité.

 Protéger la santé publique en empêchant leur remise en circulation.
 Respecter les règles sanitaires, environnementales et légales.
 Assurer une traçabilité claire et complète.

1. Identification des produits périmés

a. Fréquence :

 Contrôle des dates chaque mois dans toutes les zones de stockage.
 Vérification au moment de la réception ou mise en rayon.

b. Types de produits concernés :

 Médicaments dont la Date de Péremption (DLC/DLUO) est dépassée.

 Médicaments ouverts, endommagés, mal stockés.
 Produits rejetés, retournés ou rappelés par les laboratoires.

2. Isolation des produits périmés

Étapes Détails
Retirer immédiatement du rayon / stock Pas d’accès au public ni au comptoir
Stocker dans une zone fermée, étiquetée Armoire ou bac identifié : "À détruire – Périmés"
Tenir un registre de périmés Nom, lot, date péremption, quantité, cause

Porter des gants lors de la manipulation.

3. Tenue du registre de destruction (obligatoire)

 Informations à noter Exemple
Nom commercial / DCI du produit Paracétamol 500 mg
Numéro de lot LOT12345
Date de péremption 06/2025
Quantité à détruire 20 boîtes
Cause de retrait (périmé, détérioré…) Périmé
Date d’enregistrement 01/07/2025
Signature du responsable officinal Mme X (pharmacienne titulaire)

Conserver ce registre 5 ans minimum.

4. Interdictions importantes
 ❌ Ne jamais jeter les médicaments périmés à la poubelle, dans les toilettes ou les
égouts.
 ❌ Ne jamais les remettre à un client, même gratuitement.
 ❌ Ne pas brûler ni enterrer soi-même les produits.

5. Procédure de destruction
a. Appel à un organisme agréé / circuit officiel

Selon votre pays (ex. : au Bénin) :

 L’officine doit contacter un centre autorisé à collecter les DASRI (Déchets

d’Activités de Soins à Risques Infectieux) ou médicaments périmés.
 Un bordereau de collecte est remis par l’organisme.
 Le pharmacien responsable signe le bordereau au moment du retrait.

b. Conservation des bordereaux

 Joindre au registre de destruction.

 Conserver dans un classeur "Élimination des déchets / périmés".

6. Fréquence de destruction recommandée

Type de pharmacie Fréquence de destruction
Officine standard Tous les 3 à 6 mois
Officine à forte rotation Tous les 1 à 3 mois

7. Contrôle et responsabilité
 Le pharmacien titulaire est légalement responsable du suivi des périmés.
 Il peut déléguer à un préparateur ou aide-comptable, mais garde la signature finale.
 L’inspection sanitaire peut demander à voir :
o Le registre
 o Les bordereaux
o Les produits isolés non encore détruits

Fiche mémo rapide (à afficher en réserve) :

1. Vérifier chaque mois les dates de péremption
2. Retirer et isoler dans un bac fermé "Produits périmés"
3. Noter les produits dans le registre
4. Contacter un collecteur agréé
5. Signer et archiver le bordereau de destruction
6. Ne jamais jeter dans les ordures classiques

PROCÉDURE : INVENTAIRE EN OFFICINE DE

PHARMACIE
Objectifs de l'inventaire :

 Évaluer précisément la valeur du stock (comptable, fiscal, assurance).

 Contrôler les écarts entre le stock théorique et le stock réel.
 Repérer les produits périmés, endommagés ou volés.
 Réajuster les quantités enregistrées dans le système de gestion.
 Préparer le bilan annuel ou semestriel.

1. Types d’inventaires
Type
Fréquence Objectif principal
d’inventaire
Permanent Continu Contrôle régulier par petites zones
Périodique 1x/an (souvent au 31
Inventaire comptable et fiscal
global décembre)
Vérification ponctuelle (par rayons, familles,
Partiel ciblé Mensuel ou hebdomadaire
produits à risque)

2. Préparation de l’inventaire
a. Planification

 Choisir une date de faible affluence (soirée, dimanche, fermeture exceptionnelle).

 Informer toute l’équipe officinale.
 Geler les ventes et livraisons pendant l’inventaire (si possible).

b. Outils nécessaires
  Registre papier ou tableau Excel ou logiciel d’inventaire
 Lecteurs codes-barres (si disponible)
 Stylos, étiquettes, feuilles d’inventaire
 Impressions du stock théorique à comparer

3. Répartition des tâches

Poste Rôle principal
Pharmacien titulaire Supervision, validation finale
Préparateurs / vendeurs Comptage, saisie des quantités réelles
Aide-comptable Mise à jour du tableau / logiciel

4. Réalisation de l’inventaire
Étapes concrètes :

1. Diviser la pharmacie en zones : comptoir, parapharmacie, réserve, frigo, armoires

fermées…
2. Compter physiquement chaque unité (boîte, flacon, tube…).
3. Pour chaque produit, noter :
o Nom du produit
o DCI
o Quantité réelle présente
o Numéro de lot (optionnel)
o Date de péremption (si critique)
4. Vérifier les produits périmés ou abîmés
o Les isoler et les noter à part
o Mettre à jour le registre des périmés
5. Comparer les quantités physiques avec le stock théorique
o Noter tout écart en plus ou en moins
o Rechercher les causes : erreur de saisie, vol, oubli de livraison…

5. Saisie et valorisation de l’inventaire

 Reporter les données dans un fichier informatique (Excel ou logiciel métier).
 Attribuer une valeur unitaire (prix d’achat HT ou dernier prix fournisseur).
 Calculer la valeur totale du stock = quantité réelle × prix unitaire
 Générer un rapport final d’inventaire signé par le pharmacien

6. Réajustement et actions correctives

Action À réaliser
Corriger les écarts dans le système Mise à jour du stock informatique
Supprimer les stocks fictifs Supprimer ou transférer les quantités
Commander les manquants Surtout pour les produits essentiels
Isoler les produits douteux Vérification avant destruction
7. Archivage et traçabilité
 Conserver :
o La liste complète des produits inventoriés
o Le rapport d’écarts
o Le rapport de valorisation
 Signatures de l’équipe ayant participé
 Conserver pendant 5 ans minimum pour les contrôles fiscaux ou sanitaires

Fiche mémo rapide à afficher :

markdown
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🗓️DATE DE L’INVENTAIRE : ____________
✅ Interruption des ventes pendant l’inventaire
🛒 Compter chaque produit exactement (boîte, flacon, etc.)
📒 Noter tout produit périmé ou manquant
🧮 Saisir les données dans le tableau Excel ou logiciel
🖊️Faire signer le rapport d’inventaire final
📂 Archiver les documents dans le classeur “Inventaire”

PROCÉDURE : FICHE DE VIE DES APPAREILS ET

ÉQUIPEMENTS EN OFFICINE
Objectifs :

 Assurer un suivi rigoureux de tous les équipements de l’officine (médicaux,

frigorifiques, bureautiques…).
 Faciliter les contrôles réglementaires (hygiène, sécurité, pharmacie, inspection
sanitaire).
 Prévenir les pannes grâce à un entretien régulier.
 Planifier les remplacements et les vérifications périodiques.

1. Équipements concernés
Voici les appareils généralement suivis avec une fiche de vie :

Type d’appareil Exemples

Appareils frigorifiques Réfrigérateur à vaccins, thermomètre connecté
Appareils médicaux Tensiomètre, balance, thermomètre, glucomètre
Matériel bureautique Imprimante, ordinateur, scanner
Équipements de sécurité Extincteurs, caméras, éclairage de secours
Équipements de préparation Pilon, capsuleuse, mélangeur
Appareils de nettoyage Balayeuse, lave-main automatique, désinfectant UV
2. Contenu d’une fiche de vie
Chaque équipement possède une fiche unique contenant les informations suivantes :

Rubrique Détails à inclure

Nom de l’équipement "Réfrigérateur pharmacie 1"
Marque / Modèle LG RN123
Numéro de série 345678-XYZ
Date de mise en service 12/03/2022
Localisation dans l’officine Réserve froide
Responsable / utilisateur Mme Akofa (préparatrice)
Fournisseur / installateur Electra Bénin
Garantie (début / fin) 12/03/2022 – 12/03/2024
Fréquence d’entretien Tous les 6 mois / mensuel / annuel
Historique des pannes / réparations Dates, nature, intervenant
Date de la prochaine vérification 30/11/2025
Observations / remarques Fonctionnement normal, bruit anormal, etc.

Ce document peut être tenu sous format papier (classeur technique) ou informatique (Excel,
logiciel de GMAO).

3. Procédure de mise en place et de suivi

a. Création de la fiche de vie

 Lors de l’achat ou de l’installation d’un équipement.

 Renseignée par le pharmacien titulaire ou responsable technique.

b. Suivi périodique

 Mise à jour de la fiche à chaque :

o Entretien préventif
o Réparation
o Changement de pièce
o Vérification réglementaire (ex : extincteur, réfrigérateur)

c. Archivage

 Chaque fiche est classée dans un dossier technique de l’officine.

 Un tableau de bord centralise toutes les fiches pour avoir une vue d’ensemble.

4. Exemple simplifié de fiche de vie (format papier)

yaml
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📄 FICHE DE VIE - ÉQUIPEMENT
Nom de l’appareil : Réfrigérateur pharmacie 1
Marque / Modèle : LG – RN123
Numéro de série : 345678-XYZ
Mise en service : 12/03/2022
Responsable : Mme Akofa
Localisation : Réserve froide
Fournisseur : Electra Bénin
Garantie : 2 ans (jusqu’au 12/03/2024)
Entretien prévu : Tous les 6 mois

🛠️Historique :
- 05/09/2023 : Dégivrage manuel effectué – OK
- 12/12/2023 : Réglage du thermostat – technicien : M. Tchibozo
- 25/06/2025 : Thermostat remplacé

✅ Prochaine vérification : 25/12/2025

Observations : Fonctionnement normal, bruit faible

5. Tableau de synthèse global (recommandé)

Appareil Date mise en service Dernier entretien Prochain contrôle État actuel
Réfrigérateur #1 12/03/2022 25/06/2025 25/12/2025 Fonctionnel
Extincteur A 01/01/2023 01/07/2024 01/01/2025 OK
Tensiomètre 15/06/2023 10/05/2024 10/11/2024 À recalibrer

6. Bonnes pratiques à respecter

 Utiliser des codes ou numéros d’identification pour chaque appareil.
 Nommer un référent technique au sein de l’équipe.
 Afficher un calendrier de maintenance dans la réserve ou bureau.
 Tenir les preuves de maintenance (factures, rapports d’intervention) dans un
classeur.

PROCÉDURE : CHUTE DES BÉNÉFICES EN

OFFICINE DE PHARMACIE
Objectifs :

 Identifier rapidement les causes de la perte de rentabilité.

 Mettre en œuvre des mesures de correction efficaces.
 Préserver la stabilité financière de l’officine.
 Anticiper une détérioration plus grave (dette, fermeture, perte de stock…).

1. Détection de la chute des bénéfices

Indicateur d’alerte Moyens de détection
Baisse du chiffre d’affaires net Analyse mensuelle du journal des ventes
Hausse des charges fixes ou variables Comparaison des états comptables
 Indicateur d’alerte Moyens de détection
Marge bénéficiaire en recul Rapport marge brute / marge nette
Augmentation des pertes (périmés, vol, erreur) Inventaire, contrôle de stock
Ralentissement de la fréquentation Observation client / tickets par jour

Utiliser un tableau de bord de gestion mensuel pour repérer les anomalies.

2. Analyse des causes possibles

a. Causes internes

 Mauvaise gestion des stocks (périmés, ruptures fréquentes)

 Remises excessives / mauvais prix de vente
 Mauvais accueil ou baisse de la qualité de service
 Vols internes (par employés ou clients)
 Achats mal négociés ou fournisseurs trop chers
 Produits invendus ou rotation lente

b. Causes externes

 Ouverture d’une nouvelle officine concurrente

 Rupture nationale de certains médicaments
 Baisse du pouvoir d’achat local / crise économique
 Changement dans la législation (remboursement, autorisation de vente)
 Retrait de certains produits du marché

3. Procédure d’analyse en 5 étapes

Étape Action à mener
1. Analyser les ventes Produits qui baissent ? Comparer sur 3 mois
2. Réviser les stocks Trop d’invendus ? Périmés ? Produits bloqués ?
3. Étudier les charges Loyer, salaires, achats, pertes ?
4. Écouter les clients Enquête simple : pourquoi achètent-ils moins ?
5. Comparer les marges Perte sur produits remisés ou vendus trop bas ?

4. Actions correctives à court et moyen terme

Court terme (1-3 mois) :

 Réduire les commandes inutiles, cibler les produits à rotation rapide.

 Limiter les promotions mal maîtrisées.
 Mettre en place une vérification quotidienne de la caisse et des stocks.
  Revoir les fournisseurs pour de meilleurs tarifs.
 Encadrer le personnel (formation, contrôle, motivation).

Moyen terme (3-12 mois) :

 Mettre en place un logiciel de gestion des marges ou tableau Excel.

 Créer ou renforcer des services différenciateurs (tests, conseils personnalisés,
livraisons).
 Améliorer la visibilité : affichage, marketing local, réseaux sociaux.
 Élaborer un plan de fidélisation des clients.
 Proposer des produits à forte marge et demande constante (parapharmacie, hygiène,
bien-être).

5. Mise en place d’un plan de redressement simple

Pilier Exemple de mesure
Commercial Nouvelle vitrine, offres ciblées, flyers
Financier Réduction des charges non essentielles
Organisationnel Réorganisation du comptoir et des rayons
Humain Remotivation du personnel / réunion d’équipe

6. Prévention des pertes futures

 Réaliser un inventaire mensuel ou ciblé.
 Mettre en place un double contrôle des achats et ventes.
 Utiliser un fichier de suivi de la rentabilité par produit.
 Évaluer chaque trimestre les performances financières.
 Diversifier les sources de revenus (services, tests, OTC…).

Fiche mémo à afficher pour le titulaire ou comptable :

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📉 Perte de bénéfices ?
✅ Étapes :
1. Analyser les chiffres (ventes, marges, stock, charges)
2. Identifier les causes (internes / externes)
3. Mettre en place des actions correctives
4. Suivre chaque mois avec un tableau de bord
5. Réajuster les prix, les produits, les pratiques

🧠 Rester réactif et impliquer toute l’équipe !