CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’OFFICE CONGOLAIS DE

CONTROLE
a. Historique de l’Office Congolais de Contrôle

Par souci d’attester la conformité des marchandises à l’expédition

et à l’importation, le roi Léopold II jugea bon de créer la société congolaise
de surveillance, pour contrôler la quantité, la qualité et lui rendre compte
de l’état de transports des produits qui entraient et sortaient du pays.

En 1918, le Roi Léopold UU céda l’Etat indépendant du Congo à la

Belgique qui fut appel à la société générale de surveillance, multinationale
de droit suisse ayant son siège social à Genève qui s’installa au Congo en
remplacement de la société congolaise de surveillance (1949)

Le 10 janvier 1974, l’ordonnance loi n°74/01 décréta la

zaïrianisation et la SGS devient Office Zaïrois de contrôle qui s’est affiliée
comme membre du comité international de la normalisation.Et depuis
l’avènement de l’AFDL en 1997, l’OZAC devint l’Office Congolais de
Contrôle « OCC » en sigle.

Quant à l’Agence de Mwene-Ditu, elle a d’abord existé comme

poste de contrôle sur demande de la société minière de Bakuanga
« MIBA » en 1979 à l’issue de contestation de pertes et des avaries
survenues sur ses importations, puis la section et enfin le 07 Avril 1996,
elle fut élevée au rang d’Agence.

b. Localisation

L’Agence Office Congolais de Contrôle, Mwene-Ditu se trouve sur

l’Avenue Njanja, n°9174, quartier Mandam, Comme de Bondoyi dans la
ville ferroviaire de Mwene-Ditu.

c. Mission de l’Office Congolais de Contrôle

L’Office Congolais de Contrôle est un établissement public à

caractère technique et commercial, sa mission définie par la loi consiste
à:

 Effectuer le contrôle de qualité, de la quantité, des prix et de la

conformité des marchandises et produits tant à l’importation qu’à
l’exportation ;
 Analyser tous les échantillons des produits ;
  Effectuer tous les contrôles techniques de tous appareils et travaux ;
 Prévenir le sinistre et procéder au constat des dommages des
avaries survenues aux marchandises et produits, et établir les
certificats y afférents ;
 Contrôler la production locale et le cas échéant la transaction locale
à la demande de l’opérateur économique de l’autorité politique de la
place (locale)
 Gérer et exploiter les silos, magasins généraux et entrepôts de
douane ;
 Faire toutes opérations se rapportant directement ou indirectement
à son activité légale,

En sa qualité d’organisme d’évaluation de la conformité, l’Office s’est ainsi

impliqué dans le développement des normes, instruments indispensables
à la certification, à l’inspection et aux essais.

d. But du contrôle

Les prestations réalisées par l’Office Congolais de Contrôle visent

notamment à :

 Protéger la santé et la vie socio-économique de la population, en

garantissant le droit légitime de chaque partenaire commercial
d’acheter et consommer des produits qui non seulement réunissent
des critères minima de qualité, mais soient aussi vendu à leurs prix
réels, c’est-à-dire justes et équitables ;
 Sécuriser les biens de personnes grâce notamment aux contrôles
techniques et à la prévention des sinistres ;
 Sauvegarder les intérêts financiers nationaux par la lutte contre des
pratiques frauduleuses telles que l’évasion fiscale à l’importation et
à l’exportation, la sortie illicite des devises
 Disposer de statistiques complètes et fiables sur le commerce
externe et la production des produits intérieurs ;
 Assurer la compétitivité des produits nationaux sur les marchés
extérieurs.

e. Organisation structurelle

 Structure fonctionnelle de l’agence

L’agence de Mwene-Ditu, est dirigée par un Chef d’Agence (C.A)

secondé d’un adjoint (C.A.A) Chef d’Agence Adjoint ; elle regorge six
services en son sein, dont un n’est pas fonctionnel.
 f. Services organisés

 Le service d’exploitation ; dirigé par un chef de service et un

adjoint ;
 Le service Emission de documents et statistique, dirigé par un chef
de service
 Le service Administratif et financier ; dirigé par un chef de service et
un adjoint ;
 Le service Hydrocarbure ; dirigé par un chef de service et un
adjoint ;
 Le service informatique ; dirigé par un chef de service et son adjoint,
 Le service de contrôle et environnement qui n’est pas fonctionnel.

Chaque service coordonne plusieurs bureaux tels qu’indiqués dans

l’organigramme.
g. Organigramme
CHAPITRE II. ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE DIFFERENTS
SERVICES.

Comme nous l’avions dit ci-haut ; l’Office Congolais de Contrôle héberge en

son seinsix services, dont cinq sont opérationnels, que nous allons énumérés :

II.1. Service exploitation

L’Office Congolais de Contrôle est un service de l’état. Un

établissement public à caractère scientifique doté d’une personnalité
juridique ayant pour objet social. Un service technique à caractère
scientifique.Ce service d’exploitation est dirigé par un Chef de service appelé SEX
pour le contrôle de qualité. Ce service constitue lepoumon pour toutes les activités de
l’Agence, ce qui fait entrer des ressources au sein de l’Agence.

Ce service s’occupe :

a. De contrôle (Inspection)

- Le contrôle des exploitations,

- Le contrôle technique,
- Le contrôle des hydrocarbures,
- Le contrôle d’environnement,
- La métrologie légale, industrielle et scientifique,
- Le commissariat d’avarie.Tout ceci en un mot ; c’est
« l’inspection »

b. La certification et contrôle de la production industrielle

locale.

A Mwene-Ditu, tout ce que l’Office Congolais de Contrôle peut faire c’est :

 Le contrôle des importations

 Le contrôle des hydrocarbures
 Le commissariat d’avarie

L’Office Congolais de Contrôle s’occupe de services ci-haut

énumérés parce qu’il est composé de deux grandes activités principales :
 - Le contrôle des importations
- Le commissariat d’avarie

Ce service est composé de différents bureaux :

- Le bureau contrôle import,

- La section gare,
- Le commissariat d’avarie,
- Le bureau de transaction locale,
- Le bureau d’échantillonnage.

1. LE BUREAU CONTROLE IMPORT

Ce bureau a comme mission principale :

- Le contrôle documentaire,
- L’ouverture des dossiers à l’importation.

Comment s’effectue le contrôle documentaire ?

- Il se fait par le contrôle de la facture

- La lettre de transport (LT)
- L’attestation de vérification
- L’assurance internationale pour couverture en cas de danger
- L’ouverture de document.

2. SECTION GARE

A l’opposé du bureau contrôle documentaire, elle fait le contrôle

physique de marchandises. Avant qu’il ne se rende à la vérification, le chef
de section gare doit avoir le document l’autorisant le contrôle :

- Il vérifie ou contrôle l’état de wagon

- Le cadenas
- Le nombre de portes, etc.

Après, on procède sur l’ouverture du HG

- Il possède le carnet de pointage

- Il lut les notices sur les marchandises
- Il compte le nombre de marchandises chargées dans le HG.

Toutes les tâches se font dans le pointage. Après pointage, le chef

signe le rapport de pointage ainsi que le client. Et c’est avec le document
appelé « VOLET BLANC » qui donne l’autorisation au chef de section gare
d’aller sur tel wagon, tel client à travers un rapport de pointage
contresigné avec le client.

Après pointage, un rapport journalier est fait. Dans ce document,

on y écrit de tout ce qu’on a vu et constaté et le renseignement possible
surtout.

3. LE COMMISSARIAT D’AVARIE

Les agents du commissariat sont appelés, les commissaires.

Par avarie, on entend de toute espèce de détérioration survenue à des

objets soit pendant un voyage, soit dans un magasin.

Le bureau commissariat d’avaries s’occupe de :

1. La constatation des avaries ;

2. L’établissement de certificat d’avarie ;
3. La constatation de l’origine d’avarie ;
4. La destruction des avaries.

4. LA TRANSANCTION LOCALE

Elle se fait pour les marchandises venant des autres provinces dans
le pays et de la production locale.

5. LE BUREAU D’ECHANTILLONNAGE

Ce bureau a pour rôle de prélever les échantillons et les envoyer au

laboratoire pour l’analyse.

Quelques produits que prélève ce bureau :

- Produits alimentaires : sucre, l’huile, boisson…

- Produits cosmétiques : poudre, savon…
- Produits textiles : pagnes,…
- Produits pharmaceutique :

II.2. SERVICE INFORMATIQUE

Ce service est dirigé par le chef de service et son adjoint et a

comme rôle de gérer tous les matériels informatiques se trouvant au sein
de l’institution. Il utilise dans l’ensemble le Microsoft Word pour le
traitement des informations ainsi que l’Excel pour certains rapports et
calcul.

En cas d’un logiciel nouveau venant de Kinshasa, le chef de service

peut organiser une formation pour l’utilisation de ce dernier aux
utilisateurs. Dans le traitement des informations, ce service s’occupe aussi
de la saisie de rapport, l’envoi et l’impression des rapports reçus

II.3. SERVICE D’EMISSION DE DOCUMENTS ET DE STATISTIQUE

Ce service est chapoté par Monsieur KALONJI NGOYI Freddy et est

divisé en trois bureaux :

 Bureau émission des documents,

 Bureau statistique,
 Bureau archive.

Dans le temps, l’Office Congolais de Contrôle dans la ville

deMwene-Ditu comptait septante-cinq travailleurs, et en ce jour il ne
compte en son sein que vingt travailleurs. Les responsables cumulent les
tâches. Ils travaillent et se contrôlent, mais tous sont contrôlés par le Chef
d’Agence.

1. Bureau émission des documents

C’est la machine même de tout mouvement de production. Tout

commence par la gare. L’inspecteur amène au bureau d’exploitation
toutes les informations avant le déchargement pour l’ouverture du dossier,
(BACD) Billet d’Autorisation de Contrôle et Déchargement)

Ce document est fait en trois exemplaires :

 Un pour la SNCC
 Un pour l’inspecteur de conformité
 Un qui restera dans le dossier. Ce document est un billet de contrôle

Il y a aussi le document BAEMT de wagons. C’est un document établit le

transfert sous douane.

A l’ouverture des wagons, on y trouve des marchandises sensibles,

tout ce qui entre en contact avec l’homme. Là, on établit la lettre de
consignation. Après consignation, on établit un PV tout en informant à
l’opérateur économique les résultats du laboratoire.

Quand le dossierest bien contrôlé, (Prélèvement d’échantillonnage, et tous

les documents), là on établit la lettre de déclaration de conformité.

2. Bureau Statistique

Ce bureau a comme mission de récolter toutes les informations

venant de service d’exploitation et en faire une banque de données.

3. Bureau d’archive

Ce dernier, garde tous les dossiers quand on finit l’année et cas de

besoin, on peut y recourir pour les informations dont on a besoin.

II.4. SERVICE DES HYDROCARBURES

1. Bureau contrôle Aval produits pétroliers

Le chef de bureau de service est Monsieur Honoré KWTE BOKAMA.

Ce bureau n’a pas de chef de service dans les hydrocarbures. Le chef de
bureau contrôle aval produits pétroliers, c’est lui qui s’occupe de tout et
est chargé de ce service.

Les postes appropriés pour les chargements des produits pétroliers

sont les suivants :

 Le poste SEP-CONGO
 Le poste Cotonnier
 Les restes ne sont pas opérationnels, entre autres : le poste Plansem
et Miba.

 Procédure de contrôle dans les produits pétroliers à l’agence

de Mwene-Ditu.

a. Le contrôle documentaire : c’est-à-dire les documents qui

accompagnent les marchandises. Les (clients) opérateurs
économiques passent au secrétariat de l’Agence pour déposer les
documents.
b. Le chef d’Agence prend connaissance du document en mettant
les mentions service Hydrocarbures pour disposition par exemple.
Autrement-dit, il le transmet au service concerné pour l’ouverture
de dossier.
 c. Un document est établit d’autorisation par chef d’Agence pour la
descente sur terrain de déchargement.

Ce document s’appelle : Billet d’autorisation de contrôle et déchargement

(BACD). C’est le seul document qui autorise l’inspecteur de conformité
d’accéder au wagon ou citerne.

 Sur terrain

L’inspecteur de l’Office Congolais de Contrôle amène tous les

matériels concernés pour le travail, à savoir :

 Le sable de jauge (latte T)

 Le décamètre plongeur
 Le thermo plongeur
 Le thermo probe (électronique)
 La patte à eau
 La patte produit.

Tous ces matériels sont les instruments de mesure.

 En outre ; l’inspecteur de conformité prend soin de vérifier le temps

du travail, l’atmosphère, la citerne si elle est placée à un endroit
horizontal.
 Vérifier aussi s’il n’y a pas de fuite de produit, cadenas Cassés pour
la sécurité.
 Tous ces contrôles se font sur l’emballage : capacité, vannes
inférieures, gauche et droite et vanne supérieure ou trou d’home,
plus les plombs si c’est conforme avec ceux qui sont renseignés sur
la lettre de transport ou scellés, cadenas.
 En cas de non-conformité des plombs et autres, l’anomalie doit être
actée avec tous les intervenants avant le déchargement des
produits.

2. S’agissant dela quantité trouvée par l’Office Congolais de Contrôle

lors du jaugeage, elle est conditionnée par les éléments suivants :

 La hauteur à vide
 La hauteur produit
 La température à 15 degré
 S’il y a traces d’eau qu’il faut évacuer et ainsi que le coulage
de produit ou suintement.
 3. Nous prélevons l’échantillon et transmettons au laboratoire deux
litres par citerne avec un rapport d’échantillonnage en précisant la
date et l’heure du dépôt.

N.B : les hydrocarbures en général restent toxiques et une prudence dans

la manipulation reste obligatoire.

Pourquoi l‘Office Congolais de Contrôle à Mwene-Ditu, contrôle le

carburant (Essence et Gasoil) ? Pour savoir qu’il est propre ou non à la
consommation.

Quelques concepts :

1. Wagon : est un moyen de transport

2. Emballage : est tout ce qu’on peut acheter.

Les documents qui accompagnent la marchandise :

 Le bon de livraison,
 La liste de colisage
 La lettre de transport(LT) pour identifier le transporteur
 La facture de la marchandise
 L’Attestation de vérification, (AV). Ce document est livré à
l’importation si tout est correct,
 La licence d’importation.

Les produits pétroliers sont très toxiques, car ils tuent.

II.4. SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Ce service comprend cinq bureaux, entre autres :

 Le bureau administratif
 Le bureau facturation,
 Le bureau trésorerie et recouvrement,
 Le bureau comptabilité et fiscalité,
 Le bureau budget.

1. Bureau Administratif

Ce bureau s’occupe de l’Administration de l’agence. Selon Henri

FAYOL, Administrer, c’est prévoir, organiser, coordonner, commander et
contrôler.

De ce fait ; ce bureau s’occupe de l’organisation matérielle et

structurelle de l’Agence. Il s’occupe essentiellement du suivi de la carrière
des agents, du respect des règles de travail, ainsi que du cadre
environnemental du travail. Ce bureau se base sur les écrits, c'est-à-dire
tout besoin se prononce par ce qu’on appelle état de besoin donc, il faut
écrire.L’Administration fait le suivi des tâches à faire par les agents,
s’occupe de la formation, la promotion, la cotation, la sanction du dossier
disciplinaire, la mise en retraite, le paiement de salaire, de décompte final
des agents.

Elle utilise les documents :

 La constitution, la code du travail, la convention collective, le job

description, les notes et inscription de service, la liste de présence,
la liste de pointage, l’indemnité (AV), d’amortissement véhicule et
le dossier Administratif des agents avec sous fardes dans lesquels,
on y trouve :
 La farde soins médicaux,
 La farde engagement,
 La farde disciplinaire,
 La farde appréciation,
 La farde Administration.

L’administration prépare le planning ou calendrier annuel des agents et en

assurer les types des congés (annuel, circonstanciel, maternité) etc.

2. Bureau Facturation

Comme rôle que joue ce bureau, il détermine le montant à payer à

l’Office Congolais de Contrôle par les clients.

Le mode de calcul qui détermine le montant varie selon l’acte générateur

ou selon le service rendu. (Contrôle des importations, contrôle transaction
locale, analyse laboratoire, contrôle technique…).

La facturation est faite sur base des informations reçues du service

d’exploitation. Par exemple :

o La nature de la marchandise,
o Les poids de la marchandise,
o La valeur CIF ou FOB de la marchandise,
o Le nombre d’échantillons prélevés…

Ce calcul se fait sur la facturation au comptant ou à terme.

Actuellement, la facturation des importations sa fait au guichet unique.

Une facturation doit présenter :

 le montant net de l’Office Congolais de Contrôle,

 la TVA
 le total brut à payer par le client.
Après la facturation, on remet la facture au client pour l’informer le
montant à payer.

3. Bureau Trésorerie et recouvrement

Ce bureau s’occupe des opérations liées aux recettes et aux

dépenses. Ces opérations s’effectuent par la caisse ou par la banque.

a. Les Recettes : les recettes proviennent essentiellement de

payement des factures par les clients.
 Si le payement est fait par la caisse, on établit un reçu de
caisse comme preuve de paiement.
 S’il est fait par la banque, on établit la quittance ou la vue de
crédit.

b. Les Dépenses : Elles sont faites pour satisfaire un besoin sur base
d’un bon d’engagement de dépense.
 Si la dépense est faite par la caisse, on établit un bon de
caisse.
 Si elle est faite par la banque au moyen d’un chèque sous d’un
ordre de virement, la banque établit un avis de débit pour
constater la sortie de fonds.

A la fin de la journée, le bureau de la trésorerie enregistre les

entrées et les sorties du jour dans le livre caisse ou banque afin de
dégager le solde final.

Le Bureau Trésorerie transmet à la comptabilité tous les documents

comptables émis pour la comptabilisation. Et à la fin d’une période, et
généralement un mois, le bureau trésorerie dresse un tableau de
réalisation de trésorerie qui présente toute la situation financière de
l’Agence pendant cette période.
CHAPITRE III. OBSERVATION ET SUGGESTION

0. Observation

L’Office Congolais de Contrôle, Agence de Mwene-Ditu est bien

organisée.Cependant nous avons trouvé qu’il y a de l’ordre dans le
travail, ils sont sociaux et ont l’amour du travail, le respect du travail,
malgré les imperfections ne manquent pas.

Le temps passé à l’Office Congolais de Contrôle pour notre stage de

professionnalisation de fin de cycle, avons remarqué que tous nos
encadreurs, travailleurs de cette institution avaient la bonne volonté de
nous former. Malgré cette bonne volonté, il est arrivé deux fois que nous
n’avons pas été encadré, et cela non de leur propre souhait, mais vu le
nombre qu’ils sont aujourd’hui au sein de l’institution, au lieu que l’effectif
soit de septante travailleurs, mais en ce jour l’effectif varie à une
vingtaine, ce qui les poussent à cumuler les tâches.

Aussi, les travailleurs arrivent en retard au service, c’est-à-dire

qu’ils ne respectent pas le temps de début du travail vu le cumule des
tâches de jour précédent. Tous les services utilisent les outils
informatiques, mais certaines tâches sont toujours traitées manuellement.

Vu le cumule des personnels, il y a eu certains pointsqu’on n’a pas eu à

apprendre, cas de bureau de comptabilité et fiscalité et le bureau budget,

1. Suggestions

Nous demandons au chef d’Agence de demander à sa hiérarchie

d’engager les nouveaux travailleurs, sans oublier les étudiants et élèves
ayant effectué leur stage à l’OCC dont leurs noms restent dans les
palmarès de l’Agence de Mwene-Ditu ; ce qui évitera à ceux qui
travaillent aujourd’hui à l’Office Congolais de Contrôle, Agence de Mwene-
Ditu de cumuler les tâches.

Qu’il veille aussi au respect de temps pour le bon fonctionnement

de l’institution digne de nom.

Que le chef d’Agence pense aussi à informatiser certaines tâches

de service, par exemple celui d’exploitation pour le bon traitement des
informations et non seulement utiliser le Microsoft Word et Excel.