Techniques d’expression écrite
Séquence 2 : LA LETTRE ADMINISTRATIVE
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Dr Aminata AIDARA
Séquence 2 : LA LETTRE ADMINISTRATIVE
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Séquence 2 : LA LETTRE ADMINISTRATIVE
Contenu détaillé du chapitre 2
LA LETTRE ADMINISTRATIVE
La rédaction joue un rôle majeur dans toute administration ou entreprise. Elle permet d’établir une relation écrite
entre administratifs et d’autres services, commerciaux, industriels, entre une personne et une administration ou
encore entre personnes. La lettre doit inspirer confiance, car elle fonctionne comme une messagère auprès des
correspondants d’une administration ou d’une entreprise. Ainsi sa forme est aussi importante que son contenu.
Son style doit etre soigné, son sens adapté aux circontances. Les objectifs de la lettre administrative sont divers :
informer, solliciter, notifier une attribution ou un refus, sanctionner, etc. Il est donc nécéssaire de situer son
objectif de communication afin de pouvoir rédiger une lettre adéquate à la situation, tout en respectant les codes
et conventions d’écriture.
I. Quelques types de correspondances : Généralités
Il exisste plusieurs types de lettres. Nous pouvons en citer :
- La correspondance personnelle : Contrairement à la lettre administrative, elle s’adresse à des proches
(parents, amis…) et se distingue par une grande liberté d’expression.
- La correspondance administrative : Elle permet de transmettre et de recevoir des messages à caratère
officiel.
- Les textes législatifs et règlementaires qui fondent le règlement ou le fonctionnement d’une
organisation.
II. Qualités d’une lettre administrative
La lettre administrative est plus exigente que la lettre personnelle en termes de fond et de forme. Elle impose :
- Une bonne présentation : Sobriété dans l’ordonnance générale et une disposition agréable ;
- Une précision et une clarté : Dire exactement ce dont il s’agit, en mentionnant les détails
indispensables, grouper les idées dans un ordre logique, rechercher la netteté dans l’expression ;
- Une concision : Ne dire que ce qui est nécessaire
- Une rigueur dans le style : S’appuyer sur les tournures administratives, en respecctant les règles d’ordre
stylistique et grammaticales qui permettent de concilier fermeté et courtoisie, en évitant toute forme de
confusion. Eviter d’abuser de formules toutes faites. Signes de ponctuation à ne pas utiliser : le point
d’interrogation (interrogation directe), le point d’exclamation (expression d’un ressenti), le point de
suspension (phrase en suspens ou sous entendu).
III. Formes de la lettre administrative :
L’objet de la suscription caractérise la lettre administrative: En forme administrative et dans une
correspondance entre deux services administratifs différents, vous vous adressez à l’autorité hiérarchique
supérieure que vous identifiez par sa fonction (ex. Monsieur le Directeur ou Monsieur le Directeur Général
de …). Il existe plusieurs formes de lettres administratives :
1. Forme administrative : Cette forme de lettre est utilisée dans le cadre d’une correspondance entre deux
administrations distinctes et comportant un caractère professionnel.
2. Forme personnelle : Cette forme de lettre est utilisée dans le cadre d’une correspondance entre
l’administration et un usager, qu’il soit particulier, élu local (si l’objet n’est pas professionnel, société
ou personnalité morale, association, syndicats entreprise publique ou privée. Exemple : Un inspecteur
d’hygiène et sécurité sanitaire répond à un restaurateur qui sollicite une information quant à ses
obligations en matière d’hygiène alimentaire.
3. Cas de correspondances adressées aux élus des Collectivités territoriales : Principalement, deux
situations peuvent se présenter : L’objet de la lettre est à caractère professionnel (contrôle de légalité,
assainissement…) La lettre sera rédigée en forme administrative. L’objet de la lettre est à caractère
personnel (demande de RDV, d’audience, d’autorisation …) la lettre sera rédigée en forme personnelle.
4. Respect de la hiérarchie pour la forme administrative par l’utilisation de formes spécifiques comme
sous couvert et à l’attention de pour les lettres administratives.
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IV. Présentation de la lettre administrative
En général, l’administration utilise du papier à entête. Dans l’initiative personnelle, On choisira du papier
blanc de bonne qualité. La présentation de la lettre a donc, une grande importance puisqu’elle doit faire
ressortir des indices visuels qui guideront et faciliteront la lecture de l’usager. En effet, la lettre est un espace
à organiser, d’abord, en veillant à limiter de préférence l’ensemble de la lettre à une seule page de format
A4. Dans la mesure du possible, essayez d’organiser la page de format A4 de la manière suivante :
a) L’en-tête et la date : occupant le un quart (1/4) supérieur de la page, l’en-tête désigne la partie de la
lettre où figure l’appellation officielle de l’organisme auquel appartient le signataire. La date est un
des éléments essentiels de la lettre; il faut toujours l’indiquer. Elle se place, de façon générale, dans
l’angle supérieur droit, à quelques interlignes au-dessous de l’en-tête. Elle doit être écrite au long, sans
abréviation, et n’est pas suivie du point final. Le nom du mois ne prend pas de majuscule, et on ne met
pas de virgule entre l’indication du mois et celle de l’année. Exemple : Le 4 mars 2014. Si le papier
utilisé ne comporte pas d’en-tête, la date doit être précédée du nom du lieu de départ de la lettre. Une
virgule sépare alors le lieu de la date : Dakar, le 4 mars 2014.
b) La vedette : On entend par vedette le nom, le titre et l’adresse complète du destinataire. Il est d’usage
de placer la vedette contre la marge, à quelques interlignes au-dessous de la mention de la date. Le
nom du destinataire est indiqué en toutes lettres, précédé du titre de civilité, qui est toujours écrit en
entier. Sur la ligne suivante figure le titre de fonction, s’il y a lieu. L’adresse complète vient ensuite.
Chaque ligne commence par une majuscule, sauf si elle est la continuation de la ligne précédente.
c) Les références : Ce sont les mentions, en général un groupe de lettres ou de chiffres, qui servent au
classement de la correspondance et facilitent sa consultation ultérieure.
d) L’objet : Il indique, en quelques mots, ce sur quoi va porter la lettre et vise à faciliter son classement.
Cette mention se place contre la marge de gauche ou au centre, sous la vedette et les références. Elle
commence par la majuscule initiale et est soulignée.
e) L’appel ou formule de salutation ouvre le corps de la lettre. Cette formule, qui varie selon le
destinataire, doit figurer contre la marge de gauche, au-dessous de l’objet. Elle n’admet aucune
abréviation, commence toujours par la majuscule et est suivie d’une virgule (et non des deux points).
Les formules d’appel les plus courantes sont :
Monsieur,
Madame,
Madame, Monsieur,
Mesdames, Messieurs,
- Si la lettre est adressée à une entreprise ou à un organisme, et non à une personne en particulier, la
formule d’appel qu’il convient d’utiliser est Mesdames, Messieurs.
- Si on ne connaît pas le nom de la personne à qui est adressée la lettre, il est recommandé d’utiliser la
formule Madame, Monsieur.
- Nb : On réservera l’adjectif cher aux correspondants que l’on connaît bien : Cher collègue, Cher
Monsieur,
Il est recommandé d’indiquer dans l’appel, s’il y a lieu, le titre ou la fonction officielle du destinataire :
Madame la Directrice,
Monsieur le Ministre,
Monsieur le Juge
f) Le corps de la lettre: Il occupe la moitié centrale de la page. Normalement, il est séparé en
paragraphes reliés par des connecteurs logiques. Si une deuxième page s’impose, la coupure se fera
entre deux paragraphes ou deux phrases et le sigle ou signe …/… sera apposé en bas à droite de la
première page, afin de ne pas utiliser la seconde page que pour la formule de politesse par exemple. Il
se divise en trois parties : l’introduction, le développement et la conclusion. Chacune d’elle doit être
concise et bien articulée.
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- L’introcuction : C’est l’entrée en matière, on peut rappeler une correspondance, avant d’entrer
rapidement dans le vif du sujet : on évitera donc des formules comme Le but de la présente est de vous
aviser que…, Nous vous écrivons aujourd’hui pour vous informer… L’introduction doit être simple :
Nous avons le regret de vous annoncer que…
Nous sommes heureux de vous faire part de…
Comme suite à notre conversation téléphonique du…
Pour faire suite à…
En réponse à votre lettre du…
- Le développement : Les paragraphes qui suivent l’introduction sont consacrés à l’exposé de chacune
des idées, de préférence une idée par paragraphe. Il est important de relier soigneusement les différentes
idées les unes aux autres par les mots de liaison appropriés (comme en effet, par ailleurs, par contre,
cependant, néanmoins, d’une part, d’autre part, en plus, ainsi, donc, ensuite, à ce sujet, de fait). Si la
lettre a plus d’une page, on évite de couper le dernier mot de la première page. On évite également de
mettre sur la dernière page uniquement la formule de salutation et la signature.
- La conclusion : L’avant-dernier paragraphe, qui sert de conclusion, contient la synthèse de ce qui
précède, et se termine par une demande, une proposition, une opinion, etc., selon le cas :
Pour les motifs exposés ci-dessus, nous sommes d’avis que…
En conclusion, le Comité recommande de…
g) La formule de politesse : Elle clôt le corps de la lettre et doit etre adaptée à la circostance (selon le
destinataire).
Pour les lettres courantes : Exemple : Je vous prie d’agréer, M……………., l’expression de ma considération
distinguée. Agréer = recevoir favorablement. Je vous prie de croire, M……………., en l’assurance de ma
parfaite considération. Croire = tenir pour sincère.
Remarque : Pour les formules de politesse destinées aux autorités supérieures (personnalités politiques et élus)
: Je vous prie d’agréer, M……………., l’expression de ma haute considération. Je vous prie d’agréer,
M……….., l’expression de ma considération la plus distinguée.
Dames et Demoiselles : Je vous prie de croire, Madame/Mademoiselle, en l’assurance de ma considération
distinguée. Je vous prie d’agréer, Madame/Mademoiselle, l’expression de mes respectueux hommages.
NB : Il faut éviter de formuler des sentiments pour une femme.
h) La signature (y compris les cachet et pièces jointes) : occupera le quart (1/4) inférieur de la page.
Placée après le corps de la lettre, en bas à droite, elle fait apparaître la fonction, la qualité (le grade)
du signataire et son identité (Prénom et nom). Remarque : Les titres et civilités ont des abréviations,
mais il ne faut pas les employer dans des lettres adréssées à des autorités.
i) Les pièces jointes : Lorsqu’on ajoute des documents à la lettre, on l’indique en écrivant Pièce
jointe ou Pièces jointes, en abrégé p. j. ou PJ, au-dessous de la signature, contre la marge de gauche.
j) Exemples :
- Schéma d’une lettre administrative en forme personnelle
………………………………………………………………………………….Tutelle
…………………………………………………………………………………………
……………… ……………………………………………………………...…En-Tête
…………………………………………………………………………………......date
N° ……………../…….
Vedette
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Objet : (Question traitée)
Référence : (Rappel)
Formule d’appel
Introduction ou entrée en matière -
Brève reformulation - Rappel de l’affaire ou du contexte
Développement ou exposé – (avec choix d’un plan)
Faits - idées ou actes (instruction/conclusion)
Conclusion de la lettre pas de la problématique
Formule de fin de lettre
Formule de politesse
Cachet rond
et signature de l’émetteur
Pièces jointes
- Schéma d’une lettre administrative en forme administrative
………………………………………………………………… …………………….Tutelle.....
……………………………………………………………………………………………..…….
………………………………………………………………………………………. En-Tête…
……………………………………………………………………………………………date…
N° ……………../ …….
Objet : (Question traitée)
Référence : (Rappel)
Pas de formule d’appel
Introduction ou entrée en matière
Brève reformulation - Rappel de l’affaire ou du contexte
Développement ou exposé
Faits - idées ou actes
Suite et fin du développement ou de l’exposé
Conclusion de la lettre
Formule de fin de lettre
Pas de formule de politesse
Cachet rond
Signature de l’émetteur
Pièces jointes
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