Section 1 Organisation et fonctionnement du service secrétariat de la division

provinciale des hydrocarbures

3.1.1 Organisation du Bureau secrétariat
3.1.2 Fonctionnement du service secrétariat de la division provinciale des hydrocarbures
Le fonctionnement du service secrétariat tel que définie dans le cadre organique joue plusieurs
rôles mais nous en retiendrons l'essentiel à savoir :

Rédaction des lettres : ici en complexité avec la cellule informatique, le secrétaire et

l'informaticien rédigent les lettres et courrier de la division.
Réception des lettres : comme le mot l'indique le secrétaire est là pour la réception des
lettres entrant dans la division en le mettant dans les documents respective qui sont :
carnet de réception, indicateur, sceau de réception.
Expédition des lettres : ici c'est pour expédier les lettres selon les instructions du chef
et quand il y a besoin en mettant le référence selon que l'administration le
recommande : carnet d'expédition, indicateur, sceau de réception, huissier celui qui est
habilite de transmettre le courrier qui sera accompagné d'un carnet de transmission qui
sera signé par le récepteur de la lettre.
Classement des dossiers : le secrétaire est là pour le classement de dossier selon ordre
hiérarchique des autorités avec codification de farde pour éviter le vol et à retrouve
vite en cas d'urgence.
Organisation des réunions : le secrétaire doit organiser les réunions avec les
personnels de la division ou avec les pétroliers de la province selon la demande du
chef de la division et à la fin de chaque réunion en faire le compte rendu.

Dans la pratique, le secrétaire au sein de la division provinciale des hydrocarbures joue le

rôle du serveur central de rassemblement des différentes données en provenance des différents
bureaux et antennes territoriaux pour faciliter le Chef de Division à bien remplir ses objectifs.
Entre accueillir les publics et la planification des activités, la secrétaire de la Division
provinciale des hydrocarbures assure le bon fonctionnement du secrétariat et ce grâce à ses
qualités tant professionnelles que relationnelles disions-nous plus haut.

Ainsi, les responsabilités attribuées à ce service par le chef de division peuvent être regroupé
en :

3.1.2.1 Information et la modernisation

L'informatisation et la modernisation des services de la division provinciale des

hydrocarbures, ainsi que la mise en œuvre d'un système d'information approprié, impliquent
plusieurs étapes clés. Il faut d'abord définir des objectifs clairs, identifier les besoins
spécifiques des services, puis choisir et concevoir un système d'information adapté,
comprenant le matériel, les logiciels, les données et les processus nécessaires.

En outre, le secrétaire au sein de ladite division a comme responsabilité la conception et

l’utilisation du Système d'Information. En d’autre termes, c’est au secrétaire qu’incombe la
responsabilité de :
 Sélectionner les équipements informatiques (serveurs, ordinateurs, etc.) adaptés aux
besoins.
  Choisir des logiciels de gestion de base de données, de SIG (Système d'Information
Géographique) ou d'autres applications spécifiques selon les besoins.
 Définir la structure et la gestion des données, y compris leur collecte, leur stockage et
leur sécurité.
 Adapter les processus de travail pour qu'ils soient compatibles avec le nouveau
système d'information.
 Développer le système d'information ou l'acquérir auprès d'un fournisseur, en fonction
des besoins et des ressources disponibles.
 Intégrer le nouveau système avec les systèmes existants, si nécessaire.
 Assurer une formation adéquate du personnel pour qu'il puisse utiliser efficacement le
nouveau système.
 Tester le système pour s'assurer de son bon fonctionnement et corriger les éventuels
problèmes.
 Assurer la maintenance régulière du système pour garantir sa disponibilité et sa
performance.
 Mettre en place un suivi du système pour évaluer son efficacité et apporter les
améliorations nécessaires.

3.1.2.2 La responsabilité administrative

Le secrétaire joue un rôle clé dans la gestion quotidienne de la division, assurant le suivi des
dossiers, la préparation des documents, et la coordination des activités administratives. Il peut
être impliqué dans la gestion du personnel, la planification des réunions, et la rédaction de
rapports.

3.1.2.3 Suivi des activités

Le secrétaire peut être chargé de suivre l'avancement des projets et des activités de la division,
en collectant des données, en analysant les résultats, et en rendant compte à la hiérarchie. Il
peut également assurer le suivi des contrats, des accords, et des engagements pris par la
division.

3.1.2.4 Gestion des ressources

Le secrétaire peut être impliqué dans la gestion des ressources de la division, qu'il s'agisse de
ressources humaines, financières, ou matérielles. Il peut participer à la préparation des
budgets, à la gestion des dépenses, et à l'allocation des ressources.

3.1.2.5 Relations avec les partenaires

Le secrétaire peut être amené à entretenir des relations avec les partenaires de la division, qu'il
s'agisse d'autres administrations, d'entreprises pétrolières, ou d'organisations locales. Il peut
participer à des réunions, des consultations, et des négociations de la division.

3.1.2.6 Développement de compétences

En travaillant au sein de la division, le secrétaire peut acquérir de nouvelles compétences et

connaissances dans le domaine des hydrocarbures et de l'administration publique. Il peut
également développer ses compétences en matière de communication, de gestion de projet, et
de relations interpersonnelles.
Section 2 Facteurs explicatifs de l’implication du secrétaire dans l’exécution des tâches
administratives

3.2.1 Facteurs d’ordre comportemental

Nous retenons dans cette catégorie les éléments suivants :
a) Niveau d’étude et filière
Un secrétaire de direction peut avoir un niveau d'étude allant du baccalauréat (diplôme d’état),
graduat ancien système ou Licence professionnelle, voire plus selon les responsabilités du
poste, en sciences et technique de secrétariat ou sciences de gestion. Des formations plus
spécifiques en droit, gestion comptable ou langues peuvent permettre d'accéder à des postes à
responsabilités.
Dans le cadre dans d de la division provinciale des Hydrocarbure,
b) Les compétences
Le métier du secrétaire de direction nécessite d’avoir les compétences non négligeable entre
autres :
Maîtrise des outils bureautiques: La connaissance approfondie des logiciels de
traitement de texte, de tableurs, de logiciels de présentation et des outils de gestion de
calendrier est essentielle.
Compétences rédactionnelles: La capacité à rédiger des courriers, des rapports et des
documents avec une orthographe et une grammaire impeccables est primordiale.
Gestion administrative: Le secrétaire de direction doit être capable de gérer l'agenda
de la direction, d'organiser des réunions, de traiter le courrier, de classer les documents
et de gérer les archives.
Gestion de l'information : Il doit être capable de filtrer, de synthétiser et de diffuser
l'information de manière efficace.
Langues étrangères: La maîtrise de l'anglais ou d'autres langues étrangères peut être
un atout, notamment dans les entreprises internationales.

c) Qualités humaines et professionnelles

En tant que collaborateur du chef, le secrétaire a l’obligation de ressortir les qualités humaines
et professionnelles mais indispensables notamment :
 Qualités humaines, intellectuelles, morales et professionnelles: Un bon secrétaire
doit posséder un ensemble de qualités pour bien accomplir ses tâches. Cela inclut la
discrétion, la rigueur, l'organisation, la communication, la gestion du temps et la
maîtrise des outils bureautiques.
 Qualités relationnelles: Une bonne capacité de communication, d'écoute, et
d'empathie sont essentielles pour interagir avec les différentes parties prenantes.
 Organisation et rigueur: Le secrétaire de direction doit être capable de gérer
plusieurs tâches simultanément, de prioriser les missions et de respecter les délais.
 Discrétion et confidentialité: Il est souvent amené à traiter des informations
sensibles et confidentielles, ce qui exige une grande discrétion et un respect strict de
la confidentialité.
 Aisance relationnelle: Le secrétaire de direction est souvent le premier point de
contact pour les visiteurs, les clients et les employés, il doit donc avoir une
excellente capacité à communiquer et à interagir avec différents interlocuteurs.
  Adaptabilité: Le rythme de travail peut être intense et imprévisible, il est donc
important de savoir s'adapter aux changements et aux imprévus.

 Autonomie: Bien que travaillant sous la direction d'un supérieur, le secrétaire de

direction doit être capable de prendre des initiatives et de travailler de manière
autonome.
 Sens du service: Le secrétaire de direction doit être à l'écoute des besoins de la
direction et des autres employés, et être prêt à fournir un soutien efficace.
 Résistance au stress: Le poste peut être exigeant et stressant, il est donc important
de savoir gérer la pression et de rester calme dans les situations difficiles.

3.2.2 Facteurs d’ordre structurel et organisationnel

a) La structure de l’entreprise
Comme nous l’avions souligné, la structure de l'entreprise repose sur les différentes
fonctions exercées au sein de l'organisation dont fait partie le secrétariat de direction. Il
constitue alors un des facteurs explicatifs de l’implication du secrétaire au sein d’une entité.
Ainsi, dans les facteurs d’ordre structurel nous pouvons retrouver :
Organisation hiérarchique: La structure de l'entité publique peut influencer
l'implication du secrétariat de direction. Dans certains cas, le secrétaire peut être
directement rattaché à la direction générale, tandis que dans d'autres, il peut
travailler pour un service spécifique.
Procédures et protocoles: L'existence de procédures et de protocoles clairement
définis peut faciliter l'exécution des tâches et garantir une certaine cohérence dans le
travail du secrétariat.
Communication interne et externe: La qualité de la communication au sein de
l'entité et avec l'extérieur peut influencer l'efficacité du secrétariat de direction.

b) Rôle et responsabilités du secrétaire

Dans le paysage effervescent des entreprises et organisations contemporaines, le secrétaire

occupe une position stratégique. Des lors, le rôle et responsabilités du secrétaire au sein
d’une organisation constituent donc un des facteurs déterminants dans l’exécution des
taches administratives.
Ceux-ci peuvent être regroupés en sous facteurs ci-dessous :
Gestion de l'information : Le secrétariat de direction joue un rôle crucial dans la
réception, le traitement, et la diffusion de l'information, tant interne qu'externe.
Organisation et planification : Il assure la planification des rendez-vous, la gestion
de l'agenda du directeur, et l'organisation des réunions.
Communication: Le secrétariat est souvent le premier point de contact avec les
clients, les employés, et les partenaires, assurant une communication efficace et
professionnelle.
Soutien administratif: Il apporte un soutien administratif général au directeur et à
son équipe, y compris la gestion du courrier, la préparation de documents, et la tenue
de dossiers.
 Coordination: Il coordonne les activités du département ou du service, s'assurant de
la bonne circulation des informations et de la réalisation des tâches.

Complexité et diversité des tâches: Les tâches d'un secrétariat de direction peuvent
être variées, allant de la gestion de l'information et de la communication à
l'organisation d'événements et au suivi de dossiers.
Niveau d'autonomie et de responsabilité: Le secrétaire peut avoir un rôle plus ou
moins autonome dans l'exécution des tâches, en fonction de son niveau de
responsabilité et des délégations accordées.

3.2.2 Facteurs liés à l'environnement de travail

L'environnement de travail d'un secrétaire de direction est généralement un bureau, souvent
au sein d'un service administratif, où il interagit avec de nombreux interlocuteurs. Il peut
être amené à se déplacer pour des réunions ou des événements professionnels. Ses outils de
travail comprennent un ordinateur, un téléphone, et des fournitures de bureau classiques.
Il peut s’agir de :

a) Environnement physique
Bureau: Le secrétaire de direction travaille généralement dans un bureau, qui peut
être partagé avec d'autres membres du personnel administratif ou dans un espace
de bureau partagé (open space).
Déplacements: En fonction des besoins de l'entreprise, il peut être amené à se
déplacer pour des réunions, des événements ou des rendez-vous professionnels.

b) Outils et technologies

Ordinateur: L'ordinateur est un outil essentiel, avec des logiciels de traitement de

texte, de tableur, de messagerie, et d'autres outils spécifiques au travail de secrétariat.
Téléphone: La gestion des appels téléphoniques est une tâche importante, et le
secrétaire peut avoir un téléphone fixe ou utiliser un téléphone portable professionnel.
Fournitures de bureau: Classeurs, papier, stylos, etc.
Outils bureautiques: La disponibilité et la maîtrise des outils bureautiques (logiciels
de traitement de texte, tableurs, messagerie électronique, etc.) sont indispensables
pour assurer une bonne gestion de l'information et des tâches.
Outils de gestion de projet: Dans certains cas, des outils de gestion de projet
peuvent faciliter la coordination et le suivi des activités du secrétariat de direction.

c) Relations professionnelles

Interlocuteurs variés: Le secrétaire de direction travaille avec de nombreux

interlocuteurs, tels que les visiteurs, les appelants, les autres membres du personnel,
les directeurs et dirigeants de l'entreprise.
Relations avec la direction: Il sert souvent d'interface entre la direction et les autres
employés ou interlocuteurs externes.
Travail en équipe: Il peut être amené à collaborer avec d'autres services de
l'entreprise, tels que la comptabilité ou les ressources humaines.

Rythme de travail: Les journées peuvent être longues et chargées, avec des délais à
respecter et des tâches à effectuer rapidement.
Adaptabilité: Le secrétaire de direction doit faire preuve d'adaptabilité face aux
imprévus et aux changements de dernière minute.
Structure de l'entité: La taille et la structure de l'entité publique peuvent influencer
le rôle et les responsabilités du secrétariat.
Technologies utilisées: Les technologies utilisées au sein de l'entité (logiciels, outils
de communication) peuvent faciliter ou entraver l'exécution des tâches.
Politiques et procédures: Les politiques et procédures internes de l'entité peuvent
influencer les tâches et les responsabilités du secrétariat.
Qualité de la communication interne: Une communication claire et efficace entre
les différents services peut faciliter le travail du secrétariat.
Soutien de la direction: Le soutien et la confiance de la direction sont essentiels
pour que le secrétariat puisse exercer pleinement son rôle.