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Manuel des politiques et procédures RH |

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INTRODUCTION
La fonction RH est une fonction support en ce que ses clients sont internes (autres fonctions supports
et fonctions métiers) et qu’elle a pour finalité de permettre à ces derniers de remplir leur mission en
mettant à leur disposition des ressources humaines compétentes.
La compétence recherchée dans les ressources humaines nécessite la mise en œuvre de politiques
relatives à l’acquisition, la conservation, le développement, la rémunération et la sécurité sociale.
Les politiques énoncées auront pour finalité la satisfaction de l’exigence de performance globale de
SPEAK UP AFRICA, facteur déterminant à la satisfaction des besoins du personnel. Ainsi il y’a un effet
domino de la performance à la satisfaction des besoins qui crée la motivation et la mobilisation du
personnel engagé pour la réalisation de la mission actuelle et future de SPEAK UP AFRICA.
Ce manuel des politiques et de gestion des ressources humaines vient en appui à la vision stratégique de
l’Association afin de clarifier les mécanismes de mise en œuvre des politiques et du Règlement Intérieur.
Il y a lieu de rappeler que la fonction RH est une fonction transversale qui ne se limite pas aux
attributions du Service des ressources humaines qui en est toutefois le pilote. Le Service des ressources
humaines est une unité administrative spécialisée qui se différencie et se structure en fonction de la
vision de la direction générale et des besoins de l’organisation. La vocation de cette direction consiste
au pilotage et à la planification dans la mise en œuvre de la politique RH.
Les activités du Service des ressources humaines sont assurées dans le cadre d’un rôle capital qui est
celui d’assistance et de conseil aux dirigeants et aux responsables hiérarchiques, de façon à leur
permettre d’assumer efficacement leurs responsabilités en matière de gestion des ressources humaines.
Le Service des ressources humaines doit pouvoir assurer, entre autres, les missions ci-après :
● Concevoir et proposer la politique de gestion des ressources humaines ;
● Mettre en œuvre la stratégie adoptée en matière de gestion des ressources humaines ;
● Assurer une administration efficace du personnel ;
● Développer la motivation du personnel ;
● Contribuer à la création de valeur ajoutée ;
● Favoriser la culture du changement ;
● Etc.

Dans ce cadre, le manuel de procédures RH sera un instrument de mise en conformité, de formalisation,

et de gestion des flux d’informations au sein du Service des Ressources Humaines et entre elle et ses
différents « clients » au sein de SPEAK UP AFRICA.

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I. DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL DE PROCEDURES

Ce manuel de procédures formalise les principales procédures d’administration et de contrôle qui

régissent la fonction « Ressources Humaines » de SPEAK UP AFRICA. Il couvre l’ensemble des
opérations relatives à l’acquisition, à la conservation, au développement, à la rémunération et à la
gestion sociale des ressources humaines.
Il a pour objectifs de :
● Fournir un cadre formel d'exécution des activités à caractère administratif ;
● Garantir la continuité des méthodes de travail, de manière compatible avec les réorganisations et
les mouvements de personnel que cela nécessite,
● Définir précisément les activités des membres du Service des Ressources humaine ;
● Garantir un contrôle interne fiable ;
● Accroître la productivité du personnel (par l'optimisation des volumes d'informations à traiter,
l'optimisation des circuits de traitement des informations et une automatisation accrue des
traitements manuels).

II. DESCRIPTION DU CONTENU DU MANUEL

2.1. Composition de la cartouche

Le manuel de procédures comporte une cartouche qui reprend les informations de base caractéristiques
de la procédure. La cartouche présente les informations suivantes :

● Le nom de l’Organisation,
● Le nom du cycle,
● Le nom du cycle précédent,
● Le nom du cycle suivant,
● Le code du cycle (« PRCA » pour procédure administrative.)
● La date de rédaction et de révision de la procédure,
● Le numéro de la page de la procédure étudiée et le nombre total de pages de cette procédure,
● La désignation de la procédure étudiée,
● La périodicité de la procédure.

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2.2. Fiche de codification des Procédures

CYCLES CODIFICATION

Date de création de l’Organigramme PRCA 01

Recrutement du personnel PRCA 02

Accueil et Intégration du personnel PRCA 03

Gestion des dossiers du personnel PRCA 04

Congés, absences et autorisation de sortie PRCA 05

Politique de Récupération PRCA 06

Départ PRCA 07

Gestion de l’intérim PRCA 08

Mission PRCA 09

Classification des emplois et grille de salaires PRCA 10

Traitement et règlement de la paie PRCA 11

Gestion des cabinets d’intérim PRCA 12

Gestion des couvertures médicales PRCA 13

Assistance sociale PRCA 14

Formation PRCA 15

Gestion des relations avec les représentants du personnel PRCA 16

Gestion des demandes de stages PRCA 17

Politique de Télétravail PRCA 18

Politique de Safeguarding PRCA 19

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2.3. Description détaillée de la procédure

Elle apporte les précisions suivantes pour chaque étape de la procédure :
● Le poste qui traite l'étape,
● La nature des travaux et des contrôles réalisés par chaque intervenant,
● La description détaillée des tâches effectuées,
● La composition précise des dossiers envoyés à l'intervenant suivant la procédure,
● Le classement et la ventilation des documents supports.

III. PRINCIPES D'ACTUALISATION DU MANUEL

Le manuel de procédures est un document susceptible d'être modifié et mis à jour au fur et à mesure de
l'évolution de SPEAK UP AFRICA, de ses activités et des meilleures pratiques en vigueur.
3.1. Date de création
La Date de création du manuel doit faire l'objet d'une note de service par la Directrice Exécutive chaque
fois que c’est nécessaire.
La Date de création consiste à valider le nouvel organigramme qui abroge, annule et remplace celui en
cours à cette date. A cet effet, l’organigramme doit être formel, daté, signé et diffusé partout où besoin
est pour entrer en vigueur. Ces formalités sont essentielles à la régulation des rapports de travail.
Une numérotation appropriée des notes de service relatives à l’application des procédures et à la date
de création du manuel doit permettre d'en faire la contextualisation et l’actualisation.
Les actualisations portant sur la liste ou le nombre des procédures sont inspirées par les décisions de
politiques et de stratégie, alors que les cycles de procédures dépendront des processus qui déterminent
les différentes étapes (rajouts, soustractions) et les activités opératoires.
La Date de création du manuel peut être motivée par :
● Des changements dans l’organisation ou les activités de SPEAK UP AFRICA suivant les décisions des
autorités ;
● Des modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures existantes
pour faire face à des situations nouvelles ;
● Des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des procédures lui incombant.
Les procédures de révision pourraient se faire suivant deux volets :
● En interne :

● En faisant des tests de cheminement et de conformité pour les principaux cycles ;

● En procédant au sondage de l’exactitude et de l’exhaustivité des documents et des visas,
● En veillant au respect des procédures écrites concernant les limitations et les délais prescrits ;
● En sondant le degré de satisfaction des assujettis aux procédures ;
● En créant une « boîte à idées » pour recueillir les suggestions du personnel en vue d’améliorer la
bonne marche de SPEAK UP AFRICA.

● En externe
● En envoyant un questionnaire aux bailleurs de fonds, aux partenaires, aux clients, aux fournisseurs,
à l’administration ou ses démembrements (le fisc, l’IPRES, la Sécurité Sociale) afin de vérifier le
respect de la procédure en matière de respect des engagements pris par SPEAK UP AFRICA, pour
consolider son action ou s’adapter aux modifications du cadre juridique et institutionnel, dans les
délais requis.

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L'actualisation consistera en :
● La modification du sommaire des procédures du cycle concerné si nécessaire ;
● L'insertion de la nouvelle procédure ou sa version actualisée ;
● La date de création des fichiers figurant dans le manuel des procédures.
3.2. Diffusion
Le manuel de procédures doit être édité en un exemplaire complet pour les responsables ci-après :
● La Directrice Exécutive ;
● Le Directeur Administratif et Financier ;
● Le Responsable du Service des ressources humaines
● Le Responsable du Service Administratif.
Pour le reste des utilisateurs et pour l’ensemble du personnel, le manuel doit être mis en ligne dans le
système intranet (Dropbox) de SPEAK UP AFRICA, avec toute la sécurité pour le préserver et le
conserver dans son intégralité et sa conformité.

IV. PRINCIPES DE CONSERVATION DU MANUEL DES PROCEDURES

Le manuel de procédures doit être accessible et disponible toutes les fois qu’un intervenant aura besoin
de s’informer sur les procédures d’exécution d’une Procédure.
4.1. Principe d'archivage
Chaque démembrement organisationnel de SPEAK UP AFRICA doit disposer d’un exemplaire complet
du manuel des procédures. Toute version remplacée à la suite d’actualisations du manuel en cours,
devra être marquée « Modifiée », « Remplacée » ou « Abrogée », selon le cas.
Le suivi d’actualisation des procédures sera opéré par le Directeur Administatif et Financier (DAF) et la
Responsable des Ressources Humaines (RRH) selon le schéma ci-après pour faire la passation entre une
procédure obsolète et la procédure de substitution :

Cocher ci- dessous la mesure concernée

Procédure Référence Date d’effet
Modifiée Remplacée Abrogée

Actuelle

Nouvelle

Prénom et Nom du Responsable DATE VISA

Yacine DIOP (DJIBO) 31/01/2023

Le suivi d’actualisation nécessite l’archivage pour la conservation, la recherche et la consultation et la

reconstitution des historiques nécessaires dans le cadre des procédures antérieures.

4.2. Principe de consultation

Le manuel doit être facilement accessible aux opérateurs du processus, aux contrôleurs internes et
externes des processus, aux différents acteurs de SPEAK UP AFRICA, à l’ensemble du personnel.

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La consultation des procédures est un objectif professionnel pour le personnel ; l’évaluation des
performances en fait un critère déterminant.
4.3. Version électronique
Le manuel en cours diffusé et archivé, doit exister également sous forme de support informatique en
version non modifiable (format PDF ou Word verrouillé). La version électronique verrouillée est mise à
la disposition de tout le personnel de SPEAK UP AFRICA.

NB : Dans le cadre des modifications de mise à jour du manuel de procédures RH de SPEAK UP AFRICA,
une enquête de satisfaction via un questionnaire anonyme, sera effectuée en fin d'année pour recueillir
directement les attentes du personnel et mieux identifier les axes d'amélioration.

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PREAMBULE

SPEAK UP AFRICA est une entité constituée, structurée et fonctionnelle. Par conséquent, la première
étape de ces procédures consiste non pas à la conception de l’organigramme, mais à la date de création
dont la finalité est l’adaptation de l’organisation et du fonctionnement, compte tenu du contexte, des
politiques et des stratégies de l’entreprise.

Les politiques et les stratégies sont les prérogatives de l’Assemblée Générale et du Conseil
d’Administration qui sont les organes délibératifs de SPEAK UP AFRICA ; la mise en œuvre est du ressort
de la Directrice Exécutive assistée d’un Directeur Administratif et Financier, d’une Directrice Exécutive
Adjointe et de la Responsable des Ressources Humaines.

Les procédures décrites dans le présent Manuel, concernent les processus de gestion des ressources
humaines qui font l’objet de politiques déclinées de la politique Générale de SPEAK UP AFRICA.

La politique est l’énoncé de la vision et des orientations de SPEAK UP AFRICA dont la mise en œuvre se
traduit en stratégies sous forme d’objectifs opérationnels, de budgets, de compétences et de procédures.
La mise en œuvre appelle des actions et des interactions entre les acteurs dans la cohérence et l’efficacité
que l’organigramme organise et encadre avec pertinence. D’où l’importance de l’organigramme qui
constitue le premier cycle des présentes procédures.

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CYCLE 1 : MISE A JOUR DE L’ORGANIGRAMME

L’organigramme est un dispositif qui permet de visualiser la répartition des rôles et de l’autorité au sein
d’une organisation ; il permet d’identifier les responsabilités et les rôles de chaque membre de
l’organisation. L’organigramme représente le répertoire des emplois et leur nomenclature, c’est un
instrument de gestion, et non un simple document de présentation de la structure organisationnelle de
SPEAK UP AFRICA.
● Objectif de la procédure

La procédure de date de création de l’organigramme a pour objectif de décrire les modalités de création,
de gestion, de modification, ou d’annulation de poste de travail au sein de SPEAK UP AFRICA.
● Garantie de la procédure

Les procédures en vigueur à SPEAK UP AFRICA, relatives à l’organigramme, doivent donner les garanties
suivantes :
● Tous les postes figurant dans l’organigramme formalisé sont actuels et sont utiles,
● Tous les postes figurant dans l’organigramme sont décrits à l’aide de fiches de postes ;
● Toute action nouvelle sur les postes (création, modification, ou suppression) doit être justifiée par
l’initiateur, contrôlée par le RRH, validée par le DAF et autorisée par la Directrice Exécutive ;
● Les termes de références des postes à modifier ou à créer sont effectivement élaborés ;
● Les fiches des postes existantes correspondent aux postes en cours ;
● La modification ou la suppression d’un poste se répercute en conséquence sur la fiche de poste ;
● Les fiches de postes devenues sans objet sont retirées des circuits d’information ;
● Les codes d’immatriculation des fiches de postes hors circuit doivent être conservés par le contrôle
interne pour le cas d’une éventuelle réactualisation ;
● Les fiches de postes doivent adopter la nomenclature des emplois figurant sur l’organigramme ;
● La fiche de poste doit décrire le profil de la compétence requise à l’accès au poste ;
● La fiche de poste doit être la référence au recrutement.

● Sommaire du sous-cycle

N° TACHES ACTEURS

Demande de modification de Directrice Exécutive

1
l’organigramme Adjointe (DEA)

2 Contrôle de conformité DAF / RRH

DAF / RRH / Direction

3 Validation des TDR
Exécutive

4 Date de création de l’organigramme Directrice Exécutive

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Code cycle
Folio : 1/4
CYCLE 1 PRCA 01

Classement : MISE A JOUR DE L’ORGANIGRAMME Date de création :

PRCA.01.1 Décembre 2021

Procédure Demande de modification de l’Organigramme

Acteur Directrice Exécutive Adjointe

Tâche (s) à exécuter :

- Rédiger une note par mail faisant mention de la nécessité de modifier l’organigramme,
- Préciser la modification décidée et son objet,
- Expliquer l’objectif de la modification (création, annulation) de poste,
- Joindre la/les nouvelle(s) fiche(s) de poste,
- Joindre le projet de nouvel organigramme,
- Signer, dater et transmettre le courrier à la DAF / RRH

Le courrier portant demande de modification de l’organigramme est rédigé et signé par la directrice
exécutive adjointe ; il est transmis à la DAF / RRH avec accusé de réception.

Nouvelle fiche de poste

Formulaire(s) de support
L’organigramme modifié proposé
Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Contrôle de conformité

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Code cycle
Folio : 2/4
CYCLE 1 PRCA 01

Classement : MISE A JOUR DE L’ORGANIGRAMME Date de création :

PRCA.01.1 Décembre 2021

Procédure Contrôle de conformité

Acteur DAF / RRH

Tâche (s) à exécuter :

Le DAF et la RRH accusent réception du mail transmis portant modification de l’organigramme.

Ils procèdent au contrôle :

- De la nécessité de la modification,
- De la conformité de la modification avec les politiques et les stratégies de SPEAK UP AFRICA.

Ils évaluent les conséquences de la modification en termes de légalité et de répercussions sur les
budgets, notamment sur la masse salariale et les performances attendues.

Formulaire(s) de support Organigrammes modifié proposé / draft des TDR

Tache précédente Demande de modification de l’Organigramme

Tâche suivante Validation des TDR

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Code cycle
Folio : 3/4
CYCLE 1 PRCA 01

Classement : MISE A JOUR DE L’ORGANIGRAMME Date de création :

PRCA.01.2 Décembre 2021

Procédure Révision des TDR et validation du nouvel Organigramme

Acteurs : RRH/DAF/Directrice Exécutive

Tâche (s) à exécuter :

A la suite du contrôle de conformité, le DAF ou la RRH révise les TDR

L’appréciation en termes de performance doit être établie en considérant le poste et les critères de
compétence. A cet effet, il est nécessaire d’apporter toutes les précisions relatives à :
- La dénomination du poste à pourvoir doit être conforme au répertoire des emplois de la
convention de référence, a défaut établir les équivalences ;
- Le responsable hiérarchique
- La localisation du poste (direction ou service de rattachement) ;
- Au diplôme (s) requis : préciser le diplôme ou l’équivalent ;
- Aux compétences et aux expériences requises ;
- Aux missions et responsabilités ;
- Aux principales tâches à effectuer ;
- Aux résultats attendus ;
- A la date de prise de fonction prévue ;

Précautions à respecter :
- Ajouter le poste s’il s’agit d’une création à l’organigramme de la Direction concernée ;
- Transmettre les profils de poste élaborés et le projet d’organigramme à la Directrice Exécutive
pour validation ;
- Après validation, dispatcher en interne la version finale signée et datée comme suit :
- Une (01) Copie à la Direction concernée,
- L’original à conserver dans les archives de la RH.
Termes de Référence (TDR)
Formulaire(s) de support
Organigramme actualisé
Tache précédente Contrôle de conformité

Tâche suivante Communiquer le nouvel organigramme

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Code cycle
Folio : 4/4
CYCLE 1 PRCA 01

Classement : MISE A JOUR DE L’ORGANIGRAMME Date de création :

PRCA.01.1 Décembre 2021

Procédure Communiquer le nouvel organigramme

Acteur Direction / RRH

Tâche (s) à exécuter :

- Organiser une session pour diffuser le nouvel organigramme,

- Faire mention de la décision de modifier l’organigramme,
- Préciser la modification décidée et son objet,
- Expliquer l’objectif de la modification (création, annulation) de poste,
- Établir les liens hiérarchiques et fonctionnels.

Formulaire(s) de support Organigramme mis à jour

Tache précédente Validation des TDR

Tâche suivante Fin de cycle

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CYCLE 2 : RECRUTEMENT DU PERSONNEL

SPEAK UP AFRICA reconnaît le rôle que joue son personnel dans la réussite et la croissance de
l’institution. De ce fait, il s’engage à atteindre la performance organisationnelle attendue en attirant et
en maintenant les employés adaptés aux postes tels que définis par la description du poste et le profil
de compétence de la personne, et ce, sans aucune discrimination. A cet effet, SPEAK UP AFRICA s’engage
à veiller à l'égalité des chances des candidats lors du processus de recrutement et de sélection. De la
sorte, SPEAK UP AFRICA s’interdit toute discrimination en fonction du sexe, de la situation
matrimoniales ou de la nationalité.
La politique de recrutement de SPEAK UP AFRICA vise à définir un processus qui met à la disposition
des responsables, les directives utiles pour une bonne dotation en employés à compétences variées
susceptibles de promouvoir le leadership de SPEAK UP AFRICA et d’en faire le plaidoyer.
SPEAK UP AFRICA, dans le cadre de sa politique de recrutement adopte le principe de la lutte contre le
travail des enfants. Par conséquent, tout candidat à un poste à SPEAK UP AFRICA doit avoir la majorité
légale révolue selon le pays où Speak Up Afica a une représentation
● Objectif de la procédure

Cette procédure a pour objectif de décrire les modalités de recrutement du personnel de SPEAK UP
AFRICA.

● Garantie de la procédure

Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA, relatives au recrutement du personnel doivent
donner les garanties suivantes :
1. Promotion interne
● La recherche des candidats se fait en priorité par le recours à la promotion interne de l’Association,
● Tout appel à candidature fera l’objet d’une communication en interne et/ou en externe ;
● Les conditions d’accès à l’emploi et les critères de sélection des candidats doivent être précisées ;
● Quel que soit le nombre de candidats internes postulant au poste proposé, la procédure de sélection
sera validée au terme du processus décrit et respecté ;
● Les candidats internes seront présélectionnés et sélectionnés suivant une démarche transparente
et équitable à l’issue de laquelle un rapport final sera rédigé ;
● Le rapport final de recrutement interne est rédigé par le Responsable des ressources humaines et
signé par les parties prenantes au processus ;
● Un candidat recruté en interne accepte la modification de son contrat de travail pour l’adapter à son
nouvel emploi ;
● Toute promotion interne comporte une période d’essai préalable à la confirmation au poste ;
● Dans le cas d’une période d’essai non satisfaisante après évaluation, le salarié non confirmé sera
réintégré à son emploi initial, voir redéployé sur un autre emploi ;
● Le salarié promu et confirmé conserve son ancienneté acquise à SPEAK UP AFRICA ;
● Le salarié promu et confirmé bénéficie du salaire de base catégoriel dès son entrée en fonction, mais
bénéficie des avantages liés au poste après la confirmation ;

2. Recrutement externe (compléter)

● En l’absence de profil interne satisfaisant les critères de pourvoi du poste, il est fait recours au
recrutement externe par appel à candidature par tout canal approprié ;

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● Pour tout recrutement, procéder à la description précise du poste à pourvoir, désigner les membres
du comité de sélection en fonction de l’expérience et des connaissances requises, de la connaissance
des lois et règles en vigueur et mettre à disposition les supports appropriés.
● Sommaire du cycle

N° TACHES ACTEURS
Chaque début d’année préparer le plan de recrutement RRH et Responsables
1
après élaboration du budget départements

1 Préparer les formulaires de demande de personnel et RRH

les mettre à la disposition des Directeurs
Exprimer les besoins en personnel : « renseigner le
2 Responsables départements
formulaire de demande de personnel »

3 Rédiger l’annonce de recrutement RRH

4 Diffuser l’annonce Communication / RRH

RRH, Responsable du recrutement

5 Effectuer la présélection et Comité de sélection

Effectuer les entretiens et rédiger le rapport de

6 RRH, Comité de Sélection
recrutement

Envoyer la notification d’embauche au candidat retenu

7 RRH
pour accord et signature

Après acceptation du candidat retenu envoyé un mail

8 RRH
aux candidats non retenus

Envoyer la fiche d’information à remplir et la liste des

9 RRH
pièces à fournir au candidat retenu

10 Ouvrir un dossier au nouveau salarié RRH

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Code cycle
Folio : 1/9
CYCLE 2 PRCA 02

Classement : RECRUTEMENT DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.02.1 Décembre 2021

Procédure Préparer les formulaires de demande de personnel et les

mettre à la disposition des Directions
Acteurs RRH

Tâche (s) à exécuter :

● Préparer les formulaires de demande de personnel,

● Transmettre les formulaires aux Directeurs, et Responsables opérationnels.

Formulaire(s) de support Formulaire de demande de personnel

Tache précédente Début du cycle
Exprimer les besoins en personnel au travers du « formulaire de
Tâche suivante
demande de personnel »

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Code cycle
Folio : 2/9
CYCLE 2 PRCA 02

Classement : RECRUTEMENT DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.02.2 Décembre 2021

Procédure Exprimer les besoins en personnel

« Renseigner le formulaire de demande de personnel »
Acteurs Responsables départements

Tâche (s) à exécuter :

● Exprimer les besoins en personnel, en nombre et en compétences,

● Analyser la disponibilité de l’effectif,
● Analyser les compétences disponibles compte tenu des objectifs à atteindre ;
● Remplir le formulaire de demande en précisant :
● Les postes à pourvoir ;
● Le nombre de personnes recherchées ;
● Les profils de compétences requises,
● Les délais requis pour le processus.
● Transmettre le formulaire dûment approuvé à la DAF / RRH,
● Transmettre le formulaire approuvé à la validation de la Directrice Exécutive Adjointe.

Formulaire(s) de support Formulaire de demande de personnel rempli et dûment signé

Préparer les formulaires de demande de personnel et les mettre
Tache précédente
à la disposition des directions
Tâche suivante Rédiger l’annonce de recrutement

Manuel des politiques et procédures RH |

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Code cycle
Folio : 3/9
CYCLE 2 PRCA 02

Classement : RECRUTEMENT DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.02.3 Décembre 2021

Procédure Rédiger l’annonce de recrutement

Acteurs : RRH

Tâche (s) à exécuter :

CAS 1 : Recrutement intégralement effectué par SPEAK UP AFRICA

● Rédiger l’annonce du recrutement approuvé et validé, comportant les informations suivantes :
● Le poste à pourvoir,
● Les missions du poste,
● Les formations et diplômes recherchés,
● L’expérience professionnelle nécessaire,
● Les connaissances et compétences requises,
● Les logiciels de gestion,
● Les langues de communication,
● La composition du dossier de candidature,
● La date limite de réception des candidatures,
● L’adresse de transmission de la candidature,
● Faire valider (visa) le texte de l’annonce par le DAF ou la DEA,
● Transmettre au Département Communication pour diffusion.
CAS 2 : Recrutement par une Agence de recrutement
● Choisir l’Agence de recrutement par appel d’offre,
● Passer un contrat de prestations dans le respect des règles de droit,
● Transmettre à l’Agence les termes de référence (TDR) des postes à pourvoir,
● Contrôler le processus mis en œuvre par l’Agence,
● Évaluer le résultat du processus,
● L’Agence doit finaliser le processus par un rapport final.

Formulaire(s) de support Annonces de recrutement

Exprimer les besoins en personnel

Tache précédente
« Renseigner le formulaire de demande de personnel »
Tâche suivante Diffuser l’annonce

Manuel des politiques et procédures RH |

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Code cycle
Folio : 4/9
CYCLE 2 PRCA 02

Classement : RECRUTEMENT DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.02.4 Décembre 2021

Procédure Diffuser l’annonce

Acteurs Communication et RRH

Tâche (s) à exécuter :

● Choisir les médias à utiliser,

● Déterminer le nombre de parutions nécessaires,
● Arrêter les dates de parutions,
● Rédiger l’annonce,
● Transmission des TDR à la communication pour diffusion.

Le traitement des dossiers transmis par voie électronique sont présélectionnés en ligne et un dossier
est crée sur Dropbox pour la sélection et short list des candidats retenus pour les entretiens

La présélection et la sélection sont effectuées par la RRH et approuvé par le responsable du

recrutement.
Les dossiers retenus passent selon le poste ou à l’entretien à l’aide de supports élaborés par le RRH.
L’annonce peut également être faite par voie d’affichage à des lieux publics pour atteindre les
candidats de manière plus directe (écoles, universités, salles de réunions, etc.).
● Dans tous les cas, le délai de réponse et l’adresse de réponse devront être précisés,
● Transmettre aux responsables concernés les différents supports et le texte à paraître,
● Veiller à la parution des annonces (presse).

Formulaire(s) de support Annonces parues

Tache précédente Rédiger l’annonce de recrutement

Tâche suivante Effectuer la présélection

Manuel des politiques et procédures RH |

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Code cycle
Folio : 5/9
CYCLE 2 PRCA 02

Classement : RECRUTEMENT DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.02.5 Décembre 2021

Procédure Effectuer la présélection

Acteur RRH, Responsables départements Comité de sélection

Tâche (s) à exécuter :

● Établir les critères de notation des dossiers de candidatures,

● Les critères portent sur les exigences du poste et concernent notamment le diplôme, l’expérience,
etc.,
● Les critères retenus sont consignés sur un support confectionné par le RRH,
● Le support de l’entretien est remis à chaque participant,
● Retenir les trois (3) meilleurs candidats suivant les critères de sélection ;
● Effectuer la convocation des candidats après avoir validé les dates d’entretien avec les membres
du comité d’entretien.
NB : Si le nombre de candidats sélectionné pour passer les entretiens est inférieur à 3, la RRH doit
faire un mémo.

Formulaire(s) de support Grille de notation des candidatures

Tache précédente Diffuser l’annonce

Tâche suivante Effectuer les entretiens et rédiger le rapport de recrutement

Manuel des politiques et procédures RH |

 21

Code cycle
Folio : 6/9
CYCLE 2 PRCA 02

Classement : RECRUTEMENT DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.02.6 Décembre 2021

Procédure Effectuer les entretiens et rédiger le rapport de recrutement

Acteurs RRH, Responsables départements et Comité de sélection

Tâche (s) à exécuter :

● Élaborer une grille d’entretien cohérente et pertinente portant sur l’expérience, les compétences,
les aptitudes, les caractéristiques de la personnalité, les attentes du candidat par rapport à
l’organisation et son intérêt pour le poste ;
● Effectuer les entretiens, évaluer les candidats et échanger sur les candidatures ;
● Rédiger le rapport de recrutement (RRH);
● Viser le rapport (les membres du comité de sélection) ;
● Transmettre le rapport de recrutement au DAF pour approbation ;
● Le rapport de recrutement approuvé par le DAF est adressé aux personnes suivantes :
● Un (01) exemplaire au Responsable du département concerné ;
● Un (01) exemplaire est conservé à la RRH pour classement ;
● Envoyer un mail pour informer les candidats non retenus ;
● Convoquer le candidat retenu pour la finalisation du recrutement.

En fonction de l’importance du poste, le RRH procède à la vérification des références du candidat.

Pour cela, il doit :
- Informer le candidat des objectifs de la prise de référence ;
- Demander le contact de 3 référents professionnels au candidat ;
- Préparer ses questions ;
- Contacter le(s) référent(s) après avoir obtenu l'accord du candidat ;
- Rédiger une synthèse des informations reçues ;
- Faire un retour au candidat.

● La finalisation consiste à la négociation pour l’accord des parties ;

● L’accord des parties scelle la signature du contrat de travail.

Formulaire(s) de support Grille d’entretien

PV de recrutement
Tache précédente Effectuer la présélection

Envoyer une notification (proposition d’embauche) au candidat

Tâche suivante
retenu

Manuel des politiques et procédures RH |

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Code cycle
Folio : 7/9
CYCLE 2 PRCA 02

Classement : RECRUTEMENT DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.02.7 Décembre 2021

Envoyer une notification (proposition d’embauche) au candidat

Procédure
retenu
RRH

Tâche (s) à exécuter :

ES POLITIQUES
● Le RRH envoie la notification d’embauche à la Directrice exécutive pour validation ;

ROCÉDURES
● Après validation, la RRH envoie la notification au candidat avec les avantages liés au poste ;
● Après acceptation du candidat, la RRH envoie la liste des pièces à fournir et la fiche d’information

TION DES
à remplir.
NB : Après 7 jours à compter de la date d’envoi de la lettre de notification, si la lettre n’est pas signée

ES HUMAINES
et renvoyée par le candidat, Speck Up Africa n’est plus engagée par ladite lettre de notification
d’embauche.

Formulaire(s) de support Notification d’embauche.

Tache précédente Effectuer les entretiens et rédiger le rapport de recrutement.

Tâche suivante Recevoir le candidat retenu.

Code cycle
Folio : 8/9
CYCLE 2 PRCA 02

Classement : RECRUTEMENT DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.02.8 Décembre 2021

Procédure Recevoir le candidat retenu pour contractualisation

● RRH
Acteurs
● Responsable du département concerné

Tâche (s) à exécuter :

● Recevoir le candidat retenu et s’entretenir avec lui ;

● Préciser les enjeux du poste et ses exigences ;
● Réceptionner les pièces à fournir ;
● Curriculum vitae actualisé ;
● Copies légalisées des diplômes ;
● Attestations de stages et certificats de travail mentionnés sur le CV;
Manuel des politiques et procédures RH |
 23

● Copie de la carte nationale d’identité légalisée ;

● Extrait d’acte de naissance ;
● Certificat de mariage s’il y’a lieu ;
● Certificat de nationalité ;
● Quatre (04) Photos d’identité ;
● Certificat de domicile ;
● Extrait casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ;
● Certificat de visite médicale et contre visite médicales ;
● Présenter le contrat de travail ;
● Présenter la fiche de poste ;
● Préciser les performances attendues ;
● Indiquer les compétences nécessaires ;
● Discuter avec le candidat des objectifs et indicateurs de performance qui lui seront fixés ;
● Faire signer les documents (fiche de poste, contrat de travail) et présenter le formulaire et les
guidelines des évaluations de performance au Candidat ;
● Présenter le règlement intérieur.

Dans l’éventualité où le candidat ne signe pas le contrat proposé sans possibilité de réajustement,
reprendre l’étape de la convocation en désignant le second candidat présélectionné sur la liste des
cinq (05) meilleurs.
La RRH est chargé de vérifier les documents signés et de les ajouter au Dropbox pour qu’ils
soient accessible au DAF qui pourra les vérifier à tout moment.
Le DAF est chargé d’approuver les documents du candidat mis en ligne par la RRH.
La RRH doit procéder aux formalités administratives du contrat de travail.

● Liste des pièces à fournir

Formulaire(s) de support
● Fiche d’information remplie
Tache précédente Recevoir le candidat retenu

Tâche suivante Ouvrir un dossier au nouveau salarié

Manuel des politiques et procédures RH |

 24

Code cycle
Folio : 9/9
CYCLE 2 PRCA 02

Classement : RECRUTEMENT DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.02.9 Décembre 2021

Procédure Ouvrir un dossier au nouveau salarié

Acteurs RRH

Tâche (s) à exécuter :

● Créer un dossier personnel au nom du nouveau salarié physique et numérique ;

● Attribuer un numéro de matricule au nouveau salarié ;
● Classer les documents exigés à la convocation dans le dossier ouvert physique et numérique ;
● Transmission du contrat à l’Inspection du Travail ;
● Transmission de la déclaration de mouvement du travailleur aux organismes sociaux ;
● Immatriculation aux organismes sociaux de sécurité sociale ;
● Immatriculation à l’organisme de couverture médicale ;
● Compléter la liste du personnel par le nouveau salarié ;
● Saisir dans le logiciel de la paie les éléments de salaire relatifs au nouveau salarié;
● Mettre à jour le dossier relatif aux déclarations fiscales et sociales.
Dossier nouveau salarié
Formulaire(s) de support

Tache précédente Recevoir le candidat retenu

Tâche suivante Fin du cycle

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 25

CYCLE 3 : ACCUEIL ET INTEGRATION DU PERSONNEL

Afin de mobiliser les nouveaux employés et leur permettre de développer un sentiment d'appartenance
à SPEAK UP AFRICA, il convient de les accompagner afin de leur offrir un encadrement professionnel
valorisant. A cet effet, il faut leur assurer, dès le départ, un suivi personnalisé qui leur facilitera une
intégration harmonieuse, dans une ambiance d’accueil chaleureux.
La mise en place d'une stratégie d'accueil et d'intégration a un impact important sur la durée de l'emploi,
l'engagement de l'employé au sein de l'Association, ainsi que sur sa mobilisation et son adhésion à la
mission. Il importe donc de transmettre aux nouveaux employés un maximum de renseignements sur la
culture, les valeurs, la philosophie et les attentes de l'organisation au moment de l'embauche. Plus
l'accueil d'un employé est structuré et efficace, plus ce dernier atteindra un niveau de performance
satisfaisant. Il s’agit de bien accueillir le nouvel employé à son arrivée au sein de SPEAK UP AFRICA pour
faciliter sa prise de service.
● Objectif de la procédure
Cette procédure a pour objectif de décrire les modalités d’accueil et d’intégration de personnel au sein
de SPEAK UP AFRICA.
● Garantie de la procédure
Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA, relatives à l’accueil et à l’intégration du
personnel doivent :
● Faciliter et favoriser l'intégration sociale et professionnelle de l'employé dans son nouveau milieu
de travail ;
● Démontrer au nouvel employé la volonté de l'Association à l'aider dans son adaptation ;
● Permettre à l'employé d'obtenir des réponses à ses interrogations ;
● D'avoir accès à l'information pertinente ;
● Permettre à l'employé d’être autonome le plus rapidement possible ;
● S'assurer que l'employé connaisse les normes et les politiques de l'Association ;
● Familiariser l'employé avec la culture et les valeurs de l’Association ;
● Faire connaître l'Association et contribuer au développement de son image ;
● Faire connaitre le salarié afin de lui permettre de s’intégrer dans la communauté de SPEAK UP
AFRICA par la reconnaissance par les autres dont il doit solidaire et complémentaire ;

Description de la procédure :

N° TACHES ACTEURS
1 Préparer l’accueil du nouvel employé RRH / Responsable hiérarchique

2 Accueillir le nouvel employé RRH et Responsable Hiérarchique

Responsable Hiérarchique, chefs de

3 Intégrer le nouvel employé
département et superviseurs de programmes

Accompagner le nouvel employé dans sa phase « Onboarding Buddy »

4
d’intégration
5 Évaluer le nouvel salarié Supérieur Hiérarchique

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 26

Code cycle
Folio : 1/5
PRCA 03
ACCUEIL ET INTEGRATION
Classement : Date de création :
PRCA.03.1 Décembre 2021

Procédure Préparer l’accueil du nouvel employé

ES POLITIQUES
RRH / Responsable hiérarchique/RAL/Responsable contenu
Acteurs créatif/Directrice Exécutive Adjointe

ROCÉDURES
Tâche (s) à exécuter :
Envoyer un mail d’information de l’arrivée du nouvel employé
TION DES
Demander son plan d’intégration à son responsable hiérarchique
Demander la création de son adresse mail et son ajout aux canaux de communication de SUA
ES HUMAINES
Demander la préparation de son bureau et de son matériel
Demander la désignation de son « Onboarding buddy »
Présenter au « Onboarding buddy » ses TDR afin qu’il soit bien préparé
Contenu Onboarding
Formulaire(s) de support
TDR Onboarding buddy
Tache précédente Préparer l’accueil du nouvel employé

Tâche suivante Accueilir le nouvel employé

Code cycle
Folio : 2/5
CYCLE 3 PRCA 03

Classement : ACCUEIL ET INTEGRATION DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.03.2 Décembre 2021

Procédure Accueillir le nouvel employé

RRH
Acteurs
Responsable Hiérarchique / Responsable contenu créatif
Tâche (s) à exécuter :
Accueillir le nouveau salarié :
Le présenter aux différents collaborateurs
Faire signer son niveau contrat et autres aspects administratifs
Envoyer un mail de bienvenue,
Demander sa biographie et transmettre à la communication pour rajout au site web

Formulaire(s) de support Contrat de travail

Tache précédente Préparer l’accueil du nouvel employé

Tâche suivante Intégrer le nouvel employé

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 27

Code cycle
Folio : 3/5
CYCLE 3 PRCA 03

Classement : ACCUEIL ET INTEGRATION DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.03.3 Décembre 2021

ES POLITIQUES
Procédure Intégrer le nouvel employé

ROCÉDURES
Acteurs
Tâche (s) à exécuter :
Supérieur Hiérarchique

TION DES
Présenter le nouveau salarié à son « onboarding buddy »
Envoyer les invitations aux personnes désignées dans le planning d’intégration
ES HUMAINES
L’informer des modalités du processus d’orientation et d’intégration et présenter le planning
Présenter l’organigramme et le fonctionnement du service,
Présenter les membres de sa future équipe,
Installer le nouveau salarié à son poste de travail,

Formulaire(s) de support Planning integration

Tache précédente Accueillir la nouveau salarié
Tâche suivante Accompagner le nouveau salarié dans sa phase d’intégration

Code cycle
Folio : 4/5
CYCLE 3 PRCA 03

Classement : ACCUEIL ET INTEGRATION DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.03.4 Décembre 2021

Procédure Accompagner le nouvel employé dans sa phase d’intégration

Acteurs « Onboarding buddy

Tâche (s) à exécuter :

Consacrer du temps au suivi et à l’écoute du nouvel employé ;

Guider le nouvel employé et apprécier sa progression au quotidien ;
Vérifier que le travail est accompli de façon structurée avec les personnes désignées à intégrer le
nouvel employé
Vérifier si le nouvel employé a bien compris et fais un feedback régulier à son responsable
hiérarchique
Tester sa familiarité avec ses collègues, etc.
Formulaire(s) de support Fiche de notes liées à l’intégration,

Tache précédente Intégrer la nouveau salarié

Tâche suivante Évaluer le nouvel employé

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 28

Code cycle
Folio : 5/5
CYCLE 3 PRCA 03

Classement : ACCUEIL ET INTEGRATION DU PERSONNEL Date de création :

PRCA.03.5 Décembre 2021

Procédure Évaluer le nouvel employé

Acteurs Supérieur Hiérarchique

Tâche (s) à exécuter :

Utiliser le formulaire d’évaluation établie ;

A la suite de la phase d’intégration et après la période d’essai (1mois ou 3 mois) telle que c’est défini
dans le contrat de travail, évaluer le nouvel employé suivant :
Sa progression
L’atteinte de ses objectifs assignés,
Identifier en collaboration avec le parrain les besoins de formations liés à son poste et transmettre à
la RRH pour intégration au plan de formation

Fiche d’évaluation des performances ;

Formulaire(s) de support
Guidelines évaluations de performances ;
Tache précédente Accompagner le nouveau salarié dans sa phase d’intégration

Tâche suivante Fin de cycle

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 29

CYCLE 4 : GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL

Chaque membre du personnel à son arrivée à SPEAK UP AFRICA dispose d’un dossier au niveau du
Service des Ressources Humaines. Ce dossier est actualisé chaque fois qu’il y’a un changement dans la
vie professionnelle et privée (naissance d’un enfant, changement de domicile…) du travailleur.
Le dossier personnel est composé des éléments suivants :

N° Nature du document Caractéristique

1 Fiche d’information personnelle remplie Obligatoire
2 Acte de naissance Obligatoire
3 Photocopie carte nationale d’identité et / ou Passeport en Obligatoire
cours de validité
4 Certificat de Mariage civil à défaut Certificat de mariage Obligatoire
religieux
5 Copie acte de naissance époux ou épouse Si nécessaire
6 Copie acte de naissance enfants Obligatoire
7 Certificat Médical d’aptitude/Visite contre visite Obligatoire
8 Copies certifiées si possible des diplômes Obligatoire
9 Certificat de travail/Attestation de stage du dernier Si nécessaire
employeur
10 Extrait de Casier judiciaire de moins de trois mois de validité Obligatoire
11 Contrat de Travail Obligatoire
12 CV + Lettre de motivation Obligatoire
13 Identification Coordonnée bancaires Obligatoire
14 Grille d’entretien de recrutement Obligatoire
15 Demande de référence Obligatoire
17 Fiche de Poste Obligatoire
18 Fiche d’évaluation Obligatoire

Le dossier du personnel permet d’apprécier la moralité des candidats, la fiabilité des qualifications et
la validité des compétences requises ; il contient :
- Des renseignements sur l'État civil (extrait de naissance, photos, copie de pièce d’identité, de
certificat de mariage et extrait de naissance des enfants…) ;
- Des Coordonnées bancaires ;
- Le Curriculum Vitae avec copies certifiées des diplômes obtenus ;
- La Référence des employeurs précédents (certificat de travail ou autres contrats) ;
- Le Contrat de travail à SPEAK UP AFRICA;
- Les formations suivies.
Étant donné le caractère personnel des informations contenues dans le dossier, il doit être traité avec
discrétion et confidentialité. Les dossiers individuels du personnel doivent être conservés dans une
armoire ignifuge et toujours être fermée. Les clés seront gardées par la RRH et les doubles par le DAF.

Manuel des politiques et procédures RH |

 30

La gestion du dossier du personnel incombe au responsable RH. En cas de besoin de consultation ou

d’actualisation d’un dossier, une demande devra être adressée au responsable RH à cet effet.
Un dossier peut être consulté par son propriétaire ou par la Responsable des ressources humaines.
La constitution d’un dossier peut comporter des sous chemises de couleurs différentes en fonction des
rubriques du dossier, pour faciliter la recherche d’informations.

● Garantie de la procédure
Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA en matière de gestion des dossiers du personnel
doivent garantir que :
✔ Les informations personnelles des agents sont traitées avec confidentialité ;
✔ Les dossiers sont actualisés toutes les fois qu’un changement intervient ;
✔ Les changements dans le dossier du personnel impactent ou il se doit (un changement de numéro
de compte bancaire est pris en compte lors des virements de salaire, un changement de situation de
famille entraine la modification du quotient fiscal, etc…).

● Sécurisation des données du personnel

En plus de l’archivage physique des dossiers, les dossiers du personnel, l’option d’un archivage numérisé
est une sécurité supplémentaire.
● Sommaire de la procédure

N° TACHES ACTEURS

1 Constitution du dossier du personnel Nouveau salarié / RRH

2 Conservation du dossier du personnel RRH

3 Consultation du dossier du personnel RRH / Salarié

4 Modification du dossier du personnel Salarié / RRH

5 Fermeture du dossier du personnel RRH

Manuel des politiques et procédures RH |

 31

Code cycle
CYCLE 4 Folio : 1/5
PRCA 04
GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL
Classement : Date de création :
PRCA.04.1 Décembre 2021

Procédure Constitution du dossier du personnel

Acteur RRH / Nouveau salarié

Tâche (s) à exécuter :

● La Responsable des ressources humaines doit transmettre au salarié nouvellement recruté la

liste des documents à fournir pour la constitution de son dossier personnel.

● Le salarié recruté doit constituer les documents nécessaires avant sa prise de fonction; le défaut
de disponibilité et de conformité des documents entraine de fait le report de la prise de service
du nouveau salarié.

● Les documents constitués sont transmis par courrier par le nouveau salarié à la RRH.

La RRH doit procéder au contrôle d’exhaustivité et de conformité des documents, en accuser

réception si tout est conforme. En cas de non-conformité ou de faux constaté, les documents sont
rejetés en totalité. Le faux ou usage de faux documents entraine la nullité du contrat signé pour
défaut de confiance.
Nota Bene : la prise effective de service du nouveau salarié est conditionnée par la remise de la liste
complète des documents et à leur conformité à la constitution de son dossier.

Formulaire(s) de support Liste des pièces à fournir

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Conservation du dossier du personnel

Manuel des politiques et procédures RH |

 32

Code cycle
CYCLE 4 Folio : 2/5
PRCA 04
GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL
Classement : Date de création :
PRCA.04.2 Décembre 2021

Procédure Conservation du dossier du personnel

Acteur RRH

Tâche (s) à exécuter :

Le RRH est chargé de la conservation du dossier du personnel. A cet effet, il doit :

● Ouvrir un dossier suspendu pour l’archivage des documents du dossier du personnel,
● Attribuer au nouveau salarié un identifiant sous forme de numéro de série ou de matricule,
● Mentionner le nom et le numéro d’identification du salarié sur le dossier suspendu,
● L’identifiant attribué est unique, individuel et personnel,
● Classer les documents en sous parties du classeur.

Nota Bene : les documents fournis au recrutement sont des documents de base ; ils seront
complétés au fur et à mesure du déroulement de la carrière en fonction des changements de la
situation personnelle et professionnelle du salarié.

Formulaire(s) de support Classeur d’archivage du dossier du personnel

Tache précédente Constitution du dossier du personnel

Tâche suivante Consultation du dossier du personnel

Manuel des politiques et procédures RH |

 33

Code cycle
CYCLE 4 Folio : 3/5
PRCA 04
GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL
Classement : Date de création :
PRCA.04.3 Décembre 2021

Procédure Consultation du dossier du personnel

Acteur RRH / Salarié

Tâche (s) à exécuter :

Le dossier du personnel est une source documentaire et d’information personnelle et

professionnelle, à cet effet il peut être consulté par le responsable des ressources humaines ou le
salarié.
● La RRH qui assure l’archivage et la gestion du dossier peut le consulter directement à des fins
professionnelles ;

● L’employé peut consulter son dossier à titre personnel exclusivement ; à cet effet il doit
formuler une demande de consultation à la RRH.

Nota Bene : la RRH ou l’employé ne sont pas autorisés à extraire des documents du dossier du
personnel pour quelque motif que ce soit.
L’employé ne peut consulter que son dossier personnel. En dehors de la RRH, aucune personne
n’est autorisée à consulter le dossier d’autrui. La consultation de son dossier par l’employé doit se
faire sur place, au sein du service des ressources humaines avec l’assistance de la RRH.

Formulaire(s) de support Dossier du personnel

Tache précédente Conservation du dossier du personnel

Tâche suivante Modification du dossier du personnel

Manuel des politiques et procédures RH |

 34

Code cycle
CYCLE 4 Folio : 4/5
PRCA 04
GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL
Classement : Date de création :
PRCA.04.4 Décembre 2021

Procédure Modification du dossier du personnel

Acteur Salarié / RRH

Tâche (s) à exécuter :

La situation personnelle et professionnelle du salarié se modifie tout au long de sa carrière dans

l’organisation. Les modifications de situation, lorsqu’elles surviennent, sont notifiées pour être
officialisées, les notes établies à cet effet alimentent et modifient le dossier du personnel.

● La RRH doit verser dans le dossier du personnel tous documents justifiant une modification de
la situation du personnel,
● Tout nouveau document versé dans le dossier du personnel doit être ajouté à la liste des
archives du dossier du personnel,
● Les documents du dossier du personnel doivent être en version originale, ou en copie légalisée
et authentifiée,
● Les documents versés au dossier du personnel ne sont pas rendus au personnel,
● La remise de tout document doit faire l’objet d’une transmission par le personnel,
● Tout document transmis par le personnel est soumis au contrôle de vérification par la RRH
avant acceptation,
● Tout document non conforme ou faux ou douteux n’est pas recevable.

Formulaire(s) de support Check List dossier du personnel mis à jour

Tache précédente Consultation dossier du personnel

Tâche suivante Fermeture du dossier du personnel

Manuel des politiques et procédures RH |

 35

Code cycle
CYCLE 4 Folio : 5/5
PRCA 04
GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL
Classement : Date de création :
PRCA.04.5 Décembre 2021

Procédure Fermeture du dossier du personnel

Acteur RRH

Tâche (s) à exécuter :

La carrière du salarié est vouée à un terme comme le prévoie tout contrat de travail.
La fin du contrat de travail du salarié à SPEAK UP AFRICA entraine son départ, le départ du salarié
entraine la fermeture de son dossier personnel.

● Le RRH doit veiller à clôturer le dossier de tout salarié qui quitte définitivement SPEAK UP
AFRICA,
● La clôture du dossier du personnel entraine son retrait du fichier du personnel et la cessation
définitive de la gestion du dossier,
● Le retrait d’un dossier du personnel entraine le transfert aux archives classées à la fin de
l’exercice en cours.
● Après la fermeture du dossier du personnel, le RRH initie le processus de suppression du salarié
de la base de données du personnel.

Nota Bene : conserver les archives du personnel dix (10) ans au moins après la fermeture du
dossier du personnel.

Formulaire(s) de support Justification de départ du salarié de SPEAK UP AFRICA

Tache précédente Modification du dossier du personnel

Tâche suivante Fin de cycle

Manuel des politiques et procédures RH |

 36

CYCLE 5 : CONGES, ABSENCES ET AUTORISATION DE SORTIE

Le congé est un droit acquis à tout salarié au terme de la période de référence qui est de douze (12) mois
consécutifs de travail, à raison de deux (02) jours ouvrables par mois. Soit vingt-quatre (24) jours
ouvrables de congé annuel.
A Speak Up Africa, les demandes de congés ou d’absences sont accordées avec flexibilité et les personnes
qui partent en congés, percevront à leur retour l’intégralité de leur salaire
Au Sénégal, le dimanche est le jour de repos hebdomadaire.
Conformément à la législation en vigueur au Sénégal et au niveau des pays où Speak Up Africa a une
représentation, la durée du congé normale des salariés est fixée comme suit :

• 2 jours ouvrables par mois de travail effectif accompli au Sénégal, Bénin, Tchad et Ghana soit 24
jours de congés annuels
• 1,75 jours ouvrables par mois à Uganda soit 21 jours de congés annuels
• 2, 5 jours par mois au Burkina Faso soit 30 jours de congés annuels y compris les week-ends.

Le congé annuel suspend le contrat de travail ;

Chaque Responsable de département se charge de faire la programmation annuelle des congés de son
équipe.
Le congé peut être accordé pour cause de départ en formation, pour accident de travail, pour maladie
professionnelle ou pour cause de maternité.
Les différents congés sont régis par les dispositions légales et conventionnelles et donnent lieu à la
rémunération dans certains cas.
Les absences pendant les heures de service doivent faire l’objet d’une demande de sortie par le
personnel, et être autorisées par la hiérarchie. Les demandes autorisées sont validées par le responsable
hiérarchique et ne doivent pas dépasser 2 heures. Il faudra toujours copier la RRH pour information. Les
absences pour raisons personnelles sont déductibles des salaires dans la limite de leur durée ; les sorties
non autorisées et constatées sont considérées comme un manquement aux règles de discipline de
SPEAK UP AFRICA, elles exposent leurs auteurs à la sanction disciplinaire.
● Objectif de la procédure
Cette procédure a pour objectif de décrire les règles en matière de gestion des congés, des absences et
des autorisations de sortie.
● Garantie de la procédure
Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA en matière de gestion des congés, des absences
et des autorisations de sortie doivent garantir que :
✔ Toutes les demandes transmises sont correctement remplies et valablement justifiées ;
✔ Les demandes accordées sont validées et signées par les supérieures hiérarchiques habilités ;
✔ Toutes les dispositions en matière administrative sont respectées.
✔ Aucun employé ne doive se retrouver avec plus de 5 jours de congés en d’année sauf demande écrite
valablement justifiée et autorisée par la direction.

Manuel des politiques et procédures RH |

ES POLITIQUES 37
ROCÉDURES
● Sommaire de la procédure

TION DES
N° TACHES ACTEURS
ES HUMAINES
1 Remplir le formulaire Demandeur

2 Viser le formulaire et transmettre Supérieur Hiérarchique

3 Traiter et Viser le formulaire RRH

Retour de congés annuels ou congés de Employé/Responsable

4
maternité hiérarchique

Code cycle
Folio : 1/4
CYCLE 5 PRCA 05

Classement : CONGE, ABSENCE ET AUTORISATION DE SORTIE Date de création :

PRCA.05.1 Décembre 2021

Procédure Remplir le formulaire

Acteur Employé demandeur

Tâche (s) à exécuter :

✔ Remplir le plan annuel de congés pour la planification des congés : ici

✔ Compléter le formulaire de demande : indiquer s’il s’agit d’un congé, d’une absence ou d’une
sortie pendant les heures de travail ;
✔ Signer le formulaire dûment complété ;
✔ Transmettre le formulaire de demande au supérieur hiérarchique pour visa.

Nota Bene : Les formulaires sont disponibles au niveau des services. La personne qui initie la
demande d’absence (congé, absence) transmet le formulaire au RRH.

Après réception, le RRH dispose d’un maximum de deux (02) jours pour traiter la demande et
confirmer l’absence. Dans le cas contraire, le formulaire doit être retourné au demandeur avec les
observations sur les motifs du retour pour reprise du formulaire.

Formulaire(s) de support Planning annuel de congés + formulaire ci-dessous

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Viser le formulaire et transmettre

Manuel des politiques et procédures RH |

 38

Code cycle
Folio : 2/4
CYCLE 5 PRCA 05

Classement : CONGE, ABSENCE ET AUTORISATION DE SORTIE Date de création :

PRCA.05.2 Décembre 2021

Procédure Viser le formulaire et transmettre

Acteur Responsable Hiérarchique

Tâche (s) à exécuter :

Dans le cas d’une demande de sortie :
● Vérifier si la demande est valablement remplie et justifiée ;
● Si la sortie est motivée, vérifier que le justificatif est conforme ;
● Transmettre le formulaire à la RRH.
Dans le cas d’une absence : (absence de moins de 5 jours)
● Vérifier que le formulaire est valablement rempli et justifié ;
● Veiller à prendre les mesures nécessaires pour assurer la continuité de service ;

Dans le cas d’un congé annuel :

Les départs en congé font l’objet d’un planning annuel qu’il convient de respecter scrupuleusement.

Par conséquent, il s’agit de :

● Vérifier la conformité des départs avec le planning établi,
● Vérifier que le formulaire de départ en congé est correctement renseigné,
● Apposer le visa d’approbation du départ en congé,
● Transmettre le formulaire visé par le Supérieur hiérarchique au RRH.
● Assurer valablement le remplacement de l’absence (intérim, remplacement).

● Formulaire de demande de sortie

● Formulaire de demande d’absence
Formulaire(s) de support
● Certificat médical s’il y a lieu
● Formalités départ en congés de maternité
Tache précédente Compléter formulaire

Tâche suivante Viser formulaire et traiter

Manuel des politiques et procédures RH |

 39

Code cycle
Folio : 3/4
CYCLE 5 PRCA 05

Classement : CONGE, ABSENCE ET AUTORISATION DE SORTIE Date de création :

PRCA.05.4 Décembre 2021

Procédure Viser le formulaire

ES POLITIQUES
Acteur RRH

ROCÉDURES
Tâche (s) à exécuter :

TION DES
● Traiter le formulaire, viser le formulaire et confirmer le départ en congé ;
● Réceptionner la note de passation dans le cas des congés annuels

CES HUMAINES
● S’assurer que le planning des congés est mis à jour par l’assistante administrative
● S’assurer que le calendrier de Speak Up Africa est complété

Formulaire(s) de support Note de Passation

Tache précédente Viser le formulaire et transmettre

Tâche suivante Retour de congés

Code cycle
Folio : 4/4
CYCLE 5 PRCA 05

Classement : CONGE, ABSENCE ET AUTORISATION DE SORTIE Date de création :

PRCA.05.4 Décembre 2021

Procédure Retour de congés annuels ou congés de maternité

Acteur Responsable hiérarchique

Tâche (s) à exécuter :
● Organiser avec l’employé une séance de briefing ;
● Revisiter le handover
● Réajuster le plan de priorités tenant compte des derniers changements

Formulaire(s) de support Note de Passation et commentaires

Tache précédente Viser le formulaire

Tâche suivante Fin de cycle

Manuel des politiques et procédures RH |

 40

CYCLE 6 : POLITIQUE DE RECUPERATION

Le total des heures de travail est de 40h par semaine comme défini dans le contrat de travail.
Speak Up Africa peut aménager le temps de travail pendant la semaine du lundi au samedi si les
conditions de travail l’exigent.
Le repos hebdomadaire est obligatoire et a lieu en principe le dimanche (art. L147 du code du travail).
De même les jours fériés sont observés conformément aux lois et règlementation en vigueur.
Des heures de travail flexibles peuvent être introduites sous réserve d’approbation de la direction de
Speak Up Africa, si les circonstances l’exigent.

Dans de tel cas :

Si cela concerne une seule personne, une notification lui sera envoyée.
Si cela concerne plusieurs personnes, une note de service sera faite pour organiser ce travail flexible.

• Objectif de la procédure :

Cette procédure a pour objectif de décrire les règles en matière de récupération après un travail effectué
un dimanche ou un jour férié:

• Demande de travailler un dimanche ou jour férié ouvrant droit à une 1 journée de récupération :
Tout travail effectué un dimanche ou un jour férié (pour répondre à des urgences
occasionnelles) ouvre droit à une journée de récupération dans le mois où le travail a été
effectué.
Þ En cas de mission : si la durée de la mission dépasse 7 jours, le travailleur bénéficie d’une
journée de récupération après la mission. Si la durée de la mission est égale ou supérieure à
10 jours, le travailleur bénéficie de 2 jours de récupération pour le travail et les voyages
effectués pendant le weekend.
Þ NB : Durée de mission égale = jour de départ de ton lieu de résidence au jour de retour à ton
lieu de résidence.

La procédure de récupération en vigueur au sein de Speak Up Africa en matière de gestion des jours de
récupération doit garantir :

• Que toutes les demandes de travailler un dimanche ou jour férié et demande de récupération
soient correctement remplies et valablement justifiées.
• Que les demandes de travailler un dimanche soient autorisées et signées par les supérieurs
hiérarchiques habilités avant le déroulement du travail.

NB : En cas de mission les TDR et l’ordre de mission validés peuvent être considérés

• Que la demande validée soit envoyée au moins 48h avant la/ les journée(s) de récupération
souhaitée(s) à la RRH ou au DAF.
• Que la récupération ait lieu pendant le mois où le travail a été effectué sinon elle s’annule.
• Qu’il n’existe pas de compense pour les journées de récupération.

NB : cette même procédure peut être appliquée à un travail occasionnant des descentes tardives
pendant 1 semaine dans le cadre de la préparation d’un événement (soumis à entente préalable avec
son supérieur hiérarchique et documentée selon la même procédure).

Manuel des politiques et procédures RH |

 41

Code cycle
Folio : 1/2
CYCLE 6 PRCA 06

Classement : POLITIQUE DE RECUPERATION Date de création :

PRCA.06.1 Décembre 2021

Procédure Remplir le formulaire

Acteur Employé demandeur

Tâche (s) à exécuter :

✔ Remplir le formulaire de demande de travailler le weekend ou jour férié ;

✔ Signer le formulaire ;
✔ Transmettre le formulaire de demande au supérieur hiérarchique pour autorisation et visa

Formulaire(s) de support Formulaire de Demande de travailler le weekend

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Traiter le formulaire

Code cycle
Folio : 2/2
CYCLE 6 PRCA 06

Classement : POLITIQUE DE RECUPERATION Date de création :

PRCA.06.2 Décembre 2021

Procédure Traiter et viser le formulaire

Acteurs RRH / Direction

Tâche (s) à exécuter :

✔ Traiter, viser le formulaire

✔ Transmettre le formulaire à l’assistante administrative pour enregistrement
✔ Confirmer la date de récupération avec l’employé demandeur
✔ S’assurer que le calendrier est mis à jour pour la récupération
Formulaire(s) de support Formulaire de demande récupération

Tache précédente Remplir le formulaire

Tâche suivante Fin du cycle

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 42

CYCLE 7 : DEPART
Le départ du travailleur consacre la fin du contrat de travail entre SPEAK UP AFRICA et l’employé. Les
causes de départ sont multiples : fin de contrat, démission du travailleur, licenciement par l’employeur,
le décès, le départ à la retraite, etc.
Le départ a des conséquences aussi bien pour le travailleur que pour l’Association. Le départ entraîne
également des coûts non négligeables. La gestion du départ de l’employé est importante parce que :
● L’employé mérite du respect pour ce qu’il a apporté à l’Association;
● Les membres de l’équipe peuvent être affectés par ce départ et la gestion de cette situation est
importante pour eux ;
● Un ancien employé peut améliorer ou entacher l’image de l’Association ;
● Il est judicieux de procéder à un départ qui laisse de bons souvenirs.

Les différentes formes de départ du travailleur sont régies par la législation et la Convention Collective
de référence en vigueur au Sénégal. Dans un autre pays, SPEAK UP AFRICA devra se conformer aux
dispositions en vigueur.
Par ailleurs, SPEAK UP AFRICA s’engage à témoigner sa reconnaissance pour les années de services
rendus à l’Association à tout travailleur qui la quitte.

● Objectif de la procédure
Cette procédure a pour objectif de décrire les règles en matière de gestion des départs au sein de SPEAK
UP AFRICA
● Garantie de la procédure
Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA, relatives à la gestion des départs doivent
donner les garanties suivantes :
● Le respect du Droit du Travail ;
● Le respect des dispositions de la Convention Collective de référence ;
● Le respect des dispositions conventionnelles internes et individuelles ;
● Le respect des mesures administratives, sociales et fiscales.

● Sommaire de la procédure :

N° TACHES ACTEURS

1 Notifier le départ RRH

Envoyer le rapport de passation pour mise

2 RRH
à jour par le staff sortant

S’entretenir avec l’employé sortant après RRH

3 réception du rapport de passation Responsable hiérarchique concerné
Réceptionner le matériel mis à disposition
par SUA (ordinateur, carte carburant, RAL
4 carte de santé etc) et envoie notification à
RRH

Remise Solde de tout compte et Certificat

5 de travail RRH

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 ● TABLEAU RECAPITULATIF DE LA PREPARATION A LA PROCEDURE DE DEPART

MOTIF FORMALITES A ACCOMPLIR RRH

(délai de traitement approximatif après la

date de départ : 30jrs maximum).
● Age légal de retraite, révolu ou ✔ Adresser un courrier d’information au salarié.
RETRAITE - Informer le supérieur hiérarchique.
anticipé, ✔ Préparer le dossier administratif un (01) mois avant
- Préparer la passation de service.
● Terme des années de services la date départ.
- Établir le décompte des droits.
- Établir le certificat de travail.
FIN DE - Établir le solde de tout compte.
● Échéance du contrat à durée ✔ Notifier la fin du contrat.
CONTRAT - Préparer le certificat de travail, le solde
déterminée ✔ Calculer les salaires et l’indemnité de rupture.
de tout compte avec la prime de précarité.
✔ Adresser une lettre à l’employé en énonçant les - Établir le décompte des droits.
motifs retenus. - Préparer le certificat de travail à délivrer
✔ Préciser les conditions de départ tels que au salarié.
● Faute grave ou faute lourde l’obligation de préavis à respecter, l’indemnité - Effectuer la transmission des dossiers
LICENCIEMENT
Inaptitude médicale constatée compensatrice, les droits à congés et les salaires courants.
échus. - Au besoin, dresser un constat des
✔ La faute lourde est privative de l’indemnité de préjudices s’il en existe, par un huissier
préavis et de licenciement. - Initier les poursuites nécessaires.
- Adresser un courrier à l’attention de la
Direction via la DAF/ RRH, indiquant la
décision de quitter SPEAK UP AFRICA
✔ Répondre par courrier à l’employé pour lui indiquer ainsi que la date de départ souhaitée
que SPEAK UP AFRICA a bien pris note de sa respectant la période de préavis (03 mois
● Décision volontaire de décision de démissionner. pour les cadres, 02 mois pour les agents
DEMISSION l’employé, notifiée par ✔ Dans le cas d’un CDI, préciser la période de préavis. de maitrise, et 01 mois pour les
courrier à l’employeur ✔ Dans le cadre d’un CDD notifié l’acceptation de la employés) dans le cadre d’un CDI.
démission et définir la date de départ. - Un arrangement peut cependant être
trouvé entre les deux parties pour une
réduction du préavis.
- La réduction du préavis n’entraine pas la
diminution des droits.
 44

- Effectuer la transmission des dossiers

courants.
- Dresser un procès-verbal de transmission
- Préparer et transmettre les documents de
fin de contrat (solde de tout compte,
attestation de travail, etc…)
- Calculer les droits légaux.
- Transmettre l’état de décompte des
droits.
✔ Préparer un courrier à l’attention des héritiers pour - Verser les droits sur présentation des
DECES leur réclamer le jugement d’hérédité afin d’identifier certificats d’hérédité.
● Décès du travailleur
les ayants droits aux indemnités dues au défunt - Faire un état de l’endettement éventuel à
salarié. recouvrer du défunt salarié.
- Informer les banques concernées et les
créanciers du salarié décédé.
- Établir le certificat de travail.

DEPARTS ● Rupture amiable du contrat de ✔ Établir le protocole d’accord de départ en précisant - Sceller le procès-verbal de départ.
NEGOCIES travail entre l’employeur et les conditions de départ concernant les droits et la - Établir le certificat de travail.
l’employé date de départ. - Organiser la passation de départ.

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 45

Code cycle
Folio : 1/4
CYCLE 7 PRCA 07
DEPART
Classement : Date de création :
PRCA.07.1 Décembre 2021

Procédure Notifier le départ

Acteur RRH

Tâche (s) à exécuter :

● Vérifier les clauses du contrat d » l’employé et de la législation.

● Notifier la décision de mettre fin aux relations de travail conformément aux dispositions du
contrat de l’employé et de la législation.
● Transmettre la lettre de notification à la Directrice Exécutive pour validation finale.

Formulaire(s) de support Lettre de notification

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Préparer le départ de l’employé

Manuel des politiques et procédures RH |

 46

Code cycle
Folio : 2/4
CYCLE 7 PRCA 06

Classement : DEPART Date de création :

PRCA.07.2 Décembre 2021

Procédure Préparer le départ de l’employé

Acteur RRH

Tâche (s) à exécuter :

● Informer par note d’information le personnel de SPEAK UP AFRICA du départ de l’employé.

● Préparer les éléments administratifs nécessaires à son départ (certificat de travail, reçu pour
solde de tout compte et DMT de sortie).
● Vérifier que tous les prêts dont il a pu bénéficier ont été soldés.
● Extinction de l’agent de la base des données actives du personnel.
● Informer le cabinet d’Intérim s’il d’agit du personnel porté.
● Désactiver le profil électronique de l’utilisateur (dans un délai confirmer par son superviseur, en
cas de besoin prolonger d’accès à ses fichiers de travail).
● S’assurer de la transmission de tous ses outils de travail et des travaux en cours

Formulaire(s) de support Éléments administratifs nécessaires au départ

Tache précédente Notifier le départ

Tâche suivante Effectuer la passation de service

Manuel des politiques et procédures RH |

 47

Code cycle
Folio : 3/4
CYCLE 7 PRCA 07

Classement : DEPART Date de création :

PRCA.07.3 Décembre 2021

Procédure Effectuer la passation de service

● Employé
● Responsable hiérarchique
Acteur
● RAL
● RRH

Tâche (s) à exécuter :

● Veiller à récupérer tous les documents dont dispose l’employé,

● Faire l’inventaire du matériel de bureau,
● Récupérer les ordinateurs et téléphones remis par SPEAK UP AFRICA,
● Veiller à la restitution des clés du bureau,
● Informer la RRH,
● Rédiger un rapport de passation pour assurer la continuité du service par le successeur à
son arrivée, avant le départ du titulaire sortant, une semaine avant le départ.
● Organiser la passation de service avec le Successeur. A défaut de successeur désigné, la
passation sera faite avec le Supérieur hiérarchique en présence de la DAF / RRH.

La désactivation du profil doit être systématique dès le lendemain du départ de l’employé sauf
notification de son supérieur hiérarchique à la RRH.
Après remise des éléments précités, faire signer à l’employé le reçu pour solde de tout compte et lui
remettre son dernier bulletin de salaire et son Certificat de Travail.

Bulletin de salaire, rapport de passation, reçu pour solde de tout

Formulaire(s) de support compte, Certificat de travail, Déclaration de Mouvement du
travailleur de sortie (DMT de sortie)
Tache précédente Préparer le départ de l’employé

Tâche suivante S’entretenir avec l’employé sortant

Manuel des politiques et procédures RH |

 48

Code cycle
Folio : 4/4
CYCLE 7 PRCA 07

Classement : DEPART Date de création :

PRCA.07.4 Décembre 2021

Procédure S’entretenir avec l’employé sortant

RRH
Acteur
Responsable hiérarchique concerné

Tâche (s) à exécuter :

● S’entretenir avec l’employé sortant,

● Recueillir son avis sur son vécu à SPEAK UP AFRICA,
● Comprendre le motif de départ, si ce n’est pas la retraite,
● Perception de l’environnement de travail,
● Perception du climat social au sein de SPEAK UP AFRICA,
● Avis sur les procédures et propositions d’amélioration.

Dans le but de recueillir les ressentis du collaborateur sortant, le rapport de passation devra être
compléter avec les recommandations de l’employé permettant de capitaliser sur l'expérience du
salarié et sur les relations sociales à SUA.
Le RRH est chargé d’exploiter les données recueillies auprès du salarié sortant pour l’amélioration
des relations sociales à SPEAK UP AFRICA.

Formulaire(s) de support Rapport de passation

Tache précédente Effectuer la passation de service et l’entretien de sortie

Tâche suivante Fin de cycle

Manuel des politiques et procédures RH |

 49

CYCLE 8 : GESTION INTERIM

L’intérim est la situation d’un agent appelé à remplacer le titulaire d’un poste pendant son
absence. La gestion de l’intérim dans un emploi relevant de catégorie inférieure ou supérieure
est réglée par les dispositions relatives aux articles 34 et 35 de la convention collective nationale
interprofessionnelle de décembre 2019 du Sénégal.
● Lorsque le travailleur est muté dans un emploi de catégorie inférieure à celle de son
classement, il conserve le bénéfice du salaire perçu précédemment pendant la période de
mutation qui n’excède pas six (06) mois.
● Lorsque le travailleur occupe provisoirement un emploi comportant un classement supérieur,
il n’a pas droit automatiquement aux avantages pécuniaires attachés à l’emploi.
● En cas de maladie, accident survenu au titulaire de l’emploi, en cas de remplacement pour la
durée d’un congé, l’intérim ne peut excéder :
■ Quinze (15) jours pour les employés (chauffeurs, technicienne de surface) ;
■ Un (01) mois pour les agents de maitrise et assimilés, techniciens ;
■ Trois (03) mois pour les cadres ;
● En cas de maladie, accident ou congé, l’intérimaire perçoit une indemnité égale à la différence
entre son salaire de base catégoriel et le salaire de base de la catégorie du nouvel emploi qu’il
occupe. Ce supplément est une indemnité provisoire qui cesse à la fin de l’intérim.
● Objectif de la procédure
Cette procédure a pour objectif de décrire la démarche à suivre lorsque des employés de SPEAK
UP AFRICA sont absents temporairement et doivent revenir et occuper leur poste dans
l’organisation.
● Objectif de contrôle interne
Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA en matière de gestion des absences
provisoires doivent garantir que :
● Tout intérim doit faire l'objet d'une notification écrite de la Directrice Exécutive,
● Toute notification d’intérim précise le nom de l’intérimaire, la durée de l’intérim, le motif de
l’intérim et les activités confiées à l’intérimaire,
● Tout intérim fait l’objet d’une passation de service,
● Tout intérim suspend le contrat du titulaire remplacé.

● Sommaire de la procédure

N° TACHES ACTEURS

1 Notifier l’intérim Le DAF / RRH

2 Appliquer les dispositions de l’intérim RRH

Manuel des politiques et procédures RH |

 50

Code cycle
Folio : 1/2
CYCLE 8 PRCA 08

Classement : GESTION INTERIM Date de création :

PRCA.08.1 Décembre 2021

ES POLITIQUES
Procédure Notifier l’intérim

ROCÉDURES
Acteur ● Le DAF / RRH

TION DES
Tâche (s) à exécuter :

ES HUMAINES
● Rédiger la lettre de notification en précisant le nom de l’intérimaire, la durée de l’intérim, le motif
de l’intérim et les activités confiées à l’intérimaire,
● La notification est adressée à l’intérimaire,
● L’intérimaire doit accuser réception de la notification,
Formulaire(s) de support Lettre de notification

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Appliquer les dispositions de l’intérim

Code cycle
Folio : 2/2
CYCLE 8 PRCA 08

Classement : GESTION INTERIM Date de création :

PRCA.08.1 Décembre 2021

Procédure Appliquer les dispositions de l’intérim

Acteur RRH
Tâche (s) à exécuter :
Appliquer les dispositions relatives aux articles 34 et 35 de la convention collective nationale
interprofessionnelle de décembre 2019 du Sénégal.
Convention Collective Nationale Interprofessionnelle de
Formulaire(s) de support
décembre 2019 du Sénégal

Tache précédente Notifier l’intérim

Tâche suivante Fin du cycle

Manuel des politiques et procédures RH |

 51

CYCLE 9 : MISSIONS

Une mission correspond à une fonction déterminée et temporaire dont un Supérieur Hiérarchique
charge un Collaborateur.

● Objectif de la procédure
Cette procédure a pour objectif de décrire la démarche à suivre lorsque des employés de SPEAK
UP AFRICA sont envoyés en mission, à l’intérieur du territoire sénégalais ou à l’étranger.

● Garantie de la procédure
Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA en matière de gestion des départs en
mission doivent garantir que :
● Tout employé allant en mission mets à la disposition des RH les TDR de mission validés par le
responsable hiérarchique
● L’ordre de mission est établi et signé par la RAL, la RRH ou le DAF et l’autorisation de voyage
validée par la direction exécutive.
● Les employés perçoivent leurs frais de missions dans le respect du barème prévu à cet effet ;
● Au retour de mission, un rapport de mission et toutes les pièces justifiant les dépenses
doivent être déposés au service financier conformément aux procédures administratives et
financières.

● Sommaire de la procédure

N° TACHES ACTEURS

Rédaction TDR de mission qui seront validés

1 L’employé concerné
par le Responsable hiérarchique

2 Établir l’ordre de mission Assistante Administrative

Valider l’ordre de mission et l’envoyer au

3 RAL/RRH ou DAF
RAL

4 Valider l’autorisation de voyage Direction Exécutive

5 Appliquer la grille des frais de mission RAL/DAF/DE/Bénéficiaire

Précision : il n’est pas nécessaire de justifier les indemnités lorsqu’elles sont forfaitaires et régies
par un barème.

Manuel des politiques et procédures RH |

 52

Code cycle
Folio : 1/4
CYCLE 9 PRCA 09

Classement : MISSIONS Date de création :

PRCA.09.1 Décembre 2021

Procédure Établir l’ordre de mission

Assistante Administrative
Acteur
RRH

Tâche (s) à exécuter :

● Recevoir les TDR complets et signés par le Responsable Hiérarchique

● Établir un ordre de mission par l’Assistante Administrative
● L’ordre de mission comportera les informations suivantes :
● Nom et prénom de l’employé concerné,
● Fonction de l’employé,
● Objet de la mission,
● Date de départ et de retour,
● Durée de la mission,
● Date de reprise de service prévue,
● Date de reprise effective,
● Date d’émission de l’Ordre de Mission,
● Transmettre au DAF ou à la RRH pour visa.

Formulaire(s) de support Ordre de mission

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Valider l’ordre de mission

Manuel des politiques et procédures RH |

 53

Code cycle
Folio : 2/4
CYCLE 9 PRCA 09

Classement : MISSIONS Date de création :

PRCA.09.2 Décembre 2021

Procédure Valider l’ordre de mission

Acteur RAL/RRH ou DAF

Tâche (s) à exécuter :

● L’ordre de mission établi et visé par le Supérieur hiérarchique est transmis à la RRH ou le DAF
pour validation,
● Le DAF et la RRH sont chargés de vérifier le bien-fondé de la mission avec les TDR de mission
validés par le responsable hiérarchique,
● Viser l’ordre de mission,
● La RAL est chargé de dispatcher l’ordre de mission comme suit :
- Un (01) à l’employé concerné,
- Un (01) à la Comptabilité.

Formulaire(s) de support Ordre de mission

Tache précédente Établir l’ordre de mission

Tâche suivante Appliquer la grille des frais de mission

Manuel des politiques et procédures RH |

 54

Code cycle
Folio : 3/3
CYCLE 9 PRCA 09

Classement : MISSIONS Date de création :

PRCA.09.3 Décembre 2021

Procédure Appliquer la grille des frais de mission

Acteur RAL

Tâche (s) à exécuter : source de calcul des frais de mission à intégrer

● Après validation de l’autorisation de mission, déterminer en fonction de la politique de SUA

pour les frais de mission le montant des frais de mission,
● Calculer le montant des indemnités suivant la durée et le forfait journalier,
● Transmettre le montant des indemnités à payer à la comptabilité ou à la caisse selon la
modalité de paiement (virement, chèque, espèce).

Formulaire(s) de support Cf RAL et Finances

Tache précédente Valider l’ordre de mission

Tâche suivante Remettre les frais de mission

NB : En cas de prolongation de la durée de la mission pour des raisons personnelles, toutes les
charges supplémentaires seront à la charge de l’employé (pénalités de changement de billet
d’avion, hébergement et tous autres frais liés à sa mission).
Une demande de congés doit être introduite pour cette période et Speak Up Africa dégage ses
responsabilités en cas d’incidents survenus pour cette durée de prolongation de séjour

Manuel des politiques et procédures RH |

 55

CYCLE 10 : CLASSIFICATION DES EMPLOIS ET GRILLE SALARIALE

Objectif de la procédure

Cette procédure a pour objectif de décrire les modalités de classification des emplois au sein de
SPEAK UP AFRICA et de d’établissement de la grille des salaires et des rémunérations.

Pour mettre en place une grille de salaire cohérente il convient d’effectuer certaines actions
préalables.

Il est nécessaire de faire le point sur chacun des postes qui existent dans l’Association en y
associant les compétences qui leur sont propres (diplôme requis, niveau de responsabilité exigée,
expérience nécessaire).

Puis il faut classifier chacun des postes recensés en fonction de leur typologie (exemple :
employés, agents de maîtrise, cadres).

Puis, il convient de construire la grille de rémunération correspondante aux informations

recensées ci-dessus, de définir des règles d’évolution et de la communiquer aux salariés au sein
de l’Association.

Garantie de la procédure

La grille de salaire présente des intérêts aussi bien pour le management de SPEAK UP AFRICA que
pour les salariés. Cet outil sert à établir une échelle de salaire applicable dans l’Association. Du
point de vue de SPEAK UP AFRICA, la grille des salaires permet de tenir une politique salariale,
logique, équitable, claire, juste et compréhensible dans le but:

• D’amoindrir les conflits et les situations d’injustice entre salariés.

• D’éviter les rémunérations aléatoires ou les situations de favoritisme.

Elle a également pour objectif d’aider le service des ressources humaines pour fixer le montant de
la rémunération à verser aux salariés. Du point de vue du salarié, la grille de rémunération lui offre
la possibilité d’avoir une idée précise et chiffrée de son revenu lors d’un entretien d’embauche et
de mieux comprendre les différences de salaire entre chaque profil de poste.

Sommaire de la procédure

N° TACHES ACTEURS

1 Classer les emplois DAF / RRH

2 Établir la grille des salaires DAF / RRH

Manuel des politiques et procédures RH |

 56

Code cycle
CYCLE 10 Folio : 1/2
PRCA 10
CLASSIFICATION DES EMPLOIS ET GRILLE DE
Classement : SALAIRES Date de création :
PRCA.10.1 Décembre 2021

Procédure Classer les emplois

Acteur DAF / RRH

Tâche (s) à exécuter :

La méthode de la classification est la méthode la plus simple à utiliser. Elle consiste à se procurer
la convention collective dans son secteur. Cette convention classe déjà les emplois dans des catégories
négociées par les acteurs. La convention commerce s’applique à SPEAK UP AFRICA*.

Rédiger une fiche de poste pour l’ensemble des emplois.

Associer les emplois dans la classe qui le décrit le mieux.
Ranger les emplois de catégorie identique dans la même catégorie suivant le tableau ci-dessous.
Les emplois de même classification auront la même rémunération, sauf pour les salaires liés au
poste.

Fiches de poste
Formulaire(s) de support
Convention collective
Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Établir la grille des salaires

Manuel des politiques et procédures RH |

 57

* CONVENTION DE REFERENCE / CONVENTION COLLECTIVE DU COMMERCE

N° Niveau Catégorie Salaire de base

1ère A 64 278

1ère B 68 064
EMPLOIS
E
Techniciennes de Surface 2ème 68 510

3ème 70 764

4ème 74 793

5ème 82 633
Chauffeurs
6ème 86 843

7ème A 97 539

AGENTS DE 7ème B 105 541

MAITRISE/TECHNIC Assistants/Associate T
IENS 8ème A 107 146

8ème B 114 337

8ème C 115 051

Superviseur C1 9ème A 119 565

Chef de service C2 9ème B 126 189

CADRES
Responsable C3 10ème A 134 309
Senior/Adjoint Directeur
Direction C4 10ème B 149 616

Direction Exécutive 10ème C 165 761

C5
11ème 185 828

Manuel des politiques et procédures RH |

 58

Code cycle
CYCLE 10 Folio : 2/2
PRCA 10
CLASSIFICATION DES EMPLOIS ET GRILLE DE
Classement : SALAIRES Date de création :
PRCA.10.2 Décembre 2021

Procédure Établir la grille des salaires

Acteurs DAF / RRH/Direction Exécutive

Tâche (s) à exécuter :

Classifier les emplois en employés, agents de maîtrise/Techniciens et cadres,

Catégoriser les emplois classifiés en référence à la convention du commerce,
Fixer pour chaque emploi le salaire de base catégoriel,
Fixer une grille des sursalaires (mini, médian, maxi) par emploi pour la gestion de carrière,
Déterminer les primes et les indemnités en distinguant les mesures légales des mesures
politiques, par statut, par emploi pour tenir compte des spécificités liées aux postes, à la
responsabilité et à la motivation,
Déterminer les salaires de performance tels que le 13ème salaire,
Élaborer et mettre à jour la structure salariale visant à déterminer et à gérer les salaires.

Formulaire(s) de support Grille CCNI

Tache précédente Classer les emplois

Tâche suivante Fin de cycle

Manuel des politiques et procédures RH |

 59

CYCLE 11 : TRAITEMENT ET REGLEMENT DE LA PAIE

La politique de rémunération peut être définie comme la mise en place et l’utilisation de critères
spécifiques concernant la fixation et l’évolution des salaires. Pour atteindre la performance
organisationnelle, SPEAK UP AFRICA ambitionne d’attirer et de maintenir un personnel leader, et
se positionne comme employeur modèle dans un environnement de concurrence en créant les
conditions de travail conformes aux standards internationaux.
En conséquence, SPEAK UP AFRICA adopte une politique de rémunération qui vise à concilier la
reconnaissance de la performance individuelle et la recherche d’une équité interne en prenant en
compte la situation et l’environnement économique local. Au-delà de l’atteinte des objectifs
personnels, la rémunération reconnaît l’engagement et la contribution à la réussite des objectifs
de l’organisation. SPEAK UP AFRICA mène une politique globale de rémunération intégrant tous
les éléments monétaires ou non, immédiats ou différés. Ainsi, au salaire mensuel de base,
s’ajoutent les éléments suivants :
✔ Le sursalaire,
✔ Les indemnités et primes (transport, ancienneté……),
✔ Les avantages sociaux (cotisation retraite, assurance maladie…)
✔ Les gratifications versées en fin d’année selon la disponibilité budgétaire.

● Objectif de la procédure
Cette procédure a pour objectif de décrire les modalités de traitement des rémunérations à SPEAK
UP AFRICA.
● Objectif de contrôle interne
Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA en matière de rémunération du personnel
doivent garantir :
✔ Une rémunération équitable entre les femmes et les hommes,
✔ La non-discrimination quel qu’en soit le motif,
✔ La garantie des niveaux de salaire équivalents pour les femmes et les hommes dans les
mêmes qualifications,
✔ L’organisation et l’aménagement de parcours professionnels identiques, pour les hommes
et pour les femmes, avec les mêmes possibilités d’évolution,
✔ Le respect des dispositions en matière de catégories professionnelles et de salaires de
référence,
✔ Des rémunérations compétitives par rapport aux pratiques du marché à l’effet d’attirer,
de motiver et de maintenir du personnel de qualité et l’inciter à donner le meilleur de lui-
même,
✔ L’équité de la rémunération pour l’ensemble du personnel,
✔ L’exercice de responsabilités et des conditions de travail semblables,
✔ Les rémunérations offertes sont basées sur le poste en fonction des responsabilités qui y
sont attachées et des compétences nécessaires pour occuper le poste,
✔ Les salaires des différents agents sont conformes aux textes en vigueur,
✔ Les éléments variables des salaires sont conformes aux textes en vigueur,
✔ Les différentes retenues sur salaires sont effectivement déduites dans le respect des
règles,
✔ Les informations sur les salaires sont traitées de manières confidentielles,

Manuel des politiques et procédures RH |

 60

✔ Le fichier de la paie est verrouillé et seul un nombre restreint de personnes sont autorisées
à y porter des modifications,
✔ Les états de salaires sont validés et signés pas les personnes habilitées.
ES POLITIQUES
● Sommaire de la procédure
ROCÉDURES
TION DESN° TACHES ACTEURS

ES HUMAINES
1 Réception des suivis des congés Assistantes / RAF UCPO

2 Établir et éditer les bulletins de salaire RRH

3 Validation de la paie et signature des bulletins DAF

4 Préparer les supports de règlement des salaires RRH

Distribuer les bulletins de paie et des fiches de temps

5 RRH
pour signature et Archivage

Code cycle
Folio : 1/5
CYCLE 11 PRCA 11

Classement : TRAITEMENT ET REGLEMENT DE LA PAIE Date de création :

PRCA.11.1 Décembre 2021

Procédure Recenser et traiter les éléments de la paie

Acteur RRH
Tâche (s) à exécuter :
● Déterminer le salaire de base catégoriel de chaque employé conformément au contrat de travail
● Déterminer les éléments variables de la paie pour chaque employé, il s’agit des :
● Primes et indemnités ;
● Cotisation à la caisse de sécurité sociale ;
● Retenues diverses dues soit à un engagement vis-à-vis de SPEAK UP AFRICA ou externe ;
● Établir un État des salaires et un état des éléments variables ;
● Établir un État de synthèses des rémunérations du mois en question ;
● Établir les bulletins de paie de l’ensemble des employés.

État des salaires

Formulaire(s) de support
État des éléments variables du salaire

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Confectionner les bulletins de paie

Manuel des politiques et procédures RH |

 61

Code cycle
Folio : 2/5
CYCLE 11 PRCA 11

Classement : TRAITEMENT ET REGLEMENT DE LA PAIE Date de création :

PRCA.11.2 Décembre 2021

Procédure Confectionner les bulletins de paie

Acteur RRH

Tâche (s) à exécuter :

● Procéder à la saisie des éléments de paie dans le logiciel de paie, en respectant les rubriques
paramétrées,
● Lancer le calcul des salaires,
● Tirer les états de paie,
● Contrôler la paie avec les éléments recensés.

État des salaires calculés

Formulaire(s) de support
État des éléments variables du salaire

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Viser les bulletins de paie

Manuel des politiques et procédures RH |

 62

Code cycle
Folio : 3/5
CYCLE 11 PRCA 11

Classement : TRAITEMENT ET REGLEMENT DE LA PAIE Date de création :

PRCA.11.3 Décembre 2021

ES POLITIQUES
Procédure Viser les bulletins de paie

ROCÉDURES
Acteur DAF / RRH

TION DES
Tâche (s) à exécuter :
ES HUMAINES
● Contrôler et viser les bulletins de paie ;

Bulletins de paie
Formulaire(s) de support
États de paie
Tache précédente Confectionner les bulletins de paie

Préparer les supports de règlement des salaires après validation

Tâche suivante DAF

Code cycle
Folio : 4/5
CYCLE 11 PRCA 11

Classement : TRAITEMENT ET REGLEMENT DE LA PAIE Date de création :

PRCA.11.4 Décembre 2021

Procédure Préparer les supports de règlement des salaires

Acteur RRH / DAF /Directrice Exécutive

Tâche (s) à exécuter :

● Établir l’ordre de virement ;

● Transmettre le générateur de Salaire et l’ordre de virement à la directrice exécutive pour
signature après validation DAF (signature de bulletins et validation livre de paie) ;
• Effectuer les virements de salaires après signature de l’OV par la DE.
Lettre de virement
Formulaire(s) de support
Générateur des salaires
Tache précédente Viser les bulletins de paie

Tâche suivante Distribuer les bulletins de paie

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 63

Code cycle
Folio : 5/5
CYCLE 11 PRCA 11

Classement : TRAITEMENT ET REGLEMENT DE LA PAIE Date de création :

PRCA.11.5 Décembre 2021

Procédure Distribuer les bulletins de paie

Acteur RRH

Tâche (s) à exécuter :

● Remettre l’original du bulletin de paie aux employés ;

● Faire décharger les employés sur la copie du bulletin et la conserver ;
● Archiver tous les bulletins de paie du mois dans un classeur dédié ;
● Transmettre le livre de paie au cabinet pour traitement des cotisations sociales et fiscales ;
● Réceptionner Déclaration nominative des salaires du cabinet pour contrôle et validation ;
● Réceptionner la facture de l’Institution de Prévoyance Retraite du Sénégal (IPRES) et de la Caisse
de Sécurité Sociale (CSS) pour règlement ;
● Réceptionner des reçus de paiement du cabinet ;
● Classer le dossier de la paie du mois ;
● Effectuer la clôture de la paie du mois ;
● Effectuer la sauvegarde de la paie ;
● Ouvrir un cycle de paie du mois suivant.

N.B. Pour un effectif égal ou inférieur à dix (10) personnes, le règlement des cotisations est trimestriel
; au-delà, le règlement est mensuel.

Formulaire(s) de support Bulletins de paie

Tache précédente Préparer les supports de règlement des salaires

Tâche suivante Fin du cycle

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 64

CYCLE 12 : GESTION DES CABINETS D’INTERIM

Les employés se trouvant dans les pays où Speak Up Africa a une représentation sont gérés par
des cabinets d’Intérim.
● Objectif de la procédure
Assurer à tout le personnel porté une bonne gestion par les cabinets d’Intérim dans le respect du
règlement en vigueur au niveau du pays où il se trouve.
● Garantie de la procédure
- Le respect du Droit du Travail ;
- Avoir une veille juridique sur les cotisations en vigueur (taxe Caisse Nationale de
Sécurité Sociale etc);
- Respect des règles administratives (élaboration de contrat, suivi des congés etc.).

● Description de la procédure

N° TACHES ACTEURS

1 Élaborer les TDR pour la sélection du cabinet d’intérim RRH/DAF

2 Faire un appel d’offre RRH/DAF/RAL

Réception des dossiers (offre technique et financière) avec

3 DAF/RRH
accréditation

4 Dépouillement des offres pour sélection Cabinet d’Intérim DAF/RRH/RAL

5 Faire la grille de sélection et le PV de sélection DAF/RRH/RAL

6 Envoyer la notification au cabinet sélectionné RRH

Envoyer la liste du personnel porté et tous les éléments

7 RRH /DAF
pertinents pour les aspects administratifs

8 Réceptionner les contrats signés des salariés portés RRH

Réceptionner les factures chaque 20 du mois et les bulletins

9 RRH/DAF
de salaire du personnel porté

10 Suivi du paiement des factures RRH

11 Réception des attestations de régularité RRH

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 65

CYCLE 13 : GESTION DE COUVERTURE MEDICALE

La couverture médicale est une garantie offerte à tous les employés de SPEAK UP AFRICA, de la
prise en charge des soins par les régimes obligatoires de la prévoyance médicale et sanitaire pour
un taux de prise en charge à 90%.
● Objectif de la procédure
Assurer à tous les agents de SPEAK UP AFRICA l’égalité et l’équité dans l’accès aux soins médicaux
et une protection médicale, totale ou partielle des prestations de santé.
● Objectif de contrôle interne
S’assurer que les procédures en matière de couvertures médicales sont appliquées suivant le :
- Le respect du Droit du Travail ;
- Le Code de la Sécurité Sociale ;
- Le respect des règles administratives.

● Sommaire de la procédure

N° TACHES ACTEURS
Transmission de la liste des employés et ayant-droit mise à
1 RRH
jour
Faire un appel d’offre pour soumissionner à l’assurance DAF/
2
médicale avec l’appui d’un courtier d’assurance RRH
Réception rapport avec recommandations du courtier
3 RRH/DAF
d’assurance
Réceptionner le contrat et la facture de la compagnie
4 RRH/DAF
d’assurance sélectionnée

5 Validation contrat et facture Direction exécutive

6 Suivi du paiement de la facture RRH/RAL

RRH/Assistante
7 Réceptionner et distribuer les cartes d’accès aux soins
administrative
RRH/Assistante
8 Demande d’incorporation de la nouvelle recrue
administrative
Demande de retrait à la suite du départ d’un employé (carte RRH/Assistante
9
à transmettre au courtier le lendemain du départ du salarié) administrative
Réceptionner la facture d’avoir et le chèque de
10 RRH/Comptable
remboursement

11 Suivi des remboursements des frais médicaux RRH

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 66

Code cycle
Folio : 1/1
CYCLE 13 PRCA 13

Classement : GESTION DES COUVERTURES MEDICALES Date de création :

PRCA.13.1 Décembre 2021

Procédure Suivi des remboursements des frais médicaux

Acteurs ● RRH/Assistante administrative

Après avoir reçu les originaux des justificatifs délivrés par le médecin et ou le pharmacien, la RRH
suit la procédure suivante.

Tâche (s) à exécuter :

- Réception des justificatifs de frais médicaux,

- Transmission au courtier d’assurance pour suivi du remboursement par l’assureur,
- Remise chèque de remboursement à l’employé concerné.

Nota Bene: Conformément aux textes en vigueur, les taux applicables en matière de
remboursement des frais médicaux sont de 90% à la charge de SPEAK UP AFRICA et 10% à la charge
de l’employé. Ce taux est variable.

Formulaire(s) de support Contrat d’assurance médicale

Tache précédente Sommaire de la procédure

Tâche suivante Fin du cycle

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 67

CYCLE 14: ASSISTANCE SOCIALE

Il s’agit d’assister l’employé financièrement lors d’un événement. L’assistance sociale au
personnel a pour objectif de l’aider à faire face aux dépenses liées à un événement familial, c’est
le cas pour :
✔ Le Mariage,
✔ La Naissance,
✔ Le Décès,
✔ Les Sinistres,

● Objectif de la procédure
Cette politique a pour objectif d’appuyer l’employé à faire face aux dépenses liées à un
événement familial, c’est le cas pour :
o Le Mariage du salarié
o La Naissance d’un enfant du salarié
o Le Décès (ascendant, descendant, conjoint, frère ou sœur en ligne directe avec le
salarié)
o Les Sinistres (inondation, incendie, accident)

● Garantie de la procédure
Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA en matière d’assistance sociale doivent
garantir que :
- Les aides financières accordées au personnel sont valablement justifiées ;
- Les autorisations de déblocage de fonds sont autorisées par les personnes habilitées.

Événement Montant de Commentaire

l’assistance
Mariage du salarié 100 000 F CFA A justifier avec le certificat de mariage au plus
tard 15 jours après l’événement
Naissance d’un enfant 100 000 F CFA A justifier avec l’extrait de naissance au plus
du salarié tard 15 jours après l’événement
Décès 150 000 F CFA A justifier avec la note d’information

Sinistres 150 000 F CFA A justifier avec la note d’information

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 68

● Description de la procédure

N° TACHES ACTEURS

1 Envoyer la demande d’assistance sociale RRH

2 Validation de la demande Direction exécutive + DAF

3 Transmission de la demande validée au RAL RRH

Préparation dossier et règlement de la prime d’assistance RAL/Responsable

4
Financier

5 Document justificatif pour clôturer la demande RRH

NB :
§ Si l’événement a lieu à un jour ouvrable à Dakar, où se trouve le siège de Speak Up Africa,
le personnel est libéré à 16h (seize heures) pour assister à la cérémonie.

§ Si l’événement a lieu dans d’autres région du Sénégal hors de Dakar, une délégation
restreinte peut être désignée par la direction pour assister à la cérémonie.

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 69

CYCLE 15 : FORMATION
La formation est le processus d’apprentissage qui permet à un individu d’acquérir le savoir et le
savoir-faire (habiletés et compétences) nécessaires à l’exercice d’un métier ou d’une activité
professionnelle. Il existe 3 catégories de formations :
- Des formations d’adaptation,
- Des formations de renforcement,
- Des formations de développement.
SPEAK UP AFRICA, dans l’optique d’avoir un personnel hautement qualifié finance ces différents
types de formation pour ses employés.

● Objectif de la procédure
Cette procédure a pour objectif de décrire les différentes tâches à accomplir en matière de
formation du personnel.

● Garantie de la procédure
Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA en matière de gestion des formations
doivent garantir que :
- Les besoins en formations sont pertinents par rapport aux missions de l’employé ;
- Le contenu de toutes les formations à entreprendre est préalablement évalué ;
- Les évaluations finales sont réalisées et exploitées ;
- Les formations touchent tous les gens qui en ont besoin.

● Sommaire de la procédure

N° TACHES ACTEURS
Recenser les besoins en formation issus des RRH/responsable hiérarchique/
1 évaluations Employé

2 Arbitrage des besoins en formation DAF / DE/RRH

3 Élaborer le projet de plan de formation DAF / RRH

4 Élaborer le budget des activités DAF / RRH/DEA

Direction Exécutive
5 Amender et valider le projet de plan de formation
Les directeurs
6 Élaborer le plan de formation définitif DAF / RRH

7 Diffuser le plan de formation RRH

8 Distribuer les fiches d’évaluation RRH

9 Analyser les fiches d’évaluation DAF/RRH

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 70

Code cycle
Folio : 1/9
CYCLE 15 PRCA 15
FORMATION
Classement : Date de création :

ES POLITIQUESPRCA.15.1 Décembre 2021

ROCÉDURES
Procédure Recenser les besoins en formation
TION DES RRH
Acteurs
ES HUMAINES
Tâche (s) à exécuter :
- Faire la synthèse des évaluations et consolider les besoins en formation exprimés par les
collaborateurs approuvés par le manager
Formulaire(s) de support Fiches d’évaluations signées

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Arbitrage des besoins en formation

Code cycle
Folio : 2/9
CYCLE 15 PRCA 15
FORMATION
Classement : Date de création :
PRCA.15.2 Décembre 2021

Procédure Arbitrage des besoins en formation

Acteur DAF / RRH

A l’issue de la réception des formations recommandées lors des évaluations des employés
(formulaire d’évaluation) le DAF et la RHH doivent organiser une réunion d’arbitrage des différents
besoins exprimés avec les directeurs et le Direction Exécutive.
Tâche (s) à exécuter :
- Participer de manière active à la réunion d’arbitrage et défendre de manière objectives les
besoins exprimés.

A l’issue de cette réunion, la DAF ou la RRH fera parvenir le compte rendu de la session ainsi que l’état
des formations prioritaires retenues lors de la réunion d’arbitrage

● État des formations retenues

Formulaire(s) de support
● Compte rendu de la réunion d’arbitrage
Tache précédente Recenser les besoins en formation

Tâche suivante Élaborer le projet de plan de formation

Manuel des politiques et procédures RH |

 71

Code cycle
Folio : 3/9
CYCLE 15 PRCA 17
FORMATION
Classement : Date de création :
PRCA.17.3 Décembre 2021

Procédure Élaborer le projet de plan de formation

Acteurs RRH

Tâche (s) à exécuter :

- Élaborer le projet de plan de formation en étroite collaboration avec le DAF ;

- Transmettre le projet de plan de formation en suivant les voies hiérarchiques

Formulaire(s) de support Projet de plan de formation

Tache précédente Arbitrage des besoins en formation

Tâche suivante Élaborer le budget des activités

Manuel des politiques et procédures RH |

 72

Code cycle
Folio : 4/9
CYCLE 15 PRCA 15
FORMATION
Classement : Date de création :
PRCA.15.4 Décembre 2021

Procédure Élaborer le budget de Formation

RRH
Acteurs
DAF

Tâche (s) à exécuter :

- Contacter trois (3) formateurs (si possible) pour chaque activité à réaliser afin d’obtenir leurs
factures proforma.
- Élaborer le budget des formations retenues par la direction exécutive,
- Transmettre le budget au DAF pour correction et validation.

Ce budget sera inséré dans le projet de plan de formation et transmis par le DAF pour amendement
et validation par les directeurs.

Formulaire(s) de support Budget des activités

Tache précédente Élaborer le projet de plan de formation

Tâche suivante Amender et valider le projet de plan de formation

Manuel des politiques et procédures RH |

 73

Code cycle
Folio : 5/9
CYCLE 15 PRCA 15
FORMATION
Classement : Date de création :
PRCA.15.5 Décembre 2021

Procédure Amender et valider le projet de plan de formation

Acteur Directrice Exécutive

Tâche (s) à exécuter :

- Prendre connaissance du projet de plan de formation et l’analyser ;

- Porter des amendements nécessaires ;
- Valider le projet de formation ;
- Transmettre le projet à la RRH pour corrections et élaboration du plan de formation définitif.

Formulaire(s) de support Projet de plan de formation validé

Tache précédente Élaborer le budget des activités

Tâche suivante Élaborer le plan de formation définitif

Manuel des politiques et procédures RH |

 74

Code cycle
Folio : 6/9
CYCLE 15 PRCA 15
FORMATION
Classement : Date de création :
PRCA.15.6 Décembre 2021

Procédure Élaborer le plan de formation définitif

RRH
Acteur DAF

Tâche (s) à exécuter :

- Prendre connaissance des recommandations des directeurs ;

- Intégrer les corrections apportées par les directeurs ;
- Soumettre le plan de formation définitif à la Directrice Exécutive ;
- Dispatcher comme suit :
● Un exemplaire à la Directrice Exécutive
● Un exemplaire au DAF
● Un exemplaire aux responsables hiérarchiques

Formulaire(s) de support Plan de formation

Tache précédente Amender et valider le projet de plan de formation

Tâche suivante Diffuser le plan de formation

Manuel des politiques et procédures RH |

 75

Code cycle
Folio : 7/9
CYCLE 15 PRCA 15
FORMATION
Classement : Date de création :
PRCA.15.7 Décembre 2021

Procédure Diffuser le plan de formation

RRH
Acteur
DAF

Tâche (s) à exécuter :

- Assurer la diffusion du plan de formation.

- Dispatcher comme suit :
● Un exemplaire à tous les Directeurs et au reste de l’équipe (mail à ALLSTAFF)

Formulaire(s) de support Plan de formation

Tache précédente Élaborer le plan de formation définitif

Tâche suivante Distribuer les fiches d’évaluation

Manuel des politiques et procédures RH |

 76

Code cycle
Folio : 8/9
CYCLE 15 PRCA 15
FORMATION
Classement : Date de création :
PRCA. 15.8 Décembre 2021

Procédure Distribuer les fiches d’évaluation

ES POLITIQUES RRH
Acteur
ROCÉDURES
TION DES
Tâche (s) à exécuter :

ES HUMAINES
- Distribuer les fiches d’évaluation à tous les participants à la formation ;
- Donner des explications sur certains points qui ne semblent pas claire aux participants ;
- Récupérer toutes les fiches d’évaluations et remercier les participants pour leur
collaboration.
Formulaire(s) de support Fiches d’évaluation remplies

Tache précédente Diffuser le plan de formation

Tâche suivante Analyser les fiches d’évaluation

Code cycle
Folio : 9/9
CYCLE 15 PRCA 15
FORMATION
Classement : Date de création :
PRCA. 15.9 Décembre 2021

Procédure Analyser les fiches d’évaluation

Acteurs RRH

Tâche (s) à exécuter :

- Analyser les fiches d’évaluation ;
- Faires un état (graphique…) représentant les tendances et pourcentage de satisfaction et
d’utilité ;
- Émettre des suggestions pour rehausser les points ou l’insatisfaction est élevée;
- Transmettre les suggestions au DE pour validation et mise en œuvre mesures qui s’imposent.
Formulaire(s) de support Suggestions d’amélioration

Tache précédente Distribuer les fiches d’évaluation

Tâche suivante Fin du cycle

Manuel des politiques et procédures RH |

ES POLITIQUES
ROCÉDURES 77

TION DES CYCLE 16 : GESTION DES RELATIONS AVEC LES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
ES HUMAINES
Les partenaires sociaux sont les organisations de défense des intérêts des salariés de SPEAK UP
AFRICA.
Afin d’assurer un climat de travail sain et harmonieux, il est nécessaire que SPEAK UP AFRICA
assure un dialogue permanent avec les représentants du personnel une fois par mois
conformément à l’obligation faite aux chefs d’établissement.
● Objectif de la procédure
Cette procédure a pour objectif de décrire la démarche en matière de gestion des relations avec
les représentants du personnel.

Code cycle
CYCLE 16 Folio : 1/1
PRCA 16
GESTION DES RELATIONS AVEC LES
Classement : REPRESENTANTS DU PERSONNEL Date de création :
PRCA.16.1 Décembre 2021

Procédure Communiquer avec les représentants du personnel

Acteur DAF/RRH

Tâche (s) à exécuter :

- Recevoir les représentants du personnel ;

- Écouter et prendre note de leurs doléances ;
- Rédiger un compte rendu de la rencontre à faire signer ;
- Transmettre le compte rendu de la réunion aux directeurs pour proposition de solutions et
transmission au Directrice Exécutive ;
- Conserver un exemplaire du compte rendu.

Si les problèmes posés peuvent être réglés à son niveau, le DAF/RRH prend les mesures nécessaires.
Sinon, il fait suivre le document aux voies hiérarchiques jusqu’à la Directrice Exécutive
éventuellement. La décision finale sera mise en application si les doléances accordées.

Formulaire(s) de support Compte rendu de réunion

Tâche précédente Début du cycle

Tâche suivante Fin du cycle

Manuel des politiques et procédures RH |

 78

CYCLE 17 : GESTION DES DEMANDES DE STAGE

SPEAK UP AFRICA reçoit en son sein des stagiaires en fonction des orientations données par la
direction. Les stagiaires se seront programmés dans les directions en fonction de leurs besoins.
Les demandes de stage sont étudiées au mois d’avril par la RRH afin que le planning soit élaboré.

La RRH a la charge d’informer tous candidats à un stage au sein de SPEAK UP AFRICA des
différentes pièces à fournir. Il s’agit de :

● Demande adressée à la RRH de SPEAK UP AFRICA ;

● Curriculum vitae.

● Objectif de la procédure
Cette procédure a pour objectif de décrire la démarche à suivre lorsque des demandes de stages
parviennent au département des ressources humaines.
● Garantie de la procédure
Les procédures en vigueur au sein de SPEAK UP AFRICA en matière de gestion des demandes de
stage doivent garantir que :
- Toutes les demandes sont étudiées.
- Les stagiaires programmés ont déposé un dossier remplissant tous les critères
d’acceptation définis.
- Les stagiaires signent une convention de stage précisant de manière explicite leurs
obligations et celles de SPEAK UP AFRICA.

● Sommaire de la procédure

N° TACHES ACTEURS

1 Recevoir les demandes de stage RRH

RRH
2 Dépouiller les demandes
DAF

3 Valider et Signer la liste des candidats retenus Directrice Exécutive

Programmer le stagiaire et lui faire signer une

4 convention de stage RRH

Évaluation du stage par l’encadreur et

5 élaboration du rapport de stage par le stagiaire Encadreur / Stagiaire

Manuel des politiques et procédures RH |

 79

Code cycle
Folio : 1/4
CYCLE 17 PRCA 17
GESTION DES DEMANDES DE STAGE
Classement : Date de création :
PRCA.17.1 Décembre 2021

Procédure Recevoir les demandes de stage

Acteur RRH

Tâche (s) à exécuter :

1. Recevoir les demandes de stage;

2. Vérifier que toutes les pièces requises sont jointes;
3. Indiquer la prochaine date de dépouillement en vues au candidat et lui dire que SPEAK
UP AFRICA le contactera en cas d’issue favorable;
4. Conserver les demandes jusqu’à la prochaine date de réunion de dépouillement.

Formulaire(s) de support Demandes de stage reçues

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Dépouiller les demandes

Manuel des politiques et procédures RH |

 80

Code cycle
Folio : 2/4
CYCLE 17 PRCA 17
GESTION DES DEMANDES DE STAGE
Classement : Date de création :
PRCA.17.2 Décembre 2021

Procédure Dépouiller les demandes

DAF
Acteur
RRH

Tâche (s) à exécuter :

- Vérifier que toutes les pièces fournies sont valides ;

- Analyser les besoins des différentes directions
- Analyser les demandes reçues sur la base et informer les départements habilités à les recevoir ;
- Statuer sur les stagiaires à accepter ;
- Rédiger un Compte Rendu de dépouillement et une liste des candidats retenus et leur
encadreur.
- Transmettre ces documents au Directrice Exécutive pour validation et signature.

● Compte rendu de dépouillement

Formulaire(s) de support
● Liste des candidats retenus
Tache précédente Recevoir les demandes de stage

Tâche suivante Valider et Signer la liste des candidats retenus

Manuel des politiques et procédures RH |

 81

Code cycle
Folio : 3/4
CYCLE 17 PRCA 17
GESTION DES DEMANDES DE STAGE
Classement : Date de création :
PRCA.17.3 Décembre 2021

Procédure Valider et Signer la liste des candidats retenus

Acteur Directrice Exécutive

Tâche (s) à exécuter :

- Prendre connaissance du dossier de dépouillement des candidatures ;

- Émettre un avis ;
- Valider et signer la liste des stagiaires.

● Compte rendu de dépouillement

Formulaire(s) de support
● Liste des candidats retenus

Tache précédente Dépouiller les demandes

Réceptionner les TDR de stage et programmer le stagiaire et lui

Tâche suivante faire signer une convention de stage

Manuel des politiques et procédures RH |

 82

Code cycle
Folio : 4/4
CYCLE 17 PRCA 17
GESTION DES DEMANDES DE STAGE
Classement : Date de création :
PRCA.17.4 Décembre 2021

Réceptionner les TDR et programmer le stagiaire et lui faire

Procédure signer une convention de stage

Acteur RRH

Le RRH doit élaborer la programmation des stagiaires dès réception de l’accord de la Directrice
Exécutive. Cette programmation se fera en fonction des besoins des Directions.

Tâche (s) à exécuter :

1. Partager les TDR avec le stagiaire ;

2. Éditer la convention de stage en 2 exemplaires ;
3. Faire signer la convention par le DAF.

Le jour d’arrivé du stagiaire, lui faire lire et signer la convention, lui en remettre un exemplaire et en
conserver un.

Formulaire(s) de support Convention de stage

Tache précédente Valider et Signer la liste des candidats retenus

Tâche suivante Réceptionner le rapport de stage et évaluer le stagiaire

Manuel des politiques et procédures RH |

 83

Code cycle
Folio : 4/4
CYCLE 17 PRCA 19
GESTION DES DEMANDES DE STAGE
Classement : Date de création :
PRCA.19.4 Décembre 2021

Procédure Évaluation du stage

RRH
Acteur Stagiaire
Encadreur
Après réception du rapport de stage, l’encadreur doit évaluer le stagiaire

Tâche (s) à exécuter :

1. Réceptionner le rapport de stage ;

2. Faire l’évaluation du stagiaire ;
3. Remise de l’attestation de stage.

Formulaire(s) de support Rapport de stage/Fiche d’évaluation de stage

Réceptionner les TDR et programmer le stagiaire et lui faire
Tache précédente signer une convention de stage

Tâche suivante Fin du cycle

Manuel des politiques et procédures RH |

 84

CYCLE 18 : POLITIQUE DE TELETRAVAIL

SPEAK UP AFRICA offre à ses employés la possibilité de se prévaloir du télétravail sans toutefois
que cet avantage ait un impact sur la performance de l’équipe ou la qualité des services rendus.
Un maximum de deux (2) journées par mois est autorisé en télétravail.
● Objectif de la procédure
L’objectif de cette politique consiste à définir les modalités du télétravail pour les employés et
offrir une flexibilité et une possibilité de conciliation vie professionnelle et vie personnelle pour
les employés pour lesquels la nature de leur emploi leur permet de faire du télétravail.

Le télétravail désigne le fait pour un employé d’être autorisé à exercer les fonctions de son poste
à un autre endroit que son lieu de travail désigné, habituellement son domicile. Le télétravail est
offert aux employés admissibles mais ne constitue pas une condition de travail ou un droit acquis.
De ce fait, Speak Up Africa peut mettre fin à la politique de télétravail à tout moment sans besoin
de justification.
● Garantie de la procédure
Dans le cadre du télétravail, la procédure doit garantir que l’employé s’engage à :
- Fournir une prestation de travail qui répond aux exigences, selon les mêmes conditions
que lorsqu’il effectue son travail dans les bureaux de Speak Up Africa;
- Respecter son horaire de travail (les mêmes horaires de travail définis dans le Règlement
Intérieur);
- Veillez à ce que le lieu de télétravail soit conforme aux normes de santé et sécurité et
propice à effectuer un travail de qualité ;
- Être disponible (mail, téléphone, réunion en ligne, etc.) et collaborer, au besoin, avec les
collègues de travail afin d’atteindre les résultats souhaités par l’Association ;
- Prendre les moyens nécessaires pour s’assurer de préserver la confidentialité des
informations de l’association tel que c’est défini dans son contrat de travail ;
- Ne pas effectuer de tâches de nature personnelle durant les heures pour lesquelles il est
rémunéré pour effectuer son travail.
- Que les jours de télétravail ne sont pas cumulables. L’employé est autorisé à les prendre
pendant le mois en cours et ils sont valables 2 jours pour chaque mois de janvier à
décembre.

Et que le responsable hiérarchique s’engage à :

- Approuver les demandes de télétravail selon les critères préalablement définis ;
- Adopter des pratiques de gestion efficaces permettant aux employés en télétravail de
bénéficier de l’encadrement nécessaire à l’exercice de leurs fonctions ;
- Maintenir un lien et la communication avec l’employé ;
- Traiter tous les membres de l’équipe de travail de façon juste et équitable, qu’ils soient en
télétravail ou non.

Manuel des politiques et procédures RH |

 85

Code cycle
Folio : 1/1
CYCLE 18 PRCA 18
POLITIQUE DE TELETRAVAIL
Classement : Date de création :
PRCA.18.1 Décembre 2021

Procédure Autorisation de télétravail

Employé
Responsable hiérarchique
Acteur
RRH/Assistante administrative
Direction Exécutive
Pour bénéficier de journées de télétravail, l’employé doit en faire la demande au minimum deux jours
à l’avance à son responsable hiérarchique. Ce dernier évaluera la demande en fonction des besoins
de l’équipe, de l’Association et communiquera sa décision ainsi que les conditions à l’employé.
Seules les journées autorisées à l’avance par le responsable hiérarchique seront permises. Un
employé qui ne se présente pas au travail après, sans en aviser à l’avance son responsable
hiérarchique ne peut pas être considéré en télétravail.

Tâche (s) à exécuter :

1. Réceptionner la demande de télétravail validé par le Responsable hiérarchique

2. Transmettre à la RRH et à la direction exécutive pour validation
3. Renseigner le calendrier de SUA

Formulaire(s) de support Demande d’autorisation de télétravail

Tâche suivante Fin du cycle

NB : Un maximum de 2 jours de télétravail est autorisé, soient 24 jours pendant l’année. Ces jours
ne sont pas cumulables sauf durant le mois de Ramadan où l’employé peut pendre maximum 8
jours en raison de 2 jours par semaine.
Toutes fois les jours de télétravail utilisés pendant le mois de Ramadan / Carême seront enlevés
du nombre de jours restant pour l’année.
Pour un suivi pointu de cette procédure, un planning de demande de télétravail pour le mois de
Ramadan / Carême doit être fait par le Responsable du département et la Responsable des
ressources humaines.

Manuel des politiques et procédures RH |

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CYCLE 19 : POLITIQUE DE SAFEGUARDING

La sauvegarde est définie comme la responsabilité d'une organisation de s'assurer que son
personnel, ses partenaires, ses opérations et ses programmes ne nuisent pas aux enfants, aux
jeunes ou aux adultes. Il incombe à l'organisation de s'assurer qu'elle ne met pas les enfants, les
jeunes ou les adultes en danger de discrimination, de négligence, de préjudice ou de maltraitance,
et que toute préoccupation de l'organisation concernant la sécurité des enfants, des jeunes ou des
adultes vulnérables est traitée et signalée aux autorités compétentes. L'organisation a également
la responsabilité de protéger son personnel et ses partenaires lorsqu'ils sont vulnérables, par
exemple lorsqu'ils sont malades ou qu'ils risquent de subir des dommages ou des abus.
● Objectif de la procédure
L’objectif de la politique est de décrire l'engagement de Speak Up Africa à prévenir les dommages
et à promouvoir la santé et le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Cette politique a
pour but d'informer, de guider et d'orienter le personnel et les partenaires dans l'utilisation du
cadre de protection de Speak Up Africa. Elle détaille le cadre par lequel une culture de sauvegarde
est établie à tous les niveaux.
● Garantie de la procédure
La politique en matière de Safeguarding doit garantir que :
- Le personnel et les partenaires de Speak Up Africa connaissent la politique de
Safeguarding et sont orientés pendant la phase d’intégration, ainsi qu’une formation de
remise à niveau est fournie par le comité de Safeguarding au moins une fois par an.
- S'assurer que les aspects relatifs à la protection sont intégrés dans tous les contrats avec
les prestataires de services, les fournisseurs, les partenaires et les sous-traitants
- Toutes les actions programmatiques et administratives ont une "tolérance zéro" pour les
violations des droits de l'homme, les abus et l'exploitation sous toutes ses formes. Le bien-
être et la sécurité de toutes les parties prenantes doivent être prioritaires dans toutes nos
actions et décisions.

● Description de la procédure

N° TACHES ACTEURS

1 Définir la Politique Safeguarding Direction Exécutive

2 Nommer les champions Safeguarding RRH/CS/Volontariat

3 Remplacement des membres du comité Safeguarding RRH/CS/Volontariat

Sensibiliser le personnel et les partenaires pour prévenir

4 Champions Safeguarding/ DAF/RRH
les risques en matière de Safeguarding
Protéger le personnel et les partenaires contre les
5 Direction Exécutive
Exploitations et abus
Champions Safeguarding/
6 Gestions des plaintes et traitement
RRH/DAF/Direction Executive
Comité Safegarding/DAF/Direction
7 Suivi et leçons apprises pour améliorer le processus
Exécutive/RHH

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Code cycle
Folio : 1/7
CYCLE 19 PRCA 19
Politique de Safeguarding
Classement : Date de création :
PRCA.19.1 Décembre 2021
ES POLITIQUES
ROCÉDURES
Procédure Définir la politique de Safeguarding

TION DES
Acteur Direction Exécutive

ES HUMAINES
Tâche (s) à exécuter :
Définition de la politique Safeguarding avec les responsabilités les parties prenantes en matière de
Safeguarding
Formulaire(s) de support Politique Safeguarding

Tache précédente Début du cycle

Tâche suivante Nomination des champions Safeguarding

Code cycle
Folio : 2/7
CYCLE 19 PRCA 19
Politique de Safeguarding
Classement : Date de création :
PRCA.19.2 Décembre 2021

Procédure Nommer les champions de Safeguarding

Acteur RRH/CS/Volontariat
Tâche (s) à exécuter :
1. Définir les TDR des Champions Safeguarding
2. Nommer les champions de Safeguarding sur la base du volontariat
3. Partager les TDR avec les champions
4. Organiser des sessions de renforcement de capacité des champions
Formulaire(s) de support TDRS signés par le champion et son responsable hiérarchique

Tache précédente Élaboration des TDRs

Tâche suivante Remplacement des membres du comité Safeguarding

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 88

Code cycle
Folio : 3/7
CYCLE 19 PRCA 19
Politique de Safeguarding
Classement : Date de création :
PRCA.19.3 Décembre 2021

ES POLITIQUES
Procédure Remplacer les champions de Safeguarding en cas de départ

ROCÉDURES
Acteur Comité Safeguarding/Volontariat/RRH pour le suivi

TION DES
La durée du mandat des champions Safeguarding est de 2 ans renouvelable.
Tâche (s) à exécuter :
ES HUMAINES
1. Remplacer systématiquement toujours sur la base du volontariat les personnes qui sont en
fin de mandat et ne souhaitent pas renouveler
2. Officialiser leur adhésion avec la signature des TDR
TDRS signés par le nouveau champion et son responsable
Formulaire(s) de support
hiérarchique
Tache précédente Nomination des champions

Sensibiliser le personnel et les partenaires pour minimiser les

Tâche suivante risques d’abus et d’exploitation

Code cycle
Folio : 4/7
CYCLE 19 PRCA 19
Politique de Safeguarding
Classement : Date de création :
PRCA.19.4 Décembre 2021

Sensibiliser le personnel et les partenaires pour minimiser

Procédure les risques

Acteur Champions Safeguarding/RRH

Tâche (s) à exécuter :

1. Soutenir la mise en œuvre des plans d’action et rapporter sur les progrès de réalisation du
plan d’action
2. Promeut les initiatives liées au Safeguarding (Mise en place des signalétiques, vulgarisation
adresse mail, mise à jour de la politique etc.)
3. Organiser des sessions de renforcement de capacité au moins une fois par an

Formulaire(s) de support Présentation PPT lors des sensibilisations

Tache précédente Remplacement des champions

Tâche suivante Protéger le personnel et les partenaires

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 89

Code cycle
Folio : 5/7
CYCLE 19 PRCA 19
Politique de Safeguarding
Classement : Date de création :
PRCA.19.5 Décembre 2021

Procédure Protéger le personnel et les partenaires

Acteur Champions Safeguarding/Direction exécutive/RRH/ Partenaires

Tâche (s) à exécuter :

1. Appliquer les exigences en matière de protection des données (Voir avec le comité)
2. Contribuer à créer un environnement qui empêche l’exploitation et les abus sexuels
3. S’assurer que les enfants qui n’ont pas atteint la majorité légale dans les pays où Speak Up
Africa a une représentation sont protégés en divulguant notre principe de « Tolérance Zéro »
face à l’exploitation des enfants (prise de référence recrutement du personnel)
4. Protéger la crédibilité et la réputation de Speak Up Africa par une supervision efficace de la
mise en œuvre de la politique de Safeguarding

Les partenaires sont aussi responsables de cette procédure et doivent veiller à ce que :
5. Une politique et des procédures adéquates sont en place pour protéger toutes les personnes
impliquées dans le projet.
6. Les politiques et procédures de sauvegarde sont pleinement mises en œuvre et leur respect
est contrôlé en permanence. Des mesures appropriées et opportunes sont prises pour traiter
toute violation potentielle ou actuelle.
7. Tout le personnel, les bénéficiaires et les autres représentants sont pleinement conscients et
comprennent les politiques, les procédures et les exigences mise en place par les partenaires
en matière de protection.
8. Il existe des mécanismes accessibles et appropriés pour que les bénéficiaires, le personnel et
d'autres personnes puissent signaler des problèmes de sauvegarde et que tous les rapports
de sauvegarde soient pris au sérieux et reçoivent une réponse rigoureuse et rapide qui
garantit la sécurité et le bien-être de toutes les personnes concernées.
9. les partie prenantes travaillant avec le partenaire à la réalisation de leur projet respectent les
mesures de protection.
10. Toutes les violations de la protection rencontrées par le partenaire doivent etre
communiquées à Speak Up Africa

Formulaire de protection des données / modèle de prise de

Formulaire(s) de support
référence
Sensibiliser le personnel et les partenaires pour minimiser les
Tache précédente risques

Tâche suivante Gestions des plaintes et traitement

Manuel des politiques et procédures RH |

 90

Code cycle
Folio : 6/7
CYCLE 19 PRCA 19
Politique de Safeguarding
Classement : Date de création :
PRCA.19.6 Décembre 2021

Procédure Gestion des plaintes et traitement

Acteur Comité Safeguarding/RRH/DAF/Direction Executive

Toute la confidentialité est garantie

Tâche (s) à exécuter :

1. Réceptionner la plainte et entretenir avec le/la plaignant(e) (comité safeguarding)

2. Convoquer la personne dénoncée sans expliquer les raisons (comité safeguarding)
3. Informer les 2 parties de la procédure à suivre (Comité Safeguarding)
4. Décider si la plainte doit être classée sans suite si les allégations ne sont pas fondées ou s’il
faut enclencher la procédure formelle (comité safeguarding)
5. Envoie courrier de dénonciation à la Direction Exécutive (peut être fait par la victime ou par
un tiers)
6. Décider du début de l’enquête (à ce niveau il est toujours possible de classer le dossier sans
suite) =>(Direction Exécutive)
7. Si le processus se poursuit faire signer un accord de confidentialité (RRH, Direction Exécutive,
DAF)
8. Par mesure de prévention, protéger les intervenants (RRH, DAF, Direction Exécutive)
9. Sur autorisation de la Direction Exécutive Procéder à l’enquête en garantissant toute la
confidentialité requise (Comité Safeguarding et autres membres désignés par la Direction
Exécutive)
10. Envoie des conclusions de l’enquête pour analyse, conclusion et solution (Direction
Exécutive)
11. Appliquer les sanctions recommandées selon la loi en vigueur (RRH)
12. Conserver le dossier au dossier du personnel (RRH)

Formulaire(s) de support Dossier de plainte

Tache précédente Sensibiliser le personnel pour minimiser les risques

Tâche suivante Suivi et leçons apprises pour améliorer le processus

Manuel des politiques et procédures RH |

 91

Code cycle
Folio : 7/7
CYCLE 19 PRCA 19
Politique de Safeguarding
Classement : Date de création :
PRCA.19.7 Décembre 2021

Procédure Suivi et leçons apprises pour améliorer le processus

Acteur Champions Safeguarding/RRH/Direction Exécutive

Tâche (s) à exécuter :

1. Assurer un suivi tout au long du processus et documenter les progrès et les difficultés
2. Vérifier si les mécanismes mis en place reçoivent les plaintes, sinon analyser les raisons possibles
3. Vérifier si les mécanismes sont adaptés et si le personnel et les partenaires se sentent à l’aise pour les
utiliser
4. Vérifier si les plaintes font l’objet d’un suivi rapide et conforme à notre politique de Safeguarding

Corriger les processus au fur et à mesure

Formulaire(s) de support Formulaire d’enquête

Tache précédente Gestion et traitement des plaintes

Tâche suivante Fin de cycle

EVALUATION DU MANUEL
Une évaluation finale de ce présent manuel sera faite chaque fin d’année pour documenter et
analyser les perspectives d’amélioration

Cycles Actions améliorées Recommandations

Faiblesse identifiée ACTEURS
suggérées

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