LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE

Le respect de la hiérarchie apparaît toujours dans les écrits de l’administration et se traduit

essentiellement par certaines formules qui illustrent la relation entre l’expéditeur et le destinataire :

SUPÉRIEUR > SUBORDONNÉ

— Je (vous) fais savoir que…

— J’attire votre attention sur…

— Je fais connaître à… — Je suggère que…

— J’ordonne que…

— Je sollicite…

— Je tiens à…

— Je (vous) signale que…

— J’adresse à…

— Je me permets de…

— J’observe que…

— Je propose que…

— Je remarque que…

— Je suggère que… — Je constate que…

— Je soumets…

— Je note que…

— Je suis reconnaissant à… de…

— Je (vous) prie de…

— Je rends compte à…

— Je demande que…

— J’expose quelque chose à…

— J’engage quelqu’un à…

— J’invite quelqu’un à…

— Je convie quelqu’un à…

— J’enjoins quelqu’un de…

— J’attache de l’importance à…

— Je rappelle que…
SUBORDONNÉ > SUPÉRIEUR

— J’attire votre attention sur…

— Je suggère que…

— Je sollicite…

— Je (vous) signale que…

— Je me permets de…

— Je propose que…

— Je suggère que…

— Je soumets…

— Je suis reconnaissant à… de…

— Je rends compte à…

— J’expose quelque chose à…

La formule de politesse tient compte du rapport hiérarchique entre l’expéditeur et le destinataire.

— « Veuillez agréer » est plus élégant que « Je vous prie d’agréer » ou « Agréez ».

— « …l’expression de ma haute considération » s’utilise pour s’adresser à un supérieur.

— «… l’assurance de ma haute considération» s’utilise pour s’adresser à un égal.

Le choix du degré de considération (la plus, très) complète l’indication de hiérarchie :

Hiérarchie de la courtoisie :

Veuillez agréer…

— 1. mes salutations les meilleures

— 2. mes salutations distinguées

— 3. mes salutations respectueuses

— 4. l’assurance de mes sentiments les meilleurs

— 5. l’assurance de mes sentiments distingués

— 6. l’assurance de mes sentiments respectueux

— 7. l’assurance de ma haute considération

— 8. l’assurance de ma plus haute considération

— 9. l’assurance de ma parfaite considération

— 10. l’assurance de ma considération distinguée

— 11. l’assurance de ma considération très distinguée

Quelques formules d’usage :

- Formule de politesse Ministres : ma très haute considération Secrétaire général : ma haute

considération Directeur général : ma considération très distinguée

Une femme qui écrit à un homme veillera à ne pas utiliser une formule de politesse contenant le mot
sentiments.

Attention : Le participe présent dans la subordonnée se rapporte toujours au sujet de la proposition

principale. Le changement de sujet est donc à proscrire absolument :

- Formulation incorrecte : Espérant avoir répondu à vos questions, agréez, Messieurs,

l’expression de mes sentiments distingués.
- Formulation correcte: Espérant avoir répondu à vos questions, je vous prie d’agréer,
Messieurs, l’expression de mes sentiments distingués.

De même que :

- Formulation incorrecte : Dans l’attente de vous lire, veuillez agréer, Madame, l’expression
de ma parfaite considération.
- Formulation correcte : Dans l’attente de vous lire, je vous prie d’agréer, Madame,
l’expression de ma parfaite considération.

La signature de la lettre administrative doit mentionner le nom et la fonction de l’expéditeur. Il existe

deux possibilités :

1.L’expéditeur est le détenteur légal de l’autorité (ministre) :

— Prénom Nom Ministre des Finances

2. Signature par délégation : le ministre délègue le pouvoir de signer certaines catégories de

documents administratifs à un collaborateur. Dans ce cas, la fonction du délégant et celle du
délégataire doivent être indiquées.

— Pour le Ministre des Finances Prénom Nom Titre

La mention Pièce(s) jointe(s) (P.J.) ou Annexe(s) en bas à gauche de la lettre indiquera le nombre et la
nature des documents joints à la lettre.

— P.J. : 1 rapport de la réunion du… 3copies du règlement grand-ducal…

Lorsque la lettre comprend plusieurs pages, la mention…/… figurera en bas

LA STRUCTURE ET LE STYLE

Introduction

La phrase introductive varie en fonction de la lettre : c’est la présentation, le rappel de la question

que l’on va traiter ou alors le résumé de la demande soumise à l’administration. L’introduction doit
toujours reprendre l’ensemble des éléments nécessaires à la compréhension du problème posé.

Exemples de formules d’introduction s’il y a eu correspondance antérieure :

— Par lettre en date du…, vous avez bien voulu attirer mon attention sur la situation de M.X…
— Par lettre du…, vous avez attiré mon attention sur…

— Par lettre du…, vous m’avez saisi du problème…

— Suite à votre lettre du… relative à…

— En réponse à votre lettre du… rappelée en référence…

— J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre du…

— Vous avez bien voulu me faire part de…

La féminisation des noms de métier, fonction, grade ou titre

Bien que l’Académie française émette encore des réserves au sujet de la féminisation des noms de
métier, fonction, grade ou titre, cette dernière a fait l’objet d’une circulaire publiée au Journal officiel
du 16 mars 1986.

Cette circulaire, qui énonce les règles de formation du féminin, recommande la féminisation des
titres et fonctions afin d’adapter la langue à l’évolution sociale.

Au Luxembourg, il n’existe pas de document officiel à ce sujet, mais la féminisation des titres et
fonctions est entrée en grande partie dans les mœurs, aussi bien dans le langage courant que dans la
presse.

Le ministère de l’Égalité des chances a édité un guide trilingue intitulé Métiers, titres et fonctions qui
fournit des suggestions et propositions de féminisation. Ce guide peut être consulté sous forme de
dictionnaire en ligne à l’adresse [Link]/publications/recherche/dictionnaire/[Link]

Exemples de formules d’introduction s’il n’y a pas eu de correspondance antérieure :

— J’ai l’honneur d’attirer votre attention sur…

— Je viens d’être saisi d’une question relative à…

— La question m’a été posée de savoir si…

— Mon attention a été attirée sur…

Développement du contenu

L’argumentation d’une réponse devra reposer sur la réglementation en vigueur. L’auteur de la lettre
doit amener progressivement le lecteur à adhérer à son argumentation. Ceci est particulièrement
important si la demande doit recevoir une réponse négative.

Voici quelques formules pouvant être utilisées soit pour introduire, soit pour réfuter des arguments :

— Je note que… — Je dois préciser que…

— Je confirme que…

— Ainsi que vous le savez…

— Conformément aux dispositions de…

— Je vous rappelle que…

— Je n’ignore pas…, mais…

— Je crois devoir vous faire observer que…

— Vous n’êtes pas sans savoir que…

— Il ne saurait être question de…

Conclusion

La conclusion fait connaître la décision de l’administration, c’est-à-dire une réponse affirmative,

négative ou un message d’attente. Elle doit être brève et ne comporter aucune répétition de ce qui
précède. Le destinataire ne doit avoir aucun doute sur l’interprétation de la décision qui lui est
notifiée.

Les formules utilisées sont :

— En conséquence, je regrette…

— Dans ces conditions…

— Aussi (+ inversion verbe-sujet) …

— Il convient donc de…

— Il importe donc de…

— Il y a donc lieu de…

— Je vous invite donc à…

— Je vous demande de …

— Je vous engage à…

— J’espère que vous comprendrez que…