Secrétariat de Direction
Rôle principal : appui administratif et logistique au Directeur de la DAF.
Activités concrètes :
Réception, enregistrement et distribution du courrier entrant/sortant ; tenue du registre du
courrier.
Rédaction et mise en forme des notes, mémos, procès-verbaux et correspondances à
destination d’autres services ou du Ministre.
Gestion de l’agenda de la Direction, convocation et organisation de réunions, rédaction des
PV.
Traitement administratif de petites tâches RH (absences, demandes de congé, dossiers de
formation en interne).
Documents / outils : registre du courrier, modèles de notes, fichiers Excel/Word pour suivi
d’actions.
Division Préparation et Suivi du Budget-programme
(Comprend : Bureau Préparation Budgétaire + Bureau Suivi Budgétaire). 
Bureau Préparation Budgétaire
Objectif : construire le projet de budget annuel du Ministère.
Activités détaillées :
• Lancer la collecte des besoins auprès de toutes les directions (circulaires
budgétaires, formulaires de besoins).
• Analyser et chiffrer les demandes (transformer besoins en lignes budgétaires
par programme/action).
• Classer les dépenses selon la nomenclature prescrite (fonction, programme,
action).
• Préparer les tableaux consolidés (fiches projets, annexes explicatives) et
simulations.
Livrables : projet de budget, tableaux Excel consolidés, notes justificatives, annexes
techniques.
Bureau Suivi Budgétaire
Objectif : vérifier que l’exécution respecte les prévisions et alerter en cas d’écarts.
Activités détaillées :
Collecte périodique (trimestrielle, mensuelle selon l’organisation) des états d’exécution
transmis par les bureaux.
Mise à jour des tableaux de suivi (exécution vs crédits alloués), analyse des écarts et
identification des causes (sous-consommation, dépassement).
Rédaction de rapports d’exécution budgétaire (rapports trimestriels, états d’exécution) et
préparation de réunion de suivi.
Proposition de mesures correctives (gel partiel, réaffectation, révision prévisionnelle).
Documents / outils : états d’exécution, tableaux Excel, rapports trimestriels. 
Division Exécution du Budget-programme
(Comprend : Bureau Engagement & Liquidation + Bureau Ordonnancement & Comptabilité
administrative).
Bureau Engagement et Liquidation
Rôle : contrôler la légitimité des dépenses et « engager » la dépense sur la ligne budgétaire.
Activités détaillées :
Vérification des pièces justificatives : bon de commande, PV de réception, facture, acte
contractuel, attestations.
Vérification préalable de la disponibilité budgétaire (avant tout engagement).
Enregistrement de l’engagement dans le système / registre : création du « bon d’engagement »
ou équivalent.
Préparation des dossiers pour la liquidation (vérifier que la prestation est réalisée et le
montant exact à payer).
Préparation et suivi du plan d’engagement budgétaire et participation au suivi de la trésorerie
ministérielle.
Documents / outils : vade-mecum des pièces justificatives, bons d’engagement, tableaux de
suivi des engagements.
Processus-type (engagement- liquidation)
Bureau utilisateur exprime le besoin (bon de commande).
Vérification budgétaire (Bureau Préparation/Suivi / Engagement).
Engagement formel (enregistrement de la dépense).
Réception de la prestation / vérification (PV de réception).
Liquidation : vérification finale des pièces puis transmission à l’ordonnateur.
Bureau Ordonnancement et Comptabilité Administrative
Rôle : transformer les liquidations en ordres de paiement et tenir la comptabilité
administrative interne.
Activités détaillées :
Émission des titres / ordonnances de paiement (préparation des pièces pour paiement par le
Trésor ou service payeur).
Tenue et mise à jour de la comptabilité administrative : enregistrement des opérations,
rapprochements, états consolidés.
Production de statistiques sur les dépenses ordonnancées et situations consolidées
périodiques.
Interface avec les services du Trésor / comptabilité centrale pour suivi des paiements.
Livrables : ordres de paiement, situations consolidées, états statistiques.
Division Logistique et Intendance
(Comprend : Bureau Logistique, Bureau Patrimoine, Bureau Maintenance). Cette division
gère approvisionnements, stocks, patrimoine et maintenance.
Bureau Logistique
Activités détaillées :
Planification des approvisionnements (collecte des besoins, élaboration des commandes).
Gestion des flux d’entrée et de sortie : bons d’entrée, bons de sortie, mise à jour des fiches-
stock.
Gestion des fournisseurs : suivi des livraisons, contrôles quantitatifs/qualitatifs, relation avec
le marché public si nécessaire (appui à la passation).
Distribution interne des fournitures et consommables (fournitures de bureau, consommables
informatiques).
Documents / outils : registre des stocks, bons d’entrée/sortie, fiches fournisseurs.
Bureau Patrimoine
Activités détaillées :
Enregistrement et tenue de l’inventaire des biens meubles et immeubles (étiquetage, fiches
patrimoniales).
Suivi du cycle de vie des équipements : affectation, transferts, réforme, cession.
Organisation d’inventaires physiques périodiques et établissement des rapports d’inventaire.
Archivage et mise à jour du registre patrimonial central.
Livrables : registre patrimonial, rapports d’inventaire, listes d’objets à réformer.
Bureau Maintenance
Activités détaillées :
Planification et exécution des travaux d’intendance et maintenance (préventive et curative)
des bâtiments et équipements.
Coordination des corps de métiers (électriciens, plombiers, informaticiens, menuisiers).
Gestion des demandes d’intervention (ordre de travail), suivi de réalisation et contrôle qualité.
Tenue d’un registre des interventions et suivi des coûts de maintenance.
Documents / outils : bons d’intervention, planning de maintenance, rapports d’intervention
