REPUBLIQUE DU BENIN

***
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE(MESRS)
***
UNIVERSITE D’ABOMEY-CALAVI(UAC)
***
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION(ENA)
***
DEPARTEMENT DES SCIENCES ET TECHNIQUE DE L’INFORMATION ET DU
SECRETARIAT(DESTIS)
***
MENTION : SCIENCES ET TECHNIQUES DE L’INFORMATION
DOCUMENTAIRE(STID)
***
GROUPE N°8

RAPPORT DE FIN DE STAGE D’IMMERSION

Réalisé par : Sur la demande du :

GBETOHO Evodie Chef Service de la
JOËL Hamakim Documentation et des
TETEDE Arafat Archives
TODAN Carlos Mr HOUNSA Cadnel
YAHOU Lauriane
ZANNOU Viviane
ZOUNGLA Valdes

ANNEE ACADEMIQUE : 2024-2025

 PLAN

INTRODUCTION

I. CONTEXTE GENERAL DU STAGE D’IMMERSION

II. PRESENTATION DU CADRE DE STAGE

III. DIFFERENTES TACHES EXECUTEES

IV. DIFFICULTES ET PROBLEMES RENCONTRES

V. RECOMMANDATIONS

CONCLUSION

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Table des matières
PLAN ............................................................................................................................... 1
INTRODUCTION ................................................................................................................ 3
I. CONTEXTE GENERALE DU STAGE D’IMMERSION .................................................... 4
II. PRESENTATION DU SERVICE DE LA DOCUMENTATION ET DES ARCHIVES ........... 5
III. DIFFERENTES TACHES EXECUTEES ..................................................................... 6
IV. DIFFICULTES ET PROBLEMES RENCONTRES et recommandations ................ 12
CONCLUSION .................................................................................................................. 14

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 INTRODUCTION
Dans le cadre de notre formation académique, nous avons eu l’opportunité
d’effectuer un stage au Service de la Documentation et des Archives de l’École Nationale
d’Administration (ENA). Celui-ci s’est déroulé en deux périodes : du 10 au 18 mars, puis du
20 au 27 avril 2025. Réalisé en petit groupe, ce stage nous a permis de découvrir le
fonctionnement concret d’un service essentiel à la conservation, à la diffusion et à la
valorisation des ressources documentaires au sein d’une institution publique.

L’objectif de cette immersion était double : d’une part, comprendre les missions
et les enjeux liés à la gestion documentaire dans un environnement administratif ; d’autre
part, participer activement aux activités courantes du service, notamment l’archivage, la
classification et l’accompagnement des usagers dans l’exploitation des ressources.

Ce rapport retrace notre expérience. Nous y présentons le contexte du stage, le

cadre institutionnel, les tâches accomplies, les difficultés rencontrées, les compétences
acquises, ainsi que nos recommandations pour l’amélioration du service. Ce compte rendu
vise à illustrer notre implication, notre apprentissage et notre regard critique sur cette
première immersion professionnelle.

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 I. CONTEXTE GENERALE DU STAGE D’IMMERSION

Dans un monde où l’information est au cœur des décisions stratégiques, savoir

la gérer efficacement est devenu un enjeu majeur pour les organisations. Les spécialistes
de l’information, archivistes, bibliothécaires et documentalistes ont pour mission
d’organiser, de traiter et de diffuser des données fiables et accessibles. En tant
qu’étudiants en sciences de l’information, ce stage d’immersion est essentiel pour mettre
en pratique les connaissances acquises, nous confronter à la réalité du métier et
comprendre les attentes du terrain. Il nous permet de développer notre sens de l’analyse,
notre rigueur et notre adaptabilité, tout en renforçant notre engagement professionnel et
personnel dans ce domaine en constante évolution.

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 II. PRESENTATION DU SERVICE DE LA DOCUMENTATION ET
DES ARCHIVES
Le Service de la Documentation et des Archives était appelé autrefois
« Bibliothèque Patrick Apollinaire VIEYRA » car il prenait en compte uniquement l’aspect
gestion documentaire. En 2016 l’aspect archivistique a été ajouté. Ainsi le service prend le
nom de : « Service de la Documentation et des Archives » par l’adoption de l’arrêté
rectoral n°097-16/UAC/SG/VR-AAR/SEOU du 14/11/2016 portant sur attributions,
organisations et fonctionnement de l’Ecole Nationale d’Administration (ENA) de
l’université d’Abomey-Calavi (UAC).

A travers cet arrêté rectoral : « Le service de la Documentation et des Archives

est chargé de mettre à la disposition des apprenants et des enseignants la documentation
dont ils ont besoin pour leurs études ou leurs recherches. Il est également chargé du pré -
archivage. »1 Ce service est subdivisé en trois divisions qui ont chacune des missions : «

 La Division « Gestion documentaire », est chargée du traitement des

ouvrages et des périodiques de tous types acquis à l’ENA ;
 La division « Accueil Bibliothèque », chargée d’accueillir les usagers, de les
orienter, de les assister et de mettre à leur disposition les documents
disponibles ;
 La division « Archives », chargé du pré-archivage des documents
administratifs et pédagogiques ainsi que de l’assistance aux Services pour le
conditionnement de le leurs documents. »2

1 Article 15 de l’arrêté
2 Article 16 de l’arrêté

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 III. DIFFERENTES TACHES EXECUTEES
Ce stage d’immersion s’est déroulé du Lundi 10 mars au Mardi 18 mars 2025. Durant ce
stage, nous avons effectué certaines tâches au niveau des différentes divisions du Service
de la Documentation et des Archives (SDA).
Il s’agit de :

 Au niveau de la division « Accueil bibliothèque » :

Les différentes tâches exécutées à la division « Accueil bibliothèque » sont :

 Prestations des services fournis aux usagers

 Le dépôt de mémoire après soutenance :

Lors de notre passage à la division « Accueil », nous avons participé à la gestion

du dépôt de mémoire d’un usager. Celui-ci devait fournir une copie numérique sur CD, ainsi
qu’un exemplaire papier corrigé et signé par le président du jury. Nous avons vérifié la
présence de la signature sur la version papier, ainsi que la conformité entre les deux
supports. Après cette vérification, nous avons enregistré le mémoire dans le dossier
manuel des mémoires, en inscrivant les noms et prénoms de l’étudiant en minuscules,
séparés par des traits d’union, suivis de son numéro d’ordre. Ensuite, nous avons mis à jour
ses données dans le répertoire informatisé sous Excel, ainsi que dans la base de données
Calibre. L’étudiant a également rempli sa fiche d’enregistrement manuelle. Enfin, nous
avons établi et remis le quitus bibliothèque.

 Consultation et copie de la documentation numérique (mémoires) :

Dans le cadre de nos activités, nous avons assisté les usagers dans la consultation
de la documentation numérique, notamment les mémoires électroniques. Une fois

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l’usager enregistré, il s’adressait, au responsable de l’accueil pour formuler sa demande.
Nous lui remettions alors le répertoire papier des mémoires, afin qu’il puisse identifier les
documents souhaités et les noter sur la fiche de consultation. Lorsque l’usager ne trouvait
pas ce qu’il cherchait dans le répertoire physique, nous poursuivions la recherche dans la
base de données Calibre. Une fois les mémoires pertinents identifiés, nous les
transmettions par e-mail ou via WhatsApp, selon sa préférence. Enfin, l’usager remplissait
un formulaire de consultation confirmant la réception du fichier.

 L’utilisation de la plateforme Cairn.info :

Nous nous sommes familiarisés avec Cairn.info, une plateforme spécialisée dans
les publications en sciences humaines et sociales. Elle propose des revues, livres,
magazines et encyclopédies de référence en langue française. Nous avons appris à
créer un compte utilisateur, à effectuer des recherches thématiques (par exemple sur
« la santé sexuelle des adolescents »), à enregistrer nos résultats dans des listes
personnalisées, et à télécharger ou partager les documents via des réseaux sociaux
comme WhatsApp.

 Au niveau de la division « Gestion documentaire » :

Les différentes tâches exécutées à la division « Gestion documentaire » sont :

 Classement, rangement et ficelage des documents :

Cette tâche consistait à organiser physiquement les documents dans les rayons. À
ce niveau, nous avons procédé au classement des ouvrages généraux, des ouvrages de
référence et des périodiques. Les ouvrages généraux sont classés par cote, c’est-à-dire à
l’aide d’un ensemble d’indices suivi des trois premières lettres du nom de l’auteur. Ce

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système permet de localiser plus facilement les documents. Les ouvrages ayant le même
indice sont regroupés par lots, selon un ordre alphabétique basé sur les trois premières
lettres du nom de l’auteur figurant dans la cote. Chaque lot est ficelé, et son contenu est
résumé sur une fiche indiquant la cote du premier et du dernier ouvrage du lot.

 Description archivistique des actes académiques :

Les actes académiques désignent l’ensemble des documents officiels produits ou reçus
dans le cadre des activités pédagogiques, scientifiques et administratives d’un
établissement d’enseignement supérieur. Ils servent de preuve dans la gestion du
parcours académique des étudiants, dans la traçabilité des activités de formation et
dans le fonctionnement global de l’institution. Pour réaliser leur description
archivistique, nous avons suivi plusieurs étapes. D’abord, nous avons sélectionné les
boîtes d’archives contenant les actes académiques, en fonction du mois et de l’année.
Ensuite, en respectant l’ordre croissant des numéros des actes, nous avons extrait
uniquement les quittances à analyser. L’analyse consistait à relever les informations
suivantes : le sigle SAP (Service des Affaires Pédagogiques) indiquant l’origine du
document, le numéro de l’acte académique, le cycle de formation de l’élève, et enfin
son année universitaire. Ces éléments étaient transcrits sur une étiquette que nous
fixions sur chaque quittance. Les documents jugés non essentiels étaient ensuite
destinés à l’élimination.

 Au niveau de la division « Archives » :

Au début du stage à la division des archives, dans un premier temps, notre

superviseur nous a entretenus sur quelques notions concernant les archives à savoir la
chaîne archivistique et les principes qui régissent l’organisation des archives (Principe du
respect des fonds et théories des 3 âges)

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Suite à cela, nous avons fait la visite des salles d’archives dont la localisation géographique
est la suivante :
 Les salles n°1 et 5 sont situées sur le bâtiment I,
 Les salles n°2 et 3 se trouvent au niveau du hall du bâtiment du
Service des Affaires Pédagogiques (SAP) précisément à côté de la
division des Examens et en face de la préfecture de discipline.
 Quant à la salle n°4, elle se trouve vers l’amphi FASEG.

Les différentes salles présentées ci-dessus conservent les copies de compositions et de

rapport de stage (salle 2 et 3) ; les documents du Service des Affaires Financières et
Comptable (salle5) ; les documents administratifs et pédagogiques (salle 1).

Les différentes tâches exécutées à la division « Archives » sont :

 Tri et classement des copies des examens :

A ce niveau, nous avons suivi un protocole précis pour le classement des copies
d’examens. D’abord, nous avons trié les lots de copies par année, filière et matière. Ensuite,
nous avons compté les copies de chaque lot et inscrit, au crayon, le total obtenu sur les
enveloppes correspondantes. Les lots ont ensuite été regroupés par filière. Pour chaque
groupe, nous avons établi une fiche mentionnant l’année académique, la localisation des
documents, ainsi que le nombre total de copies. Avant cela, nous avions dressé un
bordereau listant chaque matière et le nombre de copies associé. Au total, nous avons trié
et classé 2 450 copies pour la filière Administration des finances (2e année), réparties
comme suit :

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 Matières Nombres Total des
d’enveloppes copies
Reading 04 153
Mathématiques financières 07 171
Cadre harmonisé des finances 04 192
publiques
Statistique 05 160
Gestion et analyse financière 07 277
Institutions financières 04 210
économiques et marchés
financiers
Procédure d’exécution des 04 154
dépenses publiques
Analyse des comptes 05 167
économique
Traitement de texte 02 52
Utilisation d’un traitement de 01 25
texte
Droit de la fonction publique 03 221
Writing 03 153
Analyse économique 04 155
Comptabilité des matières 06 211
Utilisation d’un tableur 02 149
Total 60 2450

 Tri et classement des fiches de report de note :

De façon analogue, nous avons procédé au tri et au classement des fiches de

report de notes, selon l’année, la filière et la matière. Une fois triées, nous avons vérifié
que les fiches correspondaient aux indications portées sur les enveloppes. Après
vérification, nous avons regroupé les fiches par filière. Pour chaque lot, nous avons

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élaboré une fiche descriptive. Ensuite, l’ensemble a été ficelé. Cette opération a
concerné les années académiques 2015-2016 et 2016-2017.

 Traitement des dossiers :

Nous avons effectué le tri et le classement des documents comptables. Le tri
consiste à séparer les documents à conserver de ceux à éliminer. Le classement suit
le plan de classement propre à l’UAC, structuré en trois séries :
Série A : Gouvernance et pilotage
Série B : Enseignement
Série C : Recherche
Quelques typologies documentaires traitées :

Indices Typologie documentaire Années

7A2 Passation de marché 2020

relatif à l’achat des
bonbonnes d’eau
1A2.4.3 Règlement /note de 2015
service
7A2 Passation de marché 2020
relatif aux travaux
d’aménagement des
salles de conférence et
polyvalente
7A2 Passation de marché 2020
relatif à l’acquisition
d’antivirus
7A2 Passation de marché pour 2020
l’achat de divers
matériels
2A4.3 Renouvellement de 2016
l’assurance du personnel
ENAM

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 2A4.3 Assurance des auditeurs 2013
de justice en formation
3A1.1 Note explicative 2013
d’élaboration au budget
2B3.2.9 Heures de cours 2020
effectuées au cycle II

IV. DIFFICULTES ET PROBLEMES RENCONTRES et

recommandations

 Difficultés rencontrées
Au cours de notre stage, nous avons rencontré quelques difficultés dans certaines
divisions.
 Au niveau de la division Accueil on note :
 Le faible débit de la connexion internet
 Les usagers qui ne s’enregistrent pas entravent la fiabilité des statistiques
 Au niveau de la division Archives on note :
 L’absence d’un cadre de travail adéquat
 Le manque d’outils pour optimiser le traitement des archives

 Recommandations
Pour remédier aux difficultés rencontrées, plusieurs solutions peuvent être
envisagées. Au niveau de la division Accueil, il serait judicieux d’améliorer
l’infrastructure réseau en augmentant le débit de la connexion internet ou en
installant des répéteurs pour assurer une couverture optimale. La mise en place d’un
système d’enregistrement informatisé muni d’un scanner dès l’entrée et d’une voix
artificielle rappelant à intervalles réguliers à l’usager qu’il doit s’enregistrer + une
sensibilisation, permettrait également de garantir la fiabilité des statistiques.
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Concernant la division Archives, il est essentiel d’aménager un cadre de travail plus
adapté, avec un mobilier ergonomique, un éclairage suffisant et des équipements
de rangement fonctionnels. En outre, l’acquisition d’outils spécifiques au traitement
des archives, comme des boîtes de classement, des logiciels de gestion
documentaire ou des appareils de numérisation, ainsi qu’une formation à leur
utilisation, contribuerait à améliorer considérablement l’efficacité du service.

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 CONCLUSION

Le stage d’immersion au sein du Service de la Documentation et des Archives de l’ENA

a représenté une expérience concrète, formatrice et utile à notre parcours. Il nous a
permis de mieux comprendre les missions fondamentales d’un service documentaire,
en nous impliquant activement dans des activités de gestion, de traitement et de
valorisation de l’information. Au-delà des compétences techniques acquises, ce stage
nous a confrontés aux réalités du terrain : contraintes matérielles, besoin d’adaptation,
importance du travail en équipe. Il nous a également sensibilisés à l’importance des
outils de gestion documentaire et à l’évolution des pratiques professionnelles. Face aux
difficultés rencontrées, nous avons su faire preuve d’initiative et de rigueur. Cette
immersion renforce notre volonté de poursuivre dans le domaine de l’information
documentaire, avec le souci de devenir des professionnels compétents, rigoureux,
autonomes et engagés.

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