Action de Formation sous Thème :
Perfectionnement en Microsoft EXCEL
Population Concernée :
Personnel du Centre C.H.U.
MARRAKECH
Animateur :
Lieu de Formation :
Dates de Formation :
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RECOPIE INCRÉMENTÉE
La recopie incrémentée permet souvent un gain de temps considérable, vous évitant
de répéter x fois les mêmes opérations.
Entrez le chiffre 1 et le chiffre 2 juste au-dessous, vous obtenez :
Nous allons numéroter jusqu’à 20.
Pour ce faire, placez le pointeur sur l’extrémité inférieure droite de la sélection,
cliquez sans relâcher jusqu’à l’apparition du 20 (voir image).
Relâchez ensuite pour obtenir ceci :
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Conservez la sélection et répétez le même procédé en allant vers la droite, vous
obtenez :
Annulez maintenant la dernière opération (Edition => Annuler).
Créez maintenant une 2e colonne de chiffre allant de 2 à 21 (même processus que
de 1 à 20).
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Sélectionnez les 2 colonnes et recopiez-les sur quelques colonnes.
Vous obtenez :
La recopie incrémentée s’applique aussi aux jours, dates, mois, heures, …
Notez que la recopie incrémentée peut être utilisée avec des calculs, des fonctions,
etc ... (également à ceux qui font référence à une autre feuille du classeur)
Un autre exemple :
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Le résultat :
Si vous désirez un intervalle différent, faites comme suit :
Vous obtenez alors :
- les jours : 1 jour sur 2
- les dates : mêmes jour et mois, année changeante
- les n° : +10 à chaque fois
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Un exemple avec une fonction :
La case sélectionnée contient la somme des chiffres de la zone bleue.
En procédant à l’opération suivante :
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Vous obtenez 2 autres chiffres qui représentent la somme de leur colonne de chiffres
respective :
Introduction sur les fonctions et les calculs
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La structure des formules de calcul :
Commencez toujours votre calcul par un « = », ensuite, sans laisser d’espaces,
placez un chiffre suivi d’un signe suivi d’un autre chiffre, etc. Ajoutez des () si cela
s’avère nécessaire.
Exemples :
=45-32 Excel affichera la réponse : 13
=(45-32)^2/10 Excel affichera la réponse : 16.9
Observez ce tableau :
Les calculs peuvent également être effectués à partir des données provenant de
cellules.
Dans cette situation, commencez aussi par un « = », cliquez ensuite sur une
première cellule, ajoutez un signe, cliquez sur une autre cellule, etc. Ajoutez des () si
cela s’avère nécessaire.
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Observez bien les formules :
Les formules du tableau ci-dessus utilisent les valeurs de A8 et A9. Le principal
avantage de ce système est de pouvoir modifier simplement A8 et A9 ce qui va
changer toutes les réponse sans changer les formules, exemple :
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Introduction sur les fonctions :
Nous allons aborder quelques exemples permettant de vous montrer l’utilité des
fonctions.
Les fonctions les plus utilisées sont détaillées sur la page consacrée aux fonctions
(voir menu à gauche).
Exemple 1 : la somme :
Cliquez sur la case où le résultat de la fonction doit apparaître. Cliquez ensuite sur
« Insertion » (au sommet) puis sur « Fonction ».
Cette fenêtre apparaît :
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Sélectionnez « SOMME » et appuyez sur OK.
Cliquez dans la case « Nombre1 » puis effectuez cette sélection :
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Nous constatons que les cellules de D2 à D6 seront utilisées pour déterminer la
somme.
Appuyez sur OK, la somme de D2 à D6 apparaît en D7.
Exemple 2 : la moyenne :
Procédez de la même manière que pour l’exemple 1. Sélectionnez « MOYENNE » :
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Sélectionnez la zone dont vous souhaitez connaître la moyenne :
Appuyez sur OK, le résultat s’affiche.
Exemple 3 : la fonction SI :
Cliquez sur « Insertion », sur « Fonctions », sur « SI » et cliquez sur OK.
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Dans ce cas, le but est d’afficher « oui » si le résultat est plus grand que 10 et
« non » si ce n’est pas le cas.
Le test logique (1) va permettre de savoir si la fonction doit afficher « oui » ou
« non ».
D2>10 Dans ce cas, on précise D2 est plus grand que 10.
Si c’est vrai (2), la fonction affiche « oui ».
Si c’est faux (3), la fonction affiche « non ».
Remarque : si une des valeurs est du texte (dans ce cas : oui et non), il est
nécessaire de mettre le texte entre guillemets (exemple : "texte").
Après avoir rempli les arguments, cliquez sur OK.
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Le résultat s’affiche.
Maintenant faites une recopie incrémentée à partir de E2 jusqu’à E6 (leçon 6).
Observez le résultat :
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Base de Données
Exemple d’utilisation d’une base de données
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Le but de cette leçon est de vous montrer un exemple d’utilisation d’une base de
donnée (carnet d’adresse, listes fournisseurs, listes d’articles, etc. les possibilités
sont illimitées).
L’exemple choisi est le suivant : à partir d’un choix dans une liste déroulante qui
contient le nom des contacts d’un carnet d’adresse, l’adresse complète sera affichée
automatiquement sur une lettre à l’emplacement du destinataire.
Entrez la valeur « 1 » dans A1.
Sélectionnez une cellule quelconque, puis insérez-y une fonction RECHERCHEV :
Complétez les paramètres de la fonction (voir image ci-dessous) :
Valeur_cherchée = $A$1 = la cellule qui contient le n° du contact à rechercher
Table_matrice = sélectionnez ici les colonnes A à F de la feuille « Base de
donnée » (en indiquant des colonnes et non pas des cellules, vous pourrez enrichir
votre base de données ultérieurement sans avoir à modifier les formules).
No_index_col = le n° de colonne indiqué ici correspond à une colonne de
« Table_matrice ». En indiquant 2 nous obtiendrons le nom, 3 le prénom, 4
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l’adresse, 5 le code postal et 6 le lieu. Le but ici est d’indiquer 2 pour obtenir le nom,
vous pouvez soit mettre « 2 » directement puis changer ce chiffre manuellement
après recopie à la prochaine étape, soit mettre « ‘Base de donnée’ !A3 » (=2) et qui
vaudra après recopie 3-4-5-6.
Valeur_proche = FAUX pour obtenir des valeurs exactes
Validez.
Faites une recopie :
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Vous obtenez l’adresse complète du contact 1 (choix cellule A1) :
Dans ce cas nous souhaitons que le nom et le prénom ainsi que le code postal et le
lieu se suivent.
Faites comme ceci :
Nom : =Formule1
Prénom : =Formule2
Nom prénom : = Formule1&" "&Formule2
Vous obtenez alors ceci :
Déplacez les cellules comme vous le souhaitez (ici à l’emplacement du
destinataire) :
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Déplacez la cellule A1 hors de la zone d’impression :
Dans la barre d’outils formulaires, sélectionnez la zone de liste déroulante :
Créez une liste hors de la zone d’impression :
Modifiez le format de l’objet (voir image) :
Plage d’entrée = la liste des noms des contacts, sélectionnez soit la liste de noms,
soit la liste de noms avec une marge si vous comptez ajouter d’autres contacts par la
suite (il n’y a que ce paramètre à modifier dans le cas où la marge est dépassée).
Cellule liée = I10 = la cellule qui contient le « 1 ».
Nombre de lignes = au nombre de lignes affichées simultanément lorsque vous
cliquez sur la liste déroulante.
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Validez.
Faites quelques essais, l’adresse entière se modifiera à chaque changement …
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