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Imports Elèves et Emplois du temps
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Principes
• Educ-Horus permet d’importer les élèves et
emplois du temps :
– En début d’année pour initialiser les données de
base du logiciel
– Autant de fois qu’on le souhaite ensuite :
• Imports cumulatifs : pas de perte de données
• Application des emplois du temps à J+1
– Différents formats de fichiers supportés
– Déclenchement à la demande ou la nuit suivante
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Ecran principal
Redéclencher
l’import (ne pas
utiliser, sauf en cas
Faire apparaître la de problème
boîte de dialogue technique)
d’import
Cliquer pour
déclencher
immédiatement
l’import
Une date indique
la bonne
réalisation de
l’import
Les données
concernées par
l’import
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Import : actions préalables
• Les classes sont conservées dans Educ-Horus
d’une année sur l’autre
• Pour éviter toute confusion au moment de
l’import, il faut d’abord supprimer les classes
qui n’existent plus dans l’établissement :
en administrateur : Divisions > Classes
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Boîte de dialogue
Source des données
d’emploi du temps
Dans le cas d’12Temps,
choisir le même
Recrée tous les cours au séparateur que pour les
lieu de simplement changer remontées STS et
ceux qui ont été modifiés SIECLE
depuis le dernier import. A
utiliser par exemple en cas
de problèmes de définition
des alternances
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Données d’emplois du temps
• Indispensables pour initialiser le logiciel
• Educ-Horus peut être approvisionné à partir
de :
– EDT d’Index Education :
• Le format natif crypté n’est géré que pour les projets
Toutatice en Bretagne et ANPER95 dans le Val d’Oise
• Dans les autres cas, il faut générer des fichiers PDF
– 12Temps d’OMT :
• Générer les fichiers DBF :
Fichier > Import/Export Parents Profs UD VS
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Elèves dans les groupes
• Pour l’exhaustivité des données dans Educ-
Horus il est important d’y connaître la
répartition des élèves dans les groupes
• 3 possibilités :
– Groupes définis dans le logiciel d’emploi du temps
(a priori le plus pratique)
– Groupes définis dans SIECLE
– Groupes définis dans Educ-Horus :
Divisions > Groupes en administrateur
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Données provenant d’EDT
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EDT : opérations préalables
• Les emplois du temps générés avec EDT ne
sont pas importables « en l’état », il faut
réaliser certaines opérations préalables depuis
l’onglet Emploi du temps, menu Editer :
– « Transformer les cours complexes en cours
simples et indépendants »
– « Générer les groupes pour PRONOTE »
• Travailler éventuellement sur une copie du
fichier d’Emplois du temps !
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EDT : Cours complexes
• Les cours complexes correspondent à des
alignements de cours :
Par exemple : LV2 avec 3 groupes et 3
enseignants
• La transformation en « cours simples et
indépendants » permet de distinguer les
séances
Par exemple : AGL2, ALL2, ESP2, chacune avec
un enseignant et un groupe
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EDT : groupes
• Par défaut, EDT gère des classes et partitions
de classes
• Les partitions ne sont pas exploitables par
EducHorus
• Il faut donc :
– Générer des groupes à partir des partitions :
Onglet « Emploi du temps », menu « Editer >
Générer les groupes pour PRONOTE »
– Vérifier l’intelligibilité des noms de groupes
générés : onglet « Groupe »
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EDT : groupes
On peut visualiser
les parties comprises
dans un groupe
Vérifier et corriger
éventuellement les
noms de groupes
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EDT : jusqu’à la version 2009
• Générer des fichiers DBF dans un répertoire
• Fichier > Import/Export > Exporter vers
PRONOTE
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EDT > 2009 : cas de Toutatice/ANPER95
• Fichier > IMPORTS/EXPORTS : Vers les socles
ENT
• Choisir « ENT Toutatice Rennes » ou « ENT Val
d’Oise »
• Enregistrer le fichier XML
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EDT > 2009 : hors Bretagne
• On génère des fichiers PDF qui seront
interprétés par Educ-Horus :
– Emplois du temps
– Elèves dans les groupes (optionnel)
• Règlages « fins » à effectuer :
– Importants pour la bonne interprétation par
Educ-Horus (espace suffisant entre les colonnes)
– Effectuer les réglages AVANT les autres opérations
EDT afin d’enregistrer le fichier et de conserver ces
réglages les fois suivantes
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EDT : PDF des cours
• EDT : onglet Emploi du temps > Cours :
menu Fichier > Imprimer
Sélectionner
« Tout »
Décocher
« Protégé »
Sélectionner
« A3 »
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EDT : PDF, onglet Contenu
Ces 7 colonnes plus
Alt – Alternances, soit :
• Durée
• Jour et heure
• Fréquence
• Professeur
• Matière
• Classe
• Salle
• Alternances
Cocher cette
case
Taper dans l’ordre :
20 – 30 – 20 – 70 – 100 – 50 – 30 – 20 pour EDT 2012
50 – 30 – 20 – 70 – 100 – 50 – 30 – 20 pour EDT > 2012
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EDT : PDF, onglet Mise en page
Sélectionner
« Paysage »
Décocher tous
les « En-tête et
pied de page »
Vérifier la
cohérence en Puis générer le
cliquant sur PDF en cliquant
« Aperçu » sur « Générer »
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EDT : PDF, vérification
La colonne classe ne doit contenir que des
noms de classes ou de groupes (entre [ ]).
Si des noms sont entre < > : il s’agit de parties,
ce n’est pas bon !
L’espace entre les colonnes doit être suffisant,
les libellés ne doivent pas être tronqués
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EDT : PDF des groupes
• EDT : Onglet Emploi du Temps > Eleves :
menu Fichier > Imprimer
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EDT : PDF des groupes
Choisir les
options
indiquées
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EDT : PDF des groupes
• Nom
• Prénom
• Né(e) le
• Classe
• Groupes
• 50
• 30
• 20
• 20
• 155
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EDT : PDF groupes, vérification
L’espace entre les colonnes doit être suffisant,
les libellés ne doivent pas être tronqués
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Données provenant d’12Temps
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12Temps : génération des fichiers
• Emplois du temps :
Fichier > Import/Export parents profs UD VS
Fichiers UDTCOURS.DBF et UDTREGR.DBF
• Elèves dans les groupes :
Fichier XML ELEGROUPES destiné à l’origine à
SIECLE
• Les fichiers sont générés dans le répertoire
d’installation d’12Temps (C:\12Temps) ou
dans le répertoire réseau des données :
vérifier la date système des fichiers 26
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Données provenant de SIECLE
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SIECLE : Données des élèves
• Base Elèves
> Importation / Export
> Exportation XML
• Générer les 4 fichiers (ou version zip) :
– Structures.xml
– Nomenclature.xml
– ElevesAvecAdresses.xml
– ResponsablesAvecAdresses.xml
• Attention à choisir la bonne année scolaire !
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Données provenant de Libellule
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Libellule : Etablissements agricoles
• Réaliser un export CSV de données en
choisissant si possible le ; en séparateur
• Ne pas encadrer les champs par un caractère "
• Attention à ne pas choisir de champ dont les
enregistrement comporteraient des retours à
la ligne
• Le fichier doit être enregistré avec le codage
Latin-1 ou ISO-8859-1 (utiliser LibreOffice Calc
pour vérifier et convertir)
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Libellule : Champs nécessaires
• Educ-Horus requiert au moins les champs :
Id_propre_a_libellule Resp1_Nom Resp2_Nom
Nom Resp1_Prenom Resp2_Prenom
Prenom Resp1_Adresse_1 Resp2_Adresse_1
Date_de_naissance Resp1_Adresse_2 Resp2_Adresse_2
Code_Division Resp1_Commune Resp2_Commune
Regime Resp1_Code_Postal Resp2_Code_Postal
Eleve_Adresse_1 Resp1_num_du_tel Resp2_num_du_tel
Eleve_Adresse_2
Eleve_Commune
Eleve_Code_Postal
INA
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Les étapes d’import
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Obligatoire lors du premier import
Import : étape 1
Obligatoire lors du premier import,
sauf si synchronisation avec l’annuaire
ActiveDirectory
Attention, cette coche provoque la suppression de la
répartition des élèves dans les groupes dans 33
Educ-Horus au début de l’import © Tous droits réservés – ITOP 2012
Import : étape 2
Versions compressées ou non
des fichiers SIECLE
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Import : étape 3
Mettre les classes en
correspondance. Mise en correspondance des
groupes utile seulement si la
répartition des élèves dans les
groupes est effectuée dans
SIECLE
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Import : étape 4
Cocher les alternances
pour chaque semaine Le sélecteur permet
de l’année scolaire. d’appliquer un
Autrement dit : un cochage/décochage sur
type d’alternance doit un certain nombre de
être coché pour toutes cases. Par exemple ½
les semaines pour permet d’appliquer le
lesquelles il s’applique. cochage ou le décochage
sur une case sur 2 .
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Import : étape 5
A modifier seulement
si un premier import a
conduit a des horaires
erronés dans Educ-
Horus. Il faut alors
mettre les vrais
horaires attendus en
face de ces horaires
erronés.
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Import : étape 6
Faire correspondre les
enseignants avec ceux
qui sont déjà présents
dans Educ-Horus.
ATTENTION : dans le
cas d’un
remplacement, ne
rien mettre en face du
nouvel enseignant.
En effet, le faire
correspondre avec
l’enseignant remplacé
revidenrait à lui faire
reprendre toutes les
données de celui-ci, y
compris les données
personnelles
(messagerie…).
En résumé : ne faire
correspondre que des
homonymes qui sont
bien les mêmes
personnes physiques.
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L’écran final indique la bonne prise en
compte de l’import.
Celui-ci sera déclenché automatiquement la
prochaine heure ou la prochaine nuit (selon
la plate-forme).
On peut aussi forcer son déclenchement en
cliquant sur « Import non réalisé » dans la
liste
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Cités scolaires
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Gestion des cités scolaires
• Si on veut gérer plusieurs établissements (ou
unité administratif) dans Educ-Horus, il faut :
– Fusionner les emplois du temps des différents
établissements en un seul avant de faire l’export
– Réaliser un premier import avec les données
élèves et parents d’un des établissements, puis
importer les donnée du ou des autres
établissements.
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Fin
