Résumé

Excel dans ma poche est un document conçu pour les

jeunes voulant apprendre le logiciel Excel, leur offrant les
bases dudit logiciel accompagné de ces multiple facette
avec des images illustrant chaque pratique.

ATOULOU Mignon, Auditeur-Comptable

EXCEL

Excel dans ma poche

Je maîtrise Excel
 Sommaire
1. Présentation d’Excel Page
2. Classeur et feuille de calcul Page
3. Tableau Page
4. Graphiques Page
5. Tableau croisés dynamiques Page
6. Liaisons entre feuilles de calculs Page
7. Imprimer un modèle de calcul Page
8. Enregistrer un classeur Page
9. Cas pratique Page
10. Bonus Page
  Présentation d’Excel
Excel est un logiciel de calcul qui permet l’automatisation des tâches de gestion. Ses
ressources sont nombreuses et son utilisation infinie. On peut, en effet, s’en servir pour
plusieurs actions telles que : l’élaboration d’un budget ou d’une facture, etc.

Grâce à un ensemble de fonctions prédéfinies dans des domaines comme les mathématiques,
la finance, les statistiques, etc. Excel permet de construire des modèles de calcul adaptés à
chaque activité professionnelle.

 Fenêtre Excel
A l’ouverture la fenêtre d’Excel se présente de la manière suivante :

La barre de titre est située en haut de l’écran. Le nom du logiciel utilisé (ici Excel) est à
gauche. À droite, on retrouve trois pictogrammes, permettant respectivement de fermer
provisoirement la fenêtre d’Excel, la redimensionner et la fermer définitivement.

Juste en dessous, on aperçoit la barre de menus, ou ruban, permettant l’accès à toutes les
commandes d’Excel.

À droite, on trouve trois pictogrammes similaires a ̀ ceux situés sur la barre de menus, mais
qui agissent sur la fenêtre contenant le document en cours d’élaboration.
Le logiciel se compose donc de deux fenêtres imbriquées l’une dans l’autre. Ainsi, la fenêtre
contenant un classeur peut être fermée ou redimensionnée sans que la fenêtre générale ne
change d’aspect.

Sous la barre de menus, on trouve la barre d’outils, qui affiche les commandes les plus
utilisées d’Excel.
Juste en-dessous, la barre d’accès rapide contient par défaut trois boutons de commande
permettant d’enregistrer le classeur, d’annuler une commande ou de rétablir l’effet d’une
commande annulée.
Encore en-dessous, la barre de formule permet de saisir et de modifier les formules.
La zone quadrillée équivaut à l’espace de travail, en l’occurrence une feuille de calcul
découpée en lignes et en colonnes.

Deux barres de défilement placées sur la droite et en bas de l’écran permettent de se

déplacer sur la diapositive si celle-ci n’apparaît pas en entier sur l’écran de l’ordinateur.
Il y a aussi un zoom situé tout en bas à droite.

En bas, on trouve des onglets qui permettent de se déplacer dans les différentes feuilles de
calcul du classeur. La feuille affichée a ̀ l’écran porte, par défaut, le nom : feuil1.

Enfin, tout en bas, la barre d’état́ donne des informations liées à ce que l’utilisateur est en
train de faire.
Une feuille de calcul est un document qui permet de stocker et de manipuler des données. Elle
se présente sous la forme d’une grille découpée en lignes, repérées par des valeurs
numériques, et en colonnes, repérées par des caractères alphabétiques.
L’intersection d’une ligne et d’une colonne est une cellule.

 Classeur t feuille de calcul

La cellule permet de mémoriser les données sur lesquelles vous souhaitez travailler. Ces
données représentent des valeurs numériques, du texte ou des formules de calcul.

La première cellule située en haut à gauche, à l’intersection de la ligne 1 et de la colonne A, a

pour coordonnées A1. Ces coordonnées sont importantes car elles sont utilisées pour
effectuer des calculs.
 Un classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul solidaires. Une feuille s’affiche à
l’écran lorsque l’on clique sur l’onglet qui lui correspond.
Dans la figure 1, le classeur contient trois feuilles de calcul qui portent les noms respectifs
suivants : feuil1, feuil2, feuil3.

2.1. Construire un modèle de calcul

Pour élaborer un modèle de calcul, il est conseillé de procéder au moins en trois étapes afin de
perdre le moins de temps possible. La première doit être consacrée à ̀ la saisie des valeurs
numériques et des intitulés entrant dans votre modèle. Le deuxième doit concerner
l’élaboration des formules de calcul. Une fois ceci termine, et surtout une fois ́ que tout a été
vérifié et que les erreurs ont été corrigées, on peut se préoccuper de la troisième étape qui
consiste à mettre en forme le modèle, c’est-à-dire a ̀ travailler sur sa présentation : quel type
de caractères choisir ? Quelle taille ? Faut-il encadrer telle ou telle partie, ou colorer telle ou
telle autre partie

Autant de questions à se poser afin de rendre son modèle le plus lisible possible.

Pour construire un modèle, il faut remplir tour à tour les cellules concernées. Pour ce faire :
 Sélectionnez avec la souris la cellule à remplir ;
 Tapez ensuite le texte voulu à l’aide du clavier ;
 Confirmez enfin la saisie en appuyant sur la touche Entrée.

 Sélectionner des cellules

La sélection d’une ou de plusieurs cellules est un préalable a ̀ l’exécution d’une action sur
cette ou ces cellules. Les écrans indiques page suivante donnent quelques illustrations de la
façon dont Excel symbolise une sélection.

Figure 2 : Sélection d’une cellule

Figure 3 : Sélection d’une plage de cellules

Figure 4 : Sélection d’une ligne

Figure 5 : Sélection d’une colonne

Figure 6 : Sélection de cellules non contigües Figure 7 : Sélection de toute la feuille

Le tableau ci-après récapitule la marche à suivre pour réaliser ces différents types de sélection.

Marche à suivre

Cliquez sur la cellule désirée.

Cliquez sur le nombre ou la lettre de la ligne ou de la colonne. Cliquez sur le nombre ou la

lettre représentant la première ligne où la première colonne à sélectionner et, sans relâcher la
souris, déplaceź -la vers la droite ou la gauche jusqu’à la dernière ligne ou colonne qui doit
faire partie de la sélection, puis relâchez la souris. Cliquez sur la première cellule en haut et à
gauche de la plage à sélectionner, déplacez la souris jusqu’à la dernière cellule qui doit faire
partie de la sélection, puis relâchez la souris.

Cliquez sur la première cellule désirée, appuyez sur la touche Ctrl, puis, sans la relâcher,
sélectionnez, une par une, les autres cellules.

Cliquez sur le rectangle situe ́ à gauche de la colonne « A ».

 Saisir des données

Pour saisir une donnée, il faut au préalable sélectionner la cellule qui devra la contenir. Une
fois la cellule sélectionnée avec la souris, il suffit de taper le contenu qui lui est destiné. Dès
que l’on frappe le premier caractère de ce contenu, plusieurs éléments apparaissent dans la
barre de formules, comme indique ́ ci-dessous.

– Le bouton Annuler, symbolise ́ par une croix, permet d’annuler la saisie en cours. Pour
annuler, il suffit de cliquer sur ce bouton avec la souris, ou d’appuyer sur la touche Echap. –
le bouton Entrer, symbolisé par une coche, permet de terminer la saisie en cours. Il a le même
effet que la touche Entrée du clavier ;
– Le bouton Insérer une fonction, symbolisé par fx, permet de rechercher une formule
prédéfinie parmi toutes celles proposées par Excel. En cliquant sur ce bouton, vous accédez à
un assistant qui permet, non seulement de chercher une formule, mais aussi de vous guider
dans son élaboration afin que vous ne commettiez pas d’erreur de syntaxe ;
– Le texte saisi : il apparait en même temps dans la cellule et dans la barre de formules.
Ce double affichage a été conçu pour vous simplifier notamment les opérations de
modification d’une cellule en vous offrant, dans la barre de formules, un espace suffisamment
large pour visualiser aisément l’intégralité du contenu d’une cellule.

 Saisir une valeur numérique

Pour saisir une valeur numérique, il suffit de taper les chiffres correspondant au clavier
comme : 10 ; 100,25... Vous avez, par ailleurs, la possibilité d’exprimer, par exemple, un
chiffre en pourcentage comme : 10 %, 5,6 %..., ou en Euros comme : 1 000 €, 1 000,50 €.
Pour cela, saisissez après le dernier chiffre, soit le symbole %, soit le symbole €. Par défaut,
toute valeur numérique apparait, dans une cellule, alignée à droite, alors que les textes
apparaissent, eux, alignes à gauche.

Si un nombre apparait aligné à gauche sans que cet alignement ait été spécifie, Excel ne ́
considèrera pas ce nombre comme une valeur numérique mais comme un texte quelconque.
Aucune opération arithmétique ne pourra alors être effectuée avec cette valeur. Ceci arrive
souvent lorsque l’on tape par erreur un caractère alphabétique en même temps qu’un chiffre
comme, par exemple, 15.5 au lieu de 15,5.

Par ailleurs, si un nombre est trop long par rapport à la largeur de la cellule qui le contient, il
ne pourra pas être affiche ́ entièrement. Dans ce cas, Excel fait apparaitre dans la cellule une
série de caractères comme celle-ci : ########. Pour visualiser le nombre en question, il vous
suffit d’élargir la colonne en question.

 Modalités de création d’une formule de calcul

Les formules de calcul commencent toujours par le symbole = afin qu’Excel sache qu’il
s’agit d’une formule et non d’un texte quelconque. Ces formules peuvent contenir des
nombres, des coordonnées d’autres cellules, des fonctions prédéfinies d’Excel, des
opérateurs mathématiques... Dans le cas ou ̀ Excel ne comprendrait pas ce que vous avez
saisi, vous verrez alors apparaitre un message d’erreur dans la cellule en question.

Lorsque vous souhaitez élaborer des formules complexes, vous devez faire attention à
l’ordre de priorité des opérateurs. Par exemple, la formule suivante 3*1000/4*1+0,15 n’est
pas identique à ̀ celle- ci 3*1000/4*(1+0,15). La priorité est d’abord accordée aux
expressions entre parenthèses.

S’il n’y a pas de parenthèses, Excel effectue, en premier lieu les multiplications et les
divisions, et, en second lieu, les additions et les soustractions. Lorsqu’une formule contient
deux opérateurs de même priorité, c’est le plus a ̀ gauche qui est d’abord pris en compte.
Ainsi, dans la formule 3*1000/4, Excel commence par multiplier 3 par 1000, puis divise le
résultat par 4.
  Opérateurs de formules
Voici la liste des opérateurs les plus utilisés dans les formules.

Operateurs Signification

^ Exposant : permet d’enlever un opérande ; nombre, formule à une puissance quelconque.

Exemple : 2^3 (2 puissance 3).

* Multiplication. / Division.

+ Addition.

- Soustraction.

= Egalite.

< Inferieur à.

> Supérieur à.

<= Inférieur ou égal à. >= Supérieur ou égal à. <> Diffèrent de.

 Construction d’une formule

Si vous souhaitez construire un modèle de calcul, il est préférable de ne pas saisir des
constantes numériques dans une formule de calcul. Ceci signifie que vous devez, de
préférence, dissocier les valeurs entrant dans un calcul, de la formule qui effectuera ce
calcul. Vous devrez donc saisir les constantes dans des cellules particulières, et utiliser dans
vos formules les coordonnées des cellules contenant ces constantes.

Ainsi, lorsque souhaiterez changer la valeur de l’une des constantes, vous n’aurez pas à ̀
modifier les formules qui l’utilisent, avec tous les risques d’erreur que cela comporte, mais
simplement la cellule contenant sa valeur.

3. La fonction somme ()
Afin de simplifier la construction des formules, Excel dispose d’un certain nombre de
formules prédéfinies appelées fonctions. La fonction SOMME (), par exemple, a pour rôle
d’additionner toutes les cellules dont les coordonnées sont indiquées entre parenthèses. Cette
fonction peut être utilisée aussi bien des valeurs numériques qu’avec des coordonnées de
cellules.
Exemples

=SOMME (A1 : A10) =SOMME (A1 ; A10) =SOMME (A1 ; A3 ; A5 : A9)

 =SOMME (A1 : A3 ; A5 : A9)

Additionne le contenu des cellules comprises entre A1 a ̀ A10. Additionne le contenu de la

cellule A1 avec celui de la cellule A10.
Additionne le contenu de A1 avec celui de A3, puis avec celui des cellules comprises entre
A5 et A9.

Additionne le contenu des cellules comprises entre A1 et A3 avec celui des cellules
comprises entre A5 et A9.

Ainsi, avec la fonction SOMME (), pour additionner le contenu d’un ensemble de cellules,
il convient d’indiquer, entre parenthèses, les coordonnées de la première cellule, suivi du
séparateur « : » – deux points – et les coordonnées de la dernière cellule, comme indique ́ ci-
dessus :

Pour éviter de saisir au clavier des coordonnées de cellules dans une formule, Excel vous
donne la possibilité de les insérer automatiquement. Pour cela, lorsque vous êtes en train de
définir une formule, cliquez sur la cellule dont les coordonnées doivent être introduites dans la
formule. De la même manière, vous pouvez insérer automatiquement un intervalle de cellules,
en sélectionnant, au cours de la définition de la formule, les cellules en question.

 Les valeurs d’erreur

Si vous commettez une erreur lors de la saisie d’une formule, Excel affichera dans la cellule
qui contient la formule erronée un message particulier vous indiquant le type d’erreur
commise. Ces messages commencent toujours par le symbole #.
Messages d’erreur

#DIV/0 ! #N/A
#NOM ?

#NOMBRE #REF ! #VALEUR

Signification

La formule tente d’effectuer une division [impossible] par zéro.

Une des cellules contenues dans la formule est vide ou ne contient pas encore de données
nécessaires au calcul.

Un nom de cellule est utilisé dans une formule mais n’a pas été défini préalablement a ̀ son
utilisation. Excel donne la possibilité de donner un nom a ̀ une cellule puis d’utiliser ce nom
dans une formule de calcul a ̀ la place des coordonnées de la cellule. Par exemple, on peut
nommer TVA la cellule qui contiendra un taux de TVA, puis
utiliser l’intitule ́ TVA pour effectuer un calcul.
Exemple : =A10*TVA. Cette formule ne fonctionnera qu’a ̀ partir du moment ou ̀ la cellule
contenant le taux de TVA aura été nommée TVA.

Un paramètre incorrect est utilisé par une formule.

La formule contient des coordonnées qui ne sont pas correctes.

Un paramètre ou un opérateur incorrect est utilisé. C’est le cas, notamment, lorsque l’on tente
d’effectuer une opération arithmétique a ̀ partir d’une cellule qui, au lieu de contenir une
valeur numérique, contient du texte.

 Modification des données

Toute donnée saisie peut être modifiée à tout moment. Deux cas de figure peuvent se
présenter. Soit on souhaite remplacer le contenu d’une cellule par un autre contenu.

Pour ce faire :

– Sélectionnez la cellule à modifier ;

– Saisissez la nouvelle valeur ;

– Terminez en appuyant sur la touche Entrée.

 Dans ce cas de figure, l’ancienne valeur sera remplacée par la nouvelle sans que vous ayez
besoin, au préalable, de l’effacer.

Soit on souhaite modifier uniquement une partie du contenu d’une cellule. Pour cela :

– Sélectionnez la cellule à modifier ;

– Cliquez dans la barre de formule à l’endroit où vous souhaitez opérer une modification

– Effectuez votre modification ;

– Terminez en appuyant sur la touche Entrée.

 Annuler une modification

Excel vous donne la possibilité ́ d’annuler a ̀ tout moment une action que vous
avez effectuée. Par exemple, si vous commettez une erreur de manipulation ou si
vous exécutez une commande dont le résultat ne vous convient pas, procédez ainsi
:

– sur la barre d’accès rapide, cliquez sur le bouton Annuler, ou appuyez sur le raccourci Ctrl
+ Z.

 Effacer le contenu d’une ou de plusieurs cellules

Pour effacer le contenu d’une ou de plusieurs cellules, procédez ainsi : – sélectionnez
la ou les cellules désirées ;

– appuyez sur la touche Suppr du clavier.

  RECOPIER LE CONTENU D’UNE CELLULE
Vous pouvez à tout moment recopier tout ou partie d’une feuille de calcul. Cette
fonction est particulièrement utile pour recopier des formules de calcul. Prenons
l’exemple indique ́ ci-dessous.

Dans cet exemple, pour calculer le montant de la TVA applicable à ̀ chaque véhicule
vendu, il convient de définir, sur chaque ligne, une formule de calcul qui effectue
l’opération suivante : Prix de vente * 0,196. Or, toutes les formules sont identiques
a ̀ un numéro de ligne près. Dans ce cas de figure, lorsqu’un ensemble de formules
de calcul dispose de la même structure, il est inutile de saisir chaque formule
individuellement. En effet, Excel vous donne la possibilité de recopier une formule
en faisant en sorte de décaler, au cours de la recopie, soit le numéro de la ligne, soit
celui de la colonne, selon que la recopie est effectuée sur la même colonne ou sur la
même ligne.

 RECOPIE EN COLONNE
Dans l’exemple précédent, la première formule, située en E2, multiplie la cellule
D2 par la constante 0,196. La deuxième formule, en E3, multiplie la cellule D3 par
la constante 0,196. Ces formules sont donc identiques dans leur structure. La seule
différence entre elles réside dans le numéro de la ligne. Si l’on définit la première
formule en E2, et si on la recopie en ED, c’est-à-dire une ligne plus bas, Excel, lors
de la recopie, modifie automatiquement le numéro de la ligne en lui rajoutant 1.
Ainsi, la formule =D2*0,196 recopiée une ligne plus bas deviendra =D3*0,196.

De cette manière, Excel vous donne la possibilité de vous simplifier la tâche lors de
la saisie de formules en vous permettant de recopier une multitude de fois une seule
et même formule.

Pour recopier la formule située en E2, procédez ainsi :

Sélectionnez la cellule E2 ;

Effectuez un clic-droit avec la souris sur la cellule a ̀ recopier, et choisissez l’option

Copier ;

Sélectionnez la plage de cellules ou ̀ vous souhaitez effectuer la recopie ;

Effectuez un clic-droit dans la sélection que vous venez de réaliser, et choisissez

l’option Coller.

Exemple de recopie d’une formule de calcul Formule de calcul initiale

Pour recopier la formule située en E2, vous pouvez aussi procédez ainsi :

– Sélectionnez la cellule E2 ;

– Positionnez le curseur sur l’angle inferieur droit de la cellule a ̀ recopier ; – le curseur

change alors de forme et se transforme en croix noire. Appuyez alors sur le bouton gauche
de la souris et, sans relâcher la pression, faites glisser le curseur vers le bas. Excel entoure
alors la sélection des cellules dans lesquelles la recopie doit être effectuée, comme indiqué
ci-après.

La matérialisation de la zone dans laquelle la recopie doit être effectuée

– Relâchez le bouton de la souris a ̀ l’endroit approprie. ́
Excel recopie alors la formule de départ dans toutes les cellules de la plage ainsi
sélectionnée.

 RECOPIE EN LIGNE
Dans l’exemple précédent, la recopie d’une formule s’effectuait en colonne. Si vous
souhaitez faire la même chose mais en ligne, Excel, cette fois-ci, modifiera
uniquement le numéro de la colonne. Prenons l’exemple indique ́ ci-après. La
cellule D13 contient la formule suivante : =SOMME (D2 : D11).

Exemple de recopie d’une formule sur une ligne Formule de calcul initiale

Si l’on recopie cette formule dans la cellule de droite, E13, lors de la recopie, Excel modifiera
automatiquement le numéro de la colonne et lui rajoutant, d’une certaine manière, 1. Ainsi, la
formule =SOMME (D2 : D11) recopiée immédiatement à droite deviendra =SOMME (E2 :
E11).

 Bloquer une coordonnée lors d’une recopie

Reprenons l’exemple précédent. Pour calculer la TVA, la formule =D2*0,196 a été
saisie en E2 puis recopiée de E3 a ̀ E11. Comme il est préférable de ne jamais
utiliser de constante dans une formule, il convient de saisir le taux de TVA dans
une cellule quelconque, par exemple G2, et de modifier la formule en E2, de la
manière suivante : =D2*G2.

Or, la formule =D2*G2 ne peut plus être recopiée vers le bas, car si tel était le cas,
celle-ci deviendrait, après recopie en E3, =D3*G3. Et le taux de TVA ne se situe
pas en G3, mais en G2.

Aussi, pour faire en sorte que le numéro de la ligne de la cellule G2 ne bouge pas au
cours de la recopie, il faut saisir devant la coordonnée en question un symbole
particulier : $.

La formule devient alors : =D2*G$2, comme indique ́ ci-après.

Exemple de formule dans laquelle une coordonnée de colonne a été bloquée

Imaginez, maintenant, que vous ayez a ̀ réaliser un calcul similaire, mais en recopiant la
formule sur une même ligne.

Pour illustrer ceci, prenons le même exemple que précédemment, mais en ayant au préalable
permute ́ les lignes et les colonnes. Dans ce tableau, indique ́ ci-après, nous devons calculer la
TVA en B5, puis recopier la formule de C5 a ̀ E5. La formule située en B5 sera la suivante :
=B4*G2. Si cette formule est recopiée en l’état dans la cellule C5, elle deviendra : =C4*H2.
Or, le taux de TVA n’est pas en H2, mais en G2. Il faut donc, qu’au cours de la recopie, H2
ne devienne pas G2. Pour ce faire, il convient d’insérer un $ devant la coordonnée qui ne doit
pas bouger, en l’occurrence devant le H. La formule devient alors : =B4*$G2. Elle peut ainsi
être recopiée.
Exemple de formule dans laquelle une coordonnée de ligne a été bloquée

 RECOPIER UNE FORMULE

Pour effectuer une recopie de formule, le processus général est le suivant :

– Sélectionnez la cellule a ̀ copier ;

– Exécutez la commande Copier ;

– Sélectionnez la plage de cellules ou ̀ vous souhaitez effectuer la copie ; – exécutez la

commande Coller.
Maintenant, vous disposer de plusieurs façons pour exécuter les commandes Copier
et Coller. Vous pouvez utiliser la barre de menus, en sélectionnant les commandes
en question dans le menu Accueil.

Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel associé à la cellule à copier, en

cliquant sur cette dernière avec le bouton droit de la souris, ou encore vous pouvez
utiliser les touches du clavier, en tapant Ctrl-C pour copier puis Ctrl-V pour coller,
ou faire glisser le curseur à partir du coin inferieur droit de la cellule à recopier.

 DÉPLACER UNE CELLULE

Pour déplacer une cellule, le processus général est le suivant :
– Sélectionnez la cellule a ̀ copier ;

– Exécutez la commande Couper ;

– Sélectionnez la plage de cellules ou ̀ vous souhaitez effectuer la copie ;

– Exécutez la commande Coller.

Maintenant, vous disposer de plusieurs façons pour exécuter les commandes

Couper et Coller. Vous pouvez utiliser la barre de menus, en sélectionnant les
commandes en question dans le menu Accueil. Vous pouvez aussi utiliser le menu
contextuel associé à la cellule à couper, en cliquant sur cette dernière avec le bouton
droit de la souris, ou les touches du clavier, en tapant Ctrl-X pour couper puis Ctrl-
V pour coller.

 INSÉRER DES LIGNES OU DES COLONNES

Pour insérer une ligne ou une colonne, procédez ainsi :

– Sélectionnez la ligne ou la colonne avant laquelle vous souhaitez en insérer

une autre, en cliquant sur le numéro correspondant dans la marge gauche ou dans
l’en-tête de colonne ;
– Effectuez un clic-droit dans la sélection et choisissez l’option Insertion.
Vous remarquerez que l’insertion s’est opérée au-dessus de la ligne sélectionnée ou
à gauche de la colonne sélectionnée. Il en sera toujours ainsi de façon à pouvoir, au
cas où insérer une ligne avant la ligne 1 ou une colonne avant la colonne A.
De plus, Excel, après l’insertion, a pris en compte l’ajout d’une nouvelle ligne ou
d’une nouvelle colonne dans toutes les formules de calcul en les modifiant en
conséquence.

 SUPPRIMER DES LIGNES OU DES COLONNES

Pour supprimer une ou plusieurs lignes ou colonnes, procédez ainsi :

– Sélectionnez-la ou les lignes ou colonnes a ̀ supprimer ;

– Effectuez un clic-droit dans la sélection et choisissez l’option Supprimer.

  METTRE EN FORME UN MODÈLE DE CALCUL
Chaque cellule d’une feuille de calcul est caractérisée par : un contenu, une valeur,
une formule et par un format centré, caractère gras, valeur libellée en Euros,
encadrement, couleur de fond...

Le format détermine l’apparence de l’affichage d’une cellule. Il permet d’améliorer

la présentation d’un modèle et facilite sa lecture et sa compréhension. C’est
pourquoi sa mise en forme revêt une importance particulière. Excel vous fournit
toute une série de commandes qui vous permettront de travailler la forme de vos
modèles.

 MODIFIER LA LARGEUR D’UNE COLONNE

Vous disposez de plusieurs méthodes pour effectuer cette opération. Vous pouvez :

Utiliser la souris ainsi :

 Positionnez le curseur sur la ligne verticale à droite de la lettre numérotant

la colonne dont vous souhaitez modifier la taille ;
 Cliquez sur le bouton gauche de la souris sans le relâcher, et déplacez le
curseur vers la droite ou la gauche jusqu’à ̀ ce que vous obteniez la largeur
désirée ;
 Relâchez le bouton de la souris.
 Utiliser l’option Format du menu Accueil ainsi :
 Sélectionnez d’abord la colonne a ̀ modifier ;
 Sélectionnez le menu Accueil, choisissez l’option Format puis l’option
Largeur de colonne et indiquez dans la boite de dialogue qui s’ouvre une
largeur désirée.

Vous pouvez aussi faire en sorte que la largeur d’une colonne soit calculée au plus
juste et s’adapte exactement a ̀ la largeur de l’intitule ́ le plus long contenu dans une
cellule de cette colonne. Pour ce faire, cliquez deux fois rapidement sur la ligne
verticale à droite de la lettre numérotant la colonne dont vous souhaitez modifier la
taille.
  MODIFIER LA HAUTEUR D’UNE LIGNE
Vous disposez, la ̀ aussi, de plusieurs méthodes pour effectuer cette opération. Vous
pouvez, soit :

Utiliser la souris ainsi :

 Positionnez le curseur sur la ligne horizontale en dessous du nombre

représentant la ligne dont vous souhaitez modifier la taille ;
 Cliquez sur le bouton gauche de la souris sans le relâcher, et déplacez le
curseur vers le bas ou le haut jusqu’à ̀ ce que vous obteniez la hauteur
désirée ;
 Relâchez le bouton de la souris.
 Utiliser l’option Format du menu Accueil ainsi :
 Sélectionnez d’abord la ligne a ̀ modifier ;
 Sélectionnez le menu Accueil, choisissez l’option Format puis l’option
Hauteur de ligne et indiquez dans la boite de dialogue qui s’ouvre une
hauteur désirée exprimée en « points ».

 Formater des cellules

Excel vous donne la possibilité ́ de modifier les attributs d’affichage du contenu des
cellules de votre modèle. Certains attributs s’appliquent à ̀ tout type de contenu,
qu’il s’agisse de textes ou de valeurs numériques. C’est le cas lorsque l’on souhaite
changer l’alignement, la police de caractères utilisée, la forme des caractères – gras,
italique... D’autres attributs ne s’appliquent qu’aux valeurs numériques et
permettent, par exemple, de faire en sorte que toute valeur numérique s’affiche
systématiquement avec deux chiffres derrière la virgule, soit suivie du symbole €...

Pour formater des cellules, procédez ainsi :

- Sélectionnez les cellules pour lesquelles vous souhaitez modifier

l’apparence ;
- Sélectionnez le menu Accueil et cliquez sur l’une des flèches situées à en
bas à droite des panneaux Police, Alignement ou Nombre. Une boite de
dialogue, comme celle indiquée ci-après, apparait à l’écran.

La boite de dialogue permettant de formater des cellules

Cette boite de dialogue contient plusieurs onglets, situés en haut, vous permettant
de modifier le format des Nombres, l’Alignement du contenu des cellules, la Police,
la Bordure des cellules et leur Remplissage, c’est-à-dire la couleur de fond, ou de
protéger les cellules [Protection].

Chaque onglet est décrit ci-après.

Les différentes options de mise en forme

Utiliser les fonctions prédéfinies

 Les principes

Les calculs se réalisent en combinant des coordonnées de cellules avec des opérateurs
mathème- tiques : +, -, * ou /ù Cependant, si l’on souhaite effectuer des opérations plus
élaborées, on se trouve rapidement limite ́ si l’on ne dispose pas d’autres moyens de
calcul. C’est pourquoi Excel dispose d’un ensemble de fonctions prédéfinies a ̀ l’image
de la fonction SOMME (). Ces fonctions permettent d’effectuer toute une série de
calculs mathématiques, financiers, statistiques... Excel vous propose un assistant pour
insérer une fonction si vous avez oublié la façon dont il faut la construire.

Pour insérer une fonction prédéfinie, procédez ainsi :

– Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer une fonction ;

– Sélectionnez le menu Accueil, puis cliquez sur la petite flèche située à droite du
bouton Somme.
– Tout en bas de la liste qui s’affiche, cliquez sur l’option Autres fonctions.
Une boite de dialogue, comme celle indiquée ci-après, apparait alors.

L’assistant « Insérer une fonction »

– Sélectionnez la Catégorie qui vous intéresse, a ̀ partir de la liste déroulante
située à droite de la rubrique Sélectionnez une catégorie, puis la fonction que vous
souhaitez insérer dans votre feuille de calcul, a ̀ partir de la zone de liste située sous la
rubrique Sélectionnez une fonction ;
– Cliquez sur Ok.

A partir de cet instant, Excel va vous guider pour définir les paramètres de la fonction.
Vous souhaitez, par exemple, insérer une fonction SOMME () dans la cellule
sélectionnée. Dans la boite de dialogue, sélectionnez la catégorie Maths & Trigo, puis,
sous la rubrique Sélectionnez une fonction, choisissez la fonction Somme. Terminez en
cliquant sur Ok.

L’écran indique ́ ci-après s’affiche alors.

L’assistant « Coller une fonction »

Dans cette boite de dialogue, Excel vous demande d’indiquer, dans la zone de texte
située à droite de la rubrique Nombre 1, les coordonnées de la plage de cellules a
sommer. Si vous souhaitez ajouter à cette plage de cellules une autre plage, indiquez
ses coordonnées en correspondance de la rubrique Nombre 2.

Vous observerez qu’au fur et à mesure que vous saisissez des paramètres, Excel vous
renvoie le résultat du calcul que vous êtes en train de définir. Vous pouvez ainsi
contrôler si vos paramètres sont corrects on non. Terminez en cliquant sur Ok.
 LA SYNTAXE ET LES ARGUMENTS D’UNE FONCTION
Toutes les fonctions prédéfinies sont constituées d’un nom suivi, entre parenthèses, des
arguments de la fonction. Toute fonction est précédée du symbole = lorsque celle-ci
débute une formule.

Lorsqu’une fonction admet plusieurs arguments, ceux-ci sont séparés par des points-virgules.
Vous ne pouvez en aucun cas oublier un argument ou en ajouter un supplémentaire.
Lorsque vous saisissez une fonction, vous ne pouvez en aucun cas insérer un espace ou
que ce soit : tous les caractères doivent être tapes les uns a ̀ la suite des autres.

 LA FONCTION SI ()

 LES PRINCIPES
La fonction SI () vous permet de tester des hypothèses en faisant en sorte qu’un calcul
dépende de la réalisation d’une condition.

Examinons l’exemple suivant.

Exemple d’utilisation de la fonction Si ()

L’exemple ci-dessus décrit l’état des ventes de véhicules d’une concession automobile.

On souhaite calculer, dans la colonne E, le montant de la remise accordée au client.

Mais cette remise obéit a ̀ la condition suivante. Si le véhicule acheté est une Porsche, la
remise est de 10 %, sinon elle est de 5 %.

La fonction SI (), pour effectuer cette opération, doit connaitre :

– La condition en fonction de laquelle la remise doit être calculée ;
– Le calcul a ̀ effectuer si la condition est vraie
– le calcul a ̀ effectuer si la condition est fausse.

Elle contient donc trois arguments.

4.3.2 LES RÈGLES DE CONSTRUCTION DES ARGUMENTS

La condition s’exprime toujours sous la forme d’une Egalite ́ ou d’une inégalité. Ici, il ́ s’agira
de savoir si le véhicule acheté est une Porsche. La condition s’exprimera ainsi : B2=G2.

Le calcul a ̀ effectuer si la condition est vraie indique les opérations qui devront se dérouler
dans ce cas de figure. Ici, on indiquera D2*H2. Le calcul a ̀ effectuer si la condition est fausse
indique les opérations qui devront se dérouler dans ce cas de figure.

Ici, on indiquera D2*H3.

Pour insérer cette formule dans la feuille de calcul, il convient de procéder ainsi :
– sélectionnez la cellule E2 dans laquelle vous souhaitez insérer la
fonction SI () ; – saisissez la fonction =SI (B2=G2 ; D2*H2 ; D2*H3) ; – terminez en
appuyant sur la touche Entrée.

Si cette formule doit être recopiée sur la même colonne, il ne faudra pas oublier de bloquer les lignes
des cellules G2, H3 et H3. La formule sera alors :

=SI (B2=G$2 ; D2*H$2 ; D2*H$3). Cette formule est prête pour la recopie.

Figure 24 : Un exemple de fonction Si ()

On peut aussi imbriquer 2 ou plus de 2 fonctions =SI. Avec l’exemple ci-dessus, si maintenant
l’on a 3 conditions a ̀ tester, par exemple une remise de 10% avec les Porsche et une de 8%
avec les Ferrari, et une remise de 5% avec toutes les autres marques, alors la formule de
calcul précédente deviendra, par exemple :

=SI (B2=G$2 ; D2*H$2 ; SI (B2=G$3 ; D2*H$3 ; D2*H$4))

L’écran ci-dessous, indique la formule qui vient d’être décrite.

Un exemple de fonctions Si () imbriquées

4.3.3 LE MODE DE FONCTIONNEMENT

La fonction SI () ainsi définie fonctionne de la manière suivante. Elle analyse la condition. Si la
condition est vérifiée, elle effectue uniquement le calcul correspondant au deuxième
argument de la fonction. En revanche, si la condition est fausse, elle ne tient pas compte du
deuxième argument et passe immédiatement au troisième et effectue le calcul
correspondant.

Les conditions s’expriment toujours en comparant une cellule a ̀ une autre cellule, ou une cellule a ̀
une valeur, ou une valeur a ̀ une autre valeur, en utilisant l’un de ces symboles :
Symbole Signification
Symbole Signification
>= Supérieur ou égal à. <= Inférieur ou égal a.̀ <> Diffèrent de. Égal à. = Strictement supérieur
a.̀ > Strictement inferieur a.̀ <

LES PRÉCAUTIONS A PRENDRE

Pour éviter toute erreur, assurez-vous que les conditions ci-dessous sont bien respectées :

– La condition doit toujours renvoyée une valeur vraie ou fausse. Il faut qu’a ̀ la lecture de
l’intitule ́ de la condition, vous puissiez constater que celle-ci exprime soit une Egalite, ́ soit une
inégalité ;
– La fonction SI () contient obligatoirement trois arguments. Assurez-vous alors que la
formule contient bien deux points-virgules ;
– Si vous devez recopier la formule contenant la fonction SI (), n’oubliez jamais de vérifier
si vous devez ou non bloquer certaines coordonnées.

4.4 LA FONCTION [Link] ()

4.4.1 LES PRINCIPES

La fonction [Link] () vous permet d’effectuer une somme de valeurs en fonction d’une
condition. Par exemple, vous disposez, dans une feuille de calcul, d’un récapitulatif des ventes
de véhicules auprès de vos clients.

Et vous souhaitez obtenir, pour chaque marque de véhicule, le montant des ventes. Cet exemple
peut être représente ́ sur la feuille indiquée ci-après.

Un exemple d’utilisation de la fonction Somme. Si ()

La première colonne du tableau contient le nom des clients, la seconde, la marque du

véhicule acheté, la troisième, le mois au cours duquel la vente a été réalisée, et la quatrième,
le prix de vente du véhicule. On souhaite repartir les ventes par marque de véhicule.

Ainsi, dans la cellule D16, on désire calculer le montant des ventes concernant les Aston
Martin, en D23 le montant des ventes de BMW, en D17 le montant des ventes de Ferrari...

La fonction [Link] (), pour effectuer cette opération, doit donc connaitre :
– L’emplacement des cellules contenant le nom des véhicules ;
– La condition pour effectuer la somme, c’est-à-dire le nom du véhicule pour lequel on souhaite
réaliser un calcul ;
– L’emplacement des cellules contenant les valeurs a ̀ sommer.
4.4.2 LES RÈGLES DE CONSTRUCTION DES ARGUMENTS
La formule permettant d’effectuer une somme conditionnelle contient donc trois arguments.
Le premier contient l’intervalle de cellules dans lequel la condition sera testée. Ici, on cherche
toutes les cellules de l’intervalle B2 : B13 contenant l’intitule ́ Aston Martin. Le deuxième
contient la condition de la somme, c’est-à-dire la cellule contenant l’intitule ́ qui sera
recherche ́ dans l’intervalle B2 : B13.

Le troisième contient l’intervalle de cellules a ̀ partir duquel la somme sera réalisée. La formule
sera la suivante : =[Link] (B2 : B13 ; B16 ; D2 : D13)

Bien évidemment, si cette formule doit être recopiée dans les cellules situées en dessous de celle
contenant la formule, cette dernière devra s’écrire :

=[Link] (B$2 : B$13 ; B16 ; D$2 : D$13)

4.4.3 LE MODE DE FONCTIONNEMENT

La fonction [Link] () ainsi définie fonctionne de la manière suivante. Elle regarde dans
chaque cellule de l’intervalle B2 : B13 si l’intitule ́ « Aston Martin » apparait. Si c’est le cas, elle
regarde le contenu de la cellule située sur la même ligne, mais dans l’intervalle D2 : D13, et le
mémorise. Une fois la totalité de l’intervalle B2 : B13 examine, la ́ formule additionne les
valeurs retenues dans l’intervalle D2 : D13.

Un exemple d’utilisation de la somme conditionnelle

4.5 LES FONCTIONS ET () ET OU ()

4.5.1 LES PRINCIPES

La fonction ET () vous permet de réaliser un calcul si un ensemble de conditions est réalisé, et
la fonction OU () si une condition parmi plusieurs est réalisée. Ces fonctions peuvent être
employées seules ou en combinaison avec une fonction SI (). C’est dans ce dernier cas que ces
fonctions sont les plus intéressantes. Les fonctions ET () et OU () sont aussi appelées
operateurs logiques.

4.5.2 EXEMPLE D’UTILISATION DE LA FONCTION OU ()

Prenons l’exemple indique ́ ci-après. Cet exemple décrit un tableau récapitulant les importations
d’une concession automobile.

Un exemple d’utilisation de la fonction Ou ()

On souhaite calculer le montant des frais d’importation selon l’origine des véhicules. Ici, les
taux à appliquer pour calculer ces frais sont de 4% du tarif d’achat d’un véhicule (tarif paye ́
par la concession au constructeur) si celui-ci provient de Belgique ou d’Espagne, et de 7%
dans les autres cas. Ici, le code du pays est indiqué dans chaque intitule ́ de la colonne A, et
correspond aux 4 derniers caractères de chacun de ces intitulés.

La formule saisie en E2, et qui sera recopiée sur toute la colonne, sera donc : =SI (OU (DROITE
(A2 ;4) ="BELG » ; DROITE (A2 ;4) ="ESPA") ; D2*H$2 ; D2*H$3)

Exemple d’utilisation de la fonction Ou ()